Beperk de toegang tot je HubSpot-bestanden

Beheer de toegang tot inhoud, gegevens en meer, zodat alleen de juiste teams en gebruikers deze kunnen bekijken en bewerken. Dit kan handig zijn als u uw assets per afdeling of team gescheiden wilt houden. Het helpt uw gebruikers ook om gefocust en georganiseerd te blijven.

Naam van het bestand	Hub
	Marketing Hub	Verkoop-hub	Service Hub	Content Hub	Data Hub	Smart CRM	Revenue Hub
	Alle accounts
CRM-records	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
CRM-weergaven	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Inbox voor gesprekken	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Professional en Enterprise
Sjablonen		✓	✓
Sequenties		✓	✓
Documenten		✓	✓
Objectpijplijnen	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Social media-accounts	✓
Bestanden	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
	Enterprise
Campagnes	✓
Oproepen tot actie	✓			✓
Dashboards	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Rapporten	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Eigenschappen	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Zijbalken vastleggen	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Blogberichten	✓			✓
Domeinen	✓			✓
Landingspagina's	✓			✓
Webpagina's				✓
E-mail	✓
Formulieren	✓			✓
Segmenten	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Workflows	✓	✓	✓			✓
Playbooks		✓	✓
Advertenties	✓
Voorkeuren voor e-mailabonnementen (BETA)	✓
HubDB	✓			✓

Voordat u aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende voordat u de toegang tot uw inhoud en assets instelt:

• Zelfs als de toegang tot specifieke assets is beperkt tot bepaalde teams of gebruikers, kunnen superbeheerdersdeze nog steeds bekijken.
• Assets, zoals sjablonen, sequenties, documenten en playbooks, kunnen alleen worden bekeken door superbeheerders en de teams en gebruikers die er toegang toe hebben. Om meer dan de eerste vijf documenten of sjablonen in een account te kunnen bekijken, moet u eentoegewezenSales Hub- ofServiceHub-licentie hebben.
• A Content of Marketing HubEnterprise-abonnement vereist om de toegang tot blogberichten en pagina's per team te beperken.
• Over het algemeen geldt dat als een gebruiker de machtiging 'Toegang per team beperken' ( ) heeft, maar deel uitmaakt van een team dat geen onderliggend team heeft, de optie om aan teams toe te wijzen niet wordt weergegeven.
• Voor assets die niet in de bovenstaande tabel staan, kan de toegang op dit moment niet worden beperkt.
• Als u de toegang tot een tool voor een gebruiker beperkt, maar de machtiging 'Toegang beperken per team'(alleen Enterprise) hebt ingeschakeld, heeft je gebruiker nog steeds toegang tot de tool als zijn of haar team toegang heeft. Lees hoe je gebruikersrechten kunt bewerken.

Stel standaardmachtigingen in voor marketingcontent

Abonnement vereist Een Content Hub of Marketing Hub Enterprise -abonnement is vereist om standaardtoegangsrechten voor marketingcontent in te stellen. 

Standaard zijn nieuw aangemaakte marketingassets toegankelijk voor alle gebruikers met rechten voor het asset. Het kan echter zijn dat u alleen specifieke gebruikers of teams wilt toestaan om assets aan te maken of

te bewerken

.

In uw accountinstellingen kunt u de toegang tot nieuw aangemaakte marketingassets automatisch beperken, zodat alleen de maker van het asset en zijn of haar team deze kunnen bekijken en bewerken. Dit geldt niet voor andere soorten assets, zoals bestanden en mappen in de tool ‘Bestanden’. 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar‘Gebruikers en teams’.
3. Klik op het tabbladTeams.
4. Klik om de schakelaar Toegang tot nieuwe content beperken in te schakelen.

 

Toegang beperken

U kunt de toegang tot tools beperken door de onderstaande stappen te volgen. Raadpleeg voor dashboards, CRM-weergaven en voorkeuren voor e-mailabonnementen het onderstaande gedeelte over de betreffende tool.

1. Ga in je HubSpot-account naar de tool waarvoor je de toegang wilt beperken.
2. Om één asset toe te wijzen, beweeg je de muisaanwijzer over de asset die je wilt toewijzen, klik je vervolgens op hetvervolgkeuzemenu ‘Acties’ en selecteer je‘Toegang beheren’. 
3. Om assets in bulk toe te wijzen, vink je deselectievakjesaan naast de assets die je wilt toewijzen en klik je vervolgens op Toegang beheren of Gebruikers en teams toewijzen.
   

 

4. Selecteer in het dialoogvenster 'Beschikbaar voor iedereen ' of 'Gebruikers en teams selecteren die kunnen bewerken'. 
5. Om de inhoud aan teams of gebruikers toe te wijzen, klikt u op het tabblad‘Teams’ of ‘Gebruikers’ en vinkt u vervolgens deselectievakjesaannaastde teams en gebruikers die u wilt toewijzen.
6. Klik op‘Opslaan’. Het bestand is nu alleen zichtbaar voor de geselecteerde gebruikers en teams. 
   
   
   

Toepassingsspecifieke instructies

CRM-records

Standaard kunnen gebruikers alle contacten, bedrijven, deals en tickets bekijken en bewerken. U kunt de rechten van een gebruiker aanpassen, zodat deze alleen records kan bekijken en bewerken die eigendom zijn van hemzelf of zijn team.

Om de toegang tot CRM-records voor uw gebruikers te beperken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar'Gebruikers en teams'.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de naam van de gebruiker die u wilt bewerken. Klik vervolgens op Toegangsrechten bewerken.
4. Klik in het menu in de linkerzijbalk op CRM > CRM-objecten om dit uit te vouwen. 
5. Klik op het tabbladCRM op [Object] om het gedeelte uit te vouwen.
   • Klik op de vervolgkeuzemenu's naast de machtigingen'Bekijken','Bewerken' en 'Verwijderen'voor een specifiek recordtype.
   • Selecteer 'Alle contactpersonen', 'Contactpersonen van hun team' of 'Hun contactpersonen'. Bij het configureren van bewerkings- of verwijderingsrechten kunt u ook 'Geen' selecteren. 

 

6. Om in te stellen wie met een record kan communiceren, klikt u in het menu in de linkerzijbalk op CRM > CRM-tools. 
   • Klik op het vervolgkeuzemenunaast 'Communiceren'.
   • Selecteer ‘Alle records’, ‘Records die hun team beheert’,‘Records die zij beheren’ of‘Geen’.
7. Klik na het bijwerken van de machtigingen rechtsboven op 'Opslaan'.

Let op: gebruikers moeten zich afmelden en opnieuw aanmelden voordat de wijzigingen in hun machtigingen van kracht worden. Meer informatie over gebruikersmachtigingen

 

CRM-weergaven

De onderdelen waarvoor u de toegang kunt beperken, zijn afhankelijk van uw HubSpot-abonnement:

U kunt de toegang tot standaardweergaven niet beperken, maar aangepaste CRM-weergaven kunnen zo worden ingesteld dat ze alleen voor u, voor uw team of voor iedereen zichtbaar zijn.

Om de toegang tot een aangepaste CRM-weergave te beperken:

1. Ga naar je records(bijv.CRM>Contacten).
2. Klik bovenaan op Alle weergaven.
3. Beweeg de muisaanwijzer over denaam van de weergave en klik vervolgens op Opties. Selecteer in het vervolgkeuzemenuDelen beheren.
4. Selecteer in het dialoogvenster een van de volgende opties:
   • Privé: de weergave is alleen zichtbaar voor u.
   • Mijn team: de weergave is alleen zichtbaar voor gebruikers in je team. 
   • Iedereen: de weergave is zichtbaar voor alle gebruikers in je HubSpot-account.
   • Aangepast: de weergave is alleen zichtbaar voor de gebruikers en teams die je selecteert.
5. Klik opOpslaan.

Inbox voor gesprekken

Nadat je een inbox hebt aangemaakt, kun je aanpassen welke gebruikers en teams deze kunnen bekijken door de Toegangsinstellingen van je inbox te bewerken. Lees hoe je de gebruikers van je inbox kunt beheren. 

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
3. Beweeg de muisaanwijzer over de inbox die u wilt beheren en klik op Bewerken. 
4. Klik bovenaan op het tabblad Toegang . 
5. Selecteer onder het gedeelte Toegang de optie Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.  

Dashboards

Abonnement vereist Een Enterprise -abonnement is vereistom in te stellen welke teams weergave- en bewerkingsrechten hebben voor aangepaste dashboards.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Rapportage > Dashboards. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Rapportage > Dashboards.
2. Klik rechtsboven op de toegewezen [toegang].
   

3. Selecteer in het rechterpaneel een van de volgende opties:
   • Alleen voor superbeheerders en de eigenaar: alleen superbeheerders en de eigenaar van het dashboard mogen het dashboard bekijken.
   • Privé voor de eigenaar: alleen de eigenaar van het dashboard mag het dashboard bekijken.
   • Iedereen mag bekijken en bewerken: alle gebruikersmogen het dashboard bekijken en bewerken. 
   • Iedereen mag bekijken: alle gebruikers mogen het dashboard bekijken.
   • Teams en gebruikers toewijzen (alleenEnterprise): geef alleen specifieke teams en gebruikers toegang tot het dashboard.
4. Klik opOpslaan.

Objectpijplijnen

Als u een Super Admin bent, kunt u bepalen welke gebruikers en teams toegang hebben tot specifieke pijplijnen. De toegang wordt voor elke pijplijn afzonderlijk beheerd. Om toegang te krijgen tot records binnen een pijplijn, moet u ook over de relevante CRM-objectmachtigingen beschikken (bijv. machtigingen voor Deals ).

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk, onder Gegevensbeheer, naar Objecten.
3. Klik bovenaan de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu'Selecteer een object' enselecteer het object (bijvoorbeeld 'Deals') met de pijplijn die u wilt bewerken.
4. Klik op het tabblad 'Pijplijnen '.
5. Klik op denaam van de pijplijn waarvoor u de toegang wilt beheren.
6. Klik in het gedeelte [naam van de pijplijn] beheren op Acties en selecteer vervolgens Toegang beheren.
7. Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.

Door een gebruiker of team expliciet toegang te verlenen tot een pijplijn, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Als een gebruiker geen toestemming heeft om de pijplijn te bekijken:

• Beperkte pijplijnen worden grijs weergegeven in het HubSpot-account op de desktop en in de mobiele app.
• Ze kunnen een specifiek record bekijken als ze een directe link ontvangen van een gebruiker met toegang tot de pipeline.
• Ze kunnen records uit beperkte pijplijnen bekijken in rapporten.
• Ze kunnen records uit beperkte pijplijnen bekijken als koppelingen bij records.
• Ze kunnen zoeken naar records binnen de pijplijn.
• Ze kunnengeen nieuwe records aanmaken binnen de pijplijn. 

Documenten, playbooks, sequenties en verkoopsjablonen

Beheer het toegangsniveau voor uw documenten, playbooks, sequenties of sjablonen. U kunt ze privé maken voor de eigenaar, delen met iedereen of delen met specifieke gebruikers en teams. 

Ontdek hoe u de toegang tot verkoopcontent kunt beperken. 

Domeinen

Standaard kunnen gebruikers met de machtiging 'Domeininstellingen' alle domeinen bekijken en bewerken, en inhoud op alle domeinen publiceren. U kunt ook beperken welke gebruikers inhoud op bepaalde domeinen mogen bewerken of publiceren.

Lees hoe u publicatiemachtigingen voor domeinen aan teams kunt toewijzen.

Sociale accounts

Houd bij het beperken van de toegang tot uw sociale accounts rekening met het volgende:

• Als er meerdere gebruikers aan een sociaal account zijn gekoppeld, kunnen alleen superbeheerders bepalen welke gebruikers en teams toegang hebben tot dat sociale account.
• Als er slechts één gebruiker is gekoppeld aan het sociale account, kunnen zowel Superbeheerders als de gebruiker die het account heeft gekoppeld de toegang tot dat account beheren.

Door een gebruiker of team expliciet toegang te verlenen tot een social-account, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Gebruikers of teams zonder toegang kunnen berichten van dat account niet bekijken of beheren in de social-tool. Lees meer over het beheren van de sociale publicaties en accounttoegang van uw gebruikers.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naarMarketing > Social.
3. Beweeg de muisaanwijzer over uw sociale account en klik in de kolom Accounttoegang op Bewerken.

4. Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken. Alleen klanten met een Marketing Hub Enterprise-abonnement kunnen de toegang voor gebruikers en teams beperken. 
   • Als u specifieke gebruikers of teams selecteert, zoekt u in de zoekbalk naar de gebruiker of het team en vinkt u het selectievakje links ervan aan.
   • Om de toegang voor een account in te trekken, schakelt u het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team uit, of klikt u op de X in het gedeelte 'Wie heeft toegang?'.
5. Klik onderaan het paneel op 'Opslaan'.

E-mails

Wijs bewerkingsrechten

voor

specifieke marketing-e-mails toe aan individuele gebruikers of teams vanuit het e-maildashboard aan de hand van de algemene instructies. E-mails die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen worden bewerkt door gebruikers van dat team. Elke e-mail die niet is toegewezen, is toegankelijk voor alle gebruikers en teams met de gebruikersmachtiging voor e-mail.

Als een gebruiker in je HubSpot-account geen bewerkingsrechten heeft voor een specifieke e-mail, kan hij of zij hier toegang voor aanvragen door de onderstaande stappen te volgen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > E-mail. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > E-mail.
2. Klik op denaam van de e-mail waarvoor je bewerkingsrechten wilt.
3. Beweeg rechtsboven de muisaanwijzer over de knop‘Controleren en verzenden ’ en klik vervolgens op‘Toegangsrechten aanvragen’.
4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu 'Goedkeurder' en selecteer een beheerder uit je team.
5. U kunt desgewenst eenbericht invoeren om uit te leggen waarom u bewerkingsrechten voor de e-mail nodig hebt.
6. Klik op'Verzoek verzenden'. De door u geselecteerde goedkeurder ontvangt een melding dat u toegang tot de e-mail hebt aangevraagd. Zodra de goedkeurder toegang heeft verleend, ontvangt u een bevestigingsmail.

Bestanden 

Beheer de toegang tot afzonderlijke bestanden, mappen en submappen in de bestanden-tool om verder te bepalen welke gebruikers of teams deze kunnen bekijken of bewerken.

Bij het configureren van je bestandstoegang kun je alle gebruikers of teams toegang verlenen tot een hoofdmap, maar de toegang tot een submap beperken. Je kunt geeninstellingen voor maptoegang configureren voor systeemmappen die door HubSpot zijn gegenereerd.

Om de toegang tot je bestanden of mappen te beperken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Content > Bestanden. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Content > Bestanden.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een bestand ofmapen klik opActies. Selecteer vervolgensToegang beheren. 

3. Configureer in het rechterpaneel de toegang tot je bestand of map: 
   • Alleenvoor mij: beperk de toegang tot uw gebruikersaccount.
   • Beschikbaar voor iedereen:alle gebruikers kunnen het bestand of de map bekijken en bewerken. 
   • Selecteer gebruikers en teams die toegang hebben: alleen geselecteerde gebruikers kunnen het bestand of de map bewerken. Als u een Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kunt u de toegang ook beperken tot toegewezen teams. Meer informatie over het beheren van teams.
     • Vink hetselectievakje aan naast de gebruikers of teams waaraan u toegang wilt verlenen. 
     • Om de toegang voor een team in te trekken, schakelt u hetselectievakje naastde naam van de gebruiker of het team uit, of klikt u op deXin het gedeelte'Wie heeft toegang?'.
4. Klik onderaan het paneel op'Opslaan'.

Eigenschappen

Superbeheerderskunnen de toegang tot een eigenschap beperken, zodat alleen specifieke gebruikers en teams de eigenschap in records kunnen bewerken. Een beperkte eigenschap blijft wel zichtbaar voor alle gebruikers.

Gebruikers en teams die geen toegang hebben, zien het bericht‘U hebt geen rechten om de waarde van dit veld te bewerken’ wanneer ze met de muis over de eigenschap in een record bewegen. Lees hoe u de bewerkingsrechten voor eigenschappen kunt beperken.

Zijbalken bij records

U kunt de zijbalken die worden weergegeven bij contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords aanpassen, zodat verschillende teams verschillende weergaven hebben. Lees hoe u de zijbalken bij records voor specifieke teams kunt personaliseren.

Rapporten

Er zijn meerdere manieren om de toegang tot rapporten te beperken:

• Als een rapport niet aan een dashboard is toegevoegd, kunt u de toegang ertoe afzonderlijk beperken vanuit de rapportagetool.
• Als een rapport aan een dashboard is toegevoegd, kunt u de toegang tot het dashboard beperken door de toegang tot het dashboard toe te wijzen.

U kunt de toegang tot rapporten in de sectie ‘Analysetools’ of tot individuele aangepaste analyseweergaven niet beperken.

Segmenten

Superbeheerderskunnen instellen welke teams welke segmenten kunnen zien door de segmenttoegang aan te passen. U kunt de toegang ook verder beheren door segmenten toe te wijzen en records te beperken op basis van recordeigendom.

Workflows

Wijs workflows toe aan een specifiek team vanuit het workflows-dashboard aan de hand van de algemene instructies.

Workflows die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen worden bekeken en bewerkt door gebruikers van dat team. Elke workflow die niet is toegewezen, is toegankelijk voor alle gebruikers en teams met degebruikersmachtiging voor workflows.

Campagnes

Beperk de toegang tot uw marketingcampagnes zodat bepaalde teams de details van de campagne kunnen beheren en kunnen wijzigen welke assets eraan zijn gekoppeld. 

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Marketing > Campagnes. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Marketing > Campagnes.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een campagne waarvan u de toegang wilt bewerken, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu‘Acties ’ en selecteer ‘Toegang beheren’.
3. Selecteer in het rechterpaneel'Beschikbaar voor iedereen ' of'Teams selecteren die kunnen bewerken'.
4. Zoek in de zoekbalk naar het team waaraan u toegang tot de campagne wilt verlenen en vink hetselectievakje links van de naam van het team aan.
5. Om de toegang tot de campagne te verwijderen, schakelt u hetselectievakje naast de naam van het team uit of klikt u op deX in hetgedeelte 'Wie heeft toegang?'.
6. Klik onderaan het paneel op‘Opslaan’.

Advertenties

Nadat je Google-, Facebook- of LinkedIn-advertentieaccounts aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je deze toewijzen aan specifieke gebruikers en teams.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naarMarketing >Advertenties.
3. Beweeg de muisaanwijzer over een advertentieaccount waarvan je de toegang wilt bewerken en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Toegang beheren.
4. Selecteer in het rechterpaneelBeschikbaar voor iedereen ofSelecteer teams die kunnen bewerken.
5. Zoek in de zoekbalk naar het team waaraan u toegang tot het advertentieaccount wilt verlenen en vink hetselectievakje links van de naam van het team aan.
6. Om de toegang tot de campagne te verwijderen, schakelt u hetselectievakje naast de naam van het team uit of klikt u op deX in hetgedeelte 'Wie heeft toegang'.
7. Klik onderaan het paneel op‘Opslaan’.