Limite o acesso aos seus bens HubSpot

Você pode limitar o acesso ao conteúdo, dados e muito mais para que apenas as equipes e os usuários certos possam visualizá-los e editá-los. Isso pode ser útil se você quiser manter seus ativos separados por departamento ou equipe. Também ajuda seus usuários a manter o foco e a organização. 

Os ativos aos quais você pode limitar o acesso dependem da sua assinatura do HubSpot:

Definir permissões padrão para conteúdo de marketing (Centro de conteúdo e Centro de Marketing Empresa apenas)

Por padrão, os ativos de marketing recém-criados ficam acessíveis a todos os usuários com permissões para o ativo. No entanto, você pode querer apenas permitir que equipes ou usuários específicos criem e editem os ativos.

Nas configurações da sua conta, você pode limitar automaticamente o acesso aos ativos de marketing recém-criados para que somente o criador do ativo e sua equipe possam visualizá-los e editá-los. Isso faz não aplicar a outros tipos de ativos, como arquivos e pastas na ferramenta de arquivos. 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Clique na guia Equipes.
• Clique para alternar a opção Ativar para limitar o acesso a novos conteúdos .

Como limitar acesso

O acesso às ferramentas pode ser limitado seguindo as etapas abaixo. Para preferências de painéis, exibições do CRM e assinatura de e-mail, ignore a seção específica da ferramenta abaixo.

• Na sua conta HubSpot, navegue até a ferramenta à qual deseja limitar o acesso.
• Para atribuir um ativo, passe o mouse sobre o ativo que você deseja atribuir, depois clique no menu suspenso Ações e selecione Gerenciar Acesso. 
• Para atribuir ativos em massa, marque as caixas de seleção ao lado dos ativos que você deseja atribuir e clique em Gerenciar Acesso.
  
  

• Na caixa de diálogo, selecione Disponível para todos ou Selecione os usuários e equipes que podem editar. 
• Para atribuir o conteúdo a equipes ou usuários, clique na guia Equipes ou Usuários e, em seguida, clique na caixa de seleção ao lado das equipes e usuários que você deseja atribuir.
• Clique em Salvar. Agora o ativo estará visível somente para os usuários e equipes selecionados. Para as ferramentas que não seguem as instruções acima, você verá as instruções específicas da ferramenta abaixo. 
   
  
  

Instruções específicas da ferramenta

Registros do CRM

Por padrão, os usuários podem exibir e editar todos os contatos, empresas, negócios e tickets. Você pode ajustar as permissões de um usuário para que possa exibir e editar os registros pertencentes a ele ou a sua equipe.

Para limitar o acesso aos registros do CRM para seus usuários:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Passe o mouse sobre o nome do usuário que você deseja editar. Então, clique Editar permissões.
• No menu da barra lateral esquerda, clique para expandir o CRM > Objetos CRM.  
• No CRM aba, clique [Objeto] para expandir a seção.
  • Clique nos menus suspensos ao lado das permissões para Visualizar, Editar e Excluir para um tipo de registro específico.
  • Selecione Todos os contatos, Os contatos da sua equipe, ou Os seus contactos. Ao configurar Editar ou Excluir permissões, você também pode selecionar Nenhum.
     

• Para editar quem pode se comunicar com um registro, no menu da barra lateral esquerda, clique em CRM > Objetos CRM.  
  • Clique no menu suspenso ao lado de Comunicar.
  • Selecione Todos os registros, Registros que sua equipe possui, Registros que eles possuem, ou Nenhum.
• Após atualizar as permissões, no canto superior direito, clique em Salvar.

Observe: as permissões atualizadas só entrarão em vigor depois que os usuários fizerem logout e login novamente. Saiba mais sobre permissões de usuário

Exibições do CRM

Você não pode limitar o acesso a exibições padrão, mas as exibições personalizadas do CRM podem ser definidas como visíveis somente para você, visíveis para sua equipe ou visíveis para todos. 

Para limitar o acesso a uma exibição do CRM:

• Na sua conta HubSpot, navegue até a página inicial do seu contato, empresa, negócio, tíquete ou objeto personalizado.
• Na parte superior, clique em Todas as visualizações.
• Passe o mouse sobre o ver nome, então clique Opções. No menu suspenso, selecione Gerenciar compartilhamento.
• Na caixa de diálogo, selecione uma das seguintes opções:
  • Privado: a vista só será visível para você.
  • Minha equipe: a visualização só ficará visível para usuários da sua equipe. 
  • Todos: a visualização ficará visível para todos os usuários na sua conta HubSpot.
• Clique em Salvar.

Caixa de entrada de Conversas

Depois criando uma caixa de entrada, você pode editar quais usuários e equipes podem visualizá-lo editando sua caixa de entrada Acesso configurações. Aprenda como gerencie seus usuários da caixa de entrada.  

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Caixa de entrada e helpdesk > Caixas de entrada.
• Passe o mouse sobre a caixa de entrada que você deseja gerenciar e clique em Editar.  
• Na parte superior, clique em Acesso aba. 
• Sob o Acesso seção, selecione Disponível para todos ou Selecione usuários e equipes que podem editar.  
   

Painéis

Os proprietários do painel podem definir quais equipes têm Visualizar e Editar acesso a painéis personalizados. 

• Na sua conta da HubSpot, acesse Relatórios > Painéis.
• No canto superior esquerdo, clique em Atribuído menu suspenso, então clique Acesso de edição.
   

• No painel direito, selecione uma das seguintes opções:
  • Privado para o proprietário: permitir que apenas o proprietário do painel veja o painel, selecione o Privado para o proprietário botão de rádio. Clique em Salvar.
  • Todos: permitir que todos os usuários acessem o painel. Ao escolher esta opção, você pode selecionar Ver e editar ou Somente visualização.
  • Apenas usuários e equipes específicos (Empresa apenas): permitir que apenas equipes e usuários específicos acessem o painel.

Pipelines de negócios e tickets

Superadministradores pode gerenciar quais usuários e equipes têm acesso a pipelines específicos de negócios e tickets. Para cada pipeline, você pode dar acesso a todos os usuários na conta ou limitar o acesso a usuários e equipes individuais.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Negócios ou Objetos > Tickets.
• Na parte superior, clique em Oleodutos aba.
• Na seção Selecionar um pipeline, clique no menu suspenso e selecione um pipelinepara editar.
• No canto superior esquerdo, clique em Ações menu suspenso e selecione Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar.

Conceder explicitamente a um usuário ou a uma equipe o acesso a um pipeline limitará o acesso para todos os outros. Se um usuário não tiver permissão para visualizar o pipeline:

• Pipelines restritos ficarão esmaecidos na conta da HubSpot no desktop e o aplicativo móvel.
• Ele poderá visualizar um registro de negócio ou de ticket específico se for enviado um link direto de um usuário com acesso ao pipeline.
• Ele poderá visualizar registros de pipelines restritos em relatórios.
• Ele poderá visualizar registos de pipelines restritos como associações em registos.
• Ele poderá pesquisar por registros dentro do gasoduto.
• Ele não poderá criar novos registos dentro do pipeline. 

Documentos, manuais, sequências e modelos de vendas

Depois de criar um documento, manual, sequência ou modelo, você pode definir o nível de acesso como privado (limitado ao proprietário), compartilhado com todos ou compartilhado com usuários e equipes específicos. 

Saiba como limitar o acesso ao conteúdo de vendas. 

Domínios

Por padrão, os usuários com o Adicionar e editar domínios permissão do usuário pode visualizar e editar todos os domínios, bem como publicar conteúdo em todos os domínios. Para limitar quais usuários podem editar ou publicar conteúdo em domínios específicos, saiba como atribuir permissões de publicação de domínio às equipes.

Contas sociais

Ao limitar o acesso às suas contas sociais, observe o seguinte:

• Se houver vários usuários conectados a uma conta social, apenas superadministradores poderão gerenciar quais usuários e equipes terão acesso a essa conta social.
• Se houver apenas um usuário conectado à conta social, os superadministradores e o usuário que conectou a conta poderão gerenciar o acesso a essa conta.

Conceder explicitamente a um usuário ou equipe acesso a uma conta social limitará o acesso para todos os outros. Usuários ou equipes sem acesso não podem exibir ou gerenciar postagens dessa conta na ferramenta social. Saiba mais sobre como gerenciar a publicação social dos usuários e o acesso à conta.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Marketing > Social.
• Na guia Contas, na coluna Acesso à conta, clique em Somente eu, Todos ou [número de equipes e usuários].
• No painel direito, selecione Privado para mim, Disponível para todos ou Selecionar usuários e equipes que podem editar. Apenas clientes com uma assinatura do Marketing Hub Enterprise  podem limitar acesso por usuários e equipes. 
  • Se estiver selecionando usuários ou equipes específicas, na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do usuário ou da equipe.
  • Para remover o acesso de uma conta, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.
   

E-mails

Você pode atribuir acesso de edição a e-mails de marketing específicos a usuários individuais ou equipes no painel de e-mail usando as instruções gerais acima. Os e-mails atribuídos a uma equipe podem ser editados somente por usuários dessa equipe. Qualquer e-mail que não esteja atribuído estará acessível a todos os usuários e equipes com o permissão de usuário por e-mail.

Se um usuário na sua conta da HubSpot não tiver acesso para editar um e-mail específico, ele poderá solicitar o acesso seguindo as etapas abaixo:

• Na sua conta HubSpot, acesse Marketing > E-mail marketing.
• Clique no nome para o qual você deseja acesso de edição.
• No canto superior direito, passe o mouse sobre o Revisar e enviar botão e clique em Solicitar atualização de permissão.
   

• Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Aprovador e selecione um administrador na sua equipe.
• Opcionalmente, você pode inserir uma mensagem para explicar o porquê você precisa do acesso de edição ao e-mail.
• Clique em Enviar solicitação. O autorizador selecionado será notificado de que você solicitou o acesso ao e-mail. Você receberá então um e-mail de confirmação depois que o aprovador conceder o acesso.

Arquivos 

Gerencie o acesso a arquivos, pastas e subpastas na ferramenta de arquivos para controlar ainda mais quais usuários ou equipes podem exibir ou editar essas pastas ou arquivos.

Ao configurar o acesso a arquivos, você pode permitir que todos os usuários ou equipes acessem uma pasta principal, mas restringir o acesso a uma subpasta. Você não pode definir configurações de acesso a pastas do sistema geradas pelo HubSpot. 

Para restringir o acesso a arquivos ou pastas:

• Na sua conta HubSpot, acesse Biblioteca > Arquivos.
• Passe o mouse sobre um arquivo ou pasta e clique em Ações. Selecione Gerenciar acesso. 
   

• No painel direito, configure o acesso ao arquivo ou pasta: 
  • Privado a mim: limite o acesso somente à sua conta de usuário.
  • Disponível para todos: todos os usuários podem exibir e editar a pasta ou o arquivo. 
  • Selecione os usuários e equipes que podem acessar: somente os usuários selecionados podem editar o arquivo ou a pasta. Se você tiver uma assinatura Professional ou Enterprise, também poderá limitar o acesso a equipes específicas. Saiba mais sobre como gerenciar equipes.
    • Marque a caixa de seleção ao lado das equipes ou usuários aos quais deseja conceder acesso. 
    • Para tirar o acesso de uma equipe, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do usuário ou da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Propriedades

Superadministradores pode limitar o acesso a uma propriedade para que apenas usuários e equipes específicos possam editar a propriedade nos registros. Uma propriedade limitada ainda estará visível para todos os usuários.

Os usuários e equipes que não têm acesso verão a mensagem Você não tem permissões para editar o valor deste campo ao passar o mouse sobre a propriedade em um registro. Aprender como limitar o acesso de edição para propriedades.

Barra lateral de registros

Você pode personalizar as barras laterais que são exibidas nos registros de contatos, empresas, negócios e tickets para que diferentes equipes tenham diferentes exibições. Aprender como personalize barras laterais de registros para equipes específicas.

Relatórios

Há várias formas de limitar acesso aos relatórios:

• Se um relatório não foi adicionado a um painel, você pode limitar o acesso a ele individualmente na ferramenta de relatórios.
• Você pode dividir um painel de relatório atribuindo acesso ao painel.

Você não pode limitar o acesso a relatórios encontrados nas ferramentas de análise seção ou personalizado individual visualizações analíticas.

Limites de acesso a listas (BETA)

Superadministradores pode definir quais equipes têm visibilidade para quais listas usando o instruções gerais acima.  

Ao atribuir acesso a uma lista ou ativar a configuração de atribuição padrão, lembre-se do seguinte:

• As listas de acesso limitado só podem ser vistas e selecionadas pelo criador da lista e pelas equipes atribuídas. Todos os outros usuários não poderão ver ou selecionar a lista. Isso se aplica a todas as ferramentas, como e-mail de marketing, fluxos de trabalho e relatórios.
• Além dos filtros de lista, um contato só aparecerá em uma lista ativa com acesso limitado ou em uma nova lista estática se atender a um dos seguintes critérios:
  
  • O contato é propriedade de um usuário na equipe atribuída.
  • Um costume Propriedade do usuário HubSpot no registro do contato é definido para um usuário da equipe designada.

• Se um usuário passar para outra equipe, ele não poderá mais acessar ou exibir as mesmas listas, a menos que sua nova equipe tenha acesso a elas.

Observação: para listas estáticas, o acesso só pode ser atribuído enquanto a lista está sendo criada. Depois que uma lista estática é criada, ela não é atualizada, incluindo os filtros de propriedade que limitam o acesso. Se você tiver uma lista estática existente para a qual gostaria de limitar o acesso, crie uma nova lista estática com os mesmos critérios e atribua o acesso antes de salvar.

Fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho podem ser atribuídos a uma equipe específica no painel de fluxos de trabalho seguindo as instruções gerais acima.

Os fluxos de trabalho atribuídos a uma equipe somente podem ser visualizados e editados por usuários dessa equipe. Qualquer fluxo de trabalho que não esteja atribuído estará acessível a todos os usuários e equipes com o permissão de usuário de fluxos de trabalho.

Campanhas

Você pode limitar acesso às suas campanhas de marketing para permitir que equipes específicas gerenciem os detalhes da campanha e alterem quais ativos estão associados a ela. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > Campanhas.
• Passe o cursor do mouse sobre uma campanha para a qual você deseja editar o acesso, clique no menu suspenso Ações e, em seguida, em Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
• Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à campanha.
• Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.

Anúncios

Depois de conectar as contas de anúncios doGoogle, Facebook ou LinkedIn ao HubSpot, você poderá atribuí-las a usuários e equipes específicos.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Marketing > Anúncios.
• Passe o cursor do mouse sobre uma conta de anúncios para a qual deseja editar o acesso e clique no menu suspenso Ações. Selecione Gerenciar acesso.
• No painel direito, selecione Disponível para todos ou Selecionar equipes que podem editar.
• Na barra de pesquisa, pesquise e marque a caixa de seleção à esquerda do nome da equipe para a qual deseja conceder o acesso à conta de anúncios.
• Para remover o acesso à campanha, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome da equipe, ou clique no X na seção Quem têm acesso.
• Na parte inferior do painel, clique em Salvar.