Rajoita pääsyä HubSpot-varoihin

Voit rajoittaa pääsyä sisältöön, tietoihin ja muuhun niin, että vain oikeat tiimit ja käyttäjät voivat tarkastella ja muokata niitä. Tämä voi olla hyödyllistä, jos haluat pitää resurssit erillään osastoittain tai tiimeittäin. Se auttaa myös käyttäjiäsi pysymään keskittyneinä ja organisoituina.

Varat, joihin voit rajoittaa pääsyä, riippuvat HubSpot-tilauksestasi:

Oletusoikeuksien määrittäminen markkinointisisällölle( vainContent Hub ja Marketing Hub Enterprise ).

Oletusarvoisesti äskettäin luodut markkinointivarat ovat kaikkien niiden käyttäjien käytettävissä, joilla on käyttöoikeudet kyseiseen varaan. Voit kuitenkin halutessasi sallia vain tiettyjen käyttäjien tai tiimien luoda tai muokata resursseja.

Voit tilisi asetuksissa rajoittaa automaattisesti äskettäin luotujen markkinointivarantojen käyttöoikeuksia niin, että vain varannon luoja ja hänen tiiminsä voivat tarkastella ja muokata niitä. Tämä ei koske muita omaisuuserätyyppejä, kuten tiedostoja ja kansioita tiedostotyökalussa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
• Napsauta Tiimit-välilehteä.
• Napsauta kytkeäksesi päälle kytkimen Turn on to limit access to new content ( Ota käyttöön rajoittaa pääsyä uuteen sisältöön ).

Pääsyn rajoittaminen

Työkalujen käyttöoikeuksia voidaan rajoittaa noudattamalla seuraavia ohjeita. Kojelautojen, CRM-näkymien ja sähköpostitilausasetusten osalta siirry alla olevaan työkalukohtaiseen osioon.

• Siirry HubSpot-tililläsi työkaluun, jonka käyttöoikeutta haluat rajoittaa.
• Jos haluat määrittää yhden työkalun, vie hiiren kursori sen työkalun päälle, jonka haluat määrittää, napsauta sitten pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitse Hallitse käyttöoikeutta.
• Jos haluat määrätä resursseja joukoittain, valitse haluamasi resurssin vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sitten Hallitse käyttöoikeuksia.
  
  

• Valitse valintaikkunassa vaihtoehto Kaikkien käytettävissä tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.
• Jos haluat määrittää sisällön tiimeille tai käyttäjille, napsauta Tiimit tai käyttäjät -välilehteä ja valitse sitten haluamiesi tiimien ja käyttäjien vieressä oleva valintaruutu .
• Napsauta Tallenna. Omaisuuserä näkyy nyt vain valituille käyttäjille ja tiimeille. Niiden työkalujen osalta, jotka eivät noudata edellä mainittuja ohjeita, löydät työkalukohtaiset ohjeet alta.
  
  
  

Työkalukohtaiset ohjeet

CRM-tietueet

Oletusarvoisesti käyttäjät voivat tarkastella ja muokata kaikkia yhteystietoja, yrityksiä, sopimuksia ja lippuja. Voit säätää käyttäjän oikeuksia niin, että hän voi tarkastella ja muokata vain hänen tai hänen tiiminsä omistamia tietueita.

Voit rajoittaa käyttäjien pääsyä CRM-tietueisiin:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Käyttäjät ja tiimit.
• Vie hiiren kursori sen käyttäjän nimen päälle, jota haluat muokata. Valitse sitten Muokkaa käyttöoikeuksia.
• Laajenna vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa CRM > CRM-objektit napsauttamalla.
• Laajenna CRM-välilehdellä osio napsauttamalla [Objekti] .
  • Napsauta tietyn tietuetyypin Näytä-, Muokkaa- ja Poista-oikeuksien vieressä olevia pudotusvalikoita.
  • Valitse Kaikki yhteystiedot, Oman tiimin yhteystiedot tai Omat yhteystiedot. Kun määrität Muokkaus- tai Poista-oikeuksia , voit myös valita Ei mitään.
    

• Jos haluat muokata sitä, kuka voi olla yhteydessä tietueeseen, valitse vasemman sivupalkin valikosta CRM > CRM-objektit.
  • Napsauta Viestintä-kohdan vieressä olevaa pudotusvalikkoa.
  • Valitse Kaikki tietueet, Tietueet, jotka heidän tiiminsä omistaa, Tietueet, jotka he omistavat, tai Ei mitään.
• Kun olet päivittänyt oikeudet, napsauta oikeassa yläkulmassa Tallenna.

Huomaa: päivitetyt käyttöoikeudet tulevat voimaan vasta, kun käyttäjät kirjautuvat ulos ja sitten uudelleen sisään. Lisätietoja käyttäjäoikeuksista

CRM-näkymät

Et voi rajoittaa pääsyä vakionäkymiin, mutta mukautetut CRM-näkymät voidaan asettaa näkymään vain sinulle, tiimillesi tai kaikille.

Pääsyn rajoittaminen CRM-näkymään:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteyshenkilösi, yrityksesi, sopimuksesi, lippusi tai mukautetun kohteen etusivulle.
• Valitse yläreunassa Kaikki näkymät.
• Vie hiiren kursori näkymän nimen päälle ja valitse sitten Asetukset. Valitse avattavasta valikosta Hallitse jakamista.
• Valitse valintaikkunassa seuraavista vaihtoehdoista:
  • Yksityinen: näkymä näkyy vain sinulle.
  • Oma tiimi: näkymä näkyy vain tiimisi käyttäjille.
  • Kaikki: näkymä näkyy kaikille HubSpot-tilisi käyttäjille.
• Napsauta Tallenna.

Keskustelujen postilaatikko

Kun olet luonut postilaatikon, voit muokata, ketkä käyttäjät ja tiimit voivat tarkastella sitä muokkaamalla postilaatikon Pääsyasetuksia. Lue, miten voit hallita postilaatikon käyttäjiä.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet ja helpdesk > Saapuneet.
• Vie hiiren kursori sen postilaatikon päälle, jota haluat hallita, ja valitse Muokkaa.
• Napsauta yläreunassa Access-välilehteä .
• Valitse Access (Pääsy ) -osiossa Available to everyone (Kaikkien käytettävissä ) tai Select users and teams who can edit( Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata).
  

Kojelaudat

Kojelautojen omistajat voivat määrittää, mitkä tiimit voivat tarkastella ja muokata mukautettuja kojelautoja.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Raportit > Dashboardit.
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa Assigned-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Edit access.
  .

• Valitse oikeassa paneelissa seuraavista vaihtoehdoista:
  • Private to owner (Yksityinen omistajalle): Anna vain kojelaudan omistajan nähdä kojelauta, valitse Private to owner ( Yksityinen omistajalle ) -valintaruutu. Napsauta sitten Tallenna.
  • Kaikki: salli kaikkien käyttäjien nähdä kojelauta. Kun valitset tämän vaihtoehdon, voit valita Näytä ja muokkaa tai Vain Näytä.
  • Vain tietyt käyttäjät ja tiimit (vainEnterprise ): salli vain tiettyjen tiimien ja käyttäjien käyttää kojelautaa.

Kauppa- ja tikettiputket

Ylläpitäjät voivat hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät tiettyihin kauppa- ja lippuputkiin. Voit antaa kunkin putken käyttöoikeuden kaikille tilin käyttäjille tai rajoittaa käyttöoikeuden yksittäisille käyttäjille ja tiimeille.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Deals tai Objects > Tickets.
• Napsauta yläreunassa Putket-välilehteä.
• Napsauta Select a pipeline (Valitse putki ) -osiossa pudotusvalikkoa ja valitse muokattava putki .
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitse sitten Hallitse käyttöoikeuksia.
• Valitse oikeassa paneelissa Yksityinen minulle, Kaikkien käytettävissä tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata.

Jos annat käyttäjälle tai tiimille nimenomaisen käyttöoikeuden putkistoon, rajoitat kaikkien muiden pääsyä. Jos käyttäjällä ei ole oikeutta tarkastella putkea:

• Rajoitetut putket näkyvät harmaina HubSpot-tilillä työpöydällä ja mobiilisovelluksessa.
• He voivat tarkastella tiettyä kauppaa tai tikettitietuetta, jos heille lähetetään suora linkki käyttäjältä, jolla on putken käyttöoikeus.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita raporteissa.
• He voivat tarkastella rajoitettujen putkistojen tietueita tietueiden assosiaatioina.
• He voivat hakea tietueita putkiston sisällä.
• He eivät voi luoda uusia tietueita putkiston sisällä.

Asiakirjat, pelikirjat, sekvenssit ja myyntipohjat.

Kun olet luonut asiakirjan, pelikirjan, sekvenssin tai mallin, voit määrittää käyttöoikeustasoksi yksityinen omistajalle, jaettu kaikille tai jaettu tietyille käyttäjille ja tiimeille.

Lue, miten rajoitat pääsyä myyntisisältöön.

Verkkotunnukset

Oletusarvoisesti käyttäjät, joilla on Lisää ja muokkaa verkkotunnuksia -käyttäjäoikeus, voivat tarkastella ja muokata kaikkia verkkotunnuksia sekä julkaista sisältöä kaikille verkkotunnuksille. Jos haluat rajoittaa sitä, ketkä käyttäjät voivat muokata tai julkaista sisältöä tietyille verkkotunnuksille, opettele, miten verkkotunnusten julkaisuoikeuksia määritetään tiimeille.

Sosiaaliset tilit

Vain pääylläpitäjät voivat hallita sitä, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät käyttämään tiettyjä sosiaalisia tilejä. Jos annat käyttäjälle tai tiimille nimenomaisen käyttöoikeuden sosiaaliseen tiliin, rajoitat kaikkien muiden käyttöoikeuksia. Käyttäjät tai tiimit, joilla ei ole käyttöoikeuksia, eivät voi tarkastella tai hallita kyseisen tilin viestejä sosiaalisessa työkalussa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Markkinointi > Sosiaalinen.
• Valitse Tilit-välilehdessä Tilin käyttöoikeus -sarakkeessa Vain minä, Kaikki tai [tiimien ja käyttäjien määrä].
• Valitse oikeassa paneelissa Yksityinen minulle, Kaikkien käytettävissä tai Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata. Vain Marketing Hub Enterprise -tilauksen omaavat asiakkaat voivat rajoittaa käyttäjien ja tiimien pääsyä.
  • Jos valitset tiettyjä käyttäjiä tai tiimejä, etsi ja valitse hakupalkissa käyttäjän tai tiimin vasemmalla puolella oleva valintaruutu.
  • Jos haluat poistaa käyttöoikeuden tililtä, poista valintaruudun valinta käyttäjän tai tiimin nimen vierestä tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus.
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.
  

Sähköpostit

Voit antaa yksittäisille käyttäjille tai tiimeille muokkausoikeudet tiettyihin markkinointisähköposteihin sähköpostien kojelaudalta yllä olevien yleisten ohjeiden mukaisesti. Tiimille osoitettuja sähköposteja voivat muokata vain kyseisen tiimin käyttäjät. Kaikki sähköpostit, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien niiden käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla on sähköpostin käyttäjäoikeus.

Jos HubSpot-tilisi käyttäjällä ei ole oikeutta muokata tiettyä sähköpostia, hän voi pyytää siihen oikeutta noudattamalla alla olevia ohjeita:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Markkinointisähköposti.
• Napsauta sen sähköpostin nimeä, johon haluat muokkausoikeuden.
• Vie hiiren kursori oikeassa yläkulmassa Review and Send (Tarkista ja lähetä ) -painikkeen päälle ja valitse sitten Request permission update (Pyydä käyttöoikeuden päivitys).
  

• Napsauta valintaikkunassa Hyväksyjä-pudotusvalikkoa ja valitse tiimisi ylläpitäjä.
• Voit halutessasi kirjoittaa viestin, jossa selität, miksi tarvitset sähköpostin muokkausoikeudet.
• Napsauta Lähetä pyyntö. Valitsemallesi hyväksyjälle ilmoitetaan, että olet pyytänyt sähköpostin käyttöoikeutta. Saat vahvistussähköpostin, kun hyväksyjä on myöntänyt käyttöoikeuden.

Tiedostot

Hallitse yksittäisten tiedostojen, kansioiden ja alikansioiden käyttöoikeuksia tiedostotyökalussa, jotta voit hallita tarkemmin, ketkä käyttäjät tai tiimit voivat tarkastella tai muokata näitä kansioita tai tiedostoja.

Kun määrität tiedostojen käyttöoikeuksia, voit antaa kaikille käyttäjille tai tiimeille pääsyn pääkansioon, mutta rajoittaa pääsyä alikansioon. Et voi määrittää kansioiden käyttöoikeusasetuksia HubSpotin luomille järjestelmäkansioille.

Voit rajoittaa tiedostojen tai kansion käyttöoikeutta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kirjasto > Tiedostot.
• Vie hiiren kursori tiedoston tai kansion päälle ja valitse Toiminnot. Valitse sitten Hallitse käyttöoikeuksia.
  

• Määritä oikeassa paneelissa tiedostojen tai kansioiden käyttöoikeudet:
  • Yksityinen minulle: rajoittaa pääsyn vain käyttäjätilillesi.
  • Kaikkien käytettävissä: kaikki käyttäjät voivat tarkastella ja muokata tiedostoa tai kansiota.
  • Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat käyttää: vain valitut käyttäjät voivat muokata tiedostoa tai kansiota. Jos sinulla on Professional- tai Enterprise-tilaus, voit myös rajoittaa käyttöoikeutta määritettyjen tiimien mukaan. Lisätietoja tiimien hallinnoinnista.
    • Valitse valintaruutu niiden käyttäjien tai tiimien vieressä, joille haluat myöntää käyttöoikeuden.
    • Jos haluat poistaa tiimin käyttöoikeuden, poista valintaruudun valinta käyttäjän tai tiimin nimen vierestä tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus.
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.

Ominaisuudet

Ylläpitäjät voivat rajoittaa pääsyä ominaisuuteen, jotta vain tietyt käyttäjät ja tiimit voivat muokata tietueiden ominaisuuksia. Rajoitettu ominaisuus on edelleen kaikkien käyttäjien nähtävissä.

Käyttäjät ja tiimit, joille ei ole annettu käyttöoikeuksia, näkevät viestin Sinulla ei ole oikeuksia muokata tämän kentän arvoa, kun viet hiiren kursori tietueen ominaisuuden päälle. Lue, miten ominaisuuksien muokkausoikeuksia voidaan rajoittaa.

Tietueen sivupalkit

Voit mukauttaa yhteystieto-, yritys-, kauppa- ja lipputietueissa näkyviä sivupalkkeja niin, että eri tiimeillä on erilaiset näkymät. Lue, miten tietueiden sivupalkit voidaan mukauttaa tiimikohtaisesti.

Raportit

Raportteihin pääsyä voi rajoittaa useilla eri tavoilla:

• Jos raporttia ei ole lisätty kojelautaan, voit rajoittaa sen käyttöoikeutta erikseen raporttityökalusta.
• Voit osioida raportin kojelaudan määrittämällä käyttöoikeuden kojelaudalle.

Et voi rajoittaa pääsyä raportteihin, jotka löytyvät analytiikkatyökalut-osiosta tai yksittäisistä mukautetuista analyysinäkymistä.

Luettelon käyttöoikeusrajoitukset (BETA)

Ylipääkäyttäjät voivat määrittää, mitkä tiimit saavat näkyvyyttä mihinkin luetteloihin yllä olevien yleisten ohjeiden mukaisesti.

Kun määrittelet pääsyä luetteloon tai otat käyttöön oletusarvoisen määritysasetuksen, muista seuraavat asiat:

• Rajoitetun käyttöoikeuden luettelot voivat nähdä ja valita vain luettelon luoja ja määritetyt tiimit. Kaikki muut käyttäjät eivät voi nähdä tai valita luetteloa. Tämä koskee kaikkia työkaluja, kuten markkinointisähköpostia, työnkulkuja ja raportteja.
• Luettelosuodattimien lisäksi yhteyshenkilö näkyy rajoitetun käyttöoikeuden aktiivisessa luettelossa tai uudessa staattisessa luettelossa vain, jos hän täyttää jonkin seuraavista kriteereistä:
  
  • Yhteystiedon omistaa määritetyn tiimin käyttäjä.
  • Yhteystietueen mukautettu HubSpot-käyttäjäominaisuus on asetettu määritetyn tiimin käyttäjäksi.

• Jos käyttäjä siirtyy toiseen tiimiin, hän ei voi enää käyttää tai tarkastella listoja, joita hän pystyi aiemmin katsomaan, ellei hänen uudella tiimillään ole pääsyä samoihin listoihin.

Huomaa: staattisten luetteloiden käyttöoikeus voidaan määrittää vain luettelon luomisen aikana. Kun staattinen luettelo on luotu, luetteloa ei päivitetä, mukaan lukien käyttöoikeutta rajoittavat omistusominaisuussuodattimet. Jos sinulla on olemassa oleva staattinen luettelo, jonka käyttöoikeutta haluat rajoittaa, luo uusi staattinen luettelo samoilla kriteereillä ja määritä käyttöoikeus ennen tallentamista.

Työnkulut

Työnkulut voidaan määrittää tietylle tiimille työnkulut-kojelaudalta yllä olevien yleisten ohjeiden mukaisesti.

Tiimille määritettyjä työnkulkuja voivat tarkastella ja muokata vain kyseisen tiimin käyttäjät. Kaikki työnkulut, joita ei ole määritetty, ovat kaikkien niiden käyttäjien ja tiimien käytettävissä, joilla on työnkulkujen käyttäjäoikeus.

Kampanjat

Voit rajoittaa pääsyä markkinointikampanjoihisi, jotta tietyt tiimit voivat hallita kampanjan yksityiskohtia ja muuttaa kampanjaan liittyviä varoja.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Markkinointi > Kampanjat.
• Vie hiiren kursori sen kampanjan päälle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, napsauta sitten Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
• Valitse oikeassa paneelissa vaihtoehto Kaikkien käytettävissä tai Valitse tiimit, jotka voivat muokata.
• Etsi ja valitse hakupalkissa sen tiimin nimen vasemmalla puolella oleva valintaruutu, jolle haluat antaa käyttöoikeuden kampanjaan.
• Jos haluat poistaa kampanjan käyttöoikeuden, poista tiimin nimen vieressä olevan valintaruudun valinta tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus .
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.

Mainokset

Kun olet liittänyt Google-, Facebook- tai LinkedIn-mainostilit HubSpotiin, voit määrittää ne tietyille käyttäjille ja tiimeille.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Markkinointi > Mainokset.
• Vie hiiren kursori sen mainostilin kohdalle, jonka käyttöoikeuksia haluat muokata, ja napsauta sitten Toiminnot-pudotusvalikkoa. Valitse Hallitse käyttöoikeuksia.
• Valitse oikeassa paneelissa vaihtoehto Kaikkien käytettävissä tai Valitse tiimit, jotka voivat muokata.
• Etsi ja valitse hakupalkissa sen tiimin nimen vasemmalla puolella oleva valintaruutu, jolle haluat antaa käyttöoikeuden mainostiliin.
• Jos haluat poistaa kampanjan käyttöoikeuden, poista tiimin nimen vieressä olevan valintaruudun valinta tai napsauta X-kirjainta kohdassa Kenellä on käyttöoikeus .
• Napsauta paneelin alareunassa Tallenna.