HubSpotアセットへのアクセスを制限する

コンテンツやデータなどへのアクセスを管理して、適切なチームとユーザーのみが表示したり編集したりできるようにしましょう。部署やチームごとにアセットを分けて管理したい場合にも便利です。また、ユーザーは自分の作業を正しく把握し、集中できるようになります。

利用しているHubSpotサブスクリプションに応じてアクセスを制限できるアセット:

始める前に

コンテンツとアセットへのアクセス権を設定する前に、次の点に注意してください。

• 特定のアセットへのアクセスが特定のチームやユーザーに制限されている場合でも、 スーパー管理者はそれらを表示することができます。
• テンプレート、シーケンス、ドキュメント、プレイブックなどのアセットは、 スーパー管理者、およびアクセス権を持つチームやユーザー のみが 表示できます。1つのアカウント内で最初の5件を超えるドキュメントまたはテンプレートを表示するには、Sales Hub またはService HubS   Eatが割り当てられている必要があります。
• チーム別にブログ記事およびページへのアクセスを制限するには、 Contentまたは Marketing Hub Enterprise 配信登録が必要です。
• 一般に、ユーザーが「チーム別にアクセスを制限」権限を持っているものの、子チームを持たないチームに所属している場合、チームに割り当てるオプションは表示されません。
• 上記の表に記載されていないアセットについては、現時点ではアクセス制限を適用できません。
• あるユーザーに対してツールへのアクセスを制限している場合でも、「チーム別にアクセスを制限」権限（Enterpriseのみ）がオンになっている場合、そのユーザーが所属するチームにアクセス権があれば、そのユーザーはツールにアクセスすることができます。ユーザーの権限を編集する方法をご確認ください。

マーケティングコンテンツの既定の権限を設定する

デフォルトでは、新しく作成されたマーケティングアセットには、そのアセットの権限を持つ全てのユーザーがアクセスできます。しかし、アセットの作成または編集を、特定のユーザーまたはチームのみに許可することが望ましい場合があるかもしれません。

アカウント設定では、新しく作成されたマーケティングアセットへのアクセスを自動的に制限し、アセット作成者とそのチームのみがアセットを表示および編集できるように設定できます。これは、ファイルツールのファイルやフォルダーなど、他のアセットタイプには適用されません。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、[ユーザー] & [チーム]に移動します。
3. ［チーム］タブをクリックします。
4. [ 新しいコンテンツへのアクセスを制限 ]スイッチをクリックしてオンに切り替えます。

アクセス制限の方法

以下の手順でツールへのアクセスを制限できます。ダッシュボード、CRMビュー、Eメール配信設定については、以下のツール固有のセクションを参照してください。

1. HubSpotアカウントで、 アクセスを制限するツールに移動します。
2. 1つのアセットを割り当てるには、割り当てるアセットにマウスポインターを合わせ、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［アクセス権を管理］を選択します。
3. アセットを一括で割り当てるには、割り当てるアセットの横にあるチェックボックスを選択してから、[ アクセス権を管理 ]または[ ユーザーとチームを割り当て]をクリックします。
   

4. ダイアログボックスで、[ 全員がアクセス可能] または[ 編集できるユーザーとチームを選択]を選択します。 
5. コンテンツをチームまたはユーザーに割り当てるには、［チーム］または［ユーザー］タブをクリックし、割り当てるチームまたはユーザーの横にあるチェックボックスをオンにします。
6. ［Save（保存）］をクリックします。アセットは、選択されたユーザーとチームにのみ表示されます。
   
   

ツール固有の手順

CRMレコード

既定では、ユーザーはすべてのコンタクト、会社、取引、チケットを表示して編集できます。ユーザーの権限を調整することにより、それらのユーザーが表示したり編集したりできる対象を、それらのユーザーまたはそのチームが所有するレコードのみとすることができます。

ユーザーのCRMレコードへのアクセスを制限するには、次のようにします。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］に移動します。
3. 編集したいユーザーの名前にマウスポインターを合わせる。次に、［権限を編集］をクリックします。
4. 左のサイドバーメニューで［CRM］>［CRMオブジェクト］をクリックして展開します。 
5. ［CRM］タブで、［オブジェクト］をクリックし、セクションを展開します。
   • 特定のレコードタイプの［表示］、［編集］、および［削除］権限の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
   • ［全てのコンタクト］、［そのユーザーのチームのコンタクト］、または［Their contacts（自分のコンタクト）］を選択します。編集権限や 削除権限を設定する際に、[ なし]を選択することもできます。 

6. 誰がレコードとコミュニケーションできるかを編集するには、左側のサイドバーメニューで[ CRM > CRMツール]をクリックします。 
   • ［コミュニケーション］の横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
   • ［全てのレコード］、［チームが担当するレコード］、［担当するレコード］、または［なし］を選択します。
7. 権限を更新したら、右上の［保存］をクリックします。

注：権限の更新を有効にするには、ユーザーは一度アカウントからログアウトしてからログインしなおす必要があります。ユーザー権限についてもっと詳しく

CRMビュー

標準ビューへのアクセスを制限することはできませんが、カスタムCRMビューは、自分にのみ、自分のチームにのみ、または全ての人に表示されるように設定することができます。 

カスタムCRMビューへのアクセスを制限するには：

1. レコード( コンタクト>CRMなど)に移動します。  
2. 上部の［全てのビュー］をクリックします。
3. ［ビュー名］の上にマウスポインターを置き、［オプション］をクリックします。ドロップダウンメニューで［共有を管理］を選択します。
4. ダイアログボックスで、以下のオプションから選択する：
   • 非公開：ビューは自分にのみ表示されます。
   • 自分のチーム：ビューはチーム内のユーザーのみに表示されます。 
   • 全員：ビューはHubSpotアカウント内の全てのユーザーに表示されます。
5. ［Save（保存）］をクリックします。

コミュニケーションの受信トレイ

受信トレイを作成した後、受信トレイ アクセス 設定を編集して、どのユーザーとチームが表示できるかを編集できます。受信トレイのユーザーを管理する方法について詳細をご確認ください。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［受信トレイとヘルプデスク］>［受信トレイ］の順に移動します。
3. 管理する受信トレイの上にマウスポインターを置き、［編集］をクリックします。 
4. 上部の［アクセス］タブをクリックします。 
5. [アクセス]セクションで、[ 全員がアクセス可能] または[ 編集できるユーザーとチームを選択]を選択します。 

ダッシュボード

1. HubSpotアカウントで、［レポート］＞［ダッシュボード］の順に進みます。
2. 右上の割り当てられた [アクセス権]をクリックします。
   

3. 右のパネルで、以下のオプションから選択する：
   • スーパー管理者 & 担当者のみ: スーパー管理者とダッシュボード担当者のみがダッシュボードを表示できるようにします。
   • 専用ツール: ダッシュボード所有者のみがダッシュボードを表示できるようにします。
   • すべてのユーザーに表示と編集を許可: すべてのユーザーにダッシュボードの表示と編集を許可します。
   • すべてのユーザーに表示を許可: すべてのユーザーにダッシュボードの表示を許可します。
   • チームとユーザーを割り当てる(Enterprise のみ): 特定のチームとユーザーのみがダッシュボードにアクセスできるようにします。
4. [保存]をクリックします。

オブジェクトパイプライン

スーパー管理者は、特定のパイプラインにアクセスできるユーザーやチームを管理できます。スーパー管理者は 、パイプラインごとに、アカウント内のすべてのユーザーにアクセス権を付与するか、またはアクセス権を個々のユーザーおよびチームに制限することができます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで［オブジェクト］に移動し、アクセスを管理するパイプラインを含むオブジェクトを選択します。
3. 上部にある［パイプライン］タブをクリックします。
4. [ パイプラインを選択]セクションでドロップダウンメニュー をクリックし、編集する パイプラインを選択します。
5. ［アクション］をクリックし、［アクセス権を管理］を選択します。
6. 右側のパネルで、[ 自分のみ]、[全員が アクセス可能]、[ 編集できるユーザーとチームを選択]のいずれかを選択します。

あるユーザーまたはチームにパイプラインへのアクセス権を明示的に与えることで、他の全てのユーザーのアクセス権が制限されます。パイプラインを表示する権限がユーザーにない場合は、次のようになります。

• 制限されたパイプラインは、パソコンと モバイルアプリのHubSpotアカウントでグレー表示になります。
• パイプラインへのアクセス権を持つユーザーから直接リンクが送信された場合は、特定のレコードを表示できます。
• レポートでは、制限されたパイプラインのレコードを表示できます。
• 制限されたパイプラインのレコードをレコードの関連付けとして表示できます。
• パイプライン内のレコードを検索できます。
• パイプライン内に新しいレコードを作成することはできません。 

ドキュメント、プレイブック、シーケンス、およびセールステンプレート

ドキュメント、プレイブック、シーケンス、またはテンプレートのアクセスレベルを管理します。所有者のみにすることも、全員と共有することも、特定のユーザーやチームと共有することもできます。

セールスコンテンツへのアクセスを制限する方法をご確認ください。

ドメイン

デフォルトでは、「 ドメイン設定」権限を持つ ユーザーは、全てのドメインを表示および編集したり、全てのドメインに対してコンテンツを公開したりできます。また、ユーザーがコンテンツを編集したり公開したりできるドメインを制限することもできます。

チームにドメイン公開権限を割り当てる方法をご確認ください。

ソーシャルアカウント

ソーシャルアカウントへのアクセスを制限する際は、次の点に注意してください。

• ソーシャルアカウントに接続しているユーザーが複数いる場合、そのソーシャルアカウントにアクセスできるユーザーやチームを管理できるのはスーパー管理者のみです。
• ソーシャルアカウントに接続しているユーザーが1人しかいない場合は、そのアカウントへのアクセスはスーパー管理者と接続したユーザーの両方が 管理できます。

ユーザーまたはチームに明示的にソーシャルアカウントへのアクセス権を付与すると、他の全てのユーザーのアクセス権が制限されます。アクセス権のないユーザーまたはチームがそのアカウントからの投稿をソーシャルツールで表示または管理することはできません。ユーザーの ソーシャル制作とアカウントアクセスの管理について詳しくご覧ください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［マーケティング］>［ソーシャル］の順に移動します。
3. [アカウント]タブの[ Account Access(アカウントアクセス権)]列で、[ 自分だけ]、[ 全員]、[ [チーム数とユーザー数]]のいずれかをクリックします。

4. 右側のパネルで、[ 自分のみ]、[全員がアクセス可能]、[編集できるユーザーとチームを選択]のいずれかを選択します。ユーザーおよびチームによるアクセスを制限できるのは、Marketing Hub Enterprise サブスクリプションを利用しているお客さまのみです。
5. • 特定のユーザーまたはチームを選択する場合は、検索バーで、ユーザーまたはチームを検索し、その左側にあるチェックボックスをオンにします。
   • アカウントからアクセス権を削除するには、ユーザー名またはチーム名の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
6. パネルの下部で［保存］をクリックします。

Eメール

一般的な手順を使用して、Eメールダッシュボードから特定のマーケティングEメール の編集 アクセス権を個々のユーザーまたはチームに割り当てます。チームに割り当てられたEメールは、そのチームのユーザーだけが編集することができます。編集アクセス権の割り当てが行われていないEメールには、 Eメールユーザー権限を付与されている全てのユーザーおよびチームがアクセスできます。

HubSpotアカウントのユーザーが特定のEメールを編集するアクセス権を持っていない場合、以下の手順でアクセス権を要求することができます。

1. HubSpotアカウントにて、［マーケティング］＞［Eメール］の順に進みます。
2. 編集アクセス権が必要なEメールの名前をクリックします。
3. 右上の［確認および送信］ボタンにマウスポインターを合わせ、［権限の更新をリクエスト］をクリックします。
4. ダイアログボックスで、[ 承認者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、チームの管理者を選択します。
5. 必要に応じて、そのEメールの編集アクセス権が必要な理由を説明するメッセージを入力することができます。
6. ［リクエストを送信］をクリックします。選択した承認者には、あなたがEメールへのアクセス権を要求したことが通知されます。承認者がアクセス権を付与した後、確認のEメールが届きます。

ファイル 

ファイルツールで個々のファイル、フォルダー、サブフォルダーへのアクセス権を管理して、表示または編集できるユーザーまたはチームを詳細に制御します。

ファイルアクセスを設定する際に、全てのユーザーまたはチームにはメインフォルダーへのアクセスを許可し、サブフォルダーにはアクセスを制限することができます。HubSpotによって生成されたシステムフォルダーでフォルダーアクセス設定を行う ことはできません。 

ファイルまたはフォルダーへのアクセスを制限するには:

1. HubSpotアカウントにて、［コンテンツ］＞［ファイル］の順に進みます。
2. ファイル またはフォルダーの上にマウスポインターを置き、［アクション］をクリックします。次に、[アクセス権を管理]を選択します。 

3. 右側のパネルで、ファイルまたはフォルダーへのアクセスを設定します。 
   • 自分のみ:自分のユーザーアカウントのみにアクセスを制限します。
   • 全員が使用可能:全てのユーザーがファイルまたはフォルダーを表示および編集できます。 
   • アクセスできるユーザーおよびチームを選択: 選択されたユーザーのみがファイルまたはフォルダーを編集できます。「Professional」または 「Enterprise」サブスクリプションをお持ちの場合は、割り当てられたチームごとにアクセスを制限することもできます。詳しくは、チームの管理についての記事をご覧ください。
     • アクセス権を付与するユーザーまたはチームの横にあるチェックボックス をオンにします。 
     • チームからアクセス権を削除するには、ユーザー名またはチーム名の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
4. パネルの下部で［保存］をクリックします。

プロパティー

スーパー管理者は、プロパティーへのアクセスを制限して、特定のユーザーおよびチームだけがレコードでプロパティーを編集できるようにすることができます。制限されたプロパティーは、引き続き全てのユーザーに表示されます。

アクセス権が付与されていないユーザーやチームがレコードのプロパティーの上にカーソルを重ねると、「このフィールドの値を編集する権限がありません」というメッセージが表示されます。プロパティーの編集アクセス権を制限する方法をご確認ください。

レコードのサイドバー

コンタクト、会社、取引、およびチケットのレコードに表示されるサイドバーをカスタマイズして、チームごとに異なるビューになるようにすることができます。特定のチーム用のレコードサイドバーをパーソナライズする方法について詳細をご確認ください。

レポート

レポートへのアクセスを制限する方法は複数あります。

• ダッシュボードにレポートが追加されていない場合、レポートツールから個別にアクセスを制限することができます。
• レポートがダッシュボードに追加されている場合、 ダッシュボードにアクセス権を割り当てることにより、ダッシュボードへのアクセスを制限できます。

アナリティクスツールのセクションまたは個別のカスタム アナリティクスビュー 内にあるレポート へのアクセスを制限する ことはできません 。

セグメント

スーパー管理者はセグメント アクセス権を編集することにより、どのチームがどのセグメントを表示できるかを設定できます。レコードの所有権に基づいてセグメントを割り当てたり、レコードを制限したりすることで、アクセスをさらに管理することもできます。

ワークフロー

一般的な手順を使用して、ワークフローダッシュボードから特定のチームにワークフローを割り当てます。

チームに割り当てられたワークフローは、そのチームのユーザーによってのみ表示および編集できます。割り当てられていないワークフローは、ワークフローユーザー権限を付与された全てのユーザーおよびチームからアクセスできます。

キャンペーン

マーケティングキャンペーンへのアクセスを制限して、特定のチームがキャンペーンの詳細を管理し、それに関連付けられるアセットを変更できるようにします。 

1. HubSpotアカウントにて、［マーケティング］＞［キャンペーン］の順に進みます。
2. アクセス権を編集する キャンペーン の上にマウスポインターを置き、[アクション ]ドロップダウンメニューをクリックして、[ アクセス権を管理]を選択します。
3. 右側のパネルで、［全員がアクセス可能］または［編集できるチームを選択］のどちらかを選択します。
4. 検索バーで、キャンペーンへのアクセス権が新たに付与されるチームの名前を検索し、その左側にあるチェックボックスをオンにします。
5. キャンペーンへのアクセス権を削除するには、チームの名前の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
6. パネルの下部で［保存］をクリックします。

広告

Google、Facebook、またはLinkedIn広告アカウントをHubSpotに接続した後、特定のユーザーやチームにそれらを割り当てることができます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［マーケティング］>［広告］の順に移動します。
3. アクセス権を編集する広告アカウントの上にマウスポインターを置き、[ アクション ]ドロップダウンメニューをクリックします。［アクセス権を管理］を選択します。
4. 右側のパネルで、［全員がアクセス可能］または［編集できるチームを選択］のどちらかを選択します。
5. 検索バーで、広告アカウントへのアクセス権が新たに付与されるチームの名前を検索し、その左側にあるチェックボックスをオンにします。
6. キャンペーンへのアクセス権を削除するには、チームの名前の横にあるチェックボックスをオフにするか、［アクセスできるユーザー］セクションの［X］をクリックします。
7. パネルの下部で、「保存」をクリックする。