チームの作成と管理

HubSpotのチームを使用すると、ユーザーを構造化されたグループに整理して、アクセス権、レポート、レコードの共有範囲をより効率的に管理できます。ユーザーをメインチームや追加のチームに割り当てることで、ユーザーがアクセスできるレコードや、チーム別のレポートにデータがどのように表示されるかを制御できます。

特に、グループに基づいてレポートを作成したり、特定のグループにコミュニケーションを割り当てたり、HubSpotでレコードの表示方法をユーザーごとに管理したりする場合に便利です。例えば、営業担当を地域別チームとしてグループ化し、各地域のパフォーマンスについてレポートを作成できるようにすることができます。

チーム構成を理解する

HubSpotのさまざまなチームタイプと、各タイプがどのように機能するかについて理解してください。

メインチーム

• ユーザーのメインチームは、ユーザーに割り当てられたプライマリーチームです。
• メインチームのメンバーには、 チーム用にセットアップされたカスタム レコード ビューが表示されます。

追加チーム

• 追加チームメンバーには、ネストされたチームのメイン チーム メンバーの階層的な利点が得られます。つまり、ネストされた複数のチームを持つチームの追加メンバーは、他の追加チームメンバーを見ることもでき、階層上の観点からは、その上位の親チームはそのメンバーを確認できます。
• チームの追加メンバーには、そのチームのレコードとコンテンツへのアクセスのみが許可されます。追加のチームメンバーは、 チームレポート、割り振りルール( コミュニケーション割り振りルールなど)、チーム通知(フォーム通知を除く)、 ワークフロー ローテーション アクションに含まれません。また、左サイドバー、 中央列、 右サイドバー用に設定されたカスタム レコード ビューを表示することも、 コミュニケーションの受信トレイでコメントにタグ付けすることもできません。

親チームとネストされたチーム

• Enterprise アカウントのユーザーは、チームを別のチーム(親チーム)の下にネストすることで、チーム階層を作成できます。
• 親チームは下位にあるチームが担当している全てのものを表示できますが、ネストされたチームは親チームが所有する全てのものを表示できません。

始める前に

この機能の使用を開始する前に、この機能の制限と使用した場合の潜在的な結果を完全に理解してください。

制限事項と考慮事項について

• 作成できるチームの数は、サブスクリプションによって異なります。詳しくは、アカウントのチーム数制限をご覧ください。
• そのチームメンバーが別のメインチームに所属している場合、別のメインチームに割り当てると、そのメンバーは自動的に追加チームメンバーとして設定されます。詳しくは、ユーザーのメインチームを変更する方法をご覧ください。
• 「チーム 」の所有権を付与されているユーザーは、次の項目にアクセスできます。
  • 割り当てられた チームのメンバーが担当するレコード
  • ネストされたチーム を作成した場合(Enterprise のみ)、チームのネストされたチームのメンバー。チームのみの権限について詳細をご確認ください。
• レコードの担当者を更新すると、HubSpotチームのプロパティーにそのユーザーのメインチームが自動的に入力されます。チームを変更するには、 コンタクト担当者 のプロパティーの値を編集します。

チームを作成する

個々のチームを手動で作成するか、インポートを使用して多数のチームを作成します。

手動でチームを作成

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [チーム ]タブをクリックしてから、[ チームを作成]をクリックします。右側のパネルで、チーム の名前を入力します。
4. 「Enterprise 」のユーザーは、チーム階層を作成して、新しいチームを既存のチーム内にネストすることができます。
   • ［このチームを別のチームの下に配置］チェックボックスをオンにします。
   • [このチームは次のチームの下に配置されています ]ドロップダウンメニューをクリックし、目的の チームを選択します。
5. チームメンバーをチームに追加するには、［チームメンバー］ドロップダウンメニューをクリックし、目的のユーザーを選択します。
6. ［保存］をクリックします。

チームをインポート

一度に多数のチームを作成するには、チームのリストを含むCSVファイルをインポートします。クリックして サンプルファイルをダウンロードできます。ファイルには次の列が必要です:

• チーム名: チームに指定される名前

• 親チーム名: 親チームの名前。（任意） 
• プリセット: チームに割り当てられる プリセット の名前。（任意）

チームをインポートするには、次の手順に従います。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. [チームをインポート]をクリックします。
5. [ ファイルを選択]をクリックし、 インポートファイルを選択します。
6. [ ファイルの列ヘッダーの言語を選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。
7. ［次へ］をクリックします。
8. [マッピング先 ]列で ドロップダウンメニューをクリックし、各列をマッピングする位置を選択します。例えば、「 チーム名 」は 「チーム名」に対応付ける必要があります。
   
   
   
9. ［次へ］をクリックします。
10. [インポート名 ]フィールドに、インポート の名前を入力します 。
11. ［完了］をクリックします。インポートを表示して分析するためにリダイレクトされます。 

チームの管理

チームを作成した後は、そのチームの情報の編集、他のチームに下位への移動（「Enterprise」のみ）、チームの削除を行うことができます。

既存のチームを編集する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. 目的のチームを参照または検索します。「Enterprise 」のユーザーで、編集したいチームがネストされたチームである場合は、 downIcon 展開アイコンをクリックして 、編集するチームを見つけます。
5. チーム名の上にカーソルを重ねて、［編集］をクリックします。
6. 必要に応じて、［チーム名］フィールドに変更を加えます。
7. チームに対してユーザーを追加または削除するには、[ チームメンバー ]ドロップダウンメニューを使用して、追加または削除する ユーザー を選択します。また、[設定 ]からユーザーのチームを管理することもできます。
8. ［保存］をクリックします。

チームを移動する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. 目的のチームを参照または検索します。「Enterprise 」のユーザーの場合、特定のチーム内にネストされたチームを編集するには、 downIcon 展開アイコンをクリックして、編集対象のチームを特定します。
5. チーム名の上にカーソルを重ねて、［移動］をクリックします。
6. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • ［チーム］ドロップダウンメニューを使って、移動するチームを選択します。そのチーム内にネストされている子チームも移動されます。
   • [このチームは次のチームの下に配置されています ]ドロップダウンメニューを使用して、選択したチームを下位に移動する対象のチームを選択します。
7. ［保存］をクリックします。

チームを削除する

注：チームに割り当てられているアセットがある場合は、削除する前にそのアセットを別のチームに再割り当てすることをお勧めします。削除時に他のどのチームにもそのアセットが割り当てられていない場合、そのアセットは未割り当てになり、アカウント内の誰でも閲覧できるようになります。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. 目的のチームを参照または検索します。「Enterprise 」のユーザーの場合、特定のチーム内にネストされたチームを編集するには、 downIcon 展開アイコンをクリックして、編集対象のチームを特定します。
5. チーム名の上にカーソルを重ねて、［削除］をクリックします。
6. ダイアログボックスで[ チームを削除]をクリックします。

個々のユーザーのチーム割り当てを管理する

チーム設定ページからチームメンバーを編集することに加えて、ユーザー設定からユーザーのチームを次のように設定することもできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーの名前をクリックします。
4. ユーザー設定ページで、［設定］タブをクリックします。
5. 左側のサイドバーで[ チーム]をクリックします。
6. [メインチーム ]ドロップダウンメニューを使って、ユーザーのメインチームを選択します。
7. ユーザーがメインチームに割り当てられている場合は、[ 追加チーム ]ドロップダウンメニューを使用して追加のチームに割り当てることができます。
8. ［保存］をクリックします。

ユースケース：チーム単位でレコードの表示範囲を制限する

Sprocket社では現在、HubSpotの設定により、すべての営業担当者があらゆる商談を閲覧、編集、削除、および統合できるようになっています。会社の成長に伴い、営業チームは地域ごとに編成されており、営業担当者は自分のチームに割り当てられた案件のみを担当すべきです。すべての営業担当者がすべての案件にアクセスできるようにすると、誤って編集・削除・統合してしまうリスクが高まり、チーム間で機密の営業情報が漏洩する恐れがあり、記録の責任の所在を明確に把握することが難しくなります。データのセキュリティを強化し、データの整合性を維持するため、Sprocketでは、各営業チームが自チームの案件のみを閲覧・管理できるように、案件へのアクセス権限を制限したいと考えています。

チームを作成する

各営業チームごとにチームを作成し、各チームにユーザーを割り当ててください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. 「Teams」の「」タブをクリックし、次に「」の「Create team」をクリックします。右側のパネルで、チーム の名前を入力します。
4. 「」のチームメンバーのドロップダウンメニューをクリックし、そのチームに所属する「」ユーザーを選択します。
5. ［保存］をクリックします。
6. 各チーム（南西営業チーム、北東営業チームなど）について、これらの手順を繰り返してください。

権限を編集

編集権限を手動で設定するか、の権限セット（）を作成し、各チームに割り当ててください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. 権限を編集するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。
4. テーブルの上部にある［権限を編集］をクリックします。 
5. CRM（）の「CRM Objects」（）に移動します。
6. 「」の「Deals」セクションで、「」をクリックし、「」の横にある「」を変更し、「View」、「」を編集し、「Edit」、「」を削除し、「」を「Merge」に変更します。「」のドロップダウンメニューをクリックし、「」を選択してください。同チームのディールはこちらです。

ユースケース：新しいチームの作成、ユーザーの割り当て、権限の割り当て、およびレコードの再割り当て

Sprocketは、北西部という新たな地域へ事業を拡大しており、成長を続ける事業を支えるため、新たな営業チームを立ち上げる必要があります。このチームは他の地域も管轄しているため、すべての取引を閲覧・編集できる権限セットが必要です。Sprocketでは、新しいチームに移動したユーザーについて、既存の連絡先や企業情報を再割り当てする必要があります。

チームを作成する

「ノースウェスト・セールス」の新しいチームを作成してください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. 「Teams」の「」タブをクリックし、次に「」の「Create team」をクリックします。右側のパネルに、「Northwest Sales」と入力してください。
4. ［保存］をクリックします。

ユーザーを新しいチームに移動する

既存のユーザーを、ある営業チームからノースウェスト営業チームに移管してください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーの名前をクリックします。
4. ユーザー設定ページで、［設定］タブをクリックします。
5. 左側のサイドバーで[ チーム]をクリックします。
6. 「」の「Main Team」ドロップダウンメニューから、「Northwest Sales」をユーザーのメインチームとして選択してください。

権限セットを作成して割り当てる

サブスクリプションが必要 権限セットを作成および使用するには、「Enterprise」の「」サブスクリプションが必要です。

アクセス権限が必要  

• 権限セットを作成および編集するには、スーパー管理者（）の権限が必要です。
• 権限セットを割り当てるには、の「ユーザーの追加と編集」権限が必要です。

北西営業チームは他の管轄区域の監督も担当しているため、すべてのオブジェクトを表示・編集できる権限セットが必要です。の権限セットにアクセスできないアカウントでは、の権限を複数のユーザーに一括で割り当てることができます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ［権限セット］タブをクリックします。
4. 右上の［権限セットを作成］をクリックします。
5. [ ] の [ ] タブで、上部に権限セット「」の名前「」（Northwest Sales Team）を入力します。
6. 「アクセス設定方法の選択」セクションで、「」の「テンプレートから開始」を選択してください。 
7. 「」の「Choose a template」ドロップダウンメニューをクリックし、社内のすべての営業担当者が使用する「」営業担当テンプレートを選択してください。
8. 「」の「」チェックボックスを選択して、より具体的な権限（「View」、「Edit」、「Delete」など）を展開します。
9. 「Deals」のドロップダウンメニューから、「」、「View」、「」、「Edit」、「」、「Delete」、「」、「Merge」の各項目をクリックし、「All deals」を選択します。のユーザー権限について詳しくは、をご覧ください。
10. 「」の「」タブをクリックし、そのセットに対して選択した権限を確認してください。
    
11. [ユーザー ]タブをクリックします。次に、「」のドロップダウンメニューをクリックし、「Northwest Sales Team」のすべてのユーザーを選択します。ユーザー名の横にある [X ]をクリックして削除します。 
12. ［作成］をクリックします。

ワークフローを使用して、複数の所有者間でレコードを回す

サブスクリプションが必要

• 割り当てローテーション ワークフロー アクションを使用するには、 SalesまたはService Hub Professionalまたは Enterprise サブスクリプションが必要です。
• チケットベースのワークフロー内で割り当てローテーションアクションを使用するには、Service Hub   Professionalまたは Enterprise サブスクリプションが必要です。

シートが必要 割り当てローテーションの対象となるには、ユーザーに割り当てられたのセールスまたはサービスのライセンスが必要です。

「北西営業チーム」に移籍したチームメンバーの担当レコードを再割り当てし、それらの地域を担当するユーザーが、以前そのメンバーが担当していたレコードを引き続き管理できるようにしてください。たとえば、ジェスが南西営業チームに所属しており、新しく設置された北西営業チームに移る場合、彼女の南西地域の連絡先、取引先、および案件は、南西営業チームの営業担当者に再割り当てする必要があります。営業マネージャーは、ジェスの既存の案件をすべて南西地区の3人の営業担当者に割り振りたいと考えているため、のワークフロー（）を利用しています。でのレコードの所有権の割り当てに関する詳細については、をご覧ください。これには、所有権を手動で再割り当てする方法も含まれています。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 右上の[ ワークフローを作成]をクリックし、[最初から作成]を選択します。
3. [ フィルター条件を満たした]をクリックします。
4. 「」の「」ドロップダウンで、これらの条件を満たす連絡先のみを登録し、「」を選択して、「」に連絡してください。
5. 「」をクリックし、「Add Criteria」を選択します。
6. ポップアップボックスで、「」の「連絡先のプロパティ」を選択し、次に「」の「連絡先の所有者」を選択します。
7. 条件を「連絡先の所有者が、、Jess Lee、、のいずれかである」に設定します。
8. 「」の「Triggers」サイドバーで、「」をクリックし、「Next」をクリックします。
9. 連絡先が再登録することを許可しないでください。「」をクリックし、「Save and Continue」を選択してください。
10. 「」と「」をクリックして、ワークフローアクションを追加します。

11. 「アクションの選択」検索バーに、「レコードを所有者に割り当てる」と入力します。

12. 「」の「レコードを所有者に回転」のサイドパネルで：
    • 「」のHubSpotユーザープロパティ「」のドロップダウンメニューから、「」の「Contact Owner」を選択してください。
    • 「」の「連絡先に既存の所有者がいる場合は上書きする」チェックボックスを選択します。
    • 「」の「」セクションで、「Teams」を選択し、「Southwest Sales」を選択します。
    • 「」をクリックし、「」を保存してください。
13. 「」のレビューをクリックし、「」を有効にして、引き続き「」でワークフロー「」を有効にしてください。
14. ワークフローが完了したら、からこれを無効にしてください。そうすれば、今後ジェスに連絡が入っても、その連絡先が再割り当てされることはありません。
15. 再割り当てが必要な他のオブジェクト（例：企業、チケット、商談など）についても、このワークフローを再現してください。