Opprett og administrer team

Team i HubSpot hjelper deg med å organisere brukere i strukturerte grupper, slik at du kan administrere tilgang, rapportering og synlighet av poster på en mer effektiv måte. Ved å tilordne brukere til et hovedteam og tilleggsteam kan du kontrollere hvilke poster de har tilgang til, og hvordan dataene dine vises i teambaserte rapporter.

Team er spesielt nyttige når du ønsker å lage rapporter basert på grupper, videresende samtaler til bestemte grupper eller administrere hvordan ulike brukere ser oppføringer i HubSpot. Du kan for eksempel gruppere selgerne dine i regionale team, slik at du kan rapportere om resultatene i hver region.

Forstå teamstrukturen

Gjør deg kjent med de ulike HubSpot-teamtypene og detaljene om hvordan hver av dem fungerer.

Hovedteam

• En brukers hovedteam er det primære teamet vedkommende er tilordnet.
• Medlemmer av hovedteamet vil se alle tilpassede visninger av poster som er konfigurert for teamet.

Ekstra team

• Ekstra teammedlemmer får de hierarkiske fordelene som hovedteammedlemmer har for nestede team. Dette betyr at en bruker som er et ekstra teammedlem i et team med flere nestede team, også vil få innsyn i disse ekstra teammedlemmene, og fra et hierarkisk synspunkt vil være synlig for overordnede team over det aktuelle teamet.
• Å være et ekstra medlem av et team gir brukeren kun tilgang til teamets poster og innhold. Ekstra teammedlemmer vil ikke bli inkludert i noen teamrapporter, rutingsregler (f.eks. rutingsregler for samtaler), teamvarsler (unntatt skjema-varsler) eller rotasjonshandlinger i arbeidsflyten. De vil heller ikke kunne se noen av teamets tilpassede postvisninger som er konfigurert for venstre sidefelt, midtre kolonne eller høyre sidefelt, og kan ikke merkes i kommentarene i samtaleinnboksen.

Overordnede og nestede team

• Brukere med en Enterprise-konto kan opprette et teamhierarki ved å legge et team under et annet team (overordnet team).
• Overordnede team kan se alt som ligger under dem, men et underordnet team kan ikke se alt som eies av det overordnede teamet.

Før du begynner

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sørge for at du forstår funksjonens begrensninger og de potensielle konsekvensene av å bruke den.

Forstå begrensninger og hensyn

• Antallet team du kan opprette, avhenger av abonnementet ditt. Les mer om teambegrensningene for kontoen din.
• Hvis et teammedlem er en del av et annet hovedteam, og du tilordner vedkommende til et annet hovedteam, vil vedkommende automatisk bli angitt som et ekstra teammedlem. Lær hvordan du endrer en brukers hovedteam.
• Brukere med tillatelser for teameierskap har tilgang til:
  • Oppføringer som eies av medlemmer av de tildelte « »-teamene, og;
  • Hvis du oppretter nestede lag (kunEnterprise ), medlemmene i lagets nestede lag. Les mer om tillatelser som kun gjelder for laget.
• Når du oppdaterer eieren av en post, vil HubSpot-teamegenskapen automatisk fylles ut med den brukerens hovedteam. For å endre teamet, rediger verdien av egenskapen «Kontaktseier».

Opprett team

Opprett enkeltstående team manuelt, eller opprett mange team ved hjelp av en import.

Opprett team manuelt

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Klikk på fanen «Teams », og klikk deretter på «Opprett team». Skriv inn et teamnavn i panelet til høyre.
4. Hvis du er en Enterprise -bruker, kan du opprette et teamhierarki og plassere det nye teamet under et eksisterende team:
   • Merk av i boksen «Plasser dette teamet under et annet team ».
   • Klikk på rullegardinmenyen «Dette teamet ligger under » og velg teamet.
5. For å legge til teammedlemmer i teamet, klikk på rullegardinmenyen «Teammedlemmer» og velg deretter brukerne.
6. Klikk på «Lagre».

Importer team

For å opprette mange team på en gang, importerer du en CSV-fil som inneholder en liste over team. Klikk her for å laste ned en eksempelfil. Filen må inneholde følgende kolonner:

• Teamnavn: ønsket navn på teamet

• Navn påoverordnet team: navnet på det overordnede teamet. Dette er valgfritt. 
• Forhåndsinnstillinger: navnet på forhåndsinnstillingen som skal tilordnes teamet. Dette er valgfritt

Slik importerer du lag: 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Brukere og team.
3. Klikk på fanen «Team ».
4. Klikk på «Importer team».
5. Klikk på Velg en fil, og velg deretter importfilen din.
6. Klikk på rullegardinmenyen «Velg språk for kolonneoverskriftene i filen din», og velg etspråk.
7. Klikk på «Neste».
8. I kolonnen «Tilordne til » klikker du på rullegardinmenyene og velger hvor hver kolonne skal tilordnes. For eksempel skal «Teamnavn » tilordnes «Teamnavn».
   
   
   
9. Klikk på «Neste».
10. I feltet «Importnavn» skriver du inn et navn på importen.
11. Klikk på «Fullfør». Du blir omdirigert til visning og analyse av importer. 

Administrer lag

Når et team er opprettet, kan du redigere informasjonen om det, flytte det under andre team (kunEnterprise ) eller slette det.

Rediger eksisterende lag

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Klikk på fanen «Team ».
4. Bla gjennom eller søk etter teamet ditt. Hvis du er en Enterprise- bruker og teamet du vil redigere er et nestet team, klikker du påutvidelsesikonet downIcon ) for å finne teamet ditt og redigere det.
5. Hold musepekeren over teamnavnet, og klikk deretter på Rediger.
6. Gjør endringer i feltet «Teamnavn » etter behov.
7. For å legge til eller fjerne brukere fra teamet, bruk rullegardinmenyen «Teammedlemmer» og velg deretter brukerne du vil legge til eller fjerne. Du kan også administrere en brukers team fra innstillingene deres.
8. Klikk på «Lagre».

Flytt et lag

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og lag».
3. Klikk på fanen «Team ».
4. Bla gjennom eller søk etter teamet ditt. Hvis du er en Enterprise- bruker og teamet du vil redigere ligger under et annet team, klikker du på utvidelsesikonet ( downIcon ) for å finne teamet ditt og redigere det.
5. Hold musepekeren over teamnavnet, og klikk deretter på Flytt.
6. I dialogboksen:
   • Bruk rullegardinmenyen «Team» til å velge teamene du vil flytte. Eventuelle underordnede team under det valgte teamet vil også bli flyttet.
   • Bruk rullegardinmenyen «Dette teamet tilhører» til å velge det nye teamet du vil flytte de valgte teamene under.
7. Klikk på «Lagre».

Slette et team

Merk: Hvis det er ressurser tilordnet teamet, anbefales det å tilordne disse ressursene til et annet team før sletting. Hvis ingen andre team er tilordnet disse ressursene ved sletting, vil ressursene bli uten tilordning og tilgjengelige for alle i kontoen å se.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Klikk på fanen «Teams ».
4. Bla gjennom eller søk etter teamet ditt. Hvis du er en Enterprise- bruker og teamet du vil redigere ligger under et annet team, klikker du på utvidelsesikonet ( downIcon ) for å finne teamet ditt og redigere det.
5. Hold musepekeren over teamnavnet, og klikk deretter på Slett.
6. I dialogboksen klikker du på Slett team.

Administrer en enkelt brukers teamtilordning

I tillegg til å kunne redigere teammedlemmer fra innstillingssiden for team, kan du også angi en brukers team fra brukerinnstillingene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Klikk på brukernavnet.
4. På siden med brukerinnstillinger klikker du på fanen «Oppsett ».
5. I venstre sidefelt klikker du på «Team».
6. Bruk rullegardinmenyen «Hovedteam» til å velge brukerens hovedteam.
7. Hvis brukeren er tilordnet et hovedteam, kan du bruke rullegardinmenyen Ekstra team til å tilordne vedkommende til flere team.
8. Klikk på «Lagre».

Brukstilfelle: Begrens synligheten av poster med team

Selskapet Sprocket har for øyeblikket konfigurert HubSpot slik at alle selgere kan se, redigere, slette og slå sammen alle avtaler. Etter hvert som selskapet har vokst, har salgsteamene blitt organisert etter region, og selgerne skal kun håndtere avtaler som er tildelt deres eget team. Å gi alle selgere tilgang til alle avtaler øker risikoen for utilsiktede endringer, slettinger eller sammenslåinger, eksponerer konfidensiell salgsinformasjon på tvers av teamene og gjør det vanskeligere å opprettholde et klart eierskap til postene. For å forbedre datasikkerheten og bevare dataintegriteten ønsker Sprocket å begrense tilgangen til avtaler, slik at hvert salgsteam kun kan se og håndtere sine egne avtaler.

Opprett team

Opprett team for hvert salgsteam og tilordne brukere til hvert team.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Klikk på fanen «Teams», og klikk deretter på «Create team». Skriv inn et lagnavn i panelet til høyre.
4. Klikk på rullegardinmenyen «Teammedlemmer», og velg deretter brukerne tilteamet.
5. Klikk på Lagre.
6. Gjenta disse trinnene for hvert team (sørvest-salgsteamet, nordøst-salgsteamet osv.).

Rediger tillatelser

Rediger tillatelser manuelt, eller opprett tillatelsessett og tilordne dem til hvert team.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Merk av iboksen ved sidenav brukerne hvis tillatelser du vil redigere.
4. Klikk på «Rediger tillatelser» øverst i tabellen. 
5. Gå til CRM >CRM-objekter.
6. I delen Avtaler klikker du på Endre ved siden av Vis, Rediger, Slett og Slå sammen. Klikk på rullegardinmenyeneog velg Avtalene til deres team.

Brukstilfelle: opprett nye team, tilordne brukere, tilordne tillatelser og omfordel poster

Sprocket utvider virksomheten til en ny region, Nordvest, og må opprette et nytt salgsteam for å støtte den voksende virksomheten. Dette teamet har også ansvar for å overvåke andre områder, så det trenger et tillatelsessett som gir dem mulighet til å se og redigere alle avtaler. Sprocket må omfordele eksisterende kontakter og selskaper til brukerne som flyttes til det nye teamet.

Opprett team

Opprett et nytt team for Nordvest-salg.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt går du til «Brukere og team».
3. Klikk på fanen «Team», og klikk deretter på «Opprett team». I panelet til høyre skriver du inn «Northwest Sales».
4. Klikk på Lagre.

Flytt brukere til det nye teamet

Flytt eksisterende brukere fra ett salgsteam til Northwest Sales-teamet.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Klikk på brukernavnet.
4. På siden med brukerinnstillinger klikker du på fanen «Oppsett ».
5. I venstre sidepanel klikker du på «Team».
6. Bruk rullegardinmenyen «Hovedteam» til å velge «Northwest Sales» som brukerens hovedteam.

Opprett og tilordne tillatelsessett

Siden Northwest Sales-teamet også har ansvar for å overvåke andre områder, trenger det et tillatelsessett som gir dem mulighet til å vise og redigere alle objekter. I kontoer som ikke har tilgang til tillatelsessett, kan tillatelser tildeles til flere brukere samtidig.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til «Brukere og team».
3. Klikk på fanen Tillatelsessett.
4. Klikk på Opprett tillatelsessett øverst til høyre.
5. I fanen Tilgang skriver du inn navnet på tillatelsessettet øverst (Northwest Sales Team).
6. I delen «Velg hvordan du vil angi tilgang» velger du «Start med en mal». 
7. Klikk på rullegardinmenyen «Velg en mal» og velg malen for salgsrepresentanter som brukes for alle salgsrepresentanter i selskapet.
8. Merk av for «Utvid alle tillatelser » for å utvide mer spesifikke tillatelser som «Vis», «Rediger» og «Slett».
9. Under «Avtaler» klikker du på rullegardinmenyene «Vis», «Rediger», «Slett» og «Slå sammen », og velger «Alle avtaler». Les mer om brukerrettigheter.
10. Klikk på fanenGjennomgang, og gå gjennom tillatelsene du har valgt for settet.
    
11. Klikk på fanen «Brukere ». Klikk deretter på rullegardinmenyen og velg alle brukere i Northwest-salgsteamet. Klikk på X-en ved siden av brukernavnene for å fjerne dem. 
12. Klikk på Opprett.

Roter poster mellom flere eiere ved hjelp av en arbeidsflyt

Tildel poster på nytt fra teammedlemmene som har flyttet til Northwest Sales Team, slik at postene de tidligere eide kan fortsette å bli administrert av brukere som jobber i disse områdene. Hvis for eksempel Jess var i Southwest-salgsteamet og flytter til det nye Northwest-salgsteamet, må hennes kontakter, selskaper og avtaler i sørvest tilordnes på nytt til en selger i Southwest-salgsteamet. Salgssjefen ønsker å fordele alle Jess' eksisterende poster mellom tre selgere i Southwest-salgsteamet, så de bruker arbeidsflyter. Lær mer om å tilordne eierskap til poster, inkludert hvordan du manuelt kan tilordne eierskap på nytt.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Klikk på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre, og velgFra bunnen av.
3. Klikk på Oppfyller filterkriteriene.
4. I rullegardinmenyen «Bare registrer kontakter som oppfyller disse vilkårene » klikker du på «Kontakt».
5. Klikk på + Legg til kriterier.
6. I popup-vinduet velger du «Kontaktegenskaper» og deretter «Kontakteier».
7. Angi kriteriet til «Kontakteier er en av følgende: Jess Lee». 
8. I sidepanelet «Utløsere » klikker du på «Neste». 
9. Ikke tillat at kontakter registrerer seg på nytt. Klikk på «Lagre og fortsett».
10. Klikk på + for å legge til en arbeidsflyt-handling.

11. I søkefeltet «eller velg en handling» skriver du inn «Tildel post til eier».

12. I sidepanelet «Rotere post til eier »:
    • I rullegardinmenyen for HubSpot-brukeregenskaper velger du «Kontaktpersonens eier».
    • Merk av for «Overstyr hvis kontakten allerede har en eier ».
    • I delen «Rotere mellom » velger du «Team» og deretter «Southwest Sales».
    • Klikk på «Lagre».
13. Klikk på Gjennomgå og aktiver, og fortsett å aktivere arbeidsflyten.
14. Når arbeidsflyten er fullført, må du slå den av, slik at fremtidige kontakter til Jess ikke blir omfordelt.
15. Opprett denne arbeidsflyten på nytt for andre objekter som må tilordnes på nytt (f.eks. selskaper, saker, avtaler osv.)