Teams erstellen und verwalten

Teams helfen Ihnen in HubSpot, Benutzer in strukturierten Gruppen zu organisieren, damit Sie Zugriff, Berichterstattung und Datensatzsichtbarkeit effizienter verwalten können. Durch Zuweisen von Benutzern zu einem Hauptteam und zusätzlichen Teams können Sie steuern, auf welche Datensätze diese zugreifen können und wie Ihre Daten in teambasierten Berichten angezeigt werden.

Teams sind besonders nützlich, wenn Sie Berichte basierend auf Gruppen erstellen, Konversationen an bestimmte Gruppen weiterleiten möchten oder verwalten möchten, wie verschiedene Benutzer Datensätze in HubSpot anzeigen. Sie könnten zum Beispiel Ihre Vertriebsmitarbeiter in regionale Teams gruppieren, um Berichte über die Performance der einzelnen Regionen zu erhalten.

Teamstruktur verstehen

Machen Sie sich mit den verschiedenen HubSpot-Teamtypen und den jeweiligen Funktionsweisen vertraut.

Hauptteam

• Das Hauptteam eines Benutzers ist das primäre Team, dem er zugewiesen ist.
• Hauptteammitglieder sehen alle benutzerdefinierten Datensätze, die für das Team eingerichtet sind.

Zusätzliche Teams

• Zusätzliche Teammitglieder erhalten die hierarchischen Vorteile von Hauptteammitgliedern für verschachtelte Teams. Dies bedeutet, dass ein Benutzer, der ein zusätzliches Teammitglied eines Teams mit mehreren verschachtelten Teams ist, auch Einblick in diese zusätzlichen Teammitglieder erhält und aus hierarchischer Sicht für übergeordnete Teams darüber sichtbar ist.
• Als zusätzliches Mitglied eines Teams hat der Benutzer nur Zugriff auf die Datensätze und Inhalte des Teams. Zusätzliche Teammitglieder werden nicht in Teamberichten, Weiterleitungsregeln (z. B. Regeln für die Weiterleitung & Zuweisung eingehender Nachrichten), Teambenachrichtigungen (außer für Formularbenachrichtigungen) oder Workflow-Rotationsaktionen berücksichtigt. Sie können außerdem auch keine der benutzerdefinierten Datensatzansichten des Teams anzeigen, die für die linke Seitenleiste, mittlere Spalte oder rechte Seitenleiste eingerichtet wurden, und sie können nicht in den Kommentaren des Konversationen-Postfachs getaggt werden.

Übergeordnete und verschachtelte Teams

• Benutzer in einem Enterprise-Account können eine Teamhierarchie erstellen, indem sie ein Team unter einem anderen Team (dem übergeordneten Team) verschachteln.
• Übergeordnete Teams können alles anzeigen, wofür die Zuständigkeit unter ihnen liegt, aber ein verschachteltes Team kann nicht alles sehen, wofür das übergeordnete Team zuständig ist.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Arbeit mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie die Einschränkungen der Funktion und die möglichen Folgen ihrer Verwendung vollständig verstehen.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Die Anzahl der Teams, die Sie erstellen können, hängt von Ihrem Abonnement ab. Erfahren Sie mehr über die Team-Limits Ihres Accounts.
• Wenn das Teammitglied zu einem anderen Hauptteam gehört und Sie es einem anderen Hauptteam zuweisen, wird es automatisch als zusätzliches Teammitglied festgelegt. Erfahren Sie, wie Sie das Hauptteam eines Benutzers ändern.
• Benutzer mit Team-Zuständigkeitsberechtigungen können auf Folgendes zugreifen:
  • Datensätze, für die Mitglieder der ihnen zugewiesenen Teams zuständig sind , und;
  • Wenn Sie verschachtelte Teams erstellen (nur Enterprise ), die Mitglieder der verschachtelten Teams des Teams. Erfahren Sie mehr über "Nur Team"-Berechtigungen.
• Wenn Sie den für einen Datensatz zuständigen Mitarbeiter aktualisieren, wird die HubSpot-Team-Eigenschaft automatisch mit dem Hauptteam dieses Benutzers ausgefüllt. Um das Team zu ändern, bearbeiten Sie den Wert der Eigenschaft Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter .

Teams erstellen

Erstellen Sie einzelne Teams manuell oder erstellen Sie viele Teams mit einem Import.

Teams manuell erstellen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teams und dann auf Team erstellen. Geben Sie im rechten Bereich einen Namen für das Team ein.
4. Benutzer mit Enterprise-Lizenz können eine Teamhierarchie erstellen, indem Sie das neue Team unter ein vorhandenes Team verschachteln:
   • Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Dieses Team einem anderen Team unterordnen.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dieses Team befindet sich unter und wählen Sie das Team aus.
5. Um dem Team Teammitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Teammitglieder und wählen Sie dann die Benutzer aus.
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Teams importieren

Um viele Teams auf einmal zu erstellen, importieren Sie eine CSV-Datei mit einer Liste der Teams. Laden Sie eine Beispieldatei herunter. Die Datei benötigt die folgenden Spalten:

• Teamname: der gewünschte Name für das Team

• Name des übergeordneten Teams: der Name des übergeordneten Teams. Dies ist optional. 
• Voreinstellungen: Der Name der Voreinstellung , die dem Team zugewiesen wird. Dies ist optional.

So importieren Sie Teams: 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teams .
4. Klicken Sie auf Teams importieren.
5. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie dann Ihre Importdatei aus.
6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache der Spaltenüberschriften in Ihrer Datei auswählen und wählen Sie eineRichtlinie aus.
7. Klicken Sie auf „Weiter“.
8. Klicken Sie in der Spalte Zuordnen zu auf die Dropdown-Menüs und wählen Sie aus, wo die einzelnen Spalten zugeordnet werden sollen. Zum Beispiel sollte Teamname dem Teamnamen zugeordnet werden.
   
   
   
9. Klicken Sie auf „Weiter“.
10. Geben Sie im Feld Importname einen Namen für den Import ein.
11. Klicken Sie auf Fertig stellen. Sie werden weitergeleitet, um Importe anzuzeigen und zu analysieren. 

Teams verwalten

Sobald ein Team erstellt ist, können Sie seine Informationen bearbeiten, es unterhalb von Teams verschieben (nur Enterprise) oder es löschen.

Bestehende Teams bearbeiten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teams .
4. Browsen oder suchen Sie nach Ihrem Team. Wenn Sie ein Enterprise-Benutzer sind und das Team, das Sie bearbeiten möchten, ein verschachteltes Team ist, klicken Sie auf das Symbol für Erweitern downIcon , um Ihr Team für die Bearbeitung zu finden.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Teamnamen und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
6. Nehmen Sie ggf. im Feld Teamname Änderungen vor.
7. Um Benutzer zum Team hinzuzufügen oder von diesem zu entfernen, verwenden Sie das Dropdown-Menü Teammitglieder und wählen Sie dann die Benutzer aus, die Sie hinzufügen möchten oder entfernen möchten. Sie können auch das Team eines Benutzers über dessen Setup-Einstellungen verwalten.
8. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ein Team verschieben

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teams .
4. Browsen oder suchen Sie nach Ihrem Team. Wenn Sie ein Enterprise-Benutzer sind und das Team, das Sie bearbeiten möchten, unterhalb eines Team ist, klicken Sie auf das Symbol für Erweitern downIcon , um Ihr Team für die Bearbeitung zu finden.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Teamnamen und klicken Sie dann auf Verschieben.
6. Im Dialogfeld:
   • Verwenden Sie das Dropdown-Menü Teams, um die Teams auszuwählen, die Sie verschieben möchten. Alle verschachtelten Teams unter diesem Team werden ebenfalls verschoben.
   • Verwenden Sie das Dropdown-Menü Dieses Team befindet sich unter , um das neue Team auszuwählen, unter das Sie die ausgewählten Teams verschieben möchten.
7. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ein Team löschen

Bitte beachten: Wenn dem Team Inhaltselemente zugewiesen sind, wird empfohlen, diese Inhaltselemente vor dem Löschen einem anderen Team zuzuweisen. Wenn diese Inhaltselemente beim Löschen keinen anderen Teams zugewiesen werden, haben sie keine Zuweisung mehr und sind für alle Benutzer des Accounts sichtbar.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teams .
4. Browsen oder suchen Sie nach Ihrem Team. Wenn Sie ein Enterprise-Benutzer sind und das Team, das Sie bearbeiten möchten, unterhalb eines Team ist, klicken Sie auf das Symbol für Erweitern downIcon , um Ihr Team für die Bearbeitung zu finden.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Teamnamen und klicken Sie dann auf Löschen.
6. Klicken Sie im Dialogfeld auf Team löschen.

Die Teamzuweisung eines einzelnen Benutzers verwalten

Sie können nicht nur Teammitglieder auf der Seite mit den Einstellungen für Teams bearbeiten, sondern auch die Teams eines Benutzers in seinen Benutzereinstellungen festlegen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers.
4. Klicken Sie auf der Seite mit den Benutzereinstellungen auf den Tab Setup.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Teams.
6. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Hauptteam , um das Hauptteam des Benutzers auszuwählen.
7. Wenn der Benutzer einem Hauptteam zugewiesen ist, können Sie ihn über das Dropdown-Menü Zusätzliche Teams weiteren Teams zuweisen.
8. Klicken Sie auf „Speichern“.

Anwendungsfall: Einschränken der Datensatzsichtbarkeit mit Teams

Das Vertriebsteam von Sprocket wächst um weitere regionale Teams. Um die Datensicherheit zu verbessern und die Datenintegrität zu wahren, möchten Führungskräfte den Zugriff auf Deals beschränken, damit Vertriebsteams nur Deals anzeigen und verwalten können, für die ihr eigenes Team zuständig ist.

Teams erstellen

Erstellen Sie Teams für jedes Vertriebsteam und weisen Sie jedem Team Benutzer zu.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teams und dann auf Team erstellen. Geben Sie im rechten Bereich einen Namen für das Team ein.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Teammitglieder und wählen Sie dann die Benutzer für das Team aus.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.
6. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Team (Vertriebsteam Südwest, Vertriebsteam Nordost usw.).

Berechtigungen bearbeiten

Bearbeiten Sie Berechtigungen manuell oder erstellen Sie Berechtigungssätze und weisen Sie sie jedem Team zu.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Benutzern, deren Berechtigungen Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie oben in der Tabelle auf Berechtigungen bearbeiten. 
5. Gehen Sie zu CRM-System-CRM-System-Objekte >.
6. Klicken Sie im Abschnitt Deals neben Anzeigen, Bearbeiten, Löschen und Zusammenführen auf Ändern . Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs und wählen Sie die Deals ihres Teams aus.

Anwendungsfall: Neue Teams erstellen, Benutzer zuweisen, Berechtigungen zuweisen und Datensätze neu zuweisen

Sprocket expandiert in eine neue Region, den Nordwesten, und muss ein neues Vertriebsteam aufbauen, um das wachsende Geschäft zu unterstützen. Dieses Team ist auch für die Betreuung anderer Gebiete zuständig und benötigt daher einen Berechtigungssatz, der es ihm ermöglicht, alle Deals anzuzeigen und zu bearbeiten. Sprocket muss die bestehenden Kontakte und Unternehmen für die Benutzer, die in das neue Team verschoben werden, neu zuweisen.

Teams erstellen

Erstellen Sie ein neues Team für Northwest Sales.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Teams und dann auf Team erstellen. Geben Sie im rechten Bereich Northwest Sales ein.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Benutzer in neues Team verschieben

Verschieben Sie vorhandene Benutzer von einem Vertriebsteam zum Northwest Sales Team.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers.
4. Klicken Sie auf der Seite mit den Benutzereinstellungen auf den Tab Setup.
5. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Teams.
6. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Hauptteam , um Northwest Sales als Hauptteam des Benutzers auszuwählen.

Berechtigungssätze erstellen und zuweisen

Da das Northwest Sales Team auch für andere Gebiete zuständig ist, ist ein Berechtigungssatz erforderlich, der es ihm ermöglicht, alle Objekte anzuzeigen und zu bearbeiten. In Accounts, die keinen Zugriff auf Berechtigungssätze haben, können Berechtigungen für mehrere Benutzer gleichzeitig zugewiesen werden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie auf den Tab Berechtigungssätze.
4. Klicken Sie oben rechts auf Berechtigungssatz erstellen.
5. Geben Sie auf der Registerkarte Zugriff oben den Namen des Berechtigungssatzes ein (Vertriebsteam Nordwest).
6. Wählen Sie im Abschnitt Auswählen, wie der Zugriff festgelegt werden ein Mit einer Vorlage beginnen aus. 
7. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Vorlage auswählen und wählen Sie die Vorlage für Vertriebsmitarbeiter aus, die für alle Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens verwendet wird.
8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Berechtigungen erweitern, um spezifischere Berechtigungen wie Anzeigen, Bearbeiten und Löschen zu erweitern.
9. Klicken Sie bei "Deals" auf die Dropdown-Listen "Ansicht", "Bearbeiten", "Löschen" und "Zusammenführen " und wählen Sie "Alle Deals" aus. Erfahren Sie mehr über Benutzerberechtigungen.
10. Klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen und überprüfen Sie die Berechtigungen, die Sie für den Satz ausgewählt haben.
11. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer . Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü und wählen Sie alle Benutzer im Vertriebsteam "Nordwest" aus. Klicken Sie auf das X neben dem Namen des Benutzers, um ihn zu entfernen. 
12. Klicken Sie auf Erstellen.

Datensätze mithilfe eines Workflows zwischen mehreren zuständigen Mitarbeitern verteilen

Weisen Sie die Datensätze der Teammitglieder, die zum Vertriebsteam "Nordwesten" gewechselt sind, neu zu, damit deren bisher genutzte Datensätze weiterhin von Benutzern verwaltet werden können, die in diesen Gebieten arbeiten. Wenn Jess zum Beispiel im Vertriebsteam für den Südwesten tätig war und in das neue Vertriebsteam für den Nordwesten wechselt, müssen ihre Kontakte, Unternehmen und Deals im Südwesten einem Vertriebsmitarbeiter im Vertriebsteam Südwesten zugewiesen werden. Die Vertriebsleiterin möchte alle vorhandenen Datensätze von Jess auf drei Southwest-Vertriebsmitarbeitende verteilen, deshalb verwenden diese Workflows . Erfahren Sie mehr über das Zuweisen der Zuständigkeit für Datensätze, einschließlich der manuellen Neuzuweisung der Zuständigkeit.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen und wählen Sie Komplett neu aus.
3. Klicken Sie auf Filterkriterien erfüllt.
4. Klicken Sie im Dropdown-Menü Nur Kontakte aufnehmen, die diese Bedingungen erfüllen auf Kontakt.
5. Klicken Sie auf + Kriterien hinzufügen.
6. Wählen Sie im Pop-up-Feld Kontakteigenschaften und dann Kontaktzuständiger Mitarbeiter aus.
7. Legen Sie als Kriterium Folgendes fest: Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter ist Jess Lee. 
8. Klicken Sie in der Seitenleiste Trigger auf Weiter.
9. Verhindern Sie, dass Kontakte erneut aufgenommen werden. Klicken Sie auf Speichern und fortfahren.
10. Klicken Sie auf + , um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.

11. Geben Sie in der Suchleiste oder Aktion auswählen den Befehl Datensatz an zuständigen Mitarbeiter zuweisen ein.

12. Gehen Sie im Seitenbereich Datensatz zuständigem Mitarbeiter zuweisen folgendermaßen vor:
    • Wählen Sie im Dropdown-Menü der HubSpot-BenutzerEigenschaften die Option Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter aus.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Overwright, wenn für den Kontakt bereits ein zuständiger Mitarbeiter vorhanden ist .
    • Wählen Sie im Abschnitt Verteilen zwischen die Option Teams und dann Southwest Sales aus.
    • Klicken Sie auf Speichern.
13. Klicken Sie auf Überprüfen und aktivieren, und fahren Sie mit der Aktivierung des Workflows fort.
14. Sobald der Workflow abgeschlossen ist, deaktivieren Sie ihn , damit zukünftige Kontakte von Jess nicht neu zugewiesen werden.
15. Erstellen Sie diesen Workflow für andere Objekte, die neu zugewiesen werden müssen (z. B. Unternehmen, Tickets, Deals usw.) neu.