Criar e gerenciar equipes

As equipes no HubSpot ajudam a organizar os usuários em grupos estruturados para que você possa gerenciar o acesso, a geração de relatórios e a visibilidade do registro com mais eficiência. Ao atribuir usuários a uma equipe principal e a equipes extras, controle quais registros eles podem acessar e como seus dados aparecem nos relatórios baseados em equipes.

As equipes são especialmente úteis quando você deseja criar relatórios com base em grupos, encaminhar conversas para grupos específicos ou gerenciar como diferentes usuários visualizam registros no HubSpot. Por exemplo, você pode agrupar seus representantes de vendas em equipes regionais para que você possa relatar o desempenho de cada região.

Compreender a estrutura da equipe

Familiarize-se com os vários tipos de equipes da HubSpot e as especificidades de como cada uma trabalha.

Equipe principal

• A equipe principal de um usuário é a equipe principal à qual ele está atribuído.
• Os membros principais da equipe verão quaisquer exibições de registros personalizadas configuradas para a equipe.

Equipes extras

• Os membros de equipes extras obtêm os benefícios hierárquicos dos membros da equipe principal para equipes aninhadas. Isso significa que um usuário que é membro de uma equipe extra que tem várias equipes aninhadas também terá visibilidade sobre essas membros da equipe extra e, de um ponto de vista hierárquico, ficará visível para as equipes principais acima dessa.
• Como membro extra de uma equipe, o usuário somente poderá acessar os registros e o conteúdo da equipe. Os membros extras não serão incluídos nos relatórios de equipe, nas regras de encaminhamento (por exemplo, regras de encaminhamento de conversas), nas notificações da equipe (exceto para notificações de formulário), nem nas ações de rotação do fluxo de trabalho. Eles também não poderão ver exibições de registros personalizados da equipe configuradas para barra lateral esquerda, coluna central ou barra lateral direita e não poderão ser marcados nos comentários na caixa de entrada de conversas.

Equipes principais e aninhadas

• Os usuários em uma conta do Enterprise podem criar uma hierarquia da equipe aninhando uma equipe abaixo de outra (a equipe principal).
• As equipes principais podem ver tudo o que pertence abaixo delas, mas uma equipe aninhada não pode ver tudo o que pertence à equipe principal.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente as limitações do recurso e as possíveis consequências de usá-lo.

Compreender limitações e considerações

• O número de equipes que você pode criar depende da sua assinatura. Saiba mais sobre os limites de equipe da sua conta.
• Se o membro da equipe fizer parte de uma equipe principal diferente e você atribuí-los a outra equipe principal, eles serão automaticamente definidos como um membro extra da equipe. Saiba como alterar a equipe principal de um usuário.
• Os usuários com permissões de Propriedade da equipe podem acessar:
  • Registros de propriedade de qualquer membro de suas equipes designadas e;
  • Se você criar equipes agrupadas (somente para Enterprise ), os membros de suas equipes agrupadas. Saiba mais sobre permissões somente de equipe.
• Quando você atualiza o proprietário de um registro, o propriedade da equipe do HubSpot é preenchido automaticamente com a equipe principal desse usuário. Para alterar a equipe, edite o valor do Contato proprietário propriedade .

Criar equipes

Crie equipes individuais manualmente ou crie várias equipes com uma importação.

Criar equipes manualmente

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Equipes e em Criar equipe. No painel direito, insira o nome da equipe.
4. Se você for um usuário Enterprise , poderá criar uma hierarquia da equipe e aninhar sua nova equipe abaixo de uma existente:
   • Clique na caixa de seleção Colocar esta equipe abaixo de outra.
   • Clique no menu suspenso Esta equipe está abaixo de e selecione a equipe.
5. Para adicionar membros à equipe, clique no menu suspenso Membros da equipe e selecione os usuários.
6. Clique em Salvar.

Importar equipes

Para criar várias equipes de uma só vez, importe um arquivo CSV contendo uma lista de equipes. Clique para baixar um arquivo de exemplo. O arquivo precisa das seguintes colunas:

• Nome da equipe: o nome desejado para a equipe

• Nome da equipe principal: o nome da equipe principal. Isso é opcional. 
• Predefinições: o nome da predefinição que será atribuída à equipe. Isso é opcional

Para importar equipes: 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Equipes .
4. Clique em Importar equipes.
5. Clique em Escolher um arquivo e selecione o arquivo de importação.
6. Clique no menu suspenso Selecione o idioma dos cabeçalhos das colunas no arquivo e selecione umalinguagem.
7. Clique em Próximo.
8. Na coluna Mapear para , clique nos menus suspensos e selecione onde cada coluna deve ser mapeada. Por exemplo, o Nome da equipe deve ser mapeado para Nome da equipe.
   
   
   
9. Clique em Próximo.
10. No campo Nome da importação , insira um nome para a importação.
11. Clique em Concluir. Você será redirecionado para exibir e analisar as importações. 

Gerenciar equipes

Quando uma equipe é criada, você pode editar suas informações, movê-las entre as equipes (somente para Enterprise) ou excluí-las.

Editar equipes existentes

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Equipes .
4. Procurar ou pesquisar sua equipe. Se você for um usuário Enterprise e a equipe que você deseja editar for uma equipe aninhada, clique no downIcon ícone expandir para localizar suas equipes para edição.
5. Passe o cursor do mouse sobre o nome da equipe e clique em Editar.
6. Altere o campo Nome da equipe, se necessário.
7. Para adicionar ou remover usuários da equipe, use o menu suspenso Membros da equipe e selecione os usuários que você deseja adicionar ou remover. Você também pode gerenciar a equipe de um usuário nas Configurações .
8. Clique em Salvar.

Mover um grupo

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Equipes .
4. Procurar ou pesquisar sua equipe. Se você for um usuário Enterprise e a equipe que você deseja editar estiver aninhada abaixo de uma equipe, clique no downIcon ícone expandir para localizar suas equipes para edição.
5. Passe o cursor do mouse sobre o nome da equipe e clique em Mover.
6. Na caixa de diálogo:
   • Use o menu suspenso Equipes para selecionar as equipes que deseja mover. Todas as equipes aminhadas sob essa equipe também serão movidas.
   • Use o menu suspenso Esta equipe está para selecionar a nova equipe para a qual você deseja mover as equipes selecionadas para baixo.
7. Clique em Salvar.

Excluir uma equipe

Observação: se houver algum ativo atribuído à equipe, é recomendável reatribui-lo a outra equipe antes da exclusão. Se esses ativos não forem atribuídos a nenhuma outra equipe durante a exclusão, eles ficarão desatribuídos e disponíveis para todos na conta visualizarem.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Equipes .
4. Procurar ou pesquisar sua equipe. Se você for um usuário Enterprise e a equipe que você deseja editar estiver aninhada abaixo de uma equipe, clique no downIcon ícone expandir para localizar suas equipes para edição.
5. Passe o cursor do mouse sobre o nome da equipe e clique em Excluir.
6. Na caixa de diálogo, clique Excluir equipe.

Gerenciar uma atribuição de equipe de um usuário individual

Além de editar os membros da equipe na página de configurações de equipe, você também pode definir as equipes de um usuário a partir de suas configurações:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique no nome do usuário.
4. Na página de configurações do usuário, clique na guia Configuração.
5. Na barra lateral esquerda, clique em Equipes.
6. Use o menu suspenso Equipe principal para selecionar a equipe principal do usuário.
7. Se o usuário estiver atribuído a uma equipe principal, você poderá usar o menu suspenso Equipes extras para atribuí-los a equipes adicionais.
8. Clique em Salvar.

Caso de uso: limite a visibilidade do registro com as equipes

A equipe de vendas da Sprocket está crescendo com mais equipes regionais. Para melhorar a segurança e preservar a integridade dos dados, os líderes querem limitar o acesso aos negócios para que as equipes de vendas só possam visualizar e gerenciar negócios pertencentes à sua própria equipe.

Criar equipes

Crie equipes para cada equipe de vendas e atribua usuários a cada equipe.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Equipes e em Criar equipe. No painel direito, insira o nome da equipe.
4. Clique no menu suspenso Membros da equipe e selecione os usuários para a equipe.
5. Clique em Salvar.
6. Repita essas etapas para cada equipe (Equipe de Vendas do Sudoeste, Equipe de Vendas do Nordeste, etc.).

Permissões de edição

Edite permissões manualmente ou crie conjuntos de permissões e atribua-os a cada equipe.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Marque a caixa de seleção ao lado dos usuários cujas permissões você deseja editar.
4. No canto superior da tabela, clique em Editar permissões. 
5. Navegue até objetos CRM do CRM >.
6. Na seção Negócios , clique em Alterar ao lado de Exibir, Editar, Excluir e Mesclar. Clique nos menus suspensos e selecione Negócios da sua equipe.

Caso de uso: crie novas equipes, atribua usuários, atribua permissões e reatribua registros

A Sprocket está se expandindo para uma nova região, Noroeste, e precisa criar uma nova equipe de vendas para apoiar seus negócios em crescimento. Essa equipe também é responsável por supervisionar outros territórios; portanto, é necessário um conjunto de permissões que permita visualizar e editar todos os negócios. O Sprocket precisa reatribuir contatos e empresas existentes para os usuários que foram movidos para a nova equipe.

Criar equipes

Crie uma nova equipe para a equipe de vendas do noroeste.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Equipes e em Criar equipe. No painel direito, insira Northwest Sales.
4. Clique em Salvar.

Mover usuários para a nova equipe

Mova os usuários existentes de uma equipe de vendas para a Equipe de Vendas do Noroeste.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique no nome do usuário.
4. Na página de configurações do usuário, clique na guia Configuração.
5. Na barra lateral esquerda, clique em Equipes.
6. Use o menu suspenso Equipe principal para selecionar Northwest Sales como a equipe principal do usuário.

Criar e atribuir conjuntos de permissões

Como a equipe de vendas do noroeste também é responsável por supervisionar outros territórios, é necessário um conjunto de permissões que permita visualizar e editar todos os objetos. Em contas que não têm acesso a conjuntos de permissões, as permissões podem ser atribuídas para vários usuários ao mesmo tempo.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
3. Clique na guia Conjuntos de permissões.
4. No canto superior direito, clique em Criar conjunto de permissões.
5. Na guia Acesso , insira o nome do conjunto de permissões na parte superior (Equipe de vendas do noroeste).
6. Na seção Escolha como definir o acesso, selecione Comece com um modelo. 
7. Clique no menu suspenso Escolher um modelo e selecione o modelo de representante de vendas usado para todos os representantes de vendas da empresa.
8. Marque a caixa de seleção Expandir todas as permissões para expandir permissões mais específicas, como Exibir, Editar e Excluir.
9. Por negócios, clique nos menus suspensos Exibir, Editar, Excluir e Mesclar e selecione Todos os negócios. Saiba mais sobre permissões de usuário.
10. Clique na guia Revisar e revise as permissões selecionadas para o conjunto.
11. Clique na guia Usuários . Em seguida, clique no menu suspenso e selecione todos os usuários na Equipe de vendas do noroeste. Clique no X ao lado do nome do usuário para removê-lo. 
12. Clique em Criar.

Revezar registros entre vários proprietários usando um fluxo de trabalho

Reatribua registros dos membros da equipe que se mudaram para a Equipe de vendas do noroeste, para que seus registros anteriores possam continuar a ser gerenciados pelos usuários que trabalham nesses territórios. Por exemplo, se Jess estava na equipe de vendas do sudoeste e está se mudando para a nova equipe de vendas do noroeste, seus contatos, empresas e negócios do sudoeste precisam ser reatribuídos a um representante de vendas na equipe de vendas do sudoeste. O gerente de vendas deseja distribuir todos os registros existentes de Jess entre três representantes de vendas da Southwest, então eles estão usando fluxos de trabalho. Saiba mais sobre como atribuir a propriedade dos registros, incluindo como reatribuir manualmente a propriedade.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais, então navegue até Automação > Fluxos de trabalho. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Automação > Fluxos de trabalho.
2. Na parte superior direita, clique em Criar fluxo de trabalho e selecione Do zero.
3. Clique em Atender critérios de filtro.
4. No menu suspenso Somente inscrever-se contatos que atendam a essas condições , clique em Contato .
5. Clique em + Adicionar critérios.
6. Na caixa pop-up, selecione Contato propriedades e, em seguida, selecione Contato Proprietário.
7. Defina os critérios para Contato proprietário é qualquer um dos Jess Lee. 
8. Na barra lateral Gatilhos , clique em Próximo.
9. Não permitir que os contatos se registrem novamente. Clique em Salvar e continuar.
10. Clique em + para adicionar uma ação de fluxo de trabalho.

11. Na barra de pesquisa ou escolha uma ação, insira Atribuir registro ao proprietário .

12. No painel lateral Revezar o registro com o proprietário :
    • No menu suspenso propriedade de usuário da HubSpot, selecione Contato Proprietário .
    • Marque a caixa de seleção Ignorar se o contato tiver um proprietário existente .
    • Na seção Revezar entre , selecione Equipes e selecione Vendas do Sudoeste.
    • Clique em Salvar.
13. Clique em Revisar e ativar, e continue ativando o fluxo de trabalho .
14. Depois que o fluxo de trabalho for concluído, desative-o para que os futuros contatos de Jess não sejam reatribuídos.
15. Recrie esse fluxo de trabalho para outros objetos que precisam ser reatribuídos (ou seja, empresas, tickets, negócios etc.)