Escolha suas ações de fluxo de trabalho

Depois de criar seu fluxo de trabalho e definir seus disparadores de inscrição, escolha as ações para o fluxo de trabalho. Ações são as funções que o fluxo de trabalho executará para registros inscritos. Ações incluem atrasos de tempo, comunicações internas e externas e gerenciamento de registro. 

A maioria das ações de fluxo de trabalho, como Criar tarefa e Enviar e-mail, pode ser salva sem configurar os detalhes. Isso pode ajudar a simplificar a construção do fluxo de trabalho , permitindo que você adicione suas ações primeiro como espaços reservados e configure mais tarde o resto dos detalhes antes de ativar o fluxo de trabalho.

As ações de espaço reservado devem ser preenchidas antes de ativar o fluxo de trabalho; saiba mais sobre ações de espaço reservado.

Observação: as ações disponíveis para você dependem da sua assinatura. Ações bloqueadas locked exigem uma atualização de conta para serem usadas. 

Adicionar ações ao seu fluxo de trabalho

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
• Clique no nome do seu fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de mais (+).

• No painel direito, selecione a ação para adicionar ao fluxo de trabalho e defina seus detalhes.
• Clique em Salvar.

Você também pode conectar um aplicativo à sua conta da HubSpot para usar quaisquer ações de fluxo de trabalho disponíveis incluídas com o aplicativo. Saiba como conectar um aplicativo através da ferramenta de fluxos de trabalho.

Veja abaixo todas as ações de fluxo de trabalho disponíveis, separadas por tipo.

Atraso

Atraso por um período definido

Defina uma quantidade de tempo entre a ação anterior e a próxima. Os registros inscritos aguardarão o tempo especificado no atraso antes de irem para a próxima ação.

Defina o período do atraso em dias, horas e/ou minutos. Saiba mais sobre como usar esse tipo de atraso.

Observação: se você tiver um fluxo de trabalho baseado em contato de Centralizar em uma data ou Centralizar em uma propriedade de data, os atrasos serão relativos à data ou à propriedade de data selecionada. Saiba como programar ações em um fluxo de trabalho baseado em contatos para ser executado em uma data e hora específica.

Atrasar até um dia ou uma hora

Use a ação Atrasar até um dia ou hora para pausar seu fluxo de trabalho até um dia específico da semana e/ou hora do dia.

Por exemplo, ao usar um fluxo de trabalho para enviar uma série de e-mails promocionais, você pode querer que alguns sejam enviados apenas em terça-feira. Você pode adicionar uma ação de  Atrasar até um dia ou hora logo depois da ação de envio do e-mail para pausar os contatos atrasados até terça-feira, às 11h. 

Saiba mais sobre como usar esse tipo de atraso.

Atrasar até o evento ocorrer

Use a ação Atrasar até um dia ou hora para pausar os registros até um evento específico ocorrer. Por exemplo, atrase um contato até ele visitar uma página ou preencher um formulário. Saiba mais sobre como usar esse tipo de atraso.

Fluxo de trabalho

Inscrever em outro fluxo de trabalho

Inscreva o registro do fluxo de trabalho atual em outro fluxo de trabalho ativo. Você somente pode inscrever um registro em um fluxo de trabalho do mesmo tipo. Por exemplo, os negócios só podem ser inscritos em fluxos de trabalho baseados em negócios.

Saiba mais sobre a inscrição no fluxo de trabalho.

Se o registro já estiver inscrito no fluxo de trabalho selecionado, ele não será inscrito novamente. Em vez disso, você verá um erro no histórico do fluxo de trabalho. O registro continuará para a próxima etapa do fluxo de trabalho. 

Disparar um webhook

Observação: essa ação está disponível apenas para Operations Hub Professional e Enterprise.

Dispare um webhook a um aplicativo externo. Isso permite que seu fluxo de trabalho se comunique com esse aplicativo externo. Por exemplo, os webhook podem enviar informações de uma empresa da HubSpot (formatadas em JSON) para um CRM externo. Saiba mais sobre como disparar webhooks.

Código personalizado

Observação: essa ação está disponível apenas para Operations Hub Professional e Enterprise.

Use a ação Código personalizado para escrever e executar o JavaScript no fluxo de trabalho. Com ações de código personalizado, você pode estender a funcionalidade do fluxo de trabalho dentro e fora do HubSpot. Saiba mais sobre como usar ações de código personalizado e veja exemplos de ações de código personalizado no catálogo de casos de uso de automação programável do HubSpot.

Formatar dados

Observação: essa ação está disponível apenas para Operations Hub Professional e Enterprise.

A ação do fluxo de trabalho Formatar dados permite corrigir, formatar e manter automaticamente seus dados do CRM. Por exemplo, você pode usar esta ação para colocar os nomes de contatos ou empresas em maiúsculo, calcular valores ou estruturar suas propriedades de data.

Saiba mais sobre como formatar dados com fluxos de trabalho.

Ramificações

Ramificação se/então

Encaminhe os registros inscritos para um determinado caminho com base nas condições definidas. Saiba mais sobre como usar a lógica de ramificação em fluxos de trabalho.

Nesse exemplo, se um registro de empresa tiver o valor Contabilidade em sua propriedade Setor, ele seguirá o caminho SIM. Caso contrário, ele seguirá o caminho NÃO.

Valor igual a ramificação

Use esse tipo de ramificação para enviar registros inscritos para caminhos com base nas propriedades e nos resultados de ações anteriores. Este tipo de ramificação não pode ser configurado com critérios AND e OR. Cada ramificação pode criar até 250 ramificações exclusivas para uma única propriedade.

Saiba mais sobre como usar a lógica de ramificação em fluxos de trabalho.

Ir para outra ação

Conecte as ramificações se/então com a ação Ir para a outra ação. Essa ação pode ajudar a simplificar o processo de criação de fluxos de trabalho ao consolidar ramificações se/então.

As ações Ir para outra ação só podem ser adicionadas a ramificações se/então e você pode selecionar apenas ações em outras ramificações se/então. Isso evita loops de fluxo de trabalho. As ações que não estiverem disponíveis para seleção serão desabilitadas.

Saiba mais sobre a ação Ir para a outra ação.

Comunicação interna

Automatize sua comunicação interna para manter sua equipe no loop.

Enviar uma notificação de e-mail interna

Envie um e-mail interno para um usuário, equipe ou proprietário específico. Este tipo de notificação de e-mail tem opções de formatação semelhantes para outros editores de rich text no HubSpot. Você pode definir e criar texto, inserir imagens e usar tokens com base no tipo de fluxo de trabalho (ou seja, fluxos de trabalho baseados em contato podem usar tokens de contato). Um e-mail interno pode ser útil para:

• notificar um representante de vendas quando um de seus leads preencher um formulário.
• notificar um gerente de vendas quando um lead sem proprietário preencher um formulário de demonstração.
• notificar um representante de serviços quando um contato visitar uma determinada página de ajuda.

Em seus fluxos de trabalho baseados em contato, essa ação é diferente da ação Enviar e-mail de marketing interno, porque você não pode selecionar de e-mails automatizados existentes. A notificação de e-mail interna deve ser criada no editor de fluxo de trabalho. 

Enviar e-mail de marketing interno

Envie um e-mail automatizado para endereços de e-mail específicos ou uma propriedade de contato que armazene um endereço de e-mail, incluindo quaisquer propriedades personalizadas. Essa ação é diferente da ação Enviar e-mail interno, pois você pode selecionar os e-mails automatizados existentes. Essa ação está disponível apenas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Enviar um SMS interno

Envie uma mensagem de texto para um usuário da HubSpot ou um número especificado para um objeto inscrito. Essa ação tem um limite de 1.000 textos por mês por conta, que é redefinido no início de cada mês. Atualmente, não é possível aumentar este limite.  

Esta ação também tem os seguintes limites de taxa por conta: 

• 20 envios por intervalo de 60 segundos.
• 200 envios por intervalo de 60 minutos.
• 100 envios para um único destinatário por período contínuo de 24 horas.

Se uma mensagem de texto for bloqueada devido a esses limites, haverá novas tentativas de envio por duas horas antes de passar para a próxima ação.

A HubSpot usa um terceiro, Twilio, para enviar mensagens SMS por meio desta ação. Quando o texto é inicialmente enviado, o evento do fluxo de trabalho será exibido como Ação iniciada no histórico do fluxo de trabalho. O registro aguardará nessa ação até que o texto seja enviado com sucesso ou ocorra uma falha.

• Um evento de ação bem-sucedido mostrará o status Notificação de SMS enviada.
• Um evento de ação com falha mostrará o status Não é possível enviar porque ocorreu um erro fatal.

Em alguns casos, pode levar até 90 segundos para que o status do evento seja atualizado. Se a mensagem de texto não for enviada após 90 segundos, o registro será movido para a próxima ação. 

Enviar notificação no aplicativo

Envie uma notificação no aplicativo para as equipes ou usuários especificados. A notificação aparecerá na central de notificação do HubSpot e será enviada ao aplicativo HubSpot como uma notificação. Em um fluxo de trabalho baseado em contatos, essa ação é conhecida como Enviar notificação.

Comunicação externa

Enviar e-mail

Observação: ao usar essa ação, o e-mail será enviado para, no máximo, 100 registros associados. Por exemplo, se houver mais de 100 contatos associados a uma empresa, um fluxo de trabalho de empresa com uma ação de envio de e-mail não enviará o e-mail para todos os contatos associados.

Envie e-mails de marketing que foram salvos para automação aos contatos associados ao registro inscrito. Você pode selecionar e-mails de marketing automatizados existentes ou criar um novo e-mail de marketing automatizado, clicando em + Criar novo e-mail. 

Outros e-mails automatizados, como e-mails de registro de membro para um conteúdo privado, não podem ser usados com essa ação.

Os usuários do Service Hub Professional eEnterprise podem usar essa ação para enviar e-mails automatizados quando um tíquete for recebido ou fechado. Saiba como enviar um e-mail quando um tíquete for recebido ou fechado.

Inscrever em uma sequência

Inscreva contatos em uma sequência automaticamente. Você pode selecionar uma sequência específica, juntamente com o remetente e o endereço de e-mail do remetente.

Saiba mais sobre como automatizar a inscrição em sequência usando fluxos de trabalho.

Observação: somente usuários com uma licença paga do Sales Hub ou Service Hub Enterprise podem ser selecionados como um remetente da sequência.

Cancelar inscrição da sequência

Cancele automaticamente a inscrição dos contatos da sequência em que estão inscritos. Saiba mais sobre como automatizar o cancelamento da inscrição em sequência usando fluxos de trabalho.

Cessão

Revezar registro para o proprietário

Atribua igualmente os registros inscritos para usuários dentro de uma equipe selecionada ou entre os usuários especificados. Essa ação é compatível apenas com usuários pagos ativados. Para reatribuir registros que já têm proprietários, marque a caixa de seleção Substituir se o [objeto] tiver um proprietário existente.

Se você optar por revezar entre uma equipe, apenas os membros da equipe principal serão considerados pelo fluxo de trabalho. Os registros não serão revezados para membros da equipe adicionais.

Se você adicionar ou remover proprietários da ação após o fluxo de trabalho ser ativado, as atribuições de essa ação serão redefinidas e as atribuições aleatórias reiniciarão. Os registros recém-inscritos serão revezados para todos os proprietários ou membros da equipe selecionados uniformemente, independentemente das contagens de atribuição de revezamento para registros inscritos anteriormente.

Observação: se a propriedade Proprietário do HubSpot sincronizar com o Salesforce, a ação poderá não funcionar como esperado. O Salesforce pode tentar atualizar o HubSpot com o proprietário anterior mesmo após a HubSpot apagar a propriedade.

Criar

Essas ações, quando disparadas, criarão um novo registro, que será associado ao registro inscrito. Você pode selecionar as associações do registro ao configurar a ação.

Criar registro

Crie automaticamente novos registros usando a ação Criar registro. Você pode criar registros para os seguintes tipos de objetos:

• Contatos
• Empresas
• Negócios
• Objetos personalizados (somente Enterprise)
• Tíquetes (somente Service Hub Professional e Enterprise) 

Saiba mais sobre como criar registros com fluxos de trabalho.

Criar uma tarefa

Crie uma nova tarefa quando disparada por um registro inscrito.

Gerenciamento da lista

As ações de gerenciamento de listas permitem adicionar e remover registros de listas estáticas de contatos e empresas. Essas ações estão disponíveis apenas para fluxos de trabalho baseados em contatos e empresas. 

Adicionar à lista estática

Adicione o contato ou empresa inscrito a uma lista estática específica.

Observação: essa ação está disponível somente para Marketing Hub Professional e Enterprise.

Remover da lista estática

Remova o contato ou a empresa inscrita de uma lista estática específica.

Observação: essa ação está disponível somente para Marketing Hub Professional e Enterprise.

Excluir registros 

Excluir contato (BETA)

Exclua os contatos inscritos em um fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode configurar um fluxo de trabalho para inscrever e excluir contatos inativos em massa. 

Essa ação está disponível apenas em fluxos de trabalho baseados em contatos. Os contatos podem ser restaurados no prazo de 90 dias após a exclusão. Saiba como restaurar os contatos excluídos.  

Gerenciamento de anúncios

As ações de gerenciamento de anúncios permitem adicionar e remover contatos dos públicos dos seus anúncios. Essas ações estão disponíveis apenas em fluxos de trabalho baseados em contatos. 

Adicionar ao público de anúncios

Adicione contatos a um público de anúncios novo ou existente. Ao selecionar um público existente, você pode escolher apenas um público que foi criado na ferramenta de fluxos de trabalho.

Remover do público de anúncios

Remover contatos de um público de anúncios. Você pode escolher apenas de públicos que foram criados na ferramenta de fluxos de trabalho.

Gerenciamento de propriedades

Essas ações atualizam as propriedades do registro inscrito. Você pode usar ações de gerenciamento de propriedades para o registro, disponíveis para sua assinatura:

• As propriedades de contato e empresa podem ser gerenciadas em todos os produtos e planos que incluam fluxos de trabalho.
• As propriedades de negócio podem ser gerenciadas em todos os produtos e planos que incluam fluxos de trabalho.
• As propriedades de orçamento podem ser gerenciadas somente em contas do Sales Hub Enterprise.
• As propriedades do tíquete podem ser gerenciadas somente em contas do Service Hub Professional e Enterprise.
• Em fluxos de trabalho baseados em conversas, você somente pode gerenciar propriedades de contatos associados a conversas. As propriedades de conversa são definidas pela HubSpot automaticamente e não podem ser editadas.
• O status de assinatura de e-mail e o status de contato de marketing só podem ser definidos em fluxos de trabalho baseados em contatos.  

Definir um valor de propriedade

Defina um valor de propriedade no próprio registro ou defina um valor de propriedade em um tipo de propriedade específico. Por exemplo, você pode selecionar para atualizar os contatos associados ao registro de negócio inscrito.

Ao definir um valor de propriedade de um registro que tenha um tipo diferente do tipo de fluxo de trabalho, a ação atualizará todos os registros associados desse tipo. Por exemplo, se você definir uma propriedade de negócios em um fluxo de trabalho baseado em contato, todos os negócios associados ao contato serão atualizados.

Ao definir uma propriedade de várias caixas de seleção, você poderá selecionar se deseja Acrescentar aos valores atuais ou Substituir os valores atuais: 

• Acrescentar aos valores atuais: adiciona os valores selecionados a qualquer um dos valores existentes do registro. Selecione essa opção se quiser que seus registros mantenham os valores que estão atualmente na propriedade.
• Substituir os valores atuais: define a propriedade de cada registro para os valores selecionados. Selecione essa opção se quiser substituir os valores existentes do registro na propriedade.

Copiar um valor de propriedade

Copie um valor de propriedade do registro inscrito em outra propriedade no mesmo registro ou uma propriedade em outro tipo de objeto. Por exemplo, você pode copiar o valor de Número de telefone de uma empresa inscrita para uma propriedade de texto de linha única personalizada em todos os negócios associados. Saiba mais sobre as propriedades de origem e destino compatíveis para copiar os valores de propriedade.

Quando a propriedade de destino for de um tipo de objeto diferente do tipo de fluxo de trabalho, ela copiará a propriedade para todos os registros associados desse tipo. Por exemplo, se você copiar uma propriedade de empresa para uma propriedade de negócio em uma empresa com base no fluxo de trabalho, todos os negócios associados a uma empresa serão atualizados.

Ao copiar entre duas propriedades de várias caixas de seleção, você poderá selecionar se deseja Acrescentar aos valores atuais ou Substituir os valores atuais:

• Acrescentar aos valores atuais: adiciona os valores selecionados a qualquer um dos valores existentes do registro. Selecione essa opção se quiser que seus registros mantenham os valores que estão atualmente na propriedade.
• Substituir os valores atuais: define a propriedade de cada registro para os valores selecionados. Selecione essa opção se quiser substituir os valores existentes do registro na propriedade.

Essa ação também pode ser usada para copiar valores que resultem de ações de fluxo de trabalho anteriores. Por exemplo, se um fluxo de trabalho incluir uma ação de Adicionar ao webinar do Zoom, você pode copiar o link do webinar do Zoom resultante para uma propriedade do contato personalizada. Você pode usar a propriedade personalizada como um token de personalização em um e-mail para enviar o link do webinar para seus participantes. Saiba mais sobre como adicionar contatos a um webinar do Zoom usando fluxos de trabalho.

Limpar um valor de propriedade

Apague um valor em uma propriedade. Isso pode ser uma propriedade no registro inscrito ou uma propriedade em outro tipo de objeto. Por exemplo, você pode apagar o valor na propriedade Status do lead em todos os contatos associados a um negócio inscrito.

Ao desmarcar uma propriedade de um tipo diferente do tipo de fluxo de trabalho, a ação desmarcará a propriedade para todos os registros associados desse tipo. Por exemplo, se você desmarcar uma propriedade de negócio em um fluxo de trabalho baseado em contato, o fluxo de trabalho desmarcará essa propriedade para todos os negócios associados.

Aumentar ou diminuir um valor de propriedade

Aumentar ou diminuir um valor em uma propriedade do tipo Número do registro inscrito. Por exemplo, você pode aumentar o valor de uma propriedade personalizada de número, Pedidos comprados, para cada empresa inscrita.

Gerenciar status de assinatura de e-mail

Personalize o status da assinatura do contato inscrito. Você pode selecionar o novo status de adesão para um tipo de assinatura específico, a base jurídica para se comunicar com o contato e a explicação para esse consentimento de comunicação. Essa ação está disponível apenas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Gerenciar status dos contatos de marketing

Personalize o status de contato de marketing do contato inscrito. Os contatos podem ser definidos como qualificados para marketing a qualquer momento, mas somente serão atualizados para não qualificados para marketing no primeiro dia do mês seguinte ou na data da renovação, o que ocorrer primeiro. Essa ação está disponível apenas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Aplicativos conectados

Quando você conecta um aplicativo à sua conta da HubSpot, o aplicativo pode incluir ações de fluxo de trabalho. Quando um aplicativo conectado fornece ações de fluxo de trabalho, essas ações serão listadas no nome da integração.

O HubSpot suporta determinadas ações de integração, como enviar uma notificação do Slack e adicionar dados ao Google Planilhas, mas também permite que parceiros de integração criem outras ações de extensão para uso na ferramenta de fluxos de trabalho que interage com seus aplicativos.

Para exibir e usar as ações de aplicativo conectados:

• Uma integração entre o aplicativo externo e o HubSpot deve ser criada.
• A conta da HubSpot deve ser integrada com o aplicativo externo.
• Essas ações de extensão devem ser criadas.

Saiba mais sobre como usar ações de aplicativos conectados em seus fluxos de trabalho.

Adicionar contatos a um webinar do Zoom

Adicione contatos como inscritos em um webinar do Zoom. 

No campo Webinar, insira a ID do webinar do Zoom para a qual deseja registrar os contatos ou use um token de personalização que contenha a ID do webinar.    As IDs dos webinars não podem conter hífenes ou espaços. 

Saiba mais sobre como sincronizar os dados de webinars do Zoom com o HubSpot. 

Observação: A integração do HubSpot com o Zoom aceita e sincroniza apenas três campos obrigatórios no Link de registro do Zoom: Nome, Sobrenome e E-mail. Se o link de registro exigir qualquer outro campo, ocorrerá um erro na ação do registro.

Enviar uma notificação do Slack

Envie uma notificação do Slack para a área de trabalho integrada do Slack quando um registro disparar a ação. Essa ação é suportada pelo HubSpot. Saiba mais sobre como enviar notificações do Slack por meio de fluxos de trabalho.

Criar canal do Slack

Criar um canal do Slack no HubSpot. Essa ação está disponível apenas nos fluxos de trabalho baseados em negócios ou empresas.

No campo Nome do canal, você pode especificar o nome do canal ou usar um token de personalização. Os nomes de canais devem ter 80 caracteres ou menos e só podem conter letras minúsculas, números, hífens e sublinhados.

No menu suspenso Visibilidade do canal, você pode selecionar se o canal criado será público ou privado. Um canal privado só estará visível para o usuário que possui o registro inscrito.

Quando o canal é criado, ele será exibido no registro associado da empresa ou negócio. O cartão mostrará que o canal foi criado por um fluxo de trabalho:

Criar uma tarefa do Asana

Automatize a criação de tarefas do Asana com os fluxos de trabalho do HubSpot. Antes de poder criar tarefas do Asana com fluxos de trabalho, você precisará conectar o Asana à sua conta da HubSpot. Você pode conectar o aplicativo do Marketplace de aplicativos ou diretamente de um fluxo de trabalho.

Saiba mais sobre como criar tarefas do Asana usando fluxos de trabalho.

Criar um cartão do Trello

Automatize a criação de cartão do Trello com os fluxos de trabalho do HubSpot. Antes de poder criar tarefas do Trello com fluxos de trabalho, você precisará conectar o Trello à sua conta da HubSpot. Você pode conectar o aplicativo do Marketplace de aplicativos ou diretamente de um fluxo de trabalho.

Saiba mais sobre como criar cartões do Trello com fluxos de trabalho.

Definir uma tarefa do Salesforce

Defina uma tarefa personalizada do Salesforce para o contato inscrito. O proprietário do contato ou o usuário da integração receberá uma tarefa no Salesforce sempre que um contato for atribuído a ele e for inscrito no fluxo de trabalho. Essa ação está disponível apenas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Definir uma campanha do Salesforce

Defina uma campanha do Salesforce para o contato inscrito. Essa ação está disponível apenas em fluxos de trabalho baseados em contatos.

Criar um pedido de vendas no NetSuite

Crie um pedido de vendas do NetSuite para o registro de negócio inscrito. Essa ação só está disponível em fluxos de trabalho baseados em negócios. Antes de poder criar pedidos de venda do NetSuite com fluxos de trabalho, você precisará conectar o NetSuite à sua conta da HubSpot. Você pode conectar o aplicativo do Marketplace de aplicativos ou de um fluxo de trabalho.

Saiba mais sobre a criação de pedidos de venda do NetSuite por meio de fluxos de trabalho baseados em negócios.