Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado.

Elegir tus acciones de workflow

Última actualización: abril 30, 2021

Requisitos

Después de crear tu workflow y configurar activadores de inscripción, elige las acciones para tu workflow. Las acciones son funciones que el workflow ejecutará para los registros inscritos. Las acciones incluyen demoras de tiempo, comunicaciones internas y externas y administración de registros.

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas.

Agregar acciones a tu workflow

En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
Haz clic en el nombre de tu workflow.
Haz clic en el ícono más +.

En el panel derecho, selecciona la acción para agregar a tu workflow y establecer los detalles de la acción.
Haz clic en Guardar.

También puedes conectar una aplicación a tu cuenta de HubSpot para usar las acciones de workflow disponibles incluidas en esa aplicación. Aprende cómo conectar una aplicación a través de la herramienta workflows.

A continuación, se muestran todas las acciones de workflow disponibles, separadas por tipo.

Retraso

Retraso por una cantidad establecida de tiempo

Establece una cantidad de tiempo entre la acción anterior y la siguiente. Los registros inscritos esperarán el tiempo especificado en el retraso antes de pasar a la siguiente acción.

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Establece el período de retraso en días, horas y/o minutos. Más información sobre cómo usar este tipo de retraso.

Nota: si tienes un workflow basado en contactos con Centro en una fecha o en la propiedad Centro en una fecha, los retrasos son relativos a la fecha seleccionada o a la propiedad de fecha en su lugar. Descubre cómo programar acciones en un workflow basado en contactos para ejecutar en una fecha y hora específicas.

Retraso hasta un día u hora

Puedes usar la acción Retraso hasta un día u hora para pausar tu workflow hasta un día específico de la semana y/o una hora del día.

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Por ejemplo, si usas un workflow para enviar una serie de correos electrónicos promocionales, quizá desees que ciertos correos electrónicos solo se envíen los martes. Puedes usar una acción Retraso hasta un día u hora para pausar los contactos retrasados hasta el martes a las 11.00 AM.

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Más información sobre cómo usar este tipo de retraso.

Retrasar hasta que ocurra el evento

Usa la acción Retraso hasta que ocurra el evento para pausar los registros hasta que ocurra un evento especificado. Por ejemplo, retrasa un contacto hasta que visite una página o complete un formulario. Más información sobre cómo usar este tipo de retraso.

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Workflow

Bifurcación si/entonces

Dirigir registros inscritos por una ruta determinada según condiciones establecidas. Más información sobre cómo usar la lógica de bifurcación en tus workflows.

En este ejemplo, si el registro de una empresa tiene el valor Contabilidad de su propiedad Industria, seguirá la ruta SÍ. Si no lo haces, se dirigirá a la ruta NO.

Ir a otra acción

Conectar bifurcaciones si/entonces con la acción Ir a otra acción. Esta acción puede ayudar a optimizar tu proceso de creación de workflows consolidando las bifurcaciones si/entonces las acciones

Ir a otra acción solo se pueden agregar dentro de las bifurcaciones si/entonces, y solo puedes seleccionar acciones en otras bifurcaciones si/entonces. Esto evita los bucles del workflow. Las acciones que no están disponibles para la selección estarán atenuadas.

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Más información sobre la acción Ir a otra acción.

Inscribir en otro workflow

Inscribir al registro del workflow actual en otro workflow activo. Solo puedes inscribir un registro en un workflow del mismo tipo. Por ejemplo, los negocios solo pueden inscribirse en workflows basados en negocios.

Más información sobre inscripción al workflow.

Si el registro ya está inscrito en el workflow seleccionado, no se volverá a inscribir. En cambio, verás un error en el historial de tu workflow. El registro seguirá al siguiente paso del workflow.

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Activar un webhook

Nota: esta acción solo está disponible para Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Enterprise y Service Hub Enterprise.

Activar un webhook a una aplicación externa. Esto permite que tu workflow se comunique con esta aplicación externa. Por ejemplo, los webhooks pueden enviar la información de una empresa de HubSpot (formateado en JSON) a un CRM externo. Más información sobre cómo activar webhooks.

Comunicación interna

Automatiza tu comunicación interna para mantener a tu equipo en el ciclo.

Enviar un correo electrónico interno

Enviar un correo electrónico interno a un usuario, equipo o propietario específico. Este tipo de notificación de correo electrónico tiene opciones de formato similares a otros editores de texto enriquecido en HubSpot. Puedes establecer y darle formato a texto, insertar imágenes y usar fichas según el tipo de workflow (es decir, workflows basados en contactos pueden usar fichas de contactos). Un correo electrónico interno podría ser útil para:

notifica a un representante de ventas cuando uno de sus leads complete un formulario.
notifica a un mánager de ventas cuando un lead del que no eres propietario completa un formulario de demostración.
notifica a un representante de servicios cuando un contacto visita una determinada página de ayuda.

En workflows basados en contactos, esta acción es diferente a la acción Enviar correo electrónico de marketing interno, porque no puedes seleccionar desde correos electrónicos automatizados existentes.

Enviar un SMS interno

Enviar un mensaje de texto a un usuario de HubSpot o un número especificado para un registro inscrito.

Nota: el Envío de una acción de SMS interna tiene un límite de 1.000 textos al mes por cuenta. Este límite se restablece al comienzo de cada mes.

HubSpot usa un tercero, Twilio, para enviar mensajes SMS a través de esta acción. Cuando el texto se envía originalmente, el evento del workflow aparecerá como Acción inicializada en el historial del workflow. Luego, el registro espera en esta acción hasta que el texto se envíe correctamente o falle . Un evento de acción exitoso mostrará el estado Enviada notificación por SMS. Un evento de acción fallido mostrará el estado No se pudo enviar porque ocurrió un error fatal.

En algunos casos, puede tardar hasta 72 horas para que el estado del evento se actualice. Si el mensaje de texto no se envía después de 72 horas, el registro se moverá a la siguiente acción.

Enviar notificación dentro de la aplicación

Enviar una notificación dentro de la aplicación a equipos o usuarios especificados. La notificación aparecerá en el centro de notificación de HubSpot y se enviará a la aplicación HubSpot como una notificación. En un workflow basado en contactos, esta acción se conoce como Enviar notificación.

Comunicación externa

Estas acciones ayudan a alertar a los contactos asociados con el registro inscrito.

Enviar correo electrónico

Nota: esta acción está disponible para Marketing Hub Pro y Enterprise. Cuando actives un correo electrónico, solo se les enviará correo a hasta 100 registros asociados. Por ejemplo, si hay más de 100 contactos asociados a una empresa, un workflow de empresa con una acción de correo electrónico de envío enviará un correo electrónico a 100 de esos contactos.

Enviar un correo electrónico de marketing automatizado a los contactos asociados con el registro inscrito. Puedes seleccionar de correos electrónicos automatizados existentes o crear un nuevo correo electrónico automatizado al hacer clic en Crear nuevo correo.

Los usuarios de Service Hub Pro yEnterprise pueden usar esta acción para enviar correos electrónicos automatizados cuando se reciba o cierra un ticket. Descubre cómo enviar un correo electrónico cuando se recibe o cierra un ticket de asistencia técnica.

Crear una tarea de Asana.

Al agregar una acción, haz clic en la pestaña Conectar una aplicación para acceder a la acción Crear una tarea de Asana. Más información sobre cómo crear tareas de Asana a través de workflows.

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Asignación

Rotar [objeto] al propietario

Asignar los registros inscritos a usuarios también dentro de un equipo seleccionado o entre usuarios especificados. Esta acción solo es compatible con los usuarios con pago. Para reasignar registros que ya tienen propietarios, selecciona la casilla de comprobación Sobrescribir si [objeto] tiene un propietario existente.

Si seleccionas rotar entre un equipo, solo miembros del equipo principal serán considerados por el workflow. Los Registros no se rotarán hacia miembros adicionales del equipo.

Si agregas o eliminas propietarios de la acción después de activar el workflow, los recuentos de asignaciones para esa acción se restablecerán y se comenzarán las asignaciones aleatorias de nuevo. Los registros inscritos recientemente se rotarán a todos los propietarios o miembros de equipo seleccionados de manera uniforme, independientemente de los recuentos de asignación de rotación para registros previamente inscritos.

Nota: si la propiedad Propietario de HubSpotse sincroniza con Salesforce, la acción podría no funcionar como se espera. Salesforce puede intentar actualizar HubSpot con el propietario anterior incluso después de que HubSpot borra la propiedad.

Crear

Estas acciones, cuando se activan, crearán un nuevo registro y lo asociarán con el registro inscrito. Puedes seleccionar las asociaciones de registro al configurar la acción.

Crear registro

Usando la acción Crear registro, puedes crear registros para los siguientes tipos de objetos:

Empresas
Objetos personalizados (solo Enterprise)
Negocio (solo Sales Hub Pro y Enterprise)
Tickets (solo Service Hub Pro y Enterprise)

Nota: para crear registros de objetos personalizados en workflows, el objeto personalizado debe tener una relación con el tipo de objeto del workflow. Por ejemplo, si tu objeto personalizado no tiene una relación definida con el objeto del contacto, no puedes crear registros de objetos personalizados en workflows basados en contactos. Más información sobre cómo definir objetos personalizados.

Para configurar esta acción, comienza seleccionando el tipo de registro en el menú desplegable Tipo de registro para crear. Luego, completa el resto de los detalles del nuevo registro. También puedes elegir asociar registros existentes con los registros creados recientemente.

Más información sobre cómo crear negocios con workflows.

Nota: las cotizaciones solo se pueden asociar a un negocio a la vez. Al asociar nuevos registros con cotizaciones existentes, se eliminarán las cotizaciones de sus negocios actuales.

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Crear una tarea

Crear una nueva tarea cuando se activa por un registro inscrito.

Gestión de listas

Las acciones de gestión de listas te permiten agregar registros y eliminar registros de listas estáticas de contactos y empresas.

Nota: estas acciones solo están disponibles para workflows basados en contactos y empresas.

Agregar a lista estática

Agrega el contacto inscrito o empresa a una lista estática específica.

Nota: esta acción solo está disponible para Marketing Hub Pro y Enterprise.

Eliminar de lista estática

Elimina el contacto inscrito o empresa de una lista estática específica.

Nota: esta acción solo está disponible para Marketing Hub Pro y Enterprise.

Administración de propiedades

Estas acciones actualizan las propiedades del registro inscrito. Puedes usar acciones de administración de propiedades para los registros que están disponibles para tu suscripción:

Las propiedades de contactos y empresas se pueden administrar en todos los productos y planes.
Las propiedades de negocios solo se pueden administrar en cuentas Sales Hub Pro y Enterprise.
Las propiedades de cotizaciones solo se pueden administrar en cuentas Sales Hub Enterprise.
Las propiedades de Ticket solo se pueden administrar en cuentas Service Hub Pro y Enterprise.
En workflows basados en conversaciones, solo puedes administrar propiedades de contactos asociados con la conversación. Las propiedades de conversación están configuradas por HubSpot automáticamente y no se pueden editar.

Establecer un valor de propiedad

Establecer un valor de propiedad en el mismo registro o establecer un valor de propiedad en un tipo de propiedad específico. Por ejemplo, puedes seleccionar para actualizar los contactos asociados al registro de negocio inscrito.

Cuando configures un valor de propiedad de un registro que tenga un tipo diferente que el tipo de workflow, la acción actualizará todos los registros asociados de ese tipo. Por ejemplo, si configuras una propiedad de negocio en un workflow basado en contactos, se actualizarán todos los negocios asociados del contacto.

Al configurar una propiedad de casilla de comprobación múltiple, puedes seleccionar si quieres Adjuntar a valor(es) actual(es) o Reemplazar valor(es) actual(es):

Adjuntar a valor(es) actual(es): agrega los valores seleccionados a cualquiera de los valores existentes del registro. Selecciona esta opción si deseas que tus registros guarden los valores actualmente en la propiedad.
Reemplazar valor(es) actual(es): establece la propiedad para cada registro a los valores seleccionados. Selecciona esta opción si deseas sobrescribir los valores existentes de un registro en la propiedad.

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Copiar un valor de propiedad

Copiar un valor de propiedad del registro inscrito a otra propiedad en el mismo registro o a una propiedad en otro tipo de objeto. Por ejemplo, puedes copiar el valor de un Número de teléfono de una empresa inscrita a una propiedad de texto de una sola línea personalizada en todos los negocios asociados. Más información sobre propiedades de fuente y objetivo compatibles para copiar valores de propiedad.

Cuando la propiedad objetivo sea de un tipo de objeto diferente que el tipo de workflow, copiará la propiedad a todos los registros asociados de ese tipo. Por ejemplo, si copias una propiedad de empresa a una propiedad de negocio en un workflow de empresa, todos los negocios asociados con una empresa se actualizarán.

Al copiar entre dos propiedades de casilla de comprobación múltiple, puedes seleccionar si quieres Adjuntar a valor (es) actual (es) o Reemplazar valor (es) actual (es) :

Adjuntar a valor(es) actual(es): agrega los valores seleccionados a cualquiera de los valores existentes del registro. Selecciona esta opción si deseas que tus registros guarden los valores actualmente en la propiedad.
Reemplazar valor(es) actual(es): establece la propiedad para cada registro a los valores seleccionados. Selecciona esta opción si deseas sobrescribir los valores existentes de un registro en la propiedad.

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Borrar un valor de propiedad

Borrar un valor en una propiedad. Esta propiedad puede ser una propiedad en el registro inscrito o una propiedad en otro tipo de objeto. Por ejemplo, puedes borrar el valor en la propiedad Estado de oportunidad de venta en todos los contactos asociados a un negocio inscrito.

Al eliminar una propiedad que es un tipo diferente del tipo de workflow, la acción borra la propiedad en todos los registros asociados de ese tipo. Por ejemplo, si borras una propiedad de negocio en un workflow basado en contactos, el workflow borra esa propiedad de todos los negocios asociados.

Aumentar o disminuir un valor de propiedad

Aumentar o disminuir un valor en un tipo de propiedad Número del registro inscrito. Por ejemplo, puedes aumentar el valor de una propiedad de número personalizada, pedidos comprados, para cada empresa inscrita.

Aplicaciones conectadas

Cuando conectas una aplicación a tu cuenta de HubSpot, la aplicación puede incluir acciones de workflow. Cuando una aplicación conectada proporciona acciones de workflow, esas acciones se incluirán en el nombre de la integración.

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HubSpot admite determinadas acciones de integración, como enviar una notificación de Slack y agregar datos a Google Sheet, pero también permite a partners de integración crear otras acciones de extensión para usar en la herramienta de workflows que interactúan con su aplicación.

Para ver y usar las acciones de aplicaciones contactas:

Se debe crear una integración entre la aplicación externa y HubSpot.
La cuenta de HubSpot debe integrarse con la aplicación externa.
Estas acciones de extensión deben crearse.

Más información sobre cómo usar las acciones de aplicaciones conectadas en tus workflows.

Enviar una notificación de Slack

Enviar una notificación de Slack a tu espacio de trabajo integrado en Slack cuando un registro active la acción. Esta acción es compatible con HubSpot. Más información sobre enviar notificaciones de slack a través de workflows.

Crear canal de Slack

Crear un canal de Slack desde HubSpot.

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En el campo Nombre del canal, puedes especificar el nombre del canal o usar una ficha de personalización. Los nombres de los canales deben tener 80 caracteres o menos y solo pueden contener letras minúsculas, números, guiones y guiones bajos.

En el menú desplegable Visibilidad del canal, puedes seleccionar si el canal creado será público o privado. Un canal privado solo será visible para el usuario propietario del registro inscrito.

Cuando se crea el canal, aparecerá en el registro asociado de la empresa o negocio. La tarjeta mostrará que el canal fue creado por un workflow:

Nota:

El registro que estás inscribiendo en el workflow debe tener un propietario. Si un registro de empresa o negocio no tiene un propietario, no se creará el canal.
Por opción predeterminada, el propietario del registro será invitado al canal.