Elegir tus acciones de workflow

Después de crear tu workflow y configurar activadores de inscripción, elige las acciones para tu workflow. Las acciones son funciones que el workflow ejecutará para los registros inscritos. Las acciones incluyen demoras de tiempo, comunicaciones internas y externas y administración de registros. 

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas. 

La mayoría de las acciones del workflow, como Crear tarea y Enviar correo electrónico, pueden guardarse sin configurar todos los detalles. Esto puede ayudar a agilizar laconstrucción del workflow al permitirte agregar tus acciones primero como marcadores de posición, y luego configurar el resto de los detalles antes de activar el workflow.

Las acciones de los marcadores de posición deben rellenarse antes de poder activar el workflow. Más información sobre acciones de marcadores de posición.

Agregar acciones a tu workflow

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
• Haz clic en el nombre de tu workflow.
• Haz clic en el ícono más +.

• En el panel derecho, selecciona la acción para agregar a tu workflow y establecer los detalles de la acción.
• Haz clic en Guardar.

También puedes conectar una aplicación a tu cuenta de HubSpot para usar las acciones de workflow disponibles incluidas en esa aplicación. Aprende cómo conectar una aplicación a través de la herramienta workflows.

A continuación, se muestran todas las acciones de workflow disponibles, separadas por tipo.

Retraso

Retraso por una cantidad establecida de tiempo

Establece una cantidad de tiempo entre la acción anterior y la siguiente. Los registros inscritos esperarán el tiempo especificado en el retraso antes de pasar a la siguiente acción.

Establece el período de retraso en días, horas y/o minutos.   Más información sobre cómo usar este tipo de retraso.

Nota: si tienes un workflow basado en contactos con Centro en una fecha o en la propiedad Centro en una fecha, los retrasos son relativos a la fecha seleccionada o a la propiedad de fecha en su lugar. Descubre cómo programar acciones en un workflow basado en contactos para ejecutar en una fecha y hora específicas.

Retraso hasta un día u hora

Puedes usar la acción Retraso hasta un día u hora para pausar tu workflow hasta un día específico de la semana y/o una hora del día.

Por ejemplo, si usas un workflow para enviar una serie de correos electrónicos promocionales, quizá desees que ciertos correos electrónicos solo se envíen los martes. Puedes usar una acción Retraso hasta un día u hora para pausar los contactos retrasados hasta el martes a las 11.00 AM. 

Más información sobre cómo usar este tipo de retraso.

Retrasar hasta que ocurra el evento

Usa la acción Retraso hasta que ocurra el evento para pausar los registros hasta que ocurra un evento especificado. Por ejemplo, retrasa un contacto hasta que visite una página o complete un formulario. Más información sobre cómo usar este tipo de retraso.

Workflow

Inscribir en otro workflow

Inscribir al registro del workflow actual en otro workflow activo. Solo puedes inscribir un registro en un workflow del mismo tipo. Por ejemplo, los negocios solo pueden inscribirse en workflows basados en negocios.

Más información sobre inscripción al workflow.

Si el registro ya está inscrito en el workflow seleccionado, no se volverá a inscribir. En cambio, verás un error en el historial de tu workflow. El registro seguirá al siguiente paso del workflow. 

Activar un webhook

Nota: esta acción solo está disponible para Operations Hub Pro.

Activar un webhook a una aplicación externa. Esto permite que tu workflow se comunique con esta aplicación externa. Por ejemplo, los webhooks pueden enviar la información de una empresa de HubSpot (formateado en JSON) a un CRM externo. Más información sobre cómo activar webhooks.

Código personalizado

Nota: esta acción solo está disponible para Operations Hub Pro.

Usa la acción Código personalizado para escribir y ejecutar JavaScript en tu workflow. Con acciones de código personalizado, puedes extender la funcionalidad de workflow dentro y fuera de HubSpot. Obtenga más información sobre el uso de acciones de código personalizado y vea ejemplos de acciones de código personalizado en el catálogo de Ejemplos de uso de automatización programable de HubSpot.

Formatear datos

Nota: esta acción solo está disponible para Operations Hub Pro.

La acción del workflow de Formatear datos te permite automáticamente corregir, formatear y mantener tus datos del CRM. Por ejemplo, puedes usar esta acción para poner en mayúsculas los nombres de contactos o empresas, calcular valores o estructurar tus propiedades de fecha.

Más información sobre cómo darle formato a los datos mediante workflows.

Bifurcaciones

Bifurcación si/entonces

Dirigir registros inscritos por una ruta determinada según condiciones establecidas. Más información sobre cómo usar la lógica de bifurcación en tus workflows.

En este ejemplo, si el registro de una empresa tiene el valor Contabilidad de su propiedad Industria, seguirá la ruta SÍ. Si no, se dirigirá a la ruta NO.

El valor es igual a la bifurcación

Usa este tipo de bifurcación para enviar registros inscritos en determinadas rutas según las propiedades y los resultados de las acciones anteriores. Este tipo de bifurcación no se puede configurar con criterios Y y O. Cada bifurcación puede crear hasta 250 bifurcaciones únicas para una sola propiedad.

Más información sobre cómo usar la lógica de bifurcación en tus workflows.

Ir a otra acción

Conectar bifurcaciones si/entonces con la acción Ir a otra acción. Esta acción puede ayudar a optimizar tu proceso de creación de workflows consolidando las bifurcaciones si/entonces las acciones

Ir a otra acción solo se pueden agregar dentro de las bifurcaciones si/entonces, y solo puedes seleccionar acciones en otras bifurcaciones si/entonces. Esto evita los bucles del workflow. Las acciones que no están disponibles para la selección estarán atenuadas.

Más información sobre la acción Ir a otra acción.

Comunicación interna

Automatiza tu comunicación interna para mantener a tu equipo en el ciclo.

Enviar un correo electrónico interno de notificación

Enviar un correo electrónico interno a un usuario, equipo o propietario específico. Este tipo de notificación de correo electrónico tiene opciones de formato similares a otros editores de texto enriquecido en HubSpot. Puedes establecer y darle formato a texto, insertar imágenes y usar fichas según el tipo de workflow (es decir, workflows basados en contactos pueden usar fichas de contactos). Un correo electrónico interno podría ser útil para:

• notifica a un representante de ventas cuando uno de sus leads complete un formulario.
• notifica a un mánager de ventas cuando un lead del que no eres propietario completa un formulario de demostración.
• notifica a un representante de servicios cuando un contacto visita una determinada página de ayuda.

En workflows basados en contactos, esta acción es diferente a la acción Enviar correo electrónico de marketing interno, porque no puedes seleccionar desde correos electrónicos automatizados existentes. La notificación por correo electrónico interno debe crearse desde el editor de workflows. 

Enviar correo electrónico de marketing interno

Enviar un correo electrónico automatizado a direcciones de correo electrónico especificadas o una propiedad de contacto que almacene una dirección de correo electrónico, incluyendo cualquier propiedad personalizada. Esta acción es diferente a la acción Enviar correo interno porque puedes seleccionar correos electrónicos automatizados existentes. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.

Enviar un SMS interno

Enviar un mensaje de texto a un usuario de HubSpot o un número especificado para un registro inscrito. Esta acción tiene un límite de 1.000 mensajes de texto al mes por cuenta que se restablece al principio de cada mes. Esta acción también tiene los siguientes límites de tasa por cuenta: 

• 20 envíos por intervalo de 60 segundos.
• 200 envíos por intervalo de 60 minutos.
• 100 envíos a un solo destinatario por período de 24 horas consecutivas.

Si un mensaje de texto se bloquea debido a estos límites, el envío se reintentará durante dos horas antes de pasar a la siguiente acción.

HubSpot usa un tercero, Twilio, para enviar mensajes SMS a través de esta acción. Cuando el texto se envía originalmente, el evento del workflow aparecerá como Acción inicializada en el historial del workflow. Luego, el registro espera en esta acción hasta que el texto se envíe correctamente o falle .

• Un evento de acción exitoso mostrará el estado Enviada notificación por SMS.
• Un evento de acción fallido mostrará el estado No se pudo enviar porque ocurrió un error fatal.

En algunos casos, puede tardar hasta 90 segundos para que el estado del evento se actualice. Si el mensaje de texto no se envía después de 90 segundos, el registro se moverá a la siguiente acción. 

Enviar notificación dentro de la aplicación

Enviar una notificación dentro de la aplicación a equipos o usuarios especificados. La notificación aparecerá en el centro de notificación de HubSpot y se enviará a la aplicación HubSpot como una notificación. En un workflow basado en contactos, esta acción se conoce como Enviar notificación.

Comunicación externa

Enviar correo electrónico

Nota: cuando utilices esta acción, solo se enviarán por correo electrónico hasta 100 registros asociados Por ejemplo, si hay más de 100 contactos asociados a una empresa, un workflow de empresa con una acción de correo electrónico de envío no enviará el correo electrónico a todos los contactos asociados.

Envía correos electrónicos de marketing que se hayan guardado para la automatización a los contactos asociados con el registro inscrito. Puedes seleccionar de correos electrónicos automatizados existentes o crear un nuevo correo electrónico automatizado al hacer clic en Crear nuevo correo. 

Otros correos electrónicos automatizados, como los correos electrónicos de registro de miembros para contenido privado, no se pueden usar con esta acción.

Los usuarios de Service Hub Pro  yEnterprise pueden usar esta acción para enviar correos electrónicos automatizados cuando se reciba o cierra un ticket. Descubre cómo enviar un correo electrónico cuando se recibe o cierra un ticket de asistencia técnica.

Inscribir en una secuencia

Inscribir automáticamente contactos en una secuencia. Puedes seleccionar una secuencia específica, junto el remitente y la dirección de correo electrónico del remitente.

Más información sobre cómo automatizar la inscripción de secuencias usando workflows.

Nota: solo se pueden seleccionar usuarios con un cupo de pago de Sales Hub o Service Hub Enterprise como remitente de secuencias.

Cancelar inscripción en secuencia

Inscribe automáticamente los contactos desde la secuencia en la que están inscritos. Más información sobre cómo automatizar la cancelación de la suscripción usando workflows.

Asignación

Rotar registro al propietario

Asignar los registros inscritos a usuarios también dentro de un equipo seleccionado o entre usuarios especificados. Esta acción solo es compatible con los usuarios con pago. Para reasignar registros que ya tienen propietarios, selecciona la casilla de comprobación Sobrescribir si [objeto] tiene un propietario existente.

Si seleccionas rotar entre un equipo, solo miembros del equipo principal serán considerados por el workflow. Los Registros no se rotarán hacia miembros adicionales del equipo.

Si agregas o eliminas propietarios de la acción después de activar el workflow, los recuentos de asignaciones para esa acción se restablecerán y se comenzarán las asignaciones aleatorias de nuevo. Los registros inscritos recientemente se rotarán a todos los propietarios o miembros de equipo seleccionados de manera uniforme, independientemente de los recuentos de asignación de rotación para registros previamente inscritos.

Nota: si la propiedad Propietario de HubSpotse sincroniza con Salesforce, la acción podría no funcionar como se espera. Salesforce puede intentar actualizar HubSpot con el propietario anterior incluso después de que HubSpot borra la propiedad.

Crear

Estas acciones, cuando se activan, crearán un nuevo registro y lo asociarán con el registro inscrito. Puedes seleccionar las asociaciones de registro al configurar la acción.

Crear registro

Usando la acción Crear registro, puedes crear registros para los siguientes tipos de objetos:

• Contactos
• Empresas
• Negocios
• Objetos personalizados (solo Enterprise)
• Tickets (solo Service Hub Pro y Enterprise)

Al crear registros con workflows, tenga en cuenta lo siguiente:

• Para crear registros de objetos personalizados con un workflow, el objeto personalizado debe tener una relación con el tipo de objeto del workflow. Por ejemplo, si tu objeto personalizado no tiene una relación definida con el objeto del contacto, no puedes crear registros de objetos personalizados en workflows basados en contactos. Más información sobre cómo definir objetos personalizados.
• Se requiere una dirección de correo electrónico para crear registros de contacto con un workflow. Se recomienda utilizar un token de personalización para insertar un valor del registro inscrito. Por ejemplo, si tiene un formulario de referencia en su sitio web, puede utilizar el valor de la propiedad de referencia para crear un nuevo registro de contacto.
• Al crear registros del mismo tipo que el workflow, asegúrese de que el registro creado no cumpla con los activadores de inscripción del workflow. De lo contrario, se podría crear un bucle infinito en el que los registros creados crean infinitamente nuevos registros.

Para configurar esta acción:

• En el menú desplegable Tipo de registro para crear, selecciona el tipo de registro que deseas crear.
• Completa el resto de los detalles del nuevo registro. También puedes elegir asociar registros existentes con los registros creados recientemente.

Nota: las cotizaciones solo se pueden asociar a un negocio a la vez. Al asociar nuevos registros con cotizaciones existentes, se eliminarán las cotizaciones de sus negocios actuales.

• Haz clic en Guardar.

Más información sobre cómo crear negocios con workflows.

Crear una tarea

Crear una nueva tarea cuando se activa por un registro inscrito.

Gestión de listas

Las acciones de gestión de listas te permiten agregar registros y eliminar registros de listas estáticas de contactos y empresas. Estas acciones solo están disponibles para workflows basados en contactos y empresas. 

Agregar a lista estática

Agrega el contacto inscrito o empresa a una lista estática específica.

Nota: esta acción solo está disponible para Marketing Hub Pro y Enterprise.

Eliminar de lista estática

Elimina el contacto inscrito o empresa de una lista estática específica.

Nota: esta acción solo está disponible para Marketing Hub Pro y Enterprise.

Administración de anuncios

Las acciones de administración de anuncios te permiten agregar y eliminar contactos de tus audiencias de anuncios. Estas acciones solo están disponibles en workflows basados en contactos. 

Agregar a la audiencia de anuncios

Agregar contactos a una nueva o existente audiencia de anuncios. Al seleccionar una audiencia existente, solo puedes elegir una audiencia que se creó en la herramienta workflows.

Eliminar de la audiencia de anuncios

Eliminar contactos de una audiencia de anuncios. Solo puedes elegir entre audiencias que se crearon en la herramienta workflows.

Administración de propiedades

Estas acciones actualizan las propiedades del registro inscrito. Puedes usar acciones de administración de propiedades para los registros que están disponibles para tu suscripción:

• Las propiedades de contactos y empresas se pueden administrar en todos los productos y planes que incluyen workflows.
• Las propiedades de contactos y empresas se pueden administrar en todos los productos y planes que incluyen workflows.
• Las propiedades de cotizaciones solo se pueden administrar en cuentas Sales Hub  Enterprise.
• Las propiedades de Ticket solo se pueden administrar en cuentas Service Hub Pro y Enterprise.
• En workflows basados en conversaciones, solo puedes administrar propiedades de contactos asociados con la conversación. Las propiedades de conversación están configuradas por HubSpot automáticamente y no se pueden editar.
• El estado de la suscripción por correo electrónico y el estado del contacto de marketing solo se pueden establecer en workflows basados en contactos.  

Establecer un valor de propiedad

Establecer un valor de propiedad en el mismo registro o establecer un valor de propiedad en un tipo de propiedad específico. Por ejemplo, puedes seleccionar para actualizar los contactos asociados al registro de negocio inscrito.

Cuando configures un valor de propiedad de un registro que tenga un tipo diferente que el tipo de workflow, la acción actualizará todos los registros asociados de ese tipo. Por ejemplo, si configuras una propiedad de negocio en un workflow basado en contactos, se actualizarán todos los negocios asociados del contacto.

Al configurar una propiedad de casilla de comprobación múltiple, puedes seleccionar si quieres Adjuntar a valor(es) actual(es) o Reemplazar valor(es) actual(es): 

• Adjuntar a valor(es) actual(es): agrega los valores seleccionados a cualquiera de los valores existentes del registro. Selecciona esta opción si deseas que tus registros guarden los valores actualmente en la propiedad.
• Reemplazar valor(es) actual(es): establece la propiedad para cada registro a los valores seleccionados. Selecciona esta opción si deseas sobrescribir los valores existentes de un registro en la propiedad.

Copiar un valor de propiedad

Copiar un valor de propiedad del registro inscrito a otra propiedad en el mismo registro o a una propiedad en otro tipo de objeto. Por ejemplo, puedes copiar el valor de un Número de teléfono de una empresa inscrita a una propiedad de texto de una sola línea personalizada en todos los negocios asociados. Más información sobre propiedades de fuente y objetivo compatibles para copiar valores de propiedad.

Cuando la propiedad objetivo sea de un tipo de objeto diferente que el tipo de workflow, copiará la propiedad a todos los registros asociados de ese tipo. Por ejemplo, si copias una propiedad de empresa a una propiedad de negocio en un workflow de empresa, todos los negocios asociados con una empresa se actualizarán.

Al copiar entre dos propiedades de casilla de comprobación múltiple, puedes seleccionar si quieres Adjuntar a valor (es) actual (es) o Reemplazar valor (es) actual (es) : 

• Adjuntar a valor(es) actual(es): agrega los valores seleccionados a cualquiera de los valores existentes del registro. Selecciona esta opción si deseas que tus registros guarden los valores actualmente en la propiedad.
• Reemplazar valor(es) actual(es): establece la propiedad para cada registro a los valores seleccionados. Selecciona esta opción si deseas sobrescribir los valores existentes de un registro en la propiedad.

Esta acción también se puede utilizar para copiar valores que resultan de acciones de workflow anteriores. Por ejemplo, si un workflow incluye una acción Agregar a webinario de Zoom, puedes copiar el enlace del webinario de Zoom resultante en una propiedad de contacto personalizada. Puedes usar la propiedad personalizada como un token de personalización en un correo electrónico para enviar el enlace del webinario a tus asistentes. Más información sobre cómo agregar contactos a un webinario de Zoom mediante workflows.

Borrar un valor de propiedad

Borrar un valor en una propiedad. Esta propiedad puede ser una propiedad en el registro inscrito o una propiedad en otro tipo de objeto. Por ejemplo, puedes borrar el valor en la propiedad Estado de oportunidad de venta en todos los contactos asociados a un negocio inscrito.

Al eliminar una propiedad que es un tipo diferente del tipo de workflow, la acción borra la propiedad en todos los registros asociados de ese tipo. Por ejemplo, si borras una propiedad de negocio en un workflow basado en contactos, el workflow borra esa propiedad de todos los negocios asociados.

Aumentar o disminuir un valor de propiedad

Aumentar o disminuir un valor en un tipo de propiedad Número del registro inscrito. Por ejemplo, puedes aumentar el valor de una propiedad de número personalizada, pedidos comprados, para cada empresa inscrita.

Administrar el estado de la suscripción a los correos electrónicos

Personaliza el estado de suscripción del contacto inscrito. Puedes seleccionar su nuevo estado de suscripción para un tipo de suscripción específico, la base jurídica para comunicarte con el contacto y la explicación de este consentimiento de comunicación. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.

Administrar el estado de contacto de marketing

Personaliza el estado de contacto de marketing del contacto inscrito. Los contactos se pueden establecer como de marketing en cualquier momento, pero solo se actualizarán a no de marketing el primer día del mes siguiente o en la fecha de renovación, lo que ocurra primero. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.

Aplicaciones conectadas

Cuando conectas una aplicación a tu cuenta de HubSpot, la aplicación puede incluir acciones de workflow. Cuando una aplicación conectada proporciona acciones de workflow, esas acciones se incluirán en el nombre de la integración.

HubSpot admite determinadas acciones de integración, como enviar una notificación de Slack y agregar datos a Google Sheet, pero también permite a partners de integración crear otras acciones de extensión para usar en la herramienta de workflows que interactúan con su aplicación.

Para ver y usar las acciones de aplicaciones contactas:

• Se debe crear una integración entre la aplicación externa y HubSpot.
• La cuenta de HubSpot debe integrarse con la aplicación externa.
• Estas acciones de extensión deben crearse.

Más información sobre cómo usar las acciones de aplicaciones conectadas en tus workflows.

Agregar contactos a un webinario de Zoom

Agrega contactos como inscritos a un webinario de Zoom. 

En el campo Webinario, escribe el ID del webinario de Zoom en el que deseas registrar los contactos o usa un token de personalización que contenga un ID del webinario.  

Más información sobre cómo sincronizar los datos de los webinarios de Zoom con HubSpot. 

Nota: La integración de HubSpot con Zoom solo acepta tres campos obligatorios en el enlace de registro de Zoom: Nombre, Apellido y Correo electrónico. Si el enlace de registro requiere cualquier otro campo, la acción de registro va a fallar.

Enviar una notificación de Slack

Enviar una notificación de Slack a tu espacio de trabajo integrado en Slack cuando un registro active la acción. Esta acción es compatible con HubSpot. Más información sobre enviar notificaciones de slack a través de workflows.

Crear canal de Slack

Crear un canal de Slack desde HubSpot. Esta acción solo está disponible en los workflows basados en empresas y negocios.

En el campo Nombre del canal, puedes especificar el nombre del canal o usar una ficha de personalización. Los nombres de los canales deben tener 80 caracteres o menos y solo pueden contener letras minúsculas, números, guiones y guiones bajos.

En el menú desplegable Visibilidad del canal, puedes seleccionar si el canal creado será público o privado. Un canal privado solo será visible para el usuario propietario del registro inscrito.

Cuando se crea el canal, aparecerá en el registro asociado de la empresa o negocio. La tarjeta mostrará que el canal fue creado por un workflow:

Crear una tarea de Asana.

Automatiza la creación de tareas de Asana con workflows de HubSpot. Antes de crear tareas de Asana con workflows, deberás conectar Asana a tu cuenta de HubSpot. Puedes conectar la aplicación desde el Mercado de aplicaciones o desde dentro de un workflow.

Más información sobre cómo crear tareas de Asana a través de workflows.

Crear una tarjeta de Trello

Automatiza la creación de tarjetas de Trello con workflows de HubSpot. Antes de crear tarjetas de Trello con workflows, deberás conectar Trello a tu cuenta de HubSpot. Puedes conectar la aplicación desde el Mercado de aplicaciones o desde dentro de un workflow.

Más información sobre cómo crear tarjetas de Trello con workflows.

Establecer una tarea de Salesforce

Establece una tarea de Salesforce personalizada para el contacto inscrito. El propietario del contacto o el usuario de integración recibirán una tarea en Salesforce cada vez que se les asigne un contacto y esté inscrito en el workflow. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.

Establecer una campaña de Salesforce

Establece una campaña de Salesforce para el contacto inscrito. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.