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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Workflows

Elegir tus acciones de workflow

Última actualización: septiembre 5, 2022

Requisitos

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise

Después de crear tu workflow y configurar activadores de inscripción, elige acciones para agregar a tu workflow. Las acciones son funciones que el workflow ejecutará para los registros inscritos. 

Por ejemplo, puedes agregar acciones para enviar correos electrónicos, crear nuevos registros, administrar las suscripciones de tus contactos y más. También puedes usar acciones de flujo de trabajo desde aplicaciones conectadas

Muchas de las acciones de workflows, como Crear tarea y Enviar correo electrónico, pueden guardarse sin configurar todos los detalles. Puedes agregar tus acciones primero como marcadores de posición. A continuación, completa las acciones de marcador de posición antes de activar el workflow. Más información sobre las acciones de los marcadores de posición.

Nota: las acciones disponibles dependen de tu suscripción. Las acciones bloqueadas locked requieren una actualización de una cuenta para poder usarlas.

Retraso

Usa retrasos para agregar una pausa entre acciones en tu workflow. Más información sobre cómo usar retrasos con tus workflows.

Acción Lo que hace la acción

Retraso por una cantidad establecida de tiempo

Retrasa los registros inscritos por una cantidad específica de días, horas y minutos. Los registros inscritos esperarán en el retraso antes de pasar a la acción neta.  Por ejemplo, cuando un contacto envía un formulario, puedes establecer un retraso de un día antes de enviar un correo electrónico de marketing automatizado. 

Si tienes un workflow basado en contactos con Centro en una fecha o en la propiedad Centro en una fecha, los retrasos son relativos a la fecha seleccionada o a la propiedad de fecha en su lugar. Descubre cómo programar acciones en un workflow basado en contactos para ejecutar en una fecha y hora específicas.

Retraso hasta un día u hora

Retrasar los registros inscritos hasta días específicos de la semana y/o hora del día. Por ejemplo, si usas un workflow para enviar una serie de correos electrónicos promocionales, quizá desees que ciertos correos electrónicos solo se envíen los martes. Puedes usar un retraso justo antes de la acción Enviar correo electrónico para pausar los contactos retrasados hasta el martes a las 11.00 AM.

Retrasar hasta que ocurra el evento 

Retrasa los registros inscritos hasta que ocurra un evento especificado. Por ejemplo, retrasa un contacto hasta que visite una página o complete un formulario.

 

Workflow

Acción Lo que hace la acción

Inscribir en otro workflow

Inscribir el registro del workflow actual en otro workflow activo. Solo puedes inscribir un registro en un workflow del mismo tipo. Por ejemplo, los negocios solo se pueden inscribir en workflows basados ​​en negocios.

Si el registro ya está inscrito en el workflow seleccionado, no se volverá a inscribir. En cambio, verás un error en el historial de tu workflow. El registro seguirá al siguiente paso del workflow. 


Activar un webhook (solo Operations Hub Pro y Enterprise)

Activar un webhook a una aplicación externa. Esto permite que tu workflow se comunique con esta aplicación externa. Por ejemplo, los webhooks pueden enviar la información de una empresa de HubSpot (formateada en JSON) a un CRM externo.

Más información sobre cómo activar webhooks.

Código personalizado (solo Operations Hub Pro y Enterprise)

Escribe y ejecuta JavaScript en tu workflow. Puedes extender la funcionalidad de workflow dentro y fuera de HubSpot con acciones de código personalizado.

Obtén más información sobre el uso de acciones de código personalizado y ve ejemplos de acciones de código personalizado en el Catálogo de ejemplos de uso de automatización programable de HubSpot.

Formatear datos (solo Operations Hub Pro y Enterprise)

Formatea y mantenga automáticamente tus datos de CRM. Por ejemplo, puedes usar esta acción para para poner en mayúsculas los nombres de contactos o empresas, calcular valores o estructurar tus propiedades de fecha.

Más información sobre cómo darle formato a los datos mediante workflows.

 

Bifurcaciones

Usa sucursales para dirigir tu registro inscrito a rutas de workflow específicas según criterios establecidos. Más información sobre cómo usar bifurcaciones en tus workflows.

Acción Lo que hace la acción

Bifurcación si/entonces

Dirigir registros inscritos por una ruta determinada según criterios de filtro. Puedes usar criterios Y y O al configurar este tipo de bifurcación.

 

El valor es igual a la bifurcación

Usa este tipo de bifurcación para enviar registros inscritos en determinadas rutas según las propiedades y los resultados de las acciones anteriores.

Este tipo de bifurcación no se puede configurar con criterios Y y O. Cada bifurcación puede crear hasta 250 bifurcaciones únicas para una sola propiedad.

Ir a otra acción

Conecta las bifurcaciones si/entonces con esta acción. Esta acción puede ayudar a optimizar tu proceso de creación de workflows consolidando las bifurcaciones si/entonces.

Las acciones Ir a otra acción solo se pueden agregar dentro de las bifurcaciones si/entonces y solo puedes seleccionar acciones en otras bifurcaciones si/entonces. Esto evita los bucles del workflow. Las acciones que no están disponibles para la selección estarán atenuadas.

Más información sobre el uso de la acción Ir a otra acción .


 

Comunicación interna

Utilice las siguientes acciones para automatizar las comunicaciones internas y mantener actualizado a tu equipo.

Acción Lo que hace la acción

Enviar un correo electrónico interno de notificación

Enviar un correo electrónico interno a usuarios, equipos o propietarios específicos. Este tipo de notificación de correo electrónico tiene opciones de formato similares a otros editores de texto enriquecido en HubSpot. Puedes establecer y darle formato a texto, insertar imágenes y usar fichas según el tipo de workflow (es decir, workflows basados en contactos pueden usar fichas de contactos). 

En workflows basados en contactos, esta acción es diferente a la acción Enviar correo electrónico de marketing interno, porque no puedes seleccionar desde correos electrónicos automatizados existentes. La notificación por correo electrónico interno debe crearse desde el editor de workflows. 


Enviar un correo electrónico de marketing (solo Marketing Hub Pro Enterprise).

Enviar un correo electrónico automatizado a direcciones de correo electrónico especificadas o una propiedad de contacto que almacene una dirección de correo electrónico, incluyendo cualquier propiedad personalizada.

Esta acción es diferente a la acción
Enviar correo interno porque puedes seleccionar correos electrónicos automatizados existentes. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.

Enviar un SMS interno


Nota:
  • La acción Enviar un flujo de trabajo de SMS interno se pondrá en marcha el 30 de septiembre de 2022. Cualquier workflow que use esta acción no podrá enviar mensajes SMS internos. Si estás usando la acción Enviar un SMS interno en cualquiera de tus flujos de trabajo, te recomendamos que actualices tus flujos de trabajo para usar la acción Enviar una notificación interna por correo electrónico Enviar una notificación en la aplicación.

Enviar notificación dentro de la aplicación 

Enviar una notificación dentro de la aplicación a equipos o usuarios especificados. La notificación aparecerá en el centro de notificación de HubSpot y se enviará a la aplicación HubSpot como una notificación.

 

Comunicación externa

Usa las siguientes acciones para automatizar la comunicación externa y nutrir tus contactos.

Acción Lo que hace la acción

Enviar correo electrónico (solo Marketing Hub y Service Hub  Pro y Enterprise)

Envía correos electrónicos de marketing que se hayan guardado para la automatización a los contactos asociados con el registro inscrito. Puedes seleccionar de correos electrónicos de marketing automatizados existentes o crear un nuevo correo electrónico de marketing automatizado al hacer clic en
+ Crear nuevo correo

Cuando uses esta acción, ten en cuenta lo siguiente: 

Los usuarios de Service Hub Pro y Enterprise pueden usar esta acción para enviar correos electrónicos automatizados cuando se reciba o cierra un ticket. Descubre cómo enviar un correo electrónico cuando se recibe o cierra un ticket.

Nota: si tienes acceso a Service Hub Starter y Sales Hub Professional+ o Marketing Hub Starter+, verás los correos electrónicos en la sección Enviar acción de correo electrónico en la herramienta Flujos de trabajo. Sin embargo, estos correos electrónicos no están disponibles para su uso y la acción solo se puede usar para enviar correos electrónicos automatizados cuando se recibe o cierra un ticket.

Inscríbase en una secuencia (solo Sales Hub y Service Hub Enterprise)

Inscribir automáticamente contactos en una secuencia. Puedes seleccionar una secuencia específica, junto con el remitente y la dirección de correo electrónico del remitente. Solo se pueden seleccionar usuarios con un cupo de pago de Sales Hub o Service Hub Enterprise como remitente de secuencias.

Obtén más información sobre comoautomatizar la inscripción de secuencias mediante workflows.

Cancelar la inscripción de la secuencia (solo Sales Hub y Service Hub Enterprise)

Inscribe automáticamente los contactos desde la secuencia en la que están inscritos.

Más información sobre cómo 
automatizar la cancelación de la suscripción usando workflows.

 

Asignación

Utiliza las acciones de asignación para asignar contactos automáticamente a tu equipo. 

Acción Lo que hace la acción 
Rotar registro al propietario

(Sales Hub y Service Hub  Pro y Enterprise únicamente)

Asignar los registros inscritos a usuarios del mismo modo dentro de un equipo seleccionado o entre usuarios especificados. Esta acción solo es compatible con usuarios con pago activados. Cuando uses esta acción, ten en cuenta lo siguiente: 
  • Si la propiedad Propietario de HubSpot se sincroniza con Salesforce, la acción podría no funcionar como se espera. Salesforce puede intentar actualizar HubSpot con el propietario anterior incluso después de que HubSpot borra la propiedad.
  • Para reasignar registros que ya tienen propietarios, selecciona la casilla de comprobación Sobrescribir si [objeto] tiene un propietario existente.
  • Si seleccionas rotar entre un equipo, solo miembros del equipo principal serán considerados por el workflow.Los registros no se rotarán hacia miembros adicionales del equipo.
  • Si agregas o eliminas propietarios de la acción después de activar el workflow, los recuentos de asignaciones para esa acción se restablecerán y se comenzarán las asignaciones aleatorias de nuevo. Los registros inscritos recientemente se rotarán a todos los propietarios o miembros de equipo seleccionados de manera uniforme, independientemente de los recuentos de asignación de rotación para registros previamente inscritos.

 

Crear

Usa una acción de creación para crear un nuevo registro y asociarlo con el registro inscrito. Puedes seleccionar las asociaciones de registro al configurar la acción.

Acción Lo que hace la acción

Crear registro 

Crear nuevos registros automáticamente Puedes crear registros para los siguientes tipos de objetos:
  • Contactos
  • Empresas
  • Negocios
  • Objetos personalizados (solo Enterprise)
  • Tickets (solo Service Hub Pro y Enterprise)

Más información sobre la creación de registros con workflows.

Crear tarea

Automáticamente crear nuevas tareas.



Eliminar (BETA)

Usar acciones de eliminación para eliminar registros masivamente con un workflow.  

Acción Lo que hace la acción

Eliminar contactos 

Eliminar contactos inscritos automáticamente. Por ejemplo, puedes configurar un workflow para inscribir y eliminar contactos inactivos de forma masiva. 

Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos. Los contactos pueden restaurarse dentro de 90 días a partir de la eliminación, aprenda cómo restaurar los contactos eliminados.  

Gestión de listas

Las acciones de administración de listas te permiten agregar registros y eliminar registros de listas estáticas de contactos y empresas. Estas acciones solo están disponibles para workflows basados en contactos y empresas. 

Acción Lo que hace la acción

Agregar a la lista estática (Marketing Hub Pro y Enterprise)

Agrega contactos o empresas inscritos a una lista estática.

Eliminar de la lista estática (Marketing Hub Pro y Enterprise)

Eliminar contactos o empresas inscritos de una lista estática.

 

Administración de anuncios

Usa las acciones de administración de anuncios para agregar y eliminar contactos de tus audiencias de anuncios. Estas acciones solo están disponibles en workflows basados en contactos. 

Acción Lo que hace la acción

Agregar a la audiencia de anuncios

Agregar contactos a una nueva o existente audiencia de anuncios. Al seleccionar una audiencia existente, solo puedes elegir una audiencia que se creó en la herramienta workflows.

Eliminar de la audiencia de anuncios 

Eliminar contactos de una audiencia de anuncios. Solo puedes elegir entre audiencias que se crearon en la herramienta workflows.

 

Administración de propiedades

Utiliza estas acciones para actualizar las propiedades de los registros inscritos. Puedes usar acciones de administración de propiedades para los registros que están disponibles para tu suscripción:

  • Las propiedades de contactos, empresas y negocios se pueden administrar en todos los productos y planes que incluyen workflows. 
  • Las propiedades de cotizaciones solo se pueden administrar en cuentas Sales Hub Enterprise.
  • Las propiedades de Ticket solo se pueden administrar en cuentas Service Hub Pro y Enterprise.
  • En workflows basados en conversaciones, solo puedes administrar propiedades de contactos asociados con la conversación. Las propiedades de conversación son establecidas automáticamente por HubSpot y no pueden ser actualizadas manualmente.
  • El estado de la suscripción por correo electrónico y el estado del contacto de marketing solo se pueden establecer en workflows basados en contactos.

Acción Lo que hace la acción

Establecer valor de propiedad 

Establecer un valor de propiedad en el registro inscrito o establecer un valor de propiedad en un registro asociado. Por ejemplo, puedes establecer la propiedad Industry de una empresa asociada en un workflow basado en transacciones. Cuando uses esta acción, ten en cuenta lo siguiente: 
  • Al usar esta acción con un registro asociado, puedes seleccionar tanto la propiedad para actualizar como la etiqueta de asociación. Se actualizarán todos los registros asociados con esta etiqueta de asociación. 
  • Al configurar una propiedad de casilla de comprobación múltiple, puedes seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Adjuntar a valor(es) actual(es): agrega los valores seleccionados a cualquiera de los valores existentes del registro. Selecciona esta opción si deseas que tus registros guarden los valores actualmente en la propiedad.
    • Reemplazar valor(es) actual(es): establece la propiedad para cada registro en los valores seleccionados. Selecciona esta opción si deseas sobrescribir los valores existentes de un registro en la propiedad.

Copiar valor de propiedad

Copiar un valor de propiedad del registro inscrito en otra propiedad en el mismo registro o en una propiedad en otro tipo de objeto. Por ejemplo, puedes copiar el valor de un Número de teléfono de una empresa inscrita a una propiedad de texto de una sola línea personalizada en todos los negocios asociados.

Esta acción también se puede usar para copiar valores de acciones de un workflow anterior. Por ejemplo, si un workflow incluye una acción Agregar a webinario de Zoom, puedes copiar el enlace del webinario de Zoom resultante en una propiedad de contacto personalizada. Más información sobre cómo agregar contactos a un webinario de Zoom mediante workflows.

Cuando uses esta acción, ten en cuenta lo siguiente: 
  • Cuando uses esta acción, asegúrate de que tus propiedades de origen y objetivo tengan tipos de propiedad compatibles. Más información sobre propiedades de fuente y objetivo compatibles para copiar valores de propiedad.
  • Al copiar a registros asociados con un tipo de objeto diferente, se actualizarán todos los registros asociados.  Por ejemplo, si copias una propiedad de empresa a una propiedad de negocio en un workflow de empresa, todos los negocios asociados con una empresa se actualizarán.
  • Al copiar entre dos propiedades de casilla de comprobación múltiple, puedes seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Adjuntar a valor(es) actual(es): agrega los valores seleccionados a cualquiera de los valores existentes del registro. Selecciona esta opción si deseas que tus registros guarden los valores actualmente en la propiedad.
    • Reemplazar valor(es) actual(es): establece la propiedad para cada registro en los valores seleccionados. Selecciona esta opción si deseas sobrescribir los valores existentes de un registro en la propiedad.

Borrar valor de propiedad

Borrar un valor en una propiedad. Esta propiedad puede ser una propiedad en el registro inscrito o una propiedad en un registro asociado. Por ejemplo, puedes borrar el valor de la propiedad Estado de lead para los contactos asociados a un negocio inscrito. 

Al borrar el valor de propiedad de los registros asociados con un tipo de objeto diferente, se borrará el valor de propiedad de todos los registros asociados.

Aumentar o disminuir valor de propiedad

Aumentar o disminuir el valor en un tipo de propiedad Número del registro inscrito. Por ejemplo, puedes aumentar el valor de una propiedad de número personalizada, Pedidos comprados, para cada empresa inscrita.



Administrar el estado de la suscripción a los correos electrónicos 

Establece el estado de suscripción del contacto inscrito. Puedes seleccionar su nuevo estado de suscripción para un tipo de suscripción específico, la base jurídica para comunicarte con el contacto y la explicación de este consentimiento de comunicación. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.


Configurar estado de contacto de marketing 

Establece el estado de contacto de marketing del contacto inscrito. Los contactos se pueden establecer como de marketing en cualquier momento, pero solo se actualizarán a no de marketing el primer día del mes siguiente o en la fecha de renovación, lo que ocurra primero. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.


Aplicaciones conectadas

Cuando conectas una aplicación a tu cuenta de HubSpot, la aplicación puede incluir acciones de workflow. Cuando una aplicación conectada proporciona acciones de workflow, esas acciones se incluirán en el nombre de la integración.

HubSpot admite determinadas acciones de integración, como enviar una notificación de Slack o agregar datos a Google Sheet. Los partners de integración también pueden crear acciones de extensión que interactúan con su aplicación.


Acción Lo que hace la acción

Agregar contactos a un webinario de Zoom 

Agregar contactos como inscritos a un webinario de Zoom. En el campo Webinario, escribe el ID del webinario de Zoom en el que deseas registrar los contactos o usa un token de personalización que contenga un ID del webinario.    Los ID de webinario no pueden contener guiones o espacios Más información sobre cómo sincronizar los datos de los webinarios de Zoom con HubSpot. La integración de

HubSpot con Zoom solo acepta y se sincroniza con tres campos obligatorios en el enlage de registro de Zoom: Nombre, Apellido y Correo electrónico. Si el enlace de registro requiere cualquier otro campo, la acción de registro fallará.

Enviar notificación de Slack

Enviar una notificación de Slack a tu espacio de trabajo integrado en Slack cuando un registro active la acción. Más información sobre enviar notificaciones de slack a través de workflows.

workflow-action-send-a-slack-notification-1

Crear un canal de Slack 

Crear un canal de Slack desde HubSpot. Cuando se crea el canal, aparecerá en el registro asociado de la empresa o negocio. La tarjeta mostrará que el canal fue creado por un workflow. Esta acción solo está disponible en los workflows de la empresa y basados en negocios.

Al usar esta acción, tenga en cuenta lo siguiente: 
  • En el campo Nombre del canal, puedes especificar el nombre del canal o usar una ficha de personalización. Los nombres de los canales deben tener 80 caracteres o menos y solo pueden contener letras minúsculas, números, guiones y guiones bajos.
  • En el campo Visibilidad del canal, puedes especificar el nombre del canal o usar una ficha de personalización. Puedes seleccionar si el canal creado será público o privado. Un canal privado solo será visible para el usuario propietario del registro inscrito.
  • El registro que estás inscribiendo en el workflow debe tener un propietario. Si un registro de empresa o negocio no tiene un propietario, no se creará el canal.
  • Por opción predeterminada, el propietario del registro será invitado al canal.

Crear una tarea de Asana. 

Crear una tarea de Asana desde HubSpot. Más información sobre cómo crear tareas de Asana a través de workflows.

   

Crear una tarjeta de Trello 

Crear una tarjeta Trello desde HubSpot. Más información sobre cómo crear tarjetas de Trello con workflows.

Establecer una tarea de Salesforce

Establece una tarea de Salesforce personalizada para el contacto inscrito. El propietario del contacto o el usuario de integración recibirán una tarea en Salesforce cada vez que se les asigne un contacto y esté inscrito en el workflow. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.

 

Establecer una campaña de Salesforce

Establece una campaña de Salesforce para el contacto inscrito. Esta acción solo está disponible en workflows basados en contactos.

 

Crear un pedido de venta de NetSuite

Crea un pedido de venta de NetSuite para el registro del negocio inscrito. Esta acción solo está disponible en los workflows basados en negocios.

Aprende más sobre la creación de pedidos de ventas de NetSuite a través de workflows basados en negocios.

 

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