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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Workflows

Dar formato a tus datos con workflows

Última actualización: septiembre 17, 2021

Requisitos

Operations Hub Professional

La acción del workflow de Formatear datos te permite corregir, formatear y mantener tus datos de CRM. Por ejemplo, puedes usar esta acción para poner en mayúsculas los nombres de contactos o empresas o calcular valores basados en tus propiedades. Los datos se formatean en valores, que luego pueden copiarse en propiedades de texto de una o varias líneas

Dar formato a los datos con workflows es un proceso de dos pasos. Primero, prepararás tus datos configurando una acción de Formatear datos. Luego, configurarás otra acción de workflow para actualizar esos datos.

1 1. Prepara tus datos

Para configurar una acción de formato:

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatización > Workflows.
  • Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
  • En el editor de workflow, haz clic en el + ícono más para agregar una acción de workflow.

  • En el panel de acciones, selecciona Formatear datos.
  • En el panel derecho, selecciona la propiedad o el valor para formato:
    • Para darle formato a los valores de propiedad de registros inscritos, haz clic para expandir [Registro] en este workflow y luego selecciona una propiedad.
    • Para darle formato a resultados de acciones anteriores, haz clic para expandir Nombre de la acción anterior y luego selecciona un resultado de acción.
  • Luego selecciona una opción de formateador:
    • Agregar un número: agrega un número específico a la propiedad o valor. Introduce el valor deseado en el campo Número para agregar.
    • Agregar una cantidad de tiempo: agrega una cantidad de tiempo (por ejemplo, horas, días) a un valor de fecha y hora. Introduce la cantidad de tiempo en el campo Cantidad a sumar y luego usa el menú desplegable Unidad de tiempo para seleccionar la unidad de tiempo.
    • Calcular la raíz enésima de un número: calcula el valor raíz de un número. Introduce el número raíz en el campo Número de raíz enésima.
    • Primera letra en mayúscula: poner en mayúscula la primera letra de la palabra. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
    • Cambiar todos los caracteres a minúscula: cambia todos los caracteres en el valor a minúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
    • Cambiar todos los caracteres a mayúscula: cambia todos los caracteres del valor a mayúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
    • Cambiar formato de fecha: cambia el formato de fecha del valor. Para configurar el campo Formato, usa la lista de directivas en la documentación de desarrollador de HubSpot
    • Cambiar a letra de título: cambiar el valor a la letra del título. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
    • Convertir a marca de tiempo de Unix: convierte el valor en una marca de tiempo de Unix.
    • Eliminar uno o varios caracteres: eliminar caracteres específicos del valor. Introduce los caracteres que deseas eliminar en el campo Caracteres por cortar. Por ejemplo, para el código postal 02145, puedes ingresar 02 en el campo, lo cual ocasionaría el valor de 145.
    • Dividir un número: divide el valor por un número específico. Introduce el número entre el cual deseas dividir en el campo Número para dividir.
    • Obtener el valor absoluto de un número: devuelve el valor absoluto de un número. Puedes usar esta opción para garantizar que un número sea positivo.
    • Multiplicar por un número: multiplica el valor por un número específico. Introduce el multiplicador en el campo Número para multiplicar.
    • Eliminar etiquetas HTML: elimina etiquetas HTML de un valor.
    • Redondear un número: redondea el número hacia arriba o hacia abajo. Para seleccionar cuántos decimales se incluyen en el número con formato, haz clic en el menú desplegable Decimal al cual redondear y selecciona un decimal. Luego usa el menú desplegable Método de redondeo para seleccionar si deseas redondear hacia arriba o hacia abajo.
    • Restar una cantidad de tiempo: resta una cantidad de tiempo (por ejemplo, horas, días) al valor. Introduce el sustractor en el campo Cantidad a restar y luego usa el menú desplegable Unidad de tiempo para seleccionar la unidad de tiempo.
    • Probar si un número se puede dividir: verifica si un número es visible entre un valor específico. Introduce el número para dividir en el campo Número.
    • Eliminar el espacio en blanco al inicio o al final: quita los espacios en blanco de ambos extremos del valor 
  • Haga clic en el menú desplegable Tipo de salida y seleccione un tipo de salida. Dependiendo de la opción de formateo que elija, los datos pueden ser formateados como un texto, un número, una fecha o un valor de fecha. 
  • Después de configurar tu acción, haz clic en Guardar.

Con la acción Formatear datos, el workflow podrá procesar y formatear datos. A continuación, tendrá que configurar acciones adicionales para utilizar sus datos formateados. 

2. Usar datos con formato

Después de añadir la acción de formatear datos, puedes actualizar una propiedad existente con los datos formateados o añadir los datos formateados a tu hoja de Google si has instalado la integración de Google Sheets.   

Actualizar las propiedades existentes con datos formateados

Configura una acción de Copiar valor de propiedad para actualizar las propiedades con los datos recién formateados. La acción puede usar datos con formato de cualquier acción anterior de Formatear datos.

  • En el editor de workflow, haz clic en el ícono más + para agregar una acción de workflow.

    format-data-add-second-action
  • En el panel de acciones, selecciona Copiar valor de propiedad.
  • En el panel derecho, haz clic el menú desplegable Propiedad o valor desde los cuales copiar y luego haz clic para expandir una acción de Formatear datos. Para utilizar el valor previamente formateado, seleccione el valor [tipo de salida].
  • Haz clic en el menú desplegable Tipo de propiedad objetivo y luego selecciona el tipo de propiedad en el que deseas copiar los datos.
  • Haga clic en la propiedad para copiar el valor "[tipo de salida]" en el menú desplegable para seleccionar la propiedad que desea actualizar. Para crear una nueva propiedad, haz clic en Crear nueva propiedad de [objeto].
  • Haz clic en Guardar.

Con la acción Copiar valor de propiedad, tu workflow ahora puede usar valores con formato anterior para actualizar las propiedades de CRM.

Añadir datos con formato a Google Sheets

Si has instalado la integración de Google Sheets, puedes añadir datos con formato directamente a tu hoja de cálculo sin actualizar ninguna propiedad en HubSpot. La acción puede utilizar datos formateados de cualquier Formatear datos anterior. Por ejemplo, si los nombres de los contactos en la hoja necesitan ser formateados en minúsculas, pero todavía quieres que sus nombres permanezcan en mayúsculas en HubSpot. 

Puedes conectar la aplicación Google Sheets desde el App Marketplace o desde dentro de un flujo de trabajo.

  • En el editor de workflow, haz clic en el plus ícono más + para agregar una acción de workflow.
  • En el panel de acciones, selecciona Crear fila de Google Sheet.
  • En el panel de la derecha, configure sus filas de Google Sheet:
    • En el menú desplegable de la hojadecálculo , seleccione lahoja de cálculo a la que desea enviar los datos. Puedes seleccionar entre las hojas de cálculo que son propiedad o han sido compartidas con el usuario que conectó Google Sheets a HubSpot. 
    • En el menú desplegable Hoja , seleccione lahoja a la que desea enviar los datos. El campo Hoja se refiere a las pestañas de la parte inferior de la hoja de cálculo.
    • En cada menú desplegable Header , seleccione lascolumnas para enviar los datos. 
    • En cada menú desplegable de Property , haga clic para ampliar una acción de Formato de datos . Para utilizar el valor previamente formateado, seleccione el valor [tipo de salida]
  • Haz clic en Guardar

Con la acción Crear fila de Google Sheet configurada, su flujo de trabajo puede ahora utilizar valores previamente formateados para añadir nuevas filas en su Google Sheet sin afectar las propiedades existentes

Más información sobre cómo añadir datos a Google Sheets con flujos de trabajo