Dar formato a tus datos con workflows

Utiliza la acción de workflow Formatear datos para arreglar, formatear y mantener tus datos del CRM. Por ejemplo, puedes poner en mayúsculas los nombres de contactos o empresas, o calcular valores basados en propiedades.

También puedes convertir datos en propiedades de texto de una o varias líneas, o dar formato y agregar datos a una hoja de cálculo de Google . 

Dar formato a los datos con workflows es un proceso de dos pasos. Primero, prepararás tus datos configurando una acción de Formatear datos. Luego, configurarás otra acción del workflow para utilizar los datos.

Formatear datos con opciones de formato predeterminadas

Para dar formato a tus datos con opciones de formato predeterminadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. En el editor de workflows, haz clic en el icono + más para agregar una acción de workflow.
4. En el panel de acciones, selecciona Formato de datos en la sección Operaciones de datos.
5. En el panel derecho, asegúrate de que el interruptor Modo personalizado está apagado.
6. En el panel de la izquierda, selecciona la propiedad o valor a formatear:
   • Para dar formato a los valores de las propiedades de los registros inscritos, haz clic en Ver propiedades o salidas de acciones del menú desplegable y selecciona Registro inscrito. Luego, selecciona una propiedad.
   • Para dar formato a los resultados de acciones anteriores, haz clic en Ver propiedades o resultados de acciones del menú desplegable y selecciona Resultados de acciones. A continuación, haz clic para expandir el nombre de acción previa, y selecciona una salida de acción.
7. Haz clic en elmenú desplegable Formato y selecciona una opción de formato.
8. Haz clic en el menú desplegable Tipo de salida, y selecciona un tipo de salida. En función de la opción de formato seleccionada, los datos pueden formatearse como texto, número, fecha o valor de fecha y hora. 

9. Para guardar automáticamente tus datos formateados en una propiedad existente:
   • Selecciona la casilla de verificación Sí, guardar el valor en una propiedad.
   • En el interruptor superior, haz clic en Guardar y continuar. Esto creará automáticamente una nueva acción Editar registro.
     
     • De forma predeterminada, los campos de la acción se rellenarán automáticamente y se ajustarán para actualizar el mismo registro y propiedad.
     • Puedes personalizar aún más esta acción, obtén más información sobre cómo utilizar la acción Editar registro. 
   • Luego haz clic en Guardar.
10. Después de configurar laacción, haz clic en Guardar.

Opciones de formato predeterminadas 

Cuando utilices la acción Formatear datos, están disponibles las siguientes opciones de formato predeterminadas:

• Agregar un número: agrega un número específico a la propiedad o valor. Introduce el valor deseado en el campo Número para agregar.
• Agregar una cantidad de tiempo: agrega una cantidad de tiempo (por ejemplo, horas, días) a un valor de fecha y hora. Introduce la cantidad de tiempo en el campo Cantidad a sumar y luego usa el menú desplegable Unidad de tiempo para seleccionar la unidad de tiempo.
• Calcular la raíz enésima de un número: calcula el valor raíz de un número. Introduce el número raíz en el campo Número de raíz enésima.
• Primera letra en mayúscula: poner en mayúscula la primera letra del valor. Todos los demás caracteres del valor se cambiarán a minúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
• Cambiar todos los caracteres a minúscula: cambia todos los caracteres en el valor a minúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
• Cambiar todos los caracteres a mayúscula: cambia todos los caracteres del valor a mayúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
• Cambiar a letra de título: cambiar el valor a la letra del título. La primera letra de cada palabra del valor se escribirá en mayúsculas, todos los demás caracteres se cambiarán a minúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
• Convertir a marca de tiempo de Unix: convierte el valor en una marca de tiempo de Unix.
• Eliminar uno o varios caracteres: eliminar caracteres específicos del valor. Introduce los caracteres que deseas eliminar en el campo Caracteres por cortar. Por ejemplo, para el código postal 02145, podrías introducir 02 en el interruptor, lo que daría como resultado el valor de 145.
• Dividir un número: divide el valor por un número específico. Introduce el número entre el cual quieres dividir en el campo Número para dividir.
• Escape y codificación URL: devuelve el valor en formato codificado URL. Por ejemplo, de hola mundo a hola%20mundo.
• Formato de fecha y hora: cambia el formato fecha-hora del valor.
  • Formato de fecha: el nuevo formato de fecha para el valor. 
  • Zona horaria: la zona horaria a la que debe ajustarse el valor en formato IANA TZDB. Por opción predeterminada, devuelve la hora UTC.
  • Configuración regional: la configuración regional a utilizar para el valor, como en-US o hi-IN.
• Obtener el valor absoluto de un número: devuelve el valor absoluto de un número. Puedes usar esta opción para garantizar que un número sea positivo.
• Multiplicar por un número: multiplica el valor por un número específico. Introduce el número por el que quieres multiplicar en el campo Número a multiplicar por.
• Eliminar etiquetas HTML: elimina todas las etiquetas HTML del valor. 
• Reemplazar caracteres: busca y reemplaza caracteres específicos en el valor. 
  • Caracteres a sustituir: la cadena de caracteres del valor a sustituir. 
  • Caracteres de sustitución: el valor de sustitución para los Caracteres a sustituir especificados. 
  • Número de instancias a sustituir: el recuento de veces que se sustituirán los valores Caracteres a sustituir. De forma predeterminada, se sustituirán todas las instancias del carácter.
• Redondear un número: aumenta o disminuye tu valor al decimal definido más próximo. 
  • Decimal al que redondear: elige si quieres redondear a un número entero o selecciona el valor decimal al que redondear.
  • Método de redondeo: selecciona entre Redondear siempre al alza, Redondear siempre a la baja, o Redondear al número más próximo. 
• Restar una cantidad de tiempo: elige restar una cantidad de tiempo de una propiedad de fecha. Introduce un valor en el campo Cantidad a restar y selecciona una unidad de tiempo en el campo Unidad de tiempo. 
• Comprobar si un número es divisible: comprueba si el valor es divisible por un número especificado. Introduce el número que quieres comprobar en el campo Número a dividir entre. 
• Recortar los espacios en blanco iniciales y finales: elimina todos los espacios en blanco iniciales y finales del valor.

Formatear los datos con una fórmula personalizada

Para dar formato a los datos con una fórmula personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. En el editor de workflows, haz clic en el icono + más para agregar una acción de workflow.
4. En el panel de acciones, selecciona Formato de datos en la sección Operaciones de datos.
5.  En el panel izquierdo, haz clic para activar Modo personalizado.
6. En la sección Fórmula, introduce tu fórmula personalizada.
7. Haz clic en Insertar para agregar uno de los siguientes elementos en tu fórmula: 
   • Salida de la acción: el valor de salida de una acción anterior en el mismo workflow. 
   • Propiedad de HubSpot: el valor de propiedad perteneciente al registro inscrito. 
   • Función: un operador que se utiliza para configurar la fórmula, como poner en mayúsculas la primera letra o agregar un número. 
8. Aparecerá automáticamente una vista previa con un resultado de ejemplo:
   • Si tu fórmula utiliza una variable, como un valor de propiedad, la vista previa mostrará automáticamente un resultado utilizando valores predeterminados.
   • Para ver una vista previa con otros ejemplos, haz clic en Editar datos de ejemplo e introduce un valor de prueba diferente para cada campo.

9. Para guardar automáticamente tus datos formateados en una propiedad existente:
   • Selecciona la casilla de verificación Sí, guardar el valor en una propiedad.
   • En el interruptor superior, haz clic en Guardar y continuar. Esto creará automáticamente una nueva acción Editar registro.
     
     • De forma predeterminada, los campos de la acción se rellenarán automáticamente y se ajustarán para actualizar el mismo registro y propiedad.
     • Puedes personalizar aún más esta acción, obtén más información sobre cómo utilizar la acción Editar registro.
10. Después de configurar tu acción, haz clic en Guardar.

Ejemplos de fórmulas personalizadas

Utilizando fórmulas personalizadas, puedes personalizar complejas opciones de formato para tus resultados. Más información sobre las funciones que puedes utilizar con fórmulas personalizadas. Por ejemplo, puedes calcular lo siguiente

Nota: aunque es posible copiar y pegar funciones en la sección Fórmula, cualquier token utilizado, como las salidas de acción o las propiedades de HubSpot, debe insertarse manualmente.

Usar datos con formato

Después de agregar la acción Formatear datos, tendrás que configurar acciones adicionales para utilizar tus datos formateados. Dentro de la acción formatear datos, puedes actualizar automáticamente una propiedad existente con los datos formateados.

También puedes agregar los datos formateados a tu hoja de Google si has instalado la integración con las hojas de cálculo de Google. 

Actualizar propiedades existentes con datos formateados

Configura una acción Editar registro para actualizar las propiedades con los nuevos datos formateados. La acción puede usar datos con formato de cualquier acción anterior de Formatear datos.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. En el editor de workflows, haz clic en el icono + más para agregar una acción de workflow.
4. En el panel de acciones, selecciona Editar registro.
5. En el panel izquierdo, haz clic en el menú desplegable Propiedad a editar y selecciona una propiedad.
6. Para casillas de verificación y otras propiedades de tipo de selección:
   • Haz clic en el menú desplegable Elegir un valor y selecciona elegir variable de datos.
   • En el panel Elegir una variable de datos, haz clic en el menú desplegable [objeto] inscrito y selecciona Salidas de acción. Al copiar un valor en otra propiedad, las propiedades deben ser compatibles. Más información sobre tipos de propiedad compatibles.
   • Haz clic para expandir el nombre de la acción anterior y selecciona una salida de acción.
7. Para las propiedades de introducción de texto:
   • Haz clic en el cuadro de texto Elegir un valor.
   • En el panel Elegir una variable de datos, haz clic en el menú desplegable [objeto] inscrito y selecciona Salidas de acción.
   • Haz clic para expandir el nombre de la acción anterior y selecciona una salida de acción.
8. Haz clic en Guardar. Con el conjunto de acciones Editar registro configurado, tu workflow puede ahora utilizar valores formateados previamente para actualizar las propiedades de CRM.
   
   

Agregar datos formateados a las hojas de cálculo de Google

Si has instalado la integración con las hojas de cálculo de Google, puedes agregar datos formateados directamente a tu hoja de cálculo sin actualizar ninguna propiedad en HubSpot. Por ejemplo, si los nombres de los contactos de la hoja deben formatearse en minúsculas, pero aún así quieres que sus nombres permanezcan en mayúsculas en HubSpot. 

Puedes conectar la aplicación de hojas de cálculos de Google desde el mercado de aplicaciones o desde un workflow.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. En el editor de workflows, haz clic en el icono + más para agregar una acción de workflow.
4. En el panel de acciones, selecciona Crear fila de Google Sheet.
5. Haz clic en el menú desplegable Hoja de cálculo.  Luego, selecciona la hoja de cálculo a la que quieres enviar los datos. Puedes seleccionar entre las hojas de cálculo que son propiedad o han sido compartidas con el usuario que conectó Google Sheets a HubSpot. 
6. Haz clic en el menú desplegable Hoja. Luego, selecciona la hoja a la que quieres enviar datos. El campo Hoja se refiere a las pestañas en la parte inferior de la hoja de cálculo.
7. Configura las filas de la hoja de Google para utilizar datos formateados: 
   • Haz clic en el menú desplegable Encabezado. Luego, selecciona las columnas correspondientes en tu hoja de Google. 
   • Haz clic en el campo Propiedad.
   • En el panel de datos, haz clic en el menú desplegable Ver propiedades o acciones de salida de y selecciona Salidas de acción. 
   • Haz clic para ampliar una acción Formatear datos. Para utilizar el valor formateado previamente, selecciona valor [tipo de salida]. La acción puede usar datos con formato de cualquier acción anterior de Formatear datos.
   • Repite hasta que hayas completado tu nueva fila. 
8. Haz clic en Guardar. 

Con la acción configurada Crear fila de hoja de cálculo de Google, tu workflow puede utilizar valores formateados previamente para agregar nuevas filas a tu hoja de cálculo de Google sin afectar a las propiedades existentes. Más información sobre cómo agregar datos a hojas de cálculo de Google con workflows.