Dar formato a tus datos con workflows

Utiliza la acción del workflow de Formatear datos para corregir, formatear y mantener tus datos del CRM. Por ejemplo, puedes poner en mayúsculas los nombres de contactos o empresas o calcular valores basados en tus propiedades.

También puedes convertir datos en propiedades de texto de una sola línea o de varias líneas, o formatear y añadir datos a una hoja de cálculo de Google. 

Dar formato a los datos con workflows es un proceso de dos pasos. Primero, prepararás tus datos configurando una acción de Formatear datos. Luego, configurarás otra acción de workflow para usar los datos.

Prepara tus datos

Para configurar una acción de formato:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Automatizaciones > Workflows.
• Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
• En el editor de workflow, haz clic en el + ícono más para agregar una acción de workflow.

• En el panel de acciones, selecciona Formatear datos. Los datos se pueden formatear con opciones de formato predeterminadas o con fórmulas personalizadas (beta). En el panel derecho, asegúrate de que el interruptor Modo personalizado esté desactivado.

Dar formato a tus datos con opciones de formato predeterminadas

• En el panel derecho, selecciona la propiedad o el valor para formato:
  • Para darle formato a los valores de propiedad de registros inscritos, haz clic para expandir [Registro] en este workflow y luego selecciona una propiedad.
  • Para darle formato a resultados de acciones anteriores, haz clic para expandir Nombre de la acción anterior y luego selecciona un resultado de acción.

• Luego, selecciona una opción de formato:
  • Agregar un número: agrega un número específico a la propiedad o valor. Introduce el valor deseado en el campo Número para agregar.
  • Agregar una cantidad de tiempo: agrega una cantidad de tiempo (por ejemplo, horas, días) a un valor de fecha y hora. Introduce la cantidad de tiempo en el campo Cantidad a sumar y luego usa el menú desplegable Unidad de tiempo para seleccionar la unidad de tiempo.
  • Calcular la raíz enésima de un número: calcula el valor raíz de un número. Introduce el número raíz en el campo Número de raíz enésima.
  • Primera letra en mayúscula: poner en mayúscula la primera letra del valor. Todos los demás caracteres del valor se cambiarán a minúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
  • Cambiar todos los caracteres a minúscula: cambia todos los caracteres en el valor a minúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
  • Cambiar todos los caracteres a mayúscula: cambia todos los caracteres del valor a mayúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.

• • Cambiar formato de fecha: cambia el formato de fecha del valor.
    • Para configurar el campo Formato, puede usar tokens de formato desde el filtro de fecha y hora de HubL. Más información sobre cómo usar la lista de directivas en la documentación de desarrollador de HubSpot. 
  • Cambiar a letra de título: cambiar el valor a la letra del título. La primera letra de cada palabra en el valor se escribirá en mayúsculas, todos los demás caracteres se cambiarán a minúsculas. Solo funciona para caracteres en el alfabeto latino.
  • Convertir a marca de tiempo de Unix: convierte el valor en una marca de tiempo de Unix.

• • Eliminar uno o varios caracteres: eliminar caracteres específicos del valor. Introduce los caracteres que deseas eliminar en el campo Caracteres por cortar. Por ejemplo, para el código postal 02145, puedes ingresar 02 en el campo, lo cual ocasionaría el valor de 145.

• • Dividir un número: divide el valor por un número específico. Introduce el número entre el cual deseas dividir en el campo Número para dividir.
  • Obtener el valor absoluto de un número: devuelve el valor absoluto de un número. Puedes usar esta opción para garantizar que un número sea positivo.
  • Multiplicar por un número: multiplica el valor por un número específico. Introduce el multiplicador en el campo Número para multiplicar.
  • Eliminar etiquetas HTML: elimina etiquetas HTML de un valor.
  • Redondear un número: redondea el número hacia arriba o hacia abajo. Para seleccionar cuántos decimales se incluyen en el número con formato, haz clic en el menú desplegable Decimal al cual redondear y selecciona un decimal. Luego usa el menú desplegable Método de redondeo para seleccionar si deseas redondear hacia arriba o hacia abajo.
  • Restar una cantidad de tiempo: resta una cantidad de tiempo (por ejemplo, horas, días) al valor. Introduce el sustractor en el campo Cantidad a restar y luego usa el menú desplegable Unidad de tiempo para seleccionar la unidad de tiempo.
  • Probar si un número se puede dividir: verifica si un número es visible entre un valor específico. Introduce el número para dividir en el campo Número.
  • Eliminar el espacio en blanco al inicio o al final: quita los espacios en blanco de ambos extremos del valor 
• Haz clic en el menú desplegable Tipo de salida y luego selecciona un tipo de salida. Dependiendo de la opción de formato que elija, los datos se pueden formatear como texto, número, fecha o valor de fecha y hora. 

• Para guardar automáticamente los datos formateados en una página existente:
  • Seleccione la casilla de verificación Guardar datos con formato en una propiedad con una acción de Copiar valor de propiedad. Una vez que se guarde la acción Formato de datos, se te dirigirá automáticamente a una nueva acción de valor Copiar propiedad.
• En el panel derecho, haz clic en la propiedad para copiar "[datos formateados]" en el menú desplegable y selecciona una propiedad.
• Haz clic en Guardar.

• Después de configurar tu acción, haz clic en Guardar.
  
  

Dar formato a tus datos con una fórmula personalizada

Para formatear datos con una fórmula personalizada:

• En el panel derecho, activa la opción Modo personalizado.

• En la sección Fórmula, escribe tu fórmula personalizada.

• Haz clic en Insertar para agregar uno de los siguientes elementos a tu fórmula: 
  • Action output: el valor de salida de una acción anterior en el mismo workflow. 
  • Propiedad HubSpot: el valor de la propiedad que pertenece al registro inscrito. 

• • Función: un operador utilizado para configurar la fórmula, como poner en mayúscula la primera letra o añadir un número. 

• Para guardar automáticamente los datos formateados en una página existente:
  • Seleccione la casilla de verificación Guardar datos con formato en una propiedad con una acción de Copiar valor de propiedad. Una vez que se guarde la acción Formato de datos, se te dirigirá automáticamente a una nueva acción de valor Copiar propiedad.
• En el panel derecho, haz clic en la propiedad para copiar "[datos formateados]" en el menú desplegable y selecciona una propiedad.
• Haz clic en Guardar.

• Una vista previa se completará automáticamente con un resultado de ejemplo. Si su fórmula utiliza una variable, como un valor de propiedad, la vista previa mostrará automáticamente un resultado utilizando valores predeterminados. Para ver una vista preliminar con otros ejemplos, haz clic en Editar vista preliminar e introduce un valor de prueba diferente para cada campo.

• Después de configurar tu acción, haz clic en Guardar.

Usando fórmulas personalizadas, puedes personalizar opciones de formato complejas para tus salidas. Más información sobre las funciones que puede usar con fórmulas personalizadas. Por ejemplo, puedes calcular lo siguiente: 

• Eliminando caracteres especiales de los números de teléfono: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Cálculo del importe de la comisión de su representante de ventas: ([Cantidad] * [tasa_comisión])

• Concatenación de valores de cadenas de diferentes propiedades: concat([company_name], [month_and_year])

Nota: si bien es posible copiar y pegar funciones en la sección Fórmula, cualquier token utilizado, como las salidas de acción o las propiedades de HubSpot, debe insertarse manualmente.

Después de agregar la acción Formato de datos, deberás configurar acciones adicionales para usar tus datos formateados. 

Usar datos con formato

Después de agregar la acción de datos de formato, puedes actualizar una propiedad existente con los datos formateados o agregar los datos formateados a tu Hoja de cálculo de Google si instalaste la integración de Hojas de cálculo de Google. 

Actualizar propiedades existentes con datos con formato

Configura una acción de Copiar valor de propiedad para actualizar las propiedades con los datos recién formateados. La acción puede usar datos con formato de cualquier acción anterior de Formatear datos.

• En el editor de workflow, haz clic en el signo más + para agregar una acción de workflow.

• En el panel de acciones, selecciona Copiar valor de propiedad.

• En el panel derecho, haz clic el menú desplegable Propiedad o valor desde los cuales copiar y luego haz clic para expandir una acción de Formatear datos. Para usar el valor de formato anterior, selecciona Valor de [tipo de salida].

• Haz clic en el menú desplegable Tipo de propiedad objetivo y luego selecciona el tipo de propiedad en el que deseas copiar los datos.

• Haz clic en el menú desplegable Propiedad en la cual copiar «valor de [tipo de salida]» para seleccionar la propiedad que deseas actualizar. Para crear una nueva propiedad, haz clic en Crear nueva propiedad de [objeto].

• Haz clic en Guardar.

Con la acción Copiar valor de propiedad, tu workflow ahora puede usar valores con formato anterior para actualizar las propiedades de CRM.

Agregar datos formateados a Google Sheets

Si instalaste la integración de Google Sheets, puedes agregar datos formateados directamente a tu hoja de cálculo sin actualizar ninguna propiedad en HubSpot. Por ejemplo, si los nombres de los contactos en la hoja deben estar formateados en minúsculas, pero aún desea que sus nombres permanezcan en mayúsculas en HubSpot. 

Puedes conectar la aplicación de Google Sheets desde el Mercado de aplicaciones o desde dentro de un workflow.

• En el editor de workflow, haz clic en el signo más + para agregar una acción de workflow.

• En el panel de acciones, selecciona Crear fila de Google Sheet.

• En el panel de la derecha, haz clic en el menú desplegable Hoja de cálculo. A continuación, selecciona la hoja de cálculo a la que deseas enviar datos. Puedes seleccionar entre las hojas de cálculo que son propiedad o han sido compartidas con el usuario que conectó Google Sheets a HubSpot. 

• Haz clic en el menú desplegable Hojas. A continuación, selecciona la hoja a la que deseas enviar a los datos. El campo de la Hoja se refiere a las pestañas en la parte inferior de la hoja de cálculo.
• Configura tus filas de hojas de Google: 
• Haz clic en el menú desplegable Encabezado. Luego, selecciona las columnas correspondientes en tu hoja de Google. 
• • Haz clic en el menú desplegable Propiedad. Luego, haz clic para expandir una acción de Formatear datos. Para usar el valor de formato anterior, selecciona Valor de [tipo de salida]. Esta acción puede usar datos con formato de cualquier acción anterior de Formatear datos.
• Repite el proceso hasta que hayas completado la nueva fila. 

• Haz clic en Guardar. 

Con la acción Crear fila de Google Sheet, tu workflow ahora puede usar valores con formato anterior para agregar nuevas filas en tu Google Sheet sin afectar las propiedades existentes.

Más información sobre cómo agregar datos a Google Sheets con workflows.