Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Workflows

Workflow-Aktionen auswählen

Zuletzt aktualisiert am: Oktober 19, 2020

Produkte/Lizenzen

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise

Wählen Sie nach dem Erstellen eines Workflows und dem Festlegen Ihrer Aufnahme-Trigger die Aktionen für Ihren Workflow aus. Aktionen sind Funktionen, die der Workflow für aufgenommenen Datensätze ausführt.

Aktionen zu Ihrem Workflow hinzufügen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
  • Klicken Sie auf den Namen Ihres Workflows.
  • Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+).

  • Wählen Sie im rechten Bereich die Aktion aus, die Sie Ihrem Workflow hinzufügen möchten und legen Sie die Details der Aktion fest.
  • Klicken Sie auf „Speichern“.

Im Folgenden finden Sie alle verfügbaren Workflow-Aktionen, getrennt nach Typ.

Workflow

Aktionen unter Workflow helfen Ihnen bei der Verwaltung aufgenommener Kontakte, da sie Ihren Workflow durchlaufen.

Für eine bestimmte Dauer verzögern

Legen Sie eine Zeitdauer zwischen der vorherigen Aktion und der nächsten Aktion fest. Aufgenommene Datensätze warten die angegebene Zeit in der Verzögerung, bevor sie zur nächsten Aktion wechseln.

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Legen Sie den Verzögerungszeitraum in Tagen,  Stunden und/oder Minuten fest. Erfahren Sie mehr über die Verwendung dieses Typs von Verzögerung.

Bitte beachten: Wenn Sie einen kontaktbasierten Workflow vom Typ „Auf ein Datum konzentrieren“ oder „Auf eine Datumseigenschaft konzentrieren“ haben, verhalten sich Verzögerungen stattdessen relativ zum ausgewählten Datum oder Datumseigenschaft. Erfahren Sie, wie Sie Aktionen in einem kontaktbasierten Workflow so planen, dass sie zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt ausgeführt werden.

Bis zu einem Wochentag oder einer Uhrzeit verzögern

Verwenden Sie die Aktion „Bis zu einem Wochentag oder einer Uhrzeit verzögern“, um Ihren Workflow bis zu einem bestimmten Wochentag und/oder einer bestimmten Tageszeit zu pausieren.

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Diese Option können Sie beispielsweise verwenden, wenn Sie einen Workflow zum Senden einer Reihe von Werbe-E-Mails nutzen, bestimmte E-Mails jedoch nur an Dienstagen gesendet werden sollen. Sie können eine Aktion vom Typ „Bis zu einem Wochentag oder einer Uhrzeit verzögern“ genau vor einer E-Mail-Versandaktion hinzufügen, um verzögerte Kontakte bis Dienstag um 11:00 Uhr zu pausieren.  

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Erfahren Sie mehr über die Verwendung dieses Typs von Verzögerung.

Verzögern, bis Event stattfindet

Verwenden Sie die Aktion „Verzögern, bis Event stattfindet“, um Datensätze bis zu einem bestimmten Event zu pausieren. Sie können beispielsweise einen Kontakt verzögern, bis er eine Seite besucht oder ein Formular ausfüllt. Erfahren Sie mehr über die Verwendung dieses Typs von Verzögerung.

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Wenn/dann-Verzweigung hinzufügen

Leiten Sie aufgenommene Datensätze anhand festgelegter Bedingungen entlang eines bestimmten Pfads weiter. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Verzweigungslogik in Ihren Workflows.

Wenn ein Unternehmensdatensatz den Wert den Wert „Account“ in seiner Eigenschaft „Branche“ hat, folgt es dem JA-Pfad. Falls nicht, folgt es dem NO-Pfad.

Zu anderer Aktion wechseln

Verknüpfen Sie Wenn/dann-Verzweigungen mit der Aktion „Zu anderer Aktion wechseln“. Mit dieser Aktion können Sie Ihren Workflow-Erstellungsprozess optimieren, indem Sie Wenn/dann-Verzweigungen konsolidieren.

Aktionen vom Typ „Zu anderer Aktion wechseln“ können nur innerhalb von Wenn/dann-Verzweigungen hinzugefügt werden, und Sie können nur Aktionen in anderen Wenn/dann-Verzweigungen auswählen. Dies verhindert Workflow-Schleifen. Aktionen, die nicht ausgewählt werden können, sind ausgegraut.

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Erfahren Sie mehr über die Aktion „Zu anderer Aktion wechseln“.

In anderen Workflow aufnehmen

Nehmen Sie den Datensatz im aktuellen Workflow in einen anderen aktiven Workflow auf.

Bitte beachten: Sie können nur einen Datensatz des gleichen Typs in einen Workflow aufnehmen (z. B. können Deals nur in einen Deal-basierten Workflow aufgenommen werden).

Wenn der Datensatz bereits im ausgewählten Workflow aufgenommen ist, wird er nicht erneut aufgenommen. Stattdessen sehen Sie einen Fehler in Ihrem Workflow-Verlauf. Der Datensatz wird dann in den nächsten Schritt des Workflows verschoben. 

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Webhook triggern

Bitte beachten: Diese Aktion ist nur für Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Enterprise und Service Hub Enterprise verfügbar.

Lösen Sie einen Webhook zu einer externen Anwendung aus. Dadurch kann Ihr Workflow mit dieser externen Anwendung kommunizieren. Beispielsweise können Webhooks die Informationen eines HubSpot-Unternehmens (in JSON formatiert) an einen externen CRM senden. Erfahren Sie mehr über das Auslösen von Webhooks.

Interne Kommunikation

Automatisieren Sie Ihre interne Kommunikation, damit Ihr Team stets informiert bleibt.

Interne E-Mail senden

Senden Sie eine interne E-Mail an einen bestimmten Benutzer, ein bestimmtes Team oder einen bestimmten Mitarbeiter. Diese Art von E-Mail-Benachrichtigung hat dieselbe Formatierung wie andere HubSpot-Benachrichtigungen. Sie können nur den Text festlegen und Token basierend auf dem Typs von Workflow verwenden (d. h., kontaktbasierte Workflows können Kontakt-Token verwenden). Eine interne E-Mail kann hilfreich sein, um:

  • einen Vertriebsmitarbeiter zu benachrichtigen, wenn einer seiner Leads ein Formular ausfüllt.
  • einen Sales-Manager zu benachrichtigen, wenn ein Lead ohne zuständigen Mitarbeiter ein Demo-Formular ausfüllt.
  • einen Kundenservice-Mitarbeiter zu benachrichtigen, wenn ein Kontakt eine bestimmte Hilfsseite besucht.
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In kontaktbasierten Workflows unterscheidet sich diese Aktion von der Aktion „Interne Marketing-E-Mail senden“, da Sie nicht aus vorhandenen automatisierten E-Mails auswählen können.

Interne SMS senden

Senden Sie eine Textnachricht an einen HubSpot-Benutzer oder eine vorher festgelegte Zahl für einen aufgenommenes Datensatz.

Bitte beachten: Die Aktion „Interne SMS senden“ hat ein Limit von 1.000 Textnachrichten pro Monat pro Account. Dieses Limit wird am Anfang eines jeden Monats zurückgesetzt.

HubSpot verwendet einen Drittanbieter, Twilio, um SMS-Nachrichten über diese Aktion zu senden. Wenn der Text ursprünglich gesendet wird, wird das Workflow-Event als „Initiierte Aktion“ im Workflow-Verlauf angezeigt. Der Datensatz wartet dann bei dieser Aktion, bis der Text erfolgreich gesendet wird oder ein Fehler auftritt. Ist die Aktion erfolgreich, wird der Status „SMS-Benachrichtigung gesendet“ angezeigt. Tritt bei der Aktion ein Fehler auf, wird der Status „Senden nicht möglich, da ein schwerwiegender Fehler aufgetreten ist“ angezeigt.

In einigen Fällen kann es bis zu 72 Stunden dauern, bis der Event-Status aktualisiert wird. Wenn die Textnachricht nach 72 Stunden nicht gesendet wird, wird der Datensatz in die nächste Aktion verschoben. 

In-App-Benachrichtigung senden

Senden Sie eine In-App-Benachrichtigung an vorher festgelegte Teams oder Benutzer. Die Benachrichtigung wird im HubSpot-Benachrichtigungscenter angezeigt und als Benachrichtigung an die HubSpot-App gesendet. In einem kontaktbasierten Workflow wird diese Aktion als „Benachrichtigung senden“ bezeichnet.

 

Externe Kommunikation

Diese Aktionen helfen Ihnen dabei, die dem aufgenommenen Datensatz zugeordneten Kontakte zu warnen.

E-Mail senden

Bitte beachten: Diese Aktion ist nur für Marketing Hub Professional und Enterprise verfügbar. Wenn der Versand einer E-Mail ausgelöst wird, erhalten nur bis zu 100 verbundene Datensätze die E-Mail. Wenn mehr als 100 Kontakte zu einem Unternehmen zugeordnet sind, wird ein Unternehmensworkflow mit einer Aktion zum Versand einer E-Mail die jeweilige E-Mail nur an 100 dieser Kontakte senden.

Senden Sie eine automatisierte Marketing-E-Mail an die Kontakte, die dem aufgenommenen Datensatz zugeordnet sind. Sie können aus vorhandenen automatisierten E-Mails auswählen oder eine neue automatisierte E-Mail erstellen, indem Sie auf + Neue E-Mail erstellen klicken. 

Service Hub Professional-  undEnterprise-Benutzer können diese Aktion verwenden, um automatisierte E-Mails zu senden, wenn Sie ein Ticket erhalten oder es geschlossen wird. Erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail senden, wenn Sie ein Ticket erhalten oder es geschlossen wird.

Integrationen

Aktionen unter „Integrationen“ ermöglichen es Ihnen, mit externen Anwendungen zu interagieren, die in HubSpot integriert sind. HubSpot unterstützt bestimmte Integrationsaktionen wie das Senden einer Slack-Benachrichtigung, aber es ermöglicht Integrationspartnern auch das Erstellen weiterer Erweiterungsaktionen für den Einsatz im Workflow-Tool, die mit ihrer Anwendung interagieren.

Damit solche Aktionen angezeigt und verwendet werden können:

  • Eine Integration zwischen der externen Anwendung und HubSpot wird benötigt.
  • Der HubSpot-Account muss in die externe Anwendung integriert werden.
  • Solche Erweiterungen müssen erstellt werden.

Wenn solche Aktionen vom Integrationspartner entwickelt und unterstützt werden, erfahren Sie mehr über diese Aktionen in deren Dokumentation.

Slack-Benachrichtigung senden

Senden Sie eine Slack-Benachrichtigung an Ihren integrierten Slack-Workspace, wenn ein Datensatz die Aktion auslöst. Diese Aktion wird von HubSpot unterstützt. Erfahren Sie mehr über das Senden von Slack-Benachrichtigungen über Workflows.

Slack-Kanal über Unternehmens- und Deal-Workflows erstellen

Wenn Sie eine Aktion hinzufügen, wählen Sie „Slack-Kanal erstellen“ aus. Geben Sie den Kanalnamen ein. Um ein Personalisierungs-Token in den Namen des Kanals einzufügen, klicken Sie auf „Personalisierungs-Token“, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „[Objekt]-Token hinzufügen“ und wählen Sie ein Token aus. Geben Sie einen Standardwert ein und klicken Sie auf „Einfügen“ .

Bitte beachten: Kanalnamen dürfen höchsten 80 Zeichen umfassen und nur Kleinbuchstaben, Ziffern, Bindestriche und Unterstriche enthalten.

Um die Kanalsichtbarkeit zu bearbeiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Kanalsichtbarkeit“ und wählen Sie die Kanalsichtbarkeit aus. Klicken Sie auf „Speichern“.
Bitte beachten:
  • Der Datensatz, den Sie in den Workflow aufnehmen, muss über einen zuständigen Mitarbeiter verfügen. Wenn für einen Unternehmens- oder Deal-Datensatz kein Mitarbeiter zuständig ist, wird der Kanal nicht erstellt.
  • Alle Kanäle werden im Namen des Benutzers erstellt, der die Slack-Integration installiert hat. Wenn der Benutzer aus Slack entfernt wird, verliert HubSpot die Möglichkeit, Kanäle zu erstellen. 
  • Standardmäßig wird der Benutzer zum Kanal eingeladen, der die Slack-Integration installiert hat.

Eine Asana-Aufgabe erstellen

Wenn Sie eine Aktion hinzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „App verknüpfen“, um auf die Aktion zum Erstellen einer Asana-Aufgabe zuzugreifen. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Aufgaben-Aufgaben über Workflows.

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Zuweisung

[Objekt] zu Mitarbeiter rotieren

Weisen Sie die aufgenommenen Datensätze gleichmäßig Benutzern innerhalb eines ausgewählten Teams oder zwischen festgelegten Benutzern zu. Diese Aktion kann nur von Nutzern der kostenpflichtigen Funktionen verwendet werden. Um Datensätze, für die bereits Mitarbeiter zuständig sind, neu zuzuweisen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Überschreiben, wenn für [Objekt] bereits ein Mitarbeiter vorhanden ist“.

Wenn Sie zwischen einem Team verteilen möchten, werden nur primäre Teammitglieder vom Workflow berücksichtigt. Datensätze werden nicht an zusätzliche Teammitglieder verteilt.

Wenn Sie zuständige Mitarbeiter aus der Aktion entfernen, nachdem Ihr Workflow aktiviert wurde, werden die zugewiesenen Mengen für diese Aktion zurückgesetzt, woraufhin die zufällige Zuweisung erneut beginnt. Neu aufgenommene Datensätze werden gleichmäßig zwischen allen ausgewählten zuständigen Mitarbeitern oder Teammitgliedern verteilt, unabhängig von der zugewiesenen Menge der zuvor aufgenommenen Datensätze.

Bitte beachten: Wenn die Eigenschaft „Zuständiger Mitarbeiter in HubSpot“ mit Salesforce synchronisiert wird, funktioniert die Aktion möglicherweise nicht wie erwartet. Salesforce versucht möglicherweise, HubSpot mit dem vorherigen Mitarbeiter zu aktualisieren, selbst nachdem HubSpot die Zuständigkeit gelöscht hat.

Erstellen

Durch diese Aktionen, wenn ausgelöst, wird ein neuer Datensatz erstellt und dem aufgenommenen Datensatz zugeordnet. Sie können die Datensatzzuordnungen beim Einrichten der Aktion auswählen.

Einen Deal erstellen

Bitte beachten: Diese Aktion ist nur fürSales Hub Professional und Enterprise verfügbar.

Erstellen Sie einen neuen Deal, wenn von einem aufgenommenen Datensatz ausgelöst. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Deals mit Workflows.

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Ein Ticket erstellen

Bitte beachten: Diese Aktion ist nur für Service Hub Professional und Enterprise verfügbar.

Erstellen Sie ein neues Ticket, wenn von einem aufgenommenen Datensatz ausgelöst.

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Eine Aufgabe erstellen

Erstellen Sie eine neue Aufgabe, wenn von einem aufgenommenen Datensatz ausgelöst.

Eigenschaftsverwaltung

Diese Aktionen aktualisieren die Eigenschaften des aufgenommenen Datensatzes. Sie können die für Ihr Abonnement verfügbaren Aktionen zum Verwalten von Eigenschaften für den Datensatz verwenden:

  • Kontakt- und Unternehmenseigenschaften können in allen Produkten und Versionen verwaltet werden.
  • Deal-Eigenschaften können nur in Sales Hub Professional- und Enterprise-Accounts verwaltet werden.
  • Angebotseigenschaften können nur in Sales Hub Enterprise-Accounts verwaltet werden.
  • Ticket-Eigenschaften können nur in Service Hub  Professional- undEnterprise-Accounts verwaltet werden.

Eigenschaftswert festlegen

Legen Sie einen Eigenschaftswert im Datensatz selbst fest oder legen Sie einen Eigenschaftswert in einem bestimmten Eigenschaftstyp fest. Beispielsweise können Sie auswählen, dass die zugehörigen Kontakte im aufgenommenen Deal-Datensatz aktualisiert werden.

Wenn Sie einen Eigenschaftswert eines Datensatzes festlegen, der einen anderen Typ als den Workflow-Typ aufweist, werden mit der Aktionalle zugehörigen Datensätze dieses Typs aktualisiert. Wenn Sie beispielsweise eine Deal-Eigenschaft in einem kontaktbasierten Workflow festlegen, werden alle zugehörigen Deals des Kontakts aktualisiert.

Wenn Sie eine Eigenschaft mit mehreren Kontrollkästchen festlegen, können Sie zwischen folgenden Optionen wählen: „An aktuelle Werte anhängen“ oder „Aktuelle Werte ersetzen“

  • An aktuelle Werte anhängen: Die ausgewählten Werte werden zu den vorhandenen Werten des Datensatzes hinzugefügt. Wählen Sie diese Option aus, wenn Ihre Datensätze alle derzeit in der Eigenschaft vorhandenen Werte behalten sollen.
  • Aktuelle Werte ersetzen: Die Eigenschaft wird für jeden Datensatz auf die ausgewählten Werte festgelegt. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die vorhandenen Werte eines Datensatzes in der Eigenschaft überschreiben möchten.

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Eigenschaftswert kopieren

Kopieren Sie einen Eigenschaftswert vom aufgenommenen Datensatz in eine andere Eigenschaft im selben Datensatz oder in eine Eigenschaft in einem anderen Objekttyp. Beispielsweise können Sie den Wert in der Telefonnummer eines aufgenommenen Unternehmens in eine benutzerdefinierte einzeilige Texteigenschaft in allen zugehörigen Deals kopieren. Erfahren Sie mehr über kompatible Quellen und Zieleigenschaften für das Kopieren von Eigenschaftswerten.

Wenn die Zieleigenschaft einen anderen Objekttyp als den Workflow-Typ aufweist, wird die Eigenschaft in alle zugehörigen Datensätze dieses Typs kopiert. Wenn Sie beispielsweise eine Unternehmenseigenschaft in eine Deal-Eigenschaft in einem unternehmensbasierten Workflow kopieren, werden alle Deals, die einem Unternehmen zugeordnet sind, aktualisiert.

Wenn Sie zwischen zwei Eigenschaften mit mehreren Kontrollkästchen kopieren, können Sie zwischen folgenden Optionen wählen: „An aktuelle Werte anhängen“ oder „Aktuelle Werte ersetzen“

  • An aktuelle Werte anhängen: Die ausgewählten Werte werden zu den vorhandenen Werten des Datensatzes hinzugefügt. Wählen Sie diese Option aus, wenn Ihre Datensätze alle derzeit in der Eigenschaft vorhandenen Werte behalten sollen.
  • Aktuelle Werte ersetzen: Die Eigenschaft wird für jeden Datensatz auf die ausgewählten Werte festgelegt. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die vorhandenen Werte eines Datensatzes in der Eigenschaft überschreiben möchten.

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Eigenschaftswert löschen

Löschen Sie einen Wert in einer Eigenschaft. Dies kann eine Eigenschaft im aufgenommenen Datensatz oder eine Eigenschaft in einem anderen Objekttyp sein. Beispielsweise können Sie den Wert in der Eigenschaft „Lead-Status“ in allen zugehörigen Kontakten in einen aufgenommenen Deal löschen.

Wenn Sie eine Eigenschaft löschen, die einen anderen Typ als den Workflow-Typ aufweist, löscht die Aktion den Eigenschaftswert für alle zugehörigen Datensätze dieses Typs. Wenn Sie beispielsweise eine Deal-Eigenschaft in einem kontaktbasierten Workflow löschen, löscht der Workflow den Eigenschaftswert für alle zugehörigen Deals.

Eigenschaftswert erhöhen oder verringern

Erhöhen oder verringern Sie einen Wert in einer Eigenschaft vom Typ „Zahl“ des aufgenommenen Datensatzes. Sie können beispielsweise den Wert der benutzerdefinierten Zahl-Eigenschaft „Bestellungen“ für jedes aufgenommene Unternehmen erhöhen.

 

Weitere verfügbare Aktionen in kontaktbasierten Workflows

Diese Aktionen sind nur für kontaktbasierte Workflows und nicht in unternehmensbasierten, Deal-basierten, Ticket-basierten oder angebotsbasierten Workflows verfügbar.

Zu statischer Liste hinzufügen

Fügen Sie den aufgenommenen Kontakt zu einer bestimmten statischen Liste hinzu.

Bitte beachten: Diese Aktion ist nur für Marketing Hub Professional und Enterprise verfügbar.

 

Von statischer Liste entfernen

Entfernen Sie den aufgenommenen Kontakt aus einer bestimmten statischen Liste.

Bitte beachten: Diese Aktion ist nur für Marketing Hub Professional und Enterprise verfügbar.

Zu Anzeigengruppe hinzufügen

Fügen Sie Kontakte zu einer neuen oder vorhandenen Anzeigenzielgruppe hinzu. Wenn Sie eine vorhandene Zielgruppe auswählen, können Sie nur eine Zielgruppe auswählen, die im Workflow-Tool erstellt wurde.

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Aus Anzeigenzielgruppe entfernen

Entfernen Sie Kontakte aus einer Anzeigenzielgruppe. Sie können nur aus Zielgruppen auswählen, die im Workflow-Tool erstellt wurden.

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Abonnementstatus verwalten

Passen Sie den Abonnementstatus des aufgenommenen Kontakts an. Sie können deren neuen Opt-Status für einen bestimmten Abonnementtyp, die gesetzliche Grundlage für die Kommunikation mit dem Kontakt und die Erklärung für die Kommunikationseinwilligung auswählen.

 

Interne Marketing-E-Mail senden

Senden Sie eine automatisierte E-Mail an vorher festgelegte E-Mail-Adressen oder an eine Kontakteigenschaft, die eine E-Mail-Adresse speichert, einschließlich aller benutzerdefinierten Eigenschaften. Diese Aktion unterscheidet sich von der Aktion „Interne E-Mail senden“, da Sie vorhandene automatisierte E-Mails auswählen können.

 

Salesforce-Aufgabe einrichten

Legen Sie eine benutzerdefinierte Salesforce-Aufgabe für den aufgenommenen Kontakt fest. Der zuständige Mitarbeiter für den Kontakt oder der Integrations-Benutzer erhält jedes Mal eine Aufgabe in Salesforce, wenn ihm ein Kontakt zugewiesen und in den Workflow aufgenommen wird.

 

Salesforce-Kampagne festlegen

Legen Sie eine Salesforce-Kampagne für den aufgenommenen Kontakt fest.