Integration von HubSpot mit Zoom verwenden

Mit der Zoom-Integration können Sie Videokonferenz-Links zu geplanten Meetings in HubSpot hinzufügen und über einen Workflow ganz einfach Teilnehmer zu Ihrem Zoom-Webinar hinzufügen.

Integrationsanforderungen

• Sie müssen ein Super-Admin in HubSpot sein.
• Sie müssen über Administratorberechtigungen im Zoom-Konto verfügen.
• Sie können nicht mehrere Zoom-Konten mit HubSpot verknüpfen, aber mehrere Nutzer in einem einzigen Zoom-Konto können die Integration nach dem Verknüpfen des Kontos verwenden.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Zoom-Konto die von Zoom angegebenen Voraussetzungen erfüllt. 

Bitte beachten: Es wird nicht empfohlen, Ihr Zoom-Konto mit mehreren HubSpot-Accounts zu verknüpfen, wenn es sensible oder private Informationen enthält, die nicht für alle verknüpften Portale zugänglich sein sollen. 

Zoom-Integration installieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marktplatzsymbol marketplace. Klicken Sie dann im Abschnitt Verwalten auf Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie oben rechts auf „App Marketplace besuchen“.  
• Suchen Sie nach der Zoom-Integration, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf „Integration anzeigen“. 
• Klicken Sie im Dialogfeld auf „Mit Zoom verknüpfen“.
• Geben Sie Ihre Zoom-Anmeldeinformationen ein und klicken Sie dann auf Anmelden.
• Sie werden aufgefordert, die Berechtigung für Zoom für HubSpot zum Zugriff auf Ihr Zoom-Konto zu erteilen. Klicken Sie auf Zulassen.
• Sie werden zurück zu HubSpot weitergeleitet, wo Zoom unter „Verknüpfte Apps“ angezeigt wird. Klicken Sie auf „Zoom“, um Ihre Integrationsberechtigungen zu überprüfen, neue Kontaktausschlüsse zu konfigurieren oder ein Zoom-Benutzerkonto verknüpfen.

• Nach der Installation dieser Integration wird immer dann ein Kontakt im verknüpften HubSpot-Account erstellt, wenn sich ein Kontakt für ein Zoom-Webinar registriert oder an einem Zoom-Webinar teilnimmt. Ist ein Kontakt bereits in HubSpot vorhanden, wird kein neuer Kontakt erstellt, der Kontaktdatensatz wird jedoch aktualisiert. 

Zoom-Einstellungen konfigurieren

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marktplatzsymbol marketplace. Klicken Sie dann im Abschnitt Verwalten auf Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie in der Liste der verknüpften Apps auf die Zoom-App.
• Konfigurieren Sie auf der Registerkarte „Webinare“ Ihre Synchronisierungseinstellungen für Ihre Zoom-Webinare. Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Zoom-Benutzer auswählen, um seine Webinare anzuzeigen“, um einen Zoom-Benutzer auszuwählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Synchronisieren?“ neben Ihrem Webinar, um Ihre Daten mit HubSpot zu synchronisieren.

• Gehen Sie zur Registerkarte „Einstellungen“, um Ihre Kontaktausschlüsse zu konfigurieren. Klicken Sie auf den Schalter „Kontaktausschlüsse“, um ihn zu aktivieren. Kontakte, die mit der hier aufgeführten E-Mail-Adresse oder Domain übereinstimmen, werden nicht in HubSpot erstellt. 

Bitte beachten: Bei Zoom treten derzeit Probleme bei der Webinar-Synchronisierung auf. HubSpot kann diese nicht beheben, da deren Ursprung bei Zoom liegt. Bis Zoom das Problem behoben hat, können Sie Webinare manuell synchronisieren, wenn Sie feststellen, dass Ihre Webinare nicht automatisch synchronisiert werden.

Fügen Sie einen Zoom-Link zu Ihren Meeting-Links hinzu

Sie können Ihren Meeting-Links einen Zoom-Videokonferenz-Link hinzufügen, um automatisch ein Zoom-Meeting zu erstellen, wenn potenzielle Kunden Zeit bei Ihnen buchen. Erfahren Sie hier mehr über das Einrichten des Meeting-Tools und das Erstellen von Meeting-Links.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Meeting-Link, dem Sie eine Zoom-Videokonferenz hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. Oder klicken Sie auf Meeting-Link erstellen. 
• Wenn Sie einen bestehenden Link bearbeiten, wählen Sie Konfiguration im linken Menü der Seitenleiste. Wenn Sie einen neuen Meeting-Link erstellen, geben Sie Ihre Meeting-Details ein und klicken Sie dann auf Weiter. 
• Klicken Sie im Abschnitt „Konfiguration“ auf das Dropdown-Menü „Videokonferenz-Link hinzufügen“ und wählen Sie „Zoom“ aus.
• Klicken Sie auf „Speichern“. 

Wenn ein potenzieller Kunde ein Meeting mit Ihnen bucht, wird automatisch ein Link zur Videokonferenz in die Kalendereinladung eingefügt. Wenn Sie die Zweiwege-Integration des Google-Kalenders mit HubSpot verwenden, erfahren Sie hier mehr über das Hinzufügen eines Videokonferenz-Links zu einem Meeting, das aus einem Datensatz im CRM geplant ist.

Bitte beachten: Erneut stattfindende Zoom-Webinare werden von dieser Integration nicht unterstützt. 

Zoom-Webinar-Registrierung und Teilnahmedetails anzeigen

Zoom-Webinar-Events werden auch in den Chroniken des Kontakts angezeigt. Dabei werden das Webinar-Datum angezeigt, wann ein Kontakt das Webinar besucht und verlassen hat und wie lange der Kontakt teilgenommen hat. 

Bitte beachten: Registranten müssen ihre primäre E-Mail-Adresse verwenden. Webinar-Registrierungen, die über die sekundäre E-Mail-Adresse eines Kontakts vorgenommen wurden, werden nicht in HubSpot registriert oder zur Chronik eines Kontakts hinzugefügt. 

Kontakte anhand der Teilnahme am Zoom-Webinar segmentieren

Nachdem Sie Ihr Zoom-Konto verknüpft haben, können Sie Webinarregistrierungs- und Teilnahmedetails von Zoom mit HubSpot synchronisieren und die Informationen verwenden, um Ihre Kontakte zu segmentieren. Sie können die folgenden Kontakteigenschaften segmentieren, die automatisch aktualisiert werden, wenn sich Kontakte für Ihre Zoom-Webinare registrieren und diese besuchen:

• Average Zoom webinar attendance duration (Durchschnittlichen Teilnahmedauer am Zoom-Webinar): Der durchschnittliche Prozentsatz für die einzelnen Webinare, die der Kontakt besucht. Ein Wert von 100% für diese Eigenschaft würde beispielsweise bedeuten, dass der Kontakt das Webinar über die vollständige Dauer besucht.
• Last registered Zoom webinar (Zuletzt registriertes Zoom-Webinar): Die URL des Webinars, für das sich der Kontakt zuletzt registriert hat. Dies wird ausgefüllt, wenn der Kontakt entweder mithilfe eines HubSpot-Workflows als Registrant zum Zoom-Webinar oder über eine manuelle Registrierung hinzugefügt wurde.
• Total number of Zoom webinar registrations (Gesamtzahl der Zoom-Webinar-Registrierungen): Die Gesamtanzahl an Webinaren, für die sich der Kontakt registriert hat.
• Total number of Zoom webinar attended (Gesamtzahl der Teilnahmen an Zoom-Webinaren): Die Gesamtanzahl an Webinaren, an denen der Kontakt teilgenommen hat.

Sie können Ihre Liste auch mithilfe von einem der folgenden Filter anhand der Attribute eines bestimmten Zoom-Events segmentieren:

• Zoom: Recording Available Event (Verfügbares Event wird aufgezeichnet): Wenn Sie eines Ihrer Zoom-Events aufgezeichnet haben, können Sie diesen filter auswählen und dann nach dem Event-Thema, der Event-Startzeit oder der Aufzeichnungs-URL verfeinern.
• Zoom: Webinar Attendance Event (Webinar-Teilnahme-Event): Um basierend auf der Teilnahme zu filtern, wählen Sie diesen Filter aus, um Ihre Liste anhand der Dauer der Teilnahme, der Dauer der Teilnahme in Prozent, der Webinar-ID oder dem Webinar-Name zu segmentieren. 
• Zoom: Webinar Registration Event (Webinar-Registrierungs-Event: Um basierend auf der Registrierung zu filtern, wählen Sie diesen Filter aus, um Ihre Liste basierend auf der Webinar-ID oder dem Webinar-Name zu segmentieren. 

Wenn Sie beispielsweise eine Liste mit Kontakten erstellen möchten, die ein bestimmtes Event besucht haben, können Sie Webinar-ID auswählen und dann die ID des Meetings ohne Bindestriche eingeben.

Erstellen neuer Kontakte von Meeting-Teilnehmern Ihrer Organisation ausschließen

Wenn Sie Zoom bei Mitgliedern Ihrer eigenen Organisation verwenden und ausschließen möchten, dass Ihre Teammitglieder zu neuen Kontakten werden, können Sie Ihre Arbeits-E-Mail-Adresse in Ihrer Zoom-Integration hinzufügen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marktplatzsymbol marketplace. Klicken Sie dann im Abschnitt Verwalten auf Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie unter „Verknüpfte Apps“ auf „Zoom“.
• Geben Sie unter der Registerkarte „Einstellungen“ Ihre E-Mail-Adresse ein, die Sie für Ihre Organisation verwenden. Nachdem Sie eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben haben, wird der Schalter neben Ihrer E-Mail-Adresse automatisch aktiviert.

Registranten mithilfe von Workflows zu Zoom-Webinaren hinzufügen (nur Professional und Enterprise)

Bitte beachten:Die Integration von HubSpot mit Zoom akzeptiert nur drei Pflichtfelder im Zoom-Registrierungslink: Vorname, Nachname und E-Mail. Wenn der Registrierungslink andere Felder erfordert, schlägt die Aktion des Registrierungs-Workflows fehl.

Fügen Sie Ihre Kontakte aus HubSpot über eine Workflow-Aktion zu Ihrem Zoom-Webinar hinzu:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierung > Workflows.
• Erstellen Sie einen neuen Workflow oder fahren Sie mit der Maus über einen bestehenden Workflow und klicken Sie auf Bearbeiten.  
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das (+) Plus-Symbol, um eine neue Aktion hinzuzufügen. 
• Wählen Sie im rechten Bereich „Kontakt zum Zoom-Webinar hinzufügen“ aus.
• Geben Sie Ihre Webinar-ID ein und klicken Sie dann auf Speichern. 

• Fügen Sie alle zusätzlichen Workflow-Aktionen hinzu.
• Klicken Sie auf Überprüfen, dann auf Einschalten, um Ihren Workflow zu aktivieren und Kontakte zu Ihrem Webinar hinzuzufügen. 

Wenn ein Kontakt zu einem Webinar hinzugefügt wird, wird die Kontakteigenschaft Last registered Zoom webinar (Zuletzt registriertes Zoom-Webinar) mit der URL für dieses Webinar aktualisiert.

Bitte beachten: Wenn Sie eine Fehlermeldung vom Typ „Registrierung erforderlich“ erhalten, müssen Sie Ihr Webinar in Ihrem Zoom-Konto so aktualisieren, dass eine Registrierung verlangt wird. 

Sie können diese Eigenschaft als Personalisierungs-Token in Ihren E-Mails verwenden oder Kontakte in einer Liste nach Webinar-URL segmentieren.

Beispielweise können Sie eine Liste mit den Kriterien „Die Kontakteigenschaft Last registered Zoom webinar enthält [Webinar-URL]" sowie eine Liste aller Ihrer Webinar-Teilnehmer für dieses spezielle Webinar erstellen.

Bitte beachten: Die Eigenschaft „Last registered Zoom webinar“ (Zuletzt registriertes Zoom-Webinar) enthält immer den Wert für das zuletzt registrierte Webinar. 

Zoom-Cloudaufzeichnungen in Ihrer Datensatzchronik anzeigen 

Wenn Sie Meetings oder Webinar-Cloudaufzeichnungen in Zoom verwenden, können Sie Ihre Aufzeichnungen in der Chronik der zugehörigen Datensätzen anzeigen. Mithilfe des von Zoom bereitgestellten Passwortschutzes können Sie Ihre Zoom-Aufzeichnungen schützen. Durch die Synchronisierung werden neue Kontakte in Ihrem HubSpot-Account erstellt, die die Aufzeichnung aufgerufen haben.