HubSpot mit Zoom verknüpfen

Verknüpfen Sie HubSpot und Zoom, um Videokonferenz-Links zu HubSpot-Terminplanungsseiten hinzuzufügen. Je nach Ihrem HubSpot-Abonnement können Sie außerdem auch mithilfe eines Workflows Teilnehmer zu Ihrem Zoom-Webinar hinzufügen und Zoom-Cloudaufzeichnungen in Kontaktchroniken anzeigen.

Vor dem Start

• Sie müssen ein Super-Admin in HubSpot sein.
• Sie müssen über Administratorberechtigungen im Zoom-Konto verfügen.
• Wenn Ihr Zoom-Konto vor der Migration von Unternehmensbereichen zu Marken einem Unternehmensbereich zugeordnet war, können Sie weiterhin die aktuelle Marke verwenden, die Ihrem Zoom-Konto zugeordnet ist. Sie können Ihrem Zoom-Konto jedoch keine neuen Marken zuordnen.
  
• Wenn Sie HubSpot- und Zoom-Webinare verwenden möchten, muss Ihr Zoom-Konto über das Add-on für Zoom-Webinare verfügen.

Bitte beachten: Wenn Ihr Zoom-Konto sensible oder private Informationen enthält, die nicht für alle verknüpften Accounts zugänglich sein sollen, wird nicht empfohlen, es mit mehreren HubSpot-Accounts zu verknüpfen.

Die Zoom-App installieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol marketplace und wählen Sie dann HubSpot Marketplace aus.
2. Verwenden Sie die Suchleiste, um die Zoom (by HubSpot)-App zu suchen.

3. Klicken Sie auf Installieren.
4. Geben Sie im Dialogfeld Ihre Zoom-Anmeldeinformationen ein und klicken Sie dann auf Anmelden.
5. Sie werden aufgefordert, die Berechtigung für Zoom für HubSpot zum Zugriff auf Ihr Zoom-Konto zu erteilen. Klicken Sie auf Zulassen.
6. Sie werden zurück zu HubSpot weitergeleitet, wo Zoom unter Verknüpfte Apps angezeigt wird. Klicken Sie auf Zoom, um ein individuelles Zoom-Benutzerkonto zu verknüpfen und neue Kontaktausschlüsse zu konfigurieren.

Individuelle Zoom-Einstellungen verwalten

So zeigen Sie Ihre individuellen Einstellungen für die Zoom-App an:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Zoom.
3. Klicken Sie auf den Tab Startseite.
4. Klicken Sie auf den Tab Meine Einstellungen.
5. Im Abschnitt Mit Hubspot verknüpfter Zoom-Benutzer können Sie sehen, welcher Zoom-Benutzer mit Ihrem HubSpot-Benutzer verknüpft ist.

• • Um den verknüpften Benutzer zu ändern, klicken Sie auf Verknüpften Benutzer ändern.

• • Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Zoom-Benutzer und wählen Sie den Zoom-Benutzer aus, der mit Ihrem HubSpot-Benutzer verknüpft werden soll. Wenn Sie Ihren Benutzer nicht im Dropdown-Menü sehen, stellen Sie sicher, dass Sie dem verknüpften Zoom-Konto als Benutzer hinzugefügt wurden.

6. Klicken Sie im Abschnitt Automatische Aufzeichnung auf den Schalter Automatisches Aufzeichnen von Meetings in Zoom aktivieren, um alle Ihre Zoom-Meetings automatisch aufzuzeichnen. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, erteilen Sie HubSpot die Berechtigung, die automatische Aufzeichnungseinstellung in Ihrem Zoom-Konto in Ihrem Namen zu aktivieren. Damit die Aufzeichnungen mit HubSpot synchronisiert werden können, müssen Sie die Synchronisierung für Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte aktivieren.

7. Wählen Sie im Abschnitt Meetings aus, ob Ihre Zoom-Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte von Zoom mit HubSpot synchronisiert werden sollen. Wenn die Optionen ausgegraut sind, bedeutet dies, dass Ihr Account-Admin die Einstellung auf globaler Ebene deaktiviert hat.

• •  Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte nicht synchronisieren: Mit dieser Option werden keine Meeting-Aufzeichnungen oder-Transkripte mit HubSpot synchronisiert. Meetings werden jedoch weiterhin als Aktivitäten in den HubSpot-Kontaktdatensätzen der Teilnehmer protokolliert.
  • Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte synchronisieren: Mit dieser Option werden automatisch Meetings protokolliert und Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte mit HubSpot synchronisiert.

• • Im Abschnitt Individuelle Meetings verwalten können Sie Meetings anhand der Meeting-ID suchen, deren Organisator Sie sind. Sie finden die Zoom-Meeting-ID in der Meeting-Einladung. Klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren, um die Meeting-Daten mit HubSpot zu synchronisieren.

8. Wählen Sie im Abschnitt Webinare die Webinare aus, die Sie von Zoom mit HubSpot synchronisieren möchten.

• • Um alle neuen Webinare, die Sie in Zoom erstellen, automatisch mit HubSpot zu synchronisieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu geplanten Webinaren standardmäßig synchronisieren.
  • Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte nicht synchronisieren: Mit dieser Option werden keine Webinar-Aufzeichnungen oder-Transkripte mit HubSpot synchronisiert.
  • Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte synchronisieren: Mit dieser Option werden Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte automatisch mit HubSpot synchronisiert.
  • Im Abschnitt Einzelne Webinare verwalten können Sie nach Name des Webinars oder Webinar-ID suchen, dessen Organisator Sie sind. Klicken Sie dann auf Jetzt synchronisieren, um die Webinar-Daten mit HubSpot zu synchronisieren.

Bitte beachten: Wenn Ihr HubSpot-Account und Ihr Zoom-Benutzerkonto dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, wird Ihr Zoom-Benutzerkonto automatisch mit HubSpot verknüpft. Diese Verknüpfung kann nicht mehr aufgehoben werden. Sie können nur zu einem anderen Zoom-Benutzerkonto wechseln.

Globale Zoom-Einstellungen verwalten

So zeigen Sie accountübergreifende Zoom-Einstellungen an und verwalten diese:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Zoom.
3. Klicken Sie auf den Tab Startseite.
4. Dann klicken Sie auf den Tab Globale Einstellungen.
5. Klicken Sie im Abschnitt Meetings auf den Schalter Meeting-Daten synchronisieren, um ihn zu aktivieren und so alle aktuellen und zukünftigen Zoom-Meetings für alle Benutzer im HubSpot-Account zu synchronisieren. Sie können auswählen, ob Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte für keinen, alle oder ausgewählte Zoom-Benutzer im HubSpot-Account synchronisiert werden sollen.

• • Um vergangene Meetings zu synchronisieren, müssen Sie das spezifische Meeting, an dem Sie interessiert sind, manuell synchronisieren.

Bitte beachten: Kontaktdatensätze werden für alle Zoom-Meetings erstellt, die von allen Benutzern gehostet werden, auch wenn nur ausgewählte Meetings synchronisiert werden.

6. Klicken Sie im Abschnitt Webinare auf den Schalter Webinar-Daten synchronisieren, um ihn zu aktivieren und so die Webinar-Daten von Zoom mit HubSpot zu synchronisieren. Sie können auswählen, ob Webinardaten für keinen, alle oder ausgewählte Zoom-Benutzer im HubSpot-Account synchronisiert werden sollen. Webinare werden mit Marketingevents synchronisiert.
7. Im Abschnitt Ausschlüsse können Sie Domains hinzufügen, um zu verhindern, dass Webinare von Benutzern mit einer bestimmten Domain in ihrer E-Mail-Adresse mit HubSpot synchronisiert werden.

 

• • Klicken Sie im Abschnitt Aufzeichnungsausschlüsse auf Domain eingeben oder aus Liste auswählen. Geben Sie dann die Domain ein (z. B. hubspot.com).
  • Geben Sie im Abschnitt Kontaktausschlüsse den Domain-Namen Ihres Unternehmens ein, um zu verhindern, dass interne Mitarbeiter als neue Kontakte in HubSpot erstellt werden.

8. Im Abschnitt Individuelle Benutzereinstellungen verwalten können Sie die Einstellungen der einzelnen Zoom-Benutzer anzeigen und verwalten.

• • Klicken Sie neben dem Benutzer, dessen Einstellungen Sie bearbeiten möchten, auf Benutzereinstellungen.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen Die Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte dieses Benutzers synchronisieren, um alle von diesem Benutzer erstellten Meetings von Zoom mit HubSpot zu synchronisieren.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu geplanten Webinaren standardmäßig synchronisieren, um die Daten von jedem neuen Webinar, das der Benutzer erstellt, automatisch mit HubSpot zu synchronisieren.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Webinar-Aufzeichnungen und -Transkripte dieses Benutzers synchronisieren, um alle Datensätze und Transkripte von Webinaren, die von diesem Benutzer erstellt wurden, von Zoom mit HubSpot zu synchronisieren.

Zoom-Funktionen überprüfen

So überprüfen Sie alle in der Zoom-App verfügbaren Funktionen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf Zoom.
3. Klicken Sie auf den Tab Funktionen entdecken.
4. Sehen Sie sich die mit der Zoom-App verfügbaren Funktionen an:

• • Zoom-Links zu Ihren Meetings hinzufügen.
  • Zoom-Cloudaufzeichnungen und -Transkripte auswerten.
  • Kontakte anhand von Zoom-Webinar-Eigenschaften segmentieren.
  • Ihr Webinar mithilfe eines Workflows bewerben.