Conectar HubSpot con Zoom

Conecta HubSpot y Zoom para agregar enlaces de videoconferencia a las páginas de programación de HubSpot. Dependiendo de tu suscripción de HubSpot, también puedes agregar participantes a tu webinario de Zoom usando un workflow y ver las grabaciones en la nube de Zoom en las cronologías de los contactos.

Antes de comenzar

• Debes ser un superadministrador en HubSpot.
• Debes tener permisos de administrador en la cuenta de Zoom.
• Si tu cuenta de Zoom estaba asociada a una Unidad de negocio antes de la migración de Unidades de negocio a Marcas, puedes seguir utilizando la marca actual asociada a tu cuenta de Zoom. Sin embargo, no puedes asociar nuevas marcas a tu cuenta de Zoom.
  
• Si tienes intención de utilizar HubSpot y los webinarios de Zoom, tu cuenta de Zoom debe tener el complemento de webinarios de Zoom.

Nota: no se recomienda conectar tu cuenta de Zoom a varias cuentas de HubSpot si hay información confidencial o privada que no se debe ser accesible para todas las cuentas conectadas.

Instalar la aplicación de Zoom

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono Mercado marketplace en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de HubSpot.
2. Utiliza la barra de búsqueda para localizar la aplicación de Zoom (de HubSpot).

3. Haz clic en Instalar.
4. En el cuadro de diálogo, escribe tus credenciales de inicio de sesión de Zoom y luego haz clic en Iniciar sesión.
5. Se te solicitará que otorgues permiso para Zoom para que HubSpot acceda a tu cuenta de Zoom. Haz clic en Permitir.
6. Serás redirigido nuevamente a HubSpot, donde verás que Zoom aparece en Aplicaciones conectadas. Haz clic en Zoom para enlazar una cuenta de usuario individual de Zoom y configurar nuevas exclusiones de contactos.

Gestionar configuración individual de Zoom

Para ver la configuración individual de la aplicación de Zoom:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Zoom.
3. Haz clic en la pestaña Inicio.
4. Haz clic en la pestaña Mi configuración.
5. En la sección Usuario conectado de HubSpot a Zoom, ve qué usuario de Zoom está conectado a tu usuario de HubSpot.

• • Para cambiar el usuario conectado, haz clic en Cambiar usuario conectado.

• • En el panel derecho, haz clic en el menú desplegable Usuario de Zoom y selecciona el usuario de Zoom que quieres conectar a tu cuenta de usuario de HubSpot. Si no ves tu usuario en el menú desplegable, asegúrate de que se haya agregado como usuario a la cuenta de Zoom conectada.

6. En la sección Grabación automática, haz clic en Activar grabación automática de reuniones en Zoom para grabar todas tus reuniones de Zoom automáticamente. Cuando activas esta opción, das permiso a HubSpot para activar la opción de grabación automática en tu cuenta de Zoom en tu nombre. Para que las grabaciones se sincronicen con HubSpot, debes activar la sincronización de grabaciones y transcripciones de reuniones.

7. En la sección Reuniones, selecciona si la grabación y las transcripciones de tus reuniones de Zoom deben sincronizarse desde Zoom a HubSpot. Si las opciones aparecen atenuadas, significa que el administrador de tu cuenta ha desactivado la opción a nivel global.

• • No sincronizar grabaciones ni transcripciones de reuniones: esta opción no sincronizará ninguna grabación ni transcripción de reuniones con HubSpot. Sin embargo, las reuniones seguirán registrándose como actividades en los registros de contacto de HubSpot de los participantes.
  • Sincronizar grabaciones y transcripciones de reuniones: esta opción registrará automáticamente las reuniones y sincronizará las grabaciones y transcripciones de las reuniones con HubSpot.

• • En la sección Gestionar reuniones individuales, puedes buscar reuniones por ID de reunión de las que seas el organizador. Puedes encontrar el ID de la reunión de Zoom en la invitación a la reunión. A continuación, haz clic en Sincronizar ahora para sincronizar los datos de las reuniones con HubSpot.

8. En la sección Webinarios, selecciona los webinarios que quieres sincronizar desde Zoom a HubSpot.

• • Para sincronizar automáticamente cualquier nuevo webinario que crees en Zoom con HubSpot, selecciona la casilla de verificación Sincronizar datos de nuevos webinarios programados de forma predeterminada.
  • No sincronizar grabaciones y transcripciones de webinarios: esta opción no sincronizará ninguna grabación o transcripción de webinarios con HubSpot.
  • Sincronizar grabaciones y transcripciones de webinarios: esta opción sincronizará automáticamente las grabaciones y transcripciones de los webinarios con HubSpot.
  • En la sección Gestionar webinarios individuales, puedes buscar webinarios por el nombre o el ID del webinario del que eres organizador. A continuación, haz clic en Sincronizar ahora para sincronizar los datos del webinario con HubSpot.

Nota: si tus cuentas de usuario de HubSpot y Zoom tienen la misma dirección de correo electrónico, tu cuenta de usuario de Zoom se vinculará automáticamente a HubSpot y no se podrá desvincular. Solo puedes cambiar a otra cuenta de usuario de Zoom.

Configuración global de Zoom

Para ver y gestionar la configuración de Zoom de toda la cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Zoom.
3. Haz clic en la pestaña Inicio.
4. Haz clic en la pestaña Configuración global.
5. En la sección Reuniones, haz clic en Sincronizar datos de reuniones para sincronizar todas las reuniones de Zoom presentes y futuras de todos los usuarios de la cuenta de HubSpot. Puedes seleccionar si quieres sincronizar las grabaciones y transcripciones de reuniones para ninguno, todos o determinados usuarios de Zoom en la cuenta de HubSpot.

• • Para sincronizar reuniones pasadas, tendrás que sincronizar manualmente la reunión específica que te interese.

Nota: se crearán registros de contacto para todas las reuniones de Zoom organizadas por todos los usuarios, aunque solo se sincronicen las reuniones seleccionadas.

6. En la sección Webinarios, haz clic en el interruptor para activar Sincronizar datos de webinario para sincronizar los datos de webinario de Zoom con HubSpot. Puedes seleccionar si quieres sincronizar los datos del webinario para ninguno, todos o determinados usuarios de Zoom en la cuenta de HubSpot. Los webinarios se sincronizarán con los eventos de marketing.
7. En la sección Exclusiones, puedes agregar dominios para evitar que los webinarios y reuniones sean sincronizados con HubSpot por usuarios con un dominio específico en su dirección de correo electrónico.

 

• • En la sección Exclusiones de grabación, haz clic en Introducir dominio o elegir de la lista. A continuación, introduce el dominio (por ejemplo, hubspot.com).
  • En la sección Exclusiones de contactos, introduce el nombre de dominio de tu empresa para evitar que los empleados internos se creen como nuevos contactos en HubSpot.

8. En la sección Gestionar configuración individual de usuarios, visualiza y gestiona la configuración individual de usuarios de Zoom.

• • Haz clic en Configuración del usuario junto al usuario cuya configuración quieres editar.
  • En el panel derecho, marca la casilla Sincronizar las grabaciones y transcripciones de las reuniones de este usuario para sincronizar todas las reuniones creadas por este usuario desde Zoom a HubSpot.
  • Marca la casilla Sincronizar datos de nuevos webinarios programados de forma predeterminada para sincronizar automáticamente los datos de cualquier nuevo webinario creado por el usuario con HubSpot.
  • Marca la casilla Sincronizar las grabaciones y transcripciones de los webinarios de este usuario para sincronizar todas las grabaciones y transcripciones de los webinarios creados por este usuario desde Zoom a HubSpot.

Revisar las funciones de Zoom

Para revisar todas las funciones disponibles con la aplicación de Zoom:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Zoom.
3. Haz clic en la pestaña Descubrimiento de funciones.
4. Revisa las funciones disponibles con la aplicación de Zoom:

• • Agregar enlaces de Zoom a tus reuniones.
  • Revisar las grabaciones y transcripciones en la nube de Zoom.
  • Segmentar los contactos utilizando las propiedades del webinario de Zoom.
  • Promocionar tu webinario usando un workflow.