Revisar grabaciones y transcripciones de llamadas

Puedes acceder a la información de grabaciones de llamadas realizadas a través de la herramienta de llamadas de HubSpot, usando la integración de HubSpot con Zoom o usar un proveedor de llamadas de terceros que esté integrado con HubSpot.

Si eres un usuario con un Ventas Hub o Hub de Servicio Profesional o Enterprise asiento yasignado, puedes utilizar Análisis de conversaciones (Análisis de conversaciones) para transcribir y analizar las grabaciones. Esto te permite capacitar a tu equipo de manera más eficaz y obtener información valiosa de las grabaciones y transcripciones. 

Si estás usando la aplicación móvil HubSpot, descubre cómo revisar llamadas mientras estás en movimiento. 

Antes de comenzar

• Configura la herramienta de llamadas. Puedes adquirir un número de teléfono proporcionado por HubSpot, registrar tu número de teléfono con HubSpot, configurar la integración de HubSpot con Zoom o integrar con un proveedor de llamadas de terceros.

Nota: HubSpot solo es compatible con un grupo selecto de proveedores de llamadas de terceros. Más información sobre qué proveedores de llamadas son compatibles en el mercado de aplicaciones de HubSpot.

• Los Registros de llamadas de HubSpot están activados de forma predeterminada. Asegúrate de que la grabación de llamadas esté activada en tu configuración.
• Si eres usuario de Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise asegúrate de que Análisis de conversaciones también está activado en tu configuración para que se transcriban tus grabaciones.
• Si utilizas Zoom para hacer llamadas, asegúrate de que la grabación en la nube está activada.
• Revisa las leyes de grabación de llamadas para tu área.

Revisar grabaciones

Para acceder a la grabación y añadir notas. 

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Llamadas.
• Haz clic en el título dela llamada.
• Para iniciar la grabación, a la izquierda de la pantalla de revisión, haz clic en playerPlayReproducir. También puedes usar los controles para playerFastForward saltar o playerRewind retroceder. Si revisas una grabación en la nube de Zoom, también puedes reproducir, pausar o saltar.
• En la parte inferior, haz clic en Notas, luego haz clic en Añadir notas para añadir notas de llamada. Para enviar una notificación a otro miembro del equipo, escribe @ seguido del nombre del usuario . Entre tu nota, luego haz clic en Guardar. Si tienes una cuenta Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, también puedes añadir comentarios en línea enhebrados.
  • Para producir un resumen de llamada generado por Breeze, las herramientas de IA de HubSpot, haga clic en Resumir esta llamada (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise). Este campo no es editable. Utiliza el cuadro de texto Notas para añadir información adicional.
  • Si quieres pedir a Copilot más información sobre la llamada, haz clic en Haz una pregunta.

• • Para dar su opinión sobre el resumen, haga clic en los iconos thumbsUp pulgar hacia arriba o thumbsDown pulgar hacia abajo.
  • Para copiar el resumen, haga clic en el icono copiar mensaje.
  • Para ocultar el resumen, haga clic en Cerrar.

Nota: para utilizar los resúmenes de llamadas de Breeze, debe activar AI Assistant y grabación de llamadas en su cuenta.

• Si tienes una cuenta Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, a la derecha, haz clic entre las pestañas Insights, Stats, y Transcript para ver los términos rastreados, las estadísticas de llamadas y la transcripción de llamadas. Sólo podrás ver los términos rastreados si tienes una cuenta Sales Hub o Service Hub Enterprise y un Superadministrador ha agregado términos rastreados.

Comparte grabaciones o añádelas a listas de reproducción

• Para compartir la grabación:
  • Haz clic en el botón share Compartir situado en la parte superior derecha.
  • Haz clic en el menú desplegable Enviar correo electrónico a para añadir miembros del equipo con los que compartir la grabación. 
  • Escribe un mensaje  en la casilla de texto.
  • Utiliza las asas de reproducción o los cuadros de texto Inicio y Fin para ajustar la parte de la grabación que quieres compartir.
  • Haz clic en Comparte o Copia el enlace. Si tienes una cuenta Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise, también puedes compartir fragmentos concretos de transcripciones.

Nota: los usuarios con permiso para ver un clip de grabación también pueden escuchar la grabación completa. La intención del clip es proporcionar un enfoque y una dirección claros.

• Para añadir una grabación a una lista de reproducción:
  • Haz clic en + Añadir a lista de reproducción.
  • Haz clic en el menú desplegable Seleccionar lista de reproducción para añadir la grabación a diferentes listas de reproducción.
  • Escribe una descripción en el cuadro de texto. 
  • Utiliza las asas de reproducción o los cuadros de texto Inicio y Fin para ajustar la parte de la grabación que quieres compartir.
  • Haz clic en Agregar.

Revisar los términos rastreados (Sales Hub o Service Hub Enterprise)

Puedes crear términos rastreados para ir a partes de la transcripción donde se mencione el término.

Nota: debes ser superadministrador de  para Agregar o editar términos con seguimiento. 

• En el panel derecho, haz clic en la pestaña Insights para ver los términos rastreados.
• Para editar los términos rastreados, haz clic en Editar.
• En el panel derecho, puedes hacer clic en + Añadir categoría para añadir categorías a los términos rastreados. 
• Para añadir un término rastreado a una categoría, haz clic en + Añadir término rastreado, luego escribe el término rastreado en el cuadro de texto. 
• En la parte inferior del panel derecho, haz clic en Guardar.

Añade altavoces de llamada y consulta las estadísticas de llamada (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise)

Puedes revisar las estadísticas de la llamada vinculando los registros de contacto de los participantes a la llamada.

• Para vincular participantes de llamadas a registros, haz clic en Participantes en la parte superior. En el panel derecho, haz clic en el botón link enlace situado junto al altavoz en la sección Destinatario de la llamada. En la barra de búsqueda, escribe el nombre del contacto. Si no existe un registro, haz clic en + Añadir contacto para crear un registro para el contacto. A continuación, haz clic en Enlace. Para desvincular un contacto, pulsa de nuevo el botón link link para romper el vínculo.

Nota: HubSpot hará coincidir automáticamente los nombres de los interlocutores en las llamadas transcritas de dos interlocutores realizadas con Zoom Basic o Pro. El emparejamiento manual de locutores no está disponible para las llamadas realizadas con Zoom Business, Business Plus o Enterprise, ya que estas transcripciones son proporcionadas por Zoom y no por HubSpot.

• Para acceder a la información de contacto del destinatario de la llamada, en el panel derecho, haz clic en el nombre del contacto  para acceder a ese registro de contacto.

• Después de añadir altavoces, en el panel derecho, haz clic en la pestaña Estadísticas para revisar las siguientes estadísticas de llamada.
  • Tiempo de conversación del propietario de la llamada: porcentaje de tiempo que habla el propietario de la llamada.
  • Velocidad de conversación: el número de palabras por minuto del propietario de la llamada.
  • Monólogo más largo: la mayor cantidad de tiempo que habla el propietario de la llamada.
  • La historia más larga de un cliente: la mayor cantidad de tiempo que habla un cliente.
  • Interactividad: la cantidad de interacción dentro de la llamada.
  • Paciencia: la cantidad de pausas entre los participantes.

Revisa las transcripciones y añade comentarios en línea (Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise)

Cuando revises las transcripciones de, puedes añadir comentarios en línea o compartir un enlace a una parte concreta de la transcripción. Los representantes pueden responder fácilmente a los comentarios, manteniendo las conversaciones centradas y asegurándose de que toda la información relevante está en el mismo sitio.

Por favor, ten en cuenta: transcripción automática está disponible para Los idiomas predeterminados de HubSpot para la creación de contenidos. HubSpot transcribirá la grabación en el idioma seleccionado en los ajustes de tu cuenta. Más información sobre la oferta de idiomas de HubSpot .

• En el panel derecho, haz clic en la pestaña Transcripción para ver la transcripción de la llamada. Usa la barra de búsqueda para buscar palabras clave específicas. Los resultados devolverán cualquier parte de la transcripción donde se usó la palabra clave.
• Para enviar una notificación a otro miembro del equipo o añadir un comentario con fecha y hora, haz una de las siguientes acciones:
  • Haz clic en la pestaña Comentarios situada debajo de la reproducción de la grabación. En el cuadro de texto, escribe @ seguido del nombre del usuario . Introduce tu comentario, luego haz clic en Guardar.

• • Para añadir una marca de tiempo:
    • Debajo del cuadro de texto, escribe la marca de tiempo y luego haz clic en el cuadro de texto para aplicar la marca de tiempo. En la pestaña Transcripción de la derecha, saltará a esa parte de la transcripción.

• • • En la transcripción, pasa el cursor  por encima de la parte del fragmento de la transcripción a la que quieras añadir un comentario. Haz clic en el botón comments Comenta. En la pestaña Comentarios, debajo de la reproducción de la grabación, se abrirá un cuadro de texto con la marca de tiempo correcta.
  • Haz clic en Comenta. 
  • Haz clic en el botón Responder situado debajo de uno de los comentarios para iniciar un hilo de conversación. Después de escribir tu respuesta, haz clic en Responder.

• Para compartir una parte concreta de la transcripción, pasa el cursor por encima de ese fragmento de transcripción y, a continuación, haz clic en el botón share Compartir. En el cuadro de diálogo, utiliza los tiradores a lo largo de la pista del altavoz o escribe el tiempo Inicio y Fin para modificar la duración del clip de grabación. Si deseas compartir toda la grabación, asegúrate de que los manejadores a lo largo de la pista de audio estén al principio y al final de la grabación.

Nota: los usuarios con permiso para ver un clip de grabación también pueden escuchar la grabación completa. La intención del clip es proporcionar un enfoque y una dirección claros.

Sincronizar grabaciones con Zoom

Si tienes una cuenta de Zoom Business o Zoom Enterprise, puedes sincronizar las grabaciones de Zoom en la nube para que sean revisadas en HubSpot. Una vez activada la grabación en la nube en tu cuenta de Zoom, las grabaciones aparecerán en la línea de tiempo del registro asociado. Si eres un usuario con un asiento asignado a Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise Análisis de conversaciones transcribirá las grabaciones de Zoom cloud y estas transcripciones también se sincronizarán con la línea de tiempo del registro.

Para configurar la grabación de Zoom mediante el análisis de conversaciones:

• Activa la grabación en la nube en Zoom. Asegúrate de que la casilla transcripciones de audio está seleccionada para que recibas transcripciones en HubSpot de tus grabaciones de Zoom.
• Selecciona la casilla de verificación Sincronizar datos de grabaciones y transcripciones en tus ajustes de integración de Zoom. Nota: cuando seleccionas la casilla de verificación Sincronizar datos de grabaciones y transcripciones, todas las grabaciones y transcripciones nuevas se sincronizarán automáticamente con HubSpot tanto para reuniones como para webinarios. Para borrar la grabación de una llamada, puedes hacerlo desde la página Índice de llamadas.

• Para asignar grabaciones a los usuarios de tu cuenta de HubSpot, asegúrate de que conectan sus cuentas de Zoom. Las actividades de interacción de grabaciones se asignarán a un usuario en tu cuenta de HubSpot si su dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico de un usuario de Zoom en la llamada.

Asociar grabaciones con otros registros

Por opción predeterminada, HubSpot AIasociará automáticamente las grabaciones a la empresa principal asociada a los participantes de la llamada.

También puedes asociar un registro con otros registros de contacto, empresa, trato, ticket o reunión de tu CRM. La grabación aparecerá en la cronología del registro asociado para que puedas acceder a los detalles de la grabación para obtener más contexto.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Llamadas.
• Haz clic en el título de la llamada.
• En la parte superior, haz clic en Asociaciones.
• Para añadir una asociación, en el panel derecho, haz clic en + Añadir junto a una de las pestañas de contacto, empresa, negocio, entrada o reunión.

Los registros asociados también aparecerán en la página Índice de llamadas. Si los registros asociados no aparecen en la tabla, edita las columnas de la tabla.