Revisar grabaciones y transcripciones de llamadas

Puedes revisar las grabaciones realizadas a través de la herramienta de llamadas de HubSpot herramienta de llamadas utilizando la integración de La integración de HubSpot con Zoom o utilizando un proveedor de llamadas de terceros que esté integrado con HubSpot

Si tienes asignada una licencia de pago de Sales Hub o de Service Hub Pro o Enterprise, puedes usar elanálisis de conversaciones para transcribir y analizar las grabaciones. Esto le permite entrenar a su equipo de manera más eficaz y obtener valiosos conocimientos de los clientes a partir de las grabaciones y transcripciones

Tenga en cuenta: cualquier usuario que esté grabando llamadas realizadas desde HubSpot puede revisar y entrenar en la grabación de la llamada, pero no tendrá acceso a las características adicionales impulsadas por CI, como la transcripción.

Sólo las grabaciones realizadas por los usuarios que tienen asignado Hub de ventas o Hub de servicios Profesional o Empresa depago se transcribirán automáticamente. Cualquier usuario en un Hub de ventas o Hub de servicios Professional o Enterprise puede acceder a la grabación y a la transcripción para el coaching si tiene los permisos de Object Access adecuados para el registro.

Si utilizas la aplicación móvil de HubSpot, aprende a revisar las grabaciones mientras estás en movimiento. 

Antes de comenzar

• Configura la herramienta de llamadas. Puedes adquirir un número de teléfono proporcionado por HubSpot, registrar tu número de teléfono saliente con HubSpot, configurar la integración de HubSpot con Zoom o integrarte con un proveedor de llamadas de terceros.

Nota: actualmente, los proveedores de terceros que admiten CI de HubSpot son JustCall, Kixie y Zoom Business o suscripciones de Enterprise que admiten transcripciones de grabaciones.

• Asegúrate de que la grabación de llamadas esté activada en tu configuración.
• Si usas Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise, comprueba que el análisis de conversaciones también está activado en la configuración para que tus grabaciones sean transcritas.
• Si usas Zoom para hacer llamadas, asegúrate de que la grabación en la nube esté activada.
• Revisa las leyes de grabación de llamadas para tu área.

Revisar grabaciones

Puedes acceder a la grabación y añadir cualquier nota o comentario. 

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.
• Haz clic en el título de la  llamada.
• Para iniciar la grabación, a la izquierda de la pantalla de revisión, haz clic en Reproducir playerPlay. También puedes usar los controles para playerFastForward saltar o playerRewind retroceder. Si revisas una grabación en la nube de Zoom, también puedes reproducir, pausar o saltar.
• Para enviar una notificación a otro miembro del equipo, en el campo de texto, escribe @ seguido del nombre del usuario, escribe tu comentario y luego haz clic en Guardar.

• Para acceder a la información de contacto del destinatario de la llamada, en la parte superior derecha, haz clic en Participantes para ampliar la sección.
  • Para acceder a la información del contacto, haz clic en el nombre del registro para abrir una ventana emergente con los detalles del contacto.
  • Para acceder al registro completo, haz clic en Ir a registro.
• Debajo de la grabación, en el lado izquierdo, revise las notas existentes o haga clic en Editar nota para añadir más notas.
• Si tienes asignada una licencia de Sales Hub o de Service Hub Pro o Enterprise, en la sección de notas puedes añadir un enlace a una marca de tiempo específica para consultarla después.
  • Escribe la hora y presiona la tecla Intro

• • Haz clic en Guardar. 
  • Para saltar a ese momento de la grabación, haz clic en la marca de tiempo en las notas de la llamada

Revisar las transcripciones (Hub de ventas o Hub de servicios Sólo paraprofesionales o empresas )

• Debajo de la grabación, vea las pistas de los hablantes para controlar el tiempo de habla del usuario en comparación con el del contacto. Haz clic y arrastra el asa a lo largo de la pista del altavoz para escuchar una parte específica de la grabación.
• HubSpot hará coincidir automáticamente los nombres de los interlocutores en las llamadas transcritas de dos interlocutores realizadas con Zoom Basic o Pro. Si necesita hacer coincidir manualmente los nombres de los oradores en una transcripción, haga clic en el avatar situado junto al nombre del orador (por ejemplo, Orador 1, Orador 2). A continuación, seleccione el nombre correcto del oradoren la lista desplegable y haga clic en Coincidir.

• Para anular el emparejamiento de un orador, haga clic en el avatarsituado junto al nombre del orador y, a continuación, en Anular emparejamiento. Si está intentando volver a emparejar varios altavoces para corregir un error, desempareje primero todos los nombres de altavoces incorrectos antes de volver a emparejar para asegurarse de que todos los nombres de altavoces vuelven a aparecer en la lista desplegable. 

Ten en cuenta: la coincidencia manual de interlocutores no está disponible para las llamadas realizadas con Zoom Business, Business Plus o Enterprise, ya que estas transcripciones son proporcionadas por Zoom y no por HubSpot.

• Si eres un usuario de una cuenta de Centro de ventas o Service Hub Enterprise, puedes compartir clips de grabación de llamadas con horas de inicio y fin definidas.
  • Haz clic y arrastra el tirador a lo largo de la pista del altavoz para determinar la hora de inicio del clip de grabación que estás compartiendo. También puedes pasar el ratón por encima y hacer clic en el extracto de la transcripción donde quieras empezar el clip de grabación. Si quieres compartir el clip completo, arrastra el tirador hasta el principio de la grabación o selecciona el primer fragmento de la transcripción.
  • Encima de la grabación, haz clic en el botón Compartir share.

• • En el cuadro de diálogo Compartir grabación, puedes seleccionar los usuarios a los que enviar el clip de grabación, escribir un mensaje y recortar el clip.
    • Haga clic en el menú desplegable Seleccionar correo electrónico para y haga clic en la marca de verificación junto a los usuarios a los que desea enviar el clip de grabación. Los usuarios que no tienen permiso para ver las grabaciones aparecerán en gris y no se podrán seleccionar. Para compartir la grabación, un superadministrador o un usuario con permisos de Añadir y editar usuarios tendrá que actualizar los permisos de visualización del usuario.
    • Escribe en el cuadro de texto Mensaje para indicar a los usuarios por qué estás compartiendo el clip de grabación.
    • Utiliza los tiradores a lo largo de la pista del altavoz o escribe la hora de inicio y de finalización para modificar la duración del clip de grabación. Si quieres compartir toda la grabación, asegúrate de que los tiradores a lo largo de la pista del altavoz están al principio y al final de la grabación.

• • Haga clic en Compartir para enviar un correo electrónico con el mensaje y el enlace al clip de grabación. También puede compartir un clip seleccionando el enlace Copiar enlace.

Nota: los usuarios con permiso para ver un clip de grabación también pueden escuchar la grabación completa. La intención del clip es proporcionar un enfoque y una dirección claros.

• Si tienes una cuenta de Sales Hub o de Service Hub Enterprise, para consultar quétérminos con seguimiento se han usado durante la llamada, haz clic en la pestaña Términos con seguimiento. Para modificar los términos con seguimiento, haz clic en Editar términos con seguimiento. 

Nota: debes ser un superadministrador para agregar o editar términos con seguimiento.

• A la derecha de la pantalla de revisión de la grabación, acceda a la transcripción:

Nota: la transcripción automática está disponible para los idiomas de creación de contenidos por defecto de HubSpot. HubSpot transcribirá la grabación en el idioma seleccionado en la configuración de tu cuenta. Más información sobre las ofertas de idioma de HubSpot.

• • Usa la barra de búsqueda para buscar palabras clave específicas. Los resultados devolverán cualquier parte de la transcripción donde se usó la palabra clave.

• • Para compartir una parte específica de la transcripción con otro miembro del equipo, coloca el cursor sobre el texto de transcripción y haz clic en Compartir. En el cuadro de diálogo, haz clic en Copiar enlace y luego pégalo en un correo electrónico u otro mensaje y envía a tu miembro del equipo.

• Si deseas mejorar la calidad de tus transcripciones, puedes activar la configuración Mejora tus transcripciones marcando una transcripción como útil o no útil.
  • Haz clic en útil o no útil al final de la transcripción.
  • Revisa la información en el cuadro de diálogo y luego selecciona Sí para activar la configuración. Puedes desactivar esto en cualquier momento de tu configuración de llamadas. Obtén más información sobre cómo HubSpot utiliza los datos para mejorar la calidad de tus transcripciones.

Sincronizar las grabaciones de Zoom

Si tienes una cuenta de Zoom Business o Enterprise, puedes sincronizar tus grabaciones de Zoom en la nube para revisarlas en HubSpot. Una vez habilitada la grabación en la nube en su cuenta de Zoom, las grabaciones aparecerán en la línea de tiempo del registro asociado. Si tienes asignada una licencia de pago deSales Hub o de Service Hub Proo Enterprise, CI transcribirá las grabaciones de Zoom en la nube y estas transcripciones también se sincronizarán con la línea de tiempo del registro.

Para configurar la grabación de Zoom usando Análisis de conversaciones, debes:

1. Activar grabación en la nube en Zoom. Asegúrese también de que la casilla de verificación de las transcripciones de audio está seleccionada para asegurarse de que recibe transcripciones en HubSpot de sus grabaciones de Zoom.
2. Selecciona la casilla de comprobación Sincronizar datos de grabaciones y transcripciones en tu configuración de integración de Zoom.
   

   Nota: cuando seleccionas la casilla de comprobación Sincronizar datos de grabaciones y transcripciones, todas las grabaciones y transcripciones nuevas se sincronizarán automáticamente con HubSpot tanto para reuniones como para webinarios. Para eliminar una grabación de llamadas, puedes hacerlo desde la página de índice de llamadas.

   • Todas las grabaciones de reuniones y webinarios se sincronizarán automáticamente en HubSpot y serán visibles para todos los usuarios de tu cuenta de HubSpot en función de tus permisos de Acceso a objetos para contactos. Más información sobre los permisos de usuario en HubSpot.

   • Las leyes y reglamentos relativos a la grabación y la transcripción son complejos, por lo que debe trabajar con su propio equipo legal para entender cómo se relacionan esas leyes con estas características. Tú eres responsable de determinar y garantizar el cumplimiento de las leyes que se aplican a ti. Más información sobre las funciones de grabación de llamadas de HubSpot.

   
   
   

3. Para asignar grabaciones a los usuarios de tu cuenta de HubSpot, asegúrate de que conectan sus cuentas de Zoom en la pestaña de cuentas de usuarios. La grabación de las actividades de compromiso se asignará a un usuario en su cuenta de HubSpot si su dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico de un usuario de Zoom en la llamada.

Asociar grabaciones con otros registros

Por defecto, HubSpot AI asociará automáticamente las grabaciones a la empresa principal asociada a los participantes de la llamada. Esto se indicará con el icono de HubSpot AI. Puede pasar el ratón por encima del icono para encontrar enlaces a la documentación pertinente de la asociación.

Tambiénpuede asociar una grabación con otros registros de contactos, empresas, acuerdos o tickets en su CRM. La grabación aparecerá en la línea de tiempo del registro asociado para que pueda acceder a los detalles de la grabación para obtener más contexto.

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.
• Haz clic en el título de la llamada.
• En la parte superior izquierda, haz clic en Asociaciones.
• En el panel Asociaciones:
  • Para agregar una asociación, haz clic en Agregar una tarjeta de objeto.
  • Para obtener una vista preliminar del registro asociado, coloca el cursor sobre la asociación y haz clic en Vista preliminar.
  • Para eliminar cualquier asociación existente, pase el ratón por encima de la asociación, haga clic en el menú desplegable Más y seleccione Eliminar asociación.

Los registros asociados también aparecerán en la página del índice de llamadas. Si los registros asociados no aparecen en la tabla, edita las columnas de la tabla.

Comparta las grabaciones con su equipo

Antes de una reunión, puedes compartir una grabación con un miembro del equipo para que pueda prepararse.

• En tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > Llamadas.
• Haz clic en el título de la llamada.
• En la parte superior derecha, haz clic en Compartir.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Copiar Enlace.
• Pega el enlace en un correo electrónico u otro mensaje y luego envíalo a miembro de tu equipo.

Más información sobre cómo buscar y segmentar llamadas en la página de índice de llamadas.