Revise gravações e transcrições

Pode rever as gravações feitas através do HubSpot's ferramenta de chamada utilizando Integração do HubSpot com o Zoom, ou utilizando um fornecedor de chamadas de terceiros que está integrado com o HubSpot

Se é um utilizador com um posto de venda atribuído ouum posto de assistência profissional ou empresa pago pode utilizar a Conversation Intelligence (CI) para transcrever e analisar as gravações. Isto permite-lhe treinar a sua equipa de forma mais eficaz e ganhar valiosos conhecimentos dos clientes a partir das gravações e transcrições

Atenção: qualquer utilizador que esteja a gravar chamadas feitas a partir do HubSpot pode rever e treinar a gravação da chamada, mas não terá acesso às características adicionais alimentadas por CI, tais como a transcrição.

Apenas as gravações efectuadas por utilizadores com Centro de Vendas ou Centro de Serviços Profissional ou Empresa lugares pagos serão automaticamente transcritos. Qualquer utilizador de um Centro de Vendas ou Centro de Serviços A conta profissional ou empresarial pode aceder à gravação e transcrição para treino se tiverem as devidas permissões de Acesso a Objectos para o registo.

Se estiver a utilizar a aplicação móvel HubSpot, aprenda a rever as gravações enquanto em viagem. 

Antes de começar

• Configure a ferramenta de chamadas. Pode adquirir um número de telefone HubSpot fornecido, registar o seu número de telefone de saída no HubSpot, configurar a integração do HubSpot com o Zoom, ou integrar com um fornecedor de chamadas de terceiros.

Observação: atualmente, os provedores de terceiros que oferecem suporte à CI no HubSpot são o JustCall, o Kixie e as assinaturas do Zoom Business ou Enterprise que suportam transcrição de gravação. 

• Verifique se a gravação de chamadas está ativada nas configurações.
• Se você é um Centro de Vendas ouutilizador do Service Hub Professional ou Enterprise , certifique-se de que oCI também está ligado nas suas definições para que as suas gravações sejam transcritas.
• Se estiver usando Zoom para fazer chamadas, verifique se a gravação de nuvem está ativada.
• Revise as leis de gravação de chamadas para sua área.

Revisar gravações

Pode aceder à gravação e adicionar quaisquer notas ou comentários. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Chamadas.
• Clique no título da chamada.
• Para iniciar a gravação, no lado esquerdo do ecrã de revisão, clique em playerPlay Play. Você também pode usar os controles para playerFastForward avançar or playerRewind voltar. Se você estiver revisando uma gravação na nuvem do Zoom, também poderá reproduzi-la, pausá-la ou avançá-la.
• Para enviar uma notificação para outro membro da equipe, no campo de texto à direita, digite @ seguido pelo nome do usuário, insira seu comentário e clique em Salvar.
  

• Para acessar as informações de contato do destinatário da chamada, no canto superior direito, clique em Particantes para expandir a seção.
  • Para acessar as informações do contato, clique no nome do registro para abrir um pop-up com os detalhes do contato.
  • Para navegar até o registro completo, clique em Ir ao registro.
• Abaixo da gravação no lado esquerdo, rever quaisquer notas existentes, ou clicar em Editar nota para adicionar mais notas.
• Se for um utilizador com uma sedeatribuída a um Centro de Vendas ou Centro de Serviços Profissional ou Empresarial , na secção de notas, pode adicionar um link para um carimbo de data/hora específico para revisão posterior
  • Digite a hora e, em seguida, pressione a tecla Enter

• • Clique em Salvar.
  • Para saltar para essa hora na gravação, clique no carimbo da hora nas notas de chamada

Transcrições de revisão (Centro de Vendas ou Centro de Serviços Apenasprofissional ou empresarial )

• Abaixo da gravação, ver as faixas do orador para controlar o tempo de fala do utilizador em comparação com as do contacto. Clique e arraste a pega ao longo da faixa do altifalante para ouvir uma parte específica da gravação.
• O HubSpot fará automaticamente corresponder os nomes dos oradores nas chamadas transcritas de duas partes feitas com Zoom Basic ou Pro. Se precisar de corresponder manualmente os nomes dos oradores numa transcrição, clique no avatar ao lado do nome do orador (por exemplo, Orador 1, Orador 2). Depois, seleccionar o nome correcto do oradora partir da lista pendente, e clicar em Match.

• Para desmarcar um altifalante, clique no avatar ao lado do nome do altifalante, depois clique em Unmatch. Se estiver a tentar remarcar vários altifalantes para corrigir um erro, desmarque primeiro todos os nomes de altifalantes incorrectos antes de remarcar para garantir que todos os nomes de altifalantes reapareçam na lista suspensa. 

Atenção: a correspondência manual do altifalante não está disponível para chamadas feitas com Zoom Business, Business Plus, ou Enterprise, uma vez que estas transcrições são fornecidas por Zoom e não por HubSpot.

• Se é um utilizador de um Centro de Vendas ou conta de Serviço Hub Enterprise, pode partilhar clips de gravação de chamadas com horas de início e fim definidas.
  • Clique e arraste a pega ao longo da faixa do altifalante para determinar a hora de início do clip de gravação que está a partilhar. Pode também pairar e clicar no excerto da transcrição onde gostaria de iniciar o clip de gravação. Se desejar partilhar o clip inteiro, arraste a pega para o início da gravação ou seleccione o primeiro excerto da transcrição.
  • Acima da gravação, clicar no botão Share Share ( Partilhar).

• • Na caixa de diálogo Partilhar gravação, pode seleccionar utilizadores para enviar o clip de gravação, escrever uma mensagem, e aparar o seu clip.
    • Clicar no menu pendente Seleccionar e-mail, e clicar na marca de verificação ao lado dos utilizadores a quem deseja enviar o clip de gravação. Quaisquer utilizadores que não tenham permissão para ver gravações serão cinzentos e indiferenciados. Para partilhar a gravação, um super administrador ou utilizador com Adicionar e editar utilizadores permissões necessitará de actualizar as permissões de visualização do utilizador.
    • Escreva na caixa de texto Mensagem para dizer aos utilizadores porque está a partilhar o clip de gravação.
    • Utilize as pegas ao longo da faixa do altifalante ou digite o tempo de Início e Fim para alterar a duração do clipe de gravação. Se desejar partilhar toda a gravação, certifique-se de que as pegas ao longo da faixa do altifalante estão no início e no fim da gravação.

• • Clique em Partilhar para enviar um e-mail com a mensagem e link para o clip de gravação. Também pode partilhar um clip seleccionando o link Copiar link.

Atenção: os utilizadores com permissão para ver um clip de gravação também podem ouvir a gravação completa. A intenção do clipe é fornecer um foco e direcção claros.

• Se for utilizador de umaconta num Centro de Vendas ou Serviço Hub Enterprise, pararever quais os termos rastreados utilizados durante a chamada, clique na tabulação de termos rastreados . Para fazer edições nos termos rastreados, clique em Editar termos rastreados. 

Observação: você deve ser um superadministrador para adicionar ou editar termos rastreados.

• À direita do ecrã de revisão de gravação, aceda à transcrição:

Atenção: a transcrição automática está disponível para as línguas padrão de criação de conteúdos do HubSpot. HubSpot transcreverá a gravação na língua seleccionada nas definições da sua conta. Saiba mais sobre as ofertas de idiomas da HubSpot.

• • Use a barra de pesquisa para pesquisar palavras-chave específicas. Os resultados retornarão qualquer parte da transcrição onde a palavra-chave foi usada.

• • Para compartilhar uma parte específica da transcrição com outro membro da equipe, passe o cursor do mouse sobre o texto da transcrição e clique em Compartilhar. Na caixa de diálogo, clique em Copiar link e cole-o em um e-mail ou em outra mensagem e envie-o para o membro da equipe.

• Se você quiser melhorar a qualidade das suas transcrições, ative a configuração Ajudar a melhorar as transcrições, marcando uma transcrição como útil ou não.
  • Clique em útil ou não útil no final da transcrição.
  • Analise as informações na caixa de diálogo e selecione Sim para ativar a configuração. Você pode desativar essa opção a qualquer momento nas configurações das chamadas. Saiba mais sobre como a HubSpot usa dados para melhorar a qualidade de suas transcrições.

Gravações Sync Zoom

Se tiver uma conta Zoom Business ou Enterprise, pode sincronizar as suas gravações Zoom cloud para rever no HubSpot. Uma vez activada a gravação em nuvem na sua conta Zoom, as gravações aparecerão na linha temporal do registo associado. Se for um utilizador com umposto de venda atribuído ou um posto de serviço profissional ou empresarial pago, a CI transcreverá as gravações das nuvens Zoom e estas transcrições também serão sincronizadas com a linha temporal do registo.

Para configurar a gravação do Zoom usando a CI, você deve:

1. Ativar gravação na nuvem do Zoom. Certifique-se também de que a caixa de verificação das transcrições áudio está seleccionada para garantir que recebe transcrições em HubSpot a partir das suas gravações Zoom.
2. Marque a caixa de seleção Sincronizar dados de gravações e transcrições nas configurações de integração do Zoom.
   

   Observação: ao marcar a caixa de seleção Sincronizar dados de gravações e transcrições, todas as novas gravações e transcrições serão sincronizadas automaticamente com o HubSpot para reuniões e webinars. Para excluir uma gravação de chamada, faça isso na página de índice de chamadas.

   • Todas as gravações de reuniões e webinars serão sincronizadas automaticamente no HubSpot e ficarão visíveis para todos os usuários da sua conta da HubSpot com base em suas permissões de acesso ao Objeto para os contatos. Saiba mais sobre as permissões de usuário no HubSpot.

   • As leis e regulamentos em torno da gravação e transcrição são complexas, pelo que deve trabalhar com a sua própria equipa jurídica para compreender como essas leis se relacionam com essas características. Você é responsável por determinar e garantir a conformidade com as leis que se aplicam a você. Saiba mais sobre os recursos de gravação de chamadas da HubSpot.

   
   
   

3. Para atribuir gravações aos utilizadores na sua conta HubSpot, assegure-se de que estes ligam as suas contas Zoom no separador Contas de Utilizadores. As actividades de envolvimento de gravação serão atribuídas a um utilizador na sua conta HubSpot se o seu endereço de e-mail corresponder ao e-mail de um utilizador Zoom na chamada.

Associar gravações com outros registos

Por defeito, o HubSpot AI associará automaticamente as gravações à empresa principal associada aos participantes da chamada. Isto será indicado pelo ícone do HubSpot AI. Pode pairar sobre o ícone para encontrar ligações à documentação relevante para a associação.

Tambémpode associar uma gravação a outros contactos, empresas, negócios, ou registos de bilhetes no seu CRM. A gravação aparecerá na linha temporal do registo associado para que possa aceder aos detalhes da gravação para mais contexto.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Chamadas.
• Clique no título da chamada.
• No canto superior esquerdo, clique em Associações.
• No painel Associações:
  • Para adicionar uma associação, clique em Adicionar em um cartão de objeto.
  • Para visualizar o registro associado, passe o cursor do mouse sobre a associação e clique em Visualizar.
  • Para remover qualquer associação existente, passe o cursor sobre a associação, clique no menu pendente Mais, e seleccione Remover associação.

Os registros associados também aparecerão na página de índice de chamadas. Se os registros associados não forem exibidos na tabela, edite as colunas da tabela.

Partilhe as gravações com a sua equipa

Antes de uma reunião, pode partilhar uma gravação com um membro da equipa para que este se possa preparar.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Chamadas.
• Clique no título da chamada.
• No canto superior direito, clique em Compartilhar.
• Na caixa de diálogo, clique em Copiar link.
• Cole o link em um e-mail ou outra mensagem e envie para o membro da equipe.

Saiba mais sobre como pesquisar e segmentar chamadas na página do índice de chamadas.