Revise gravações e transcrições

No HubSpot, você pode revisar as gravações feitas com a ferramenta de chamadas usando a integração do HubSpot com o Zoom ou usando um provedor de chamadas de terceiros que esteja integrado ao HubSpot.

Se você é um usuário com um nome atribuído Vendas Eixo ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento assento simvocê pode usar Inteligência de conversação (CI) transcrever e analisar gravações. Assim, você pode treinar sua equipe de forma mais eficaz e obter insights valiosos dos clientes a partir das gravações e transcrições. 

Se estiver usando o aplicativo HubSpot para dispositivos móveis, saiba como revisar as chamadas de qualquer lugar. 

Antes de começar

• Configure a ferramenta de chamadas. Você pode adquirir um número de telefone fornecido pela HubSpot, registrar seu número de telefone de saída com o HubSpot, configurar a integração da HubSpot com Zoom ou integrar com um provedor de chamadas de terceiros.

Observação: o HubSpot é compatível com apenas um grupo selecionado de provedores de chamadas de terceiros. Saiba mais sobre quais provedores de chamadas são suportados no Marketplace de aplicativos da HubSpot.

• As gravações de chamadas do HubSpot são ativadas por padrão. Verifique se a gravação de chamadas está ativada nas configurações.
• Se você é um Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento usuário, certifique-se de que Inteligência de conversação também está ativado em suas configurações para que suas gravações sejam transcritas.
• Se você estiver usando o Zoom para fazer chamadas, certifique-se gravação em nuvem está ativado.
• Revise as leis de gravação de chamadas para sua área.

Revisar gravações

Para acessar a gravação e adicionar notas. 

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Chamadas.
• Clique no título da chamada.
• Para iniciar a gravação, à esquerda da tela de revisão, clique emplayerPlay Reproduzir. Você também pode usar os controles para playerFastForward avançar ou playerRewind retroceder. Se você estiver revisando uma gravação na nuvem do Zoom, também poderá reproduzi-la, pausá-la ou avançá-la.
• Na parte inferior, clique Notas , então clique Adicionar notas para adicionar notas de chamada. Para enviar uma notificação a outro membro da equipe, digite @ seguido pelo usuário nome. Einsira o seu observação , então clique Salvar. Se você tem um Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento conta, você também pode adicionar comentários embutidos encadeados.
  • Para produzir um resumo de chamada gerado por IA, clique em Gerar resumo da chamada (Centro de vendas ou Serviço Eixo Profissional ou Empreendimento). Este campo não é editável. Use o Notas caixa de texto abaixo para adicionar informações adicionais.
  • Se desejar gerar um novo resumo, clique em Gerar novamente o resumo da chamada.
  • Para fornecer feedback sobre o resumo, clique em útil ou não útil.

Observe: para usar resumos de chamadas do AI Assistant, você deve ativar Assistente de IA e gravação de chamadas nas configurações da sua conta.

• Se você tem um Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento conta, à direita, clique entre os Percepções , Estatísticas , e Transcrição guias para visualizar os termos rastreados, estatísticas da chamada e a transcrição da chamada. Você só poderá visualizar os termos rastreados se tiver um Centro de vendas ou Centro de serviços Empreendimento conta e um superadministrador tem termos rastreados adicionados.

Compartilhe gravações ou adicione gravações a listas de reprodução

• Para compartilhar a gravação:
  • Clique no share Compartilhar botão no canto superior direito.
  • Clique no Enviar um email a menu suspenso para adicionar membros da equipe com quem compartilhar a gravação. 
  • Digite um mensagem na caixa de texto.
  • Utilize a reprodução alças ou o Começar e Fim caixas de texto para ajustar a parte da gravação que você deseja compartilhar.
  • Clique Compartilhar ou Link de cópia. Se você tem um Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento conta, você também pode compartilhe trechos de transcrições específicas.

Observação: os usuários com permissão para ver um clipe de gravação também podem ouvir toda a gravação. A intenção do clipe é fornecer foco e direção claros.

• Para adicionar uma gravação a uma lista de reprodução:
  • Clique + Adicionar à lista de reprodução.
  • Clique no Selecione a lista de reprodução menu suspenso para adicionar a gravação a diferentes listas de reprodução.
  • Digite um descrição na caixa de texto. 
  • Utilize a reprodução alças ou o Começar e Fim caixas de texto para ajustar a parte da gravação que você deseja compartilhar.
  • Clique em Adicionar.

Revise os termos rastreados (Centro de vendas ou Centro de serviços Empreendimento)

Você pode criar termos rastreados para acessar partes da transcrição onde o termo é mencionado.

Observe: você deve ser um superadministrador para adicionar ou editar termos rastreados. 

• No painel direito, clique no Percepções guia para visualizar os termos rastreados.
• Para editar os termos rastreados, clique em Editar.
• No painel direito, você pode clicar + Adicionar categoria para adicionar categorias para termos rastreados. 
• Para adicionar um termo rastreado a uma categoria, clique em + Adicionar termo rastreado , então tipo o termo rastreado na caixa de texto. 
• Na parte inferior do painel direito, clique em Salvar.

Adicione alto-falantes e visualize estatísticas de chamadas (Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento)

Você pode revisar as estatísticas da chamada vinculando os registros de contato dos participantes à chamada.

• Para vincular os participantes da chamada aos registros, clique em Participantes no topo. No painel direito, clique no link link botão ao lado do alto-falante no Destinatário da chamada seção. Na barra de pesquisa, digite o nome do contato. Se um registro não existir, clique em + Adicionar contato para criar um registro para o contato. Então clique Link. Para desvincular um contato, clique no botão link link botão novamente para quebrar o link.

Observe: O HubSpot combinará automaticamente os nomes dos alto-falantes em chamadas transcritas entre duas partes feitas com Zoom Basic ou Pro. A correspondência manual de alto-falante não está disponível para chamadas feitas com Zoom Business, Business Plus ou Enterprise, uma vez que essas transcrições são fornecidas pelo Zoom e não pela HubSpot.

• Para acessar as informações de contato do destinatário da chamada, no painel direito, clique no nome do contato nome a ser levado para esse registro de contato.

• Depois de adicionar alto-falantes, no painel direito, clique no botão Estatísticas para revisar as seguintes estatísticas de chamada.
  • Tempo de conversação do proprietário da chamada: a porcentagem de tempo que o proprietário da chamada fala.
  • Velocidade de conversação: o número de palavras por minuto para o proprietário da chamada.
  • Monólogo mais longo: o maior período de tempo que o proprietário da chamada fala.
  • História de cliente mais longa: o maior período de tempo que um cliente fala.
  • Interatividade: a quantidade de interação dentro da chamada.
  • Paciência: a quantidade de pausas entre os participantes.

Revise as transcrições e adicione comentários embutidos encadeados (Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento)

Quando você revisar transcrições, você pode adicionar comentários embutidos ou compartilhar um link para uma parte específica da transcrição. Os representantes podem responder facilmente aos comentários, mantendo as conversas focadas e garantindo que todas as informações relevantes estejam em um só lugar.

Observe: a transcrição automática está disponível para Linguagens de criação de conteúdo padrão da HubSpot. A HubSpot transcreverá a gravação no idioma selecionado nas configurações da sua conta. Aprender mais sobre Ofertas de idiomas da HubSpot.

• No painel direito, clique no Transcrição guia para visualizar a transcrição da chamada. Use a barra de pesquisa para pesquisar palavras-chave específicas. Os resultados retornarão qualquer parte da transcrição onde a palavra-chave foi usada.
• Para enviar uma notificação a outro membro da equipe ou adicionar um comentário com carimbo de data/hora, siga um destes procedimentos:
  • Clique no Comentários guia abaixo da reprodução da gravação. Na caixa de texto, digite @ seguido pelo usuário nome. Insira o seu Comente , então clique Salvar.

• • Para adicionar um carimbo de data/hora:
    • Abaixo da caixa de texto, digite o carimbo de data/hora em seguida, clique no caixa de texto para aplicar o carimbo de data/hora. No Transcrição guia à direita, ele irá para essa parte da transcrição.

• • • Na transcrição, flutuar sobre a parte do trecho da transcrição à qual deseja adicionar um comentário. Clique no comments Comente botão. No Comentários guia abaixo da reprodução da gravação, uma caixa de texto será aberta com o carimbo de data e hora correto.
  • Clique Comente. 
  • Clique no Responder botão abaixo de um dos comentários para iniciar um tópico. Após escrever sua resposta, clique em Responder.

• Para compartilhar uma parte específica da transcrição, flutuar sobre o trecho da transcrição e clique no botão share Compartilhar botão. Na caixa de diálogo, use o alças ao longo da trilha do alto-falante ou digite o Começar e Fim tempo para alterar a duração do clipe de gravação. Se você quiser compartilhar toda a gravação, certifique-se de que as alças ao longo da faixa do palestrante estejam no início e no final da gravação.

Observação: os usuários com permissão para ver um clipe de gravação também podem ouvir toda a gravação. A intenção do clipe é fornecer foco e direção claros.

Sincronizar gravações do Zoom

Se você tiver uma conta Zoom Business ou Enterprise, poderá sincronizar suas gravações na nuvem do Zoom para revisá-las no HubSpot. Assim que a gravação na nuvem estiver ativada em sua conta Zoom, as gravações aparecerão na linha do tempo do registro associado. Se você é um usuário com um nome atribuído Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento assento, o Conversation Intelligence transcreverá as gravações da nuvem Zoom e essas transcrições também serão sincronizadas com a linha do tempo do registro.

Para configurar a gravação Zoom usando Conversation Intelligence:

• Habilite a gravação na nuvem com Zoom. Certifique-se de que o transcrições de áudio caixa de seleção está marcada para que você receba transcrições no HubSpot de suas gravações do Zoom.
• Selecione os Sincronize dados de gravações e transcrições caixa de seleção em seu Configurações de integração de zoom. Ao marcar a caixa de seleção Sincronizar dados de gravações e transcrições, todas as novas gravações e transcrições serão sincronizadas automaticamente com o HubSpot para reuniões e webinars. Para excluir uma gravação de chamada, você pode fazê-lo no Página de índice de chamadas.

• Para atribuir gravações a usuários em sua conta HubSpot, certifique-se de que eles conectar suas contas Zoom. As atividades de engajamento de gravação serão atribuídas a um usuário na sua conta da HubSpot se seu endereço de e-mail corresponder ao e-mail de um usuário do Zoom na chamada.

Sincronize gravações do Google Meet

Se você tiver uma conta Google Meet Business ou Enterprise, poderá sincronizar suas gravações do Google Meet para revisar no HubSpot:

• Se você é um usuário com um nome atribuído Centro de vendas ou Centro de serviços Profissional ou Empreendimento assento, o Conversation Intelligence transcreverá as gravações. Essas transcrições serão sincronizadas com a linha do tempo do registro do contato. 
• Se você for um usuário gratuito, terá acesso apenas às gravações. 

Para configurar gravações do Google Meet usando Conversation Intelligence:

• Selecione os Sincronize dados de gravações e transcrições caixa de seleção em seu Configurações do Google Meet. Ao marcar a caixa de seleção Sincronizar dados de gravações e transcrições, todas as novas gravações e transcrições serão sincronizadas automaticamente com o HubSpot para reuniões e webinars. Para excluir uma gravação de chamada, você pode fazê-lo no Página de índice de chamadas.

Associe gravações a outros registros

Por padrão, a IA da HubSpot associará automaticamente as gravações à empresa principal associada aos participantes da chamada.

Você também pode associado uma gravação com outros registros de contato, empresa, negócio, ticket ou reunião em seu CRM. A gravação aparecerá na linha do tempo do registro associado para que você possa acessar os detalhes da gravação para obter mais contexto.

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Chamadas.
• Clique no título da chamada.
• Na parte superior, clique Associações.
• Para adicionar uma associação, no painel direito, clique em + Adicionar ao lado de uma das guias contato, empresa, negócio, ticket ou reunião.

Os registros associados também aparecerão no Página de índice de chamadas. Se os registros associados não aparecerem na tabela, editar as colunas da tabela.