通話の録音と文字起こしを確認する

• HubSpotの通話ツールで行われたコール、HubSpotのZoom連携を使用して行われたコール、HubSpotと連携しているサードパーティー通話プロバイダーを利用して行われたコールは、その録音を確認することができます。 

「Sales Hub」または「Service Hub Professional」／「Enterprise」の有料シートが割り当てられているユーザーは、コミュニケーションインテリジェンス（CI）を使用して、録音の文字起こしを行い、分析することができます。これにより、チームをより効果的にコーチングして、録音と文字起こしから貴重なカスタマーインサイトを引き出すことができます。 

注：HubSpotから発信されたコールを録音しているユーザーは、コールの録音を確認してコーチングできますが、文字起こしなどのCIを利用する追加機能にアクセスすることはできません。自動的に文字起こしが行われる録音は、

「Sales Hub」または「Service Hub Professional」／「Enterprise」の有料シートが割り当てられているユーザーが行った録音だけです。「Sales Hub」または「Service Hub Professional」／「Enterprise」アカウントのユーザーは、録音に対する適切なオブジェクトアクセス権限が付与されていれば、誰でも録音と文字起こしにアクセスしてコーチングに使用できます。

HubSpotモバイルアプリを使用している場合は、外出先で録音を確認する方法をご確認ください。 

始める前に

• 通話ツールをセットアップします。それには、HubSpot提供の電話番号を取得する方法、HubSpotに発信電話番号を登録する方法、HubSpotのZoom連携を設定する方法、あるいはサードパーティー通話プロバイダーと連携する方法のいずれかで対応できます。

注：HubSpotでサポートしているサードパーティー通話プロバイダーは、特定のグループに限られます。HubSpotアプリマーケットプレイスでサポートされている通話プロバイダーの詳細をご確認ください。

• HubSpotでは、既定で通話の録音が有効にされます。設定で通話の録音が有効になっていることを確認してください。
• 「Sales Hub」または「Service Hub Professional」／「Enterprise」のユーザーは、録音の文字起こしを利用できるよう、CIも有効になっていることを設定で確認します。
• Zoomを使用してコールを行う場合は、クラウド録画が有効にされていることを確認します。
• 当該地域で適用される、通話の録音に関する法規制を確認します。

録音を確認する

録音にアクセスして、メモやコメントを追加することができます。 

• HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コール］の順に進みます。
• 通話のタイトルをクリックします。
• 録画の再生を開始するには、レビュー画面の左側にあるplayerPlay［再生］をクリックします。コントロールを使用してplayerFastForward早送りしたり、playerRewind 巻き戻ししたりすることもできます。Zoomのクラウド録画を確認している場合も、再生、一時停止、早送りすることができます。
• 別のチームメンバーに通知を送信するには、右側にあるテキストフィールドに、「@」に続けてユーザーの名前を入力し、コメントを入力してから、［保存］をクリックします。

• コール受信者のコンタクト情報にアクセスするには、右上の［参加者］をクリックして、そのセクションを展開します。
  • レコードの名前をクリックすると、コンタクトの詳細がポップアップ表示されて、コンタクトの情報にアクセスできます。
  • 完全なレコードに移動するには、［レコードに移動］をクリックします。
• 左側の録音の下で、既存のメモを確認するか、［メモを編集］をクリックしてメモを追加します。
• 「Sales Hub」または「Service Hub Professional」／「Enterprise」のシートが割り当てられているユーザーは、後で確認できるよう、メモセクションに特定のタイムスタンプへのリンクを追加できます。
  • 時間を入力してEnterキーを押します。 

• • ［保存］をクリックします。 
  • 録音をその時間まで早送りするには、通話メモのタイムスタンプをクリックします。 

文字起こしを確認する（「Sales Hub」または「Service Hub Professional」／「Enterprise」のみ）

• 録音の下にあるスピーカートラックを確認し、コンタクトの発話時間に対するユーザーの発話時間をモニタリングします。録音の特定の部分を聞くには、ハンドルをクリックしたままスピーカートラックに沿ってドラッグします。
• HubSpotは、Zoom BasicまたはProで行われた二者間通話の文字起こしで、2人の話者の名前を自動的に対応付けます。文字起こしで2人の話者の名前を手動で対応付ける必要がある場合は、話者の名前（話者1、話者2など）の横にあるアバターをクリックします。次に、ドロップダウンリストから正しい話者の名前を選択し、［一致］をクリックします。

• 話者の対応付けを解除するには、話者の名前の横にあるアバターをクリックし、［不一致］をクリックします。誤りを修正するために複数の話者の対応付けをやり直す場合、全ての話者の名前が再びドロップダウンリストに表示されるよう、誤って対応付けられている全ての話者の名前の対応付けを解除してから、対応付けを行ってください。 

注： Zoom Business、Business Plus、Enterpriseで行った通話は、文字起こしがHubSpotではなくZoomによって提供されるため、手動で話者を対応付けることはできません。

• 「Sales Hub」または「Service Hub Enterprise」アカウントのユーザーは、開始時刻と終了時刻が定義された通話の録音クリップを共有することができます。
  • ハンドルをクリックしたままスピーカートラックに沿ってドラッグし、共有する録音クリップの開始時刻を指定します。録音クリップを開始する文字起こしの抜粋にカーソルを重ねてクリックするという方法でも、開始時刻を指定できます。クリップ全体を共有する場合は、ハンドルを録音の始まりまでドラッグするか、最初の文字起こしの抜粋を選択します。
  • 録音の上にある［share共有］ボタンをクリックします。

• • ［レコーディングを共有］ダイアログボックスでは、録音クリップの送信先とするユーザーの選択、メッセージの作成、クリップのトリミングを行うことができます。
    • ［メール送信先の選択］ドロップダウンメニューをクリックし、録音クリップの送信先とするユーザーの横にあるチェックマークをクリックします。録音の表示権限がないユーザーはグレー表示になり、選択できません。これらのユーザーと録音を共有するには、スーパー管理者または「ユーザーの追加および編集」権限が付与されているユーザーにユーザーの表示権限を更新してもらう必要があります。
    • ［メッセージ］テキストボックスに、録音クリップを共有する理由をユーザーに伝えるメッセージを入力します。
    • 録音クリップの長さを変えるには、ハンドルを使ってスピーカートラックで長さを調整するか、［開始］と［終了］に開始時刻、終了時刻をそれぞれ入力します。録音全体を共有する場合は、スピーカートラックの始まりと終わりにハンドルが位置していることを確認してください。

• • ［共有］をクリックして、メッセージと録音クリップへのリンクが記載されたEメールを送信します。［linkリンクをコピー］を選択することでも、クリップを共有できます。

注：録音クリップの表示権限が付与されているユーザーは、クリップ全体を聞くこともできます。このクリップの目的は、明確なフォーカスと方向性を提示することです。

• 「Sales Hub」または「Service Hub Enterprise」アカウントのユーザーは、［トラッキング対象の語句］タブをクリックして、通話中に使用されたトラッキング対象の語句を確認できます。トラッキング対象の語句を編集するには、［トラッキング対象の語句を編集］をクリックします。 

注：トラッキング対象の語句を追加または編集するには、「スーパー管理者」でなければなりません。 

• 録音確認画面の右側で、文字起こしにアクセスできます。

注：自動文字起こしは、HubSpotの既定のコンテンツ作成言語で利用できます。HubSpotは、アカウントの設定で選択されている言語で録音の文字起こしを行います。HubSpotの対応言語について詳細をご確認ください。

• • 検索バーを使用して、特定のキーワードを検索できます。検索結果として、そのキーワードが使用されている文字起こしの部分が表示されます。

• • 文字起こしの特定の部分を別のチームメンバーと共有するには、文字起こしのテキストの上にカーソルを重ねて［共有］をクリックします。表示されるダイアログボックスで、［リンクをコピー］をクリックします。これによってコピーされたリンクをEメールまたは他のメッセージに貼り付けて、チームメンバーに送信します。

• 文字起こしの品質を向上させるために、［文字起こしの改善にご協力ください］を有効にして、文字起こしが役に立ったか、役に立たなかったかのフラグ付けすることができます。
  • 文字起こしの最後にある［useful（役に立った）］または［not useful（役に立たなかった）］をクリックします。
  • ダイアログボックスの情報を確認してから、［はい］を選択して設定をオンにします。これは、コール設定中いつでもオフにできます。文字起こしの質の向上のためにHubSpotがデータを使用する方法について、詳細をご確認ください。

Zoomの録画を同期する

Zoom BusinessまたはEnterpriseのアカウントをお持ちの場合は、Zoomのクラウド録画を同期して、HubSpotで確認することができます。Zoomアカウントでクラウド録画を有効にすると、関連するレコードのタイムライン上に録画が表示されるようになります。「Sales Hub」または「Service Hub Professional」または「Enterprise」の有料シートが割り当てられているユーザーについては、CIによってZoomのクラウド録画の文字起こしが行われます。これらの文字起こしも、レコードのタイムラインに同期されます。

CIを使用してZoomの録画をセットアップするには、次の作業を行う必要があります。

• Zoomでクラウド録画を有効にします。Zoomの録画の文字起こしをHubSpotで受け取れるよう、音声文字起こしのチェックボックスもオンにされていることを確認します。
• Zoom連携の設定で、［録音と文字起こしからデータを同期します］チェックボックスをオンにします。
  
   

• HubSpotアカウントのユーザーに録音を割り当てるには、［ユーザーアカウント］タブで、ユーザーがZoomアカウントをリンクしていることを確認します。HubSpotアカウントのユーザーのEメールアドレスが、通話中のZoomユーザーのEメールアドレスと一致する場合、そのユーザーにエンゲージメント活動の録音が割り当てられます。

録音を他のレコードに関連付ける

既定では、HubSpot AIによって、通話の参加者に関連付けられたプライマリー会社に自動的に録音が関連付けられます。これは、HubSpot AIのアイコンで示されます。このアイコンにカーソルを重ねると、関連付けに対応するドキュメントへのリンクを確認できます。

CRM内の他のコンタクト、会社、取引、またはチケットのレコードに録音を関連付けることもできます。その録音は、関連付けられたレコードのタイムラインに表示されるため、そこから録音の詳細にアクセスして詳しいコンテキストを確認できます。

• HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コール］の順に進みます。
• コールのタイトルをクリックします。
• 左上の［関連付け］をクリックします。
• ［関連付け］パネルで次の操作を行います。
  • 関連付けを追加するには、オブジェクトのカードで［追加］をクリックします。
  • コールを関連付けたレコードをプレビューするには、関連付けの上にカーソルを重ねて［プレビュー］をクリックします。
  • 既存の関連付けを削除するには、関連付けの上にカーソルを重ねて［その他］ドロップダウンメニューをクリックし、［関連付けを削除］を選択します。

関連レコードは、コール インデックス ページにも表示されます。関連レコードがテーブルに表示されない場合は、テーブルの列を編集します。

録音をチームと共有する

ミーティングの前にチームメンバーと録音を共有しておくと、メンバーがミーティングに備えて準備できます。

• HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コール］の順に進みます。
• コールのタイトルをクリックします。
• 右上の［共有］をクリックします。
• 表示されるダイアログボックスで、［リンクをコピー］をクリックします。
• これによってコピーされたリンクをEメールまたは他のメッセージに貼り付けて、チームメンバーに送信します。

コール インデックス ページでコールを検索、セグメント化する方法について詳細をご確認ください。