通話の録音と文字起こしを確認する

HubSpotの通話ツールで録音したものを確認することができます。通話ツールを使用しています。HubSpotとZoomの統合または、サードパーティの通話プロバイダを使用してサードパーティーの通話プロバイダーまたはHubSpotと統合されたサードパーティの通話プロバイダを使用します。

セールスハブまたはサービスハブのプロフェッショナルまたはエンタープライズの有料席が割り当てられたユーザーであれば、Convers Intelligence（CI）を使用して録音を書き起こすことができます。Conversation Intelligence (CI )を使用して、録音を書き起こし、分析することができます。これにより、より効果的にチームを指導することができ、録音や録画から貴重な顧客洞察を得ることができます。

注意：HubSpotから通話を録音しているユーザーは、通話録音を確認したりコーチすることはできますが、トランスクリプトなどCIが提供する追加機能にはアクセスできませんのでご注意ください。

を割り当てられたユーザーのみが録音を行うことができます。セールス・ハブまたはサービスハブプロフェッショナルまたはエンタープライズ有料席のユーザーが行った録音のみが自動的にトランスクリプトされます。のどのユーザーもセールス・ハブまたはサービスハブプロフェッショナルまたはエンタープライズアカウントのユーザーは、そのレコードに対する適切なオブジェクトアクセス権限を持っていれば、コーチングのための録音とトランスクリプトにアクセスすることができます。

HubSpotモバイルアプリをお使いの方は、外出先で録画を確認する方法をご覧ください。 

始める前に

• 通話ツールをセットアップします。HubSpotが提供する電話番号を取得するか、HubSpotに発信電話番号を登録するか、HubSpotとZoomの統合を設定するか、サードパーティの通話プロバイダと統合するか、いずれかの方法で対応します。

注：HubSpotのCIを現在サポートしているサードパーティープロバイダーは、JustCall、Kixie、Zoom BusinessまたはEnterpriseです。これらのプロバイダーへのサブスクリプションで録音の文字起こしがサポートされます。

• 設定でコール録音が有効になっていることを確認してください。
• の場合販売拠点またはService Hub Professional またはEnterprise ユーザーの場合は、設定でCIがオンになっていることを確認し、録音が文字化けされるようにします。
• Zoomを使用してコールを行う場合は、クラウド記録が有効にされていることを確認します。
• 当該地域で適用される、通話の録音に関する法規制を確認します。

録音を確認

録画にアクセスし、メモやコメントを追加することができます。  

• HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コール］の順に進みます。
• 通話タイトルをクリックします。
• 録画を開始するには、レビュー画面の左側で、playerPlay再生をクリックします。コントロールを使用してplayerFastForward早送りしたり、playerRewind巻き戻ししたりすることもできます。Zoomのクラウド記録を確認している場合も、再生、一時停止、早送りすることができます。
• 別のチームメンバーに通知を送信するには、右側にあるテキストフィールドに、「@」に続けてユーザーの名前を入力し、コメントを入力してから、［保存］をクリックします。
  

• コール受信者のコンタクト情報にアクセスするには、右上の［参加者］をクリックして、そのセクションを展開します。
  • レコードの名前をクリックすると、コンタクトの詳細がポップアップ表示されて、コンタクトの情報にアクセスできます。
  • 完全なレコードに移動するには、［レコードに移動］をクリックします。
• 左側の録画の下にある、既存のメモを確認するか、「メモを編集」をクリックして、さらにメモを追加します。
• セールスハブやサービスハブのプロフェッショナルシートやエンタープライズシートが割り当てられたユーザーの場合、メモ欄に特定のタイムスタンプへのリンクを追加して、後で確認することが可能です。
  • 時間を入力してEnterキーを押します。

• • ［保存］をクリックします。
  • 録音中のその時間にスキップするには、通話メモのタイムスタンプをクリックします。

レビュー原稿 ( セールス・ハブまたはサービスハブプロフェッショナルまたはエンタープライズの場合のみ)

• レコーディングの下にはスピーカートラックが表示され、ユーザーの発言時間とコンタクトの発言時間を比較することができます。スピーカートラックに沿ってハンドルをクリック＆ドラッグすると、録音の特定の部分を聴くことができます。
• またはService Hub Enterpriseアカウントのユーザーであれば、通話録音クリップを共有できます。販売ハブまたはService Hub Enterpriseアカウントのユーザーであれば、開始時刻と終了時刻を定義した通話録音クリップを共有することができます。
  • スピーカートラックに沿ってハンドルをクリックしてドラッグし、共有する録音クリップの開始時刻を決定します。また、録音クリップを開始したい箇所にカーソルを合わせてクリックすることでも、録音クリップを開始できます。クリップ全体を共有したい場合は、ハンドルを録画の先頭にドラッグするか、最初のトランスクリプトの抜粋を選択します。
  • 録画の上にある、共有シェアボタンをクリックします。

• • 録画の共有 ]ダイアログボックスでは、録画クリップを送信するユーザーを選択したり、メッセージを書き込んだり、クリップをトリミングしたりすることができます。
    • メール送信先の選択」ドロップダウンメニューをクリックし、録画クリップを送信するユーザーの横にあるチェックマークをクリックします。録画の閲覧権限がないユーザーは、灰色で表示され、選択できなくなります。録画を共有するには、スーパー管理者またはユーザーの追加と編集権限を持つユーザーが、ユーザーの閲覧権限を更新する必要があります。
    • メッセージ ]テキストボックスに、録画クリップを共有する理由を入力します。
    • スピーカートラックのハンドルを使ったり、開始時刻や終了時刻を入力したりして、録音クリップの長さを変更します。録音全体を共有したい場合は、スピーカートラックに沿ったハンドルが録音の最初と最後にあることを確認してください。

• • 共有］をクリックすると、メッセージと録音クリップへのリンクが記載されたメールが送信されます。リンクを選択すると、クリップを共有することができます。

注意：録音クリップの閲覧を許可されたユーザーは、録音全体を聴くこともできます。このクリップの意図は、明確な焦点と方向性を提供することです。

• Sales Hub またはService Hub Enterprise アカウントのユーザーの場合、通話中に使用された追跡語句を確認するには、「追跡語句」タブをクリックします。トラッキング対象の語句を編集するには、［トラッキング対象の語句を編集］をクリックします。 

注：トラッキング対象の語句を追加または編集するには、「スーパー管理者」の権限が必要です。

• 録画確認画面の右側で、トランスクリプトにアクセスします。

注意：自動転写は、HubSpotのデフォルトのコンテンツ作成言語に対応しています。HubSpotは、お客様のアカウント設定で選択された言語で録音を書き起こします。HubSpotの対応言語について詳細をご確認ください。

• • 検索バーを使用して、特定のキーワードを検索できます。検索結果として、そのキーワードが使用されている文字起こしの部分が表示されます。

• • 文字起こしの特定の部分を別のチームメンバーと共有するには、文字起こしのテキストの上にカーソルを重ねて［共有］をクリックします。表示されるダイアログボックスで、［リンクをコピー］をクリックします。これによってコピーされたリンクをEメールまたは他のメッセージに貼り付けて、チームメンバーに送信します。

• 文字起こしの品質を向上させるために、［文字起こしの改善にご協力ください］を有効にして、文字起こしが役に立ったか、役に立たなかったかのフラグ付けすることができます。
  • 文字起こしの最後にある［useful（役に立った）］または［not useful（役に立たなかった）］をクリックします。
  • ダイアログボックスの情報を確認してから、［はい］を選択して設定をオンにします。これは、コール設定中いつでもオフにできます。文字起こしの質の向上のためにHubSpotがデータを使用する方法について、詳細をご確認ください。

Zoom録画の同期

Zoom BusinessまたはEnterpriseアカウントをお持ちの場合、Zoomクラウドの録音を同期してHubSpotで確認することができます。Zoomアカウントでクラウド録音を有効にすると、関連する記録のタイムラインに録音が表示されるようになります。Sales Hub、Service Hub Professional 、Enterpriseの有料席をご利用の場合、CIはZoom Cloudの録音を文字起こしし、その文字起こしは録音のタイムラインにも同期されます。

CIを使用してZoomの録画をセットアップするには、次の作業を行う必要があります。

1. Zoomでクラウド録画を有効にします。また、音声トランスクリプトのチェックボックスが選択されていることを確認し、Zoomで録音した音声からHubSpotでトランスクリプトを受け取ることができるようにします。
2. Zoom連携の設定で、［録音と文字起こしからデータを同期します］チェックボックスを選択してオンにします。
    

   注：［録音と文字起こしからデータを同期します］チェックボックスをオンにすると、ミーティングとウェビナーの両方で、すべての新しい録音と文字起こしが自動的にHubSpotに同期されます。コール録音を削除する場合は、コール インデックス ページから削除できます。

   • ミーティングとウェビナーのすべての録音は自動的にHubSpotに同期され、コンタクトに対するオブジェクトアクセス権限に基づいて、HubSpotアカウントのすべてのユーザーが閲覧できるようになります。HubSpotのユーザー権限について詳細をご確認ください。

   • 録音や転写に関する法律や規制は複雑なため、これらの法律がこれらの機能にどのように関連しているかを理解するために、自社の法務チームと協力する必要があります。自身に適用される法律を把握して確実に遵守する責任があります。HubSpotのコール録音機能について詳細をご確認ください。

   
   
   

3. HubSpotアカウントのユーザーに録画を割り当てるには、「ユーザーアカウント」タブでユーザーがZoomアカウントを接続していることを確認します。エンゲージメント活動の録音は、HubSpotアカウントのユーザーのメールアドレスと通話中のZoomユーザーのメールアドレスが一致した場合に、そのユーザーに割り当てられます。

記録と他の記録との関連付け

デフォルトでは、HubSpot AIは自動的に通話参加者に関連付けられた主要な会社に録音を関連付けます。これはHubSpot AIのアイコンで表示されます。アイコンにカーソルを合わせると、そのアソシエーションの関連ドキュメントへのリンクが表示されます。

また、録音はCRMの他のコンタクト、会社、案件、チケットのレコードと関連付けることができます。録画は関連するレコードのタイムラインに表示されるので、録画の詳細にアクセスして、より詳しい状況を確認できます。

• HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コール］の順に進みます。
• コールのタイトルをクリックします。
• 左上の［関連付け］をクリックします。
• ［関連付け］パネルで次の操作を行います。
  • 関連付けを追加するには、オブジェクトのカードで［追加］をクリックします。
  • コールを関連付けたレコードをプレビューするには、関連付けの上にカーソルを重ねて［プレビュー］をクリックします。
  • 既存の関連付けを削除するには、関連付けの上にカーソルを置き、「その他」ドロップダウンメニューをクリックし、「関連付けを削除」を選択します。

関連レコードは、コール インデックス ページにも表示されます。関連レコードがテーブルに表示されない場合は、テーブルの列を編集します。

録音をチームで共有

会議の前に、録音をチームメンバーと共有することで、メンバーが準備することができます。

• HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コール］の順に進みます。
• コールのタイトルをクリックします。
• 右上の［共有］をクリックします。
• 表示されるダイアログボックスで、［リンクをコピー］をクリックします。
• これによってコピーされたリンクをEメールまたは他のメッセージに貼り付けて、チームメンバーに送信します。

コール インデックス ページでコールを検索、セグメント化する方法について詳細をご確認ください。