アクティビティーをレコードに関連付ける

レコードのタイムラインのアクティビティーは、自動または手動で他のレコードに関連付けることができます。アクティビティーには、コール、1対1のEメール、ミーティング、メモ、タスク、郵便、LinkedIn、SMS、WhatsAppメッセージが含まれます。アクティビティーがコンタクト、会社、取引、チケット、またはカスタムオブジェクトのレコードに関連付けられている場合、そのレコードのアクティビティータイムラインにそのアクティビティーが表示されます。

また、レコードに関連付けされたアクティビティーの履歴を表示したり、レコード同士を関連付けたりすることができます。

アクティビティーの自動関連付け

レコードのアクティビティーは、特定の関連レコードに自動的に関連付けられます。アクティビティーが自動的に関連付けされるかどうかは、アクティビティーの種類、アクティビティーが最初に記録された場所、関連付けされるオブジェクトによって決まります。

アクティビティー設定で、既定の関連付けの設定を表示してアクティビティーの関連付けを把握したり、ビジネスニーズに合わせて自動関連付けロジックをカスタマイズしたりできます。

既定のアクティビティー関連付け

アクティビティー関連付けの設定をカスタマイズしていない場合は、以下の既定の自動関連付けが適用されます。アクティビティーの自動関連付けをカスタマイズしている場合は、設定を参照して、アカウントで想定される動作を確認してください。

• 会社アクティビティー：アクティビティーが会社レコードに最初に記録された場合、そのアクティビティーはその会社の最新の5件の進行中の関連取引（成約ステージと失注ステージのいずれでもない取引）に自動的に関連付けられます。会社から送信された1対1のEメールおよびアウトバウンドの実施済みコールも、Eメール送信先または電話の相手となったコンタクトに関連付けられます。 
• コンタクトアクティビティー：アクティビティーがコンタクトレコードに最初に記録された場合、そのアクティビティーはコンタクトのプライマリー会社と、最新の5件の進行中の関連取引（成約ステージと失注ステージのいずれでもない取引）に自動的に関連付けられます。

• 取引アクティビティー：アクティビティーが取引レコードに最初に記録された場合、そのアクティビティーは取引のプライマリー会社と、最新の5件の進行中の関連取引（成約ステージと失注ステージのいずれでもない取引）に自動的に関連付けられます。取引から送信された1対1のEメールおよびアウトバウンドの実施済みコールも、Eメール送信先または電話の相手となったコンタクトに関連付けられます。
• チケットアクティビティー：アクティビティーがチケットレコードに最初に記録された場合、そのアクティビティーはそのチケットのプライマリー会社に自動的に関連付けられます。チケットから送信された1対1のEメールおよびアウトバウンドの実施済みコールも、Eメール送信先または電話の相手となったコンタクトに関連付けられます。
• カスタム オブジェクト レコード アクティビティー：カスタム オブジェクト レコードに記録されたアクティビティーは、関連レコードに自動的に関連付けられることはありません。ただし、カスタム オブジェクト レコードから送信された1対1のEメールおよびアウトバウンドの実施済みコールは、Eメール送信先または通話相手となったコンタクトに関連付けられます。

レコードとアクティビティーの自動関連付けをカスタマイズする

スーパー管理者権限を持つユーザーは、アクティビティー設定で、アクティビティーの自動関連付けの対象となるレコードをカスタマイズできます。例えば、コンタクトレコードで作成されたミーティングを、最新の5件の取引ではなく、最後に関連付けられた取引のみに関連付けることができます。

こちらの記事で、アクティビティーの自動関連付けをカスタマイズして設定する方法をご確認ください。

既存のアクティビティーを別のレコードに関連付ける

アクティビティーが特定のレコードに自動的に関連付けられない場合、他のコンタクト、会社、取引、チケット、またはカスタムオブジェクトのレコードにアクティビティーを手動で関連付けることができます。

アクティビティーが持つことのできる関連付けの数は、オブジェクト、アクティビティーのタイプ、ご利用のHubSpotサブスクリプションによって異なります。

• レコードに移動します。
  • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。
  • 会社：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。
  • 取引：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
  • チケット：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
  • カスタムオブジェクト：HubSpotアカウントで、［コンタクト］＞［カスタムオブジェクト］の順に移動します。複数のカスタムオブジェクトがある場合は、［カスタムオブジェクト］にカーソルを合わせ、表示したいカスタムオブジェクトを選択します。
• 関連付けるアクティビティーのレコードの名前をクリックします。
• レコードに関連付けるアクティビティーを見つけます。アクティビティーの詳細が折りたたまれている場合は、アクティビティー左上のright右矢印をクリックすると、アクティビティーが展開されます。
• アクティビティー右下の［×］関連付けをクリックします。

• ポップアップボックスでは、［関連付け］タブでアクティビティーに関連付けられている全てのレコードを表示できます。または、各オブジェクトのタブをクリックして、アクティビティーに関連付けられている、そのオブジェクトのレコードのみを表示できます。

• 追加でレコードを関連付けるには、関連付けるオブジェクトのタブをクリックし、［［オブジェクト］を検索］フィールドにレコードの名前を入力します。レコードの横にあるチェックボックスをオンにします。アクティビティーがそのレコードのタイムラインに表示されます。

• アクティビティーから関連付けを削除するには、レコード名の横にあるチェックボックスをオフにします。

手動で新規アクティビティーを作成して関連付けを追加する方法をご確認ください。

過去のアクティビティーを新しい取引またはチケットに関連付ける

新しい取引やチケットレコードの作成時に、新しい取引／チケットを別のレコードに関連付けて、そのレコードの過去のアクティビティーを新しい取引／チケットのタイムラインに自動的に追加することができます。 

注：過去の通話、Eメール、メモ、ミーティング、タスクのみが新しい取引／チケットのタイムラインに自動的に追加されることに注意してください。その他のタイプのアクティビティー（マーケティングEメールのクリック数、フォーム送信、ページビューなど）は追加されません。

• 取引またはチケットに進みます。
  
  • 取引：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
  • チケット：HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。
• 右上の［（取引またはチケット）を作成］をクリックします。
• 右側のパネルの［取引／チケットを関連付ける］セクションで、［会社］または［コンタクト］のドロップダウンメニューを使用クリックし、新しいレコードに関連付ける会社またはコンタクトを検索して選択します。

• これらのレコードのアクティビティーを新しいレコードに関連付けるには、［［会社／コンタクト］からタイムラインアクティビティーをこのチケットに追加］チェックボックスをオンにします。［過去30日間］ドロップダウンメニューをクリックし、レコードの過去のアクティビティーが新しいレコードに関連付けられる期間を選択します。

• 他のフィールドに値を入力し、［作成］をクリックします。作成されるオブジェクトには、選択された期間に基づいて関連レコードのアクティビティーが含められます。

詳しくは、取引の作成に関するページ、チケットの作成に関するページ、レコード作成フォームのカスタマイズに関するページをご覧ください。