Associer des activités à des fiches d'informations

Les activités dans la chronologie d'une fiche peuvent être associées à d'autres fiches, automatiquement ou manuellement. Ces activités comprennent les appels, les e-mails individuels, les réunions, les notes, les tâches, les courriers postaux et les messages LinkedIn, SMS et WhatsApp. Lorsqu'une activité est associée à un enregistrement de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé, l'activité apparaît dans la timeline d'activité de cet enregistrement.

Vous pouvez également consulter l'historique des activités associées à un enregistrement ou associer des enregistrements entre eux. 

Remarque : Le nombre d'associations qu'une activité peut avoir dépend de l'objet, du type d'activité et de votre abonnement HubSpot.

Associations automatiques d'activités

Les activités d'une fiche sont automatiquement associées à certains Dossiers associés à des fiches d'informations. L'association automatique d'une activité dépend du type d'activité, de l'endroit où l'activité a été enregistrée pour la première fois et des objets associés.

Dans vos paramètres d'activité, vous pouvez consulter les paramètres d'association par défaut pour comprendre comment les activités sont associées ou personnaliser la logique d'association automatique pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.

Associations d'activités par défaut

Les associations automatiques par défaut sont les suivantes si vous avez not personnalisé les paramètres des associations d'activités. Si vous avez personnalisé les associations d'activités automatiques, reportez-vous à vos paramètres pour connaître le comportement attendu sur votre compte.

• Activités de l'entreprise: si une activité est enregistrée pour la première fois dans l'enregistrement d'une entreprise, elle sera automatiquement associée aux cinq dernières transactions ouvertes de l'entreprise (c'est-à-dire les transactions qui ne se trouvent pas dans les phases de transactions fermées-gagnées ou fermées-perdues de ). Les e-mails individuels envoyés à et les appels sortants effectués à à partir d'une entreprise seront également associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel. 
• Activités des contacts: si une activité est enregistrée pour la première fois dans un enregistrement de contact, elle sera automatiquement associée à l'entreprise principale du contact et aux cinq dernières transactions ouvertes associées (c'est-à-dire les transactions qui ne se trouvent pas dans les étapes de transaction fermée-gagnée ou fermée-perdue).

• Activités liées aux transactions: si une activité est enregistrée pour la première fois dans un enregistrement de transaction, elle sera automatiquement associée à l'entreprise principale de la transaction et aux cinq dernières transactions ouvertes associées (c'est-à-dire les transactions qui ne se trouvent pas dans les étapes de transaction fermée-gagnée ou fermée-perdue). Les e-mails personnalisés envoyés à et les appels sortants effectués à à partir d'une transaction seront également associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel.
• Activités des tickets: si une activité est enregistrée pour la première fois sur un ticket, elle sera automatiquement associée à l'entreprise principale du ticket . Les e-mails personnalisés envoyés à et les appels sortants effectués à à partir d'un ticket seront également associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel.
• Activités des enregistrements d'objets personnalisés: les activités enregistrées sur les enregistrements d'objets personnalisés ne sont pas automatiquement associées à des enregistrements connexes. Toutefois, les e-mails individuels envoyés et les appels sortants effectués à partir d'un enregistrement d'objet personnalisé seront associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel.

Personnaliser les associations automatiques pour les enregistrements et les activités

Dans vos paramètres d'activité, les utilisateurs disposant des autorisations Super Admin peuvent personnaliser les enregistrements auxquels les activités sont automatiquement associées. Par exemple, les réunions d'associés créées sur les contacts avec seulement la transaction associée la plus récente plutôt que les cinq transactions les plus récentes.

Découvrez comment configurer des associations d'activités automatiques personnalisées dans cet article.

Associer une activité existante à une autre fiche d'informations

Si vos activités ne sont pas automatiquement associées à certaines fiches d'informations, vous pouvez associer manuellement des activités à d'autres fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé.

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations avec l'activité à associer.
• Recherchez l'activité que vous souhaitez associer à une fiche d'informations. Si les détails de l'activité sont réduits, cliquez sur la flèche droite right dans l'angle supérieur gauche de l'activité pour les développer.
• Dans l'angle inférieur droit de l'activité, cliquez sur [x] associations.

• Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez afficher toutes les fiches d'informations associées à l'activité dans l'onglet Associations ou cliquer sur les onglets d'objet pour afficher uniquement les fiches d'informations d'un objet en particulier qui sont associées à l'activité.

• Pour associer des fiches d'informations supplémentaires, cliquez sur l'onglet de l'objet que vous souhaitez associer, puis saisissez le nom de la fiche d'informations dans le champ Rechercher [objet]. Sélectionnez la case à cocher à côté de la fiche d'informations. L'activité apparaîtra désormais dans la chronologie de cette fiche d'informations.

• Pour supprimer l'association d'une activité, désélectionnez la case à cocher à côté du nom de la fiche d'informations.

Apprenez à créer manuellement une nouvelle activité et à ajouter des associations.

Associer des activités passées à une nouvelle transaction ou un nouveau ticket

Lors de la création d'une nouvelle transaction ou d'un nouveau ticket, vous pouvez associer la nouvelle transaction/le nouveau ticket à une autre fiche d'informations et ajouter automatiquement les activités passées de cette fiche d'informations à la chronologie de la nouvelle transaction/du nouveau ticket. 

Remarque : Seuls les appels, les e-mails, les notes, les réunions et les tâches passés seront automatiquement ajoutés à la chronologie de la nouvelle transaction/du nouveau ticket. Tout autre type d'activité (clics sur les e-mails marketing, soumissions de formulaires, pages consultées, etc.) ne sera pas ajouté.

• Accédez à vos transactions ou tickets :
  
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets :Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Cliquez sur Créer dans l'angle supérieur droit.
• Dans le panneau de droite, dans la section Associer la transaction/le ticket à, cliquez sur les menus déroulants [Entreprise/Contact], puis recherchez et sélectionnez l'entreprise/le contact à associer à la nouvelle fiche d'informations.

• Pour associer des activités sur ces fiches d'informations à la nouvelle fiche d'informations, sélectionnez la case à cocher Ajouter l'activité de chronologie de [fiche d'informations existante] à [cette transaction/ce ticket]. Cliquez sur le menu déroulant 30 derniers jours et sélectionner la période au cours de laquelle les activités passées de la fiche d'informations seront associées à la nouvelle fiche d'informations.

• Saisissez les autres champs et cliquez sur Créer. L'objet qui en découle inclura les activités des fiches d'informations associées selon la période sélectionnée.

En savoir plus sur créer des offres, créer des tickets, et personnaliser le formulaire de création de fiche d'informations.