Associer des activités à des fiches d'informations

Les activités dans la chronologie d'une fiche d'informations peuvent être automatiquement ou manuellement associées à d'autres fiches d'informations. Ces activités comprennent les appels, les e-mails individuels, les réunions, les notes, les tâches, les courriers postaux et les messages LinkedIn, SMS et WhatsApp. Lorsqu'une activité est associée à la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction, d'un ticket ou d'un objet personnalisé, l'activité s'affichera dans la chronologie des activités de cette fiche d'informations.

Vous pouvez également consulter l'historique des activités associées à une fiche d'informations ou associer des fiches d'informations entre elles. 

Remarque : Le nombre d'associations qu'une activité peut avoir dépend de l'objet, du type d'activité et de votre abonnement HubSpot.

Comprendre l'association automatique d'activités

Les activités sur une fiche d'informations sont automatiquement associées à certaines fiches d'informations associées. L'association automatique d'une activité dépend du type d'activité, de l'endroit où l'activité a été enregistrée pour la première fois et des objets associés. Découvrez ci-dessous quelles activités sont automatiquement associées en fonction de l'objet pour lequel l'activité a été initialement enregistrée.

Activités de l'entreprise

Si un appel, un e-mail individuel, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal ou un message LinkedIn, SMS ou WhatsApp est d'abord enregistré(e) dans la fiche d'informations d'une entreprise, il ou elle sera automatiquement associé(e) aux cinq dernières transactions ouvertes associées de l'entreprise (autrement dit, aux transactions qui ne sont pas à la phase fermée-gagnée ou fermée-perdue). Les e-mails individuels envoyés et les appels sortants passés à partir d'une entreprise seront également associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel. 

Activités du contact

Si un appel, un e-mail individuel, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal ou un message LinkedIn, SMS ou WhatsApp est d'abord enregistré(e) dans une fiche d'informations de contact, il ou elle sera automatiquement associé(e) à l'entreprise principale ainsi qu'aux cinq dernières transactions ouvertes associées (autrement, aux transactions qui ne sont pas à la phase fermée-gagnée ou fermée-perdue).

Il existe des exceptions pour certaines activités enregistrées dans une fiche d'informations de contact :

• Les réponses aux e-mails individuels envoyées depuis une fiche d'informations sur l'application de bureau seront associées aux mêmes fiches d'informations que le premier e-mail du fil (par exemple, si un contact a reçu le premier e-mail du fil mais n'a pas reçu les réponses du fil, ce contact sera toujours associé aux e-mails de réponse).
• Si un nouvel e-mail ou une réponse est envoyé depuis une fiche d'informations de contact dans l'application mobile HubSpot, l'e-mail ne sera associé qu'aux contacts qui ont reçu l'e-mail. Il ne sera pas automatiquement associé à d'autres fiches d'informations associées, même si les fiches d'informations ont été associées au premier e-mail du fil de discussion. Découvrez comment modifier les associations d'un e-mail sur la version de bureau.
• Si un e-mail ou un message WhatsApp (nouveau ou réponse) est créé via la boîte de réception des conversations, il sera associé aux contacts ayant reçu l'e-mail ou le message et à toutes les fiches d'informations associées à la conversation. Il ne sera pas automatiquement associé à d'autres fiches d'informations associées, même si les fiches d'informations ont été associées au premier e-mail/message du fil de discussion. Découvrez comment modifier les associations d'une activité existante.
• Si une fiche d'informations de contact était auparavant associée à une autre entreprise, les activités passées du contact ne seront pas automatiquement associées à l'entreprise nouvellement associée. Les activités passées resteront associées à la fiche d'informations d'entreprise précédente.
• Les tâches créées à partir de l'extension HubSpot Sales Chrome pour Gmail ne seront pas automatiquement associées à l'entreprise associée du contact ou aux cinq transactions ouvertes les plus récentes.
• Les tâches créées à partir de séquences sur des fiches d'informations de contact ne seront pas automatiquement associées à l'une des fiches d'informations associées du contact. Les appels, les e-mails et les réunions créés à la suite d'une séquence seront automatiquement associés à l'entreprise principale associée au contact ainsi qu'aux cinq fiches d'informations de transaction les plus récentes.

Activités de transaction

Si un appel, un e-mail individuel, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal ou un message LinkedIn, SMS ou WhatsApp est d'abord enregistré(e) dans une fiche d'informations de transaction, il ou elle sera automatiquement associé(e) à l'entreprise principale de la transaction ainsi qu'aux cinq dernières transactions ouvertes associées (autrement, aux transactions qui ne sont pas à la phase fermée-gagnée ou fermée-perdue). Les e-mails individuels envoyés et les appels sortants passés à partir d'une transaction seront également associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel.

Activités de ticket

Si un appel, un e-mail individuel, une réunion, une note, une tâche, un courrier postal ou un message LinkedIn, SMS ou WhatsApp est d'abord enregistré(e) dans la fiche d'informations d'un ticket, il ou elle sera automatiquement associé(e) à l'entreprise principale du ticket. Les e-mails individuels envoyés et les appels sortants passés à partir d'un ticket seront également associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou l'appel.

Activités d'enregistrement d'objet personnalisé

Les activités enregistrées dans les fiches d'informations d'objet personnalisé ne sont pas automatiquement associées aux fiches d'informations associées. Par exemple, lors de la création d'un e-mail, les e-mails individuels envoyés et les appels sortants effectués à partir d'une fiche d'informations d'objet personnalisé seront associés aux contacts qui ont reçu l'e-mail ou qui ont été appelés.

Associer une activité existante à une autre fiche d'informations

Si vos activités ne sont pas automatiquement associées à certaines fiches d'informations, vous pouvez associer manuellement des activités à d'autres fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé.

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations avec l'activité à associer.
• Recherchez l'activité que vous souhaitez associer à une fiche d'informations. Si les détails de l'activité sont réduits, cliquez sur la flèche droite right dans l'angle supérieur gauche de l'activité pour les développer.
• Dans l'angle inférieur droit de l'activité, cliquez sur [x] associations.

• Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez afficher toutes les fiches d'informations associées à l'activité dans l'onglet Associations ou cliquer sur les onglets d'objet pour afficher uniquement les fiches d'informations d'un objet en particulier qui sont associées à l'activité.

• Pour associer des fiches d'informations supplémentaires, cliquez sur l'onglet de l'objet que vous souhaitez associer, puis saisissez le nom de la fiche d'informations dans le champ Rechercher [objet]. Sélectionnez la case à cocher à côté de la fiche d'informations. L'activité apparaîtra désormais dans la chronologie de cette fiche d'informations.

• Pour supprimer l'association d'une activité, désélectionnez la case à cocher à côté du nom de la fiche d'informations.

Découvrez comment créer manuellement une nouvelle activité et ajouter des associations.

Associer des activités passées à une nouvelle transaction ou un nouveau ticket

Lors de la création d'une nouvelle transaction ou d'un nouveau ticket, vous pouvez associer la nouvelle transaction/le nouveau ticket à une autre fiche d'informations et ajouter automatiquement les activités passées de cette fiche d'informations à la chronologie de la nouvelle transaction/du nouveau ticket. 

Remarque : Seuls les appels, les e-mails, les notes, les réunions et les tâches passés seront automatiquement ajoutés à la chronologie de la nouvelle transaction/du nouveau ticket. Tout autre type d'activité (clics sur les e-mails marketing, soumissions de formulaires, pages consultées, etc.) ne sera pas ajouté.

• Accédez à vos transactions ou tickets :
  
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets :Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Cliquez sur Créer dans l'angle supérieur droit.
• Dans le panneau de droite, dans la section Associer la transaction/le ticket à, cliquez sur les menus déroulants [Entreprise/Contact], puis recherchez et sélectionnez l'entreprise/le contact à associer à la nouvelle fiche d'informations.

• Pour associer des activités sur ces fiches d'informations à la nouvelle fiche d'informations, sélectionnez la case à cocher Ajouter l'activité de chronologie de [fiche d'informations existante] à [cette transaction/ce ticket]. Cliquez sur le menu déroulant 30 derniers jours et sélectionner la période au cours de laquelle les activités passées de la fiche d'informations seront associées à la nouvelle fiche d'informations.

• Saisissez les autres champs et cliquez sur Créer. L'objet qui en découle inclura les activités des fiches d'informations associées selon la période sélectionnée.

Découvrez-en davantage sur la création de transactions, la création de tickets et la personnalisation du formulaire de création de fiche d'informations.