Créer ou enregistrer des activités sur une fiche d'informations

Dans HubSpot, certaines activités sont enregistrées automatiquement sur les fiches d'informations, mais vous pouvez également créer manuellement de nouveaux appels, e-mails, réunions et messages, ou consigner des activités qui ont lieu en dehors de HubSpot (par exemple, une réunion avec un client qui n'a pas été planifiée ou un message envoyé via LinkedIn). Les activités enregistrées permettent d'afficher une relation de communication et d'engagement complète avec une fiche d'informations.

Les activités sont les suivantes :

• Appels
• E-mails
• Réunions
• Remarques
• Tâches
• Messages LinkedIn, WhatsApp ou SMS
• Courrier postal

Vous pouvez également importer pour créer de nouvelles activités et les associer à des fiches d'informations en masse.

Créer ou enregistrer des activités sur ordinateur

1. Accédez à CRM > [objet] (par exemple, contacts, transactions ou cours).
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations. Vous pouvez également enregistrer une activité directement à partir de l'aperçu. 
3. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur l'icône de l'activité que vous souhaitez créer ou enregistrer. Les icônes qui apparaissent peuvent varier si vous avez personnalisé l'ordre des icônes.

• • Pour créer une note, cliquez sur l'icône Note description.
  • Pour créer un e-mail commercial, cliquez sur l'icône E-mail email. L'éditeur d'e-mails s'ouvrira pour que vous puissiez rédiger et envoyer un e-mail.

• • Pour passer un appel téléphonique, cliquez sur l'icône Appel calling. L'outil d'appel s'ouvrira pour que vous puissiez passer un appel.
  • Pour planifier une réunion, cliquez sur l'icône Réunion meetings. Le planificateur de réunions s'ouvrira pour que vous puissiez réserver une réunion sur votre calendrier.
  • Pour créer une tâche, cliquez sur l'icône Tâche tasks. L'éditeur de tâches s'ouvrira pour que vous puissiez planifier une tâche.
  • Pour créer un message WhatsApp, cliquez sur l'icône WhatsApp socialWhatsapp. L'éditeur de messages s'ouvrira pour que vous puissiez rédiger et envoyer votre message. Cette option apparaîtra uniquement si vous avez connecté votre compte à WhatsApp et que le contact dispose d'une valeur pour la propriété Numéro WhatsApp.
  • Pour enregistrer un e-mail envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer un e-mail logEmail.
  • Pour enregistrer un appel passé, cliquez sur l'icône Enregistrer un appel logCall.
  • Pour enregistrer une réunion suivie, cliquez sur l'icône Enregistrer une réunion logMeeting.

• • Pour enregistrer un message LinkedIn envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer le message LinkedIn logLinkedInMessage.
  • Pour enregistrer un message WhatsApp envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer le message WhatsApp logWhatsAppMessage.
  • Pour enregistrer un SMS envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer le SMS logSMS.
  • Pour enregistrer le courrier postal envoyé, cliquez sur l'icône Enregistrer le courrier postal logPostalMail.

4. En fonction de l'activité, configurez les options suivantes :
   • Date : sélectionnez une date dans le menu déroulant correspondant au jour où l'activité a eu lieu lors de l'enregistrement d'activités.
   • Heure : sélectionnez une heure dans le menu déroulant correspondant à l'heure à laquelle l'activité s'est produite lors de l'enregistrement d'activités.
   • Formatage du texte : sélectionnez les icônes auxquelles appliquer la mise en forme du texte (gras, souligné, police, etc.) lors de la saisie de texte.
   • Options d'insertion : sélectionnez les icônes à insérer : images, blocs de texte prédéfinis, articles de la base de connaissances (Service Hub Pro ou Entreprise uniquement), etc. enregistrés avec l'activité.
   • Association à des fiches d'informations : ajoutez, modifiez ou supprimez des relations entre des fiches d'informations (par exemple, enregistrez une note avec deux fiches d'informations de ticket, supprimez une entreprise d'un appel enregistré). 
   • Résultat de l'appel : sélectionnez le résultat d'un appel. Les options par défaut sont les suivantes : Occupé, Connecté, A laissé un message en direct, A laissé un message vocal, Pas de réponse et Mauvais numéro. Vous pouvez également sélectionner des formulaires personnalisés (Sales ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement).
   • Direction de l'appel : sélectionnez dans le menu Sortantou Entrant. Découvrez-en davantage sur l'utilisation d'un numéro de téléphone fourni par HubSpot pour recevoir les appels entrants transférés sur votre appareil personnel ou sur la façon de passer des appels sortants depuis HubSpot. 

• • Type d'appel : sélectionnez le type d'un appel. Il s'agit d'un indicateur supplémentaire qui peut être utilisé dans les rapports (Sales ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement).
  • Résultat de la réunion : sélectionnez le résultat d'une réunion. Les options par défaut sont les suivantes : Occupé, Connecté, A laissé un message en direct, A laissé un message vocal, Pas de réponse et Mauvais numéro. Vous pouvez également sélectionner des formulaires personnalisés (Sales ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement).
  • Type de réunion : sélectionnez le type de réunion. Il s'agit d'un indicateur supplémentaire qui peut être utilisé dans les rapports (Sales ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement).

• • Participants à la réunion : recherchez et sélectionnez les contacts existants dans votre CRM qui ont participé à votre réunion. Un maximum de 50 participants peut être affiché sur une réunion enregistrée. Si vous ajoutez plus de 50 participants, certains contacts n'apparaîtront pas sur la réunion, mais la réunion sera enregistrée dans leur fiche d'informations de contact.
  • Contacts appelés : recherchez et sélectionnez les contacts existants dans votre CRM que vous avez appelés.
  • Suivi de tâche : sélectionnez cette option pour créer un appel, un e-mail ou une tâche à faire planifiée à la date souhaitée (par exemple, enregistrer un e-mail et créer une tâche à effectuer dans deux jours ouvrés pour un suivi).  

5. Une fois que vous avez rempli votre activité ou votre note, cliquez sur Enregistrer l'activité ou Enregistrer la note. L'activité apparaîtra désormais sur la chronologie de la fiche d'informations.

Créer ou enregistrer des activités dans l'application mobile HubSpot

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
2. En haut à gauche, appuyez sur l'icône de menu listViewIcon, puis appuyez sur [objet] (par ex., contacts, transactions) dans la barre latérale gauche.
3. Appuyez sur le nom d'une fiche d'informations.
4. Appuyez sur Ajouter une note, Créer une tâche ou Enregistrer une activité. Si vous appuyez sur Enregistrer l'activité, sélectionnez l'une des options suivantes : Appel, E-mail, Réunion, SMS, message WhatsApp, message LinkedIn ou Courrier postal.

5. Saisissez les détails de votre note, activité ou tâche. Si vous utilisez l'application mobile sur un appareil Android, vous pouvez utiliser des blocs de texte prédéfinis pour ajouter rapidement un bloc de texte court et réutilisable aux détails de l'activité. 
6. Cliquez pour activer le bouton Tâche de suivi pour créer une nouvelle tâche en tant qu'action de suivi de votre activité, le cas échéant.
7. Si vous enregistrez un appel ou une réunion, vous pouvez définir des informations supplémentaires, notamment le résultat, le type et la durée. Pour définir des types d'appel ou de réunion (Sales ou Service  Hub Pro ou Entreprise uniquement), vous devez avoir configuré les résultats et les types dans votre application de bureau avant de pouvoir les sélectionner sur votre appareil mobile. 
   • Appuyez sur Résultat de l'appel ou Type d'appel et sélectionnez un résultat ou un type.

• • Appuyez sur Résultat de la réunion ou Type de réunion et sélectionnez un résultat ou un type. 
  • Sur un appareil Android, appuyez sur Durée pour définir la durée d'une réunion.

8. Appuyez sur Enregistrer. La note, l'activité ou la tâche apparaîtra désormais dans la chronologie de la fiche d'informations.

Découvrez comment modifier des activités sur des fiches d'informations dans l'application mobile.