Créer ou enregistrer des activités sur un enregistrement

Dans HubSpot, certaines activités sont consignées sur des enregistrements automatiquement, mais vous pouvez également créer manuellement de nouveaux appels, e-mails, réunions et messages, ou consigner des activités qui se sont produites en dehors de HubSpot (par exemple, une réunion avec un client qui n'a pas été réservée, ou un message envoyé via LinkedIn).

Les activités comprennent

• Appels
• E-mails
• Réunions
• Remarques
• Messages LinkedIn
• Messages WhatsApp
• Messages SMS
• Courrier postal

Vous pouvez également import pour créer de nouvelles activités et les associer aux enregistrements en vrac.

Créer ou enregistrer des activités sur le bureau

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM, puis sélectionnez Objets personnalisés.
• Pour enregistrer une activité tout en affichant la fiche, cliquez sur le nom de la fiche. Pour enregistrer rapidement une activité à partir d'un aperçu d'enregistrement, passez la souris sur un enregistrement et cliquez sur Aperçu.
• Cliquez sur l'icône pour l'activité que vous voulez créer ou consigner. Les icônes qui apparaissent peuvent varier si vous avez personnalisé l'ordre des icônes sur le site . Si une icône spécifique n'apparaît pas dans le panneau de gauche, cliquez sur More, puis sélectionnez l'activité dans le menu déroulant.

• • Pour créer une note, cliquez sur l'icône description Note.
  • Pour créer un e-mail, cliquez sur l'icône email E-mail. L'éditeur d'e-mail s'ouvre pour vous permettre de rédiger et d'envoyer un e-mail.

• • Pour passer un appel téléphonique, cliquez sur l'icône calling Call. L'outil d'appel s'ouvre pour vous permettre de passer un appel.
  • Pour planifier une réunion, cliquez sur l'icône meetings Réunion. Le planificateur de réunions s'ouvre pour vous permettre de réserver une réunion sur votre calendrier.
  • Pour créer une tâche, cliquez sur l'icône tasks Tâche. En savoir plus sur la création de tâches.
  • Pour créer un message WhatsApp, cliquez sur l'icône socialWhatsapp WhatsApp. L'éditeur de messages s'ouvre pour vous permettre de rédiger et d'envoyer votre message. Cette option n'apparaîtra que si vous avez connecté votre compte à WhatsApp, et que le contact a une valeur pour la propriété Numéro WhatsApp.
  • Pour enregistrer un e-mail envoyé, cliquez sur l'icône logEmail Enregistrer l'e-mail.
  • Pour enregistrer un appel passé, cliquez sur l'icône logCall Enregistrer un appel.
  • Pour enregistrer une réunion à laquelle vous avez assisté, cliquez sur l'icône logMeeting Enregistrer une réunion.

• • Pour enregistrer un message LinkedIn envoyé, cliquez sur l'icône logLinkedInMessage Log LinkedIn.
  • Pour enregistrer un message WhatsApp envoyé, cliquez sur l'icône logWhatsAppMessage Log WhatsApp.
  • Pour enregistrer un message SMS envoyé, cliquez sur l'icône logSMS Log SMS.
  • Pour enregistrer les courriers postaux envoyés, cliquez sur l'icône logPostalMail Enregistrer courrier postal.

• Pour mettre à jour la date et l'heure de l'activité, cliquez sur les menus déroulants Date et Heure.
• Cliquez sur les icônes pour formater votre texte ou insérer un extrait, un lien ou une image. 
• Cochez la case Créer une tâche de suivi pour créer une nouvelle tâche liée à l'activité.
• Cliquez sur le menu déroulant Associé à pour rechercher et sélectionner les enregistrements que vous souhaitez associer à l'activité ou désélectionner les enregistrements pour les dissocier de l'activité. L'activité apparaîtra sur la ligne de temps des enregistrements que vous avez sélectionnés.

• L'enregistrement d'un appel ou d'une réunion comporte des étapes supplémentaires :
  • Lors de l'enregistrement d'un appel :
    • Pour classer le résultat de l'appel , cliquez sur le menu déroulant Résultat de l'appel.
    • Pour catégoriser l'objectif de l'appel, cliquez sur le menu déroulant Type pour catégoriser l'objectif de l'appel. Apprenez à créer des types d'appels (Sales Hub Professional et Entreprise uniquement).
    • Pour indiquer s'il s'agit d'un appel entrant ou sortant, cliquez sur le menu déroulantDirection . En savoir plus sur l'utilisation d'un numéro de téléphone fourni par HubSpot pour recevoir des appels entrants transférés vers votre appareil personnel, ou sur la façon de passer des appels sortants depuis HubSpot. 

• • Lors de l'enregistrement d'une réunion :
    • Pour ajouter une autre personne à la réunion, cliquez sur le menu déroulant Participants et sélectionnez le contact. Un maximum de 50 participants peut être affiché lors d'une réunion enregistrée. Si vous ajoutez plus de 50 participants, certains contacts n'apparaîtront pas dans la réunion, mais la réunion sera enregistrée dans leur fiche de contact.
    • Pour classer le résultat de la réunion, cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez le résultat.
    • Pour catégoriser l'objectif de la réunion, cliquez sur le menu déroulant Type et sélectionnez le type. Apprenez à créer des types de réunions (Sales Hub Professional et Entreprise uniquement).

• Une fois que vous avez rempli votre activité ou votre note, cliquez sur Enregistrer l'activité ou Enregistrer la note. L'activité apparaît alors sur la ligne temporelle de l'enregistrement.

Créer ou enregistrer des activités dans l'application mobile HubSpot

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
• Pour enregistrer une activité sur un enregistrement, accédez à l'objet pour lequel vous souhaitez enregistrer une note, une activité ou une tâche :
  • Contacts : appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale gauche.
  • Entreprises: appuyez sur Menu, puis sur Entreprises dans la barre latérale gauche.
  • Offres: appuyez sur Menu, puis sur Offres dans la barre latérale gauche.
  • Billets: appuyez sur Menu, puis sur Billets dans la barre latérale gauche.
  • Objets personnalisés: touchez Menu, puis touchez l'objet personnalisé  dans la barre latérale gauche.

• Appuyez sur le nom de la fiche d'informations.
• Appuyez sur Ajouter une note, Créer une tâche ou Enregistrer l'activité. Si vous avez appuyé sur Journal d'activité, sélectionnez l'une des options suivantes : appel, e-mail, réunion, SMS, WhatsApp, message LinkedIn ou courrier postal.

• Saisissez les détails de votre note, activité ou tâche. Si vous utilisez l'application mobile sur un appareil Android, vous pouvez utiliser des blocs de texte prédéfinis pour ajouter rapidement un bloc de texte court et réutilisable aux détails de l'activité. 
• Cliquez pour activer le bouton Tâche de suivi pour créer une nouvelle tâche en tant qu'action de suivi de votre activité.
• Si vous enregistrez un appel ou une réunion, vous pouvez sélectionner un résultat et un type d'appel ou de réunion. Vous devez avoir configuré les résultats et les types dans votre application de bureau avant de pouvoir les sélectionner sur votre appareil mobile. 
  • Tapez sur Appeler le résultat ou Appeler le type et sélectionnez un résultat ou type.
  • Touchez Résultat de la réunion ou Type de réunion et sélectionnez un résultat ou type. 

• Appuyez sur Enregistrer. La note, l'activité ou la tâche apparaît alors dans la chronologie de l'enregistrement.

Découvrez comment modifier les activités sur les enregistrements dans l'application mobile.