Activiteiten aanmaken of vastleggen op een record

In HubSpot worden bepaalde activiteiten automatisch vastgelegd op records, maar je kunt ook handmatig nieuwe gesprekken, e-mails, vergaderingen en berichten aanmaken, of activiteiten vastleggen die buiten HubSpot hebben plaatsgevonden (bijvoorbeeld een vergadering met een klant die niet is geboekt, of een bericht dat is verzonden via LinkedIn). Vastgelegde activiteiten helpen bij het weergeven van een volledige outreach- en engagementrelatie met een record.

De activiteiten zijn:

• Oproepen
• E-mails
• Vergaderingen
• Notities
• Taken
• LinkedIn-, WhatsApp- of SMS-berichten
• Post

Je kunt ook importeren om nieuwe activiteiten te maken en deze in bulk aan records te koppelen .

Activiteiten op het bureaublad maken of vastleggen

1. Navigeer naar CRM > [object] (bijvoorbeeld contactpersonen, deals of cursussen).
2. Klik op de naam van het record. U kunt een activiteit ook rechtstreeks vanuit het voorbeeld registreren.
3. Klik linksboven op het pictogram van de activiteit die u wilt aanmaken of vastleggen. De pictogrammen die verschijnen kunnen verschillen als u de volgorde van de pictogrammen hebt aangepast.

• • Om een notitie te maken, klikt u op het pictogram description Notitie.
  • Om een verkoop-e-mail te maken, klikt u op het pictogram email E-mail. De e-maileditor wordt geopend zodat u een e-mail kunt opstellen en verzenden.

• • Om te bellen, klik je op het pictogram calling Bellen. De beltool wordt geopend zodat u kunt bellen.
  • Om een vergadering te plannen, klikt u op het pictogram meetings Meeting. De vergaderplanner wordt geopend zodat u een vergadering in uw agenda kunt boeken.
  • Om een taak te maken, klikt u op het pictogram tasks Taak. De taakeditor wordt geopend zodat je een taak kunt plannen.
  • Als je een WhatsApp-bericht wilt maken, klik je op het pictogram socialWhatsapp WhatsApp. De berichteditor wordt geopend zodat je je bericht kunt opstellen en verzenden. Deze optie wordt alleen weergegeven als je je account hebt verbonden met WhatsApp en de contactpersoon een waarde heeft voor de eigenschap WhatsApp-nummer.
  • Om een verzonden e-mail te loggen, klik je op het pictogram logEmail E-mail loggen.
  • Als je een gevoerd gesprek wilt vastleggen, klik je op het pictogram logCall Gesprek vastleggen.
  • Om een bijgewoonde vergadering vast te leggen, klik je op het pictogram logMeeting Vergadering vastleggen.

• • Als je een verzonden LinkedIn-bericht wilt loggen, klik je op het pictogram logLinkedInMessage LinkedIn loggen.
  • Als je een verzonden WhatsApp-bericht wilt loggen, klik je op het pictogram logWhatsAppMessage WhatsApp loggen.
  • Om een verzonden SMS-bericht te loggen, klik je op het pictogram logSMS SMS loggen.
  • Om een verzonden postbericht te loggen, klik je op het pictogram logPostalMail Postbericht loggen.

4. Configureer, afhankelijk van de activiteit, de volgende opties:
   • Datum: selecteer een datum uit het vervolgkeuzemenu voor de dag waarop de activiteit plaatsvond bij het registreren van activiteiten.
   • Tijd: selecteer een tijd uit het vervolgkeuzemenu voor het tijdstip van de dag waarop de activiteit plaatsvond bij het vastleggen van activiteiten.
   • Tekstopmaak: selecteer de pictogrammen om tekstopmaak toe te passen: vet, onderstrepen, lettertype, enz. bij het invoeren van tekst.
   • Optiesinvoegen: selecteer de pictogrammen om in te voegen: afbeeldingen, knipsels, Knowledge Base-artikelen( alleenService Hub Professional of Enterprise ), enz. die met de activiteit zijn gelogd.
   • Associatie met records: voeg relaties tussen records toe, bewerk ze of verwijder ze (bijvoorbeeld, log een notitie met twee ticketrecords, verwijder een bedrijf uit een gelogd gesprek).
   • Resultaat gesprek: selecteer het resultaat van een gesprek. De standaardopties zijn: Bezet, Verbonden, Live bericht achtergelaten, Voicemail achtergelaten, Geen antwoord en Verkeerd nummer. Je kunt ook aangepaste opties selecteren (alleenSales of Service Hub Professional of Enterprise ).
   • Belrichting: selecteer in het menu Uitgaand of Inkomend. Meer informatie over het gebruik van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer om inkomende oproepen te ontvangen die worden doorgeschakeld naar je persoonlijke apparaat, of hoe je uitgaande oproepen kunt doen vanuit HubSpot.

• • Gesprekstype: selecteer het type gesprek. Dit is een extra metriek die kan worden gebruikt in rapporten( alleenSales of Service Hub Professional of Enterprise ).
  • Resultaat vergadering: selecteer het resultaat van een vergadering. De standaardopties zijn: Bezet, Doorverbonden, Live bericht achtergelaten, Voicemail achtergelaten, Geen antwoord en Verkeerd nummer. Je kunt ook aangepaste opties selecteren (alleenSales of Service Hub Professional of Enterprise ).
  • Type vergadering: selecteer het type vergadering. Dit is een extra metriek die kan worden gebruikt in rapporten (alleenSales of Service Hub Professional of Enterprise ).

• • Vergaderdeelnemers: zoek en selecteer bestaande contacten in je CRM die je vergadering bijwoonden. Er kunnen maximaal 50 genodigden worden weergegeven op een aangemelde vergadering. Als je meer dan 50 genodigden toevoegt, zullen bepaalde contactpersonen niet verschijnen op de vergadering, maar de vergadering zal wel worden gelogd in hun contact record.
  • Gebelde contactpersonen: zoek en selecteer bestaande contactpersonen in uw CRM die u hebt gebeld.
  • Opvolging van taak: selecteer deze optie om een gesprek, e-mail of to-do taak te maken die is gepland voor de gewenste datum (bijvoorbeeld, log een e-mail en maak een taak voor opvolging over twee werkdagen).

5. Zodra je je activiteit of notitie hebt ingevuld, klik je op Activiteit vastleggen of Notitie opslaan. De activiteit verschijnt nu op de tijdlijn van het dossier.

Activiteiten maken of vastleggen in de HubSpot mobiele app

1. Open de HubSpot-app op je iOS- of Android-apparaat.
2. Tik linksboven op het menupictogram listViewIcon en vervolgens op [object] (bijv. contacten, deals) in de linker zijbalk.
3. Tik op de naam van een record.
4. Tik op Notitie toevoegen, Taak maken of Activiteit vastleggen. Als je op Activiteit vastleggen tikt, selecteer je een van de volgende opties: Gesprek, E-mail, Vergadering, SMS, WhatsApp-bericht, LinkedIn-bericht of Post.

5. Voer de details voor je notitie, activiteit of taak in. Als u de mobiele app op een Android-apparaat gebruikt, kunt u knipsels gebruiken om snel een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren in de details van de activiteit.
6. Tik op om de Volg taak schakelaar aan te zetten om een nieuwe taak te maken als een vervolgactie van uw activiteit, indien gewenst.
7. Als je een gesprek of vergadering registreert, kun je aanvullende informatie instellen, zoals het resultaat, het type en de duur. Om gespreks- of vergadertypes in te stellen( alleenSales of Service Hub Professional of Enterprise ), moet je eerst uitkomsten en types hebben ingesteld in je desktop app voordat je ze kunt selecteren op je mobiele apparaat.
   • Tik op Gespreksresultaat of Gesprekstype en selecteer een resultaat of type.

• • Tik op Vergaderresultaat of Vergadertype en selecteer een resultaat of type.
  • Tik op een Android-toestel op Duur om de duur van een vergadering in te stellen.

8. Tik op Opslaan. De notitie, activiteit of taak verschijnt nu in de tijdlijn van de record.

Leer hoe je activiteiten op records bewerkt in de mobiele app.