Aktivitäten in einem Datensatz erstellen oder protokollieren

In HubSpot werden bestimmte Aktivitäten automatisch in Datensätzen protokolliert, aber Sie können auch manuell neue Anrufe, E-Mails, Meetings und Nachrichten erstellen oder Aktivitäten protokollieren, die außerhalb von HubSpot stattgefunden haben (z. B. ein Meeting mit einem Kunden, das nicht gebucht wurde, oder eine über LinkedIn gesendete Nachricht). Protokollierte Aktivitäten zeigen eine vollständige Kontaktaufnahme- und Interaktionsbeziehung zu einem Datensatz an.

Die Aktivitäten sind:

• Anrufe
• E-Mails
• Meetings
• Notizen
• Aufgaben
• LinkedIn-, WhatsApp- oder SMS-Nachrichten
• Briefpost

Sie können auch durch Importieren mehrere neue Aktivitäten gleichzeitig erstellen und sie Datensätzen zuordnen.

Aktivitäten auf Desktop-Geräten erstellen oder protokollieren

1. Gehen Sie zu CRM > [Objekt] (z. B. Kontakte, Deals oder Kurse).
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes. Sie können eine Aktivität auch direkt von der Vorschau aus protokollieren. 
3. Klicken Sie oben links auf das Symbol für die Aktivität, die Sie erstellen oder protokollieren möchten. Die angezeigten Symbole können variieren, wenn Sie die Reihenfolge der Symbole angepasst haben.

• • Um eine Notiz zu erstellen, klicken Sie auf das description Notiz-Symbol.
  • Um eine Vertriebs-E-Mail zu erstellen, klicken Sie auf das email E-Mail-Symbol. Der E-Mail-Editor wird geöffnet, damit Sie eine E-Mail verfassen und senden können.

• • Um einen Telefonanruf zu tätigen, klicken Sie auf das calling Anruf-Symbol. Das Calling-Tool wird geöffnet, damit Sie einen Anruf tätigen können.
  • Um ein Meeting zu vereinbaren, klicken Sie auf das meetings Meeting-Symbol. Der Meeting-Planer wird für Sie geöffnet, damit Sie ein Meeting in Ihrem Kalender buchen können.
  • Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf das tasks Aufgabe-Symbol. Der Aufgaben-Editor wird geöffnet, damit Sie eine Aufgabe planen können.
  • Um eine WhatsApp-Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf das socialWhatsapp WhatsApp-Symbol. Der Nachrichten-Editor wird geöffnet, damit Sie Ihre Nachricht verfassen und senden können. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie Ihren Account mit WhatsApp verknüpft haben und der Kontakt einen Wert für die Eigenschaft WhatsApp-Nummer hat.
  • Um eine gesendete E-Mail zu protokollieren, klicken Sie auf das logEmail „E-Mail protokollieren“-Symbol.
  • Um einen getätigten Anruf zu protokollieren, klicken Sie auf das logCall „Anruf protokollieren“-Symbol.
  • Um ein besuchtes Meeting zu protokollieren, klicken Sie auf das logMeeting „Meeting protokollieren“-Symbol.

• • Um eine gesendete LinkedIn-Nachricht zu protokollieren, klicken Sie auf das logLinkedInMessage „LinkedIn-Nachricht protokollieren“-Symbol.
  • Um eine gesendete WhatsApp-Nachricht zu protokollieren, klicken Sie auf das logWhatsAppMessage „WhatsApp-Nachricht protokollieren“-Symbol.
  • Um eine gesendete SMS-Nachricht zu protokollieren, klicken Sie auf das Symbol logSMS „SMS protokollieren“-Symbol.
  • Um gesendete Post zu protokollieren, klicken Sie auf das logPostalMail „Briefpost protokollieren“-Symbol.

4. Konfigurieren Sie je nach Aktivität die folgenden Optionen:
   • Datum: Wählen Sie beim Protokollieren von Aktivitäten ein Datum im Dropdown-Menü für den Tag aus, an dem die Aktivität aufgetreten ist.
   • Zeit: Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Uhrzeit für die Tageszeit aus, zu der die Aktivität beim Protokollieren von Aktivitäten aufgetreten ist.
   • Textformatierung: Wählen Sie die Symbole aus, um bei der Texteingabe die Textformatierung anzuwenden: fett, unterstrichen, Schriftart usw.
   • Einfügeoptionen: Wählen Sie die Symbole zum Einfügen aus: Bilder, Snippets, Wissensdatenbankartikel (nur Service Hub Professional oder Enterprise usw., die mit der Aktivität protokolliert wurden.
   • Zuordnung zu Datensätzen: Sie können Beziehungen zwischen Datensätzen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen (d. h., eine Notiz mit zwei Ticketdatensätzen protokollieren, ein Unternehmen aus einem protokollierten Anruf entfernen). 
   • Anrufergebnis: Wählen Sie das Ergebnis eines Anrufs aus. Die Standardoptionen sind: Besetzt, Kontaktaufnahme erfolgreich, Live-Nachricht hinterlassen, Voicemail hinterlassen, Keine Antwort und Falsche Nummer. Sie können auch benutzerdefinierte auswählen (Sales oder Service Hub Professional oder Enterprise).
   • Anrufrichtung: Wählen Sie im Menü entweder Ausgehend oder Eingehend aus. Erfahren Sie mehr über die Verwendung einer von HubSpot bereitgestellten Telefonnummer, um eingehende Anrufe auf Ihr persönliches Gerät weiterzuleiten, oder wie Sie von HubSpot ausausgehende Anrufe tätigen können. 

• • Anruftyp: Wählen Sie den Typ eines Anrufs aus. Dies ist eine zusätzliche Kennzahl, die in Berichten verwendet werden kann (nur Sales oder Service Hub Professional oder Enterprise).
  • Meeting-Ergebnis: Wählen Sie das Ergebnis eines Meetings aus. Die Standardoptionen sind: Besetzt, Kontaktaufnahme erfolgreich, Live-Nachricht hinterlassen, Voicemail hinterlassen, Keine Antwort und Falsche Nummer. Sie können auch benutzerdefinierte auswählen (Sales oder Service Hub Professional oder Enterprise).
  • Meeting-Typ: Wählen Sie die Art eines Meetings aus. Dies ist eine zusätzliche Kennzahl, die in Berichten verwendet werden kann (nur Sales oder Service Hub Professional oder Enterprise).

• • Meeting-Teilnehmer: Suchen Sie vorhandene Kontakte in Ihrem CRM, die an Ihrem Meeting teilgenommen haben, und wählen Sie sie aus. Bei einem protokollierten Meeting können maximal 50 Teilnehmer angezeigt werden. Wenn Sie mehr als 50 Teilnehmer hinzufügen, erscheinen bestimmte Kontakte nicht in dem Meeting, aber das Meeting wird in ihrem Kontaktdatensatz protokolliert.
  • Angerufene Kontakte: Suchen Sie vorhandene Kontakte in Ihrem CRM, die Sie angerufen haben, und wählen Sie sie aus.
  • Aufgaben-Follow-ups: Wählen Sie diese Option aus, um einen Anruf, eine E-Mail oder eine To-do-Aufgabe zu erstellen, die für das von Ihnen gewünschte Datum geplant ist (z. B. eine E-Mail protokollieren und eine Aufgabe erstellen, die in zwei Werktagen zum Follow-up fällig ist). 

5. Wenn Sie Ihre Aktivität oder Notiz ausgefüllt haben, klicken Sie auf Aktivität protokollieren oder Notiz speichern. Die Aktivität wird jetzt in der Chronik des Datensatzes angezeigt.

Aktivitäten in der HubSpot Mobile-App erstellen oder protokollieren

1. Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät.
2. Tippen Sie oben links auf das listViewIcon Menü-Symbol und dann in der linken Seitenleiste auf [Objekt] (z. B. Kontakte, Deals).
3. Tippen Sie auf den Namen eines Datensatzes.
4. Tippen Sie auf Notiz hinzufügen, Aufgabe erstellen oder Aktivität protokollieren. Wenn Sie auf Aktivität protokollieren tippen, wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus: Anruf, E-Mail, Meeting, SMS, WhatsApp-Nachricht, LinkedIn-Nachricht oder Briefpostsendung.

5. Geben Sie die Details für Ihre Notiz, Aktivität oder Aufgabe ein. Wenn Sie die Mobile-App auf einem Android-Gerät verwenden, können Sie Snippets verwenden , um einen kurzen, wiederverwendbaren Textblock schnell in die Details der Aktivität einzugeben. 
6. Tippen Sie auf den Schalter Follow-up-Aufgabe, um ihn zu aktivieren und falls gewünscht eine neue Aufgabe als Follow-up-Aktion von Ihrer Aktivität zu erstellen.
7. Wenn Sie einen Anruf oder ein Meeting protokollieren, können Sie zusätzliche Informationen festlegen, einschließlich Ergebnis, Typ und Dauer. Um Anruf- oder Meeting-Typen festzulegen (nur Sales oder Service Hub Professional oder Enterprise), müssen Sie die Ergebnisse und Typen in Ihrer Desktop-App eingerichtet haben, bevor Sie sie auf Ihrem mobilen Gerät auswählen können. 
   • Tippen Sie auf Anrufergebnis oder Anruftyp und wählen Sie ein Ergebnis aus oder einenTyp aus.

• • Tippen Sie auf Meeting-Ergebnis oder Meeting-Typ und wählen Sie ein Ergebnis oder einen Typ aus. 
  • Tippen Sie auf einem Android-Gerät auf Dauer, um die Dauer eines Meetings festzulegen.

8. Tippen Sie auf Speichern. Die Notiz, Aktivität oder Aufgabe wird nun in der Chronik des Datensatzes angezeigt.

Erfahren Sie, wie Sie Aktivitäten in Datensätzen in der Mobile-App bearbeiten.