Envoyer et gérer des e-mails individuels

Vous pouvez envoyer un e-mail à un contact individuel dans HubSpot depuis la fiche d'informations d'entreprise, de transaction, de ticket ou d'objet personnalisé associée. Vous pouvez également répondre aux e-mails envoyés à une adresse e-mail personnelle ou à une adresse e-mail d'équipe connectée à la boîte de réception des conversations ou au centre de support à partir de la chronologie des fiches d'informations.

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Envoyer un e-mail individuel

Vous devez avoir une boîte de réception connectée pour envoyer des e-mails via le CRM. Découvrez-en davantage sur la connexion de votre boîte de réception.

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts :Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
  • Entreprises :Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
  • Transactions :Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets :Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email.
• Dans la boîte contextuelle, rédigez votre e-mail. Si les paramètres de confidentialité des données sont activés et que la base juridique du contact pour communiquer n'a pas été validée, vous devez la valider avant d'envoyer l'e-mail.
  • Pour envoyer l'e-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ À, cliquez sur le menu déroulant Nom, puis sélectionnez une autre adresse e-mail associée au contact.
  • Pour envoyer l'e-mail depuis une autre adresse e-mail personnelle connectée ou une adresse e-mails d'équipe, dans le champ De, cliquez sur votre adresse e-mail, puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée d'expéditeur. Le nom indiqué dans le champ De est le nom d'utilisateur défini dans Profil et préférences.

• • Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à dans l'angle inférieur droit, puis sélectionnez la case à cocher en regard des fiches d'informations auxquelles vous souhaitez que l'engagement par e-mail soit associé. L'activité d'e-mail sera associée aux fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket sélectionnées dans ce menu déroulant.

• • Saisissez un objet pour votre e-mail.
  • Saisissez ensuite le corps de votre message. Dans la barre d'outils supérieure :
    • Cliquez sur Modèles pour insérer un modèle d'e-mail.
    • Cliquez sur Séquences pour inscrire le contact dans une séquence.
    • Cliquez sur Documents pour insérer un document de vente.
    • Cliquez sur Réunions pour insérer un lien de planification ou des horaires de réunion proposés.
    • Cliquez sur Devis pour partager les informations relatives aux tarifs.
  • Pour modifier le texte, servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur.
  • Pour modifier le style et la taille de la police ou modifier l'alignement du texte, cliquez sur le menu déroulant Plus.
  • Pour ajouter du texte en hyperlien, cliquez sur l'icône Lien link.
  • Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône Image insertImage.
  • Pour joindre un fichier, cliquez sur l'icône Trombone attach.
  • Pour insérer des blocs de texte prédéfinis, ajouter des liens à votre base de connaissances (Service Hub uniquement), insérer une vidéo ou modifier votre signature, cliquez sur le menu déroulant Insérer.

• Cliquez sur Envoyer.

Répondre à un e-mail individuel

Vous pouvez répondre à des e-mails individuels envoyés à une adresse e-mail personnelle ou à des e-mails envoyés à une adresse e-mail d'équipe dans le cadre d'un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations ou le centre de support.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Recherchez l'e-mail sur la chronologie de la fiche d'informations et cliquez sur Répondre. Si le fil contient un autre membre de votre équipe, sur Répondre à tous.

Remarque : Si l'e-mail provient d'un membre de votre équipe pour le contact et que vous cliquez sur Répondre, l'e-mail sera uniquement envoyé au membre de votre équipe, et non au contact.

• Pour envoyer l'e-mail à une adresse e-mail spécifique, dans le champ À, cliquez sur le nom, puis sélectionnez une autre adresse e-mail.
• Pour envoyer l'e-mail depuis une autre adresse e-mail personnelle connectée ou une adresse e-mails d'équipe, dans le champ De, cliquez sur votre adresse e-mail, puis sélectionnez une autre adresse e-mail connectée d'expéditeur. Le nom indiqué dans le champ De est le nom d'utilisateur défini dans Profil et préférences.
• Pour modifier les associations, cliquez sur le menu déroulant Associé à dans l'angle inférieur droit, puis sélectionnez la case à cocher en regard des fiches d'informations auxquelles vous souhaitez que l'engagement par e-mail soit associé. L'activité d'e-mail sera associée aux fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket sélectionnées dans ce menu déroulant.
• Pour afficher l'intégralité du fil, cliquez sur les trois points dans l'angle inférieur gauche.

Remarque : Si vous répondez à un e-mail qui fait partie d'un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations et que vous utilisez une adresse e-mail d'équipe pour répondre, si vous sélectionnez un ticket dans le menu déroulant Associé à, l'activité d'e-mail sera enregistrée dans la fiche d'informations de ticket et apparaîtra comme faisant partie du fil de discussion dans la boîte de réception. Par conséquent, tous les e-mails précédents sur le fil de discussion seront également associés à la fiche d'informations de ticket.

• Rédigez et mettez en forme votre réponse, puis cliquez sur Envoyer.

Transférer des e-mails individuels

Si vous devez envoyer la réponse d'un contact à un autre membre de votre équipe ou à une personne externe à votre organisation, vous pouvez transférer l'e-mail depuis le CRM.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Recherchez l'e-mail dans la chronologie de la fiche d'informations et cliquez sur Transférer.

• Dans le champ À, saisissez l'adresse e-mail du destinataire.
• Pour afficher l'intégralité du fil, cliquez sur les trois points dans l'angle inférieur gauche.
• Cliquez sur Transférer.

L'e-mail transféré apparaît dans la chronologie du contact, la mention « E-mail - Fwd » précédant la ligne d'objet.

Envoyer et répondre à un e-mail individuel dans l'application mobile de HubSpot

Pour envoyer un nouvel e-mail à un contact dans l'application mobile de HubSpot :

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil.
• Si l'une des tâches de la liste Tâches à venir sur la page d'accueil de l'application de HubSpot est une tâche d'e-mail associée à un contact avec une adresse e-mail, vous pouvez toucher l'icône E-mail email pour rédiger un e-mail pour le contact associé.

• Pour envoyer un nouvel e-mail à un contact spécifique :
  • Appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
  • Appuyez sur le nom d'un contact pour ouvrir sa fiche d'informations.
  • Sous la photo du contact, appuyez sur l'icône E-mail email.
  • Dans la fenêtre de composition d'e-mail, saisissez la ligne d'objet de votre e-mail ainsi que des contacts supplémentaires, dans le champ CC/Cci, le cas échéant.
  • Vous pouvez saisir un e-mail à partir de zéro ou utiliser un modèle d'e-mail commercial depuis votre compte. Pour utiliser un modèle, cliquez sur Utiliser le modèle en haut, puis sélectionnez un modèle dans la liste.
  • Vous pouvez inclure du contenu supplémentaire provenant de votre appareil ou de votre compte HubSpot au bas de votre écran :
    • Pour joindre des fichiers, des documents, des images ou d'autres contenus depuis votre appareil, appuyez sur l'icône Pièce jointe attach, puis sélectionnez le contenu dans la galerie de votre appareil.
    • Appuyez sur l'icône Modèles salesTemplates pour utiliser l'un de vos modèles commerciaux.
    • Pour ajouter un lien de prise de rendez-vous à l'e-mail, appuyez sur l'icône Lien de prise de rendez-vous meetings, puis sélectionnez un lien de prise de rendez-vous dans la liste.

• • • Appuyez sur l'icône Blocs de texte textSnippet pour inclure un bloc de texte prédéfini dans votre e-mail.

• • • Appuyez sur l'icône en forme d'éclair dynamicFilter pour utiliser l'assistant IA afin de générer du contenu pour votre e-mail.
• 
  • Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre e-mail, déterminez si vous souhaitez l'envoyer immédiatement ou le programmer pour une date et une heure ultérieures :
    • Pour envoyer l'e-mail immédiatement, appuyez sur Envoyer en haut à droite.
    • Pour programmer votre e-mail, appuyez sur l'icône du bas down à côté de Envoyer en haut à droite, puis sur l'une des options. Plusieurs heures d'envoi courantes sont disponibles par défaut ou vous pouvez appuyer sur Personnalisé pour spécifier manuellement la date et l'heure d'envoi de votre e-mail.

Vous pouvez également répondre, répondre à tous ou transférer un e-mail directement à partir de la chronologie d'une fiche d'informations :

• Appuyez sur Menu, puis sur le type de fiche d'informations dans la barre latérale gauche (par exemple, Contacts, Transactions, Entreprises ou Tickets).
• Appuyez sur le nom de la fiche d'informations.
• Localisez l'e-mail sur la chronologie, puis répondez directement ou consultez d'abord l'e-mail :
  • Pour répondre directement à l'e-mail, appuyez sur les trois points verticaux verticalMenu en haut à droite de l'e-mail, puis appuyez sur Répondre ou Répondre à tous.

• • Si vous souhaitez consulter l'e-mail original avant de rédiger votre réponse ou de le transférer, appuyez sur l'e-mail. Ensuite, en bas de l'écran, appuyez sur Répondre à, Répondre à tous ou Transférer.

(Android)

Valider la base juridique de votre contact pour communiquer

Lorsque les paramètres de confidentialité des données sont activés, la base juridique du contact pour communiquer doit être validée avant que vous puissiez lui envoyer un e-mail personnalisé via HubSpot. Pour ce faire, vous pouvez ajouter un abonnement ou fournir une base juridique unique.

Remarque : Depuis l'entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018, si un contact a globalement choisi de ne pas recevoir d'e-mail, un utilisateur doit donner au contact une base juridique unique pour communiquer avant de lui envoyer un e-mail personnalisé à partir du CRM, même si les paramètres de confidentialité des données ne sont pas activés dans le compte à partir duquel les envois sont effectués. Si vous envoyez un e-mail à partir d'une fiche d'informations de ticket, il est possible d'envoyer un e-mail à un contact désabonné qui n'a pas de base juridique, car les e-mails envoyés depuis les fiches d'informations de ticket sont considérés comme des e-mails transactionnels.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email.
• Dans la fenêtre contextuelle, validez la base juridique du contact pour communiquer :
  • Ajouter un abonnement : cliquez pour définir un type d'abonnement. Cela vous permet de fournir une base juridique de communication et d'ajouter l'abonnement Individuel pour le contact, afin de pouvoir lui envoyer des e-mails individuels à partir du CRM.
  • Remarque : L'option Ajouter un abonnement n'est pas disponible si le contact s'est désabonné de toutes les communications par e-mail. Dans ce cas, vous ne pouvez lui fournir qu'une base juridique unique et uniquement applicable aux e-mails transactionnels, et non commerciaux.
  • Fournir une base juridique unique : cliquez pour attribuer une base juridique et expliquer pourquoi vous avez le droit de communiquer avec le contact et de lui envoyer votre e-mail. Cette option est utile si vous n'avez besoin de communiquer qu'une fois avec ce contact, par exemple pour lui envoyer un contrat ou une facture.

• Une fois la base juridique validée, vous pouvez continuer à rédiger votre e-mail.