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傳送和管理一對一電子郵件

上次更新時間: 二月 16, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

您可以從聯絡人記錄或來自相關公司、交易、票證或自訂物件記錄,向HubSpot中的個別聯絡人傳送電子郵件。 您也可以從記錄時間軸回覆傳送至個人電子郵件或與對話收件匣連結的團隊電子郵件地址的電子郵件。

請注意:透過CRM發送電子郵件需要連接的收件匣。 了解如何連結收件匣

傳送一對一電子郵件

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「服務」>「服務票證」。
    • 自訂物件:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件,請將遊標暫留於「自訂物件」上,然後選取您要檢視的自訂物件。

請注意: Office 365連線的收件匣不支援寄件者名稱功能。

    • 若要編輯關聯,請按一下右下角的「與關聯」下拉式選單,然後選取您希望電子郵件參與記錄旁的核取方塊 。 電子郵件活動將記錄到從此下拉式選單中選擇的聯絡人、公司、交易或聯絡單記錄。
請注意:如果您透過團隊電子郵件地址傳送電子郵件,並從「與相關聯」下拉式選單中選擇聯絡單,收件人回覆時,電子郵件活動會顯示在收件匣中。 收件匣中線程上的所有後續電子郵件也將與支援查詢記錄相關聯。 
    • 輸入電子郵件的主旨。
    • 輸入訊息正文。 在頂部工具列中:
    • 若要修改文字,請使用編輯視窗底部的格式選項。
    • 要編輯字體樣式和大小或文字對齊方式,請單擊更多下拉菜單。
    • 若要新增超連結文字,請按一下連結連結圖示。
    • 若要新增影像,請按一下insertImage影像圖示。
    • 若要附加檔案,請按一下附加迴紋針圖示 。
    • 若要插入片段、新增知識庫連結(僅限服務中心)、插入片或編輯簽名,請點擊「插入」下拉式選單。

send-one-to-one-email

  • 按一下傳送。

回覆一對一電子郵件

你可以回覆傳送至個人電郵的一對一電郵,或傳送至團隊電郵地址的電郵,作為對話收件匣對話的一部分。

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「服務」>「服務票證」。
    • 自訂物件:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件,請將遊標暫留於「自訂物件」上,然後選取您要檢視的自訂物件。
  • 按一下記錄的名稱。
  • 在錄製時間軸上找到電子郵件,然後點擊回覆。 如果對話中包含團隊的其他成員,請點擊「回覆所有人」以回覆兩者。

請注意:如果電子郵件是您的團隊成員發送給聯絡人,點擊「回覆」將只會將電子郵件發送給您的團隊成員,而不是聯絡人。

click-reply-or-reply-all

  • 若要編輯關聯,請按一下右下角的「與關聯」下拉式選單,然後選取您希望電子郵件參與記錄旁的核取方塊 。 電子郵件活動將記錄到從此下拉式選單中選擇的聯絡人、公司、交易或聯絡單記錄。

請注意:如果您回覆的電子郵件是對話收件匣中對話紀錄的一部分,並使用團隊電子郵件地址進行回覆,如果您從「與關聯」下拉式選單中選擇聯絡單,電子郵件活動將記錄在聯絡單紀錄中,在收件匣中顯示為對話紀錄的一部分。 因此,對話中之前的所有電子郵件也會與支援查詢記錄相關聯。

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  • 撰寫回覆並設定格式,然後按一下「傳送」。

轉寄一對一電子郵件

如果您需要將客服案件的回覆傳送給團隊的其他成員或組織以外的人員,您可以從CRM轉寄電子郵件。

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「服務」>「服務票證」。
    • 自訂物件:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件,請將遊標暫留於「自訂物件」上,然後選取您要檢視的自訂物件。
  • 按一下記錄的名稱。
  • 在記錄時間軸上找到電子郵件,然後按一下「轉寄」。

forward-an-email-out-of-the-crm

  • 在「收件人」欄位中,輸入收件人的電子郵件地址。
  • 按一下向前。

轉寄的電子郵件會顯示在客服案件的時間軸上,主旨行前面會顯示「轉寄」。

view-forwarded-email-on-timeline

在HubSpot行動應用程式中傳送和回覆一對一電子郵件

若要在HubSpot行動應用程式中傳送新電子郵件給聯絡人,請按照以下步驟操作:

  • 在裝置上開啟HubSpot應用程式。
  • 如果HubSpot應用程式首頁上「即將截止的任務」清單中的任一任務是與具有電子郵件地址的聯絡人相關聯的電子郵件任務,您可以點選電子郵件圖示 電子郵件,以撰寫電子郵件給相關聯絡人。
compose-email-directly-from-upcoming-tasks
  • 若要向特定聯絡人傳送新電子郵件,請按照以下步驟操作:
    • 點按「選單」,然後點按左側邊欄的「聯絡人」。
    • 點選客服案件名稱即可開啟記錄。
    • 點選聯絡人相片下方的電子郵件電子郵 件圖示。
    • 在電子郵件撰寫視窗中,輸入電子郵件的主旨行,並在抄送/密件抄送欄位中輸入任何其他聯絡人。
    • 您可以從頭開始輸入電子郵件訊息,也可以使用帳戶中的銷售電子郵件範本。 若要使用範本,請按一下頂部的使用範本,然後從清單中選取範本。
    • 你可以在畫面底部加入裝置或HubSpot帳戶的其他內容:
      • 若要從裝置附加檔案、文件、影像或其他內容,請點選 附件圖示,然後從裝置的圖庫中選取內容。
      • 點選salesTemplates本圖示,即可使用其中一個銷售範本
      • 若要將會議連結新增至電子郵件,請點選會 連結圖示,然後從清單中選取會議連結。
      • 點選文 片段圖示,在電子郵件中加入片段
  • send-one-to-one-email-in-ios-mobile-app-updated
    • 當你準備好發送電郵時,請決定是立即發送電郵還是安排在稍後的日期和時間發送電郵:
      • 若要立即傳送電子郵件,請點選右上角的「傳送」。
      • 若要預約傳送電子郵件,請點選右上角「傳送」旁邊的向 圖示,然後點選其中一個選項。 有幾個常見的發送時間可作為預設選項,或者您可以輕點「自訂」以手動指定電子郵件的發送日期和時間。
schedule-one-to-one-email-in-ios-mobile-app
 

您也可以直接從記錄時間軸回覆、全部回覆或轉寄至電子郵件:

  • 點選「主選單」,然後點選左側邊欄中的記錄類型(例如:「聯絡人」、「交易」、「公司」或「聯絡單」)。
  • 點按紀錄名稱。
  • 在時間軸上找到電子郵件,然後直接回覆或先查看電子郵件:
    • 若要直接回覆電子郵件,請點選電子郵件卡片右上角的三個垂直點的垂直選單,然後點選回覆或全部回覆。

reply-from-vertical-menu-on-record-timeline-1

    • 如果你想在撰寫或轉發回覆前先查看原本的電郵,請點按電郵。 然後在畫面底部點選「回覆」、「全部回覆」或「轉寄」。
reply-reply-all-forward-existing-email-in-mobile-app
( iOS )
 
reply-reply-all-forward-existing-email-in-android-mobile-app (安卓)

驗證聯絡人的法律依據以進行溝通

啟用資料隱私設定後,您必須先驗證聯絡人的溝通法律依據,才能透過HubSpot傳送一對一電子郵件給對方。 您可以透過新增訂閱或提供一次性法律依據來執行此操作。

請注意:由於一般資料保護規範(GDPR)於2018年5月25日生效,如果客服案件在全球範圍內選擇不接收電子郵件,使用者需要在從客服案件管理系統向客服案件發送一對一電子郵件之前,向該客服案件提供一次性的法律依據進行溝通,即使他們發送的帳戶未開啟資料隱私設定。 如果您是從支援查詢記錄傳送電子郵件,您可以將電子郵件傳送給沒有法律依據的已取消訂閱客服案件,因為從支援查詢記錄傳送的電子郵件被視為交易電子郵件。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
  • 按一下記錄的名稱 。
  • 在左側面板中,按一下電子郵件 電子郵件圖示。
  • 在彈出式視窗中,驗證客服案件的法律依據以進行溝通:
    • 新增訂閱:按一下以設定訂閱類型。 這為您提供了溝通的法律依據,並允許您為聯絡人添加一對一訂閱,以便您可以從CRM向他們發送一對一的電子郵件。
    • 請注意: 如果聯絡人已選擇退出所有電子郵件通訊,則無法使用「新增訂閱」選項。 在這些情況下,您只能提供一次性法律依據,並且僅適用於交易性非商業電子郵件。
    • 提供一次性的法律依據:點擊以分配法律依據,並解釋為什麼允許您與聯絡人溝通,以便您可以向他們發送電子郵件。 當您只需要與此客服案件進行一次溝通時,例如向對方發送合約或發票時,此選項非常有用。 email-contact-with-unsubscribe
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