上傳及分享文件
上次更新時間: 2025年9月24日
使用文件工具,您可以為整個團隊建立內容庫,以便上傳文件並與聯絡人分享。
開始使用前
在開始使用此功能之前,請務必充分瞭解應該提前採取哪些步驟,以及此功能的限制和使用此功能的潛在後果。
瞭解需求
- 若要上傳和分享文件,您需要銷售存取權限。
- 若要上傳、檢視和共用超過新增至帳戶的前五份文件,您必須符合下列條件之一:
- 如果您是Sales或Service HubProfessional或Enterprise帳戶中的使用者,您必須擁有指定的Sales Hub或Service HubSeat。
- 如果您是Sales或Service HubStarter帳戶的使用者,您必須擁有指定的 Core Seat。
- 若要產生文件說明,您需要開啟AI 設定。
瞭解限制與注意事項
- 由於文件是公開分享的,因此文件工具不應該用來傳送敏感或機密資訊。
- 當您建立可分享連結時,該文件將公開於網際網路上。分享文件的 HubSpot 使用者的名字、姓氏和電子郵件地址將顯示在分享文件的右上角。
- 追蹤功能會在您分享文件時自動套用,但將文件連結加入電子郵件範本時除外。在這種情況下,您必須選擇「檢視文件需要電子郵件」 核取方 塊,才能追蹤檢視情況。
新增文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 在右上方,按一下上傳文件。
- 選擇檔案的匯入來源。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。
一旦上傳了文件,它就會出現在您的文件儀表板中。
必要披露: 如果您使用 HubSpot 的文件工具,您使用此工具上傳的文件將被 HubSpot 儲存,並與您 HubSpot 帳戶中的其他用戶共享。
產生文件說明
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 按一下您要建立說明的文件名稱。
- 在頂部,點擊立即用 Breeze 添加 breezeSingleStar 。
- 在對話方塊的右下方,點選breezeSingleStar Breeze 圖示。描述產生後,根據需要編輯描述。
- 點擊保存。
與聯絡人分享文件
透過可分享連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。當您分享文件時,HubSpot 會自動套用追蹤功能,因此當聯絡人檢視文件時,分享連結的使用者會收到通知。您也可以要求收件人在檢視文件前輸入他們的電子郵件地址。
請注意
- 如果您使用第三方訊息服務 (例如 LinkedIn) 傳送可分享的連結,每次傳送都可能算作一次檢視。
- 自 2024 年 11 月 13 日起,當您新增文件時,該文件將托管在hubspotdocuments.com。在該日期之前建立的現有 URL 將自動重定向至新網域。
建立可分享的連結
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 將滑鼠移至文件名稱上,然後按一下 [動作],再選擇 [建立連結]。或按一下文件名,然後按一下右上方的建立連結。
- 在對話方塊中,在Who are you sending this to? 欄位中輸入收件人的電子郵件地址。
- 追蹤收件人檢視文件的選項取決於文件的資料隱私設定:
- 如果文件的「開啟資料隱私」切換關閉,請切換「檢視
文件 需要電子郵件地址」開關以追蹤其檢視。 - 如果文件的「開啟 資料隱私權」切換開啟,收件人將需要輸入他們的電子郵件地址,並確認在他們能夠檢視文件之前,同意與他們聯絡。
- 如果文件的「開啟資料隱私」切換關閉,請切換「檢視
- 按一下建立連結。
- 按一下複 製以複製文件連結,或按一下撰寫電子郵件 以從連絡人記錄傳送附有文件連結的電子郵件。
將文件加入電子郵件範本
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「範本」。
- 按一下範本的名稱。或建立新模板。
- 在範本編輯器底部,按一下插入 下拉式功能表,然後選擇文件。
- 按一下文件 下拉式功能表,然後選擇要新增的文件。
- 在連結顯示文字 欄位中,輸入要顯示的文件連結文字。
- 若要追蹤檢視文件的人,請選取需要電子郵件才能檢視文件 核取方塊。
- 若要在電子郵件正文中顯示文件預覽,請選取「包含連結預覽」核取方塊。
- 按一下插入。
了解如何在序列中註冊聯絡人時在電子郵件模板中插入文件。
HubSpot如何追蹤文件開啟?
當您分享文件時,HubSpot會將第一次打開的文件與該聯絡人的電子郵件地址相關聯。一個cookie將被設置在該聯絡人的瀏覽器中,如果他們查看從您的帳戶分享的其他文件,他們將無需輸入他們的電子郵件地址。打開文件連結的其他連絡人將需要輸入他們的電子郵件地址,除非他們之前檢視過從您帳戶分享的文件。當「檢視文件需要電子郵件地址 」設定關閉時,所有檢視文件連結的連絡人都不會被識別,除非他們之前曾輸入電子郵件以檢視同一帳戶分享的其他文件。
管理您的文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 在左上方,使用搜尋列 依名稱查找文件,或使用擁有者下拉式功能表依文件擁有者 篩選。
- 若要將文檔整理到 資料夾中,請選取要移動的文檔旁邊的核取方塊 ,然後按一下表格上方的移動到資料夾 。在對話方塊中,選擇資料夾名稱,然後按一下移動。
- 若要變更文件的共用對象,以便只有特定使用者可以檢視和使用文件,請將滑鼠懸停在文件上,然後按一下 [操作],再選擇[ 管理共用]。進一步瞭解如何與您的使用者和團隊分享銷售內容的存取權。
檢視和編輯您的文件
若要編輯個別文件,或檢視文件的詳細資訊:
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 按一下文件名。
文件詳細資訊頁面上:
- 若要編輯文件標題,請按一下editn 鉛筆圖示。輸入新標題,然後按一下儲存。
- 若要編輯文件說明,請按一下說明右方的editn 鉛筆圖示。在對話方塊中,編輯說明,然後按一下儲存。
- 在文件標題和描述下方,使用「開啟資料隱私」 切換鍵, 開啟或關閉特定文件的隱私和同意選項。遵守《一般資料保護條例》(GDPR) 和其他隱私權法律,在您與聯絡人分享文件之前,需要對文件進行一些變更:
請注意: 雖然這些功能都在 HubSpot 中,但您的法律團隊是針對您的特定情況提供合規性建議的最佳資源。
-
- 如果您在帳戶中開啟了資料隱私設定,每份文件的「開啟資料隱私 」切換鈕預 設為開啟,但也可以個別關閉。開啟此設定後,您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。當您分享文件時,隱私權和同意書設定中的文字將會顯示,並會包含同意您的一對一通訊訂閱類型的提示。隱私權和同意書文字將以瀏覽者的瀏覽器語言顯示,但如果 HubSpot 無法偵測瀏覽器語言,則文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。
- 文件中的預設訂閱類型是「一對一」溝通。這是您的 HubSpot 帳戶中的內部訂閱類型。此預設訂閱類型可在您的隱私權和同意書設定中更新,並將適用於新建立的文件。
請注意: 如果您在開啟資料隱私權設定前已上傳文件,您需要手動開啟隱私權和同意選項,切換開關。
- 在資料隱私權設定下方,檢視文件建立的總連結、訪客和檢視的資料。
- 在「訪客 」表中,檢視瀏覽過您文件的聯絡人。將滑鼠移至他們的姓名,然後按一下詳細 資料,以檢視他們與文件互動的特定資訊。
- 若要更換文件,請
- 按一下右上方的重新上傳 。
- 在更新現有文件可能導致檢視資料出現差異的對話方塊中,按一下確認。
- 選擇 檔案的 匯入來源 。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。 如果您在重新上傳前已傳送文件的連結,連結會更新以顯示新內容。
- 若要預覽、下載或刪除文件,請按一下「行動 」下拉式功能表,然後選擇預覽、下載或刪除。
- 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。瞭解如何編輯公司標誌、公司資訊,以及顯示在文件上的預設顏色。