上次更新時間： 八月 22, 2024
您可以使用文件工具建立內容庫，供整個團隊上傳文件並與聯絡人分享。
請注意：如要上載、檢視和分享超過前五份文件，你必須符合以下其中一項條件：
- 如果您是銷售或服務中心專業版或企業版帳戶的使用者 ，您必須擁有指定的銷售中心或服務中心服務 。
- 成為Sales或Service Hub Starter帳戶的使用者，並擁有指派的核心席位。
擁有銷售權限的用戶可以上傳和分享文件。 不符合條件的用戶可以存取和分享帳戶中上傳的前五份文件。 也就是說，如果系統將不符合條件的用戶新增至已上傳五份或以上文件的帳戶，該用戶將只能查看和使用前五份文件。 如果帳戶中沒有任何文件，使用者最多可上傳五份文件。
您可以在文件控制臺的右上角查看帳戶中已建立的文件總數。 在HubSpot的產品和服務目錄中了解更多有關這些限制的資訊。
新增文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「文件」。
- 按一下右上角的「上載文件」。
- 選擇檔案的匯入來源。 檔案格式必須為.pptx、.pdf、.docx或.xlsx。
文件上傳後，即會顯示在文件控制臺中。
請注意：由於文件是公開分享的，因此不應使用文件工具傳送敏感或機密資料。
必要披露：如果您使用HubSpot的文件工具，您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存，並與您HubSpot帳戶中的其他用戶共享。
與聯絡人分享文件
透過可分享的連結或在電子郵件範本中與聯絡人分享文件。 當您分享文件時， HubSpot會自動套用
請注意：
- 當您建立可分享的連結時，該文件將在網際網路上公開發佈。 共享文件的HubSpot用戶的名字、姓氏和電子郵件地址將顯示在共享文件的右上角。
- 如果你使用第三方訊息服務（如LinkedIn ）發送可分享的連結，每次發送都可能算作檢視。
建立可分享的連結
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「文件」。
- 將遊標移至文件名稱上，然後按一下「動作」>「建立連結」。 或者，按一下文件名稱，然後按一下右上角的「建立連結」。
- 在對話方塊中，在「您要將此郵件發送給誰？」欄位中輸入收件人的電子郵件地址。
- 如果文件的「開啟資料隱私」切換按鈕未開啟，若要追蹤檢視此文件的人員，請按一下「分享選項」，然後按一下以切換「需要電子郵件地址才能檢視
文件 」切換按鈕。- 如果文件的「開啟資料隱私」切換開關已開啟，相關人員需要輸入電子郵件地址，並確認同意接收聯絡，才能查看文件。
- 按一下「建立連結」。
- 按一下「複製」以複製文件連結，或按一下「撰寫電子郵件」以傳送包含客服案件記錄中的文件連結的電子郵件。
將文件新增至電子郵件範本
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「範本」。
- 按一下範本的名稱。 或者，建立新範本。
- 在範本編輯器底部，按一下插入下拉式選單，然後選取文件。
- 按一下「文件」下拉式選單，然後選取要新增的文件。
- 在「連結」顯示文字欄位中，輸入要為文件連結顯示的文字。
- 若要追蹤文件的檢視者，請選取「需要電子郵件才能檢視文件」核取方塊。
- 若要在電子郵件內文中顯示文件預覽，請選取包含連結預覽核取方塊。
- 單擊插入。
瞭解如何在按順序註冊聯絡人時，將文件插入電子郵件範本。
HubSpot追蹤文件如何開啟？
當您分享文件時， HubSpot會將開啟的第一份文件與該聯絡人的電子郵件地址建立關聯。 系統會在聯絡人的瀏覽器中設定Cookie ，如果對方查看您帳戶中分享的其他文件，則無需輸入電子郵件地址。 其他開啟文件連結的聯絡人必須輸入電子郵件地址，除非他們先前曾檢視過您帳戶中分享的文件。 停用「需要電子郵件地址才能檢視文件」設定後，系統不會識別所有檢視文件連結的聯絡人，除非他們先前已輸入電子郵件地址，以檢視同一帳戶分享的其他文件。
管理文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「文件」。
- 在左上角，使用搜尋列按名稱查找文件，或使用「所有者」下拉式選單按文件所有者篩選。
- 若要在資料夾中整理文件，請勾選要移動的文件旁的核取方塊，然後按一下表格頂端的移動到資料夾 。 在對話框中，選擇文件夾名稱，然後單擊移動。
- 若要變更文件的共用對象，以便只有特定使用者才能檢視和使用文件，請將遊標暫留於文件上，然後按一下[動作] > [管理共用]。 深入瞭解如何與使用者和團隊分享銷售內容的存取權限。
- 若要檢視個別文件的詳細資訊或編輯文件，請按一下文件名稱。
- 若要編輯文件標題，請按一下編 鉛筆圖示。 輸入新標題，然後按一下「儲存」。
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- 在文件標題下方，您可以開啟或關閉特定文件的隱私權和同意選項。 遵守《一般資料保護條例》(GDPR)和其他隱私權法規，需要在與聯絡人分享文件之前對文件進行一些變更：
請注意：雖然HubSpot提供這些功能，但法律團隊是為您的特定情況提供法規遵循建議的最佳資源。
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- 如果你的帳戶已開啟資料私隱設定，每份文件的「開啟資料私隱 」切換按鈕會預設為開啟，但你可以個別關閉。 啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。 分享文件時，系統會顯示隱私權和同意設定的語言，並提示您同意一對一通訊訂閱類型。 隱私和同意文字將以檢視者的瀏覽器語言顯示，但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器語言，文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。
- 如果你的帳戶已開啟資料私隱設定，每份文件的「開啟資料私隱 」切換按鈕會預設為開啟，但你可以個別關閉。 啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。 分享文件時，系統會顯示隱私權和同意設定的語言，並提示您同意一對一通訊訂閱類型。 隱私和同意文字將以檢視者的瀏覽器語言顯示，但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器語言，文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。
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- 文件中的預設訂閱類型為「一對一」通訊。 這是您HubSpot帳戶中的內部訂閱類型。 此預設訂閱類型可以在隱私和同意設定中更新，並適用於新建立的文件。
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請注意：如果您在開啟資料隱私設定前已上傳文件，則需要開啟切換開關，手動啟用隱私和同意選項。
- 在資料隱私設定下方，查看文件建立的總連結、訪客和檢視次數的概覽。
- 在文件詳細資訊下方的「訪客」表格中，查看查看過您文件的客服案件。 將遊標移至對方的姓名，然後按一下「詳細資訊」，即可查看對方與文件互動的具體資訊。
- 若要取代現有文件，請按一下右上角的「重新上傳」。
- 選擇檔案的匯入來源。 檔案格式必須為.pptx、.pdf、.docx或.xlsx。 如果你在重新上載前已傳送文件連結，系統會更新連結以顯示新內容。
- 若要預覽、下載或刪除文件，請按一下「操作」下拉式選單，然後選取「預覽」、「下載」或「刪除」。
- 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。 瞭解如何編輯文件上顯示的公司標誌、公司資訊和預設顏色。