上載並分享文件
上次更新時間: 七月 25, 2023
您可以使用文件工具建立內容庫,供整個團隊上傳文件並與聯絡人分享。
請注意:免費用戶可以存取帳戶中上傳的前五份文件。 如果免費用戶新增至已上傳五份或以上文件的帳戶,該免費用戶只能查看和分享該帳戶中上傳的前五份文件。 如果帳戶未新增任何文件,免費使用者最多可上傳五份文件。
您可以在文件控制臺的右上角查看已新增至帳戶的文件總數。 在HubSpot的產品和服務目錄中了解更多有關這些限制的資訊。
新增文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 按一下上傳文件,然後選取檔案的匯入來源。 檔案格式必須為.pptx、.pdf、.docx或.xlsx。
文件上傳後,即會顯示在文件控制臺中。
請注意:由於文件是公開分享的,因此不應使用文件工具傳送敏感或機密資料。
必要披露:如果您使用HubSpot的文件工具,您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存,並與您HubSpot帳戶中的其他用戶共享。
與聯絡人分享文件
您可以透過可分享的連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。 當您分享文件時, HubSpot會自動套用
請注意:如果你使用第三方訊息服務(如LinkedIn )發送可分享的連結,每次發送都可能算作檢視。
建立可分享的連結
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 將遊標移至文件名稱,然後按一下「操作」下拉式選單,然後選取「建立連結」。 或者,按一下文件名稱,然後按一下右上角的「建立連結」。
- 在對話方塊中,在「您要將此郵件發送給誰?」欄位中輸入收件人的電子郵件地址。
- 如果未開啟文件的「啟用隱私權和同意(GDPR)」切換按鈕,若要追蹤檢視此文件的人員,請按一下「分享選項」,然後按一下以切換「需要電子郵件地址才能檢視
文件」切換按鈕。 - 如果文件的「啟用隱私和同意(GDPR)」切換開關已開啟,這些人將需要輸入他們的電子郵件地址,並確認他們同意接受聯絡,才能查看文件。
- 按一下「建立連結」。
- 按一下「複製」以複製文件連結,或按一下「撰寫電子郵件」以傳送包含客服案件記錄中的文件連結的電子郵件。
將文件新增至電子郵件範本
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「對話」>「範本」。
- 在右上角,按一下新範本,或按一下範本名稱以編輯現有的範本。
- 在範本編輯器底部,按一下插入下拉式選單,然後選取文件。
- 按一下「文件」下拉式選單,然後選取要新增的文件。
- 在「連結」顯示文字欄位中,輸入要為文件連結顯示的文字。
- 若要追蹤文件的檢視者,請選取「需要電子郵件才能檢視文件」核取方塊。
- 若要在電子郵件內文中顯示文件預覽,請選取包含連結預覽核取方塊。
- 單擊插入。
瞭解如何在按順序註冊聯絡人時,將文件插入電子郵件範本。
HubSpot追蹤文件如何開啟?
當您分享文件時, HubSpot會將開啟的第一份文件與該聯絡人的電子郵件地址建立關聯。 系統會在聯絡人的瀏覽器中設定Cookie ,如果對方查看您帳戶中分享的其他文件,則無需輸入電子郵件地址。 其他開啟文件連結的聯絡人必須輸入電子郵件地址,除非他們先前曾檢視過您帳戶中分享的文件。 停用「需要電子郵件地址才能檢視文件」設定後,系統不會識別所有檢視文件連結的聯絡人,除非他們先前已輸入電子郵件地址,以檢視同一帳戶分享的其他文件。
管理文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
- 在右上角,使用搜尋列按名稱查找文件,或使用「所有者」下拉式選單按文件所有者篩選。
- 若要在資料夾中整理文件,請勾選要移動的文件旁的核取方塊,然後按一下表格頂端的移動到資料夾 。 在對話框中,選擇文件夾名稱,然後單擊移動。
- 若要變更文件的共用對象,以便只有特定使用者才能檢視和使用文件,請將滑鼠遊標暫留於文件上,然後按一下「更多」下拉式選單,然後選取「共用」。 深入瞭解如何與使用者和團隊分享銷售內容的存取權限。
- 若要檢視個別文件的詳細資訊或編輯文件,請按一下文件名稱。
- 若要編輯文件標題,請按一下中的鉛筆圖示編輯。 輸入新標題,然後按一下「儲存」。
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- 您可以在文件標題 下方開啟或關閉特定文件的隱私權和同意選項。 遵守《一般資料保護條例》(GDPR)涉及與聯絡人分享文件之前,對文件進行一些輕微的變更:
請注意:雖然HubSpot提供這些功能,但法律團隊是為您的特定情況提供法規遵循建議的最佳資源。
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- 文件中的預設訂閱類型為「一對一」通訊。 這是您HubSpot帳戶中的內部訂閱類型。 此預設訂閱類型可以在隱私和同意設定中更新,並適用於新建立的文件。
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請注意:如果您在開啟GDPR功能之前已上傳文件,則需要開啟切換開關以手動啟用隱私和同意選項。
- 在GDPR設定下方,查看文件建立的總連結、訪客和檢視次數的概覽。
- 在文件詳細資訊下方的「訪客」表格中,查看已檢視文件的聯絡人清單。 將遊標移至對方的姓名,然後按一下「詳細資訊」,即可查看對方與文件互動的具體資訊。
- 若要取代現有文件,請按一下右上角的「重新上傳」,然後從
下 拉式選單中選取新檔案的來源 。 如果你在重新上載前已傳送文件連結,系統會更新連結以顯示新內容。 - 若要預覽、下載或刪除文件,請按一下「操作」下拉式選單,然後選取「預覽」、「下載」或「刪除」。
- 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。 瞭解如何編輯文件上顯示的公司標誌、公司資訊和預設顏色。