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上傳及分享文件

上次更新時間: 2025年9月24日

可搭配下列任何訂閱使用,除非另有註明:

使用文件工具,您可以為整個團隊建立內容庫,以便上傳文件並與聯絡人分享。

開始使用前

在開始使用此功能之前,請務必充分瞭解應該提前採取哪些步驟,以及此功能的限制和使用此功能的潛在後果。

瞭解需求

  • 若要上傳和分享文件,您需要銷售存取權限
  • 若要上傳、檢視和共用超過新增至帳戶的前五份文件,您必須符合下列條件之一:
  • 若要產生文件說明,您需要開啟AI 設定

瞭解限制與注意事項

  • 由於文件是公開分享的,因此文件工具不應該用來傳送敏感或機密資訊。
  • 當您建立可分享連結時,該文件將公開於網際網路上。分享文件的 HubSpot 使用者的名字、姓氏和電子郵件地址將顯示在分享文件的右上角。
  • 追蹤功能會在您分享文件時自動套用,但將文件連結加入電子郵件範本時除外。在這種情況下,您必須選擇「檢視文件需要電子郵件 核取方 ,才能追蹤檢視情況。

新增文件

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 在右上方,按一下上傳文件
  3. 選擇檔案的匯入來源。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。

The import source options menu, showing options for Your computer, Existing file in HubSpot, Dropbox, Google Drive, and Box.

一旦上傳了文件,它就會出現在您的文件儀表板中。

必要披露: 如果您使用 HubSpot 的文件工具,您使用此工具上傳的文件將被 HubSpot 儲存,並與您 HubSpot 帳戶中的其他用戶共享。

產生文件說明

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 按一下您要建立說明的文件名稱
  3. 在頂部,點擊立即用 Breeze 添加 breezeSingleStar
  4. 在對話方塊的右下方,點選breezeSingleStar Breeze 圖示。描述產生後,根據需要編輯描述。

The Document Description editor, with the Breeze icon in the lower-right corner highlighted.

  1. 點擊保存

與聯絡人分享文件

透過可分享連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。當您分享文件時,HubSpot 會自動套用追蹤功能,因此當聯絡人檢視文件時,分享連結的使用者會收到通知。您也可以要求收件人在檢視文件前輸入他們的電子郵件地址。

請注意

  • 如果您使用第三方訊息服務 (例如 LinkedIn) 傳送可分享的連結,每次傳送都可能算作一次檢視。
  • 自 2024 年 11 月 13 日起,當您新增文件時,該文件將托管在hubspotdocuments.com。在該日期之前建立的現有 URL 將自動重定向至新網域。

建立可分享的連結

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 將滑鼠移至文件名稱上,然後按一下 [動作],再選擇 [建立連結]。或按一下文件名,然後按一下右上方的建立連結
  3. 在對話方塊中,在Who are you sending this to? 欄位中輸入收件人的電子郵件地址
  4. 追蹤收件人檢視文件的選項取決於文件的資料隱私設定
    • 如果文件的「開啟資料隱私」切換關,請切換「檢視文件 需要電子郵件地址」開關以追蹤其檢視。
    • 如果文件的「開 資料隱私權」切換開啟,收件人將需要輸入他們的電子郵件地址,並確認在他們能夠檢視文件之前,同意與他們聯絡。
  1. 按一下建立連結

The Create link dialog box, showing a text field for Who are you sending this to? and the toggle for Require email address to view document turned on.

  1. 按一下製以複製文件連結,或按一下撰寫電子郵件 以從連絡人記錄傳送附有文件連結的電子郵件。
連結產生時,會自動縮短為hubs.lyURL,因為目前不支援自訂網域連結。您也可以使用HubSpot Sales Chrome 擴充套件、HubSpot Sales Outlook 桌面附加元件HubSpot Sales Office 365 附加元件,從電子郵件收件匣以電子郵件傳送文件連結。

將文件加入電子郵件範本

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「範本」。
  2. 按一下範本的名稱。或建立新模板
  3. 在範本編輯器底部,按一下插入 下拉式功能表,然後選擇文件
    • 按一下文件 下拉式功能表,然後選擇要新增的文件。
    • 連結顯示文字 欄位中,輸入要顯示的文件連結文字
    • 若要追蹤檢視文件的人,請選取需要電子郵件才能檢視文件 核取方塊。
    • 若要在電子郵件正文中顯示文件預覽,請選取「包含連結預覽」核取方塊。

The sales email template editor, with the Insert button at the bottom of the editor selected and highlighted. The pop-up box shows a dropdown menu for Document, a text field for Link display text, and checkboxes selected for Require email to view document and Include link preview.

  1. 按一下插入

了解如何在序列中註冊聯絡人時在電子郵件模板中插入文件

HubSpot如何追蹤文件開啟?

當您分享文件時,HubSpot會將第一次打開的文件與該聯絡人的電子郵件地址相關聯。一個cookie將被設置在該聯絡人的瀏覽器中,如果他們查看從您的帳戶分享的其他文件,他們將無需輸入他們的電子郵件地址。打開文件連結的其他連絡人將需要輸入他們的電子郵件地址,除非他們之前檢視過從您帳戶分享的文件。當「檢視文件需要電子郵件地址 」設定關閉時,所有檢視文件連結的連絡人都不會被識別,除非他們之前曾輸入電子郵件以檢視同一帳戶分享的其他文件。

管理您的文件

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  • 在左上方,使用搜尋列 依名稱查找文件,或使用擁有者下拉式功能表依文件擁有者 篩選。
  • 若要將文檔整理資料夾中,請選取要移動的文檔旁邊的核取方塊 ,然後按一下表格上方的移動到資料夾 。在對話方塊中,選擇資料夾名稱,然後按一下移動
  • 若要變更文件的共用對象,以便只有特定使用者可以檢視和使用文件,請將滑鼠懸停在文件上,然後按一下 [操作],再選擇[ 管理共用]。進一步瞭解如何與您的使用者和團隊分享銷售內容的存取權

檢視和編輯您的文件

若要編輯個別文件,或檢視文件的詳細資訊:

  1. 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  2. 按一下文件名

文件詳細資訊頁面上:

  • 若要編輯文件標題,請按一下editn 鉛筆圖示。輸入新標題,然後按一下儲存
  • 若要編輯文件說明,請按一下說明右方的editn 鉛筆圖示。在對話方塊中,編輯說明,然後按一下儲存
  • 在文件標題和描述下方,使用「開啟資料隱私 切換鍵, 開啟或關閉特定文件的隱私和同意選項。遵守《一般資料保護條例》(GDPR) 和其他隱私權法律,在您與聯絡人分享文件之前,需要對文件進行一些變更:

請注意: 雖然這些功能都在 HubSpot 中,但您的法律團隊是針對您的特定情況提供合規性建議的最佳資源。

    • 如果您在帳戶中開啟了資料隱私設定,每份文件的「開啟資料隱私 」切換鈕 為開啟,但也可以個別關閉。開啟此設定後,您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。當您分享文件時,隱私權和同意書設定中的文字將會顯示,並會包含同意您的一對一通訊訂閱類型的提示。隱私權和同意書文字將以瀏覽者的瀏覽器語言顯示,但如果 HubSpot 無法偵測瀏覽器語言,則文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。
    • 文件中的預設訂閱類型是「一對一」溝通。這是您的 HubSpot 帳戶中的內部訂閱類型。此預設訂閱類型可在您的隱私權和同意書設定中更新,並將適用於新建立的文件。

請注意: 如果您在開啟資料隱私權設定已上傳文件,您需要手動開啟隱私權和同意選項,切換開關。

  • 在資料隱私權設定下方,檢視文件建立的總連結、訪客和檢視的資料。
  • 在「訪客 」表中,檢視瀏覽過您文件的聯絡人。將滑鼠移至他們的姓名,然後按一下詳細 資料,以檢視他們與文件互動的特定資訊。
  • 若要更換文件,請
    • 按一下右上方的重新上傳
    • 更新現有文件可能導致檢視資料出現差異的對話方塊中,按一下確認
    • 選擇 檔案的 匯入來源 。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。 如果您在重新上傳前已傳送文件的連結,連結會更新以顯示新內容。
  • 若要預覽、下載或刪除文件,請按一下「行動 」下拉式功能表,然後選擇預覽下載刪除
  • 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。瞭解如何編輯公司標誌、公司資訊,以及顯示在文件上的預設顏色
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