上次更新時間： 2025年7月23日
使用文件工具，您可以建立內容庫，供整個團隊上傳文件，並與聯絡人分享文件。
瞭解需求
- 若要上傳和共用文件，您需要銷售人員存取權限。
- 若要上傳、檢視和共用超過新增至帳戶的前五份文件，您必須符合下列條件之一：
- 如果您是Sales或Service HubProfessional或Enterprise帳戶中的使用者，您必須擁有指定的Sales Hub或Service HubSeat。
- 如果您是Sales或Service HubStarter帳戶的使用者，您必須擁有指定的 Core Seat。
- 若要產生文件說明，您需要開啟AI 設定。
瞭解限制與注意事項
- 由於文件是公開分享的，因此不應使用文件工具傳送敏感或機密資訊。
- 當您建立可分享連結時，該文件將公開於網際網路上。分享文件的 HubSpot 使用者的名字、姓氏和電子郵件地址將顯示在分享文件的右上角。
- 追蹤功能會在您分享文件時自動套用，但將文件連結加入電子郵件範本時除外。在這種情況下，您必須選擇「檢視文件需要電子郵件」 核取方 塊，才能追蹤檢視情 況。
新增文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
- 在右上方，按一下上傳文件。
- 選擇 檔案的 匯入來源 。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。
一旦上傳文件，它就會出現在您的文件儀表板中。
必要披露： 如果您使用 HubSpot 的文件工具，您使用此工具上傳的文件會被 HubSpot 儲存，並與您 HubSpot 帳戶中的其他使用者共享。
產生文件說明
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
- 按一下您要建立說明的文件名稱。
- 按一下立即使用 Breeze 添加 。
- 在右下方，點擊Breeze 圖示 。描述產生後，輸入您想編輯的內容。
- 點擊保存。
與聯絡人分享文件
透過可分享連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。當您分享文件時，HubSpot 會自動套用追蹤功能，因此當聯絡人檢視文件時，分享連結的使用者會收到通知。您也可以要求收件人在檢視文件前輸入他們的電子郵件地址。
請注意
- 如果您使用第三方訊息服務 (例如 LinkedIn) 傳送可分享的連結，每次傳送都可能算作一次檢視。
- 自 2024 年 11 月 13 日起，當您新增文件時，該文件將托管於hubspotdocuments.com。在該日期之前建立的現有 URL 將自動重定向到新網域。
建立可分享的連結
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
- 將滑鼠移至文件名稱上，然後按一下動作 > 建立連結。或按一下文件名稱 ，然後按一下右上方的建立連結 。
- 在對話方塊中，在Who are you sending this to? 欄位 中輸入收件人的電子郵件地址。
- 如果文件的「開啟資料隱私」切換開關未開啟，若要追蹤檢視此文件的個人，請按一下「共用」選項，然後按一下以切換「檢視
文件 需要電子郵件地址」切換開關。- 如果已開啟文件的「開啟資料隱私權」切換開關，個人將需要輸入其電子郵件地址，並確認他們同意在檢視文件前與我們聯絡。
- 按一下建立連結。
- 按一下「複製 」複製文件連結，或按一下「撰寫電子郵件 」從連絡人記錄傳送附有文件連結的電子郵件。
當連結產生時，會自動縮短為 hubs.ly URL，因為目前不支援自訂網域連結。您也可以使用HubSpot Sales Chrome 延伸功能、HubSpot Sales Outlook 桌面附加元件或HubSpot Sales Office 365 附加元件，從電子郵件收件匣以電子郵件傳送文件連結。
將文件加入電子郵件範本
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「範本」。
- 按一下範本的名稱。或建立新模板。
- 在範本編輯器底部，按一下插入 下拉式功能表，然後選擇文件。
- 按一下文件 下拉式功能表，然後選擇要新增的文件。
- 在連結顯示文字 欄位中，輸入要顯示的文件連結文字。
- 若要追蹤誰檢視文件，請選取檢視文件需要電子郵件 核取方塊。
- 若要在電子郵件正文中顯示文件預覽，請選取「包含連結預覽」核取方塊。
- 按一下插入。
了解如何在序列中註冊聯絡人時在電子郵件模板中插入文件。
HubSpot如何追蹤文件開啟？
當您分享文件時，HubSpot會將第一次打開的文件與該聯絡人的電子郵件地址相關聯。一個cookie將被設置在該聯絡人的瀏覽器中，如果他們查看從您的帳戶分享的其他文件，他們將無需輸入他們的電子郵件地址。打開文件連結的其他連絡人將需要輸入他們的電子郵件地址，除非他們之前檢視過從您帳戶分享的文件。當「檢視文件需要電子郵件地址 」設定關閉時，所有檢視文件連結的連絡人都不會被識別，除非他們之前曾輸入電子郵件以檢視同一帳戶分享的其他文件。
管理您的文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
- 在左上方，使用搜尋列 依名稱查找文件，或使用擁有者下拉式功能表依文件擁有者 篩選。
- 若要將文檔整理到 資料夾中，請選取要移動的文檔旁邊的核取方塊 ，然後按一下表格上方的移動到資料夾 。在對話方塊中，選擇資料夾名稱，然後按一下移動。
- 若要變更文件的共用對象，以便只有特定使用者可以檢視和使用文件，請將滑鼠懸停在文件上，然後按一下 [操作 > 管理共用]。進一步瞭解如何與使用者和團隊分享銷售內容的存取權。
- 若要檢視個別文件的詳細資訊或編輯文件，請按一下文件名稱。
- 若要編輯文件標題，請按一下 鉛筆圖示。輸入新標題，然後按一下儲存。
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- 在文件標題下方，您可以開啟或關閉特定文件的隱私和同意選項。遵守「一般資料保護規範」(GDPR) 和其他隱私權法律，在您與聯絡人分享文件之前，需要對文件進行一些變更：
請注意： 雖然這些功能都在 HubSpot 中，但您的法律團隊是針對您的特定情況提供合規性建議的最佳資源。
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- 如果您在帳戶中開啟了資料隱私權設定，每份文件預設都會開啟「開啟資料隱私權 」切換鍵，但可以個別關閉。啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。當您分享文件時，隱私權和同意書設定中的語言將會顯示，並會包含同意您的一對一通訊訂閱類型的提示。隱私權和同意書文字將以瀏覽者的瀏覽器語言顯示，但如果 HubSpot 無法偵測瀏覽器語言，則文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。
- 如果您在帳戶中開啟了資料隱私權設定，每份文件預設都會開啟「開啟資料隱私權 」切換鍵，但可以個別關閉。啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。當您分享文件時，隱私權和同意書設定中的語言將會顯示，並會包含同意您的一對一通訊訂閱類型的提示。隱私權和同意書文字將以瀏覽者的瀏覽器語言顯示，但如果 HubSpot 無法偵測瀏覽器語言，則文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。
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- 文件中的預設訂閱類型是 「一對一 」溝通。這是您的 HubSpot 帳戶中的內部訂閱類型。此預設訂閱類型可在您的隱私權和同意書設定中更新，並將適用於新建立的文件。
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請注意： 如果您在開啟資料隱私設定前已上傳文件，您需要手動開啟隱私與同意選項，切換切換開關。
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- 在資料隱私權設定下方，檢視該文件建立的總連結、訪客和檢視的總覽。
- 在文件詳細資訊下方的「訪客 」表中，檢視已檢視您文件的聯絡人。將滑鼠移至他們的姓名，然後按一下詳細 資料，即可檢視他們與文件互動的特定資訊。
- 若要取代現有文件，請按一下右上方的重新上傳 。
- 選擇 檔案的 匯入來源 。您的檔案格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。 如果您在重新上傳前已傳送文件連結，連結會更新以顯示新內容。
- 若要預覽、下載或刪除文件，請按一下「行動 」下拉式功能表，然後選擇預覽、下載或刪除。
- 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。瞭解如何編輯顯示在您文件上的公司標誌、公司資訊和預設顏色。