上載並分享文件

必要披露：如果您使用HubSpot的文件工具，您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存，並與您HubSpot帳戶中的其他用戶共享。

與聯絡人分享文件

您可以透過可分享的連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。 當您分享文件時， HubSpot會自動套用 追蹤功能，因此當客服案件檢視文件時，文件擁有者會收到通知。 您也可以要求收件人在查看內容前輸入電子郵件地址。

請注意：如果你使用第三方訊息服務（如LinkedIn ）發送可分享的連結，每次發送都可能算作檢視。

建立可分享的連結

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
• 將遊標移至文件名稱，然後按一下「操作」下拉式選單，然後選取「建立連結」。 或者，按一下文件名稱，然後按一下右上角的「建立連結」。
• 在對話方塊中，在「您要將此郵件發送給誰？」欄位中輸入收件人的電子郵件地址。
• 如果未開啟文件的「啟用隱私權和同意(GDPR)」切換按鈕，若要追蹤檢視此文件的人員，請按一下「分享選項」，然後按一下以切換「需要電子郵件地址才能檢視 文件」切換按鈕。
  • 如果文件的「啟用隱私和同意(GDPR)」切換開關已開啟，這些人將需要輸入他們的電子郵件地址，並確認他們同意接受聯絡，才能查看文件。

• 按一下「建立連結」。

• 按一下「複製」以複製文件連結，或按一下「撰寫電子郵件」以傳送包含客服案件記錄中的文件連結的電子郵件。

將文件新增至電子郵件範本

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「對話」>「範本」。
• 在右上角，按一下新範本，或按一下範本名稱以編輯現有的範本。
• 在範本編輯器底部，按一下插入下拉式選單，然後選取文件。
  • 按一下「文件」下拉式選單，然後選取要新增的文件。
  • 在「連結」顯示文字欄位中，輸入要為文件連結顯示的文字。
  • 若要追蹤文件的檢視者，請選取「需要電子郵件才能檢視文件」核取方塊。
  • 若要在電子郵件內文中顯示文件預覽，請選取包含連結預覽核取方塊。

• 單擊插入。

瞭解如何在按順序註冊聯絡人時，將文件插入電子郵件範本。

HubSpot追蹤文件如何開啟？

當您分享文件時， HubSpot會將開啟的第一份文件與該聯絡人的電子郵件地址建立關聯。 系統會在聯絡人的瀏覽器中設定Cookie ，如果對方查看您帳戶中分享的其他文件，則無需輸入電子郵件地址。 其他開啟文件連結的聯絡人必須輸入電子郵件地址，除非他們先前曾檢視過您帳戶中分享的文件。 停用「需要電子郵件地址才能檢視文件」設定後，系統不會識別所有檢視文件連結的聯絡人，除非他們先前已輸入電子郵件地址，以檢視同一帳戶分享的其他文件。

管理文件

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「文件」。
• 在右上角，使用搜尋列按名稱查找文件，或使用「所有者」下拉式選單按文件所有者篩選。 
• 若要在資料夾中整理文件，請勾選要移動的文件旁的核取方塊，然後按一下表格頂端的移動到資料夾 。 在對話框中，選擇文件夾名稱，然後單擊移動。
• 若要變更文件的共用對象，以便只有特定使用者才能檢視和使用文件，請將滑鼠遊標暫留於文件上，然後按一下「更多」下拉式選單，然後選取「共用」。 深入瞭解如何與使用者和團隊分享銷售內容的存取權限。
• 若要檢視個別文件的詳細資訊或編輯文件，請按一下文件名稱。
  
  • 若要編輯文件標題，請按一下中的鉛筆圖示編輯。 輸入新標題，然後按一下「儲存」。

• • 您可以在文件標題 下方開啟或關閉特定文件的隱私權和同意選項。 遵守《一般資料保護條例》(GDPR)涉及與聯絡人分享文件之前，對文件進行一些輕微的變更：

請注意：雖然HubSpot提供這些功能，但法律團隊是為您的特定情況提供法規遵循建議的最佳資源。

• • • 如果你的帳戶已開啟GDPR ，系統會預設為每份文件開啟「啟用隱私和同意(GDPR)」開關，但你可以單獨關閉。 啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。 分享文件時，系統會顯示隱私權和同意設定的語言，並提示您同意一對一通訊訂閱類型。 隱私和同意文字將以檢視者的瀏覽器語言顯示，但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器語言，文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。

• • • 文件中的預設訂閱類型為「一對一」通訊。 這是您HubSpot帳戶中的內部訂閱類型。 此預設訂閱類型可以在隱私和同意設定中更新，並適用於新建立的文件。

請注意：如果您在開啟GDPR功能之前已上傳文件，則需要開啟切換開關以手動啟用隱私和同意選項。

• 在GDPR設定下方，查看文件建立的總連結、訪客和檢視次數的概覽。
• 在文件詳細資訊下方的「訪客」表格中，查看已檢視文件的聯絡人清單。 將遊標移至對方的姓名，然後按一下「詳細資訊」，即可查看對方與文件互動的具體資訊。
• 若要取代現有文件，請按一下右上角的「重新上傳」，然後從下 拉式選單中選取新檔案的來源 。 如果你在重新上載前已傳送文件連結，系統會更新連結以顯示新內容。
  
  
• 若要預覽、下載或刪除文件，請按一下「操作」下拉式選單，然後選取「預覽」、「下載」或「刪除」。
• 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。 瞭解如何編輯文件上顯示的公司標誌、公司資訊和預設顏色。