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請注意::這篇文章的翻譯只是為了方便而提供。譯文透過翻譯軟體自動建立,可能沒有經過校對。因此,這篇文章的英文版本應該是包含最新資訊的管理版本。你可以在這裡存取這些內容。

上載並分享文件

上次更新時間: 二月 14, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

您可以使用文件工具建立內容庫,供整個團隊上傳文件並與聯絡人分享。

請注意:只有付費座位才能使用此功能的全部限制。 免費用戶可以存取帳戶中上傳的前五份文件。 如果免費用戶新增至已上傳五份或以上文件的帳戶,該免費用戶只能查看和分享該帳戶中上傳的前五份文件。 如果帳戶未新增任何文件,免費使用者最多可上傳五份文件 詳情請參閱HubSpot的產品與服務目錄。 您可以在文件控制臺的右上角查看已新增至帳戶的文件總數。 在HubSpot的產品和服務目錄中了解更多有關這些限制的資訊。

新增文件

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  • 按一下右上角的「上載文件」。
  • 選擇檔案的匯入來源。 檔案格式必須為.pptx、.pdf、.docx或.xlsx。
Input_source

文件上傳後,即會顯示在文件控制臺中。


請注意:由於文件是公開分享的,因此不應使用文件工具傳送敏感或機密資料。

必要披露:如果您使用HubSpot的文件工具,您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存,並與您HubSpot帳戶中的其他用戶共享。

與聯絡人分享文件

透過可分享的連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。 當您分享文件時, HubSpot會自動套用 追蹤功能,因此當客服案件檢視文件時,文件擁有者會收到通知。 您也可以要求收件人在檢視文件前輸入電子郵件地址。

請注意:

  • 當您建立可分享的連結時,該文件將在網際網路上公開發佈。 共享文件的HubSpot用戶的名字、姓氏和電子郵件地址將顯示在共享文件的右上角。
  • 如果你使用第三方訊息服務(如LinkedIn )發送可分享的連結,每次發送都可能算作檢視。

建立可分享的連結

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  • 將遊標移至文件名稱上,然後按一下「動作」>「建立連結」。 或者,按一下文件名稱,然後按一下右上角的「建立連結」。
  • 在對話方塊中,在「您要將此郵件發送給誰?」欄位中輸入收件人的電子郵件地址。
  • 如果文件的「開啟資料隱私」切換按鈕開啟,若要追蹤檢視此文件的人員,請按一下「分享選項」,然後按一下以切換「需要電子郵件地址才能檢視 文件」切換按鈕。
    • 如果文件的「開啟資料隱私」切換開關已開啟,相關人員需要輸入電子郵件地址,並確認同意接收聯絡,才能查看文件。
  • 按一下「建立連結」。

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  • 按一下「複製」以複製文件連結,或按一下「撰寫電子郵件」以傳送包含客服案件記錄中的文件連結的電子郵件。
產生連結 時,由於目前不支援自訂網域連結,因此連結會自動縮短為hubs.ly網址。 您也可以使用 HubSpot Sales Chrome擴充功能、HubSpot Sales Outlook桌面增益集或 HubSpot Sales Office 365增益集,從電子郵件收件匣以電子郵件傳送文件連結 。

將文件新增至電子郵件範本

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「對話」>「範本」。
  • 按一下範本的名稱。 或者,建立新範本。 
  • 在範本編輯器底部,按一下插入下拉式選單,然後選取文件。
    • 按一下「文件」下拉式選單,然後選取要新增的文件。
    • 在「連結」顯示文字欄位中,輸入要為文件連結顯示的文字。
    • 若要追蹤文件的檢視者,請選取「需要電子郵件才能檢視文件」核取方塊。
    • 若要在電子郵件內文中顯示文件預覽,請選取包含連結預覽核取方塊。

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  • 單擊插入。

瞭解如何在按順序註冊聯絡人時,將文件插入電子郵件範本。

HubSpot追蹤文件如何開啟?

當您分享文件時, HubSpot會將開啟的第一份文件與該聯絡人的電子郵件地址建立關聯。 系統會在聯絡人的瀏覽器中設定Cookie ,如果對方查看您帳戶中分享的其他文件,則無需輸入電子郵件地址。 其他開啟文件連結的聯絡人必須輸入電子郵件地址,除非他們先前曾檢視過您帳戶中分享的文件。 停用「需要電子郵件地址才能檢視文件」設定後,系統不會識別所有檢視文件連結的聯絡人,除非他們先前已輸入電子郵件地址,以檢視同一帳戶分享的其他文件。

管理文件

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「文件」。
  • 在左上角,使用搜尋列按名稱查找文件,或使用「所有者」下拉式選單按文件所有者篩選。 
  • 若要在資料夾中整理文件,請勾選要移動的文件旁的核取方塊,然後按一下表格頂端的移動到資料夾 。 在對話框中,選擇文件夾名稱,然後單擊移動。
  • 若要變更文件的共用對象,以便只有特定使用者才能檢視和使用文件,請將遊標暫留於文件上,然後按一下[動作] > [管理共用]。 深入瞭解如何與使用者和團隊分享銷售內容的存取權限。
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  • 若要檢視個別文件的詳細資訊或編輯文件,請按一下文件名稱。
    • 若要編輯文件標題,請按一下編 鉛筆圖示。 輸入新標題,然後按一下「儲存」。
    • 在文件標題 下方,您可以開啟或關閉特定文件的隱私權和同意選項。 遵守《一般資料保護條例》(GDPR)和其他隱私權法規,需要在與聯絡人分享文件之前對文件進行一些變更:

請注意:雖然HubSpot提供這些功能,但法律團隊是為您的特定情況提供法規遵循建議的最佳資源。

      • 如果你的帳戶已開啟資料私隱設定,每份文件的「開啟資料私隱 」切換按鈕會預設為開啟,但你可以個別關閉。 啟用此功能後,您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。 分享文件時,系統會顯示隱私權和同意設定的語言,並提示您同意一對一通訊訂閱類型。 隱私和同意文字將以檢視者的瀏覽器語言顯示,但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器語言,文字將以您帳戶設定中選擇的語言顯示。 documents-gdpr-consent-text
      • 文件中的預設訂閱類型為「一對一」通訊。 這是您HubSpot帳戶中的內部訂閱類型。 此預設訂閱類型可以在隱私和同意設定中更新,並適用於新建立的文件。

請注意:如果您在開啟資料隱私設定已上傳文件,則需要開啟切換開關,手動啟用隱私和同意選項。

  • 在資料隱私設定下方,查看文件建立的總連結、訪客和檢視次數的概覽
  • 在文件詳細資訊下方的「訪客」表格中,查看已檢視文件的聯絡人清單。 將遊標移至對方的姓名,然後按一下「詳細資訊」,即可查看對方與文件互動的具體資訊。
  • 若要取代現有文件,請按一下右上角的「重新上傳」。
  • 選擇檔案的匯入來源。 檔案格式必須為.pptx、.pdf、.docx或.xlsx。 如果你在重新上載前已傳送文件連結,系統會更新連結以顯示新內容。
  • 若要預覽、下載或刪除文件,請按一下「操作」下拉式選單,然後選取「預覽」、「下載」或「刪除」。
  • 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。 瞭解如何編輯文件上顯示的公司標誌、公司資訊和預設顏色
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