上傳並分享文件

必要的披露：如果您使用HubSpot的文件工具，您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存，並與您的HubSpot帳戶中的其他用戶共享。

與聯系人共享您的文件

您可以透過可共享連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。 當您共享文件時， HubSpot會自動套用追蹤功能，因此當聯絡人檢視文件時，文件的擁有者會收到通知。 您也可以要求收件人在檢視內容之前輸入其電子郵件地址。

請注意：如果你使用第三方訊息服務（如LinkedIn ）發送可供分享的連結，每次發送都可能視為檢視。

建立可分享連結

• 在 HubSpot 帳戶中，進入「銷售」>「文件」。
• 操作下拉菜單，然後選擇建立連結。 或者，按一下文件名稱，然後按一下右上角的建立連結。
• 在「」對話方塊中，輸入收件人的電子郵 件地址 。
• 如果你的帳戶已啟用GDPR功能，請點擊「分享」選項，然後按一下切換「需要電子郵件地址才能檢視文件」切換。

• 點擊建立連結。

• 按一下[複製]以複製文件連結，或按一下[撰寫電子郵件]以從聯絡人的記錄中發送包含文件連結的電子郵件。

將文檔新增至電子郵件範本

• 在 HubSpot 帳戶中，進入「對話」>「範本」。
• 在右上角，按一下新建模板，或按一下模板名稱以編輯現有模板。
• 在模板編輯器的底部，按一下插入下拉菜單，然後選擇文件。
  • 按一下文件下拉選單，然後選擇要新增的文件。
  • 在連結顯示文字欄位中，輸入要顯示的文件連結文字。
  • 若要追蹤誰檢視文件，請選擇「要求電子郵件查看文件」核取方塊。
  • 若要在電郵正文中顯示文件預覽，請選擇包含連結預覽核取方塊。

• 按一下插入。

瞭解如何在依序註冊聯絡人時，將文件插入電郵範本。

HubSpot追蹤文件如何開啟？

當您共享文件時， HubSpot會將第一個開啟的文件與該聯絡人的電子郵件地址關聯。 系統會在聯絡人的瀏覽器中設定Cookie ，如果聯絡人檢視從你的帳戶分享的其他文件，他們就不必輸入電子郵件地址。 開啟文件連結的其他聯絡人需要輸入其電子郵件地址，除非他們先前查看從您的帳戶分享的文件。 當「要求電子郵件地址檢視文件設定」被停用時，檢視該文件連結的所有聯絡人將不會被識別，除非他們之前輸入過電子郵件以檢視同一帳戶中共享的其他文件。

管理您的文件

• 在 HubSpot 帳戶中，進入「銷售」>「文件」。
• 在右上角，使用搜尋列按名稱搜尋文件，或使用「所有者」下拉式選單篩選文件所有者 。 
• 若要在資料夾中整理文件，請選擇要移動的文件旁邊的核取方塊，然後按一下表格頂部的移至資料夾 。 在「」對話方塊中，選擇資料夾名稱，然後按一下移動。
• 若要更改與誰共享文件，以便只有特定用戶可以檢視和使用該文件，請將懸停在該文件上，然後按一下[更多]下拉式選單，然後選擇[共享]。 進一步了解與用戶和團隊分享銷售內容的存取權限。
• 若要查看個別文件的詳細資料或編輯該文件，請按一下該文件名稱。
  
  • 若要編輯文件標題，請按一下編輯中的 鉛筆圖示 。 輸入新標題，然後按一下儲存。

• • 在文件標題 下方，您可以開啟或關閉特定文件的隱私權和同意選項。 遵守一般資料保護法規(GDPR)需要在與聯絡人分享之前對您的文件作出一些微小變更：

請注意：在HubSpot上發佈這些功能後，您的法律團隊是為您提供特定情況的合規建議的最佳資源。

• • • 如果你的帳戶已開啟GDPR ，每份文件的「 啟用隱私權和同意(GDPR)」開關會預設為開啟，但可以根據個別情況關閉。 啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和數據處理。 當你分享文件時，系統會顯示隱私和同意設定中的語言，並提示你同意一對一的溝通訂閱類型。 隱私權和同意文字將以瀏覽器的語言顯示，但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器的語言，文字將以帳戶設定中選擇的語言顯示。

• • • 文件中的預設訂閱類型是「一對一」溝通。 這是您HubSpot帳戶中的內部訂閱類型。 此預設訂閱類型可以在您的隱私和同意設定中更新，並適用於新建立的文件。

請注意：如果你在開啟GDPR功能之前上傳了文件，你需要開啟此按鈕，手動啟用隱私和同意選項。

• 在GDPR設定下方，檢視文件所建立的總連結、訪客和瀏覽次數的概述。
• 在「訪客」表格中的文檔詳情下方，檢視已檢視您的文檔的聯絡人清單。 將滑鼠懸停在對方名稱上，然後按一下[詳細資訊] ，即可查看對方與文件之間相互作用的特定資訊。
• 若要替換現有文件，請按一下 右上角的重新上載，然後從下拉式選單中選擇新檔案的來源。 如果你在重新上傳之前發送了文件的連結，連結將會更新以顯示新內容。
  
  
• 若要預覽、下載或刪除文件，請按一下操作下拉菜單，然後選擇預覽、下載或刪除。
• 你可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。 了解如何編輯公司標誌、公司資訊和文件上顯示的預設色彩。