上次更新時間： 十一月 17, 2024
使用文件工具，您可以為整個團隊建立內容庫，以便上傳文件並與聯絡人共用文件。
請注意：要上傳、檢視和分享前五個以上的文檔，您必須符合以下條件之一：
- 如果您是Sales或Service Hub Professional或Enterprise帳戶中的用戶，則您必須擁有已指派的Sales Hub或Service Hub席位。
- 成為Sales或Service Hub Starter帳戶中的使用者並擁有指派的 Core Seat 。
具有銷售存取權限的使用者可以上傳和共用文件。不符合要求的使用者可以存取並共用帳戶中上傳的前五個文件。這意味著，如果將不符合要求的使用者新增至已上傳五個或更多文件的帳戶，則該使用者將只能查看和使用前五個文件。如果帳戶中沒有文檔，使用者總共最多可以上傳五個文檔。
您可以在文件儀表板的右上角查看帳戶中已建立的文件總數。在HubSpot 的產品和服務目錄中了解有關這些限制的更多資訊。
新增文件
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「文件」。}
- 點選右上角的「上傳文件」 。
- 選擇文件的導入來源。您的文件格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。
文件上傳後，它將顯示在您的文件儀表板中。
請注意：由於文件是公開共享的，因此不應使用文件工具傳送敏感或機密資訊。
必要的揭露：如果您使用 HubSpot 的文件工具，您使用此工具上傳的文件將由 HubSpot 儲存並與您 HubSpot 帳戶中的其他使用者共用。
產生文件描述
請注意：要產生文件描述，您需要開啟AI設定。
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「文件」。}
- 按一下要為其建立描述的文件的名稱。
- 點擊立即新增 Breeze 。
- 點選右下角的Breeze 圖示 。產生描述後，輸入您想要的任何編輯。
- 按一下「儲存」 。
與聯絡人共享文檔
透過可共用連結或電子郵件範本與聯絡人共用文件。 HubSpot 自動適用
請注意：
- 當您建立可共享連結時，該文件將在網路上公開提供。共用文件的 HubSpot 使用者的姓名、姓氏和電子郵件地址將顯示在共用文件的右上角。
- 如果您使用第三方訊息服務（例如 LinkedIn）發送可共享鏈接，則每次發送都可以算作一次查看。
- 自 2024 年 11 月 13 日起，當您新增文件時，該文件將託管在hubspotdocuments.com上。該日期之前建立的現有 URL 將自動重新導向到新網域。
建立可共享連結
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「文件」。}
- 將滑鼠懸停在文件名稱上，然後按一下操作 > 建立連結。或者，按一下文件名稱，然後按一下右上角的「建立連結」 。
- 在對話方塊中，在「您將此郵件傳送給誰？」中輸入收件者的電子郵件地址。場地。
- 如果文件的「開啟資料隱私」開關未打開，若要追蹤檢視此文件的個人，請按一下「共用選項」 ，然後按一下以切換「需要電子郵件地址才能檢視」
文件 打開。- 如果文件的「開啟資料隱私」開關已打開，則個人將需要輸入其電子郵件地址並確認他們同意與我們聯繫，然後才能查看該文件。
- 按一下「建立連結」 。
- 按一下「複製」以複製文件鏈接，或按一下「撰寫電子郵件」以傳送包含聯絡人記錄中的文件連結的電子郵件。
將文件新增至電子郵件模板
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「範本」。}
- 按一下模板的名稱。或者，建立一個新模板。
- 在範本編輯器底部，按一下「插入」下拉式選單，然後選擇「文件」 。
- 點擊文件下拉選單並選擇要新增的文件。
- 在連結顯示文字欄位中，輸入要為文件連結顯示的文字。
- 若要追蹤查看文件的人員，請選取需要電子郵件才能查看文件複選框。
- 若要在電子郵件正文中顯示文件的預覽，請勾選「包含連結預覽」複選框。
- 按一下“插入” 。
了解按序列註冊聯絡人時如何將文件插入電子郵件範本。
HubSpot 如何追蹤文件開啟？
當您共用文件時，HubSpot 會將開啟的第一份文件與該聯絡人的電子郵件地址相關聯。將在聯絡人的瀏覽器中設定 cookie，如果他們查看從您的帳戶共享的其他文檔，則無需輸入其電子郵件地址。開啟文件連結的其他聯絡人將需要輸入他們的電子郵件地址，除非他們之前查看過從您的帳戶共享的文件。停用「需要電子郵件地址才能查看文件」設定後，所有查看文件連結的聯絡人都不會被識別，除非他們之前已輸入電子郵件來查看從同一帳戶共享的另一個文件。
管理您的文檔
- 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「資料庫」>「文件」。}
- 在左上角，使用搜尋列按名稱尋找文檔，或使用擁有者下拉式功能表按文件擁有者進行篩選。
- 若要將文件整理到資料夾中，請選取要移動的文件旁的複選框，然後按一下表格頂部的「移至資料夾」 。在對話方塊中，選擇資料夾名稱，然後按一下「移動」 。
- 若要變更文檔的共用對象，以便只有某些使用者可以檢視和使用該文檔，請將滑鼠懸停在文檔上，然後按一下操作 > 管理共用。詳細了解如何與您的使用者和團隊分享對銷售內容的存取權限。
- 若要查看有關單一文檔的詳細資訊或編輯該文檔，請按一下文件名稱。
- 若要編輯文件標題，請按一下鉛筆圖示。輸入新標題，然後按一下「儲存」 。
- 在文件標題下方，您可以開啟或關閉特定文件的隱私和同意選項。遵守《一般資料保護規範》 (GDPR) 和其他隱私權法需要在與聯絡人分享您的文件之前對其進行一些更改：
請注意：雖然這些功能存在於 HubSpot 中，但您的法律團隊是針對您的具體情況為您提供合規建議的最佳資源。
- 如果您的帳戶中開啟了資料隱私設置，則開啟資料隱私 預設情況下，每個文件的切換功能都是開啟的，但也可以單獨關閉。啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。當您共用文件時，將顯示您的隱私和同意設定中的語言，並將包括同意您的一對一通訊訂閱類型的提示。隱私和同意文字將以查看者的瀏覽器語言顯示，但如果 HubSpot 無法偵測到瀏覽器語言，則文字將以您在帳戶設定中選擇的語言顯示。
- 如果您的帳戶中開啟了資料隱私設置，則開啟資料隱私 預設情況下，每個文件的切換功能都是開啟的，但也可以單獨關閉。啟用此功能後，您的聯絡人必須同意通訊和資料處理。當您共用文件時，將顯示您的隱私和同意設定中的語言，並將包括同意您的一對一通訊訂閱類型的提示。隱私和同意文字將以查看者的瀏覽器語言顯示，但如果 HubSpot 無法偵測到瀏覽器語言，則文字將以您在帳戶設定中選擇的語言顯示。
- 文檔中的預設訂閱類型是「一對一」通訊。這是您的 HubSpot 帳戶中的內部訂閱類型。此預設訂閱類型可以在您的隱私和同意設定中進行更新，並將套用至新建立的文件。
請注意：如果您在開啟資料隱私設定之前上傳了文檔，則需要透過開啟開關來手動啟用隱私和同意選項。
- 在資料隱私設定下方，查看文件建立的總連結、訪客和視圖的概述。
- 在文件詳細資訊下方的訪客表中，查看已查看您的文件的聯絡人。將滑鼠懸停在他們的姓名上並點擊“詳細資訊”以查看有關他們與文件互動的特定資訊。
- 若要取代現有文檔，請按一下右上角的重新上傳。
- 選擇文件的導入來源。您的文件格式必須是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。如果您之前在重新上傳之前發送過文檔鏈接，則該鏈接將更新以顯示新內容。
- 若要預覽、下載或刪除文檔，請按一下「動作」下拉式選單，然後選擇「預覽」 、 「下載」或「刪除」 。
- 您可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。了解如何編輯文件上顯示的公司徽標、公司資訊和預設顏色。