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上傳並分享文件

上次更新時間: 十一月 30, 2022

套用至:

所有產品和版本

透過文件工具,你可以建立內容庫,供整個團隊上傳文件並與聯絡人分享。

請注意:免費使用者可以存取帳戶中上傳的前五份文件。 如果免費使用者被新增至已上傳五份或以上文件的帳戶,該免費使用者則只能查看並分享該帳戶中上傳的前五份文件。 如果帳戶中沒有新增任何文件,免費使用者最多可以上傳五份文件

您可以在文件控制面板的右上角查看已新增至帳戶的文件總數。 在HubSpot的產品和服務目錄中進一步了解這些限制。

添加文件

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「文件」。
  • 按一下上傳新文件,然後選擇檔案的匯入來源。 確保檔案符合檔案類型和大小限制upload-a-document

    文件上傳後,便會顯示在文件控制面板中。

請注意:由於文件是公開分享的,因此不得使用文件工具傳送敏感或機密資訊。

必要的披露:如果您使用HubSpot的文件工具,您使用此工具上傳的文件將由HubSpot儲存,並與您的HubSpot帳戶中的其他用戶共享。

與聯系人共享您的文件

您可以透過可共享連結或電子郵件範本與聯絡人分享文件。 當您共享文件時, HubSpot會自動套用追蹤功能,因此當聯絡人檢視文件時,文件的擁有者會收到通知。 您也可以要求收件人在檢視內容之前輸入其電子郵件地址。

請注意:如果你使用第三方訊息服務(如LinkedIn )發送可供分享的連結,每次發送都可能視為檢視。

建立可分享連結

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「文件」。
  • 操作下拉菜單,然後選擇建立連結。 或者,按一下文件名稱,然後按一下右上角的建立連結
  • 在「」對話方塊中,輸入收件人的電子郵 件地址
  • 如果你的帳戶已啟用GDPR功能,請點擊「分享」選項,然後按一下切換「需要電子郵件地址才能檢視文件切換
  • 點擊建立連結

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  • 按一下[複製]以複製文件連結,或按一下[撰寫電子郵件]以從聯絡人的記錄中發送包含文件連結的電子郵件。
您也可以使用HubSpot Sales Chrome擴展程序、HubSpot Sales Outlook桌面外接程序HubSpot Sales Office 365外接程序,從電子郵件收件匣傳送文件連結。

將文檔新增至電子郵件範本

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「對話」>「範本」。
  • 在右上角,按一下新建模板,或按一下模板名稱以編輯現有模板。
  • 在模板編輯器的底部,按一下插入下拉菜單,然後選擇文件
    • 按一下文件下拉選單,然後選擇要新增的文件。
    • 連結顯示文字欄位中,輸入要顯示的文件連結文
    • 若要追蹤誰檢視文件,請選擇「要求電子郵件查看文件」核取方塊。
    • 若要在電郵正文中顯示文件預覽,請選擇包含連結預覽核取方塊。

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  • 按一下插入

瞭解如何在依序註冊聯絡人時,將文件插入電郵範本。

HubSpot追蹤文件如何開啟?

當您共享文件時, HubSpot會將第一個開啟的文件與該聯絡人的電子郵件地址關聯。 系統會在聯絡人的瀏覽器中設定Cookie ,如果聯絡人檢視從你的帳戶分享的其他文件,他們就不必輸入電子郵件地址。 開啟文件連結的其他聯絡人需要輸入其電子郵件地址,除非他們先前查看從您的帳戶分享的文件。 當「要求電子郵件地址檢視文件設定」被停用時,檢視該文件連結的所有聯絡人將不會被識別,除非他們之前輸入過電子郵件以檢視同一帳戶中共享的其他文件。

管理您的文件

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「文件」。
  • 在右上角,使用搜尋列按名稱搜尋文件,或使用「所有者」下拉式選單篩選文件所有者 。 
  • 若要在資料夾中整理文件,請選擇要移動的文件旁邊的核取方塊,然後按一下表格頂部的移至資料夾 。 在「」對話方塊中,選擇資料夾名稱,然後按一下移動
  • 若要更改與誰共享文件,以便只有特定用戶可以檢視和使用該文件,請將懸停在該文件上,然後按一下[更多]下拉式選單,然後選擇[共享]。 進一步了解與用戶和團隊分享銷售內容的存取權限。 share-document-with-team
  • 若要查看個別文件的詳細資料或編輯該文件,請按一下該文件名稱
    • 若要編輯文件標題,請按一下編輯中的 鉛筆圖示 。 輸入新標題,然後按一下儲存
    • 在文件標題 下方,您可以開啟或關閉特定文件的隱私權和同意選項。 遵守一般資料保護法規(GDPR)需要在與聯絡人分享之前對您的文件作出一些微小變更:

請注意:在HubSpot上發佈這些功能後,您的法律團隊是為您提供特定情況的合規建議的最佳資源。

      • 如果你的帳戶已開啟GDPR每份文件的「 啟用隱私權和同意(GDPR)」開關會預設為開啟,但可以根據個別情況關閉。 啟用此功能後,您的聯絡人必須同意通訊和數據處理。 當你分享文件時,系統會顯示隱私和同意設定中的語言,並提示你同意一對一的溝通訂閱類型。 隱私權和同意文字將以瀏覽器的語言顯示,但如果HubSpot無法偵測到瀏覽器的語言,文字將以帳戶設定中選擇的語言顯示。 documents-gdpr-consent-text
      • 文件中的預設訂閱類型是「一對一」溝通。 這是您HubSpot帳戶中的內部訂閱類型。 此預設訂閱類型可以在您的隱私和同意設定中更新,並適用於新建立的文件。

請注意:如果你在開啟GDPR功能之前上傳了文件,你需要開啟此按鈕,手動啟用隱私和同意選項。

  • 在GDPR設定下方,檢視文件所建立的總連結、訪客和瀏覽次數的概述。
  • 在「訪客」表格中的文檔詳情下方,檢視已檢視您的文檔的聯絡人清單。 將滑鼠懸停在對方名稱上,然後按一下[詳細資訊] ,即可查看對方與文件之間相互作用的特定資訊。
  • 若要替換現有文件,請按一下 右上角的重新上載,然後從下拉式選單中選擇新檔案的來源。 如果你在重新上傳之前發送了文件的連結,連結將會更新以顯示新內容。

  • 若要預覽、下載或刪除文件,請按一下操作下拉菜單,然後選擇預覽下載刪除
  • 你可以在帳戶設定中自訂銷售文件的品牌。 了解如何編輯公司標誌、公司資訊和文件上顯示的預設色彩
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