Com a ferramenta de documentos, você pode criar uma biblioteca de conteúdo atualizada para toda a sua equipe usar e compartilhar com os contatos.
Observação: os usuários gratuitos podem acessar os primeiros cinco documentos enviados em uma conta. Se um usuário gratuito for adicionado a uma conta onde cinco ou mais documentos já tiverem sido carregados, esse usuário gratuito poderá visualizar e compartilhar apenas os cinco primeiros documentos que foram carregados nessa conta. Se nenhum documento tiver sido adicionado à conta, o usuário gratuito poderá fazer o upload de até cinco documentos.
Adicionar documento
- Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
- Clique em Carregar novo documento e selecione a fonte de importação do seu arquivo. Certifique-se de que seu arquivo cumpre asrestrições de tipo de arquivo e tamanho.
Assim que o documento for carregado, ele aparecerá no painel de documentos.
Observação: como documentos são compartilhados publicamente, a ferramenta de documentosnão deve ser usada para enviar informações sensíveis ou confidenciais.
Gerenciar seu documento
- Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
- No canto superior direito, use a barra de pesquisa para procurar um documento por nome.
- Para organizar seus documentos em uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos documentos a mover e clique em Mover para pasta no canto superior da tabela. Na caixa de diálogo, selecione o nome da pasta e clique em Mover.
- Para visualizar detalhes ou editar um documento, clique no nome do documento.
- Para editar o título do documento, clique no ícone de lápis no canto superior esquerdo. Insira um novo título e clique em Salvar.
- Abaixo do título do documento, você pode ativar ou desativar as opções de privacidade e consentimento para um documento específico. A conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados(GDPR) envolve algumas mudanças em seus documentos antes de compartilhá-los:
- Para editar o título do documento, clique no ícone de lápis no canto superior esquerdo. Insira um novo título e clique em Salvar.
Observação: embora esses recursos façam parte da HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.
- Se você tiver o GDPR ativado em sua conta, a opção Ativar privacidade e consentimento (GDPR) estará ativada por padrão para cada documento, mas poderá ser desativada individualmente. Com a opção ativada, seus contatos precisarão fornecer consentimento para comunicações e processamento de dados. Quando você compartilha um documento, o idioma das configurações de privacidade e consentimento será exibido e incluirá uma solicitação de consentimento para seu tipo de assinatura de comunicação individual automaticamente. O texto de privacidade e consentimento será exibido no idioma do navegador do visualizador. Porém, se o HubSpot não puder detectar o idioma do navegador, o texto será exibido no idioma selecionado nas configurações da conta.
- A assinatura padrão nos documentos é a comunicação "um-em-um". Este tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot. Esse ID de assinatura padrão pode ser atualizado em suas configurações de contatos e empresas e será aplicado aos documentos recém-criados.
Observação: se tiver carregado documentos antes de ativar a funcionalidade do GDPR, será necessário ativar manualmente a opção de privacidade e consentimento.
- Abaixo da configuração do GDPR, veja uma visão geral do total de compartilhamentos, visitantes e exibições do documento.
- Abaixo dos detalhes do documento, na tabela Visitantes, exiba uma lista de contatos que visualizaram seu documento. Passe o cursor do mouse sobre o nome e clique em Detalhes para ver informações específicas sobre a interação deles com o documento.
- Para substituir o documento existente, clique em Carregar novamente no canto superior direito e selecione a origem do novo arquivo no menu suspenso
dropdown .
- Para visualizar, baixar ou excluir o documento, clique no menu suspenso Ações e selecione Visualizar, Baixar ou Excluir.
Configure sua marca (somente Sales Hub ou Service Hub)
- Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações na barra de navegação principal.
- No menu da barra lateral esquerda, selecione Padrões da conta.
- Clique na guia Marca e navegue pelas guias para definir o nome da sua empresa, o logotipo e as cores para seus documentos de vendas.
- Clique em Salvar.
- Na caixa de diálogo, clique em Sim, alterar a marca da equipe.
Observação: as alterações efetuadas às suas definições de marca de vendas serão aplicadas a todos os usuários em todas as suas ferramentas de vendas, exceto a ferramenta de conversas.
Ferramenta de Documentos
- Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
- Passe o cursor do mouse sobre o nome do documento e clique em Compartilhar. Ou, clique no nome do documento e em Compartilhar no canto superior direito.
- Na caixa de diálogo exibida, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para quem você está enviando isso?.
- Para acompanhar os indivíduos que visualizam este documento, clique para ativar a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar
documento . - Clique em Adicionar Link.
- Clique em Copiar para copiar o link do documento, ou clique em E-mail do CRM para enviar um e-mail com o link do documento a partir do registro do contato.
Modelo de e-mail
- Na sua conta da HubSpot, navegue até Conversas > Modelos.
- No canto superior direito, clique em Novo modelo ou em um nome de modelo para editar um modelo existente.
- Na parte inferior do editor de modelos, clique no menu suspenso Documento, selecione o nome do documento e insira o texto de exibição do link.
- Marque a caixa de seleção Exigir e-mail para visualizar
documento para rastrear indivíduos que visualizam este documento. - Marque a caixa de seleção Incluir visualização do linkpara mostrar uma visualização do documento no corpo do e-mail.
- Clique em Inserir.
Saiba como inserir um documento em um modelo de e-mail ao inscrever seus contatos em uma sequência.