Carregar e compartilhar documentos

Anúncio importante: caso use a ferramenta de documentos da HubSpot, os arquivos carregados com essa ferramenta serão armazenados pela HubSpot e compartilhados com outros usuários na sua conta da HubSpot.

Compartilhe seu documento com os contatos

Você pode compartilhar documentos com contatos por meio de um link de compartilhamento ou em um modelo de e-mail. O HubSpot aplica o rastreamento automaticamente quando você compartilha um documento. Por isso, o proprietário do documento receberá uma notificação quando um contato visualizar o documento. Você também pode exigir que os destinatários insiram seu endereço de e-mail antes de visualizar o conteúdo.

Observação: se você enviar um link de compartilhamento utilizando um serviço de mensagens de terceiros, como o LinkedIn, cada envio poderá contar como uma visualização.

Criar um link de compartilhamento

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
• Passe o cursor sobre o nome do documento e clique no menu pendente Acções e, em seguida, seleccione Criar ligação. Ou clique no nome do documento e, em seguida, clique em Criar link no canto superior direito.
• Na caixa de diálogo, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para quem você está enviando isso?.
• Se a sua conta tiver a funcionalidade GDPR activada, para acompanhar as pessoas que visualizam este documento, clique em Opções de partilha e, em seguida, clique para alternar Exigir endereço de e-mail para visualizar documento ligar.

• Clique em Criar link.

• Clique em Copiar para copiar o link do documento ou clique em Escrever e-mail para enviar um e-mail com o link do documento do registro do contato.

Adicionar um documento a um modelo de e-mail

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Conversas > Modelos.
• No canto superior direito, clique em Novo modelo, ou clique num nome de modelo para editar um modelo existente.
• Na parte inferior do editor de modelos, clique no menu pendente Inserir e, em seguida, seleccione Documento.
  • Clique no menu pendente Document e seleccione um documento para adicionar.
  • No campo Link display text , introduza o texto a apresentar para a ligação do documento.
  • Para controlar quem visualiza o documento, seleccione a caixa de verificação Require email to view document .
  • Para apresentar uma pré-visualização do seu documento no corpo do e-mail, seleccione a caixa de verificação Incluir pré-visualização da ligação.

• Clique em Inserir.

Saiba como inserir um documento em um modelo de e-mail ao inscrever seus contatos em uma sequência.

Como o documento de rastreamento da HubSpot é aberto?

Quando partilha um documento, o HubSpot associa o primeiro documento aberto ao endereço de e-mail desse contacto. Um cookie será definido no navegador do contato e, se ele visualizar outro documento compartilhado da sua conta, não será necessário inserir o endereço de e-mail dele. Os contatos adicionais que abrirem o link do documento precisarão inserir seus endereços de e-mail, a menos que tenham visualizado anteriormente um documento compartilhado da sua conta. Quando a definição Require email address to view document está desactivada, todos os contactos que visualizarem a ligação do documento não serão identificados, a menos que tenham introduzido previamente o seu e-mail para visualizar outro documento partilhado a partir da mesma conta.

Gerenciar seu documento

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
• No canto superior direito, use a barra de pesquisa para procurar um documento por nome, ou filtre pelo proprietário do documento usando o menu suspenso Proprietário. 
• Para organizar seus documentos em uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos documentos que serão movidos e clique em Mover para a pasta na parte superior da tabela. Na caixa de diálogo, selecione o nome da pasta e clique em Mover.
• Para alterar cm quem o documento é compartilhado, para que apenas determinados usuários possam visualizar e usar o documento, passe o cursor do mouse e clique no menu suspenso Mais e selecione Compartilhar. Saiba mais sobre como compartilhar acesso ao conteúdo de vendas com seus usuários e equipes.
• Para visualizar detalhes sobre um documento individual ou editar um documento, clique no nome do documento. 
  
  • Para editar o título do documento, clique no ícone de lápis edit in. Insira um novo título e clique em Salvar.

• • Por baixo do título do documento, pode activar ou desactivar as opções de privacidade e consentimento para um determinado documento. O cumprimento do Regulamento Geral sobre a Protecção de Dados (RGPD) implica algumas ligeiras alterações nos seus documentos antes de os partilhar com os seus contactos:

Observação: embora esses recursos façam parte do HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

• • • Se tiver o RGPD activado na sua conta, o interruptor Activar privacidade e consentimento (RGPD) está activado por predefinição para cada documento, mas pode ser desactivado individualmente. Com esta opção activada, os seus contactos devem dar o seu consentimento à comunicação e ao tratamento de dados. Quando partilha um documento, o idioma das suas definições de privacidade e consentimento será apresentado e incluirá um pedido de consentimento para o seu tipo de subscrição de comunicação individual. O texto de privacidade e consentimento será exibido no idioma do navegador do visualizador, mas se o HubSpot não puder detectar o idioma do navegador, o texto será exibido no idioma selecionado nas configurações da sua conta .

• • • O tipo de assinatura padrão nos documentos é de comunicação individual. Isso é um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot. Este tipo de subscrição predefinido pode ser actualizado nas definições de privacidade e consentimento em e aplicar-se-á a documentos recém-criados.

Nota: Se tiver carregado documentos antes de activar a funcionalidade RGPD, terá de activar manualmente a opção de privacidade e consentimento, ligando o botão de alternância.

• Abaixo da definição do RGPD, veja uma visão geral do documento total de ligações criadas, visitantes e visualizações.
• Abaixo dos detalhes do documento, na tabela Visitors , veja uma lista de contactos que visualizaram o seu documento. Passe o cursor sobre o nome da pessoa e clique em Details para ver informações específicas sobre a sua interacção com o documento.
• Para substituir o documento existente, clique em Re-upload no canto superior direito e, em seguida, seleccione a origem do novo ficheiro a partir da lista banner suspenso. Se enviou uma ligação para o documento antes de o voltar a carregar, a ligação será actualizada para apresentar o novo conteúdo.
  
  
• Para visualizar, baixar ou excluir o documento, clique no menu suspenso Ações e selecione Visualizar, Baixar ou Excluir.
• Pode personalizar a marca do seu documento de vendas nas definições da sua conta. Saiba como editar o logótipo da empresa, as informações da empresa e as cores predefinidas que são apresentadas no seu documento.