Carregar e compartilhar documentos

Anúncio importante: caso use a ferramenta de documentos da HubSpot, os arquivos carregados com essa ferramenta serão armazenados pela HubSpot e compartilhados com outros usuários na sua conta da HubSpot.

Compartilhe seu documento com os contatos

O HubSpot aplicará automaticamente rastreamento quando você compartilhar um documento, que mostrará se/quando seu contato visualizar o documento. Você também pode exigir que os destinatários insiram seu endereço de e-mail antes de visualizar o conteúdo.

Observação: se você tiver o botão GDPR ativado para um documento específico, o visualizador precisará inserir seu endereço de e-mail antes de revisar o documento.

Para compartilhar o documento com seus contatos, crie um link compartilhável no painel de documentos ou na página de detalhes do documento, ou adicione o link do documento aos seus modelos de e-mail de vendas.

Atenção: se você enviar um link compartilhável usando um serviço de mensagens de terceiros, como o LinkedIn, cada envio pode contar como uma visualização.

Criar um link compartilhável

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
• Passe o mouse sobre o nome do documento e clique no menu suspenso Ações e selecione Criar link. Ou clique no nome do documento e clique em Criar link no canto superior direito.
• Na caixa de diálogo, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para quem você está enviando isso?.
• Para rastrear os indivíduos que visualizam este documento, clique em Compartilhar opções e clique no botão para ativar Exigir endereço de e-mail para visualizar documento.
• Clique em Criar link.

• Clique em Copiar para copiar o link do documento ou clique em Escrever e-mail para enviar um e-mail com o link do documento do registro do contato.

Adicionar um documento a um modelo de e-mail

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Conversas > Modelos.
• No canto superior direito, clique em Novo modelo ou em um nome de modelo para editar um modelo existente.
• Na parte inferior do editor de modelos, clique no menu suspenso Inserir e selecione o Documento.
  • Clique no menu suspenso Documento e selecione um documento para adicionar.
  • No campo Texto de exibição do link, insira o texto para exibir o link do documento.
  • Para rastrear quem visualizou o documento, marque a caixa de seleção Exigir e-mail para visualizar o documento.
  • Para exibir uma visualização do seu documento no corpo do e-mail, marque a caixa de seleção Incluir visualização do link.

• Clique em Inserir.

Saiba como inserir um documento em um modelo de e-mail ao inscrever seus contatos em uma sequência.

Como o documento de rastreamento da HubSpot é aberto?

Quando você compartilha um documento, o HubSpot associa o primeiro documento aberto com o endereço de e-mail desse contato. Um cookie será definido no navegador do contato e, se ele visualizar outro documento compartilhado da sua conta, não será necessário inserir o endereço de e-mail dele. Os contatos adicionais que abrirem o link do documento precisarão inserir seu endereço de e-mail, a menos que tenham visualizado previamente um documento compartilhado de sua conta. Quando a opção Exigir endereço de email para visualizar o documento está desativada, todos os contatos que visualizam o link do documento não serão identificados a menos que tenham inserido anteriormente seu e-mail para visualizar outro documento compartilhado da mesma conta.

Gerenciar seu documento

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
• No canto superior direito, use a barra de pesquisa para procurar um documento por nome, ou filtre pelo proprietário do documento usando o menu suspenso Proprietário. 
• Para organizar seus documentos em uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos documentos que serão movidos e clique em Mover para a pasta na parte superior da tabela. Na caixa de diálogo, selecione o nome da pasta e clique em Mover.
• Para alterar cm quem o documento é compartilhado, para que apenas determinados usuários possam visualizar e usar o documento, passe o cursor do mouse e clique no menu suspenso Mais e selecione Compartilhar. Saiba mais sobre como compartilhar acesso ao conteúdo de vendas com seus usuários e equipes.
• Para visualizar detalhes sobre um documento individual ou editar um documento, clique no nome do documento. 
  
  • Para editar o título do documento, clique no ícone de lápisedit in. Insira um novo título e clique em Salvar.

• • Abaixo do título do documento, você pode ativar ou desativar as opções de privacidade e consentimento para um documento específico. A conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados(GDPR) envolve algumas mudanças em seus documentos antes de compartilhá-los com seus contatos:

Observação: embora esses recursos façam parte da HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

• • • Se você tiver a GDPR ligada na sua conta, aopção Habilitar privacidade e consentimento (GDPR) é ativada por padrão para cada documento, mas pode ser desligada individualmente. Com a opção ativada, seus contatos precisarão fornecer consentimento para comunicações e processamento de dados. Quando você compartilha um documento, o idioma das configurações de privacidade e consentimento será exibido e incluirá uma solicitação de consentimento para seu tipo de assinatura de comunicação individual. O texto de privacidade e consentimento será exibido no idioma do navegador do visualizador. Porém, se o HubSpot não puder detectar o idioma do navegador, o texto será exibido no idioma selecionado nas configurações da conta.

• • • O tipo de assinatura padrão em documentos é a comunicação "um-a-um". Isso é um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot. Este tipo de assinatura padrão pode ser atualizado em suas configurações de privacidade e consentimento e será aplicado a documentos recém-criados.

Observação: se tiver carregado documentos antes de ativar a funcionalidade do GDPR, será necessário ativar manualmente a opção de privacidade e consentimento.

• Abaixo da configuração do GDPR, veja uma visão geral do total de links criados, visitantes e exibições do documento.
• Abaixo dos detalhes do documento, na tabela Visitantes, exiba uma lista de contatos que visualizaram seu documento. Passe o cursor do mouse sobre o nome e clique em Detalhes para ver informações específicas sobre a interação deles com o documento.
• Para substituir o documento existente, clique em Carregar novamente no canto superior direito e selecione a origem do novo arquivo no suspenso. Se você enviou um link para o documento antes de recarregar, ele será atualizado para exibir o novo conteúdo.
  
  
• Para visualizar, baixar ou excluir o documento, clique no menu suspenso Ações e selecione Visualizar, Baixar ou Excluir.
• Você pode personalizar a marca do seu documento de vendas nas configurações da sua conta. Saiba como editar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão exibidos no seu documento.