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Carregar e compartilhar documentos

Ultima atualização: Julho 15, 2020

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Com a ferramenta de documentos, você pode criar uma biblioteca de conteúdo para toda a sua equipe para carregar e compartilhar documentos com seus contatos.

Observação: os usuários gratuitos podem acessar os primeiros cinco documentos enviados em uma conta. Se um usuário gratuito for adicionado a uma conta onde cinco ou mais documentos já tiverem sido carregados, ele poderá visualizar e compartilhar apenas os cinco primeiros documentos que foram carregados nessa conta. Se nenhum documento tiver sido adicionado à conta, o usuário gratuito poderá fazer o upload de até cinco documentos.

Adicionar documento

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
  • Clique em Carregar novo documento e selecione a fonte de importação do seu arquivo. Certifique-se de que seu arquivo cumpre asrestrições de tipo de arquivo e tamanho.upload-a-document

Assim que o documento for carregado, ele aparecerá no painel de documentos.

Observação: como documentos são compartilhados publicamente, a ferramenta de documentosnão deve ser usada para enviar informações sensíveis ou confidenciais.

Compartilhe seu documento com os contatos

O HubSpot aplicará automaticamente rastreamento quando você compartilhar um documento, que mostrará se/quando seu contato visualizar o documento. Você também pode exigir que os destinatários insiram seu endereço de e-mail antes de visualizar o conteúdo.

Para compartilhar o documento com seus contatos, crie um link compartilhável no painel de documentos ou na página de detalhes do documento, ou adicione o link do documento aos seus modelos de e-mail de vendas.

Criar um link compartilhável

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
  • Passe o cursor do mouse sobre o nome do documento e clique em Criar link compartilhável. Ou, clique no nome do documento e em Criar link compartilhável no canto superior direito.
  • Na caixa de diálogo exibida, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para quem você está enviando isso?.
  • Para acompanhar os indivíduos que visualizaram este documento, clique para ativar a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar documento.
  • Clique em Criar link compartilhável.

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  • Clique em Copiar para copiar o link do documento, ou clique em E-mail do CRM para enviar um e-mail com o link do documento a partir do registro do contato.
Você também pode enviar por e-mail um link para o documento diretamente da sua caixa de entrada de e-mail usando a extensão do HubSpot Sales para Chrome, o complemento do HubSpot Sales Outlook Desktop ou o complemento do HubSpot Sales Office 365.
 

Adicionar um documento a um modelo de e-mail

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Conversas > Modelos.
  • No canto superior direito, clique em Novo modelo ou em um nome de modelo para editar um modelo existente.
  • Na parte inferior do editor de modelos, clique no menu suspenso Inserir e selecione o Documento.
    • Clique no menu suspenso Documento e selecione um documento para adicionar.
    • No campo Texto de exibição do link, insira o texto para exibir o link do documento.
    • Para rastrear quem visualizou o documento, marque a caixa de seleção Exigir e-mail para visualizar o documento.
    • Para exibir uma visualização do seu documento no corpo do e-mail, marque a caixa de seleção Incluir visualização do link.

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  • Clique em Inserir.

Saiba como inserir um documento em um modelo de e-mail ao inscrever seus contatos em uma sequência.

Como o documento de rastreamento da HubSpot é aberto?

Quando você compartilha um documento, o HubSpot associa o primeiro documento aberto com o endereço de e-mail desse contato. Um cookie será definido no navegador do contato e, se ele visualizar outro documento compartilhado da sua conta, não será necessário inserir o endereço de e-mail dele. Contatos adicionais que abriram o link do documento precisarão inserir seu endereço de e-mail, a menos que tenham visualizado anteriormente um documento compartilhado da sua conta. 

Quando a configuração Exigir endereço de e-mail para visualizar o documento estiver desativada, todos os contatos que visualizarem o link do documento não serão identificados, a menos que tenham inserido anteriormente o e-mail para visualizar outro documento compartilhado da mesma conta.

Gerenciar seu documento

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Documentos.
  • No canto superior direito, use a barra de pesquisa para procurar um documento por nome.
  • Para organizar seus documentos em uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos documentos que serão movidos e clique em Mover para a pasta na parte superior da tabela. Na caixa de diálogo, selecione o nome da pasta e clique em Mover.
  • Para alterar cm quem o documento é compartilhado, para que apenas determinados usuários possam visualizar e usar o documento, passe o cursor do mouse e clique no menu suspenso Mais e selecione Compartilhar. Saiba mais sobre como compartilhar o acesso ao conteúdo de vendas com seus usuários e equipes. share-access-to-document
  • Para visualizar detalhes sobre um documento individual ou editar um documento, clique no nome do documento. 
    • Para editar o título do documento, clique no ícone de lápisedit in. Insira um novo título e clique em Salvar.
    • Abaixo do título do documento, você pode ativar ou desativar as opções de privacidade e consentimento para um documento específico. A conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados(GDPR) envolve algumas mudanças em seus documentos antes de compartilhá-los com seus contatos:

Observação: embora esses recursos façam parte da HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

      • Se você tiver o GDPR ativado em sua conta, por padrão, a opção Ativar privacidade e consentimento (GDPR) estará ativada para cada documento, mas poderá ser desativada individualmente. Com a opção ativada, seus contatos precisarão fornecer consentimento para comunicações e processamento de dados. Quando você compartilha um documento, o idioma das configurações de privacidade e consentimento será exibido e incluirá uma solicitação de consentimento para seu tipo de assinatura de comunicação individual. O texto de privacidade e consentimento será exibido no idioma do navegador do visualizador. Porém, se o HubSpot não puder detectar o idioma do navegador, o texto será exibido no idioma selecionado nas configurações da conta. documents-gdpr-consent-text
      • A assinatura padrão nos documentos é a comunicação "um-em-um". Este tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot. Esse ID de assinatura padrão pode ser atualizado em suas configurações de contatos e empresas e será aplicado aos documentos recém-criados.

Observação: se tiver carregado documentos antes de ativar a funcionalidade do GDPR, será necessário ativar manualmente a opção de privacidade e consentimento.

  • Abaixo da configuração do GDPR, veja uma visão geral do total de links criados, visitantes e exibições do documento.
  • Abaixo dos detalhes do documento, na tabela Visitantes, exiba uma lista de contatos que visualizaram seu documento. Passe o cursor do mouse sobre o nome e clique em Detalhes para ver informações específicas sobre a interação deles com o documento.
  • Para substituir o documento existente, clique em Carregar novamente no canto superior direito e selecione a origem do novo arquivo no menu suspenso. Se você enviou um link para o documento antes de recarregar, ele será atualizado para exibir o novo conteúdo.

  • Para visualizar, baixar ou excluir o documento, clique no menu suspenso Ações e selecione Visualizar, Baixar ou Excluir.
  • Você pode personalizar a marca do seu documento de vendas nas configurações da sua conta. Saiba como editar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão exibidos no seu documento.
 
 
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