Przesyłanie i udostępnianie dokumentów

Niezbędne ujawnienie: jeśli korzystasz z narzędzia dokumentów HubSpot, pliki, które przesyłasz za pomocą tego narzędzia, są przechowywane przez HubSpot i udostępniane innym użytkownikom na Twoim koncie HubSpot.

Udostępnianie dokumentu kontaktom

Dokumenty można udostępniać kontaktom za pomocą linku do udostępniania lub w szablonie wiadomości e-mail. HubSpot automatycznie stosuje śledzenie podczas udostępniania dokumentu, więc właściciel dokumentu otrzyma powiadomienie, gdy kontakt wyświetli dokument. Możesz również wymagać od odbiorców wprowadzenia adresu e-mail przed wyświetleniem treści.

Uwaga: jeśli wyślesz link do udostępnienia za pomocą usługi przesyłania wiadomości innej firmy, takiej jak LinkedIn, każde wysłanie może być liczone jako wyświetlenie.

Utwórz link do udostępnienia

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
• Najedź kursorem na nazwę dokumentu i kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Utwórz łącze. Możesz też kliknąć nazwę dokumentu, a następnie kliknąć opcję Utwórz łącze w prawym górnym rogu.
• W oknie dialogowym wprowadź adres e-mail odbiorcy w polu Do kogo to wysyłasz?
• Jeśli przełącznik Włącz prywatność i zgodę (RODO) w dokumencie nie jest włączony, aby śledzić osoby, które wyświetlają ten dokument, kliknij Opcje udostępniania, a następnie kliknij, aby włączyć opcję Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu .
  • Jeśli przełącznik Włącz prywatność i zgodę (RODO ) w dokumencie jest włączony, osoby będą musiały wprowadzić swój adres e-mail i potwierdzić, że wyrażają zgodę na kontakt, zanim będą mogły wyświetlić dokument.

• Kliknij łącze Utwórz.

• Kliknij Kopiuj , aby skopiować link do dokumentu, lub kliknij Utwórz wiadomość e-mail , aby wysłać wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu z rekordu kontaktu.

Dodawanie dokumentu do szablonu wiadomości e-mail

• Na koncie HubSpot przejdź do Rozmowy > Szablony.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Nowy szablon lub kliknij nazwę szablonu, aby edytować istniejący szablon.
• W dolnej części edytora szablonów kliknij menu rozwijane Wstaw , a następnie wybierz Dokument.
  • Kliknij menu rozwijane Dokument i wybierz dokument do dodania.
  • W polu Wyświetlany tekst łącza wprowadź tekst, który ma być wyświetlany dla łącza do dokumentu.
  • Aby śledzić, kto wyświetla dokument, zaznacz pole wyboru Wymagaj wiadomości e-mail, aby wyświetlić dokument .
  • Aby wyświetlić podgląd dokumentu w treści wiadomości e-mail, zaznacz pole wyboru Dołącz podgląd łącz a.

• Kliknij przycisk Wstaw.

Dowiedz się, jak wstawić dokument do szablonu wiadomości e-mail podczas rejestrowania kontaktów w sekwencji.

W jaki sposób HubSpot śledzi otwarcia dokumentów?

Po udostępnieniu dokumentu HubSpot kojarzy pierwszy otwarty dokument z adresem e-mail danego kontaktu. Plik cookie zostanie ustawiony w przeglądarce kontaktu i jeśli wyświetli on inny dokument udostępniony z Twojego konta, nie będzie musiał wprowadzać swojego adresu e-mail. Dodatkowe kontakty, które otworzą link do dokumentu, będą musiały wprowadzić swój adres e-mail, chyba że wcześniej przeglądały dokument udostępniony z Twojego konta. Gdy ustawienie Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu jest wyłączone, wszystkie kontakty, które wyświetlą łącze do dokumentu, nie zostaną zidentyfikowane, chyba że wcześniej wprowadziły swój adres e-mail, aby wyświetlić inny dokument udostępniony z tego samego konta.

Zarządzanie dokumentem

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
• W prawym górnym rogu można użyć paska wyszukiwania , aby wyszukać dokument według nazwy, lub filtrować według właściciela dokumentu za pomocą menu rozwijanego Właściciel .
• Aby uporządkować dokumenty w folderze, zaznacz pola wyboru obok dokumentów do przeniesienia, a następnie kliknij przycisk Przenieś do folderu w górnej części tabeli. W oknie dialogowym wybierz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk Przenieś.
• Aby zmienić, komu dokument jest udostępniany, tak aby tylko niektórzy użytkownicy mogli go wyświetlać i używać, najedź kursorem na dokument i kliknij menu rozwijane Więcej , a następnie wybierz Udostępnij. Dowiedz się więcej o udostępnianiu użytkownikom i zespołom dostępu do treści sprzedażowych.
• Aby wyświetlić szczegóły pojedynczego dokumentu lub edytować dokument, kliknij jego nazwę.
  
  • Aby edytować tytuł dokumentu, kliknij ikonę ołówka edit in. Wprowadź nowy tytuł, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

• • Poniżej tytułu dokumentu można włączyć lub wyłączyć opcje prywatności i zgody dla danego dokumentu. Zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) wymaga pewnych niewielkich zmian w dokumentach przed udostępnieniem ich kontaktom:

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

• • • Jeśli masz włączone RODO na swoim koncie, przełącznik Włącz prywatność i zgodę (RODO) jest domyślnie włączony dla każdego dokumentu, ale można go wyłączyć indywidualnie. Po włączeniu tej opcji kontakty muszą wyrazić zgodę na komunikację i przetwarzanie danych. Podczas udostępniania dokumentu pojawi się język z ustawień prywatności i zgody, w tym monit o wyrażenie zgody na subskrypcję typu komunikacji jeden-do-jednego. Tekst dotyczący prywatności i zgody będzie wyświetlany w języku przeglądarki przeglądarki, ale jeśli HubSpot nie może wykryć języka przeglądarki, tekst będzie wyświetlany w języku wybranym w ustawieniach konta.

• • • Domyślnym typem subskrypcji w dokumentach jest komunikacja "jeden na jeden". Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na koncie HubSpot. Ten domyślny typ subskrypcji można zaktualizować w ustawieniach prywatności i zgody i będzie on miał zastosowanie do nowo utworzonych dokumentów.

Uwaga: jeśli przesłałeś dokumenty przed włączeniem funkcji RODO, będziesz musiał ręcznie włączyć opcję prywatności i zgody, włączając przełącznik.

• Poniżej ustawienia RODO można wyświetlić przegląd wszystkich utworzonych linków, odwiedzających i wyświetleń dokumentu.
• Poniżej szczegółów dokumentu, w tabeli Odwiedzający , wyświetlana jest lista kontaktów, które przeglądały dokument. Najedź kursorem na ich nazwę i kliknij Szczegóły , aby wyświetlić szczegółowe informacje na temat ich interakcji z dokumentem.
• Aby zastąpić istniejący dokument, kliknij Re-upload w prawym górnym rogu, a następnie wybierz źródło nowego pliku z menu rozwijanego . Jeśli przed ponownym załadowaniem wysłałeś link do dokumentu, link zostanie zaktualizowany, aby wyświetlić nową zawartość.
  
  
• Aby wyświetlić podgląd, pobrać lub usunąć dokument, kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Podgląd, Pobierz lub Usuń.
• Branding dokumentu sprzedaży można dostosować w ustawieniach konta. Dowiedz się, jak edytować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane w dokumencie.