Przesyłanie i udostępnianie dokumentów

Niezbędne ujawnienie: jeśli korzystasz z narzędzia do tworzenia dokumentów HubSpot, pliki, które przesyłasz za pomocą tego narzędzia, są przechowywane przez HubSpot i udostępniane innym użytkownikom na Twoim koncie HubSpot.

Udostępnianie dokumentu kontaktom

Dokumenty można udostępniać kontaktom za pomocą linku udostępnianego lub w ramach szablonu wiadomości e-mail. HubSpot automatycznie stosuje śledzenie podczas udostępniania dokumentu, więc właściciel dokumentu otrzyma powiadomienie, gdy kontakt wyświetli dokument. Możesz również wymagać od odbiorców wprowadzenia adresu e-mail przed obejrzeniem treści.

Uwaga: jeśli wysyłasz udostępnione łącze za pomocą usługi komunikacyjnej innej firmy, takiej jak LinkedIn, każde wysłanie może być liczone jako odsłona.

Utwórz link, który można udostępnić

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
• Najedź na nazwę dokumentu i kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Utwórz łącze. Lub kliknij nazwę dokumentu, a następnie kliknij opcję Utwórz łącze w prawym górnym rogu.
• W oknie dialogowym wprowadź adres e-mail odbiorcy w polu Who are you sending this to?
• Jeśli Twoje konto ma włączoną funkcjonalność GDPR, aby śledzić osoby, które oglądają ten dokument, kliknij opcję Udostępnij, a następnie kliknij, aby włączyć przełącznik Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu.

• Kliknij łącze Create.

• Kliknij przycisk Kopiuj , aby skopiować łącze dokumentu, lub kliknij przycisk Skomponuj wiadomość e-mail , aby wysłać wiadomość e-mail z łączem dokumentu z rekordu kontaktu.

Dodaj dokument do szablonu wiadomości e-mail

• W koncie HubSpot przejdź do Rozmowy > Szablony.
• W prawym górnym rogu kliknij Nowy szablon lub kliknij nazwę szablonu, aby edytować istniejący szablon.
• Na dole edytora szablonów kliknijmenu rozwijane Wstaw , anastępnie wybierzopcję Dokument.
  • Kliknij menu rozwijane Dokument i wybierz dokument do dodania.
  • W polu Tekst wyświetlania łącza wprowadź tekst, który ma być wyświetlany dla łącza dokumentu.
  • Aby śledzić, kto ogląda dokument, zaznacz pole wyboru Wymagaj wiadomości e-mail, aby wyświetlić dokument.
  • Aby wyświetlić podgląd dokumentu w treści wiadomości e-mail, zaznacz pole wyboru Include link preview.

• Kliknij Insert.

Dowiedz się, jak wstawić dokument do szablonu wiadomości e-mail podczas zapisywania kontaktów do sekwencji.

Jak HubSpot śledzi otwarcia dokumentów?

Gdy udostępniasz dokument, HubSpot kojarzy pierwszy otwarty dokument z adresem e-mail tego kontaktu. W przeglądarce tego kontaktu zostanie ustawiony plik cookie i jeśli obejrzy on kolejny dokument udostępniony z Twojego konta, nie będzie musiał wprowadzać swojego adresu e-mail. Kolejne kontakty, które otworzą link do dokumentu, będą musiały wprowadzić swój adres e-mail, chyba że wcześniej oglądały dokument udostępniony z Twojego konta. Gdy ustawienie Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu jest wyłączone, wszystkie kontakty, które wyświetlą łącze do dokumentu, nie będą identyfikowane, chyba że wcześniej wprowadziły swój adres e-mail, aby wyświetlić inny dokument udostępniony z tego samego konta.

Zarządzaj swoim dokumentem

• W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
• W prawym górnym rogu można użyć paska wyszukiwania, aby wyszukać dokument według nazwy, lub filtrować według właściciela dokumentu za pomocą menu rozwijanego Właściciel .
• Aby uporządkować dokumenty w folderze, zaznacz pola wyboru obok dokumentów do przeniesienia, a następnie kliknij przycisk Przenieś do folder u w górnej części tabeli. W oknie dialogowym wybierz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk Przenieś.
• Aby zmienić, komu dokument jest udostępniany, tak aby tylko niektórzy użytkownicy mogli go oglądać i używać, najedź na dokument i kliknij menu rozwijane Więcej , a następnie wybierz opcję Udostępnij. Dowiedz się więcej o udostępnianiu użytkownikom i zespołom dostępu do treści dotyczących sprzedaży.
• Aby wyświetlić szczegóły dotyczące pojedynczego dokumentu lub edytować dokument, kliknij nazwę dokumentu.
  
  • Aby edytować tytuł dokumentu, kliknij ikonę ołówka edytujw. Wprowadź nowy tytuł, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

• • Poniżej tytułu dokumentu możesz włączyć lub wyłączyć opcje prywatności i zgody dla danego dokumentu. Zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (GDPR) wiąże się z niewielkimi zmianami w dokumentach, zanim udostępnisz je swoim kontaktom :

Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, najlepszym źródłem informacji na temat zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji jest Twój zespół prawny.

• • • Jeśli masz włączone GDPR na swoim koncie,przełącznik Włącz prywatność i zgodę (GDPR) jest domyślnie włączonydla każdego dokumentu, ale można go wyłączyć indywidualnie. Przy włączonej tej opcji Twoje kontakty muszą wyrazić zgodę na komunikację i przetwarzanie danych. Gdy udostępnisz dokument, pojawi się język z ustawień prywatności i zgody, który będziezawierał monit o zgodę na typ subskrypcji komunikacji jeden do jednego. Tekst dotyczący prywatności i zgody będzie wyświetlany w języku przeglądarki oglądającego, ale jeśli HubSpot nie może wykryć języka przeglądarki, tekst będzie wyświetlany w języku wybranym w ustawieniach konta.

• • • Domyślnym typem subskrypcji w dokumentach jest komunikacja "jeden na jeden". Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na Twoim koncie HubSpot. Ten domyślny typ subskrypcji można zaktualizować w ustawieniach prywatności i zgody i będzie miał zastosowanie do nowo utworzonych dokumentów.

Uwaga: jeśli dokumenty zostały przesłane przed włączeniem funkcjonalności GDPR, konieczne będzie ręczne włączenie opcji prywatności i zgody poprzez włączenie toggle.

• Poniżej ustawienia GDPR, zobacz przegląd łącznych utworzonych linków dokumentu, odwiedzających i widoków.
• Poniżej szczegółów dokumentu, w tabeli Goście , zobacz listę kontaktów, które oglądały Twój dokument. Najedź na ich nazwę i kliknij Szczegóły , aby wyświetlić szczegółowe informacje o ich interakcji z dokumentem.
• Aby zastąpić istniejący dokument, kliknij Re-upload w prawym górnym rogu, a następnie wybierz źródło nowego pliku z menu rozwijanego. Jeśli wysłałeś link do dokumentu przed ponownym załadowaniem, link zostanie zaktualizowany, aby wyświetlić nową zawartość.
  
  
• Aby wyświetlić podgląd, pobrać lub usunąć dokument, kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz Podgląd, Pobierz lub Usuń.
• W ustawieniach konta można dostosować branding dokumentu sprzedaży. Dowiedz się, jak edytować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane na dokumencie.