Przesyłanie i udostępnianie dokumentów
Data ostatniej aktualizacji: stycznia 20, 2023
Dotyczy:
Wszystkie produkty i plany |
Dzięki narzędziu Dokumenty, możesz zbudować bibliotekę treści dla całego zespołu, aby przesyłać i udostępniać dokumenty swoim kontaktom.
Uwaga: darmowi użytkownicy mają dostęp do pierwszych pięciu dokumentów przesłanych na dane konto. Jeśli darmowy użytkownik zostanie dodany do konta, na którym znajduje się już pięć lub więcej dokumentów, może on przeglądać i udostępniać tylko pięć pierwszych dokumentów, które zostały dodane na to konto. Jeśli na koncie nie ma żadnych dokumentów, bezpłatny użytkownik może przesłać maksymalnie pięć dokumentów.
Możesz wyświetlić całkowitą liczbę dokumentów, które zostały już dodane do konta w prawym górnym rogu na desce rozdzielczej dokumentów. Dowiedz się więcej o tych limitach w katalogu produktów i usług HubSpot.
Dodaj dokument
- W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
- Kliknij przycisk Prześlij nowy dokument, a następnie wybierz źródło importu dla swojego pliku. Upewnij się, że Twój plik spełnia ograniczenia dotyczące typu i rozmiaru pliku.
Po przesłaniu dokumentu pojawi się on w pulpicie nawigacyjnym dokumentów.
Uwaga: ponieważ dokumenty są udostępniane publicznie, narzędzia Dokumenty nie należy używać do przesyłania informacji wrażliwych lub poufnych.
Niezbędne ujawnienie: jeśli korzystasz z narzędzia do tworzenia dokumentów HubSpot, pliki, które przesyłasz za pomocą tego narzędzia, są przechowywane przez HubSpot i udostępniane innym użytkownikom na Twoim koncie HubSpot.
Udostępnianie dokumentu kontaktom
Dokumenty można udostępniać kontaktom za pomocą linku udostępnianego lub w ramach szablonu wiadomości e-mail. HubSpot automatycznie stosuje
Uwaga: jeśli wysyłasz udostępnione łącze za pomocą usługi komunikacyjnej innej firmy, takiej jak LinkedIn, każde wysłanie może być liczone jako odsłona.
Utwórz link, który można udostępnić
- W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
- Najedź na nazwę dokumentu i kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz opcję Utwórz łącze. Lub kliknij nazwę dokumentu, a następnie kliknij opcję Utwórz łącze w prawym górnym rogu.
- W oknie dialogowym wprowadź adres e-mail odbiorcy w polu Who are you sending this to?
- Jeśli Twoje konto ma włączoną funkcjonalność GDPR, aby śledzić osoby, które oglądają ten dokument, kliknij opcję Udostępnij, a następnie kliknij, aby włączyć przełącznik Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia
dokumentu .
- Kliknij łącze Create.
- Kliknij przycisk Kopiuj , aby skopiować łącze dokumentu, lub kliknij przycisk Skomponuj wiadomość e-mail , aby wysłać wiadomość e-mail z łączem dokumentu z rekordu kontaktu.
Dodaj dokument do szablonu wiadomości e-mail
- W koncie HubSpot przejdź do Rozmowy > Szablony.
- W prawym górnym rogu kliknij Nowy szablon lub kliknij nazwę szablonu, aby edytować istniejący szablon.
- Na dole edytora szablonów kliknijmenu rozwijane Wstaw , anastępnie wybierzopcję Dokument.
- Kliknij menu rozwijane Dokument i wybierz dokument do dodania.
- W polu Tekst wyświetlania łącza wprowadź tekst, który ma być wyświetlany dla łącza dokumentu.
- Aby śledzić, kto ogląda dokument, zaznacz pole wyboru Wymagaj wiadomości e-mail, aby wyświetlić dokument.
- Aby wyświetlić podgląd dokumentu w treści wiadomości e-mail, zaznacz pole wyboru Include link preview.
- Kliknij Insert.
Dowiedz się, jak wstawić dokument do szablonu wiadomości e-mail podczas zapisywania kontaktów do sekwencji.
Jak HubSpot śledzi otwarcia dokumentów?
Gdy udostępniasz dokument, HubSpot kojarzy pierwszy otwarty dokument z adresem e-mail tego kontaktu. W przeglądarce tego kontaktu zostanie ustawiony plik cookie i jeśli obejrzy on kolejny dokument udostępniony z Twojego konta, nie będzie musiał wprowadzać swojego adresu e-mail. Kolejne kontakty, które otworzą link do dokumentu, będą musiały wprowadzić swój adres e-mail, chyba że wcześniej oglądały dokument udostępniony z Twojego konta. Gdy ustawienie Wymagaj adresu e-mail do wyświetlenia dokumentu jest wyłączone, wszystkie kontakty, które wyświetlą łącze do dokumentu, nie będą identyfikowane, chyba że wcześniej wprowadziły swój adres e-mail, aby wyświetlić inny dokument udostępniony z tego samego konta.
Zarządzaj swoim dokumentem
- W koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Dokumenty.
- W prawym górnym rogu można użyć paska wyszukiwania, aby wyszukać dokument według nazwy, lub filtrować według właściciela dokumentu za pomocą menu rozwijanego Właściciel .
- Aby uporządkować dokumenty w folderze, zaznacz pola wyboru obok dokumentów do przeniesienia, a następnie kliknij przycisk Przenieś do folder u w górnej części tabeli. W oknie dialogowym wybierz nazwę folderu, a następnie kliknij przycisk Przenieś.
- Aby zmienić, komu dokument jest udostępniany, tak aby tylko niektórzy użytkownicy mogli go oglądać i używać, najedź na dokument i kliknij menu rozwijane Więcej , a następnie wybierz opcję Udostępnij. Dowiedz się więcej o udostępnianiu użytkownikom i zespołom dostępu do treści dotyczących sprzedaży.
- Aby wyświetlić szczegóły dotyczące pojedynczego dokumentu lub edytować dokument, kliknij nazwę dokumentu.
- Aby edytować tytuł dokumentu, kliknij ikonę ołówka edytujw. Wprowadź nowy tytuł, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
-
- Poniżej tytułu dokumentu możesz włączyć lub wyłączyć opcje prywatności i zgody dla danego dokumentu. Zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (GDPR) wiąże się z niewielkimi zmianami w dokumentach, zanim udostępnisz je swoim kontaktom :
Uwaga: chociaż funkcje te są dostępne w HubSpot, najlepszym źródłem informacji na temat zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji jest Twój zespół prawny.
-
-
- Jeśli masz włączone GDPR na swoim koncie,przełącznik Włącz prywatność i zgodę (GDPR) jest domyślnie włączonydla każdego dokumentu, ale można go wyłączyć indywidualnie. Przy włączonej tej opcji Twoje kontakty muszą wyrazić zgodę na komunikację i przetwarzanie danych. Gdy udostępnisz dokument, pojawi się język z ustawień prywatności i zgody, który będziezawierał monit o zgodę na typ subskrypcji komunikacji jeden do jednego. Tekst dotyczący prywatności i zgody będzie wyświetlany w języku przeglądarki oglądającego, ale jeśli HubSpot nie może wykryć języka przeglądarki, tekst będzie wyświetlany w języku wybranym w ustawieniach konta.
- Jeśli masz włączone GDPR na swoim koncie,przełącznik Włącz prywatność i zgodę (GDPR) jest domyślnie włączonydla każdego dokumentu, ale można go wyłączyć indywidualnie. Przy włączonej tej opcji Twoje kontakty muszą wyrazić zgodę na komunikację i przetwarzanie danych. Gdy udostępnisz dokument, pojawi się język z ustawień prywatności i zgody, który będziezawierał monit o zgodę na typ subskrypcji komunikacji jeden do jednego. Tekst dotyczący prywatności i zgody będzie wyświetlany w języku przeglądarki oglądającego, ale jeśli HubSpot nie może wykryć języka przeglądarki, tekst będzie wyświetlany w języku wybranym w ustawieniach konta.
-
-
-
- Domyślnym typem subskrypcji w dokumentach jest komunikacja "jeden na jeden". Jest to wewnętrzny typ subskrypcji na Twoim koncie HubSpot. Ten domyślny typ subskrypcji można zaktualizować w ustawieniach prywatności i zgody i będzie miał zastosowanie do nowo utworzonych dokumentów.
-
Uwaga: jeśli dokumenty zostały przesłane przed włączeniem funkcjonalności GDPR, konieczne będzie ręczne włączenie opcji prywatności i zgody poprzez włączenie toggle.
- Poniżej ustawienia GDPR, zobacz przegląd łącznych utworzonych linków dokumentu, odwiedzających i widoków.
- Poniżej szczegółów dokumentu, w tabeli Goście , zobacz listę kontaktów, które oglądały Twój dokument. Najedź na ich nazwę i kliknij Szczegóły , aby wyświetlić szczegółowe informacje o ich interakcji z dokumentem.
- Aby zastąpić istniejący dokument, kliknij Re-upload w prawym górnym rogu, a następnie wybierz źródło nowego pliku z menu
rozwijanego . Jeśli wysłałeś link do dokumentu przed ponownym załadowaniem, link zostanie zaktualizowany, aby wyświetlić nową zawartość. - Aby wyświetlić podgląd, pobrać lub usunąć dokument, kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie wybierz Podgląd, Pobierz lub Usuń.
- W ustawieniach konta można dostosować branding dokumentu sprzedaży. Dowiedz się, jak edytować logo firmy, informacje o firmie i domyślne kolory wyświetlane na dokumencie.
Powiązana treść
-
Ograniczenie dostępu do swoich zasobów HubSpot
Możesz ograniczyć dostęp do treści, danych i innych elementów, aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy...
Baza wiedzy -
Eksportuj swoją zawartość i dane
Dowiedz się, jak eksportować zawartość i dane HubSpot z konta, takie jak strony, kontakty i pliki. Uwaga:...
Baza wiedzy -
Udostępnianie treści sprzedażowych użytkownikom i zespołom
Po utworzeniu sekwencji, szablonu, podręcznika lub dokumentu na swoim koncie możesz udostępnić lub ograniczyć...
Baza wiedzy