上次更新时间： 2025年9月18日
使用文档工具，您可以为整个团队建立一个内容库，以便上传文档并与联系人共享。
开始使用前
在开始使用该功能之前，请确保充分了解应提前采取的步骤，以及该功能的局限性和使用该功能的潜在后果。
了解需求
- 要上传和共享文档，您需要销售访问权限。
- 要上传、查看和共享超过添加到账户中的前五个文档，您必须满足以下条件之一：
- 如果你是销售或服务集线器专业版或企业版账户的用户，你必须有一个指定的销售集线器或服务集线器席位。
- 如果您是Sales或Service HubStarter帐户的用户，您必须拥有分配的核心席位。
- 要生成文档描述，需要打开人工智能设置。
了解限制和注意事项
- 由于文档是公开共享的，因此不应使用文档工具发送敏感或机密信息。
- 创建可共享链接后，文档将在互联网上公开。共享文档的 HubSpot 用户的名字、姓氏和电子邮件地址将显示在共享文档的右上角。
- 共享文档时会自动应用跟踪功能，但将文档链接添加到电子邮件模板时除外。在这种情况下，必须选择 "查看文档需要电子邮件" 复选框 才能跟踪查看情况。
添加文档
- 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
- 在右上角，单击上传文档。
- 选择文件的导入源。文件格式必须为 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。
上传文档后，它将出现在你的文档控制面板中。
必要说明： 如果您使用 HubSpot 的文档工具，您使用该工具上传的文件将由 HubSpot 存储，并与您 HubSpot 账户中的其他用户共享。
生成文档描述
- 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
- 单击要创建说明的文档名称。
- 在顶部单击 "立即使用 Breeze 添加"（Add it now with Breeze ）。
- 在对话框右下方，点击 Breeze 图标。说明生成后，根据需要编辑说明。
- 点击保存。
与联系人共享文档
通过可共享链接或电子邮件模板与联系人共享文档。共享文档时，HubSpot 会自动应用跟踪功能，因此当联系人查看文档时，共享链接的用户会收到通知。您还可以要求收件人在查看文档前输入电子邮件地址。
请注意
- 如果使用第三方消息服务（如 LinkedIn）发送可共享链接，每次发送都可能算作一次查看。
- 自 2024 年 11 月 13 日起，当您添加文档时，该文档将托管在hubspotdocuments.com。在该日期之前创建的现有 URL 将自动重定向到新域。
创建可共享链接
- 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
- 将鼠标悬停在文档名称上并单击 "操作"，然后选择 "创建链接"。或者，单击文档名称，然后单击右上角的创建链接。
- 在对话框中，在 "发送给谁？"字段中输入收件人的电子邮件地址。
- 跟踪收件人查看文档的选项取决于文档的数据隐私设置：
- 如果文档的 "打开数据隐私"开关处于关闭状态，则打开 "查看
文档 需要电子邮件地址"开关以跟踪收件人的浏览。 - 如果文档的 "打开 数据隐私"切换打开，则收件人需要输入他们的电子邮件地址，并确认同意在查看文档前与他们联系。
- 如果文档的 "打开数据隐私"开关处于关闭状态，则打开 "查看
- 单击创建链接。
- 单击 "复制 " 复制文档链接，或单击 "撰写电子邮件 "发送带有联系人记录中文档链接的电子邮件。
将文档添加到电子邮件模板
- 在 HubSpot 帐户中，导航到 CRM > 模板。
- 单击模板名称。或创建一个新模板。
- 在模板编辑器底部，单击 "插入 "下拉菜单，然后选择 "文档"。
- 单击文档 下拉菜单，选择要添加的文档。
- 在链接显示文本字段 中，输入要显示的文档链接文本。
- 要跟踪谁查看了文档，请选择 "查看文档需要电子邮件 "复选框。
- 要在电子邮件正文中显示文件预览，请选择包含链接预览复选框。
- 单击插入。
了解如何在序列中注册联系人时在电子邮件模板中插入文档。
HubSpot如何跟踪文档打开情况？
当你分享文档时，HubSpot会将第一个打开的文档与该联系人的电子邮件地址关联起来。在联系人的浏览器中将设置一个cookie，如果他们查看从您的账户共享的其他文档，他们将无需输入他们的电子邮件地址。打开文档链接的其他联系人需要输入他们的电子邮件地址，除非他们之前查看过从您的账户共享的文档。如果关闭了 "查看文档需要电子邮件地址 "设置，则所有查看文档链接的联系人都不会被识别，除非他们之前曾输入电子邮件地址查看过同一账户共享的其他文档。
管理文件
- 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
- 在左上角，使用搜索栏 按名称查找文档，或使用 "所有者 "下拉菜单按文档所有者进行筛选。
- 要将文档整理到 文件夹中，请选择要移动的文档旁边的复选框 ，然后单击表格顶部的 "移动到文件夹 "。在对话框中选择文件夹名称，然后单击 "移动"。
- 要更改文档的共享对象，以便只有特定用户可以查看和使用文档，请将鼠标悬停在文档上并单击操作，然后选择管理共享。 了解有关与用户和团队共享销售内容访问权限的更多信息。
查看和编辑文档
要编辑单个文档或查看文档的详细信息，请执行以下操作
- 在 HubSpot 帐户中，导航到销售 > 文档。
- 单击文档名称。
文档详细信息页面：
- 要编辑文档标题，请单击 铅笔图标。输入新标题，然后单击保存。
- 要编辑文档描述，请单击描述右侧的 铅笔图标。在对话框中编辑描述，然后单击保存。
- 在文档标题和描述下方，使用 "打开数据隐私" 切换按钮 打开或关闭特定文档的隐私和同意选项。遵守《通用数据保护条例》（GDPR）和其他隐私法律需要在与联系人共享文档前对文档进行一些更改：
请注意： 虽然这些功能都在 HubSpot 中，但您的法律团队是针对您的具体情况为您提供合规性建议的最佳资源。
-
- 如果你在账户中打开了数据隐私设置，则每个文档的 "打开数据隐私 "切换按钮默认为打开，但也可以单独关闭。打开此设置后，您的联系人必须同意通信和数据处理。当您共享文档时，将显示隐私和同意设置中的语言，并提示您是否同意一对一通信订阅类型。隐私和同意文本将以浏览者的浏览器语言显示，但如果 HubSpot 无法检测浏览器语言，则文本将以账户设置中选择的语言显示。
- 文档中的默认订阅类型是 "一对一 "交流。这是 HubSpot 账户的内部订阅类型。该默认订阅类型可在隐私和同意设置中更新，并将适用于新创建的文档。
请注意： 如果您在打开数据隐私设置之前已经上传了文档，则需要手动打开隐私和同意选项。
- 在数据隐私设置下方，查看文档创建的总链接数、访客数和浏览数。
- 在 "访问者 "表中，查看浏览过文档的联系人。将鼠标悬停在他们的姓名上并单击详细信息 ，即可查看他们与文档交互的具体信息。
- 替换文档
- 单击右上角的重新上传 。
- 在 "更新现有文档可能导致查看数据不一致 "对话框中，单击确认。
- 选择 文件的 导入源 。文件格式必须是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。 如果您在重新上传之前已经发送了文档链接，该链接将更新以显示新内容。
- 要预览、下载或删除文档，请单击 "操作 "下拉菜单，然后选择 "预览"、"下载"或 "删除"。
- 您可以在账户设置中自定义销售文档的品牌。了解如何编辑显示在文档上的公司徽标、公司信息和默认颜色。