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上传和共享文件

上次更新时间: 二月 13, 2025

除非另有说明,否则适用于以下任何订阅

所有产品和计划

使用文档工具,您可以为整个团队建立一个内容库,上传文档并与联系人共享。

请注意: 要上传、查看和共享前五份以上的文件,您必须满足以下条件之一:

拥有销售权限的用户可以上传和共享文档。不符合要求的用户可以访问和共享账户中上传的前五个文档。这意味着,如果一个不符合要求的用户被添加到一个已经上传了五份或更多文档的账户,该用户将只能查看和使用前五份文档。如果账户中没有文档,用户最多可以上传 五份文档

你可以在文档仪表板的右上角查看账户中已创建文档的总数。有关这些限制的更多信息,请参阅HubSpot 的产品与服务目录


添加文件

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 > 文档
  • 在右上角单击 "上传文件"。
  • 选择 文件的 导入源 。文件格式必须是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。


文件上传后,将出现在您的文件控制面板中。

请注意:由于文件是公开共享的,因此不应使用文件工具发送敏感或机密信息。

必要披露: 如果您使用 HubSpot 的文档工具,您使用该工具上传的文件将由 HubSpot 存储,并与您的 HubSpot 账户中的其他用户共享。

生成文件说明

请注意:要生成文档说明,您需要打开AI 设置

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 > 文档
  • 单击要创建说明的文档名称。
  • 单击 "立即添加",使用 Breeze breezeSingleStar

  • 点击右下角的Breeze 图标breezeSingleStar 。描述生成后,输入您想编辑的内容。
  • 单击保存。

与联系人共享文档

通过可共享链接或电子邮件模板与联系人共享文档。分享文档时,HubSpot 会自动应用 跟踪 功能,因此当联系人查看文档时,分享链接的用户会收到通知。您还可以要求收件人在查看文档前输入电子邮件地址。

请注意

  • 创建可共享链接后,文档将在互联网上公开。共享文档的 HubSpot 用户的名字、姓氏和电子邮件地址将显示在共享文档的右上角。
  • 如果您使用第三方信息服务(如 LinkedIn)发送可共享链接,每次发送都可能算作一次浏览。
  • 自 2024 年 11 月 13 日起,当您添加文档时,该文档将托管在hubspotdocuments.com。在该日期之前创建的现有 URL 将自动重定向到新域。

创建可共享链接

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 > 文档
  • 将鼠标悬停在文档名称上,然后单击操作 > 创建链接。或者,单击文档名称 ,然后单击右上角的创建链接 。
  • 在对话框中,在 "发送给谁? "字段中输入收件人的电子邮件地址。
  • 如果文档的 "打开数据隐私"切换按钮没有打开,要跟踪查看此文档的个人,请单击 "共享 "选项,然后单击 "打开 "切换按钮,打开 "需要电子邮件地址才能查看 文档 "开关。
    • 如果文档的 "打开数据隐私"切换已打开,则个人需要输入自己的电子邮件地址,并确认同意在查看文档前与我们联系。
  • 点击创建链接。

  • 单击 "复制 "复制文档链接,或单击 "撰写电子邮件 "发送带有联系人记录中文档链接的电子邮件。
生成链接时,它们会自动缩短为 hubs.ly URL,因为目前还不支持自定义域链接。您还可以使用 HubSpot Sales Chrome 浏览器扩展HubSpot Sales Outlook 桌面插件HubSpot Sales Office 365 加载项,从收件箱通过电子邮件发送文档链接。

在电子邮件模板中添加文件

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 > 模板
  • 单击模板名称。或创建一个新模板
  • 在模板编辑器底部,单击 "插入 "下拉菜单,然后选择 "文档"。
    • 单击文档 下拉菜单,选择要添加的文档。
    • 在链接显示文本字段 中,输入要显示的文档链接文本。
    • 要跟踪谁查看了文档,请选择 "查看文档需要电子邮件 "复选框。
    • 要在电子邮件正文中显示文件预览,请选择包含链接预览复选框。

  • 单击插入。

了解在序列中注册联系人时,如何在电子邮件模板中插入文档

HubSpot 如何跟踪文档打开情况?

分享文档时,HubSpot 会将打开的第一个文档与该联系人的电子邮件地址关联起来。该联系人的浏览器中将设置一个 cookie,如果他们查看从您的账户共享的其他文档,则无需输入他们的电子邮件地址。打开文档链接的其他联系人需要输入他们的电子邮件地址,除非他们之前查看过从您的账户共享的文档。如果禁用了 "查看文档需要电子邮件地址 "设置,则所有查看文档链接的联系人都不会被识别,除非他们之前曾输入电子邮件地址查看过同一账户共享的其他文档。

管理文件

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 > 文档
  • 在左上角,使用搜索栏 按名称查找文件,或使用 "所有者 "下拉菜单按文件所有者进行过滤。
  • 要将文档整理到 文件夹中,请选择要移动的文档旁边的复选框 ,然后单击表格顶部的 "移动到文件夹 "。在对话框中选择文件夹名称,然后单击 "移动"。
  • 要更改文档的共享对象,以便只有特定用户可以查看和使用文档,请将鼠标悬停在文档上,然后单击操作 > 管理共享。了解有关与用户和团队共享销售内容访问权限的更多信息。

  • 要查看单个文档的详细信息或编辑文档,请单击文档名称。
    • 要编辑文档标题,请单击editn 铅笔图标。输入新标题,然后单击保存。
    • 在文档标题下方,你可以打开或关闭特定文档的隐私和同意选项。遵守《通用数据保护条例》(GDPR)和其他隐私法需要在与联系人共享文档前对文档进行一些修改:

请注意: 虽然 HubSpot 具有这些功能,但您的法律团队才是针对您的具体情况提供合规建议的最佳资源。

      • 如果您在账户中打开了数据隐私设置,则默认情况下每个文档都会打开 "打开数据隐私" 切换, 但也可以单独关闭。启用此选项后,联系人必须同意通信和数据处理。当您共享文档时,将显示隐私和同意设置中的语言,并提示您是否同意一对一通讯订阅类型。隐私和同意文本将以浏览者的浏览器语言显示,但如果 HubSpot 无法检测浏览器语言,则文本将以您在账户设置中选择的语言显示。
      • 文档中的默认订阅类型是 "一对一 "交流。这是 HubSpot 账户的内部订阅类型。该默认订阅类型可在隐私和同意设置中更新,并将适用于新创建的文档。

请注意: 如果您在打开数据隐私设置之前上传了文档,则需要手动打开隐私和同意选项。

    • 在数据隐私设置下方,可查看文档创建的总链接数、访问者数和浏览数的概览。
    • 在文档详细信息下方的 "访问者 "表中,可以查看查看过您文档的联系人。将鼠标悬停在联系人姓名上并单击 "详细信息 ",即可查看他们与文档交互的具体信息。
    • 要替换现有文件,请单击右上角的重新上传 。
    • 选择 文件的 导入源 。文件格式必须是 .pptx、.pdf、.docx 或 .xlsx。 如果您在重新上传之前已经发送了文件链接,该链接将更新以显示新内容。
    • 要预览、下载或删除文档,请单击 "操作 "下拉菜单,然后选择 "预览"、"下载"或 "删除"。
    • 您可以在账户设置中自定义销售文档的品牌。了解如何编辑文档上显示的公司徽标、公司信息和默认颜色
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