ドキュメントをアップロードして共有する

必須の開示事項：HubSpotのドキュメントツールを使用する場合、このツールを使ってアップロードしたファイルはHubSpotに保存され、HubSpotアカウント内の他のユーザーと共有されます。

ドキュメントをコンタクトと共有する

共有可能なリンクを介して、またはEメールテンプレート内で、コンタクトとドキュメントを共有することができます。ドキュメントを共有すると、HubSpotによって自動的に トラッキング が適用されるため、コンタクトがドキュメントを閲覧したときに、ドキュメントの所有者に通知が届きます。また受信者に対し、コンテンツを表示する前にEメールアドレスを入力するように求めることもできます。

注：LinkedInなどのサードパーティーのメッセージングサービスを使用して共有可能なリンクを送信する場合、各送信がビューとして計数される場合があります。

共有可能なリンクを作成する

• HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［ドキュメント］の順に進みます。
• 文書名の上にカーソルを置き、「アクション」ドロップダウンメニューをクリックし、「リンクを作成」を選択します。または、ドキュメントの名前をクリックし、右上のリンク作成をクリックします。
• ダイアログボックスで、［誰にこれを送信しますか？］に受信者のEメールアドレスを入力します。
• ドキュメントのプライバシーと同意を有効にする（GDPR）トグルがになっていない場合このドキュメントを閲覧した個人を追跡するには、共有オプションをクリックし、トグルをクリック閲覧にEメールを要求する。 リクエスト］ をオンにします。
  • ドキュメントのEnable Privacy and Consent (GDPR)トグルがオンになっている場合、ドキュメントを閲覧するためにEメールを要求する機能はありません。

• ［リンクを作成］をクリックします。

• ［コピー］をクリックしてドキュメントリンクをコピーするか、［Eメールを作成］をクリックして、コンタクトのレコードのドキュメントリンクを含むEメールを送信します。

Eメールテンプレートにドキュメントを追加する

• HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］ > ［テンプレート］の順に進みます。
• 右上で、新規テンプレートをクリックするか、テンプレート名をクリックし、既存のテンプレートを編集します。
• テンプレートエディターの下部で、Insertドロップダウンメニューをクリックし、Documentを選択します。
  • Documentドロップダウンメニューをクリックし、追加するドキュメントを選択します。
  • リンク表示テキストフィールドに、ドキュメントリンクに表示するテキストを入力します。
  • 誰が閲覧したかを追跡するために、Require email to view documentチェックボックスを選択します。
  • Eメール本文に文書のプレビューを表示するには、「リンクプレビューを含む」チェックボックスを選択します。

• ［挿入］をクリックします。

コンタクトをシーケンスに登録する際に、Eメールテンプレートにドキュメントを挿入する方法について説明します。

HubSpotはどのようにドキュメントの開封をトラッキングしますか？

ドキュメントを共有すると、HubSpotは最初に開いたドキュメントをそのコンタクトのEメールに関連付けます。コンタクトのブラウザーでCookieが設定され、アカウントから共有された別のドキュメントを表示する場合、Eメールアドレスを入力する必要はありません。追加のコンタクトがドキュメントリンクを開く場合は、あなたのアカウントから共有されたドキュメントを以前に閲覧しているのでない限り、Eメールアドレスを入力する必要があります。Require email address to view document設定が無効の場合、ドキュメントリンクを閲覧するすべてのコンタクトは、同じアカウントから共有された別のドキュメントを閲覧するために以前にEメールを入力したことがない限り、IDを確認することはできません。

ドキュメントを管理する

• HubSpotアカウントにて、［セールス］ > ［ドキュメント］の順に進みます。
• 右上の検索バーを使用して名前でドキュメントを探すか、［所有者］ドロップダウンメニューを使用してドキュメント所有者を基準に絞り込みます。 
• フォルダー内のドキュメントを整理するには、移動するドキュメントの横にあるチェックボックスを選択して、テーブルの一番上にある［フォルダーに移動］をクリックします。ダイアログボックスで、フォルダー名を選択してから［移動］をクリックします。
• ドキュメントの表示と使用を特定のユーザーだけができるようにするようにドキュメントの共有対象ユーザーを変更するには、そのドキュメントにポインターを置いて［その他］ドロップダウンメニューをクリックし、［共有］を選択します。ユーザーやチームとセールスコンテンツへのアクセスを共有することについての詳細をご確認ください。
• 個別のドキュメントの詳細を表示する場合、またはドキュメントを編集する場合には、ドキュメント名をクリックします。
  
  • 文書のタイトルを編集するには、鉛筆のアイコンedit inをクリックします。新しいタイトルを入力し、［保存］をクリックします。

• • 文書のタイトルの下に、特定の文書のプライバシーと同意のオプションのオン/オフを切り替えることができます。一般データ保護規則 (GDPR)に準拠するには、コンタクトと共有する前に、ドキュメントに若干の変更を加える必要があります：

注：こうした機能はHubSpotに組み込まれていますが、状況に応じた最適なコンプライアンス上のアドバイスについては自社の法務部門にご相談ください。

• • • アカウントでGDPRをオンにしている場合、プライバシーと同意の有効化（GDPR）スイッチはデフォルトで各ドキュメントでオンになっていますが、個別にオフにすることができます。この機能を有効にすると、コンタクトはコミュニケーションとデータ処理に同意する必要があります。ドキュメントを共有すると、プライバシーと同意の設定の言語が表示され、お客様の一対一のコミュニケーション購読タイプへの同意を求めるプロンプトが含まれます。プライバシーと同意のテキストはブラウザー言語で表示されますが、HubSpotがブラウザー言語を検出できない場合、テキストはアカウント設定で選択した言語で表示されます。

• • • ドキュメントの既定の配信カテゴリー(サブスクリプションタイプ)は「1対1」のコミュニケーションです。これは、HubSpotアカウントの内部サブスクリプションタイプです。このデフォルトの購読タイプは、プライバシーと同意の設定で更新することができ、新しく作成されたドキュメントに適用されます。

注意： GDPR機能をオンにする前に文書をアップロードしていた場合、トグルをオンに切り替えてプライバシーと同意オプションを手動で有効にする必要があります。

• GDPR設定の下で、ドキュメントの総リンク作成数、訪問者数、閲覧数の概要を表示します。
• ドキュメントの詳細の下にある訪問者テーブルで、ドキュメントを閲覧したコンタクトのリストを表示します。その人の名前にカーソルを合わせ、詳細をクリックすると、その人と文書のやり取りに関する具体的な情報を見ることができます。
• 既存のドキュメントを置き換えるには、右上の「再アップロード」をクリックし、新しいファイルのソースを「 」から選択します。 ドロップダウン メニューから新しいファイルのソースを選択します。再アップロード前にドキュメントへのリンクを送信した場合、リンクは新しいコンテンツを表示するように更新されます。
  
  
• ドキュメントをプレビュー、ダウンロード、または削除するには、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［プレビュー］、［ダウンロード］、または［削除］を選択します。
• アカウント設定で、セールスドキュメントのブランディングをカスタマイズすることができます。会社ロゴ、会社情報、文書に表示されるデフォルトカラーを編集する方法について説明します。