ドキュメントをアップロードして共有する

必須の開示事項：HubSpotのドキュメントツールを使用する場合、このツールを使ってアップロードしたファイルはHubSpotに保存され、HubSpotアカウント内の他のユーザーと共有されます。

ドキュメントをコンタクトと共有する

共有可能なリンクを介して、またはEメールテンプレート内で、コンタクトとドキュメントを共有することができます。ドキュメントを共有すると、HubSpotによって自動的に トラッキング が適用されるため、コンタクトがドキュメントを閲覧したときに、ドキュメントの担当者に通知が届きます。また受信者に対し、コンテンツを表示する前にEメールアドレスを入力するように求めることもできます。

共有可能なリンクを作成する

• HubSpotアカウントにて、［セールス］＞［ドキュメント］の順に進みます。
• ドキュメント名の上にマウスポインターを置き、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックして、［リンクを作成］を選択します。または、ドキュメントの名前をクリックしてから、右上にある［リンクを作成］をクリックします。
• ダイアログボックスで、［誰にこれを送信しますか？］に受信者のEメールアドレスを入力します。
• ドキュメントの［プライバシーと同意（GDPR）を有効にする］切り替えがオンになっていない場合、このドキュメントの閲覧者をトラッキングするには、［共有オプション］をクリックしてから、［ドキュメントの閲覧にEメールアドレスをリクエスト］ リクエスト］ スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
  • ドキュメントの［プライバシーと同意（GDPR）を有効にする］切り替えがオンになっている場合、ユーザーがドキュメントを閲覧するには、Eメールアドレスを入力して連絡を受けることに同意する必要があります。

• ［リンクを作成］をクリックします。

• ［コピー］をクリックしてドキュメントリンクをコピーするか、［Eメールを作成］をクリックして、コンタクトのレコードのドキュメントリンクを含むEメールを送信します。

Eメールテンプレートにドキュメントを追加する

• HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］＞［テンプレート］の順に進みます。
• 右上にある［新規テンプレート］をクリックするか、テンプレート名をクリックして既存のテンプレートを編集します。
• テンプレートエディターの下部にある［挿入］ドロップダウンメニューをクリックし、［ドキュメント］を選択します。
  • ［ドキュメント］ドロップダウンメニューをクリックし、追加するドキュメントを選択します。
  • ［リンクの表示テキスト］フィールドに、ドキュメントリンクに表示するテキストを入力します。
  • ドキュメントの閲覧者をトラッキングするには、［ドキュメントを表示するにはEメールが必要です］チェックボックスをオンにします。
  • ドキュメントのプレビューをEメール本文に表示するには、［リンクのプレビューを含める］チェックボックスをオンにします。

• ［挿入］をクリックします。

シーケンスでコンタクトの登録時にEメールテンプレートにドキュメントを挿入する方法について詳細をご確認ください。

HubSpotはどのようにドキュメントの開封をトラッキングしますか？

ドキュメントを共有すると、HubSpotは最初のドキュメント開封をそのコンタクトのEメールアドレスに関連付けます。コンタクトのブラウザーでCookieが設定され、アカウントから共有された別のドキュメントを表示する場合、Eメールアドレスを入力する必要はありません。追加のコンタクトがドキュメントリンクを開く場合は、あなたのアカウントから共有されたドキュメントを以前に閲覧しているのでない限り、Eメールアドレスを入力する必要があります。［ドキュメントの閲覧にEメールアドレスをリクエスト］設定がオフになっている場合、同じアカウントから共有された別のドキュメントを表示するために以前Eメールアドレスを入力した場合を除き、そのドキュメントリンクを表示する全てのコンタクトが特定されることはありません。

ドキュメントを管理する

• HubSpotアカウントにて、［セールス］＞［ドキュメント］の順に進みます。
• 右上の検索バーを使用して名前でドキュメントを探すか、［所有者］ドロップダウンメニューを使用してドキュメント所有者を基準に絞り込みます。 
• フォルダー内のドキュメントを整理するには、移動するドキュメントの横にあるチェックボックスを選択して、テーブルの一番上にある［フォルダーに移動］をクリックします。ダイアログボックスで、フォルダー名を選択してから［移動］をクリックします。
• ドキュメントの表示と使用を特定のユーザーだけができるようにするようにドキュメントの共有対象ユーザーを変更するには、そのドキュメントにポインターを置いて［その他］ドロップダウンメニューをクリックし、［共有］を選択します。ユーザーやチームとセールスコンテンツへのアクセスを共有することについての詳細をご確認ください。
• 個別のドキュメントの詳細を表示する場合、またはドキュメントを編集する場合には、ドキュメント名をクリックします。
  
  • ドキュメントタイトルを編集するには、鉛筆アイコンedit inをクリックします。新しいタイトルを入力し、［保存］をクリックします。

• • ドキュメントタイトルの下で、特定のドキュメントのプライバシーと同意のオプションをオンまたはオフに切り替えることができます。一般データ保護規則（GDPR）を順守するため、ドキュメントをコンタクトと共有する前に、ドキュメントに若干の変更を加えます。

注：こうした機能はHubSpotに組み込まれていますが、状況に応じた最適なコンプライアンス上のアドバイスについては自社の法務部門にご相談ください。

• • • ご使用のアカウントでデータプライバシー設定が有効になっている場合、各ドキュメントでは［プライバシーと同意（GDPR）を有効にする］スイッチが既定でオンになりますが、これは個別にオフにすることができます。プライバシーと同意が有効になっている場合、コミュニケーションとデータ処理についてコンタクトから同意を得る必要があります。ドキュメントを共有すると、プライバシーと同意の設定の文言が表示され、1対1のコミュニケーション配信カテゴリーに同意するよう促すメッセージが組み込まれます。プライバシーと同意のテキストは閲覧者のブラウザーの言語で表示されますが、HubSpotがブラウザーの言語を検出できない場合、テキストはご使用のアカウント設定で選択されている言語で表示されます。

• • • ドキュメントの既定の配信カテゴリーは「1対1」のコミュニケーションです。これは、HubSpotアカウントの内部サブスクリプションタイプです。この既定の配信カテゴリーは、プライバシーと同意の設定で更新することができ、新しく作成されたドキュメントに適用されます。

注：データプライバシー設定をオンにする前に文書をアップロードしていた場合は、切り替えをオンにしてプライバシーと同意オプションを手動で有効にする必要があります。

• GDPR設定の下で、ドキュメントの作成されたリンク数、訪問者数、閲覧数の合計の概要を確認します。
• ドキュメントの詳細の下にある［訪問者］表で、ドキュメントを閲覧したコンタクトのリストを確認します。名前の上にマウスポインターを置いて［詳細］をクリックし、ドキュメントに対するコンタクトのインタラクションに関する具体的な情報を確認します。
• 既存のドキュメントを置換するには、右上にある［再アップロード］をクリックし、 ドロップダウン メニューから新しいファイルのソースを選択します。再アップロードの前にドキュメントへのリンクを送信すると、リンクが更新され、新しいコンテンツが表示されます。
  
  
• ドキュメントをプレビュー、ダウンロード、または削除するには、［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［プレビュー］、［ダウンロード］、または［削除］を選択します。
• アカウント設定で、セールスドキュメントのブランディングをカスタマイズできます。ドキュメントに表示される会社ロゴ、会社情報、既定の色を編集する方法について詳細をご確認ください。