Päivitetty viimeksi: 18 syyskuuta 2025
Saatavilla minkä tahansa seuraavan Tilauksen kanssa, paitsi jos toisin mainitaan:
Asiakirjat-työkalun avulla voit rakentaa koko tiimillesi sisällön kirjaston, johon voit ladata asiakirjoja ja jakaa niitä yhteystietojesi kanssa.
Ennen kuin aloitat
Ennen kuin aloitat työskentelyn tämän ominaisuuden kanssa, varmista, että ymmärrät täysin, mitkä vaiheet on tehtävä etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.
Vaatimusten ymmärtäminen
- Asiakirjojen lataaminen ja jakaminen edellyttää Myyntioikeuksia.
- Jos haluat ladata, tarkastella ja jakaa enemmän kuin viisi ensimmäistä tilille lisättyä asiakirjaa, sinun on täytettävä jokin seuraavista kriteereistä:
- Jos olet Sales- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjä, sinulla on oltava määritetty Sales Hub- tai Service Hub-paikka.
- Jos olet Sales- tai Service Hub Starter -tilin käyttäjä, sinulla on oltava määritetty Core-paikka.
- Jotta voit luoda asiakirjojen kuvauksia, sinun on otettava tekoälyasetukset käyttöön.
Ymmärrä rajoitukset ja näkökohdat
- Koska asiakirjat jaetaan julkisesti, asiakirjatyökalua ei tule käyttää arkaluonteisten tai luottamuksellisten tietojen lähettämiseen.
- Kun luot jaettavan linkin, asiakirja on julkisesti saatavilla internetissä. Asiakirjan jakavan HubSpot-käyttäjän etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite näkyvät jaetun asiakirjan oikeassa yläkulmassa.
- Seuranta otetaan käyttöön automaattisesti, kun jaat asiakirjan, paitsi kun lisäät asiakirjalinkkiä sähköpostimalliin. Siinä tapauksessa sinun on valittava Vaadi sähköpostia asiakirjan katseluun -valintaruutu , jotta voit seurata katseluja.
Asiakirjan lisääminen
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
- Valitse oikeassa yläkulmassa Lataa asiakirja.
- Valitse tiedostosi tuontilähde. Tiedostomuodon on oltava .pptx, .pdf, .docx tai .xlsx.
Kun asiakirja on ladattu, se näkyy asiakirjojen kojelaudalla.
Välttämätön ilmoitus: Jos käytät HubSpotin asiakirjatyökalua, HubSpot tallentaa tämän työkalun avulla lataamasi tiedostot ja jakaa ne muiden käyttäjien kanssa HubSpot-tililläsi.
Luo asiakirjan kuvaus
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
- Napsauta sen asiakirjan nimeä, jolle haluat luoda kuvauksen.
- Valitse yläreunassa Add it now with Breeze .
- Napsauta valintaikkunan oikeassa alakulmassa Breeze-kuvaketta. Kun kuvaus on luotu, muokkaa kuvausta tarpeen mukaan.
- Napsauta Tallenna.
Jaa asiakirja yhteystietojen kanssa
Jaa asiakirjoja yhteyshenkilöiden kanssa jaettavan linkin kautta tai sähköpostimallissa. HubSpot soveltaa automaattisesti seurantaa, kun jaat asiakirjan, joten linkin jakanut käyttäjä saa ilmoituksen, kun yhteyshenkilö katsoo asiakirjaa. Voit myös vaatia vastaanottajia syöttämään sähköpostiosoitteensa ennen asiakirjan katsomista.
Huom:
- Jos lähetät jaettavan linkin kolmannen osapuolen viestipalvelun, kuten LinkedInin, avulla, jokainen lähetys voidaan laskea katseluksi.
- 13. marraskuuta 2024 alkaen, kun lisäät asiakirjan, sitä isännöidään hubspotdocuments.com-sivustolla. Ennen kyseistä päivämäärää luodut nykyiset URL-osoitteet ohjautuvat automaattisesti uudelle verkkotunnukselle.
Luo jaettava linkki
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
- Vie hiiren kursori asiakirjan nimen päälle ja valitse Toiminnot ja valitse sitten Luo linkki. Tai napsauta asiakirjan nimeä ja valitse sitten Luo linkki oikeassa yläkulmassa.
- Kirjoita valintaikkunassa vastaanottajan sähköpostiosoite kenttään Kenelle lähetät tämän?
- Vastaanottajan asiakirjan näkymien seurantavaihtoehdot riippuvat asiakirjan tietosuoja-asetuksista:
- Jos asiakirjan Ota tietosuoja käyttöön -kytkin on pois päältä, kytke Vaadi sähköpostiosoite
asiakirjan katselua varten-kytkin päälle, jotta voit seurata vastaanottajien näkemyksiä. - Jos asiakirjan Ota tietosuoja käyttöön -vaihtoehto on päällä, vastaanottajan on annettava sähköpostiosoitteensa ja vahvistettava, että hän antaa suostumuksensa siihen, että häneen otetaan yhteyttä, ennen kuin hän voi tarkastella asiakirjaa.
- Jos asiakirjan Ota tietosuoja käyttöön -kytkin on pois päältä, kytke Vaadi sähköpostiosoite
- Napsauta Luo-linkkiä.
- Kopioi asiakirjalinkki napsauttamalla Kopioi tai lähetä sähköpostiviesti asiakirjalinkki sisältävän sähköpostiviestin lähettämiseksi yhteystietueesta napsauttamalla Laadi sähköpostiviesti .
Asiakirjan lisääminen sähköpostimalliin
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM >
Mallipohjat. - Napsauta mallin nimeä. Tai luo uusi malli.
- Napsauta mallieditorin alareunassa Insert (Lisää ) -pudotusvalikkoa ja valitse Document (Asiakirja).
- Napsauta Document (Asiakirja ) -pudotusvalikkoa ja valitse lisättävä asiakirja.
- Kirjoita Linkin näyttöteksti -kenttään asiakirjan linkkiä varten näytettävä teksti.
- Jos haluat seurata, kuka katsoo asiakirjaa, valitse Vaadi sähköpostiosoite asiakirjan katseluun -valintaruutu.
- Jos haluat näyttää asiakirjan esikatselun sähköpostin rungossa, valitse Sisällytä linkin esikatselu -valintaruutu.
- Napsauta Insert (Lisää).
Opi lisäämään asiakirja sähköpostimalliin, kun rekisteröit yhteystietojasi sarjaan.
Miten HubSpot seuraa asiakirjojen avauksia?
Kun jaat asiakirjan, HubSpot yhdistää ensimmäisen asiakirjan avaamisen kyseisen yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Yhteyshenkilön selaimeen asetetaan eväste, ja jos hän katsoo toista tililtäsi jaettua asiakirjaa, hänen ei tarvitse syöttää sähköpostiosoitettaan. Asiakirjalinkkiä avaavien muiden yhteyshenkilöiden on syötettävä sähköpostiosoitteensa, elleivät he ole aiemmin katsoneet tililtäsi jaettua asiakirjaa. Kun Vaadi sähköpostiosoite asiakirjan tarkastelua varten -asetus on pois käytöstä, kaikkia asiakirjalinkkiä tarkastelevia yhteyshenkilöitä ei tunnisteta, elleivät he ole aiemmin syöttäneet sähköpostiosoitettaan tarkastellakseen toista samalta tililtä jaettua asiakirjaa.
Asiakirjojen hallinta
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
- Käytä vasemmassa yläkulmassa olevaa hakupalkkia asiakirjan etsimiseen nimen perusteella tai suodata asiakirjan omistajan mukaan Owner-pudotusvalikon avulla.
- Jos haluat järjestää asiakirjat kansioon, valitse siirrettävien asiakirjojen vieressä olevat valintaruudut ja napsauta sitten taulukon yläosassa olevaa Siirrä kansioon -painiketta. Valitse valintaikkunassa kansion nimi ja valitse sitten Siirrä.
- Jos haluat muuttaa, kenelle asiakirja on jaettu niin, että vain tietyt käyttäjät voivat tarkastella ja käyttää asiakirjaa, siirrä hiiren kursori asiakirjan päälle ja valitse Toiminnot ja valitse sitten Hallitse jakamista. Lisätietoja myyntisisällön käyttöoikeuksien jakamisesta käyttäjille ja tiimeille.
Näytä ja muokkaa asiakirjojasi
Voit muokata yksittäistä asiakirjaa tai tarkastella asiakirjan tietoja:
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Asiakirjat.
- Napsauta asiakirjan nimeä.
Asiakirjan tiedot -sivulla:
- Voit muokata asiakirjan otsikkoa napsauttamalla -kynäkuvaketta. Kirjoita uusi otsikko ja napsauta sitten Tallenna.
- Voit muokata asiakirjan kuvausta napsauttamalla -kynäkuvaketta kuvauksen oikealla puolella. Muokkaa kuvausta valintaikkunassa ja napsauta sitten Tallenna.
- Asiakirjan otsikon ja kuvauksen alapuolella voit ottaa tietosuojan ja suostumuksen asetukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä tietyn asiakirjan kohdalla valitsemalla Ota tietosuoja käyttöön -vaihtoehdon . Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muiden tietosuojalakien noudattaminen edellyttää joitakin muutoksia asiakirjoihin, ennen kuin jaat ne yhteystietojesi kanssa:
Huomaa: vaikka nämä ominaisuudet ovat HubSpotissa, lakitiimisi on paras resurssi antamaan neuvoja sääntöjen noudattamisesta juuri sinun tilanteessasi.
-
- Jos tililläsi on tietosuoja-asetukset käytössä, Ota tietosuoja käyttöön -vaihtoehto on oletusarvoisesti päällä jokaisessa asiakirjassa, mutta sen voi kytkeä pois päältä yksilöllisesti. Kun tämä asetus on päällä, yhteystietojesi on annettava suostumus viestintään ja tietojenkäsittelyyn. Kun jaat asiakirjan, tietosuoja- ja suostumusasetusten kieli tulee näkyviin, ja siihen sisältyy kehotus suostumuksen antamisesta yhden henkilön viestinnän tilaustyypillesi. Tietosuoja- ja suostumusteksti näytetään katsojan selaimen kielellä, mutta jos HubSpot ei pysty tunnistamaan selaimen kieltä, teksti näytetään tilisi asetuksissa valitulla kielellä.
- Asiakirjojen tilaustyyppi on oletuksena "one-on-one"-viestintä. Tämä on HubSpot-tilisi sisäinen tilaustyyppi. Tämä oletustilaustyyppi voidaan päivittää tietosuoja- ja suostumusasetuksissasi, ja sitä sovelletaan äskettäin luotuihin asiakirjoihin.
Huomaa: jos olit ladannut asiakirjoja ennen tietosuoja-asetusten käyttöönottoa, sinun on otettava tietosuoja ja suostumus -vaihtoehto manuaalisesti käyttöön kytkemällä kytkin päälle.
- Tarkista tietosuoja-asetuksen alapuolelta asiakirjan luotujen linkkien, kävijöiden ja katselujen yhteismäärää koskevat tiedot.
- Tarkastele Kävijät-taulukossa yhteystietoja, jotka ovat katsoneet asiakirjaasi. Siirrä hiiren kursori heidän nimensä päälle ja valitse Tiedot nähdäksesi tarkat tiedot heidän vuorovaikutuksestaan asiakirjan kanssa.
- Asiakirjan korvaaminen:
- Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Re-Upload (Lataa uudelleen ) -painiketta.
- Napsauta Olemassa olevan asiakirjan päivittäminen voi aiheuttaa ristiriitaisuuksia katselutiedoissa -valintaikkunassa Vahvista.
- Valitse tiedoston tuontilähde. Tiedostomuodon on oltava .pptx, .pdf, .docx tai .xlsx. Jos olet aiemmin lähettänyt linkin asiakirjaan ennen uudelleenlatausta, linkki päivittyy näyttämään uuden sisällön.
- Voit esikatsella, ladata tai poistaa asiakirjan napsauttamalla pudotusvalikkoa Toiminnot ja valitsemalla sitten Esikatselu, Lataa tai Poista.
- Voit mukauttaa myyntiasiakirjan brändäystä tilisi asetuksissa. Opi muokkaamaan yrityksen logoa, yritystietoja ja asiakirjassa näkyviä oletusvärejä.