Ladda upp och dela dokument

Nödvändigt utlämnande: om du använder HubSpots dokumentverktyg lagras filer som du laddar upp med hjälp av detta verktyg av HubSpot och delas med andra användare i ditt HubSpot-konto.

Skapa en dokumentbeskrivning

Observera: för att generera en dokumentbeskrivning måste du aktivera AI-inställningar.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Dokument.
• Klicka på namnet på det dokument som du vill skapa en beskrivning för.
• Klicka på Lägg till det nu med Breeze breezeSingleStar.

• Längst ner till höger klickar du på Breeze-ikonenbreezeSingleStar. När beskrivningen har skapats kan du göra de ändringar du vill.
• Klicka på Spara.

Dela ett dokument med kontakter

Dela dokument med kontakter via en delbar länk eller i en e-postmall. HubSpot tillämpar automatiskt spårning när du delar ett dokument, så att den användare som delade länken får ett meddelande när en kontakt visar dokumentet. Du kan också kräva att mottagarna anger sin e-postadress innan de kan visa dokumentet.

Skapa en delbar länk

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Dokument.
• Håll muspekaren över dokumentnamnet och klicka på Åtgärder > Skapa länk. Eller klicka på dokumentets namn och klicka sedan på länken Skapa uppe till höger.
• I dialogrutan anger du mottagarens e-postadress i fältet Vem skickar du det här till?
• Om du vill spåra de personer som visar dokumentet klickar du på Dela alternativ och sedan på alternativet Kräv e-postadressför att visa dokumentet för att spåra de personer som visar dokumentet, om dokumentets alternativ Slå på datasekretess inte är aktiverat.
  • Om dokumentets funktion Slå på datasekretess är aktiverad måste personerna ange sin e-postadress och bekräfta att de ger sitt samtycke till att bli kontaktade innan de kan visa dokumentet.

• Klicka på länken Skapa.

• Klicka på Kopiera för att kopiera dokumentlänken eller klicka på Skriv e-post för att skicka ett e-postmeddelande med dokumentlänken från kontaktens post.

Lägga till ett dokument i en e-postmall

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Mallar.
  
• Klicka på namnet på en mall. Eller skapa en ny mall.
• Klicka på rullgardinsmenyn Infoga längst ned i mallredigeraren och välj sedan Dokument.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Dokument och välj ett dokument att lägga till.
  • I fältet Text för länkvisning anger du den text som ska visas för dokumentlänken.
  • Om du vill spåra vem som visar dokumentet markerar du kryssrutan Kräv e-post för att visa dokumentet.
  • Om du vill visa en förhandsgranskning av dokumentet i e-postens brödtext markerar du kryssrutan Inkludera förhandsgranskning av länk.

• Klicka på Infoga.

Lär dig hur du infogar ett dokument i en e-postmall när du registrerar dina kontakter i en sekvens.

Hur spårar HubSpot dokumentöppningar?

När du delar ett dokument associerar HubSpot det första dokumentet som öppnas med e-postadressen till den kontakten. En cookie kommer att sättas i kontaktens webbläsare och om de visar ett annat dokument som delats från ditt konto behöver de inte ange sin e-postadress. Ytterligare kontakter som öppnar dokumentlänken måste ange sin e-postadress om de inte tidigare har tittat på ett dokument som delats från ditt konto. När inställningen Kräv e-postadress för att visa dokument är inaktiverad kommer alla kontakter som visar dokumentlänken inte att identifieras om de inte tidigare har angett sin e-postadress för att visa ett annat dokument som delats från samma konto.

Hantera ditt dokument

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Dokument.
• Uppe till vänster kan du använda sökfältet för att söka efter ett dokument efter namn eller filtrera efter dokumentets ägare med hjälp av rullgardinsmenyn Ägare .
• Om du vill organisera dokumenten i en mapp markerar du kryssrutorna bredvid de dokument som ska flyttas och klickar sedan på Flytta till mapp längst upp i tabellen. Välj mappnamn i dialogrutan och klicka sedan på Flytta.
• Om du vill ändra vem dokumentet delas med så att endast vissa användare kan visa och använda dokumentet håller du muspekaren över dokumentet och klickar på Åtgärder > Hantera delning. Läs mer om hur du delar åtkomst till försäljningsinnehåll med dina användare och team.

• Om du vill visa information om ett enskilt dokument eller redigera dokumentet klickar du på dokumentnamnet.
  
  • Om du vill redigera dokumenttiteln klickar du på pennikonen på editn. Ange en ny titel och klicka sedan på Spara.

• • Under dokumenttiteln kan du slå på eller av sekretess- och samtyckesalternativen för ett visst dokument. För att följa dataskyddsförordningen (GDPR) och andra sekretesslagar måste du göra vissa ändringar i dina dokument innan du delar dem med dina kontakter:

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot, är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• • • Om du har aktiverat inställningar för datasekretess i ditt konto är reglaget Slå på datasekretess aktiverat som standard för varje dokument, men det kan stängas av på individuell basis. När detta är aktiverat måste dina kontakter ge sitt samtycke till kommunikation och databehandling. När du delar ett dokument visas språket från dina inställningar för sekretess och samty cke, inklusive en fråga om samtycke till din prenumerationstyp för en-till-en-kommunikation. Texten om sekretess och samtycke kommer att visas på tittarens webbläsarspråk, men om HubSpot inte kan upptäcka webbläsarspråket kommer texten att visas på det språk som valts i dina kontoinställningar.

• • • Standardabonnemangstypen i dokument är "en-mot-en"-kommunikation. Detta är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto. Denna standardabonnemangstyp kan uppdateras i dina sekretess- och samtyckesinställningar och kommer att gälla för nyskapade dokument.

Observera: Om du hade laddat upp dokument innan du aktiverade dataskyddsinställningarna måste du manuellt aktivera alternativet för sekretess och samtycke genom att slå på knappen.

• • Under inställningen för datasekretess visas en översikt över dokumentets totala antal skapade länkar, besökare och visningar.
  • Under dokumentinformationen, i tabellen Besökare , visas kontakter som har tittat på ditt dokument. Håll muspekaren över deras namn och klicka på Detaljer för att visa specifik information om deras interaktion med dokumentet.
  • Om du vill ersätta det befintliga dokumentet klickar du på Ladda upp igen uppe till höger.
  • Välj importkälla för din fil. Filformatet måste vara .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Om du tidigare har skickat en länk till dokumentet innan du laddade upp det på nytt uppdateras länken så att det nya innehållet visas.
  • Om du vill förhandsgranska, ladda ner eller ta bort dokumentet klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Förhandsgranska, Ladda ner eller Ta bort.
  • Du kan anpassa varumärket för ditt försäljningsdokument i dina kontoinställningar. Läs om hur du redigerar företagslogotypen, företagsinformationen och standardfärgerna som visas i ditt dokument.