Ladda upp och dela dokument

Nödvändigt avslöjande: Om du använder HubSpot's dokumentverktyg lagras filer som du laddar upp med detta verktyg av HubSpot och delas med andra användare på ditt HubSpot-konto.

Dela dokumentet med dina kontakter

Du kan dela dokument med kontakter via en delbar länk eller i en e-postmall. HubSpot tillämpar automatiskt spårning när du delar ett dokument, så att dokumentets ägare får ett meddelande när en kontakt tittar på dokumentet. Du kan också kräva att mottagarna anger sin e-postadress innan de kan visa innehållet.

Observera att om du skickar en länk som kan delas med hjälp av en tredje parts meddelandetjänst, till exempel LinkedIn, kan varje sändning räknas som en visning.

Skapa en länk som kan delas

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Dokument.
• Håll muspekaren över dokumentnamnet och klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder , välj sedan Skapa länk. Eller klicka på dokumentets namn och klicka sedan på Skapa länk uppe till höger.
• I dialogrutan anger du mottagarens e-postadress i fältet Vem skickar du det här till? .
• Om GDPR-funktionen är aktiverad på ditt konto kan du spåra vilka personer som tittar på det här dokumentet genom att klicka på Dela alternativ och sedan klicka på för att aktivera funktionen Kräv e-postadress för att visa dokumentet .

• Klicka på Skapa länk.

• Klicka på Kopiera för att kopiera dokumentlänken eller klicka på Skriv ett e-postmeddelande för att skicka ett e-postmeddelande med dokumentlänken från kontaktens post.

Lägg till ett dokument i en e-postmall

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Konversationer > Mallar.
• Klicka på Ny mall uppe till höger eller klicka på ett mallnamn för att redigera en befintlig mall.
• Längst ner i mallredigeraren klickar du pårullgardinsmenyn Infoga ochväljer sedan Dokument.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Dokument och välj ett dokument att lägga till.
  • Ange den text som ska visas för dokumentlänken i fältet Text för länkvisning .
  • Om du vill spåra vem som tittar på dokumentet markerar du kryssrutan Kräver e-post för att visa dokumentet .
  • Om du vill visa en förhandsgranskning av dokumentet i e-postmeddelandet markerar du kryssrutan Inkludera förhandsgranskning av länken.

• Klicka på Infoga.

Lär dig hur du infogar ett dokument i en e-postmall när du registrerar dina kontakter i en sekvens.

Hur spårar HubSpot öppnade dokument?

När du delar ett dokument associerar HubSpot det första dokumentet som öppnas med kontaktpersonens e-postadress. En cookie kommer att ställas in i kontaktpersonens webbläsare och om de tittar på ett annat dokument som delas från ditt konto behöver de inte ange sin e-postadress. Ytterligare kontakter som öppnar dokumentlänken måste ange sin e-postadress om de inte tidigare har tittat på ett dokument som delats från ditt konto. När inställningen Kräver e-postadress för att visa dokument är inaktiverad identifieras inte alla kontakter som visar dokumentlänken om de inte tidigare har angett sin e-postadress för att visa ett annat dokument som delats från samma konto.

Hantera ditt dokument

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Dokument.
• Använd sökfältet uppe till höger för att söka efter ett dokument efter namn eller filtrera efter dokumentets ägare med hjälp av rullgardinsmenyn Ägare .
• Om du vill organisera dina dokument i en mapp markerar du kryssrutorna bredvid de dokument som ska flyttas och klickar sedan på Flytta till mapp högst upp i tabellen. Välj mappnamnet i dialogrutan och klicka sedan på Flytta.
• Om du vill ändra vem dokumentet delas med, så att endast vissa användare kan visa och använda dokumentet, håller du muspekaren över dokumentet och klickar på rullgardinsmenyn Mer och väljer sedan Dela. Läs mer om hur du delar åtkomst till försäljningsinnehåll med dina användare och team.
• Om du vill visa information om ett enskilt dokument eller redigera dokumentet klickar du på dokumentets namn.
  
  • Om du vill redigera dokumentets titel klickar du på pennikonen redigera i. Ange en ny titel och klicka sedan på Spara.

• • Under titeln på dokumentet kan du aktivera eller inaktivera alternativ för sekretess och samtycke för ett visst dokument. Attfölja GDPR ( General Data Protection Regulation) innebär att du måste göra några små ändringar i dina dokument innan du delar dem med dina kontakter :

Observera: Även om dessa funktioner finns i HubSpot är din juridiska avdelning den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• • • Om du har GDPR aktiverat på ditt kontoär knappen Aktivera sekretess och samtycke (GDPR )aktiverad som standard för varje dokument, men kan stängas av på individuell basis. Med detta aktiverat måste dina kontakter ge sitt samtycke till kommunikation och databehandling. När du delar ett dokument visas språket från dina inställningar för sekretess och samtyckeoch innehåller en uppmaning om samtycke till din prenumerationstyp för en-till-en-kommunikation.Texten om sekretess och samtycke kommer att visas i betraktarens webbläsarspråk, men om HubSpot inte kan upptäcka webbläsarspråket kommer texten att visas på det språk som valts i dina kontoinställningar.

• • • Standardprenumerationstypen i dokumenten är "enskild" kommunikation. Detta är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto. Denna standardprenumerationstyp kan uppdateras i dina inställningar för sekretess och samtycke och kommer att gälla för nyskapade dokument.

Observera: Om du har laddat upp dokument innan du aktiverade GDPR-funktionen måste du manuellt aktivera alternativet för sekretess och samtycke genom att aktivera växeln.

• Under GDPR-inställningen visas en översikt över dokumentets totala antal skapade länkar, besökare och visningar.
• Under dokumentinformationen, i tabellen Besökare , visas en lista över kontakter som har tittat på dokumentet. Håll muspekaren över deras namn och klicka på Detaljer för att visa specifik information om deras interaktion med dokumentet.
• Om du vill ersätta det befintliga dokumentet klickar du på Återuppladdning i övre högra hörnet och väljer sedan källan till den nya filen i rullgardinsmenyn . Om du skickade en länk till dokumentet innan du laddade upp det på nytt kommer länken att uppdateras så att det nya innehållet visas.
  
  
• Om du vill förhandsgranska, ladda ner eller ta bort dokumentet klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Förhandsgranska, Ladda ner eller Ta bort.
• Du kan anpassa varumärket för ditt försäljningsdokument i dina kontoinställningar. Lär dig hur du redigerar företagets logotyp, företagsinformation och standardfärger som visas i dokumentet.