Ladda upp och dela dokument

Nödvändigt utlämnande: om du använder HubSpots verktyg för dokument lagras filer som du laddar upp med hjälp av detta verktyg av HubSpot och delas med andra användare i ditt HubSpot-konto.

Skapa en dokumentbeskrivning

Observera: för att generera en dokumentbeskrivning måste du aktivera AI-inställningar.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Dokument.
• Klicka på namnet på det dokument som du vill skapa en beskrivning för.
• Klicka på Lägg till det nu med Breeze breezeSingleStar.

• Längst ner till höger klickar du på Breeze-ikonenbreezeSingleStar. När beskrivningen har genererats kan du göra de ändringar du vill göra.
• Klicka på Spara.

Dela ett dokument med kontakter

Dela dokument med kontakter via en delbar länk eller i en e-postmall. HubSpot tillämpar automatiskt spårning när du delar ett dokument, så den användare som delade länken kommer att få ett meddelande när en kontakt visar dokumentet. Du kan också kräva att mottagarna anger sin e-postadress innan de kan visa dokumentet.

Skapa en delbar länk

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Dokument.
• Håll muspekaren över dokumentets namn och klicka på Åtgärder > Skapa länk. Eller klicka på dokumentets namn och klicka sedan på länken Skapa uppe till höger.
• I dialogrutan anger du mottagarens e-postadress i fältet Vem skickar du det här till?
• Om dokumentets växlingsknapp Slå på datasekretess inte är aktiverad kan du spåra de personer som visar dokumentet genom att klicka på Dela alternativ och sedan klicka på växla Kräv e-postadress föratt visa dokument slå på.
  • Om dokumentets funktion Slå på datasekretess är aktiverad måste personerna ange sin e-postadress och bekräfta att de samtycker till att bli kontaktade innan de kan visa dokumentet.

• Klicka på länken Skapa.

• Klicka på Kopiera för att kopiera dokumentlänken eller klicka på Kompositera e-post för att skicka ett e-postmeddelande med dokumentlänken från kontaktens post.

Lägga till ett dokument i en e-postmall

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Mallar.
  
• Klicka på namnet på en mall. Du kan också skapa en ny mall.
• Längst ner i mallredigeraren klickar du på rullgardinsmenyn Infoga och väljer sedan Dokument.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Dokument och välj ett dokument att lägga till.
  • I fältet Text för länkvisning anger du den text som ska visas för dokumentlänken.
  • Om du vill spåra vem som visar dokumentet markerar du kryssrutan Kräv e-post för att visa dokumentet.
  • Om du vill visa en förhandsgranskning av ditt dokument i e-postens brödtext markerar du kryssrutan Inkludera förhandsgranskning av länk.

• Klicka på Infoga.

Lär dig hur du infogar ett dokument i en e-postmall när du registrerar dina kontakter i en sekvens.

Hur spårar HubSpot dokumentöppningar?

När du delar ett dokument associerar HubSpot det första dokumentet som öppnas med e-postadressen till den kontakten. En cookie kommer att sättas i kontaktens webbläsare och om de visar ett annat dokument som delas från ditt konto behöver de inte ange sin e-postadress. Ytterligare kontakter som öppnar dokumentlänken måste ange sin e-postadress om de inte tidigare har tittat på ett dokument som delats från ditt konto. När inställningen Kräv e-postadress för att visa dokument är inaktiverad kommer alla kontakter som visar dokumentlänken inte att identifieras om de inte tidigare har angett sin e-postadress för att visa ett annat dokument som delats från samma konto.

Hantera dina dokument

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Bibliotek > Dokument.
• Använd sökfältet uppe till vänster för att leta upp ett dokument efter namn, eller filtrera efter dokumentets ägare med hjälp av rullgardinsmenyn Ägare .
• Om du vill organisera dokumenten i en mapp markerar du kryssrutorna bredvid de dokument som ska flyttas och klickar sedan på Flytta till mapp längst upp i tabellen. Välj mappnamn i dialogrutan och klicka sedan på Flytta.
• Om du vill ändra vem dokumentet delas med så att endast vissa användare kan visa och använda dokumentet, håller du muspekaren över dokumentet och klickar på Dokument > Hantera delning. Läs mer om hur du delar åtkomst till säljinnehåll med dina användare och team.

• Om du vill visa detaljer om ett enskilt dokument eller redigera dokumentet klickar du på dokumentnamnet.
  
  • Om du vill redigera dokumentets titel klickar du på pennikonen på editn. Ange en ny titel och klicka sedan på Spara.

• • Under dokumentets titel kan du slå på eller av alternativen för sekretess och samtycke för ett visst dokument. För att följa dataskyddsförordningen (GDPR) och andra sekretesslagar måste du göra vissa ändringar i dina dokument innan du delar dem med dina kontakter:

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot, är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

• • • Om du har dataskyddsinställningar aktiverade i ditt konto är reglaget Turn on data privacy aktiverat som standard för varje dokument, men kan stängas av på individuell basis. När detta är aktiverat måste dina kontakter ge sitt samtycke till kommunikation och databehandling. När du delar ett dokument visas språket från dina inställningar för sekretess och samty cke och inkluderar en uppmaning om samtycke till din prenumerationstyp för en-till-en-kommunikation. Texten om sekretess och samtycke kommer att visas på tittarens webbläsarspråk, men om HubSpot inte kan upptäcka webbläsarspråket kommer texten att visas på det språk som valts i dina kontoinställningar.

• • • Standardabonnemangstypen i dokument är "en-mot-en"-kommunikation. Detta är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto. Denna standardprenumerationstyp kan uppdateras i dina sekretess- och samtyckesinställningar och kommer att gälla för nyskapade dokument.

Observera: Om du hade laddat upp dokument innan du aktiverade sekretessinställningarna måste du manuellt aktivera alternativet för sekretess och samtycke genom att slå på reglaget.

• • Under inställningen för datasekretess visas en översikt över dokumentets totala antal skapade länkar, besökare och visningar.
  • Under dokumentinformationen, i tabellen Besökare , visas kontakter som har tittat på ditt dokument. Håll muspekaren över deras namn och klicka på Detaljer för att visa specifik information om deras interaktion med dokumentet.
  • Om du vill ersätta det befintliga dokumentet klickar du på Ladda upp igen längst upp till höger.
  • Välj importkälla för din fil. Filformatet måste vara .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Om du tidigare har skickat en länk till dokumentet innan du laddar upp det på nytt, uppdateras länken så att det nya innehållet visas.
  • Om du vill förhandsgranska, ladda ner eller ta bort dokumentet klickar du på rullgardinsmenyn Dokument och väljer sedan Förhandsgranska, Ladda ner eller Ta bort.
  • Du kan anpassa varumärkesprofileringen för ditt försäljningsdokument i dina kontoinställningar. Läs om hur du redigerar företagslogotypen, företagsinformationen och standardfärgerna som visas på ditt dokument.