Ladda upp och dela dokument

Nödvändigt utlämnande: om du använder HubSpots dokumentverktyg lagras filer som du laddar upp med detta verktyg av HubSpot och delas med andra användare i ditt HubSpot-konto.

Dela ditt dokument med kontakter

Du kan dela dokument med kontakter via en delbar länk eller i en e-postmall. HubSpot tillämpar automatiskt spårning när du delar ett dokument, så att dokumentets ägare får ett meddelande när en kontakt visar dokumentet. Du kan också kräva att mottagarna anger sin e-postadress innan de kan se innehållet.

Observera: Om du skickar en delbar länk via en meddelandetjänst från tredje part, t.ex. LinkedIn, kan varje sändning räknas som en visning.

Skapa en länk som kan delas

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Dokument.
• Håll muspekaren över dokumentnamnet och klicka på Åtgärder i rullgardinsmenyn och välj sedan Skapa länk. Du kan också klicka på dokumentnamnet och sedan klicka på Skapa länk uppe till höger.
• I dialogrutan anger du mottagarens e-postadress i fältet Vem skickar du detta till?
• Om kryssrutan Aktivera sekretess och samtycke (GDPR) inte är aktiverad i dokumentet kan du spåra de personer som visar dokumentet genom att klicka på Dela alternativ och sedan klicka för att aktivera kryssrutan Kräv e-postadress för att visa dokumentet .
  • Om kryssrutan Aktivera sekretess och samtycke (GDPR) är aktiverad måste personerna ange sin e-postadress och bekräfta att de samtycker till att bli kontaktade innan de kan se dokumentet.

• Klicka på Skapa länk.

• Klicka på Kopiera för att kopiera dokumentlänken, eller klicka på Skriv e-post för att skicka ett e-postmeddelande med dokumentlänken från kontaktens post.

Lägga till ett dokument i en e-postmall

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Konversationer > Mallar.
• Klicka på Ny mall längst upp till höger, eller klicka på ett mallnamn för att redigera en befintlig mall.
• Längst ner i mallredigeraren klickar du på rullgardinsmenyn Infoga och väljer sedan Dokument.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Dokument och välj ett dokument att lägga till.
  • I fältet Text för länkvisning anger du den text som ska visas för dokumentlänken.
  • Om du vill spåra vem som visar dokumentet markerar du kryssrutan Kräv e-post för att visa dokumentet .
  • Om du vill visa en förhandsgranskning av ditt dokument i e-posttexten markerar du kryssrutan Inkludera förhandsgranskning av länk.

• Klicka på Infoga.

Lär dig hur du infogar ett dokument i en e-postmall när du registrerar dina kontakter i en sekvens.

Hur spårar HubSpot öppningar av dokument?

När du delar ett dokument associerar HubSpot det första öppna dokumentet med e-postadressen för den kontakten. En cookie sparas i kontaktens webbläsare och om de visar ett annat dokument som delats från ditt konto behöver de inte ange sin e-postadress. Ytterligare kontakter som öppnar dokumentlänken måste ange sin e-postadress om de inte tidigare har visat ett dokument som delats från ditt konto. När inställningen Kräv e-postadress för att visa dokument är inaktiverad kommer alla kontakter som visar dokumentlänken inte att identifieras om de inte tidigare har angett sin e-postadress för att visa ett annat dokument som delats från samma konto.

Hantera ditt dokument

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Dokument.
• Använd sökfältet längst upp till höger för att söka efter ett dokument efter namn, eller filtrera efter dokumentets ägare med hjälp av rullgardinsmenyn Ägare .
• Om du vill organisera dokumenten i en mapp markerar du kryssrutorna bredvid de dokument som ska flyttas och klickar sedan på Flytta till mapp högst upp i tabellen. Välj mappnamn i dialogrutan och klicka sedan på Flytta.
• Om du vill ändra vem dokumentet ska delas med så att bara vissa användare kan visa och använda dokumentet håller du muspekaren över dokumentet, klickar på rullgardinsmenyn Mer och väljer sedan Dela. Läs mer om hur du delar åtkomst till försäljningsinnehåll med dina användare och team.
• Om du vill visa information om ett enskilt dokument eller redigera dokumentet klickar du på dokumentnamnet.
  
  • Om du vill redigera dokumentets titel klickar du på pennikonen edit in. Ange en ny titel och klicka sedan på Spara.

• • Under dokumenttiteln kan du aktivera eller avaktivera sekretess- och samtyckesalternativen för ett visst dokument. För att följa den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) måste du göra några små ändringar i dina dokument innan du delar dem med dina kontakter:

Observera: även om dessa funktioner finns i HubSpot är din juridiska avdelning den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad i din specifika situation.

• • • Om du har aktiverat GDPR i ditt konto är knappen Aktivera integritet och samtycke (GDPR) aktiverad som standard för varje dokument, men kan stängas av på individuell basis. Med detta aktiverat måste dina kontakter ge sitt samtycke till kommunikation och databehandling. När du delar ett dokument visas språket från dina inställningar för sekretess och samtycke och inkluderar en uppmaning om samtycke till din prenumerationstyp för en-till-en-kommunikation. Texten om sekretess och samtycke visas på det språk som användaren använder i sin webbläsare, men om HubSpot inte kan identifiera webbläsarens språk visas texten på det språk som valts i dina kontoinställningar.

• • • Den förvalda prenumerationstypen i dokument är "one-on-one" kommunikation. Detta är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto. Denna standardprenumerationstyp kan uppdateras i dina sekretess- och samtyckesinställningar och kommer att gälla för nyskapade dokument.

Observera: Om du har laddat upp dokument innan du aktiverade GDPR-funktionen måste du manuellt aktivera alternativet för integritet och samtycke genom att slå på knappen.

• Under GDPR-inställningen kan du se en översikt över dokumentets totala antal skapade länkar, besökare och visningar.
• Under dokumentinformationen, i tabellen Besökare , visas en lista över kontakter som har tittat på ditt dokument. Håll muspekaren över deras namn och klicka på Detaljer för att visa specifik information om deras interaktion med dokumentet.
• Om du vill ersätta det befintliga dokumentet klickar du på Ladda upp igen längst upp till höger och väljer sedan källan till den nya filen i rullgardinsmenyn . Om du skickade en länk till dokumentet innan du laddade upp det igen kommer länken att uppdateras så att det nya innehållet visas.
  
  
• För att förhandsgranska, ladda ner eller ta bort ditt dokument klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Förhandsgranska, Ladda ner eller Ta bort.
• Du kan anpassa varumärket för ditt försäljningsdokument i dina kontoinställningar. Lär dig hur du redigerar företagslogotypen, företagsinformationen och standardfärgerna som visas i ditt dokument.