อัพโหลดและแชร์เอกสาร

การเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็น: หากคุณใช้เครื่องมือเอกสารของ HubSpot ไฟล์ที่คุณอัปโหลดโดยใช้เครื่องมือนี้จะถูกจัดเก็บโดย HubSpot และแชร์กับผู้ใช้รายอื่นในบัญชี HubSpot ของคุณ

สร้างคำอธิบายเอกสาร

โปรดทราบ: ในการสร้างคำอธิบายเอกสารคุณต้องเปิดการตั้งค่า AI

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ไลบรารี > เอกสาร
• คลิกชื่อเอกสารที่คุณต้องการสร้างคำอธิบาย
• คลิกเพิ่มเลยด้วย breezeSingleStar breezeSingleStar

• ที่ด้านล่างขวาให้คลิกไอคอนบรีซbreezeSingleStar breezeSingleStar หลังจากสร้างคำอธิบายแล้วให้ป้อนการแก้ไขที่คุณต้องการ
• คลิก บันทึก

แชร์เอกสารกับผู้ติดต่อ

แชร์เอกสารกับผู้ติดต่อผ่านลิงก์ที่แชร์ได้หรือภายในเทมเพลตอีเมล HubSpot จะใช้ การติดตาม โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณแชร์เอกสารดังนั้นผู้ใช้ที่แชร์ลิงก์จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้ติดต่อดูเอกสาร นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดให้ผู้รับป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาก่อนที่จะดูเอกสาร

สร้างลิงค์ที่แชร์ได้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ไลบรารี > เอกสาร
• วางเมาส์เหนือชื่อเอกสารแล้วคลิกการดำเนินการ > สร้างลิงก์ หรือคลิกชื่อเอกสารแล้วคลิกสร้างลิงก์ที่มุมขวาบน
• ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่องคุณกำลังส่งไปยังใคร?
• หากไม่ได้เปิดสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในเอกสารหากต้องการติดตามบุคคลที่ดูเอกสารนี้ให้คลิกตัวเลือกการแชร์จากนั้นคลิกเพื่อเปิดสวิตช์ต้องการที่อยู่อีเมลเพื่อดู การเปิดสวิตช์ เอกสาร
  • หากเปิดสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในเอกสารบุคคลเหล่านั้นจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลและยืนยันว่าให้ความยินยอมในการติดต่อก่อนจึงจะสามารถดูเอกสารได้

• คลิกสร้างลิงก์

• คลิกคัดลอกเพื่อคัดลอกลิงก์เอกสารหรือคลิกเขียนอีเมลเพื่อส่งอีเมลพร้อมลิงก์เอกสารจากบันทึกของผู้ติดต่อ

เพิ่มเอกสารลงในเทมเพลตอีเมล

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ไลบรารี > เทมเพลต
  
• คลิกชื่อเทมเพลต หรือสร้างเทมเพลตใหม่ 
• ที่ด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขเทมเพลตให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงแทรกจากนั้นเลือก เอกสาร
  • คลิ กเมนูดรอปดาวน์เอกสารและเลือกเอกสารที่จะเพิ่ม
  • ในฟิลด์ข้อความที่แสดงลิงก์ให้ป้อนข้อความที่จะแสดงสำหรับลิงก์เอกสาร
  • หากต้องการติดตามว่าใครดูเอกสารให้เลือกช่องทำเครื่องหมายต้องใช้อีเมลเพื่อดูเอกสาร
  • หากต้องการแสดงตัวอย่างเอกสารของคุณในเนื้อหาอีเมลให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวมตัวอย่างลิงก์

• คลิก แทรก

เรียนรู้วิธีแทรกเอกสารลงในเทมเพลตอีเมลเมื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อของคุณตามลำดับ

เอกสารการติดตาม HubSpot เปิดขึ้นได้อย่างไร

เมื่อคุณแชร์เอกสาร HubSpot จะเชื่อมโยงเอกสารแรกที่เปิดกับที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อนั้น คุกกี้จะถูกตั้งค่าในเบราว์เซอร์ของผู้ติดต่อและหากพวกเขาดูเอกสารอื่นที่แชร์จากบัญชีของคุณพวกเขาจะไม่ต้องป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขา ผู้ติดต่อเพิ่มเติมที่เปิดลิงก์เอกสารจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาเว้นแต่ว่าพวกเขาจะดูเอกสารที่แชร์จากบัญชีของคุณก่อนหน้านี้ เมื่อที่อยู่อีเมลที่ต้องการเพื่อดูการตั้งค่าเอกสารถูกปิดใช้งานผู้ติดต่อทั้งหมดที่ดูลิงก์เอกสารจะไม่ได้รับการระบุเว้นแต่ว่าพวกเขาได้ป้อนอีเมลของพวกเขาก่อนหน้านี้เพื่อดูเอกสารอื่นที่แชร์จากบัญชีเดียวกัน

จัดการเอกสารของคุณ

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ ไลบรารี > เอกสาร
• ที่ด้านบนซ้ายให้ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาเอกสารตามชื่อหรือกรองตามเจ้าของเอกสารโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงของ เจ้าของ  
• ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากเอกสารที่จะย้ายจากนั้นคลิกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ด้านบนของตาราง ในกล่องโต้ตอบให้เลือกชื่อโฟลเดอร์จากนั้นคลิกย้าย
• หากต้องการเปลี่ยนว่าจะแชร์เอกสารกับใครเพื่อให้ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถดูและใช้เอกสารได้ให้เลื่อนเมาส์ไปที่เอกสารแล้วคลิกการดำเนินการ > จัดการการแชร์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์การเข้าถึงเนื้อหาการขายกับผู้ใช้และทีมของคุณ

• หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารแต่ละรายการหรือแก้ไขเอกสารให้คลิกชื่อเอกสาร
  
  • หากต้องการแก้ไขชื่อเอกสารให้คลิกeditn คอนแก้ไขดินสอ ใส่ชื่อใหม่แล้วคลิกบันทึก

• • ใต้ชื่อเอกสารคุณสามารถสลับตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณสำหรับการเปิดหรือปิดเอกสารใดเอกสารหนึ่งได้ การปฏิบัติตามกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) และกฎหมายความเป็นส่วนตัวอื่นๆเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะแชร์กับผู้ติดต่อของคุณ:

โปรดทราบ: ในขณะที่ฟีเจอร์เหล่านี้อาศัยอยู่ใน HubSpot ทีมกฎหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดในการให้คำแนะนำการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

• • • หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณ ปุ่มเปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้นสำหรับแต่ละเอกสารแต่สามารถปิดเป็นรายบุคคลได้ เมื่อเปิดใช้งานนี้ผู้ติดต่อของคุณจะต้องให้ความยินยอมในการสื่อสารและการประมวลผลข้อมูล เมื่อคุณแชร์เอกสารภาษาจากการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณจะปรากฏขึ้นและจะมีข้อความแจ้งให้ยินยอมประเภทการสมัครสมาชิกการสื่อสารแบบตัวต่อตัวของคุณ ข้อความความเป็นส่วนตัวและข้อความยินยอมจะแสดงในภาษาเบราว์เซอร์ของผู้ดูแต่หาก HubSpot ตรวจไม่พบภาษาเบราว์เซอร์ข้อความจะแสดงในภาษาที่เลือกในการตั้งค่าบัญชีของคุณ
      • • • ประเภท
            
      การสมัครสมาชิกเริ่มต้นในเอกสารคือการสื่อสารแบบ "ตัวต่อตัว" นี่เป็นประเภทการสมัครสมาชิกภายในในบัญชี HubSpot ของคุณ ประเภทการสมัครสมาชิกเริ่มต้นนี้สามารถอัปเดตได้ในการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณและจะนำไปใช้กับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่

โปรดทราบ: หากคุณอัปโหลดเอกสารก่อนเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลคุณจะต้องเปิดใช้งานตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมด้วยตนเองโดยการเปิดสวิตช์

• • ใต้การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลให้ดูภาพรวมของลิงก์ทั้งหมดของเอกสารที่สร้างผู้เข้าชมและมุมมอง
  • ด้านล่างรายละเอียดเอกสารในตารางผู้เข้าชมให้ดูผู้ติดต่อที่ดูเอกสารของคุณแล้ว วางเมาส์เหนือชื่อและคลิกรายละเอียดเพื่อดูข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการโต้ตอบกับเอกสาร
  • หากต้องการแทนที่เอกสารที่มีอยู่ให้คลิกอัพโหลดใหม่ที่ด้านขวาบน
  • เลือกแหล่งที่มาของการนำเข้าสำหรับไฟล์ของคุณ รูปแบบไฟล์ของคุณต้องเป็น .pptx, .pdf, .docx หรือ .xlsx หากคุณเคยส่งลิงก์ไปยังเอกสารก่อนที่จะอัปโหลดอีกครั้งลิงก์จะอัปเดตเพื่อแสดงเนื้อหาใหม่
  • หากต้องการดูตัวอย่างดาวน์โหลดหรือลบเอกสารของคุณให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงการดำเนินการจากนั้นเลือกดูตัวอย่าง ดาวน์โหลดหรือ ลบ
  • คุณสามารถปรับแต่งการสร้างแบรนด์ของเอกสารการขายของคุณได้ในการตั้งค่าบัญชีของคุณ เรียนรู้วิธีแก้ไขโลโก้บริษัทข้อมูลบริษัทและสีเริ่มต้นที่แสดงในเอกสารของคุณ