อัพโหลดและแชร์เอกสาร

ด้วยเครื่องมือเอกสารคุณสามารถสร้างไลบรารีเนื้อหาสำหรับทีมทั้งหมดของคุณเพื่ออัปโหลดและแชร์เอกสารกับผู้ติดต่อของคุณ เครื่องมือเอกสารช่วยให้คุณเข้าใจว่าผู้ติดต่อรายใดมีส่วนร่วมกับเนื้อหาที่คุณแบ่งปันและเวลาที่เหมาะสมในการติดตามผลกับกลุ่มเป้าหมายที่มีส่วนร่วมเหล่านั้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับฟีเจอร์นี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าควรดำเนินการขั้นตอนใดล่วงหน้ารวมถึงข้อจำกัดของฟีเจอร์และผลที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ฟีเจอร์นี้

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• ในการสร้างคำอธิบายเอกสารคุณต้องเปิดการตั้งค่า AI
• หากต้องการอัปโหลดดูและแชร์เอกสารมากกว่า 5 รายการแรกที่เพิ่มลงในบัญชีคุณต้องมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:
  • หากคุณเป็นผู้ใช้ในบัญชี Sales หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise คุณต้องมีที่นั่ง ฝ่ายขายหรือ Service Seat ที่ได้รับมอบหมาย
  • หากคุณเป็นผู้ใช้ในบัญชีเริ่มต้นศูนย์การขายหรือศูนย์บริการ คุณต้องมีที่นั่งหลักที่กำหนดไว้

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• เนื่องจากเอกสารถูกแบ่งปันต่อสาธารณะไม่ควรใช้เครื่องมือเอกสารเพื่อส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
• เมื่อคุณสร้างลิงก์ที่แชร์ได้เอกสารจะปรากฏต่อสาธารณะบนอินเทอร์เน็ต ชื่อนามสกุลและที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ HubSpot ที่แชร์เอกสารจะปรากฏที่มุมขวาบนของเอกสารที่แชร์
• การติดตามจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์เอกสารยกเว้นเมื่อเพิ่มลิงก์เอกสารไปยังเทมเพลตอีเมล ในกรณีนี้คุณต้องเลือกต้องใช้อีเมลเพื่อดูช่องทำเครื่องหมายในเอกสารเพื่อติดตามมุมมอง 

อัพโหลดเอกสาร

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
2. ที่ด้านบนขวาให้คลิกอัพโหลดเอกสาร
3. เลือกแหล่งที่มาของการนำเข้าสำหรับไฟล์ของคุณ รูปแบบไฟล์ของคุณต้องเป็น .pptx, .pdf, .docx หรือ .xlsx

เมื่ออัพโหลดเอกสารแล้วเอกสารจะปรากฏในแดชบอร์ดเอกสารของคุณ

การเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็น: หากคุณใช้เครื่องมือเอกสารของ HubSpot ไฟล์ที่คุณอัปโหลดโดยใช้เครื่องมือนี้จะถูกจัดเก็บโดย HubSpot และแชร์กับผู้ใช้รายอื่นในบัญชี HubSpot ของคุณ

สร้างคำอธิบายเอกสาร

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
2. คลิกชื่อเอกสารที่คุณต้องการสร้างคำอธิบาย
3. ที่ด้านบนให้คลิกเพิ่มเลยด้วย breezeSingleStar breezeSingleStar
4. ที่ด้านล่างขวาของกล่องโต้ตอบให้คลิกbreezeSingleStar คอน breezeSingleStar Breeze หลังจากสร้างคำอธิบายแล้วให้แก้ไขคำอธิบายตามต้องการ

5. คลิก บันทึก

แชร์เอกสารกับผู้ติดต่อ

แชร์เอกสารกับผู้ติดต่อผ่านลิงก์ที่แชร์ได้หรือภายในเทมเพลตอีเมล HubSpot จะใช้การติดตามโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์เอกสารดังนั้นผู้ใช้ที่แชร์ลิงก์จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้ติดต่อดูเอกสาร นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดให้ผู้รับป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาก่อนที่จะดูเอกสาร

เมื่อคุณแชร์เอกสาร HubSpot จะเชื่อมโยงเอกสารแรกที่เปิดกับที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อนั้น ผู้ติดต่อเพิ่มเติมที่เปิดลิงก์เอกสารจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาเว้นแต่ว่าพวกเขาจะดูเอกสารที่แชร์จากบัญชีของคุณก่อนหน้านี้ เมื่อปิดใช้งานการตั้งค่าอีเมลแอดเดรสเพื่อดูเอกสารผู้ติดต่อทั้งหมดที่ดูลิงก์เอกสารจะไม่ได้รับการระบุเว้นแต่จะได้ป้อนอีเมลเพื่อดูเอกสารอื่นที่แชร์จากบัญชีเดียวกันก่อนหน้านี้

สร้างลิงค์ที่แชร์ได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
2. วางเมาส์เหนือชื่อเอกสารแล้วคลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกสร้างลิงก์ หรือคลิกชื่อเอกสารแล้วคลิกสร้างลิงก์ที่มุมขวาบน
3. ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่องคุณกำลังส่งไปยังใคร?
4. ตัวเลือกสำหรับการติดตามมุมมองของผู้รับเอกสารขึ้นอยู่กับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของเอกสาร:
   
   • หากปิดสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ให้สลับที่อยู่อีเมลที่ต้องการเพื่อดู สวิตช์ เอกสาร เพื่อติดตามมุมมอง
   • หากเปิดสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ผู้รับจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลและยืนยันว่าให้ความยินยอมในการติดต่อก่อนจึงจะสามารถดูเอกสารได้

5. คลิกสร้างลิงก์

6. คลิกคัดลอกเพื่อคัดลอกลิงก์เอกสารหรือคลิกเขียนอีเมลเพื่อส่งอีเมลพร้อมลิงก์เอกสารจากบันทึกของผู้ติดต่อ

เพิ่มเอกสารลงในเทมเพลตอีเมล

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > เทมเพลตข้อความ
   
2. คลิกชื่อเทมเพลต หรือสร้างเทมเพลตใหม่ 
3. ที่ด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขเทมเพลตให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงแทรกจากนั้นเลือก เอกสาร
   • คลิ กเมนูดรอปดาวน์เอกสารและเลือกเอกสารที่จะเพิ่ม
   • ในฟิลด์ข้อความที่แสดงลิงก์ให้ป้อนข้อความที่จะแสดงสำหรับลิงก์เอกสาร
   • หากต้องการติดตามว่าใครดูเอกสารให้เลือกช่องทำเครื่องหมายต้องใช้อีเมลเพื่อดูเอกสาร
   • หากต้องการแสดงตัวอย่างเอกสารของคุณในเนื้อหาอีเมลให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวมตัวอย่างลิงก์

4. คลิก แทรก

เรียนรู้วิธีแทรกเอกสารลงในเทมเพลตอีเมลเมื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อของคุณตามลำดับ

จัดการเอกสารของคุณ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
2. ที่ด้านบนซ้ายให้ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาเอกสารตามชื่อหรือกรองตามเจ้าของเอกสารโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงของ เจ้าของ  
3. ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากเอกสารที่จะย้ายจากนั้นคลิกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ด้านบนของตาราง ในกล่องโต้ตอบให้เลือกชื่อโฟลเดอร์จากนั้นคลิกย้าย
4. หากต้องการเปลี่ยนว่าจะแชร์เอกสารกับใครเพื่อให้ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถดูและใช้เอกสารได้ให้วางเมาส์เหนือเอกสารแล้วคลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกจัดการการแชร์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์การเข้าถึงเนื้อหาการขายกับผู้ใช้และทีมของคุณ

ดูและแก้ไขเอกสารของคุณ

วิธีแก้ไขเอกสารแต่ละรายการหรือดูรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
2. คลิกที่ชื่อเอกสาร
3. หากต้องการแก้ไขชื่อเอกสารให้คลิกeditn คอนแก้ไขดินสอ ใส่ชื่อใหม่แล้วคลิกบันทึก
4. หากต้องการแก้ไขคำอธิบายเอกสารให้คลิeditn ไอคอนดินสอ editn ทางด้านขวาของคำอธิบาย ในกล่องโต้ตอบให้แก้ไขคำอธิบายของคุณจากนั้นคลิกบันทึก
5. ใต้ชื่อเอกสารและคำอธิบายให้ใช้สวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเพื่อเปิดหรือปิดตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณสำหรับเอกสารใดเอกสารหนึ่ง การปฏิบัติตามกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) และกฎหมายความเป็นส่วนตัวอื่นๆเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะแชร์กับผู้ติดต่อของคุณ:

โปรดทราบ: ในขณะที่ฟีเจอร์เหล่านี้อาศัยอยู่ใน HubSpot ทีมกฎหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดในการให้คำแนะนำการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

• • หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้นสำหรับแต่ละเอกสารแต่สามารถปิดได้เป็นรายบุคคล เมื่อเปิดการตั้งค่านี้ผู้ติดต่อของคุณจะต้องให้ความยินยอมในการสื่อสารและการประมวลผลข้อมูล เมื่อคุณแชร์เอกสารภาษาจากการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณจะปรากฏขึ้นและจะมีข้อความแจ้งให้ยินยอมประเภทการสมัครสมาชิกการสื่อสารแบบตัวต่อตัวของคุณ ข้อความความเป็นส่วนตัวและข้อความยินยอมจะแสดงในภาษาเบราว์เซอร์ของผู้ดูแต่หาก HubSpot ตรวจไม่พบภาษาเบราว์เซอร์ข้อความจะแสดงในภาษาที่เลือกในการตั้งค่าบัญชีของคุณ
  • ประเภทการสมัครสมาชิกเริ่มต้นในเอกสารคือการสื่อสารแบบตัวต่อตัว นี่เป็นประเภทการสมัครสมาชิกภายในในบัญชี HubSpot ของคุณ ประเภทการสมัครสมาชิกเริ่มต้นนี้สามารถอัปเดตได้ในการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณและจะนำไปใช้กับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่

โปรดทราบ: หากคุณอัปโหลดเอกสารก่อนเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลคุณจะต้องเปิดตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมด้วยตนเองโดยเปิดสวิตช์

6. ใต้การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลตรวจสอบข้อมูลสำหรับลิงก์ทั้งหมดของเอกสารที่สร้างผู้เข้าชมและมุมมอง
7. ในตารางผู้เข้าชมให้ดูผู้ติดต่อที่ดูเอกสารของคุณแล้ว วางเมาส์เหนือชื่อและคลิกรายละเอียดเพื่อดูข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการโต้ตอบกับเอกสาร
8. วิธีแทนที่เอกสาร:
   • คลิกอัพโหลดซ้ำที่ด้านขวาบน
   • ในการอัปเดตเอกสารที่มีอยู่อาจทำให้เกิดความแตกต่างในกล่องโต้ตอบการดูข้อมูลให้คลิก ยืนยัน
   • เลือกแหล่งที่มาของการนำเข้าสำหรับไฟล์ของคุณ รูปแบบไฟล์ของคุณต้องเป็น .pptx, .pdf, .docx หรือ .xlsx หากคุณเคยส่งลิงก์ไปยังเอกสารก่อนที่จะอัปโหลดอีกครั้งลิงก์จะอัปเดตเพื่อแสดงเนื้อหาใหม่
9. หากต้องการดูตัวอย่างดาวน์โหลดหรือลบเอกสารของคุณให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงการดำเนินการจากนั้นเลือกดูตัวอย่าง ดาวน์โหลดหรือ ลบ
10. คุณสามารถปรับแต่งการสร้างแบรนด์ของเอกสารการขายของคุณได้ในการตั้งค่าบัญชีของคุณ เรียนรู้วิธีแก้ไขโลโก้บริษัทข้อมูลบริษัทและสีเริ่มต้นที่แสดงในเอกสารของคุณ