อัปเดตล่าสุด: 24 กันยายน 2025
สามารถใช้ได้กับการสมัครใช้บริการใดๆ ต่อไปนี้ ยกเว้นที่ระบุไว้:
ด้วยเครื่องมือเอกสารคุณสามารถสร้างไลบรารีเนื้อหาสำหรับทีมทั้งหมดของคุณเพื่ออัปโหลดและแบ่งปันเอกสารกับผู้ติดต่อของคุณ
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น
ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับฟีเจอร์นี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าควรดำเนินการขั้นตอนใดล่วงหน้ารวมถึงข้อจำกัดของฟีเจอร์และผลที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ฟีเจอร์นี้
ทำความเข้าใจข้อกำหนด
- หากต้องการอัปโหลดและแชร์เอกสารคุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงการขาย
- หากต้องการอัปโหลดดูและแชร์เอกสารมากกว่า 5 รายการแรกที่เพิ่มลงในบัญชีคุณต้องมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:
- หากคุณเป็นผู้ใช้ในบัญชี Sales หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise คุณต้องมี Sales Hub หรือ Service Hub Seat ที่ได้รับมอบหมาย
- หากคุณเป็นผู้ใช้ในบัญชีเริ่มต้นศูนย์การขายหรือศูนย์บริการ คุณต้องมีที่นั่งหลักที่กำหนดไว้
- ในการสร้างคำอธิบายเอกสารคุณต้องเปิดการตั้งค่า AI
ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา
- เนื่องจากเอกสารถูกแบ่งปันต่อสาธารณะไม่ควรใช้เครื่องมือเอกสารเพื่อส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ
- เมื่อคุณสร้างลิงก์ที่แชร์ได้เอกสารจะปรากฏต่อสาธารณะบนอินเทอร์เน็ต ชื่อนามสกุลและที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ HubSpot ที่แชร์เอกสารจะปรากฏที่มุมขวาบนของเอกสารที่แชร์
- การติดตามจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์เอกสารยกเว้นเมื่อเพิ่มลิงก์เอกสารไปยังเทมเพลตอีเมล ในกรณีนี้คุณต้องเลือกต้องใช้อีเมลเพื่อดูช่องทำเครื่องหมายในเอกสารเพื่อติดตามมุมมอง
เพิ่มเอกสาร
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
- ที่ด้านบนขวาให้คลิกอัพโหลดเอกสาร
- เลือกแหล่งที่มาของการนำเข้าสำหรับไฟล์ของคุณ รูปแบบไฟล์ของคุณต้องเป็น .pptx, .pdf, .docx หรือ .xlsx
เมื่ออัพโหลดเอกสารแล้วเอกสารจะปรากฏในแดชบอร์ดเอกสารของคุณ
การเปิดเผยข้อมูลที่จำเป็น: หากคุณใช้เครื่องมือเอกสารของ HubSpot ไฟล์ที่คุณอัปโหลดโดยใช้เครื่องมือนี้จะถูกจัดเก็บโดย HubSpot และแชร์กับผู้ใช้รายอื่นในบัญชี HubSpot ของคุณ
สร้างคำอธิบายเอกสาร
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
- คลิกชื่อเอกสารที่คุณต้องการสร้างคำอธิบาย
- ที่ด้านบนให้คลิกเพิ่มเลยด้วย breezeSingleStar
- ที่ด้านล่างขวาของกล่องโต้ตอบให้คลิก คอน breezeSingleStar Breeze หลังจากสร้างคำอธิบายแล้วให้แก้ไขคำอธิบายตามต้องการ
- คลิก บันทึก
แชร์เอกสารกับผู้ติดต่อ
แชร์เอกสารกับผู้ติดต่อผ่านลิงก์ที่แชร์ได้หรือภายในเทมเพลตอีเมล HubSpot จะใช้การติดตามโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์เอกสารดังนั้นผู้ใช้ที่แชร์ลิงก์จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้ติดต่อดูเอกสาร นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดให้ผู้รับป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาก่อนที่จะดูเอกสาร
โปรดทราบว่า:
- หากคุณส่งลิงก์ที่แชร์ได้โดยใช้บริการส่งข้อความของบุคคลที่สามเช่น LinkedIn การส่งแต่ละครั้งอาจนับเป็นมุมมอง
- ตั้งแต่วันที่ 13 พฤศจิกายน 2024 เมื่อคุณเพิ่มเอกสารเอกสารจะถูกโฮสต์บน hubspotdocuments.com URL ที่มีอยู่ที่สร้างขึ้นก่อนวันที่ดังกล่าวจะเปลี่ยนเส้นทางไปยังโดเมนใหม่โดยอัตโนมัติ
สร้างลิงค์ที่แชร์ได้
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
- วางเมาส์เหนือชื่อเอกสารแล้วคลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกสร้างลิงก์ หรือคลิกชื่อเอกสารแล้วคลิกสร้างลิงก์ที่มุมขวาบน
- ในกล่องโต้ตอบให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่องคุณกำลังส่งไปยังใคร?
- ตัวเลือกสำหรับการติดตามมุมมองของผู้รับเอกสารขึ้นอยู่กับการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของเอกสาร:
- หากปิดสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในเอกสารให้สลับที่อยู่อีเมลที่ต้องการเพื่อดูการเปิดใช้
งาน
เอกสาร เพื่อติดตามมุมมอง - หากเปิดสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ในเอกสารผู้รับจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลและยืนยันว่าให้ความยินยอมในการติดต่อก่อนจึงจะสามารถดูเอกสารได้
- หากปิดสวิตช์เปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในเอกสารให้สลับที่อยู่อีเมลที่ต้องการเพื่อดูการเปิดใช้
งาน
- คลิกสร้างลิงก์
- คลิกคัดลอกเพื่อคัดลอกลิงก์เอกสารหรือคลิกเขียนอีเมลเพื่อส่งอีเมลพร้อมลิงก์เอกสารจากบันทึกของผู้ติดต่อ
เพิ่มเอกสารลงในเทมเพลตอีเมล
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > เทมเพลต
- คลิกชื่อเทมเพลต หรือสร้างเทมเพลตใหม่
- ที่ด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขเทมเพลตให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงแทรกจากนั้นเลือก เอกสาร
- คลิ กเมนูดรอปดาวน์เอกสารและเลือกเอกสารที่จะเพิ่ม
- ในฟิลด์ข้อความที่แสดงลิงก์ให้ป้อนข้อความที่จะแสดงสำหรับลิงก์เอกสาร
- หากต้องการติดตามว่าใครดูเอกสารให้เลือกช่องทำเครื่องหมายต้องใช้อีเมลเพื่อดูเอกสาร
- หากต้องการแสดงตัวอย่างเอกสารของคุณในเนื้อหาอีเมลให้เลือกช่องทำเครื่องหมายรวมตัวอย่างลิงก์
- คลิก แทรก
เรียนรู้วิธีแทรกเอกสารลงในเทมเพลตอีเมลเมื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อของคุณตามลำดับ
เอกสารการติดตาม HubSpot เปิดขึ้นได้อย่างไร
เมื่อคุณแชร์เอกสาร HubSpot จะเชื่อมโยงเอกสารแรกที่เปิดกับที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อนั้น คุกกี้จะถูกตั้งค่าในเบราว์เซอร์ของผู้ติดต่อและหากพวกเขาดูเอกสารอื่นที่แชร์จากบัญชีของคุณพวกเขาจะไม่ต้องป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขา ผู้ติดต่อเพิ่มเติมที่เปิดลิงก์เอกสารจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาเว้นแต่ว่าพวกเขาจะดูเอกสารที่แชร์จากบัญชีของคุณก่อนหน้านี้ เมื่อต้องใช้ที่อยู่อีเมลเพื่อดูการตั้งค่าเอกสารถูกปิดผู้ติดต่อทั้งหมดที่ดูลิงก์เอกสารจะไม่ถูกระบุตัวตนเว้นแต่ว่าพวกเขาได้ป้อนอีเมลของพวกเขาก่อนหน้านี้เพื่อดูเอกสารอื่นที่แชร์จากบัญชีเดียวกัน
จัดการเอกสารของคุณ
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
- ที่ด้านบนซ้ายให้ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาเอกสารตามชื่อหรือกรองตามเจ้าของเอกสารโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงของ เจ้าของ
- ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากเอกสารที่จะย้ายจากนั้นคลิกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ด้านบนของตาราง ในกล่องโต้ตอบให้เลือกชื่อโฟลเดอร์จากนั้นคลิกย้าย
- หากต้องการเปลี่ยนว่าจะแชร์เอกสารกับใครเพื่อให้ผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถดูและใช้เอกสารได้ให้วางเมาส์เหนือเอกสารแล้วคลิกการดำเนินการจากนั้นเลือกจัดการการแชร์ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์การเข้าถึงเนื้อหาการขายกับผู้ใช้และทีมของคุณ
ดูและแก้ไขเอกสารของคุณ
วิธีแก้ไขเอกสารแต่ละรายการหรือดูรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสาร:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การขาย > เอกสาร
- คลิกที่ชื่อเอกสาร
ในหน้ารายละเอียดเอกสาร:
- หากต้องการแก้ไขชื่อเอกสารให้คลิก คอนแก้ไขดินสอ ใส่ชื่อใหม่แล้วคลิกบันทึก
- หากต้องการแก้ไขคำอธิบายเอกสารให้คลิ ไอคอนดินสอ editn ทางด้านขวาของคำอธิบาย ในกล่องโต้ตอบให้แก้ไขคำอธิบายของคุณจากนั้นคลิกบันทึก
- ใต้ชื่อเอกสารและคำอธิบายให้ใช้ปุ่มเปิด/ปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลเพื่อเปิดหรือปิดตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณสำหรับเอกสารใดเอกสารหนึ่ง การปฏิบัติตามกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) และกฎหมายความเป็นส่วนตัวอื่นๆเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะแชร์กับผู้ติดต่อของคุณ:
โปรดทราบ: ในขณะที่ฟีเจอร์เหล่านี้อาศัยอยู่ใน HubSpot ทีมกฎหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดในการให้คำแนะนำการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ
-
- หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณ ปุ่มเปิดความเป็นส่วนตัวของข้อมูลจะเปิดขึ้นตามค่าเริ่มต้นสำหรับแต่ละเอกสารแต่สามารถปิดเป็นรายบุคคลได้ เมื่อเปิดการตั้งค่านี้ผู้ติดต่อของคุณจะต้องให้ความยินยอมในการสื่อสารและการประมวลผลข้อมูล เมื่อคุณแชร์เอกสารภาษาจากการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณจะปรากฏขึ้นและจะมีข้อความแจ้งให้ยินยอมประเภทการสมัครสมาชิกการสื่อสารแบบตัวต่อตัวของคุณ ข้อความความเป็นส่วนตัวและข้อความยินยอมจะแสดงในภาษาเบราว์เซอร์ของผู้ดูแต่หาก HubSpot ตรวจไม่พบภาษาเบราว์เซอร์ข้อความจะแสดงในภาษาที่เลือกในการตั้งค่าบัญชีของคุณ
- ประเภทการสมัครสมาชิกเริ่มต้นในเอกสารคือการสื่อสารแบบ "ตัวต่อตัว" นี่เป็นประเภทการสมัครสมาชิกภายในในบัญชี HubSpot ของคุณ ประเภทการสมัครสมาชิกเริ่มต้นนี้สามารถอัปเดตได้ในการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวและความยินยอมของคุณและจะมีผลกับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่
โปรดทราบ: หากคุณอัปโหลดเอกสารก่อนเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลคุณจะต้องเปิดตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมด้วยตนเองโดยการเปิดสวิตช์
- ใต้การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลตรวจสอบข้อมูลสำหรับลิงก์ทั้งหมดของเอกสารที่สร้างผู้เข้าชมและมุมมอง
- ในตารางผู้เข้าชมให้ดูผู้ติดต่อที่ดูเอกสารของคุณแล้ว วางเมาส์เหนือชื่อและคลิกรายละเอียดเพื่อดูข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการโต้ตอบกับเอกสาร
- วิธีแทนที่เอกสาร:
- คลิกอัพโหลดซ้ำที่ด้านขวาบน
- ในการอัปเดตเอกสารที่มีอยู่อาจทำให้เกิดความแตกต่างในกล่องโต้ตอบการดูข้อมูลให้คลิก ยืนยัน
- เลือกแหล่งที่มาของการนำเข้าสำหรับไฟล์ของคุณ รูปแบบไฟล์ของคุณต้องเป็น .pptx, .pdf, .docx หรือ .xlsx หากคุณเคยส่งลิงก์ไปยังเอกสารก่อนที่จะอัปโหลดอีกครั้งลิงก์จะอัปเดตเพื่อแสดงเนื้อหาใหม่
- หากต้องการดูตัวอย่างดาวน์โหลดหรือลบเอกสารของคุณให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงการดำเนินการจากนั้นเลือกดูตัวอย่าง ดาวน์โหลดหรือ ลบ
- คุณสามารถปรับแต่งการสร้างแบรนด์ของเอกสารการขายของคุณได้ในการตั้งค่าบัญชีของคุณ เรียนรู้วิธีแก้ไขโลโก้บริษัทข้อมูลบริษัทและสีเริ่มต้นที่แสดงในเอกสารของคุณ