Dokumente hochladen und teilen

Erforderliche Offenlegung: Wenn Sie das Dokumente-Tool von HubSpot verwenden, werden Dateien, die Sie über dieses Tool hochladen, von uns gespeichert und mit anderen Benutzern Ihres HubSpot-Accounts geteilt.

Dokument mit Kontakten teilen

Teilen Sie Dokumente über einen teilbaren Link oder in einer E-Mail-Vorlage mit Ihren Kontakten. HubSpot wendet automatisch Tracking, an, wenn Sie ein Dokument teilen, damit der für das Dokument zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhält, wenn ein Kontakt das Dokument aufruft. Sie können von den Empfängern auch verlangen, dass sie vor dem Aufrufen des Dokuments ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Einen freigegebenen link erstellen

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Dokumente.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dokumentnamen und klicken Sie auf Aktionen > Link erstellen. Oder klicken Sie auf den Namen des Dokuments und dann oben rechts auf Link erstellen.
• Geben Sie im Dialogfeld im Feld An wen senden Sie dies? die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
• Wenn der Schalter Datenschutz aktivieren für das Dokument nicht aktiviert ist, um die Personen nachzuverfolgen, die dieses Dokument anzeigen, klicken Sie auf Optionen teilen und dann auf den Schalter E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments verlangen, um ihn zu aktivieren.
  • Wenn der Schalter Datenschutz aktivieren für das Dokument aktiviert ist, müssen die Personen ihre E-Mail-Adresse selbst eingeben und bestätigen, dass sie in die Kontaktaufnahme einwilligen, bevor sie das Dokument anzeigen können.

• Klicken Sie auf Link erstellen.

• Klicken Sie auf Kopieren, um den Dokumentenlink zu kopieren, oder auf E-Mail verfassen, um eine E-Mail mit dem Dokumentenlink vom Datensatz des Kontakts aus zu senden.

Dokument zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Vorlagen.
  
• Klicken Sie auf den Namen einer Vorlage. Oder erstellen Sie eine neue Vorlage. 
• Klicken Sie unten im Vorlagen-Editor auf Dropdown-Menü Einfügen und wählen Sie dann Dokument aus.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dokument und wählen Sie ein Dokument aus, das hinzugefügt werden soll.
  • Geben Sie im Feld Linktext den Text ein, der für den Dokumentenlink angezeigt werden soll.
  • Um nachzuverfolgen, wer das Dokument aufruft, aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail erforderlich, um das Dokument anzuzeigen.
  • Um eine Vorschau Ihrer Dokument im E-Mail-Text anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Link-Vorschau einfügen.

• Klicken Sie auf Einfügen.

Erfahren Sie, wie Sie unter ein Dokument in eine E-Mail-Vorlage einfügen, wenn Sie Ihre Kontakte in eine Sequenz einschreiben.

Wie verfolgt HubSpot Öffnungen eines Dokuments nach?

Wenn Sie ein Dokument teilen, ordnet HubSpot das erste Öffnen des Dokuments der E-Mail-Adresse des entsprechenden Kontakts zu. Ein Cookie wird im Browser des Kontakts hinterlegt und wenn er ein anderes Dokument anzeigt, das von Ihrem Account geteilt wird, muss er seine E-Mail-Adresse nicht eingeben. Weitere Kontakte, die den Dokumentenlink öffnen, müssen ihre E-Mail-Adresse eingeben, es sei denn, sie haben bereits zuvor ein Dokument aufgerufen, das von Ihrem Account geteilt wurde. Wenn die Einstellung E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments erforderlich deaktiviert ist, werden Kontakte, die den Dokumentenlink anzeigen, nicht identifiziert, es sei denn, sie haben zuvor ihre E-Mail eingegeben, um ein anderes Dokument anzuzeigen, das von demselben Account geteilt wird.

Ihr Dokument verwalten

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Dokumente.
• Verwenden Sie oben links die Suchleiste, um ein Dokument nach Namen zu suchen, oder filtern Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Zuständiger Mitarbeiter nach dem Mitarbeiter, der für das Dokument zuständig ist. 
• Um Ihre Dokumente in einem Ordner zu organisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf In Ordner verschieben. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordnernamen aus und klicken Sie dann auf Verschieben.
• Um zu ändern, für wen das Dokument geteilt wird, damit es nur bestimmte Benutzer anzeigen und nutzen können, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und klicken Sie auf Aktionen > Teilen-Optionen verwalten aus. Erfahren Sie mehr über das Teilen von Vertriebsinhalten mit Ihren Benutzern und Teams.

• Um Details zu einem einzelnen Dokument anzuzeigen oder das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
  
  • Um den Titel des Dokuments zu bearbeiten, klicken Sie auf das editnBleistift-Symbol. Geben Sie einen neuen Titel ein und klicken Sie dann auf Speichern.

• • Unter dem Titel des Dokuments können Sie Ihre Datenschutz- und Einwilligungsoptionen für ein bestimmtes Dokument aktivieren oder deaktivieren. Für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze sind einige Änderungen an Ihren Dokumenten erforderlich, bevor Sie diese mit Ihren Kontakten teilen können:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

• • • Wenn Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, ist der Schalter Datenschutzeinstellungen aktivieren standardmäßig für jedes Dokument aktiviert, kann aber einzeln deaktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, müssen Ihre Kontakte Ihre Einwilligung zur Kommunikation und Datenverarbeitung geben. Wenn Sie ein Dokument freigeben, wird die Sprache aus Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen angezeigt und eine Aufforderung zur Einwilligung in Ihre Abonnementart für Eins-zu-Eins-Kommunikation eingeblendet. Der Text zum Datenschutz und zur Einwilligung wird in der Browsersprache des Betrachters angezeigt, aber wenn HubSpot die Browsersprache nicht erkennen kann, wird der Text in der Sprache angezeigt, die in Ihren Kontoeinstellungen ausgewählt wurde.

• • • Der Standardabonnementtyp in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Diese Standardabonnementart kann in Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen aktualisiert werden und gilt dann für neu erstellte Dokumente.

Bitte beachten: Wenn bereits vor dem Aktivieren der Datenschutzeinstellungen Dokumente hochgeladen wurden, müssen Sie die Datenschutz- und Einwilligungsoption manuell über den entsprechenden Schalter aktivieren.

• Unter der Datenschutzeinstellung wird eine Übersicht über die insgesamt erstellten Links, Besucher und Aufrufe des Dokuments angezeigt.
• Unter den Dokumentendetails finden Sie in der Tabelle Besucher eine Liste mit Kontakten, die Ihr Dokument aufgerufen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger über deren Namen und klicken Sie auf Details, um spezifische Informationen zu deren Interaktion mit dem Dokument anzuzeigen.
• Um das vorhandene Dokument zu ersetzen, klicken Sie oben rechts auf Erneut hochladen.
• Wählen Sie die Importquelle für Ihre Datei aus. Ihr Dateiformat muss .pptx, .pdf, .docx oder .xlsx sein. Wenn Sie bereits zuvor vor dem erneuten Hochladen einen Link zum Dokument versendet haben, wird der Link so aktualisiert, dass der neue Inhalt angezeigt wird.
• Um Ihr Dokument in einer Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Vorschau, Download oder Löschen aus.
• Sie können das Branding Ihres Vertriebsdokuments in Ihren Account-Einstellungen anpassen. Erfahren Sie, wie Sie unter das Firmenlogo, die Firmeninformationen und die Standardfarben bearbeiten können, die in Ihrem Dokument angezeigt werden.