Dokumente hochladen und teilen

Mit dem Dokumente-Tool können Sie eine Bibliothek mit Content für Ihr gesamtes Team erstellen, in die ihr Team Dokumente hochladen und mit Ihren Kontakten teilen kann.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten und welche Einschränkungen die Funktion mit sich bringt und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können.

Dies sind die Voraussetzungen:

• Um Dokumente hochzuladen und zu teilen, benötigen Sie Zugriff auf Sales Hub.
• Um mehr als die ersten fünf Dokumente, die einem Account hinzugefügt wurden, hochzuladen, anzuzeigen und zu teilen, müssen Sie eines der folgenden Kriterien erfüllen:
  • Wenn Sie ein Benutzer in einem Sales - oder Service Hub Professional - oder Enterprise-Account sind, benötigen Sie eine zugewiesene Sales Hub - oder Service Hub-Lizenz .
  • Wenn Sie ein Benutzer in einem Sales - oder Service Hub Starter-Account sind, müssen Sie über eine zugewiesene Basislizenz verfügen.
• Um Dokumentbeschreibungen generieren zu können, müssen Sie die KI-Einstellungen aktivieren.

Einschränkungen und Wissenswertes

• Da Dokumente öffentlich geteilt werden, sollten Sie das Dokumente-Tool nicht für den Versand sensibler oder vertraulicher Informationen verwenden.
• Wenn Sie einen teilbaren Link erstellen, ist das Dokument im Internet öffentlich zugänglich. Der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse des HubSpot-Benutzers, der das Dokument teilt, werden im geteilten Dokument oben rechts angezeigt.
• Tracking wird automatisch angewendet, wenn Sie ein Dokument teilen, außer wenn Sie einen Dokumentenlink zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen. In diesem Fall müssen Sie das Kontrollkästchen E-Mail zum Anzeigen des Dokuments erforderlich aktivieren, um Aufrufe nachzuverfolgen.

Ein Dokument hinzufügen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Dokumente.
2. Klicken Sie oben rechts auf Dokument hochladen.
3. Wählen Sie die Importquelle für Ihre Datei aus. Ihr Dateiformat muss .pptx, .pdf, .docx oder .xlsx sein.

Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wird es in Ihrem Dokumente-Dashboard angezeigt.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Dokumente.
2. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments.

Auf der Seite mit den Dokumentdetails:

• Um den Titel des Dokuments zu bearbeiten, klicken Sie auf das editn Bleistiftsymbol. Geben Sie einen neuen Titel ein und klicken Sie dann auf Speichern.
• Um die Dokumentbeschreibung zu bearbeiten, klicken Sie auf das editn Bleistiftsymbol rechts neben der Beschreibung. Bearbeiten Sie im Dialogfeld Ihre Beschreibung und klicken Sie dann auf Speichern.
• Verwenden Sie unter dem Titel und der Beschreibung des Dokuments den Schalter Datenschutz aktivieren , um Ihre Datenschutz- und Einwilligungsoptionen für ein bestimmtes Dokument zu aktivieren oder zu deaktivieren. Für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze sind einige leichte Änderungen an Ihren Dokumenten erforderlich, bevor Sie diese mit Ihren Kontakten teilen können:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

• • Wenn Sie Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, ist der Schalter Datenschutz aktivieren standardmäßig für jedes Dokument aktiviert, kann aber einzeln deaktiviert werden. Ist diese Einstellung aktiviert, müssen Ihre Kontakte der Kommunikation und Datenverarbeitung zustimmen. Wenn Sie ein Dokument teilen, wird die Sprache aus Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen angezeigt und sie enthält eine Aufforderung zur Einwilligung für Ihren Abonnementtyp zur persönlichen Kommunikation. Der Datenschutz- und Einwilligungstext wird in der Browser-Sprache des Besuchers angezeigt, wenn HubSpot jedoch die Browser-Sprache nicht erkennen kann, wird der Text in der in Ihren Account-Einstellungen ausgewählten Sprache angezeigt.
  • Der Standardabonnementtyp in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Dieser Standardabonnementtyp kann in Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen aktualisiert und auf neu erstellte Dokumente angewendet werden.

Bitte beachten: Wenn bereits vor dem Aktivieren der Datenschutzeinstellungen Dokumente hochgeladen wurden, müssen Sie die Datenschutz- und Einwilligungsoption manuell über den entsprechenden Schalter aktivieren.

• Überprüfen Sie unter der Datenschutzeinstellung die Daten für die insgesamt erstellten Links, Besucher und Aufrufe des Dokuments.
• Zeigen Sie in der Tabelle Besucher Kontakte an, die Ihr Dokument aufgerufen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger über deren Namen und klicken Sie auf Details, um spezifische Informationen zu deren Interaktion mit dem Dokument anzuzeigen.
• So ersetzen Sie das Dokument:
  • Klicken Sie oben rechts auf Erneut hochladen .
  • Klicken Sie im Dialogfeld Aktualisieren des vorhandenen Dokuments kann zu Diskrepanzen bei der Datenanzeige führen auf Bestätigen.
  • Wählen Sie die Importquelle für Ihre Datei aus. Ihr Dateiformat muss .pptx, .pdf, .docx oder .xlsx sein. Wenn Sie bereits vor dem erneuten Hochladen einen Link zum Dokument versendet haben, wird der Link so aktualisiert, dass der neue Inhalt angezeigt wird.
• Um Ihr Dokument in einer Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Vorschau, Download oder Löschen aus.
• Sie können das Branding Ihres Vertriebsdokuments in Ihren Account-Einstellungen anpassen. Erfahren Sie, wie Sie das Unternehmenslogo, die Unternehmensinformationen und die Standardfarben bearbeiten, die in Ihrem Dokument angezeigt werden.