Dokumente hochladen und teilen

Erforderliche Offenlegung: Wenn Sie das Dokumente-Tool von HubSpot verwenden, werden Dateien, die Sie über dieses Tool hochladen, von uns gespeichert und mit anderen Benutzern Ihres HubSpot-Accounts geteilt.

Ihr Dokument mit Kontakten teilen

Sie können Dokumente über einen Link oder in einer E-Mail-Vorlage mit Ihren Kontakten teilen. HubSpot wendet automatisch Tracking an, wenn Sie ein Dokument teilen, damit der für das Dokument zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhält, wenn ein Kontakt das Dokument aufruft. Sie können von den Empfängern auch verlangen, dass sie vor Aufrufen des Inhalts ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Bitte beachten: Wenn Sie einen teilbaren Link über einen Messaging-Dienst eines Drittanbieters wie LinkedIn versenden, kann jeder Versand als Aufrufen zählen.

Einen teilbaren Link erstellen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Dokuments und klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Link erstellen. Oder klicken Sie auf den Namen des Dokuments und dann auf Link erstellen oben rechts.
• Geben Sie im Dialogfeld im Feld „An wen senden Sie dies?“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
• Wenn in Ihrem Account die DSGVO-Funktionalität aktiviert ist, klicken Sie auf Freigabeoptionen, und schalten Sie dann E-Mail Adresse zum Anzeigen erforderlich Dokuments einschalten.

• Klicken Sie auf „Link erstellen“.

• Klicken Sie auf „Kopieren“, um den Dokumentenlink zu kopieren, oder auf „E-Mail verfassen“, um eine E-Mail mit dem Dokumentenlink vom Datensatz des Kontakts aus zu senden.

Dokument zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Vorlagen.
• Klicken Sie oben rechts auf Neue Vorlage, oder klicken Sie auf den Namen einer Vorlage, um eine vorhandene Vorlage zu bearbeiten.
• Klicken Sie im unteren Bereich des Vorlagen-Editors auf das Dropdown-Menü Einfügen und wählen Sie dann Dokument.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dokument und wählen Sie ein Dokument aus, das Sie hinzufügen möchten.
  • Geben Sie in das Feld Linkanzeigetext den Text ein, der für den Dokumentenlink angezeigt werden soll.
  • Um zu verfolgen, wer das Dokument ansieht, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Require email to view document .
  • Um eine Vorschau Ihres Dokuments im E-Mail-Text anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Include link preview.

• Klicken Sie auf „Einfügen“.

Erfahren Sie, wie Sie unter ein Dokument in eine E-Mail-Vorlage einfügen, wenn Sie Ihre Kontakte in eine Sequenz einschreiben.

Wie verfolgt HubSpot Öffnungen eines Dokuments nach?

Wenn Sie ein Dokument freigeben, verknüpft HubSpot das erste geöffnete Dokument mit der E-Mail-Adresse des betreffenden Kontakts. Ein Cookie wird im Browser des Kontakts hinterlegt und wenn er ein anderes Dokument anzeigt, das von Ihrem Account geteilt wird, muss er seine E-Mail-Adresse nicht eingeben. Weitere Kontakte, die den Dokumentenlink öffnen, müssen ihre E-Mail-Adresse eingeben, es sei denn, sie haben bereits zuvor ein Dokument aufgerufen, das von Ihrem Account geteilt wurde. Wenn die Einstellung E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments erforderlich deaktiviert ist, werden alle Kontakte, die den Link zum Dokument anzeigen, nicht identifiziert, es sei denn, sie haben zuvor ihre E-Mail-Adresse eingegeben, um ein anderes vom selben Account freigegebenes Dokument anzuzeigen.

Ihr Dokument verwalten

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
• Verwenden Sie oben rechts die Suchleiste, um ein Dokument nach Namen zu suchen, oder filtern Sie mithilfe des Dropdown-Menüs „Zuständiger Mitarbeiter“ nach dem Mitarbeiter, der für das Dokument zuständig ist. 
• Um Ihre Dokumente in einem Ordner zu organisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf „In Ordner verschieben“. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordnernamen aus und klicken Sie dann auf „Verschieben“.
• Um zu ändern, für wen das Dokument geteilt wird, damit es nur bestimmte Benutzer anzeigen und nutzen können, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“ und wählen Sie dann „Teilen“ aus. Erfahren Sie mehr über das Teilen des Zugriffs auf Vertriebsinhalte mit Ihren Benutzern und Teams.
• Um Details zu einem einzelnen Dokument anzuzeigen oder das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
  
  • Um den Dokumententitel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Stiftsymbol edit in. Geben Sie einen neuen Titel ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.

• • Unter dem Dokumententitel können Sie die Datenschutz- und Einwilligungsoptionen für ein bestimmtes Dokument ein- oder ausschalten. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung ( ) (DSGVO) erfordert einige geringfügige Änderungen an Ihren Dokumenten, bevor Sie sie an Ihre Kontakte weitergeben:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

• • • Wenn Sie DSGVO in Ihrem Account aktiviert haben, ist der Schalter Datenschutz und Einwilligung (DSGVO) aktivieren standardmäßig für jedes Dokument aktiviert kann aber individuell deaktiviert werden. Wenn dies aktiviert ist, müssen Ihre Kontakte der Kommunikation und der Datenverarbeitung zustimmen. Wenn Sie ein Dokument freigeben, wird die Sprache aus Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen angezeigt und eine Aufforderung zur Einwilligung in Ihre Abonnementart für Eins-zu-Eins-Kommunikation eingeblendet. Der Text zum Datenschutz und zur Einwilligung wird in der Browsersprache des Betrachters angezeigt. Wenn HubSpot die Browsersprache jedoch nicht erkennen kann, wird der Text in der Sprache angezeigt, die in den Einstellungen Ihres Accounts ausgewählt wurde.

• • • Der Standardabonnementtyp in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Diese Standardabonnementart kann in Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen aktualisiert werden und gilt dann für neu erstellte Dokumente.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Dokumente hochgeladen haben , bevor die DSGVO-Funktionalität aktiviert hat, müssen Sie die Option "Datenschutz und Einwilligung" manuell aktivieren, indem Sie den Kippschalter einschalten.

• Unterhalb der DSGVO-Einstellung finden Sie eine Übersicht über die insgesamt erstellten Links, Besucher und Ansichten des Dokuments .
• Unterhalb der Dokumentendetails, in der Tabelle Besucher , sehen Sie eine Liste der Kontakte, die Ihr Dokument angesehen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen der Person und klicken Sie auf Details , um spezifische Informationen über ihre Interaktion mit dem Dokument anzuzeigen.
• Um das vorhandene Dokument zu ersetzen, klicken Sie oben rechts auf Re-upload und wählen Sie dann die Quelle der neuen Datei aus der Liste Dropdown-Menü die Quelle der neuen Datei aus. Wenn Sie vor dem erneuten Hochladen einen Link zu dem Dokument gesendet haben, wird dieser Link aktualisiert und zeigt den neuen Inhalt an.
  
  
• Um Ihr Dokument in einer Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Vorschau“, „Download“ oder „Löschen“ aus.
• Sie können das Branding Ihres Verkaufsdokuments in Ihren Account-Einstellungen anpassen. Erfahren Sie, wie Sie unter das Firmenlogo, die Firmeninformationen und die Standardfarben bearbeiten können, die in Ihrem Dokument angezeigt werden.