Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
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Dokumente hochladen und teilen

Zuletzt aktualisiert am: November 9, 2020

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Mit dem Dokumente-Tool können Sie eine Bibliothek mit Content für Ihr gesamtes Team erstellen, in die ihr Team Dokumente hochladen und mit Ihren Kontakten teilen kann.

Bitte beachten: kostenlose Nutzer können auf die ersten fünf in einem Account hochgeladenen Dokumente zugreifen. Wenn ein kostenloser Nutzer zu einem Account hinzugefügt wird, in dem bereits fünf oder mehr Dokumente hochgeladen wurden, kann dieser kostenlose Nutzer nur die ersten fünf Dokumente anzeigen und nutzen, die in diesem Account hochgeladen wurden. Wenn dem Account keine Dokumente hinzugefügt wurden, kann der kostenlose Nutzer bis zu fünf Dokumente hochladen.

Sie können die Gesamtzahl der Dokumente, die Ihrem Account bereits hinzugefügt wurden, oben rechts auf dem Dokumente-Dashboard anzeigen. Erfahren Sie in der Übersicht der Produkte und Dienstleistungen von HubSpot mehr über diese Limits.

Ein Dokument hinzufügen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Klicken Sie auf „Neues Dokument hochladen“ und wählen Sie dann die Importquelle für Ihre Datei aus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei den Anforderungen für Dateityp und Dateigröße entspricht.upload-a-document

Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wird es in Ihrem Dokumente-Dashboard angezeigt.

Bitte beachten: Da Dokumente öffentlich geteilt werden, sollten Sie das Dokumente-Tool nicht für den Versand sensibler oder vertraulicher Informationen verwenden.

Dokument mit Kontakten teilen

HubSpot verwendet automatisch Tracking, wenn Sie ein Dokument teilen, das Ihnen anzeigt, ob/wann Ihr Kontakt das Dokument aufruft. Sie können von den Empfängern auch verlangen, dass sie vor Aufrufen des Inhalts ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Bitte beachten: Wenn Sie den DSGVO-Schalter aktiviert haben für ein bestimmtes Dokument, muss der Besucher seine E-Mail-Adresse eingeben, bevor er das Dokument überprüft, selbst wenn die Einstellung „E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments verlangen“ deaktiviert ist. 

Um das Dokument mit Ihren Kontakten zu teilen, erstellen Sie einen teilbaren Link über das Dokumente-Dashboard bzw. die Seite mit den Dokumentendetails oder fügen Sie den Dokumentenlink zu Ihren Vertriebs-E-Mail-Vorlagen hinzu.

Einen freigegebenen link erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dokumentnamen und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Link erstellen“ aus. Oder klicken Sie auf den Namen des Dokuments und dann oben rechts auf „Link erstellen“.
  • Geben Sie im Dialogfeld im Feld „An wen senden Sie dies?“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  • Um die Personen nachzuverfolgen, die dieses Dokument anzeigen, klicken Sie auf „Optionen teilen“ und dann auf den Schalter „E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokumentsverlangen“, um ihn zu aktivieren.
  • Klicken Sie auf „Link erstellen“.

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  • Klicken Sie auf „Kopieren“, um den Dokumentenlink zu kopieren, oder auf „E-Mail verfassen“, um eine E-Mail mit dem Dokumentenlink vom Datensatz des Kontakts aus zu senden.
Sie können auch mithilfe der Chrome-Erweiterung von Sales Hub, dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot oder dem Office 365-Add-in von Sales Hub einen Dokumentenlink aus Ihrem E-Mail-Postfach per E-Mail senden.

Dokument zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Vorlagen.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Neue Vorlage“ oder klicken Sie auf einen Vorlagennamen, um eine vorhandene Vorlage zu bearbeiten.
  • Klicken Sie unten im Vorlagen-Editor auf Dropdown-Menü „Einfügen“ und wählen Sie dann „Dokument“ aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Dokument“ und wählen Sie ein Dokument aus, das hinzugefügt werden soll.
    • Geben Sie im Feld „Linktext“ den Text ein, der für den Dokumentenlink angezeigt werden soll.
    • Um nachzuverfolgen, wer das Dokument aufruft, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „E-Mail erforderlich, um das Dokument anzuzeigen“.
    • Um eine Vorschau Ihrer Dokument im E-Mail-Text anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Link-Vorschau einfügen“.

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  • Klicken Sie auf Einfügen.

Erfahren Sie hier, wie Sie ein Dokument in eine E-Mail-Vorlage einfügen, wenn Sie Ihre Kontakte in eine Sequenz aufnehmen.

Wie verfolgt HubSpot Öffnungen eines Dokuments nach?

Wenn Sie ein Dokument teilen, ordnet HubSpot das erste Öffnen des Dokuments der E-Mail-Adresse des entsprechenden Kontakts zu. Ein Cookie wird im Browser des Kontakts hinterlegt und wenn er ein anderes Dokument anzeigt, das von Ihrem Account geteilt wird, muss er seine E-Mail-Adresse nicht eingeben. Weitere Kontakte, die den Dokumentenlink öffnen, müssen ihre E-Mail-Adresse eingeben, es sei denn, sie haben bereits zuvor ein Dokument aufgerufen, das von Ihrem Account geteilt wurde. Wenn die Einstellung „E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments erforderlich“ deaktiviert ist, werden Kontakte, die den Dokumentenlink anzeigen, nicht identifiziert, es sei denn, sie haben zuvor ihre E-Mail eingegeben, um ein anderes Dokument anzuzeigen, das von demselben Account geteilt wird.

Ihr Dokument verwalten

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Dokumente.
  • Verwenden Sie oben rechts die Suchleiste , um ein Dokument nach Namen zu durchsuchen.
  • Um Ihre Dokumente in einem Ordner zu organisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf „In Ordner verschieben“. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordnernamen aus und klicken Sie dann auf „Verschieben“.
  • Um zu ändern, für wen das Dokument geteilt wird, damit es nur bestimmte Benutzer anzeigen und nutzen können, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Mehr“ und wählen Sie dann „Teilen“ aus. Erfahren Sie mehr über das Teilen des Zugriffs auf Vertriebsinhalte mit Ihren Benutzern und Teams. share-document-with-team
  • Um Details zu einem einzelnen Dokument anzuzeigen oder das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
    • Um den Titel des Dokuments zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bleistiftsymbol edit ini. Geben Sie einen neuen Titel ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.
    • Unter dem Titel des Dokuments können Sie Ihre Datenschutz- und Einwilligungsoptionen für ein bestimmtes Dokument aktivieren oder deaktivieren. Für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind einige leichte Änderungen an Ihren Dokumenten erforderlich, bevor Sie diese mit Ihren Kontakten teilen können:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

      • Wenn Sie die DSGVO in Ihrem Account aktiviert haben, ist der Schalter „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO) aktivieren“ standardmäßig für jedes Dokument aktiviert, kann aber einzeln deaktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, müssen Ihre Kontakte Ihre Einwilligung zur Kommunikation und Datenverarbeitung geben. Wenn Sie ein Dokument teilen, wird die Sprache aus Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen angezeigt und sie enthält eine Aufforderung zur Einwilligung für den Abonnementtyp zur persönlichen Kommunikation. Der Datenschutz- und Einwilligungstext wird in der Browser-Sprache des Besuchers angezeigt, wenn HubSpot jedoch die Browser-Sprache nicht erkennen kann, wird der Text in der in Ihren Account-Einstellungen ausgewählten Sprache angezeigt. documents-gdpr-consent-text
      • Das Standardabonnement in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Diese Standardabonnement-ID kann in Ihren Kontakt- und Unternehmenseinstellungen aktualisiert und auf neu erstellte Dokumente angewendet werden.

Bitte beachten: Wenn bereits vor dem Aktivieren der DSGVO-Funktion Dokumente hochgeladen wurden, müssen Sie die Datenschutz- und Einwilligungsoption manuell über den entsprechenden Schalter aktivieren.

  • Unter der DSGVO-Einstellung wird eine Übersicht über die insgesamt erstellten Links, Besucher und Aufrufe des Dokuments angezeigt.
  • Unter den Dokumentendetails finden Sie in der Tabelle „Besucher“ eine Liste mit Kontakten, die Ihr Dokument aufgerufen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger über deren Namen und klicken Sie auf „Details“, um spezifische Informationen zu deren Interaktion mit dem Dokument anzuzeigen.
  • Um das vorhandene Dokument zu ersetzen, klicken Sie oben rechts auf „Erneut hochladen“ und wählen Sie im  oder die Quelle der neuen Datei aus. Wenn Sie vor dem erneuten Hochladen einen Link zum Dokument versendet haben, wird der Link so aktualisiert, dass der neue Inhalt angezeigt wird.

  • Um Ihr Dokument in einer Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Vorschau“, „Download“ oder „Löschen“ aus.
  • Sie können das Branding Ihres Vertriebsdokuments in Ihren Account-Einstellungen anpassen. Erfahren Sie, wie Sie das Unternehmenslogo, die Unternehmensinformationen und die Standardfarben bearbeiten, die in Ihrem Dokument angezeigt werden.