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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

Dokumente hochladen und teilen

Zuletzt aktualisiert am: Juni 5, 2024

Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):

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Mit dem Dokumententool können Sie eine Bibliothek mit Inhalten für Ihr gesamtes Team erstellen, um Dokumente hochzuladen und mit Ihren Kontakten zu teilen.

Bitte beachten Sie: Benutzer mit Vertriebszugang können Dokumente hochladen und gemeinsam nutzen. Benutzer, denen keine  Sales Hub oder Service Hub Benutzerlizenz zugewiesen ist, können auf die ersten fünf in den Account hochgeladenen Dokumente zugreifen und diese gemeinsam nutzen. Das bedeutet, wenn ein Benutzer ohne zugewiesenen Sales Hub oder Service Hub Sitz zu einem Account hinzugefügt wird, in dem bereits fünf oder mehr Dokumente hochgeladen wurden, kann dieser Benutzer nur die ersten fünf Dokumenteansehen und verwenden. Befinden sich keine Dokumente auf dem Account, kann der Nutzer insgesamt bis zu fünf Dokumente hochladen .

Sie können die Gesamtzahl der Dokumente, die bereits in Ihrem Account erstellt wurden, oben rechts auf dem Dashboard für Dokumente anzeigen lassen. Erfahren Sie mehr über diese Beschränkungen in HubSpot's Produkt- & Servicekatalog.

Ein Dokument hinzufügen

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Dokumente.
  • Klicken Sie oben rechts auf Dokument hochladen.
  • Wählen Sie die Importquelle für Ihre Datei aus. Ihr Dateiformat muss .pptx, .pdf, .docx oder .xlsx sein.


Eingabe_Quelle

Sobald das Dokument hochgeladen wurde, wird es in Ihrem Dokumente-Dashboard angezeigt.

Bitte beachten: Da Dokumente öffentlich geteilt werden, sollten Sie das Dokumente-Tool nicht für den Versand sensibler oder vertraulicher Informationen verwenden.

Erforderliche Offenlegung: Wenn Sie das Dokumente-Tool von HubSpot verwenden, werden Dateien, die Sie über dieses Tool hochladen, von uns gespeichert und mit anderen Benutzern Ihres HubSpot-Accounts geteilt.

Dokument mit Kontakten teilen

Teilen Sie Dokumente mit Kontakten über einen teilbaren Link oder innerhalb einer E-Mail-Vorlage. HubSpot wendet automatisch Tracking, an, wenn Sie ein Dokument teilen, damit der für das Dokument zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhält, wenn ein Kontakt das Dokument aufruft. Sie können die Empfänger auch auffordern, ihre E-Mail-Adresse einzugeben, bevor sie das Dokument anzeigen können.

Bitte beachten:

  • Wenn Sie einen teilbaren Link erstellen, ist das Dokument im Internet öffentlich zugänglich. Der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse des HubSpot-Benutzers, der das Dokument freigegeben hat, werden in der oberen rechten Ecke des freigegebenen Dokuments angezeigt.
  • Wenn Sie einen teilbaren Link über einen Messaging-Dienst eines Drittanbieters wie LinkedIn versenden, kann jeder Versand als Aufruf zählen.

Einen freigegebenen link erstellen

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Dokumente.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dokumentnamen und klicken Sie auf Aktionen > Link erstellen. Oder klicken Sie auf den Namen des Dokuments und dann oben rechts auf Link erstellen.
  • Geben Sie im Dialogfeld im Feld An wen senden Sie dies? die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  • Wenn der Schalter Datenschutz einschalten nicht aktiviert ist, klicken Sie auf Freigabeoptionen, um die Personen zu verfolgen, die dieses Dokument anzeigen, und klicken Sie dann auf E-Mail-Adresse zum Anzeigen erforderlich Dokuments verlangen“, um ihn zu aktivieren.
    • Wenn der Schalter Datenschutz einschalten aktiviert ist, müssen die Personen ihre E-Mail-Adresse eingeben und bestätigen, dass sie der Kontaktaufnahme zustimmen, bevor sie das Dokument einsehen können.
  • Klicken Sie auf Link erstellen.

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  • Klicken Sie auf Kopieren, um den Dokumentenlink zu kopieren, oder auf E-Mail verfassen, um eine E-Mail mit dem Dokumentenlink vom Datensatz des Kontakts aus zu senden.
Wenn Links generiert werden, werden sie automatisch auf eine hubs.ly-URL gekürzt, da benutzerdefinierte Domain-Links derzeit nicht unterstützt werden. Sie können auch einen Dokument-Link von Ihrem E-Mail-Posteingang aus per E-Mail versenden, indem Sie die HubSpot Browser-Erweiterung, das HubSpot Browser-Add-in (Desktopversion) für Outlook oder das HubSpot Browser-Add-in (Desktopversion) für Office 365verwenden.

Dokument zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Vorlagen.
  • Klicken Sie auf den Namen einer Vorlage. Oder, eine Neue Vorlage erstellen
  • Klicken Sie unten im Vorlagen-Editor auf Dropdown-Menü Einfügen und wählen Sie dann Dokument aus.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dokument und wählen Sie ein Dokument aus, das hinzugefügt werden soll.
    • Geben Sie im Feld Linktext den Text ein, der für den Dokumentenlink angezeigt werden soll.
    • Um nachzuverfolgen, wer das Dokument aufruft, aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail erforderlich, um das Dokument anzuzeigen.
    • Um eine Vorschau Ihrer Dokument im E-Mail-Text anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Link-Vorschau einfügen.

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  • Klicken Sie auf Einfügen.

Erfahren Sie, wie Sie unter ein Dokument in eine E-Mail-Vorlage einfügen, wenn Sie Ihre Kontakte in eine Sequenz einschreiben.

Wie verfolgt HubSpot Öffnungen eines Dokuments nach?

Wenn Sie ein Dokument teilen, ordnet HubSpot das erste Öffnen des Dokuments der E-Mail-Adresse des entsprechenden Kontakts zu. Ein Cookie wird im Browser des Kontakts hinterlegt und wenn er ein anderes Dokument anzeigt, das von Ihrem Account geteilt wird, muss er seine E-Mail-Adresse nicht eingeben. Weitere Kontakte, die den Dokumentenlink öffnen, müssen ihre E-Mail-Adresse eingeben, es sei denn, sie haben bereits zuvor ein Dokument aufgerufen, das von Ihrem Account geteilt wurde. Wenn die Einstellung E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments erforderlich deaktiviert ist, werden Kontakte, die den Dokumentenlink anzeigen, nicht identifiziert, es sei denn, sie haben zuvor ihre E-Mail eingegeben, um ein anderes Dokument anzuzeigen, das von demselben Account geteilt wird.

Ihr Dokument verwalten

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Dokumente.
  • Verwenden Sie oben links die Suchleiste um ein Dokument nach Namen zu suchen, oder filtern Sie über das Dropdown-Menü Owner nach dem Eigentümer des Dokuments. 
  • Um Ihre Dokumente in einem Ordner zu organisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf In Ordner verschieben. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordnernamen aus und klicken Sie dann auf Verschieben.
  • Um zu ändern, für wen das Dokument freigegeben ist, damit nur bestimmte Benutzer das Dokument anzeigen und verwenden können, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und klicken Sie auf Aktionen > Freigabe verwalten. Erfahren Sie mehr über das Teilen von Vertriebsinhalten mit Ihren Benutzern und Teams.
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  • Um Details zu einem einzelnen Dokument anzuzeigen oder das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
    • Um den Dokumententitel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol editn Bleistift-Symbol. Geben Sie einen neuen Titel ein und klicken Sie dann auf Speichern.
    • Unterhalb des Dokumenttitels können Sie die Optionen für Datenschutz und Einwilligung für ein bestimmtes Dokument ein- oder ausschalten. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze erfordert einige Änderungen an Ihren Dokumenten, bevor Sie sie an Ihre Kontakte weitergeben:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

      • Wenn Sie die Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, ist der Schalter Datenschutz einschalten standardmäßig für jedes Dokument aktiviert, kann aber individuell deaktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, müssen Ihre Kontakte Ihre Einwilligung zur Kommunikation und Datenverarbeitung geben. Wenn Sie ein Dokument freigeben, wird die Sprache aus Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen angezeigt und eine Aufforderung zur Einwilligung in Ihre Abonnementart für Eins-zu-Eins-Kommunikation eingeblendet. Der Text zum Datenschutz und zur Einwilligung wird in der Browsersprache des Betrachters angezeigt, aber wenn HubSpot die Browsersprache nicht erkennen kann, wird der Text in der Sprache angezeigt, die in Ihren Kontoeinstellungen ausgewählt wurde. documents-gdpr-consent-text
      • Der Standardabonnementtyp in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Diese Standardabonnementart kann in Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen aktualisiert werden und gilt dann für neu erstellte Dokumente.

Bitte beachten: Wenn bereits vor dem Aktivieren der Datenschutzeinstellungen Dokumente hochgeladen wurden, müssen Sie die Datenschutz- und Einwilligungsoption manuell über den entsprechenden Schalter aktivieren.

  • Unterhalb der Datenschutzeinstellungen finden Sie eine Übersicht über die Gesamtanzahl der erstellten Links, Besucher und Ansichten des Dokuments .
  • Unter den Dokumentendetails finden Sie in der Tabelle Besucher eine Liste mit Kontakten, die Ihr Dokument aufgerufen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger über deren Namen und klicken Sie auf Details, um spezifische Informationen zu deren Interaktion mit dem Dokument anzuzeigen.
  • Um das vorhandene Dokument zu ersetzen, klicken Sie oben rechts auf Re-upload .
  • Wählen Sie die Importquelle für Ihre Datei aus. Ihr Dateiformat muss .pptx, .pdf, .docx oder .xlsx sein. Wenn Sie vor dem erneuten Hochladen einen Link zu dem Dokument gesendet haben, wird der Link aktualisiert und zeigt den neuen Inhalt an.
  • Um Ihr Dokument in einer Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Vorschau, Download oder Löschen aus.
  • Sie können das Branding Ihres Vertriebsdokuments in Ihren Account-Einstellungen anpassen. Erfahren Sie, wie Sie unter das Firmenlogo, die Firmeninformationen und die Standardfarben bearbeiten können, die in Ihrem Dokument angezeigt werden.
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