Dokumente hochladen und teilen

Erforderliche Offenlegung: Wenn Sie das Dokumente-Tool von HubSpot verwenden, werden Dateien, die Sie über dieses Tool hochladen, von uns gespeichert und mit anderen Benutzern Ihres HubSpot-Accounts geteilt.

Eine Dokumentbeschreibung generieren

Bitte beachten: Um eine Dokumentbeschreibung generieren zu können, müssen Sie die KI-Einstellungen aktivieren.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Dokumente.
• Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, für das Sie eine Beschreibung erstellen möchten.
• Klicken Sie auf Jetzt mit Breeze hinzufügen breezeSingleStar.

• Klicken Sie unten rechts auf das Breeze-SymbolbreezeSingleStar. Geben Sie nach dem Generieren der Beschreibung die gewünschten Änderungen ein.
• Klicken Sie auf Speichern.

Dokument mit Kontakten teilen

Teilen Sie Dokumente über einen Link oder in einer E-Mail-Vorlage mit Ihren Kontakten. HubSpot wendet automatisch Tracking, an, wenn Sie ein Dokument teilen, damit der für das Dokument zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhält, wenn ein Kontakt das Dokument aufruft. Sie können von den Empfängern auch verlangen, dass sie vor Aufrufen des Dokuments ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Einen freigegebenen Link erstellen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Dokumente.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Dokumentnamen und klicken Sie auf Aktionen > Link erstellen. Oder klicken Sie auf den Namen des Dokuments und dann oben rechts auf Link erstellen.
• Geben Sie im Dialogfeld im Feld An wen senden Sie dies? die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
• Wenn Datenschutz aktivieren für das Dokument nicht aktiviert ist und Sie die Personen nachverfolgen möchten, die dieses Dokument anzeigen, klicken Sie auf Optionen teilen und dann auf den Schalter E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments verlangen.
  • Wenn der Schalter Datenschutz aktivieren für das Dokument aktiviert ist, müssen die Personen ihre E-Mail-Adresse selbst eingeben und bestätigen, dass sie einer Kontaktaufnahme zustimmen, bevor sie das Dokument anzeigen können.

• Klicken Sie auf Link erstellen.

• Klicken Sie auf Kopieren, um den Dokumentenlink zu kopieren, oder auf E-Mail verfassen, um eine E-Mail mit dem Dokumentenlink vom Datensatz des Kontakts aus zu senden.

Dokument zu einer E-Mail-Vorlage hinzufügen

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Vorlagen.
  
• Klicken Sie auf den Namen einer Vorlage. Oder erstellen Sie eine neue Vorlage. 
• Klicken Sie unten im Vorlagen-Editor auf Dropdown-Menü Einfügen und wählen Sie dann Dokument aus.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dokument und wählen Sie ein Dokument aus, das hinzugefügt werden soll.
  • Geben Sie im Feld Anzuzeigender Linktext den Text ein, der für den Dokumentenlink angezeigt werden soll.
  • Um nachzuverfolgen, wer das Dokument aufruft, aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail erforderlich, um das Dokument anzuzeigen.
  • Um eine Vorschau Ihres Dokuments im E-Mail-Text anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Link-Vorschau einfügen.

• Klicken Sie auf Einfügen.

Erfahren Sie hier, wie Sie ein Dokument in eine E-Mail-Vorlage einfügen, wenn Sie Ihre Kontakte in eine Sequenz aufnehmen.

Wie verfolgt HubSpot Öffnungen eines Dokuments nach?

Wenn Sie ein Dokument teilen, ordnet HubSpot das erste Öffnen des Dokuments der E-Mail-Adresse des entsprechenden Kontakts zu. Ein Cookie wird im Browser des Kontakts hinterlegt und wenn er ein anderes Dokument anzeigt, das von Ihrem Account geteilt wird, muss er seine E-Mail-Adresse nicht eingeben. Weitere Kontakte, die den Dokumentenlink öffnen, müssen ihre E-Mail-Adresse eingeben, es sei denn, sie haben bereits zuvor ein Dokument aufgerufen, das von Ihrem Account geteilt wurde. Wenn die Einstellung E-Mail-Adresse zum Anzeigen des Dokuments erforderlich deaktiviert ist, werden Kontakte, die den Dokumentenlink anzeigen, nicht identifiziert, es sei denn, sie haben zuvor ihre E-Mail eingegeben, um ein anderes Dokument anzuzeigen, das von demselben Account geteilt wird.

Ihr Dokument verwalten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Dokumente.
• Verwenden Sie die Suchleiste oben links, um ein Dokument nach Namen zu suchen, oder filtern Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Zuständiger Mitarbeiter nach dem Mitarbeiter, der für das Dokument zuständig ist. 
• Um Ihre Dokumente in einem Ordner zu organisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie dann oben in der Tabelle auf In Ordner verschieben. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordnernamen aus und klicken Sie dann auf Verschieben.
• Um zu ändern, für wen das Dokument geteilt wird, damit es nur bestimmte Benutzer anzeigen und nutzen können, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dokument und klicken Sie auf Aktionen > Teilen-Optionen verwalten. Erfahren Sie mehr über das Teilen von Vertriebsinhalten mit Ihren Benutzern und Teams.

• Um Details zu einem einzelnen Dokument anzuzeigen oder das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Dokuments.
  
  • Um den Titel des Dokuments zu bearbeiten, klicken Sie auf das editn Bleistiftsymbol. Geben Sie einen neuen Titel ein und klicken Sie dann auf Speichern.

• • Unter dem Titel des Dokuments können Sie Ihre Datenschutz- und Einwilligungsoptionen für ein bestimmtes Dokument aktivieren oder deaktivieren. Für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer Datenschutzgesetze sind einige leichte Änderungen an Ihren Dokumenten erforderlich, bevor Sie diese mit Ihren Kontakten teilen können:

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

• • • Wenn Sie Datenschutzeinstellungen in Ihrem Account aktiviert haben, ist der Schalter Datenschutz aktivieren standardmäßig für jedes Dokument aktiviert, kann aber einzeln deaktiviert werden. Ist diese Option aktiviert, müssen Ihre Kontakte Ihre Einwilligung zur Kommunikation und Datenverarbeitung geben. Wenn Sie ein Dokument teilen, wird die Sprache aus Ihren Datenschutz- und Einwilligungseinstellungen angezeigt und sie enthält eine Aufforderung zur Einwilligung für den Abonnementtyp zur persönlichen Kommunikation. Der Datenschutz- und Einwilligungstext wird in der Browser-Sprache des Besuchers angezeigt, wenn HubSpot jedoch die Browser-Sprache nicht erkennen kann, wird der Text in der in Ihren Account-Einstellungen ausgewählten Sprache angezeigt.

• • • Der Standardabonnementtyp in Dokumenten ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account. Dieser Standardabonnementtyp kann in Ihren Datenschutz- und Unternehmenseinstellungen aktualisiert und auf neu erstellte Dokumente angewendet werden.

Bitte beachten: Wenn bereits vor dem Aktivieren der Datenschutzeinstellungen Dokumente hochgeladen wurden, müssen Sie die Datenschutz- und Einwilligungsoption manuell über den entsprechenden Schalter aktivieren.

• • Unter der Datenschutzeinstellung wird eine Übersicht über die insgesamt erstellten Links, Besucher und Aufrufe des Dokuments angezeigt.
  • Zeigen Sie unter den Dokumentendetails in der Tabelle Besucher eine Liste mit Kontakten an, die Ihr Dokument aufgerufen haben. Bewegen Sie den Mauszeiger über deren Namen und klicken Sie auf Details, um spezifische Informationen zu deren Interaktion mit dem Dokument anzuzeigen.
  • Um das vorhandene Dokument zu ersetzen, klicken Sie oben rechts auf Erneut hochladen.
  • Wählen Sie die Importquelle für Ihre Datei aus. Ihr Dateiformat muss .pptx, .pdf, .docx oder .xlsx sein. Wenn Sie bereits vor dem erneuten Hochladen einen Link zum Dokument versendet haben, wird der Link so aktualisiert, dass der neue Inhalt angezeigt wird.
  • Um Ihr Dokument in einer Vorschau anzuzeigen, herunterzuladen oder zu löschen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Vorschau, Download oder Löschen aus.
  • Sie können das Branding Ihres Vertriebsdokuments in Ihren Account-Einstellungen anpassen. Erfahren Sie, wie Sie das Unternehmenslogo, die Unternehmensinformationen und die Standardfarben bearbeiten, die in Ihrem Dokument angezeigt werden.