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Documents

Charger et partager des documents

Dernière mise à jour: septembre 24, 2020

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

L'outil Documents vous permet de créer une bibliothèque de contenu pour l'ensemble de votre équipe afin de charger et de partager des documents avec vos contacts.

Remarque : Les utilisateurs de la version gratuite peuvent accéder aux cinq premiers documents chargés dans un compte. Si un utilisateur de la version gratuite est ajouté à un compte dans lequel au moins cinq documents ont déjà été chargés, cet utilisateur gratuit ne pourra consulter et partager que les cinq premiers documents chargés. Si aucun document n'a été ajouté au compte, l'utilisateur gratuit pourra charger jusqu'à cinq documents

Vous pouvez afficher le nombre total de documents déjà ajoutés à votre compte dans l'angle supérieur droit du tableau de bord des documents. Découvrez-en davantage sur ces limites dans le catalogue de produits et de services de HubSpot.

Ajouter un document

Une fois le document chargé, il apparaîtra dans le tableau de bord des documents.

Remarque : Étant donné que les documents sont partagés publiquement, l'outil Documents ne doit pas être utilisé pour envoyer des informations sensibles ou confidentielles.

Partager votre document avec des contacts

HubSpot s'appliquera automatiquement le suivi lorsque vous partagerez un document, ce qui vous indiquera si votre contact consulte le document et à quel moment. Vous pouvez également demander aux destinataires de saisir leur adresse e-mail avant de consulter le document.

Pour partager le document avec vos contacts, créez un lien partageable dans le tableau de bord des documents ou dans la page des détails du document, ou ajoutez le lien du document à vos modèles d'e-mails commerciaux.

Créer un lien partageable

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Documents.
  • Passez le curseur de la souris sur le nom du document et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Créer un lien partageable. Autrement, cliquez sur le nom du document, puis sur Créer un lien partageable dans l'angle supérieur droit.
  • Dans la boîte de dialogue, saisissez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ À qui envoyez-vous cela ?.
  • Pour suivre les personnes qui consultent ce document, cliquez sur Options de partage, puis activez le bouton Exiger une adresse e-mail pour consulter le document le document.
  • Cliquez sur Créer un lien partageable.

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  • Cliquez sur Copier pour copier le lien du document ou cliquez sur E-mail du CRM pour envoyer un e-mail avec le lien du document depuis la fiche d'informations du contact.
Vous pouvez également envoyer par e-mail un lien du document depuis votre boîte de réception en utilisant l'extension HubSpot Sales pour Chrome, le complément HubSpot Sales pour Outlook ou le complément HubSpot Sales pour Office 365.
 

Ajouter un document à un modèle d'e-mail

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Modèles.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Nouveau modèle ou sur un nom de modèle pour modifier un modèle existant.
  • En bas de l'éditeur de modèles, cliquez sur le menu déroulant Insérer, puis sélectionnez Document.
    • Cliquez sur le menu déroulant Document et sélectionnez un document à ajouter.
    • Dans le champ Texte d'affichage du lien, saisissez le texte à afficher pour le lien du document.
    • Pour suivre les vues du document, sélectionnez la case à cocher Exiger une adresse e-mail pour consulter le document.
    • Pour afficher un aperçu de votre document dans le corps de l'e-mail, sélectionnez la case à cocher Inclure l'aperçu du lien.

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  • Cliquez sur Insérer.

Découvrez comment insérer un document dans un modèle d'e-mail lorsque vous inscrivez vos contacts dans une séquence.

Comment HubSpot suit-il les ouvertures de documents ?

Lorsque vous partagez un document, HubSpot associe la première ouverture de document à l'adresse e-mail de ce contact. Un cookie sera défini dans le navigateur du contact. S'il consulte un autre document partagé depuis votre compte, il n'aura pas à saisir son adresse e-mail. Les autres contacts qui ouvrent le lien de document devront saisir leur adresse e-mail, sauf s'ils ont précédemment consulté un document partagé depuis votre compte. Si le paramètre Exiger une adresse e-mail pour consulter le document est désactivé, tous les contacts qui consultent le lien du document ne seront pas identifiés à moins qu'ils aient précédemment saisi leur adresse e-mail pour afficher un autre document partagé depuis le même compte. 

Gérer le document

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Documents.
  • Dans l'angle supérieur droit, utilisez la barre de recherche pour rechercher un document par son nom.
  • Pour organiser vos documents dans un dossier, sélectionnez les cases à cocher à côté des documents à déplacer, puis cliquez sur Déplacer vers le dossier en haut du tableau. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le nom du dossier, puis cliquez sur Déplacer.
  • Pour modifier les personnes ayant accès au document afin que seuls certains utilisateurs puissent le consulter, passez le curseur de la souris sur le document et cliquez sur le menu déroulant Plus, puis sélectionnez Partager. Découvrez-en davantage sur le partage d'accès au contenu de vente avec vos utilisateurs et équipes. share-document-with-team
  • Pour consulter les détails sur un document individuel ou modifier le document, cliquez sur le nom du document.
    • Pour modifier le titre du document, cliquez sur l'icône Crayon edit in. Saisissez un nouveau titre, puis cliquez sur Enregistrer.
    • Sous le titre du document, vous pouvez activer ou désactiver vos options de confidentialité et de consentement pour un document donné. Le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) implique quelques légers changements dans vos documents avant le partage avec vos contacts :

Remarque : Ces fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

      • Si le RGPD est activé dans votre compte, le bouton Activer la confidentialité et le consentement (RGPD) est activé par défaut pour chaque document, mais peut être désactivé individuellement. Lorsque cette option est activée, vos contacts doivent donner leur consentement pour la communication et le traitement des données. Lorsque vous partagez un document, la langue des paramètres de confidentialité et de consentement apparaîtra et inclura un consentement pour le type d'abonnement à une communication individuelle. Le texte de confidentialité et de consentement apparaîtra dans la langue du navigateur de l'audience, mais si HubSpot ne peut détecter la langue du navigateur, le texte s'affichera dans la langue sélectionnée dans les paramètres de votre compte. documents-gdpr-consent-text
      • L'abonnement par défaut dans les documents est la communication « face à face ». Il s'agit d'un type d'abonnement interne à votre compte HubSpot. Cet ID d'abonnement par défaut peut être mis à jour dans les paramètres de vos contacts et de votre entreprise et s'appliquera aux documents nouvellement créés.

Remarque : Si vous avez chargé des documents avant d'activer la fonctionnalité RGPD, vous devrez activer manuellement l'option de confidentialité et de consentement en cliquant sur le bouton.

  • Sous le paramètre RGPD, consultez une vue d'ensemble des liens créés, visiteurs et vues du document.
  • Sous les détails du document, dans le tableau Visiteurs, consultez une liste des contacts qui ont consulté votre document. Passez le curseur de la souris sur leur nom et cliquez sur Détails pour afficher des informations précises sur leur interaction avec le document.
  • Pour remplacer le document existant, cliquez sur Recharger dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez la source du nouveau fichier depuis le pour déroulant. Si vous envoyez un lien vers le document avant le rechargement, le lien sera mis à jour et affichera le nouveau contenu.

  • Pour prévisualiser, télécharger ou supprimer votre document, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Aperçu, Télécharger ou Supprimer.
  • Vous pouvez personnaliser le branding de votre document de vente dans les paramètres de votre compte. Découvrez comment modifier le logo de l'entreprise, les informations sur l'entreprise et les couleurs par défaut qui s'affichent sur votre document.
 
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