Last opp og del dokumenter

Nødvendig utlevering: Hvis du bruker HubSpots dokumentverktøy, lagres filer som du laster opp ved hjelp av dette verktøyet av HubSpot og deles med andre brukere på HubSpot-kontoen din.

Del dokumentet med kontakter

Du kan dele dokumenter med kontakter via en delbar lenke eller i en e-postmal. HubSpot bruker automatisk sporing når du deler et dokument, slik at dokumentets eier får et varsel når en kontakt ser på dokumentet. Du kan også kreve at mottakerne oppgir e-postadressen sin før de kan se innholdet.

Merk: Hvis du sender en delbar lenke via en tredjeparts meldingstjeneste, for eksempel LinkedIn, kan hver sending telle som en visning.

Opprett en lenke som kan deles

• Naviger til Salg > Dokumenter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over dokumentnavnet, klikk på rullegardinmenyen Handlinger og velg deretter Opprett lenke. Du kan også klikke på navnet på dokumentet og deretter klikke på Opprett lenke øverst til høyre.
• I dialogboksen skriver du inn mottakerens e-postadresse i feltet Hvem sender du dette til?
• Hvis du ikke har slått på Aktiver personvern og samtykke (GDPR) for dokumentet, kan du spore personene som ser dette dokumentet, ved å klikke på Delingsalternativer og deretter slå på Krev e-postadresse forå se dokumentet .
  • Hvis dokumentets Aktiver personvern og samtykke (GDPR) er slått på, må personene skrive inn e-postadressen sin og bekrefte at de samtykker til å bli kontaktet før de kan se dokumentet.

• Klikk på koblingen Opprett.

• Klikk på Kopier for å kopiere dokumentlenken, eller klikk på Skriv e-post for å sende en e-post med dokumentlenken fra kontaktens post.

Legge til et dokument i en e-postmal

• Naviger til Conversations > Maler i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på Ny mal øverst til høyre, eller klikk på et malnavn for å redigere en eksisterende mal.
• Klikk på rullegardinmenyen Sett inn nederst i maleditoren, og velg deretter Dokument.
  • Klikk på rullegardinmenyen Dokument , og velg et dokument du vil legge til.
  • I feltet Link display text skriver du inn teksten som skal vises for dokumentlenken.
  • Hvis du vil spore hvem som ser dokumentet, merker du av for Krev e-post for å se dokumentet .
  • Hvis du vil vise en forhåndsvisning av dokumentet i e-postteksten, merker du av for Inkluder forhåndsvisning av lenke.

• Klikk på Sett inn.

Lær hvordan du setter inn et dokument i en e-postmal når du registrerer kontakter i en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot åpninger av dokumenter?

Når du deler et dokument, knytter HubSpot det første dokumentet som åpnes, til e-postadressen til den aktuelle kontakten. Det settes en informasjonskapsel i kontaktens nettleser, og hvis de ser et annet dokument som deles fra kontoen din, trenger de ikke å oppgi e-postadressen sin. Andre kontakter som åpner dokumentlenken, må oppgi e-postadressen sin, med mindre de tidligere har sett et dokument som er delt fra kontoen din. Når innstillingen Krev e-postadresse for å vise dokument er deaktivert, vil ikke alle kontakter som viser dokumentlenken, bli identifisert med mindre de tidligere har oppgitt e-postadressen sin for å vise et annet dokument som er delt fra samme konto.

Administrer dokumentet ditt

• Naviger til Salg > Dokumenter i HubSpot-kontoen din.
• Øverst til høyre kan du bruke søkefeltet til å søke opp et dokument etter navn, eller filtrere etter dokumentets eier ved hjelp av rullegardinmenyen Eier .
• Hvis du vil organisere dokumentene i en mappe, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av dokumentene du vil flytte, og klikker deretter på Flytt til ma ppe øverst i tabellen. Velg mappenavnet i dialogboksen, og klikk deretter på Flytt.
• Hvis du vil endre hvem dokumentet skal deles med, slik at bare visse brukere kan se og bruke dokumentet, holder du musepekeren over dokumentet, klikker på rullegardinmenyen Mer og velger deretter Del. Finn ut mer om hvordan du deler tilgang til salgsinnhold med brukere og team.
• Hvis du vil se detaljer om et enkelt dokument eller redigere dokumentet, klikker du på dokumentnavnet.
  
  • Hvis du vil redigere dokumentets tittel, klikker du på blyantikonet edit in. Skriv inn en ny tittel, og klikk deretter på Lagre.

• • Under dokumenttittelen kan du aktivere eller deaktivere personvern- og samtykkealternativene for et bestemt dokument. For å overholde personvernforordningen (GDPR) må du gjøre noen små endringer i dokumentene dine før du deler dem med kontaktene dine:

Merk: Selv om disse funksjonene finnes i HubSpot, er ditt juridiske team den beste ressursen til å gi deg råd om samsvar i din spesifikke situasjon.

• • • Hvis du har slått på GDPR i kontoen din, er bryteren Aktiver personvern og samtykke (GDPR ) slått på som standard for hvert dokument, men kan slås av på individuell basis. Når dette er aktivert, må kontaktene dine gi samtykke til kommunikasjon og databehandling. Når du deler et dokument, vises språket fra personvern- og samtykkeinnstillingene dine og inkluderer en forespørsel om samtykke til abonnementstypen for en-til-en-kommunikasjon. Personverns- og samtykketeksten vises på det språket som leseren bruker i nettleseren, men hvis HubSpot ikke kan gjenkjenne nettleserspråket, vises teksten på det språket som er valgt i kontoinnstillingene.

• • • Standard abonnementstype i dokumenter er "en-til-en"-kommunikasjon. Dette er en intern abonnementstype i HubSpot-kontoen din. Denne standard abonnementstypen kan oppdateres i personvern- og samtykkeinnstillingene og vil gjelde for nyopprettede dokumenter.

Merk: Hvis du har lastet opp dokumenter før du aktiverte GDPR-funksjonaliteten, må du aktivere personvern- og samtykkealternativet manuelt ved å slå på bryteren.

• Under GDPR-innstillingen kan du se en oversikt over dokumentets totale antall opprettede lenker, besøkende og visninger.
• Under dokumentdetaljene, i tabellen Besøkende , kan du se en liste over kontakter som har sett dokumentet. Hold musepekeren over navnet og klikk på Detaljer for å se spesifikk informasjon om interaksjonen med dokumentet.
• Hvis du vil erstatte det eksisterende dokumentet, klikker du på Last opp på nytt øverst til høyre og velger deretter kilden til den nye filen i rullegardinmenyen . Hvis du sendte en lenke til dokumentet før du lastet det opp på nytt, oppdateres lenken for å vise det nye innholdet.
  
  
• Hvis du vil forhåndsvise, laste ned eller slette dokumentet, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger deretter Forhåndsvis, Last ned eller Slett.
• Du kan tilpasse merkevarebyggingen av salgsdokumentet ditt i kontoinnstillingene. Finn ut hvordan du redigerer firmalogoen, bedriftsinformasjonen og standardfargene som vises i dokumentet.