Last opp og del dokumenter

Nødvendig opplysning: Hvis du bruker HubSpots dokumentverktøy, lagres filer du laster opp ved hjelp av dette verktøyet av HubSpot og deles med andre brukere på HubSpot-kontoen din.

Del dokumentet ditt med kontakter

Del dokumenter med kontakter via en delbar lenke eller i en e-postmal. HubSpot bruker automatisk sporing når du deler et dokument, slik at eieren av dokumentet får et varsel når en kontakt ser dokumentet. Du kan også kreve at mottakerne oppgir e-postadressen sin før de kan se dokumentet.

Opprett en lenke som kan deles

• Gå til Bibliotek > Dokumenter i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over dokumentnavnet og klikk på Handlinger > Opprett lenke. Du kan også klikke på navnet på dokumentet og deretter klikke på Opprett lenke øverst til høyre.
• I dialogboksen skriver du inn mottakerens e-postadresse i feltet Hvem sender du dette til?
• Hvis du vil spore hvem som ser på dette dokumentet, klikker du på Delingsalternativer og deretter på Krev e-postadressefor å vise dokumentet for å slå på knappen for å spore hvem som ser på dokumentet .
  • Hvis dokumentets Slå på personvern er slått på, må personene oppgi e-postadressen sin og bekrefte at de samtykker til å bli kontaktet før de kan se dokumentet.

• Klikk på Opprett-lenken.

• Klikk på Kopier for å kopiere dokumentlenken, eller klikk på Skriv e-post for å sende en e-post med dokumentlenken fra kontaktens post.

Legg til et dokument i en e-postmal

• Gå til Bibliotek > Maler i HubSpot-kontoen din.
  
• Klikk på navnet på en mal. Eller opprett en ny mal.
• Klikk på rullegardinmenyen Sett inn nederst i malredigeringsprogrammet, og velg deretter Dokument.
  • Klikk på rullegardinmenyen Dokument , og velg et dokument du vil legge til.
  • I feltet Link display text skriver du inn teksten som skal vises for dokumentlenken.
  • Hvis du vil spore hvem som ser dokumentet, merker du av for Krev e-post for å se dokumentet .
  • Hvis du vil vise en forhåndsvisning av dokumentet i e-postteksten, merker du av for Inkluder forhåndsvisning av lenke.

• Klikk på Sett inn.

Lær hvordan du setter inn et dokument i en e-postmal når du registrerer kontakter i en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot dokumentåpninger?

Når du deler et dokument, knytter HubSpot det første dokumentet som åpnes, til e-postadressen til den aktuelle kontakten. Det settes en informasjonskapsel i kontaktens nettleser, og hvis de ser et annet dokument som deles fra kontoen din, trenger de ikke å oppgi e-postadressen sin. Andre kontakter som åpner dokumentlenken, må oppgi e-postadressen sin, med mindre de tidligere har sett et dokument som er delt fra kontoen din. Når innstillingen Krev e-postadresse for å vise dokument er deaktivert, vil ikke alle kontakter som viser dokumentlenken, bli identifisert med mindre de tidligere har oppgitt e-postadressen sin for å vise et annet dokument som er delt fra samme konto.

Administrer dokumentet ditt

• Gå til Bibliotek > Dokumenter i HubSpot-kontoen din.
• Øverst til venstre kan du bruke søkefeltet til å søke opp et dokument etter navn, eller filtrere etter dokumentets eier ved hjelp av rullegardinmenyen Eier .
• Hvis du vil organisere dokumentene i en mappe, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av dokumentene du vil flytte, og klikker deretter på Flytt til mappe øverst i tabellen. Velg mappenavnet i dialogboksen, og klikk deretter på Flytt.
• Hvis du vil endre hvem dokumentet skal deles med, slik at bare enkelte brukere kan se og bruke dokumentet, holder du musepekeren over dokumentet og klikker på Handlinger > Administrer deling. Finn ut mer om hvordan du deler tilgang til salgsinnhold med brukere og team.

• Klikk på dokumentnavnet for å se detaljer om et enkelt dokument eller redigere dokumentet.
  
  • Klikk på blyantikonet editn for å redigere dokumenttittelen. Skriv inn en ny tittel, og klikk deretter på Lagre.

• • Under dokumenttittelen kan du slå personvern- og samtykkealternativene for et bestemt dokument av eller på. For å overholde personvernforordningen (GDPR) og andre personvernlover må du gjøre noen endringer i dokumentene dine før du deler dem med kontaktene dine:

Merk: Selv om disse funksjonene finnes i HubSpot, er ditt juridiske team den beste ressursen til å gi deg råd om samsvar i din spesifikke situasjon.

• • • Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, er " Slå på personvern" slått på som standard for hvert dokument, men kan slås av for hvert enkelt dokument. Når dette er aktivert, må kontaktene dine gi samtykke til kommunikasjon og databehandling. Når du deler et dokument, vises språket fra personvern- og samtykkeinnstillingene dine og inkluderer en forespørsel om samtykke til abonnementstypen en-til-en-kommunikasjon. Personverns- og samtykketeksten vises på det språket som leseren bruker i nettleseren, men hvis HubSpot ikke kan gjenkjenne nettleserspråket, vises teksten på det språket som er valgt i kontoinnstillingene.

• • • Standard abonnementstype i dokumenter er "en-til-en"-kommunikasjon. Dette er en intern abonnementstype i HubSpot-kontoen din. Denne standard abonnementstypen kan oppdateres i personvern- og samtykkeinnstillingene og vil gjelde for nyopprettede dokumenter.

Merk: Hvis du har lastet opp dokumenter før du aktiverte personverninnstillingene, må du aktivere personvern- og samtykkealternativet manuelt ved å slå på bryteren.

• Under personverninnstillingen kan du se en oversikt over dokumentets totale antall opprettede lenker, besøkende og visninger.
• Under dokumentdetaljene, i tabellen Besøkende , kan du se en liste over kontakter som har sett dokumentet. Hold musepekeren over navnet og klikk på Detaljer for å se spesifikk informasjon om deres interaksjon med dokumentet.
• Hvis du vil erstatte det eksisterende dokumentet, klikker du på Last opp på nytt øverst til høyre.
• Velg importkilden for filen din . Filformatet må være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Hvis du har sendt en lenke til dokumentet før du laster det opp på nytt, oppdateres lenken for å vise det nye innholdet.
• Hvis du vil forhåndsvise, laste ned eller slette dokumentet, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger deretter Forhåndsvis, Last ned eller Slett.
• Du kan tilpasse merkevarebyggingen av salgsdokumentet i kontoinnstillingene. Finn ut hvordan du redigerer firmalogoen, bedriftsinformasjonen og standardfargene som vises i dokumentet.