Documenten uploaden en delen

Noodzakelijke openbaarmaking: als u de Documenten tool van HubSpot gebruikt, worden bestanden die u uploadt met deze tool door HubSpot opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers in uw HubSpot account.

Een documentbeschrijving genereren

Let op: om een documentbeschrijving te genereren, moet je AI-instellingen aanzetten.

• Ga in je HubSpot-account naar Bibliotheek > Documenten.
• Klik op de naam van het document waarvoor je een beschrijving wilt maken.
• Klik op Nu toevoegen met Breeze breezeSingleStar.

• Klik rechtsonder op het Breeze-pictogrambreezeSingleStar. Nadat de beschrijving is gegenereerd, kun je de gewenste bewerkingen invoeren.
• Klik op Opslaan.

Een document delen met contactpersonen

Deel documenten met contactpersonen via een deelbare link of binnen een e-mailsjabloon. HubSpot past automatisch toe tracking wanneer je een document deelt, zodat de gebruiker die de link heeft gedeeld een melding ontvangt wanneer een contactpersoon het document bekijkt. Je kunt ontvangers ook vragen hun e-mailadres in te voeren voordat ze het document kunnen bekijken.

Maak een link die je kunt delen

• Ga in je HubSpot-account naar Bibliotheek > Documenten.
• Beweeg de muis over de documentnaam en klik op Documenten > Link maken. Of klik op de naam van het document en klik vervolgens rechtsboven op Koppeling maken .
• Voer in het dialoogvenster het e-mailadres van de ontvanger in het veld Naar wie stuur je dit?
• Als de optie Privacygegevens inschakelen niet is ingeschakeld voor het document, kunt u de personen die dit document bekijken volgen door te klikken op Opties delen en vervolgens op E-mailadres vereisen voor weergave document te bekijken in te schakelen.
  • Als de optie Gegevensbeveiliging inschakelen is ingeschakeld, moeten de personen hun e-mailadres invoeren en bevestigen dat ze toestemming geven om te worden gecontacteerd voordat ze het document kunnen bekijken.

• Klik op Koppeling maken.

• Klik op Kopiëren om de documentkoppeling te kopiëren of klik op E-mail opstellen om een e-mail te verzenden met de documentkoppeling vanuit het record van de contactpersoon.

Een document toevoegen aan een e-mailsjabloon

• Ga in je HubSpot-account naar Bibliotheek > Sjablonen.
  
• Klik op de naam van een sjabloon. Of maak een nieuwe sjabloon.
• Klik onder in de sjablooneditor op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteer Document.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Documenten en selecteer een document om toe te voegen.
  • Voer in het veld Linkweergavetekst de tekst in die voor de documentkoppeling moet worden weergegeven.
  • Om bij te houden wie het document bekijkt, schakelt u het selectievakje E-mail vereist om het document te bekijken in.
  • Als je een voorbeeld van je document in de e-mailtekst wilt weergeven, schakel je het selectievakje Voorbeeld van koppeling opnemen in.

• Klik op Invoegen.

Leer hoe je een document kunt invoegen in een e-mailsjabloon wanneer je contactpersonen inschrijft in een sequentie.

Hoe houdt HubSpot bij welke documenten worden geopend?

Wanneer je een document deelt, koppelt HubSpot het eerste geopende document aan het e-mailadres van die contactpersoon. Er wordt een cookie ingesteld in de browser van de contactpersoon en als deze een ander document bekijkt dat vanuit jouw account wordt gedeeld, hoeft hij of zij zijn of haar e-mailadres niet in te voeren. Andere contactpersonen die de documentkoppeling openen, moeten hun e-mailadres invoeren, tenzij ze eerder een document hebben bekeken dat vanuit uw account is gedeeld. Als de instelling E-mailadres vereist om document te bekijken is uitgeschakeld, worden alle contactpersonen die de documentkoppeling bekijken niet geïdentificeerd, tenzij ze eerder hun e-mailadres hebben ingevoerd om een ander document te bekijken dat vanuit dezelfde account is gedeeld.

Beheer je documenten

• Ga in je HubSpot-account naar Bibliotheek > Documenten.
• Gebruik linksboven de zoekbalk om een document op naam op te zoeken of filter op de verantwoordelijke van het document met het vervolgkeuzemenu Eigenaar .
• Om je documenten in een map te organiseren, selecteer je de selectievakjes naast de documenten die je wilt verplaatsen en klik je op Verplaats naar map bovenaan de tabel. Selecteer in het dialoogvenster de naam van de map en klik op Verplaatsen.
• Om te wijzigen met wie het document wordt gedeeld, zodat alleen bepaalde gebruikers het document kunnen bekijken en gebruiken, ga je met de muis over het document en klik je op Acties > Delen beheren. Meer informatie over het delen van toegang tot verkoopinhoud met uw gebruikers en teams.

• Om details over een individueel document te bekijken of het document te bewerken, klik je op de naam van het document.
  
  • Klik op het potloodpictogram editn om de titel van het document te bewerken. Voer een nieuwe titel in en klik op Opslaan.

• • Onder de documenttitel kun je de privacy- en toestemmingsopties voor een bepaald document in- of uitschakelen. Om te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere privacywetten, moet je enkele wijzigingen aanbrengen in je documenten voordat je ze deelt met je contactpersonen:

Let op: hoewel deze functies in HubSpot beschikbaar zijn, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

• • • Als je de instellingen voor gegevensprivacy hebt ingeschakeld in je account, is de schakeloptie Zet gegevensprivacy aan standaard ingeschakeld voor elk document, maar kan deze op individuele basis worden uitgeschakeld. Als dit is ingeschakeld, moeten uw contactpersonen toestemming geven voor communicatie en gegevensverwerking. Wanneer u een document deelt, wordt de taal van uw privacy- en toestemmingsinstellingen weergegeven en wordt er gevraagd om toestemming voor uw abonnement voor één-op-één-communicatie. De privacy- en toestemmingstekst wordt weergegeven in de browsertaal van de kijker, maar als HubSpot de browsertaal niet kan detecteren, wordt de tekst weergegeven in de taal die is geselecteerd in je accountinstellingen.

• • • Het standaard abonnementstype in documenten is "één-op-één" communicatie. Dit is een intern abonnementstype in je Hubspot account. Dit standaard abonnementstype kan worden bijgewerkt in je privacy- en toestemmingsinstellingen en is van toepassing op nieuw aangemaakte documenten.

Let op: als u documenten had geüpload voordat u de instellingen voor gegevensprivacy had ingeschakeld, moet u de optie voor privacy en toestemming handmatig inschakelen door de schakelaar om te zetten.

• • Onder de instelling voor gegevensprivacy ziet u een overzicht van het totaal aantal gemaakte links, bezoekers en weergaven van het document.
  • Onder de details van het document, in de tabel Bezoekers , ziet u contactpersonen die uw document hebben bekeken. Beweeg de muis over hun naam en klik op Details om specifieke informatie over hun interactie met het document te bekijken.
  • Klik rechtsboven op Opnieuw uploaden om het bestaande document te vervangen.
  • Selecteer de importbron voor je bestand. De bestandsindeling moet .pptx, .pdf, .docx of .xlsx zijn. Als u eerder een koppeling naar het document hebt verzonden voordat u het opnieuw hebt geüpload, wordt de koppeling bijgewerkt om de nieuwe inhoud weer te geven.
  • Om je document te bekijken, te downloaden of te verwijderen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Voorbeeld, Downloaden of Verwijderen.
  • Je kunt de branding van je verkoopdocumenten aanpassen in je accountinstellingen. Hier lees je hoe je het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren kunt bewerken die op je document worden weergegeven.