Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Documents

Documenten uploaden en delen

Laatst bijgewerkt: maart 25, 2021

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Met de documententool kunt u een bibliotheek met inhoud opbouwen voor uw hele team om documenten te uploaden en te delen met uw contactpersonen.

Let op: gratis gebruikers hebben toegang tot de eerste vijf documenten die in een account zijn geüpload. Als een gratis gebruiker wordt toegevoegd aan een account waar al vijf of meer documenten zijn geüpload, kan die gratis gebruiker alleen de eerste vijf documenten bekijken en delen die zijn geüpload in dat account. Als er nog geen documenten aan het account zijn toegevoegd, kan de gratis gebruiker maximaal vijf documenten uploaden.

U kunt het totale aantal documenten dat al aan uw account is toegevoegd, rechtsboven op het documenten dashboard bekijken.Meer informatieover deze limieten vindt u in de Producten- en dienstencatalogus van HubSpot.

Een document toevoegen

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Documenten.
  • Klik op Nieuw document uploaden en selecteer vervolgens de importbron voor uw bestand. Zorg ervoor dat uw bestand voldoet aan de beperkingen voor bestandstype en -grootte.upload-a-document

Zodra het document is geüpload, verschijnt het in uw documenten dashboard.

Let op: aangezien documenten openbaar worden gedeeld, mag de documents tool niet worden gebruikt om gevoelige of vertrouwelijke informatie te versturen.

Noodzakelijke openbaarmaking: als u de documententool van HubSpot gebruikt, worden bestanden die u met deze tool uploadt door HubSpot opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers in uw HubSpot account.

Deel uw document met contactpersonen

HubSpot past automatisch tracking toe wanneer u een document deelt, zodat u kunt zien of/wanneer uw contactpersoon het document bekijkt. U kunt ook eisen dat ontvangers hun e-mailadres invoeren voordat zij de inhoud bekijken.

Let op: als u de GDPR-schakelaar voor een bepaald document hebt ingeschakeld, moet de kijker zijn e-mailadres invoeren voordat hij het document kan bekijken.

Om het document met uw contacten te delen, maakt u een deelbare link aan in het documenten dashboard of op de detailpagina van het document, of voegt u de documentlink toe aan uw verkoop-e-mailsjablonen.

Maak een deelbare link

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Documenten.
  • Beweeg de muis over de naam van het document en klik op het menu Acties , selecteer dan Koppeling maken. Of klik op de naam van het document en klik dan rechtsboven op Koppeling maken .
  • In het dialoogvenster voert u het e-mailadres van de ontvanger in het veld Naar wie verstuurt u dit?
  • Om bij te houden welke personen dit document bekijken, klikt u op Deelopties en vervolgens op de schakelaar E-mailadres vereisen om documentte bekijken aanzetten.
  • Klik op Maak link.

updated-create-documents-shareable-link

  • Klik op Kopiëren om de documentkoppeling te kopiëren, of klik op E-mail opstellen om een e-mail te verzenden met de documentkoppeling uit het record van de contactpersoon.
U kunt een link naar een document ook vanuit uw inbox e-mailen met de HubSpot Sales Chrome-extensie, de HubSpot Sales Outlook desktop add-in, of de HubSpot Sales Office 365 add-in.

Een document toevoegen aan een e-mail sjabloon

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Gesprekken > Templates.
  • In de rechterbovenhoek, klik op Nieuw sjabloon, of klik op een sjabloonnaam om een bestaand sjabloon te bewerken.
  • Klik onder in de sjablooneditor op hetvervolgkeuzemenu Invoegen en selecteer vervolgens Document.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Document en selecteer een document om toe te voegen.
    • Voer in het tekstveld Linkweergave de tekst in die voor de documentlink moet worden weergegeven.
    • Om bij te houden wie het document bekijkt, schakelt u het selectievakje E-mail vereist om document te bekijken in.
    • Als u een voorbeeld van uw document in de hoofdtekst van de e-mail wilt weergeven, schakelt u het selectievakje Voorbeeld van link opnemenin.

updated-insert-document-into-template-editor

  • Klik op Invoegen.

Leer hoe u een document kunt invoegen in een e-mailsjabloon bij het inschrijven van uw contactpersonen in een reeks.

Hoe houdt HubSpot bij dat documenten worden geopend?

Wanneer u een document deelt, koppelt HubSpot het eerste geopende document aan het e-mailadres van die contactpersoon. Er wordt een cookie ingesteld in de browser van de contactpersoon en als zij een ander document van uw account bekijken, hoeven zij hun e-mailadres niet in te voeren. Andere contactpersonen die de documentkoppeling openen, moeten hun e-mailadres invoeren, tenzij ze eerder een document hebben bekeken dat via uw account is gedeeld. Wanneer de instelling E-mailadres vereisen om document te bekijken is uitgeschakeld, worden alle contactpersonen die de documentkoppeling bekijken niet geïdentificeerd, tenzij ze eerder hun e-mailadres hebben ingevoerd om een ander document te bekijken dat is gedeeld vanuit dezelfde account.

Beheer uw document

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Documenten.
  • Rechtsboven kunt u de zoekbalk gebruiken om een document op naam op te zoeken, of u kunt filteren op de eigenaar van het document met behulp van het vervolgkeuzemenu Eigenaar .
  • Om uw documenten in een map te ordenen, selecteert u de selectievakjes naast de te verplaatsen documenten en klikt u vervolgens op Verplaats naar map boven in de tabel. In het dialoogvenster selecteert u de naam van de map en klikt u vervolgens op Verplaatsen.
  • Als u wilt wijzigen met wie het document wordt gedeeld, zodat alleen bepaalde gebruikers het document kunnen bekijken en gebruiken, gaat u met de muis over het document en klikt u op het vervolgkeuzemenu Meer , waarna u Delen selecteert. Meer informatie over het delen van de toegang tot verkoopcontent met uw gebruikers en teams. share-document-with-team
  • Om details over een individueel document te bekijken of het document te bewerken, klikt u op de documentnaam.
    • Om de documenttitel te bewerken, klikt u op het potloodpictogram Bewerken in. Voer een nieuwe titel in en klik vervolgens op Opslaan.
    • Onder de titel van het document kunt u de privacy- en toestemmingsopties voor een bepaald document in- of uitschakelen. Voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) brengt enkele kleine wijzigingen in uw documenten met zich mee voordat u ze met uw contacten deelt:

Let op: woewel deze functies in HubSpot staan, is uw juridische team de beste bron om u advies te geven over de naleving van de regels in uw specifieke situatie.

      • Als u GDPR hebt ingeschakeld in uw account, is deschakelaar Privacy en toestemming inschakelen (GDPR) standaard ingeschakeld voor elk document, maar kan deze op individuele basis worden uitgeschakeld. Als dit is ingeschakeld, moeten uw contacten toestemming geven voor communicatie en gegevensverwerking. Wanneer u een document deelt, wordt de taal van uw privacy-en toestemmingsinstellingen weergegeven en wordt u gevraagd om toestemming te geven voor uw abonnementstype voor één-op-één-communicatie. De privacy- en toestemmingstekst wordt weergegeven in de browsertaal van de kijker, maar als HubSpot de browsertaal niet kan detecteren, wordt de tekst weergegeven in de taal die u in uw accountinstellingenhebt geselecteerd. documents-gdpr-consent-text
      • Het standaard abonnement in documenten is "één-op-één" communicatie. Dit is een intern abonnementstype in uw HubSpot account. Dit standaard abonnement ID kunt u aanpassen in uw contactpersonen en bedrijven instellingen en zal van toepassing zijn op nieuw aangemaakte documenten.

Let op: als u documenten had geüpload voordat u de GDPR-functionaliteit inschakelde, moet u de privacy- en toestemmingsoptie handmatig inschakelen door de toggle aan te zetten.

  • Onder de GDPR-instelling ziet u een overzicht van het totale aantal aangemaakte links, bezoekers en weergaven van het document.
  • Onder de documentdetails, in de tabel Bezoekers , ziet u een lijst met contactpersonen die uw document hebben bekeken. Beweeg met de muis over hun naam en klik op Details om specifieke informatie over hun interactie met het document te bekijken.
  • Om het bestaande document te vervangen, klikt u rechtsbovenop Opnieuw laden en selecteert u de bron van het nieuwe bestand in het vervolgkeuzemenu. Als u een link naar het document hebt gestuurd voordat u het opnieuw uploadde, zal de link worden bijgewerkt om de nieuwe inhoud weer te geven.

  • Om uw document te bekijken, te downloaden of te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Voorbeeld, Downloaden of Verwijderen.
  • U kunt de huisstijl van uw verkoopdocument aanpassen in uw accountinstellingen. Hier leest u hoe u het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren kunt bewerken die op uw document worden weergegeven.