Documenten uploaden en delen

Noodzakelijke openbaarmaking: als u de documententool van HubSpot gebruikt, worden bestanden die u met deze tool uploadt door HubSpot opgeslagen en gedeeld met andere gebruikers in uw HubSpot-account.

Uw document delen met contacten

Je kunt documenten delen met contactpersonen via een deelbare link of binnen een e-mailsjabloon. HubSpot past automatisch tracking toe wanneer je een document deelt, zodat de eigenaar van het document een melding ontvangt wanneer een contactpersoon het document bekijkt. Je kunt ook vereisen dat ontvangers hun e-mailadres invoeren voordat ze de inhoud kunnen bekijken.

Let op: als u een deelbare link verzendt via een berichtendienst van derden, zoals LinkedIn, kan elke verzending tellen als een weergave.

Maak een deelbare link

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Documenten.
• Ga met de muis over de documentnaam en klik op het vervolgkeuzemenu Acties , selecteer dan Koppeling maken. Of klik op de naam van het document en dan rechtsboven op Link maken .
• Voer in het dialoogvenster het e-mailadres van de ontvanger in, in het veld Naar wie stuur je dit?
• Als in uw account de GDPR-functionaliteit is ingeschakeld, kunt u de personen volgen die dit document bekijken door te klikken op Opties delen en vervolgens op Vereist e-mailadres voor bekijken document inschakelen.

• Klik op Creëer link.

• Klik op Kopiëren om de documentlink te kopiëren, of klik op E-mail samenstellen om een e-mail te versturen met de documentlink uit de record van de contactpersoon.

Een document toevoegen aan een e-mailsjabloon

• Ga in je HubSpot account naar Gesprekken > Templates.
• Klik rechtsboven op Nieuwe sjabloon, of klik op een sjabloonnaam om een bestaande sjabloon te bewerken.
• Klik onder in de sjablooneditor op hetkeuzemenu Invoegen en selecteer vervolgens Document.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Document en selecteer een document om toe te voegen.
  • Voer in het veld Linkweergave de tekst in die moet worden weergegeven voor de documentkoppeling.
  • Om bij te houden wie het document bekijkt, schakelt u het selectievakje E-mail vereist om het document te bekijken in.
  • Als u een voorbeeld van uw document in de e-mail wilt weergeven, schakelt u het selectievakje Koppelingsvoorbeeld opnemen in.

• Klik op Invoegen.

Leer hoe u een document kunt invoegen in een e-mailsjabloon bij het inschrijven van uw contacten in een reeks.

Hoe houdt HubSpot het aantal geopende documenten bij?

Wanneer je een document deelt, associeert HubSpot het eerste geopende document met het e-mailadres van die contactpersoon. Er wordt een cookie ingesteld in de browser van de contactpersoon en als ze een ander document bekijken dat vanuit jouw account wordt gedeeld, hoeven ze hun e-mailadres niet in te voeren. Andere contactpersonen die de documentkoppeling openen, moeten hun e-mailadres invoeren, tenzij ze eerder een document hebben bekeken dat vanuit uw account is gedeeld. Als de instelling E-mailadres vereist om document te bekijken is uitgeschakeld, worden alle contactpersonen die de documentkoppeling bekijken niet geïdentificeerd, tenzij ze eerder hun e-mailadres hebben ingevoerd om een ander document te bekijken dat vanuit dezelfde account is gedeeld.

Beheer uw document

• Ga in je HubSpot account naar Sales > Documenten.
• Gebruik rechtsboven de zoekbalk om een document op naam op te zoeken, of filter op de eigenaar van het document met het dropdownmenu Eigenaar .
• Om uw documenten in een map te organiseren, schakelt u de selectievakjes naast de te verplaatsen documenten in en klikt u op Verplaatsen naar map bovenaan de tabel. Selecteer in het dialoogvenster de naam van de map en klik op Verplaatsen.
• Om te wijzigen met wie het document wordt gedeeld, zodat alleen bepaalde gebruikers het document kunnen bekijken en gebruiken, gaat u met de muis over het document en klikt u op het vervolgkeuzemenu Meer , waarna u Delen selecteert. Meer informatie over het delen van toegang tot verkoopinhoud met uw gebruikers en teams.
• Om details over een individueel document te bekijken of het document te bewerken, klikt u op de naam van het document.
  
  • Om de documenttitel te bewerken, klikt u op het potloodpictogram bewerken in. Voer een nieuwe titel in en klik op Opslaan.

• • Onder de documenttitel kunt u uw privacy- en toestemmingsopties voor een bepaald document in- of uitschakelen. Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) moet u uw documenten enigszins aanpassen voordat u ze deelt met uw contacten :

Let op: hoewel deze functies in HubSpot aanwezig zijn, is uw juridische team de beste bron om u advies te geven over de naleving van uw specifieke situatie.

• • • Als u GDPR hebt ingeschakeld in uw account, is deschakelaar Privacy en toestemming (GDPR) inschakelen standaard ingeschakeld voor elk document, maar kan deze op individuele basis worden uitgeschakeld. Als dit is ingeschakeld, moeten uw contacten toestemming geven voor communicatie en gegevensverwerking. Wanneer u een document deelt, verschijnt de taal van uw privacy- en toestemmingsinstellingenen wordt er gevraagd om toestemming voor uw abonnementsvorm voor één-op-één communicatie. De privacy- en toestemmingstekst wordt weergegeven in de browsertaal van de kijker, maar als HubSpot de browsertaal niet kan detecteren, wordt de tekst weergegeven in de taal die is geselecteerd in je accountinstellingen.

• • • Het standaard abonnementstype in documenten is "één-op-één" communicatie. Dit is een intern abonnementstype in je HubSpot-account. Dit standaard abonnementstype kan worden bijgewerkt in uw privacy- en toestemmingsinstellingen en is van toepassing op nieuw aangemaakte documenten.

Let op: als u documenten had geüpload voordat u de GDPR-functionaliteit inschakelde, moet u de optie privacy en toestemming handmatig inschakelen door de toggle aan te zetten.

• Onder de GDPR-instelling ziet u een overzicht van het totaal aantal gemaakte links, bezoekers en weergaven van het document.
• Onder de details van het document, in de tabel Bezoekers , ziet u een lijst met contactpersonen die uw document hebben bekeken. Ga met de muis over hun naam en klik op Details om specifieke informatie over hun interactie met het document te bekijken.
• Om het bestaande document te vervangen, klikt u rechtsbovenop Opnieuw uploaden en selecteert u de bron van het nieuwe bestand in het vervolgmenu . Als u een link naar het document hebt gestuurd voordat u het opnieuw hebt geüpload, wordt de link bijgewerkt om de nieuwe inhoud weer te geven.
  
  
• Om uw document te bekijken, te downloaden of te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Voorbeeld, Downloaden of Verwijderen.
• U kunt de branding van uw verkoopdocument aanpassen in uw accountinstellingen. Ontdek hoe u het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren op uw document kunt bewerken.