Documents

Documenten uploaden en delen

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Met de documententool kunt u een inhoudelijke bibliotheek opbouwen voor uw hele team om documenten te uploaden en te delen met uw contactpersonen.

Let op: gratis gebruikers hebben toegang tot de eerste vijf documenten die in een account zijn geüpload. Als een gratis gebruiker wordt toegevoegd aan een account waar al vijf of meer documenten zijn geüpload, kan die gratis gebruiker alleen de eerste vijf documenten die in dat account zijn geüpload bekijken en delen. Als er geen documenten aan het account zijn toegevoegd, kan de gratis gebruiker maximaal vijf documenten uploaden.

U kunt het totale aantal documenten dat al aan uw account is toegevoegd in de rechterbovenhoek op het dashboard van de documenten bekijken.Meer informatie over deze limieten vindt u inde Product & Services-catalogus van HubSpot.

Een document toevoegen

Zodra het document is geüpload, verschijnt het in het dashboard van uw documenten.

Let op: aangezien documenten openbaar worden gedeeld, mag de documententool niet worden gebruikt om gevoelige of vertrouwelijke informatie te versturen.

Deel uw document met de contactpersonen

HubSpot zal automatisch tracking toepassen wanneer u een document deelt, waardoor u kunt zien of/ wanneer uw contactpersoon het document bekijkt. U kunt de ontvangers ook vragen om hun e-mailadres in te voeren voordat ze de inhoud bekijken.

Let op: als u de GDPR-schakelaar voor een bepaald document hebt ingeschakeld , moet de viewer zijn of haar e-mailadres invoeren voordat hij of zij het document kan bekijken, zelfs als het e-mailadres voor het bekijken van de documentinstelling is uitgeschakeld.

Om het document met uw contactpersonen te delen, maakt u een gedeelde link aan vanaf het dashboard van de documenten of vanaf de pagina met documentgegevens, of voegt u de documentlink toe aan uw verkoop-e-mailsjablonen.

Creëer een deelbare link

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Documenten.
  • Ga met de muis over de naam van het document en klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens de link Aanmaken. Of klik op de naam van het document en klik dan op Maak link aan in de rechterbovenhoek.
  • Voer in het dialoogvenster het e-mailadres van de ontvanger in het veld Who are you sending this to? in.
  • Om de personen te volgen die dit document bekijken, klikt u op Opties delen en vervolgens op E-mailadres vereisen om het documentin te schakelen.
  • Klik op de link Creëer.

updated-create-documents-shareable-link

  • Klik op Kopiëren om de documentlink te kopiëren, of klik op Samenstellen e-mail om een e-mail te sturen met de documentlink uit het dossier van de contactpersoon.
U kunt ook een documentlink vanuit uw e-mailinbox e-mailen met behulp van de HubSpot Sales Chrome extensie, de HubSpot Sales Outlook desktop add-in, of de HubSpot Sales Office 365 add-in.

Voeg een document toe aan een email sjabloon

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Gesprekken > Templates.
  • Klik rechtsboven op Nieuw sjabloonof klik op een sjabloonnaam om een bestaand sjabloon te bewerken.
  • Klik onderaan de sjabloon-editor op hetvervolgkeuzemenu Invoegen en selecteer vervolgens Document.
    • Klik op het Documenten dropdown menu en selecteer een document dat u wilt toevoegen.
    • In het tekstveld Linkweergave voert u de weer te geven tekst voor de document-link in.
    • Om bij te houden wie het document bekijkt, selecteert u het selectievakje Eisen aan e-mail om het document te bekijken .
    • Om een voorbeeld van uw document in de e-mail te tonen, selecteert u het selectievakje Link preview opnemen.

updated-insert-document-into-template-editor

  • Klik op Invoegen.

Leer hoe u een document in een e-mailsjabloon kunt invoegen wanneer u uw contacten in een bepaalde volgorde inschrijft.

Hoe opent HubSpot het trackdocument?

Wanneer u een document deelt, associeert HubSpot het eerste openstaande document met het e-mailadres van die contactpersoon. Er wordt een cookie ingesteld in de browser van de contactpersoon en als deze een ander gedeeld document van uw account bekijkt, hoeft hij of zij zijn of haar e-mailadres niet in te voeren. Extra contactpersonen die de documentlink openen, moeten hun e-mailadres invoeren, tenzij ze eerder een gedeeld document van uw account hebben bekeken. Als het e-mailadres voor het bekijken van de documentinstelling is uitgeschakeld, worden alle contactpersonen die de documentkoppeling bekijken niet geïdentificeerd, tenzij ze eerder hun e-mailadres hebben ingevoerd om een ander gedeeld document vanaf dezelfde account te bekijken.

Beheer uw document

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Documenten.
  • Gebruik rechtsboven de zoekbalk om een document op naam op te zoeken.
  • Om uw documenten in een map te ordenen, selecteert u de selectievakjes naast de te verplaatsen documenten en klikt u vervolgens op Verplaatsen naar map bovenaan de tabel. Selecteer in het dialoogvenster de naam van de map en klik vervolgens op Verplaatsen.
  • Om te wijzigen met wie het document wordt gedeeld zodat alleen bepaalde gebruikers het document kunnen bekijken en gebruiken, gaat u met de muis over het document en klikt u op het vervolgkeuzemenu More (Meer ) en selecteert u vervolgens Share (Delen). Lees meer over het delen van toegang tot verkoopinformatie met uw gebruikers en teams. share-document-with-team
  • Om details over een individueel document te bekijken of het document te bewerken, klikt u op de naam van het document.
    • Om de documenttitel te bewerken, klikt u op het potloodicoon bewerken in. Voer een nieuwe titel in en klik vervolgens op Opslaan.
    • Onder de titel van het document kunt u uw privacy- en toestemmingsopties voor een bepaald document in- of uitschakelen. Voldoen aan de Algemene verordening inzake gegevensbescherming (GDPR) brengt enkele kleine wijzigingen in uw documenten met zich mee voordat u deze met uw contactpersonen deelt:

Let op: while deze functies live in HubSpot, uw juridische team is de beste bron om u compliance-advies te geven voor uw specifieke situatie.

      • Als u GDPR in uw account hebt ingeschakeld, wordt deschakelaar Enable privacy and consent (GDPR) standaard voor elk document ingeschakeld, maar kan deze op individuele basis worden uitgeschakeld. Als dit is ingeschakeld, moeten uw contactpersonen toestemming geven voor de communicatie en gegevensverwerking. Wanneer u een document deelt, verschijnt de taal van uw privacy- en toestemmingsinstellingenen wordt u gevraagd om toestemming te geven voor uw één-op-één-communicatieabonnementstype. De privacy- en toestemmingstekst wordt weergegeven in de browsertaal van de kijker, maar als HubSpot de browsertaal niet kan detecteren, wordt de tekst weergegeven in de taal die is geselecteerd in uw accountinstellingen. documents-gdpr-consent-text
      • Het standaard abonnement in documenten is "één-op-één" communicatie. Dit is een intern abonnementstype in uw HubSpot account. Dit standaard abonnements-ID kan worden bijgewerkt in uw contactpersonen en bedrijfsinstellingen en is van toepassing op nieuw aangemaakte documenten.

Let op: als u documenten had geüpload voordat u de GDPR-functionaliteit inschakelde, moet u de optie voor privacy en toestemming handmatig inschakelen door de schakelaar in te schakelen.

  • Bekijk onder de GDPR-instelling een overzicht van het totale aantal gecreëerde links, bezoekers en weergaven van het document.
  • Onder de documentdetails, in de Bezoekerstabel , ziet u een lijst met contactpersonen die uw document hebben bekeken. Beweeg met de muis over hun naam en klik op Details om specifieke informatie over hun interactie met het document te bekijken.
  • Om het bestaande document te vervangen, klikt u rechtsbovenop Re-upload en selecteert u vervolgens de bron van het nieuwe bestand in het dropdownmenu. Als u een link naar het document hebt gestuurd voordat u het opnieuw uploadt, wordt de link bijgewerkt om de nieuwe inhoud weer te geven.

  • Om uw document te bekijken, te downloaden of te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Preview, Download of Delete.
  • U kunt de branding van uw verkoopdocument aanpassen in uw accountinstellingen. Leer hoe u het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren die op uw document worden weergegeven, kunt bewerken.