Caricare e condividere documenti

Divulgazione necessaria: se si utilizza lo strumento documenti di HubSpot, i documenti caricati tramite questo strumento vengono memorizzati da HubSpot e condivisi con altri utenti del proprio account HubSpot.

Generare una descrizione del documento

Nota bene: per generare una descrizione dei documenti, è necessario attivare le impostazioni AI.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
• Fare clic sul nome del documento per il quale si desidera creare una descrizione.
• Fare clic su Aggiungi ora con Breeze breezeSingleStar.

• In basso a destra, fare clic sull'icona BreezebreezeSingleStar. Dopo che la descrizione è stata generata, inserire le modifiche desiderate.
• Fare clic su Salva.

Condividere un documento con i contatti

Condividete i documenti con i contatti tramite un link condivisibile o all'interno di un modello di e-mail. HubSpot applica automaticamente tracciamento quando si condivide un documento, quindi l'utente che ha condiviso il link riceverà una notifica quando un contatto visualizza il documento. È anche possibile richiedere ai destinatari di inserire il loro indirizzo e-mail prima di visualizzare il documento.

Creare un link condivisibile

• Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
• Passare il mouse sul nome del documento e fare clic su Azioni > Crea collegamento. Oppure, fare clic sul nome del documento e poi su Crea collegamento in alto a destra.
• Nella finestra di dialogo, inserire l'indirizzo e-mail del destinatario nel campo A chi lo stai inviando?
• Se l'opzione Attiva privacy del documento non è attivata, per tenere traccia delle persone che visualizzano il documento, fare clic su Opzioni di condivisione, quindi fare clic su Richiedi indirizzo e-mail per la visualizzazione documenti attivare l'opzione.
  • Se l'opzione Attiva la privacy del documento è attivata, le persone dovranno inserire il proprio indirizzo e-mail e confermare il consenso al contatto prima di poter visualizzare il documento.

• Fare clic sul link Crea.

• Fare clic su Copia per copiare il link al documento, oppure fare clic su Componi e-mail per inviare un'e-mail con il link al documento dal record del contatto.

Aggiungere un documento a un modello di posta elettronica

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Modelli.
  
• Fare clic sul nome di un modello. Oppure, creare un nuovo modello.
• Nella parte inferiore dell'editor dei modelli, fare clic sul menu a discesa Inserisci e selezionare Documenti.
  • Fare clic sul menu a discesa Documenti e selezionare il documento da aggiungere.
  • Nel campo Testo di visualizzazione del link , inserire il testo da visualizzare per il link al documento.
  • Per tenere traccia di chi visualizza il documento, selezionare la casella di controllo Richiedi e-mail per visualizzare il documento .
  • Per visualizzare un'anteprima del documento nel corpo dell'e-mail, selezionare la casella di controllo Includi anteprima link.

• Fare clic su Inserisci.

Scoprite come inserire un documento in un modello di e-mail quando si iscrivono i contatti a una sequenza.

In che modo HubSpot tiene traccia delle aperture dei documenti?

Quando si condivide un documento, HubSpot associa il primo documento aperto all'indirizzo e-mail del contatto. Nel browser del contatto verrà impostato un cookie e se il contatto visualizzerà un altro documento condiviso dal vostro account, non dovrà inserire il proprio indirizzo e-mail. Altri contatti che aprono il link al documento dovranno inserire il loro indirizzo e-mail, a meno che non abbiano precedentemente visualizzato un documento condiviso dal vostro account. Quando l'impostazione Richiedi indirizzo e-mail per visualizzare il documento è disattivata, tutti i contatti che visualizzano il link al documento non saranno identificati, a meno che non abbiano precedentemente inserito il proprio indirizzo e-mail per visualizzare un altro documento condiviso dallo stesso account.

Gestione dei documenti

• Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Documenti.
• In alto a sinistra, usare la barra di ricerca per cercare un documento per nome o filtrare in base al proprietario del documento usando il menu a discesa Proprietario .
• Per organizzare i documenti in una cartella, selezionare le caselle di controllo accanto ai documenti da spostare, quindi fare clic su Sposta nella cartella nella parte superiore della tabella. Nella finestra di dialogo, selezionare il nome della cartella, quindi fare clic su Sposta.
• Per modificare i destinatari del documento, in modo che solo alcuni utenti possano visualizzarlo e utilizzarlo, passate il mouse sul documento e fate clic su Azioni > Gestisci condivisione. Per saperne di più sulla condivisione dell'accesso ai contenuti di vendita con gli utenti e i team.

• Per visualizzare i documenti o modificarli, fare clic sul nome del documento.
  
  • Per modificare il titolo del documento, fare clic sull'icona della matita editn. Inserire un nuovo titolo e fare clic su Salva.

• • Sotto il titolo del documento, è possibile attivare o disattivare le opzioni di privacy e consenso per un determinato documento. La conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) e ad altre leggi sulla privacy comporta alcune modifiche ai documenti prima di condividerli con i contatti:

Nota bene: sebbene queste funzioni siano presenti in HubSpot, il vostro team legale è la risorsa migliore per darvi consigli sulla conformità alla vostra situazione specifica.

• • • Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni sulla privacy dei dati, la levetta Attiva la privacy dei dati è attivata per impostazione predefinita per ogni documento, ma può essere disattivata su base individuale. Se questa opzione è attivata, i contatti devono dare il consenso alla comunicazione e al trattamento dei dati. Quando si condivide un documento, viene visualizzata la lingua delle impostazioni di privacy e consenso e viene richiesto il consenso per il tipo di abbonamento alla comunicazione one-to-one. Il testo sulla privacy e sul consenso viene visualizzato nella lingua del browser dell'utente, ma se HubSpot non è in grado di rilevare la lingua del browser, il testo viene visualizzato nella lingua selezionata nelle impostazioni dell'account.

• • • Il tipo di abbonamento predefinito nei documenti è la comunicazione "uno a uno". Si tratta di un tipo di abbonamento interno all'account HubSpot. Questo tipo di abbonamento predefinito può essere aggiornato nelle impostazioni della privacy e del consenso e sarà applicato ai documenti appena creati.

Nota bene: se i documenti sono stati caricati prima di attivare le impostazioni sulla privacy dei dati, è necessario attivare manualmente l'opzione privacy e consenso attivando la levetta.

• • Sotto l'impostazione della privacy dei dati, è possibile visualizzare una panoramica dei collegamenti totali creati, dei visitatori e delle visualizzazioni del documento.
  • Sotto i documenti, nella tabella Visitatori , è possibile visualizzare i contatti che hanno visualizzato il documento. Passare il mouse sul nome e fare clic su Documenti per visualizzare informazioni specifiche sull'interazione con il documento.
  • Per sostituire il documento esistente, fare clic su Ricarica in alto a destra.
  • Selezionare l'origine di importazione del file. Il formato del file deve essere .pptx, .pdf, .docx o .xlsx. Se è stato inviato un link al documento prima del nuovo caricamento, il link verrà aggiornato per visualizzare il nuovo contenuto.
  • Per visualizzare l'anteprima, scaricare o eliminare il documento, fare clic sul menu a discesa Azioni , quindi selezionare Anteprima, Scarica o Elimina.
  • È possibile personalizzare il branding dei documenti di vendita nelle impostazioni dell'account. Scoprite come modificare il logo aziendale, le informazioni sull'azienda e i colori predefiniti visualizzati sul documento.