Última actualización: 24 de septiembre de 2025
Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:
Con la herramienta documentos, puedes crear una biblioteca de contenido para todo tu equipo para cargar y compartir documentos con tus contactos.
Antes de empezar
Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla.
Comprender los requisitos
- Para subir y compartir documentos, necesitas acceso a Ventas.
- Para subir, ver y compartir más de los cinco primeros documentos añadidos a una cuenta, debe cumplir uno de los siguientes criterios:
- Si eres usuario de una cuenta Sales Hub Pro o Service Hub Enterprise , debes tener asignada una licencia de Sales Hub Pro o Service Hub Pro .
- Si eres usuario de una cuenta Sales o Service hub Starter , debes tener asignada una Licencia principal.
- Para generar descripciones de documentos, debe activar los ajustes de AI.
Comprender las limitaciones y consideraciones
- Debido a que los documentos se comparten públicamente, la herramienta de documentos no debe utilizarse para enviar información confidencial o de alta sensibilidad.
- Al crear un enlace compartible, el documento estará disponible públicamente en Internet. El nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico del usuario de HubSpot que comparte el documento aparecerán en la esquina superior derecha del documento compartido.
- El seguimiento se aplica automáticamente al compartir un documento, excepto cuando se añade un enlace de documento a una plantilla de correo electrónico. En ese caso, debe seleccionar la casilla de verificación Requerir correo electrónico para ver el documentopara realizar un seguimiento de las visualizaciones.
Agregar un documento
- En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Documentos.
- En la parte superior derecha, haz clic en Cargar documento.
- Seleccione la fuente de importación de su archivo. El formato del archivo debe ser .pptx, .pdf, .docx o .xlsx.
Una vez que se cargue el documento, aparecerá en tu panel de documentos.
Divulgación necesaria: si usas la herramienta documentos de HubSpot, los archivos que cargas usando esta herramienta se almacenan por HubSpot y compartieron con otros usuarios en tu cuenta de HubSpot.
Generar una descripción del documento
- En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Documentos.
- Haz clic en el nombre del documento para el que quieras crear una descripción.
- En la parte superior, haz clic en Añadir ahora con Breeze .
- En la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, haga clic en el icono Breeze. Una vez generada la descripción, edítela según sea necesario.
- Haz clic en Guardar.
Comparte un documento con contactos
Comparte documentos con tus contactos a través de un enlace compartible o dentro de una plantilla de correo electrónico. HubSpot aplica automáticamente el seguimiento cuando compartes un documento, por lo que el usuario que compartió el enlace recibirá una notificación cuando un contacto vea el documento. También puedes exigir a los destinatarios que ingresen su dirección de correo electrónico antes de ver el documento.
Nota:
- Si envías un enlace compartible a través de un servicio de mensajería de terceros, como LinkedIn, cada envío puede contar como una vista.
- A partir del 13 de noviembre de 2024, cuando agregues un documento, se alojará en hubspotdocuments.com. Las URL existentes creadas antes de esa fecha se redireccionarán automáticamente al nuevo dominio.
Crear un enlace compartible
- En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Documentos.
- Pase el ratón por encima del nombre del documento, haga clic en Acciones y seleccione Crear enlace. O haz clic en el nombre del documento, luego haz clic en Crear enlace en la esquina superior derecha.
- En el cuadro de diálogo, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo ¿A quién estás enviando esto?
- Las opciones de seguimiento de las visualizaciones del documento por parte del destinatario dependen del ajuste de privacidad de datos del documento:
- Si la opción Activar privacidad de datos del documento está desactivada, active la opción Requerir dirección de correo electrónico para ver
documento encender para seguir sus opiniones. - Si la opción Activar privacidad de datos del documento está activada, el destinatario tendrá que introducir su dirección de correo electrónico y confirmar que da su consentimiento para que se le contacte antes de poder ver el documento.
- Si la opción Activar privacidad de datos del documento está desactivada, active la opción Requerir dirección de correo electrónico para ver
- Haz clic en Crear enlace.
- Haz clic en Copiar para copiar el enlace del documento o haz clic en Redactar correo electrónico para enviar un correo electrónico con el enlace del documento del registro del contacto.
Agrega un documento a una plantilla de correo electrónico
- En tu cuenta de HubSpot, ve a CRM > Plantillas de mensajes.
- Haz clic en el nombre de una plantilla. O crear una plantilla nueva.
- En la parte inferior del editor de plantillas, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego selecciona Documento.
- Haz clic en el menú desplegable Documento y selecciona un documento para agregar.
- En el campo Texto de presentación de enlaces, escribe el texto para mostrar el enlace del documento.
- Para hacer seguimiento a quién ve el documento, selecciona la casilla de verificación Requiere correo electrónico para ver el documento.
- Para mostrar una vista preliminar de tu documento en el cuerpo del correo electrónico, selecciona la casilla de verificación Incluir vista preliminar del enlace.
- Haz clic en Insertar.
Aprende a insertar un documento en una plantilla de correo electrónico al inscribir a tus contactos en una secuencia.
¿Cómo funciona el seguimiento a la apertura de documentos de HubSpot?
Cuando compartas un documento, HubSpot asocia el primer documento abierto con la dirección de correo electrónico de ese contacto. Una cookie se establecerá en el navegador del contacto y si ve otro documento compartido desde tu cuenta, no tendrás que introducir su dirección de correo electrónico. Los contactos adicionales que abren el enlace del documento deben introducir su dirección de correo electrónico, a menos que previamente hayan visto un documento compartido desde tu cuenta. Cuando el ajuste Requerir dirección de correo electrónico para ver el documento está desactivado, todos los contactos que vean el enlace del documento no serán identificados a menos que hayan introducido previamente su dirección de correo electrónico para ver otro documento compartido desde la misma cuenta.
Gestione sus documentos
- En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Documentos.
- En la esquina superior derecha, usa la barra de búsqueda para buscar un documento por nombre, o filtrar por el propietario del documento usando el menú desplegable Propietario.
- Para organizar tus documentos en una carpeta, selecciona las casillas de verificación junto a los documentos para mover, luego haz clic en Mover a carpeta en la parte superior de la tabla. En el cuadro de diálogo, selecciona el nombre de la carpeta y luego haz clic en Mover.
- Para cambiar con quién se comparte el documento de modo que sólo determinados usuarios puedan verlo y utilizarlo, pase el ratón por encima del documento y haga clic en Acciones, a continuación seleccione Gestionar uso compartido. Obtenga más información sobre cómo compartir el acceso a los contenidos de ventas con sus usuarios y equipos.
Visualice y edite sus documentos
Para editar un documento individual, o para ver detalles sobre un documento:
- En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Documentos.
- Haga clic en el nombre del documento.
En la página de detalles del documento:
- Para editar el título del documento, haz clic en el ícono del lápiz . Introduce un nuevo título y haz clic en Guardar.
- Para editar la descripción del documento, haga clic en el icono de lápiz situado a la derecha de la descripción. En el cuadro de diálogo, edite la descripción y haga clic en Guardar.
- Debajo del título y la descripción del documento, utilice el conmutador Activar privacidad de datos para activar o desactivar las opciones de privacidad y consentimiento de un documento concreto. Cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras leyes de privacidad implica algunos cambios leves en tus documentos antes de compartirlos con tus contactos:
Nota: aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.
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- Si tiene activados los ajustes de privacidad de datos en su cuenta, el conmutador Activar privacidad de datos está activado de forma predeterminada para cada documento, pero puede desactivarse individualmente. Con este ajuste activado, tus contactos deben dar su consentimiento para la comunicación y el tratamiento de datos. Cuando compartas un documento, aparecerá el idioma de tus ajustes de privacidad y consentimiento e incluirá un prompt de consentimiento para tu tipo de suscripción de comunicación uno a uno. El texto de privacidad y consentimiento se mostrará en el idioma del navegador del espectador, pero si HubSpot no puede detectar el idioma del navegador, el texto se mostrará en el idioma seleccionado en los ajustes de tu cuenta.
- El tipo de suscripción predeterminada en documentos es una comunicación "personalizada". Este es un tipo de suscripción interna en tu cuenta de HubSpot. Este tipo de suscripción predeterminado puede actualizarse en la configuración de privacidad y consentimiento , y se aplicará a los documentos recién creados.
Nota: si has subido documentos antes de activar la configuración de privacidad de datos, deberás activar manualmente la opción de privacidad y consentimiento activando el interruptor.
- Debajo del ajuste de privacidad de datos, revise los datos del total de enlaces creados, visitantes y vistas del documento.
- En la tabla Visitantes , vea los contactos que han visto su documento. Coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Detalles para ver información específica sobre su interacción con el documento.
- Para sustituir el documento:
- Haga clic en Volver a subir en la parte superior derecha.
- En el cuadro de diálogo La actualización del documento existente puede causar discrepancias en la visualización de los datos, haga clic en Confirmar.
- Selecciona la fuente de importación para tu archivo. El formato del archivo debe ser .pptx, .pdf, .docx o .xlsx. Si enviaste un enlace al documento antes de volver a cargar, el enlace se actualizará para mostrar el nuevo contenido.
- Para ver la vista preliminar, descargar o eliminar tu documento, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Vista preliminar, Descargar o Eliminar.
- Puedes personalizar la marca de tu documento de ventas en la configuración de tu cuenta. Aprende a editar en el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores por defecto que aparecen en tu documento.
