Cargar y compartir documentos

Divulgación necesaria: si usas la herramienta documentos de HubSpot, los archivos que cargas usando esta herramienta se almacenan por HubSpot y compartieron con otros usuarios en tu cuenta de HubSpot.

Comparte tu documento con contactos

Puedes compartir documentos con tus contactos a través de un enlace compartible o dentro de una plantilla de correo electrónico. HubSpot aplicará automáticamente  el seguimiento cuando compartas un documento, para que el propietario del documento reciba una notificación cuando un contacto vea el documento. También puedes exigir a los destinatarios que ingresen su dirección de correo electrónico antes de ver el contenido.

Nota: si envías un enlace compartible a través de un servicio de mensajería de terceros, como LinkedIn, cada envío puede contar como una vista.

Crear un enlace compartible

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
• Pasa el ratón por encima del nombre del documento y haz clic en el menú desplegable Acciones , luego selecciona Crear enlace. O bien, haz clic en el nombre del documento y, a continuación, haz clic en Crear enlace en la parte superior derecha.
• En el cuadro de diálogo, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo ¿A quién estás enviando esto?
• Si la opción Activar privacidad y consentimiento (RGPD) del documento no está activada, para hacer un seguimiento de las personas que ven este documento, haz clic en Opciones para compartir, y luego haz clic para activar Requerir dirección de correo electrónico para ver documento encender.
  • Si el conmutador de Habilitar privacidad y consentimiento (RGPD) del documento está activado, no podrás exigir una dirección de correo electrónico para ver un documento.

• Haz clic en Crear enlace.

• Haz clic en Copiar para copiar el enlace del documento o haz clic en Redactar correo electrónico para enviar un correo electrónico con el enlace del documento del registro del contacto.

Agrega un documento a una plantilla de correo electrónico

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Plantillas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Nueva plantilla, o haz clic en un nombre de plantilla para editar una plantilla existente.
• En la parte inferior del editor de plantillas, haz clic en el menú desplegable Insertar y selecciona Documento.
  • Haz clic en el menú desplegable Documento y selecciona un documento para añadir.
  • En el campo Texto de visualización del enlace , introduce el texto que se mostrará para el enlace del documento.
  • Para hacer un seguimiento de quién ve el documento, selecciona la casilla Requerir correo electrónico para ver el documento .
  • Para mostrar una vista previa de tu documento en el cuerpo del correo electrónico, selecciona la casilla Incluir vista previa del enlace.

• Haz clic en Insertar.

Aprende a insertar un documento en una plantilla de correo electrónico al inscribir a tus contactos en una secuencia.

¿Cómo funciona el seguimiento a la apertura de documentos de HubSpot?

Cuando compartes un documento, HubSpot asocia el primer documento abierto a la dirección de correo electrónico de ese contacto. Una cookie se establecerá en el navegador del contacto y si ve otro documento compartido desde tu cuenta, no tendrás que introducir su dirección de correo electrónico. Los contactos adicionales que abren el enlace del documento deben introducir su dirección de correo electrónico, a menos que previamente hayan visto un documento compartido desde tu cuenta. Cuando el ajuste Requerir dirección de correo electrónico para ver el documento está desactivado, todos los contactos que vean el enlace del documento no serán identificados a menos que hayan introducido previamente su correo electrónico para ver otro documento compartido desde la misma cuenta.

Administrar tu documento

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
• En la esquina superior derecha, usa la barra de búsqueda para buscar un documento por nombre, o filtrar por el propietario del documento usando el menú desplegable Propietario. 
• Para organizar tus documentos en una carpeta, selecciona las casillas de comprobación junto a los documentos para mover, luego haz clic en Mover a carpeta en la parte superior de la tabla. En el cuadro de diálogo, selecciona el nombre de la carpeta y luego haz clic en Mover.
• Para cambiar con quién se comparte el documento de manera que solo ciertos usuarios puedan ver y usar el documento, coloca el cursor sobre documento y haz clic en el menú desplegable Más y luego selecciona Compartir. Más información sobre compartir acceso a contenido de ventas con tus usuarios y equipos.
• Para ver detalles sobre un documento individual o editar el documento, haz clic en el nombre del documento.
  
  • Para editar el título del documento, haz clic en el icono del lápiz edit in. Introduce un nuevo título y haz clic en Guardar.

• • Debajo del título del documento, puedes activar o desactivar las opciones de privacidad y consentimiento para un documento concreto. Cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) implica algunos ligeros cambios en tus documentos antes de compartirlos con tus contactos:

Nota: aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

• • • Si tienes RGPD activado en tu cuenta, el interruptor Activar privacidad y consentimiento (RGPD) está activado por defecto para cada documento, pero puede desactivarse de forma individual. Con esta opción activada, tus contactos deben dar su consentimiento a la comunicación y al tratamiento de datos. Cuando compartas un documento, aparecerá el lenguaje de tu configuración de privacidad y consentimiento de e incluirá una solicitud de consentimiento para tu tipo de suscripción de comunicación individual. El texto de privacidad y consentimiento se mostrará en el idioma del navegador del espectador, pero si HubSpot no puede detectar el idioma del navegador, el texto se mostrará en el idioma seleccionado en la configuración de tu cuenta .

• • • El tipo de suscripción predeterminada en documentos es una comunicación "personalizada". Este es un tipo de suscripción interna en tu cuenta de HubSpot. Este tipo de suscripción predeterminado puede actualizarse en tu configuración de privacidad y consentimiento y se aplicará a los documentos recién creados.

Ten en cuenta: si habías subido documentos antes de activar la funcionalidad RGPD, tendrás que activar manualmente la opción de privacidad y consentimiento activando el interruptor.

• Debajo de la configuración del RGPD, puedes ver un resumen del total de enlaces creados, visitas y visualizaciones del documento .
• Debajo de los detalles del documento, en la tabla Visitantes , puedes ver una lista de los contactos que han visto tu documento. Pasa el ratón por encima de su nombre y haz clic en Detalles para ver información específica sobre su interacción con el documento.
• Para sustituir el documento existente, haz clic en Volver a cargar en la parte superior derecha, y luego selecciona la fuente del nuevo archivo en la lista menú desplegable menú. Si enviaste un enlace al documento antes de volver a cargarlo, el enlace se actualizará para mostrar el nuevo contenido.
  
  
• Para ver la vista preliminar, descargar o eliminar tu documento, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Vista preliminar, Descargar o Eliminar.
• Puedes personalizar la marca de tu documento de ventas en la configuración de tu cuenta. Aprende a editar en el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores por defecto que aparecen en tu documento.