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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Cargar y compartir documentos

Última actualización: febrero 14, 2024

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

Todos los productos y planes

Con la herramienta documentos, puedes crear una biblioteca de contenido para todo tu equipo para cargar y compartir documentos con tus contactos.

Nota: Sólo las licencias de pago tienen acceso a todos los límites de esta función. Los usuarios gratuitos pueden acceder a los cinco primeros documentos cargados en una cuenta. Esto significa que si se agrega un usuario gratuito a una cuenta en la que ya se han cargado cinco o más documentos, dicho usuario solo podrá ver y utilizar los primeros cinco documentos que se hayan cargado a esa cuenta. Si no se han agregado documentos a la cuenta, el usuario gratuito puede cargar hasta cinco documentos. Más información en Catálogo de productos y servicios de HubSpot. Puedes ver el número total de documentos que ya se han añadido a tu cuenta en la esquina superior derecha del panel de control de documentos. Más información sobre estos límites en el Catálogo de productos y servicios de HubSpot.

Agregar un documento

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Subir documento.
  • Selecciona la fuente de importación para tu archivo. El formato de tu archivo debe ser .pptx, .pdf, .docx o .xlsx.


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Una vez que se cargue el documento, aparecerá en tu panel de documentos.

Nota: debido a que los documentos se comparten públicamente, la herramienta de documentos no debe utilizarse para enviar información confidencial o de alta sensibilidad.

Divulgación necesaria: si usas la herramienta documentos de HubSpot, los archivos que cargas usando esta herramienta se almacenan por HubSpot y compartieron con otros usuarios en tu cuenta de HubSpot.

Comparte tu documento con contactos

Comparte documentos con tus contactos mediante un enlace compartible o dentro de una plantilla de correo electrónico. HubSpot aplicará automáticamente  el seguimiento cuando compartas un documento, para que el propietario del documento reciba una notificación cuando un contacto vea el documento. También puedes pedir a los destinatarios que introduzcan su dirección de correo electrónico antes de ver el documento.

Nota:

  • Al crear un enlace compartible, el documento estará disponible públicamente en Internet. El nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico del usuario de HubSpot que comparte el documento aparecerán en la esquina superior derecha del documento compartido.
  • Si envías un enlace compartible a través de un servicio de mensajería de terceros, como LinkedIn, cada envío puede contar como una vista.

Crear un enlace compartible

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Pasa el ratón por encima del nombre del documento y haz clic en Acciones > Crear enlace. O haz clic en el nombre del documento, luego haz clic en Crear enlace en la esquina superior derecha.
  • En el cuadro de diálogo, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo ¿A quién estás enviando esto?
  • Si la opción Activa la privacidad de datos del documento no está activada, para hacer seguimiento a las personas que vean este documento, haz clic en Opciones de compartir y luego haz clic para activar Se requiere una dirección de correo electrónico para ver el documento interruptor activado.
    • Si la opción Activa la privacidad de datos del documento está activada, las personas tendrán que introducir su dirección de correo electrónico y confirmar que dan su consentimiento para que se les contacte antes de poder ver el documento.
  • Haz clic en Crear enlace.

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  • Haz clic en Copiar para copiar el enlace del documento o haz clic en Redactar correo electrónico para enviar un correo electrónico con el enlace del documento del registro del contacto.
Cuando se generen los enlaces, se acortarán automáticamente a una URL de hubs.ly, ya que por el momento no se admiten enlaces de dominios personalizados. También puedes enviar por correo electrónico un enlace a un documento desde la bandeja de entrada de tu correo electrónico utilizando la extensión HubSpot Sales Chrome, el complemento de escritorio HubSpot Sales Outlook, o el complemento HubSpot Sales Office 365.

Agrega un documento a una plantilla de correo electrónico

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Plantillas.
  • Haz clic en el nombre  de una plantilla. O bien, crea una nueva plantilla
  • En la parte inferior del editor de plantillas, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego selecciona Documento.
    • Haz clic en el menú desplegable Documento y selecciona un documento para agregar.
    • En el campo Texto de presentación de enlaces, escribe el texto para mostrar el enlace del documento.
    • Para hacer seguimiento a quién ve el documento, selecciona la casilla de verificación Requiere correo electrónico para ver el documento.
    • Para mostrar una vista preliminar de tu documento en el cuerpo del correo electrónico, selecciona la casilla de verificación Incluir vista preliminar del enlace.

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  • Haz clic en Insertar.

Aprende a insertar un documento en una plantilla de correo electrónico al inscribir a tus contactos en una secuencia.

¿Cómo funciona el seguimiento a la apertura de documentos de HubSpot?

Cuando compartas un documento, HubSpot asocia el primer documento abierto con la dirección de correo electrónico de ese contacto. Una cookie se establecerá en el navegador del contacto y si ve otro documento compartido desde tu cuenta, no tendrás que introducir su dirección de correo electrónico. Los contactos adicionales que abren el enlace del documento deben introducir su dirección de correo electrónico, a menos que previamente hayan visto un documento compartido desde tu cuenta. Cuando la opción Requiere dirección de correo para ver documento está desactivada, todos los contactos que vean el enlace del documento no se identifican a menos que hayan ingresado previamente su correo para ver otro documento compartido desde la misma cuenta.

Administrar tu documento

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • En la parte superior izquierda, utiliza la barra de búsqueda para buscar un documento por su nombre, o filtra por el propietario del documento utilizando el menú desplegable Propietario 
  • Para organizar tus documentos en una carpeta, selecciona las casillas de comprobación junto a los documentos para mover, luego haz clic en Mover a carpeta en la parte superior de la tabla. En el cuadro de diálogo, selecciona el nombre de la carpeta y luego haz clic en Mover.
  • Para cambiar con quién se comparte el documento de modo que sólo determinados usuarios puedan verlo y utilizarlo, pasa el ratón por encima del documento y haz clic en Acciones > Gestionar compartición. Más información sobre compartir acceso a contenido de ventas con tus usuarios y equipos.
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  • Para ver detalles sobre un documento individual o editar el documento, haz clic en el nombre del documento.
    • Para editar el título del documento, haz clic en el icono del lápiz editn . Introduce un nuevo título y haz clic en Guardar.
    • Debajo del título del documento, puedes activar o desactivar las opciones de privacidad y consentimiento para un documento concreto. Cumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras leyes de privacidad implica algunos cambios en tus documentos antes de compartirlos con tus contactos:

Nota: aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

      • Si tienes activada la configuración de privacidad de datos en tu cuenta, la opción Activar privacidad de datos está activada por defecto para cada documento, pero puede desactivarse individualmente. Con esta opción, tus contactos deben proporcionar el consentimiento de la comunicación y el procesamiento de datos. Cuando compartas un documento, aparecerá el lenguaje de tu configuración de privacidad y consentimiento de e incluirá una solicitud de consentimiento para tu tipo de suscripción de comunicación individual. El texto de privacidad y consentimiento se mostrará en el idioma del navegador del espectador, pero si HubSpot no puede detectar el idioma del navegador, el texto se mostrará en el idioma seleccionado en la configuración de tu cuenta . documents-gdpr-consent-text
      • El tipo de suscripción predeterminada en documentos es una comunicación "personalizada". Este es un tipo de suscripción interna en tu cuenta de HubSpot. Este tipo de suscripción predeterminado puede actualizarse en tu configuración de privacidad y consentimiento y se aplicará a los documentos recién creados.

Nota: si has cargado documentos antes de activar la configuración de privacidad de datos, deberás activar manualmente la opción de privacidad y consentimiento activando el interruptor.

  • Debajo de la configuración de privacidad de datos, ve un resumen de los enlaces totales creados, los visitantes y las vistas del documento.
  • Debajo de los detalles del documento, en la tabla Visitantes, ve una lista de contactos que han visto tu documento. Coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Detalles para ver información específica sobre su interacción con el documento.
  • Para sustituir el documento existente, haz clic en Volver a cargar en la parte superior derecha.
  • Selecciona la fuente de importación para tu archivo. El formato del archivo debe ser .pptx, .pdf, .docx o .xlsx. Si has enviado previamente un enlace al documento antes de la recarga, el enlace se actualizará para mostrar el nuevo contenido.
  • Para ver la vista preliminar, descargar o eliminar tu documento, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Vista preliminar, Descargar o Eliminar.
  • Puedes personalizar la marca de tu documento de ventas en la configuración de tu cuenta. Aprende a editar en el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores por defecto que aparecen en tu documento.
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