Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Documents

Carga y comparte documentos

Última actualización: septiembre 24, 2020

Requisitos

Todos los productos y planes

Con la herramienta documentos, puedes crear una biblioteca de contenido para todo tu equipo para cargar y compartir documentos con tus contactos.

Ten en cuenta: los usuarios gratuitos pueden acceder a los primeros cinco documentos cargados en una cuenta. Esto significa que si se agrega un usuario gratuito a una cuenta en la que ya se han cargado cinco o más documentos, dicho usuario solo podrá ver y utilizar los primeros cinco documentos que se hayan cargado a esa cuenta. Si no se han agregado documentos a la cuenta, el usuario gratuito puede cargar hasta cinco documentos

Puedes ver el número total de documentos que ya se han agregado a tu cuenta en la esquina superior derecha en el panel de documentos. Más información sobre estos límites en el Catálogo de productos y los servicios de HubSpot.

Agregar un documento

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Haz clic en Cargar nuevo documento, luego selecciona la fuente de importación para tu archivo. Asegúrate de que tu archivo se adhiera al tipo de archivo y a las limitaciones de tamaño.#add-a-document

Una vez que se cargue el documento, aparecerá en tu panel de documentos.

Ten en cuenta: debido a que los documentos se comparten públicamente, la herramienta de documentos no debe utilizarse para enviar información confidencial o de alta sensibilidad.

Comparte tu documento con contactos

HubSpot aplicará automáticamente el seguimiento cuando compartas un documento, que te mostrará si/cuándo el contacto ve el documento. También puedes exigir a los destinatarios que ingresen su dirección de correo electrónico antes de ver el contenido.

Para compartir el documento con tus contactos, crea un enlace compartible desde el panel de documentos o desde la página de detalles del documento o agrega el enlace del documento a tus plantillas de correo electrónico de ventas.

Crear un enlace compartible

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Coloca el cursor sobre el nombre del documento y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Crear enlace compartible. O haz clic en el nombre del documento, luego haz clic en Crear enlace compartible en la esquina superior derecha.
  • En el cuadro de diálogo, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo ¿A quién estás enviando esto?
  • Para hacer seguimiento a las personas que vean este documento, haz clic en Opciones de compartir y luego haz clic para activar Se requiere una dirección de correo electrónico para ver documento interruptor activado.
  • Haz clic en Crear enlace compartible.

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  • Haz clic en Copiar para copiar el enlace del documento o haz clic en Correo electrónico desde CRM para enviar un correo electrónico con el enlace del documento del registro del contacto.
También puedes enviar un enlace a un documento de tu bandeja de entrada de correo electrónico usando la extensión de HubSpot Sales para Chrome, el complemento de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio o el complemento de HubSpot Sales para Office 365.
 

Agrega un documento a una plantilla de correo electrónico

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Plantillas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Nueva plantilla o haz clic en un nombre de plantilla para editar una plantilla existente.
  • En la parte inferior del editor de plantillas, haz clic en el menú desplegable Insertar y luego selecciona Documento.
    • Haz clic en el menú desplegable Documento y selecciona un documento para agregar.
    • En el campo Texto de presentación de enlaces, escribe el texto para mostrar el enlace del documento.
    • Para hacer seguimiento a quién ve el documento, selecciona la casilla de comprobación Requiere correo electrónico para ver el documento.
    • Para mostrar una vista preliminar de tu documento en el cuerpo del correo electrónico, selecciona la casilla de comprobación Incluir vista preliminar del enlace.

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  • Haz clic en Insertar.

Descubre cómo insertar un documento en una plantilla de correo electrónico al inscribir a tus contactos en una secuencia.

¿Cómo funciona el seguimiento a la apertura de documentos de HubSpot?

Cuando compartas un documento, HubSpot asocia el primer documento abierto con la dirección de correo electrónico de ese contacto. Una cookie se establecerá en el navegador del contacto y si ve otro documento compartido desde tu cuenta, no tendrás que introducir su dirección de correo electrónico. Los contactos adicionales que abren el enlace del documento deben introducir su dirección de correo electrónico, a menos que previamente hayan visto un documento compartido desde tu cuenta. Cuando se desactiva la opción Requiere dirección de correo para ver documento, todos los contactos que vean el enlace del documento no se identifican a menos que hayan ingresado previamente su correo para ver otro documento compartido desde la misma cuenta.

Administrar tu documento

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • En la esquina superior derecha, usa la barra de búsqueda para buscar una guía por nombre.
  • Para organizar tus documentos en una carpeta, selecciona las casillas de comprobación junto a los documentos para mover, luego haz clic en Mover a carpeta en la parte superior de la tabla. En el cuadro de diálogo, selecciona el nombre de la carpeta y luego haz clic en Mover.
  • Para cambiar con quién se comparte el documento de manera que solo ciertos usuarios puedan ver y usar el documento, coloca el cursor sobre documento y haz clic en el menú desplegable Más y luego selecciona Compartir. Más información sobre compartir acceso a contenido de ventas con tus usuarios y equipos. share-document-with-team
  • Para ver detalles sobre un documento individual o editar el documento, haz clic en el nombre del documento.
    • Para editar el título del documento, haz clic en el ícono del lápiz edit in. Introduce un nuevo título y haz clic en Guardar.
    • Debajo del título del documento, puedes activar o desactivar tus opciones de privacidad y consentimiento para un documento en particular. Al completar con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se incluyen algunos cambios leves en tus documentos antes de compartirlos con tus contactos:

Nota: Aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

      • Si tienes el RGPD activado en tu cuenta, el interruptor Activar privacidad y consentimiento (RGPD) está activado de manera predeterminada para cada documento, pero se puede desactivar de manera individual. Con esta opción, tus contactos deben proporcionar el consentimiento de la comunicación y el procesamiento de datos. Cuando compartas un documento, el idioma de tu configuración de privacidad y consentimiento aparecerá e incluirá una solicitud de consentimiento para tu tipo de suscripción a comunicaciones individuales. El texto de privacidad y consentimiento se mostrará en el idioma del navegador del visitante, pero si HubSpot no detecta el idioma del navegador, el texto aparecerá en el idioma seleccionado en la configuración de tu cuenta.documents-gdpr-consent-text
      • La suscripción predeterminada en documentos es una comunicación "personalizada". Este es un tipo de suscripción interna en tu cuenta de HubSpot. Este ID de suscripción predeterminado se puede actualizar en tus contactos y la configuración de empresas y se aplicará a los documentos creados recientemente.

Nota: si has cargado documentos antes de activar la funcionalidad RGPD, deberás activar manualmente la opción de privacidad y consentimiento activando el interruptor.

  • Debajo de la configuración del RGPD, ve un resumen de los enlaces totales creados, los visitantes y las vistas del documento.
  • Debajo de los detalles del documento, en la tabla Visitantes, ve una lista de contactos que han visto tu documento. Coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Detalles para ver información específica sobre su interacción con el documento.
  • Para reemplazar el documento existente, haz clic en Volver a cargar en la parte superior derecha y selecciona la fuente del nuevo archivo desde el menú desplegable menú. Si enviaste un enlace al documento antes de volver a cargar, el enlace se actualizará para mostrar el nuevo contenido.

  • Para ver la vista preliminar, descargar o eliminar tu documento, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Vista preliminar, Descargar o Eliminar.
  • Puedes personalizar la marca de tu documento de ventas en la configuración de tu cuenta. Descubre cómo editar el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores predeterminados que aparecen en tu documento.
 
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