Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Documents

Cargar y compartir documentos

Última actualización: octubre 29, 2019

Con la herramienta documentos, puedes crear una biblioteca de contenido que todo tu equipo puede utilizar y compartir con tus contactos.

Ten en cuenta: los usuarios gratuitos pueden acceder a los primeros cinco documentos cargados en una cuenta. Esto significa que si se agrega un usuario gratuito a una cuenta en la que ya se han cargado cinco o más documentos, dicho usuario solo podrá ver y utilizar los primeros cinco documentos que se hayan cargado a esa cuenta. Si no se han agregado documentos a la cuenta, el usuario gratuito puede cargar hasta cinco documentos

Agregar un documento

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Haz clic en Cargar nuevo documento, luego selecciona la fuente de importación para tu archivo. Asegúrate de que tu archivo se adhiera al tipo de archivo y a las limitaciones de tamaño.#add-a-document

Una vez que se haya cargado el documento, aparecerá en el panel de documentos.

Ten en cuenta: debido a que los documentos se comparten públicamente, la herramienta de documentos no debe utilizarse para enviar información confidencial o de alta sensibilidad.

Administrar tu documento

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • En la esquina superior derecha, usa la barra de búsqueda para buscar una guía por nombre.
  • Para organizar tus documentos en una carpeta, selecciona las casillas de comprobación junto a los documentos para mover, luego haz clic en carpeta Mover a carpeta en la parte superior de la tabla. En el cuadro de diálogo, selecciona el nombre de la carpeta luego haz clic en Mover.
  • Para ver detalles sobre un documento individual o editar el documento, haz clic en el nombre del documento.
    • Para editar el título del documento, haz clic en el icono del lápiz edit inien la parte superior izquierda. Introduce un nuevo título y haz clic en Guardar.Document-edit-options
    • Debajo del título del documento, puedes activar o desactivar tus opciones de privacidad y consentimiento para un documento en particular. El cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) implica algunos cambios leves en tus documentos antes de compartirlos, como se indica a continuación:

Nota: Aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

    • Si tienes activado el RGPD en tu cuenta, el interruptor Activar privacidad y consentimiento (RGPD) está activado de manera predeterminada para cada documento, pero se puede desactivar de manera individual. Con esta opción, tus contactos deben proporcionar el consentimiento de la comunicación y el procesamiento de datos. Cuando compartas un documento, el idioma de tu configuración de privacidad y consentimiento aparecerá e incluirá una solicitud de consentimiento para tu tipo de suscripción a comunicaciones individuales. El texto de privacidad y consentimiento se mostrará en el idioma del navegador del visitante, pero si HubSpot no detecta el idioma del navegador, el texto aparecerá en el idioma seleccionado en la configuración de tu cuenta. documents-gdpr-consent-text
    • La suscripción predeterminada en documentos es una comunicación "personalizada". Este es un tipo de suscripción interna en tu cuenta de HubSpot. Este ID de suscripción predeterminado se puede actualizar en tus contactos y la configuración de empresas y se aplicará a los documentos creados recientemente.

Ten en cuenta: si has cargado documentos antes de activar la funcionalidad RGPD, deberás activar manualmente la opción de privacidad y consentimiento alternando el interruptor.

  • Debajo del valor de configuración de RGPD, ve un resumen de las acciones compartir totales del documento, los visitantes y las vistas.
  • Debajo de los detalles del documento, en la tabla Visitantes, ve una lista de contactos que han visto tu documento. Coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en Detalles para ver información específica sobre su interacción con el documento.
  • Para reemplazar el documento existente, haz clic en Volver a cargar en la parte superior derecha y luego selecciona la fuente del archivo nuevo desde el menú menú.

  • Para ver la vista preliminar, descargar o eliminar tu documento, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Vista preliminar, Descargar o Eliminar

Configura tu marca (solo Sales Hub o Service Hub)

      • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
      • En el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Valores predeterminados de la cuenta.  
      • Haz clic en la pestaña Branding y luego navega a las pestañas para establecer el nombre, el logotipo y los colores de tus documentos de ventas.Imagen %2525202019-03-25% 252520at %25252012.05.30% 252520PM
      • Haz clic en Guardar.
      • En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, cambiar marca del equipo.

Nota: los cambios que realices a tu configuración de marca de ventas se aplicarán a todos los usuarios en todas tus herramientas de ventas, excepto para la herramienta de conversaciones.  

 

Compartir tu documento

HubSpot aplicará automáticamente el seguimiento cuando compartas un documento, que te mostrará si/cuando tu contacto ve el documento. También puedes exigir a los destinatarios que escriban su dirección de correo electrónico para poder ver el contenido.

Herramienta de documentos

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Coloca el cursor sobre el nombre del documento y haz clic en Compartir. O, haz clic en el nombre del documento y luego haz clic en Compartir en la esquina superior derecha.
  • En el cuadro de diálogo que aparece, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario en el campo ¿A quién le estás enviando esto?
  • Para hacer seguimiento a los individuos que vean este documento, haz clic en el interruptor Solicitar la dirección de correo electrónico para ver el documentointerruptor activado.
  • Haz clic en Obtener enlace.

  • Haz clic en Copiar para copiar el enlace del documento o haz clic en Correo electrónico desde CRM para enviar un correo electrónico con el enlace del documento del registro del contacto.
También puedes enviar un enlace a un documento de tu bandeja de entrada de correo electrónico usando la extensión de HubSpot Sales para Chrome, el complemento de HubSpot Sales para Outlook para equipos de escritorio o el complemento de HubSpot Sales para Office 365.
 

Plantilla de correo

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Plantillas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Nueva plantilla o haz clic en un nombre de plantilla para editar una plantilla existente.
  • En la parte inferior del editor de plantillas, haz clic en el menú desplegable Documento y luego selecciona el nombre del documento e ingresa el texto de la pantalla del enlace.
  • Selecciona la Solicitar correo electrónico para ver el documento para hacer seguimiento a las personas que vean este documento.
  • Selecciona la casilla de comprobación Incluir vista preliminar del enlace para mostrar una vista preliminar de tu documento en el cuerpo del correo electrónico.
  • Haz clic en Insertar.

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Descubre cómoinsertar un documento en una plantilla de correo electrónico al inscribir a tus contactos en una secuencia.