Upload og del dokumenter

Nødvendig videregivelse: Hvis du bruger HubSpots dokumentværktøj, gemmes filer, som du uploader ved hjælp af dette værktøj, af HubSpot og deles med andre brugere på din HubSpot-konto.

Del dit dokument med kontakter

Du kan dele dokumenter med kontakter via et delbart link eller i en e-mailskabelon. HubSpot anvender automatisk sporing , når du deler et dokument, så dokumentets ejer vil modtage en notifikation, når en kontakt ser dokumentet. Du kan også kræve, at modtagerne indtaster deres e-mailadresse, før de kan se indholdet.

Opret et link, der kan deles

• Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Dokumenter.
• Hold musen over dokumentnavnet, og klik på rullemenuen Handlinger , og vælg derefter Opret link. Eller klik på dokumentets navn , og klik derefter på Opret link øverst til højre.
• I dialogboksen skal du indtaste modtagerens e-mailadresse i feltet Hvem sender du dette til?
• Hvis dokumentets tilvalg Slå databeskyttelse til ikke er slået til, kan du spore de personer, der ser dette dokument, ved at klikke på Delingsindstillinger og derefter klikke for at slå Kræv e-mailadresse for at se dokument til.
  • Hvis dokumentets Tilknyt databeskyttelse er slået til, skal personerne indtaste deres e-mailadresse og bekræfte, at de giver samtykke til at blive kontaktet, før de kan se dokumentet.

• Klik på Opret link.

• Klik på Copy for at kopiere dokumentlinket, eller klik på Compose email for at sende en e-mail med dokumentlinket fra kontaktpersonens post.

Tilføj et dokument til en e-mailskabelon

• Naviger i din HubSpot-konto til Samtaler > Skabeloner.
• Klik på Ny skabelon øverst til højre, eller klik på et skabelonnavn for at redigere en eksisterende skabelon.
• Klik på rullemenuen Indsæt nederst i skabeloneditoren, og vælg derefter Dokument.
  • Klik på rullemenuen Dokument , og vælg et dokument, der skal tilføjes.
  • I feltet Link display text skal du indtaste den tekst, der skal vises for dokumentlinket.
  • Hvis du vil spore, hvem der ser dokumentet, skal du markere afkrydsningsfeltet Kræv e-mail for at se dokumentet .
  • Hvis du vil vise en forhåndsvisning af dit dokument i e-mailteksten, skal du markere afkrydsningsfeltet Include link preview.

• Klik på Indsæt.

Lær, hvordan du indsætter et dokument i en e-mailskabelon, når du tilmelder dine kontakter til en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot dokumentåbninger?

Når du deler et dokument, forbinder HubSpot det første dokument, der åbnes, med den pågældende kontakts e-mailadresse. Der sættes en cookie i kontaktens browser, og hvis de ser et andet dokument, der er delt fra din konto, behøver de ikke at indtaste deres e-mailadresse. Yderligere kontakter, der åbner dokumentlinket, skal indtaste deres e-mailadresse, medmindre de tidligere har set et dokument, der er delt fra din konto. Når indstillingen Kræv e-mailadresse for at se dokument er deaktiveret, vil alle kontakter, der ser dokumentlinket, ikke blive identificeret, medmindre de tidligere har indtastet deres e-mailadresse for at se et andet dokument, der er delt fra den samme konto.

Administrer dit dokument

• Naviger i din HubSpot-konto til Salg > Dokumenter.
• Brug søgefeltet øverst til højre til at finde et dokument efter navn, eller filtrer efter dokumentets ejer ved hjælp af rullemenuen Ejer .
• Hvis du vil organisere dine dokumenter i en mappe, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de dokumenter, der skal flyttes, og derefter klikke på Flyt til mappe øverst i tabellen. Vælg mappenavnet i dialogboksen, og klik derefter på Flyt.
• Hvis du vil ændre, hvem dokumentet skal deles med, så kun bestemte brugere kan se og bruge dokumentet, skal du holde musen over dokumentet og klikke på rullemenuen Mere og derefter vælge Del. Læs mere om, hvordan du deler adgang til salgsindhold med dine brugere og teams.
• Klik på dokumentets navn for at se detaljer om det enkelte dokument eller redigere det.
  
  • For at redigere dokumentets titel skal du klikke på blyantikonet edit in. Indtast en ny titel, og klik derefter på Gem.

• • Under dokumenttitlen kan du slå dine privatlivs- og samtykkeindstillinger for et bestemt dokument til eller fra. For at overholde den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) og andre love om beskyttelse af personlige oplysninger skal du foretage nogle små ændringer i dine dokumenter, før du deler dem med dine kontakter:

Bemærk: Selvom disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste ressource til at give dig compliance-rådgivning i din specifikke situation.

• • • Hvis du har slået databeskyttelsesindstillinger til på din konto, er kontakten Slå databeskyttelse til som standard for hvert dokument, men kan slås fra på individuel basis. Når dette er aktiveret, skal dine kontakter give samtykke til kommunikation og databehandling. Når du deler et dokument, vil sproget fra dine privatlivs- og samtykkeindstillinger blive vist og inkludere en anmodning om samtykke til din abonnementstype for en-til-en-kommunikation. Privatlivs- og samtykketeksten vises på seerens browsersprog, men hvis HubSpot ikke kan registrere browsersproget, vises teksten på det sprog, der er valgt i dine kontoindstillinger.

• • • Standardabonnementstypen i dokumenter er "en-til-en"-kommunikation. Det er en intern abonnementstype på din HubSpot-konto. Denne standardabonnementstype kan opdateres i dine privatlivs- og samtykkeindstillinger og vil gælde for nyoprettede dokumenter.

Bemærk: Hvis du har uploadet dokumenter, før du slog indstillingerne for databeskyttelse til, skal du manuelt aktivere indstillingen for databeskyttelse og samtykke ved at slå den til.

• Under indstillingen for databeskyttelse kan du se en oversigt over dokumentets samlede antal oprettede links, besøgende og visninger.
• Under dokumentdetaljerne i tabellen Besøgende kan du se en liste over kontakter, der har set dit dokument. Hold musen over deres navn, og klik på Detaljer for at se specifikke oplysninger om deres interaktion med dokumentet.
• For at erstatte det eksisterende dokument skal du klikke på Re-upload øverst til højre og derefter vælge kilden til den nye fil fra dropdown-menuen . Hvis du sendte et link til dokumentet, før du genuploadede det, vil linket blive opdateret, så det viser det nye indhold.
  
  
• Hvis du vil forhåndsvise, downloade eller slette dit dokument, skal du klikke på rullemenuen Handlinger og derefter vælge Forhåndsvis, Download eller Slet.
• Du kan tilpasse brandingen af dit salgsdokument i dine kontoindstillinger. Lær, hvordan du redigerer firmalogoet, firmaoplysningerne og standardfarverne, der vises på dit dokument.