Upload og del dokumenter

Nødvendig videregivelse: Hvis du bruger HubSpots værktøj til dokumenter, gemmes filer, som du uploader ved hjælp af dette værktøj, af HubSpot og deles med andre brugere på din HubSpot-konto.

Generer en dokumentbeskrivelse

Bemærk: For at generere en dokumentbeskrivelse skal du slå AI-indstillinger til.

• På din HubSpot-konto skal du gå til Salg > Dokumenter.
• Klik på navnet på det dokument, du vil oprette en beskrivelse til.
• Klik på Tilføj det nu med Breeze breezeSingleStar.

• Klik på Breeze-ikonet nederst til højrebreezeSingleStar. Når beskrivelsen er genereret, kan du indtaste de ændringer, du ønsker.
• Klik på Gem.

Del et dokument med kontakter

Del dokumenter med kontakter via et delbart link eller i en e-mailskabelon. HubSpot anvender automatisk sporing når du deler et dokument, så den bruger, der har delt linket, får en meddelelse, når en kontakt ser dokumentet. Du kan også kræve, at modtagerne indtaster deres e-mailadresse, før de kan se dokumenterne.

Opret et link, der kan deles

• På din HubSpot-konto skal du gå til Salg > Dokumenter.
• Hold musen over dokumentets navn, og klik på Handlinger > Opret link. Eller klik på navnet på dokumentet, og klik derefter på Opret link øverst til højre.
• I dialogboksen skal du indtaste modtagerens e-mailadresse i feltet Hvem sender du dette til?
• Hvis dokumentets Tænd for databeskyttelse ikke er slået til, skal du for at spore de personer, der ser dette dokument, klikke på Delingsindstillinger og derefter klikke for at slå Kræv e-mail-adressefor at se dokumenter slå til.
  • Hvis dokumentets Tænd for databeskyttelse er slået til, skal personerne indtaste deres e-mailadresse og bekræfte, at de giver samtykke til at blive kontaktet, før de kan se dokumentet.

• Klik på linket Opret.

• Klik på Kopier for at kopiere dokumentlinket, eller klik på Skriv af e-mail for at sende en e-mail med dokumentlinket fra kontaktpersonens post.

Tilføj et dokument til en e-mail-skabelon

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Skabeloner.
  
• Klik på navnet på en skabelon. Eller opret en ny skabelon.
• Nederst i skabeloneditoren skal du klikke på rullemenuen Indsæt og derefter vælge Dokumenter.
  • Klik på rullemenuen Dokumenter , og vælg et dokument, der skal tilføjes.
  • I feltet Linkvisningstekst skal du indtaste den tekst, der skal vises for dokumentlinket.
  • For at spore, hvem der ser dokumentet, skal du markere afkrydsningsfeltet Kræv e-mail for at se dokumentet.
  • Hvis du vil vise en forhåndsvisning af dit dokument i e-mailens brødtekst, skal du markere afkrydsningsfeltet Include link preview.

• Klik på Indsæt.

Lær, hvordan du indsætter et dokument i en e-mailskabelon, når du tilmelder dine kontakter i en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot åbninger af dokumenter?

Når du deler et dokument, forbinder HubSpot det første dokument, der åbnes, med den pågældende kontakts e-mailadresse. Der indstilles en cookie i kontaktens browser, og hvis de ser et andet dokument, der er delt fra din konto, behøver de ikke at indtaste deres e-mailadresse. Yderligere kontakter, der åbner dokumentlinket, skal indtaste deres e-mailadresse, medmindre de tidligere har set et dokument, der er delt fra din konto. Når indstillingen Kræv e-mailadresse for at se dokument er deaktiveret, vil alle kontakter, der ser dokumentlinket, ikke blive identificeret, medmindre de tidligere har indtastet deres e-mailadresse for at se et andet dokument, der er delt fra den samme konto.

Administrer dit dokument

• På din HubSpot-konto skal du gå til Salg > Dokumenter.
• Øverst til venstre kan du bruge søgefeltet til at finde et dokument efter navn eller filtrere efter dokumentets ejer ved hjælp af rullemenuen Ejer .
• Hvis du vil organisere dine dokumenter i en mappe, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de dokumenter, der skal flyttes, og derefter klikke på Flyt til mappe øverst i tabellen. Vælg mappenavnet i dialogboksen, og klik derefter på Flyt.
• Hvis du vil ændre, hvem dokumentet deles med, så kun bestemte brugere kan se og bruge dokumentet, skal du holde musen over dokumentet og klikke på Handlinger > Administrer deling. Læs mere om at dele adgang til salgsindhold med dine brugere og teams.

• Klik på dokumentets navn for at se detaljer om et individuelt dokument eller redigere det.
  
  • Klik på blyantsikonet på editn for at redigere dokumentets titel. Indtast en ny titel, og klik derefter på Gem.

• • Under dokumentets titel kan du slå dine privatlivs- og samtykkeindstillinger til eller fra for et bestemt dokument. Overholdelse af den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) og andre love om beskyttelse af personlige oplysninger indebærer nogle ændringer af dine dokumenter, før du deler dem med dine kontakter:

Bemærk: Selv om disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste ressource til at give dig råd om compliance i din specifikke situation.

• • • Hvis du har slået indstillinger for databeskyttelse til på din konto, er vippepunktet Slå databeskyttelse til som standard slået til for hvert dokument, men det kan slås fra på individuel basis. Når dette er aktiveret, skal dine kontakter give samtykke til kommunikation og databehandling. Når du deler et dokument, vises sproget fra dine indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger og samtykke, og du bliver bedt om at give samtykke til din abonnementstype for en-til-en-kommunikation. Privatlivs- og samtykketeksten vises på seerens browsersprog, men hvis HubSpot ikke kan registrere browsersproget, vises teksten på det sprog, der er valgt i dine kontoindstillinger.

• • • Standardabonnementstypen i dokumenter er "en-til-en"-kommunikation. Dette er en intern abonnementstype i din HubSpot-konto. Denne standardabonnementstype kan opdateres i dine privatlivs- og samtykkeindstillinger og vil gælde for nyoprettede dokumenter.

Bemærk: Hvis du havde uploadet dokumenter, før du slog indstillingerne for databeskyttelse til, skal du manuelt aktivere indstillingen for databeskyttelse og samtykke ved at slå knappen til.

• • Under indstillingen for databeskyttelse kan du se en oversigt over dokumentets samlede antal oprettede links, besøgende og visninger.
  • Under dokumentoplysningerne, i tabellen Besøgende , kan du se kontakter, der har set dit dokument. Hold musen over deres navn, og klik på Detaljer for at se specifikke oplysninger om deres interaktion med dokumentet.
  • Hvis du vil erstatte det eksisterende dokument, skal du klikke på Genopload øverst til højre.
  • Vælg importkilden for din fil. Dit filformat skal være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Hvis du tidligere har sendt et link til dokumentet før re-upload, vil linket blive opdateret til at vise det nye indhold.
  • Hvis du vil se en forhåndsvisning, downloade eller slette dit dokument, skal du klikke på rullemenuen Dokumenter og derefter vælge Forhåndsvisning, Download eller Slet.
  • Du kan tilpasse brandingen af dit salgsdokument i dine kontoindstillinger. Se, hvordan du redigerer firmalogoet, firmaoplysningerne og de standardfarver, der vises på dit dokument.