Upload og del dokumenter

Nødvendig offentliggørelse: Hvis du bruger HubSpots dokumentværktøj, gemmes filer, som du uploader ved hjælp af dette værktøj, af HubSpot og deles med andre brugere på din HubSpot-konto.

Del dit dokument med kontakter

Del dokumenter med kontakter via et delbart link eller i en e-mailskabelon. HubSpot anvender automatisk sporing , når du deler et dokument, så dokumentets ejer vil modtage en notifikation, når en kontakt ser dokumentet. Du kan også kræve, at modtagerne indtaster deres e-mailadresse, før de kan se dokumentet.

Opret et link, der kan deles

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Bibliotek > Dokumenter.
• Hold musen over dokumentnavnet, og klik på Handlinger > Opret link. Eller klik på dokumentets navn , og klik derefter på Opret link øverst til højre.
• I dialogboksen skal du indtaste modtagerens e-mailadresse i feltet Hvem sender du dette til?
• Hvis dokumentets Tilknyt datasikkerhed ikke er slået til, kan du spore de personer, der ser dette dokument, ved at klikke på Delingsindstillinger og derefter klikke for at slå Kræv e-mailadresse for at se dokument til.
  • Hvis dokumentets Slå databeskyttelse til er slået til, skal personerne indtaste deres e-mailadresse og bekræfte, at de giver samtykke til at blive kontaktet, før de kan se dokumentet.

• Klik på Opret link.

• Klik på Kopier for at kopiere dokumentlinket, eller klik på Skriv e-mail for at sende en e-mail med dokumentlinket fra kontaktpersonens post.

Føj et dokument til en e-mailskabelon

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Bibliotek > Skabeloner.
  
• Klik på navnet på en skabelon. Eller opret en ny skabelon.
• Klik på rullemenuen Indsæt nederst i skabeloneditoren, og vælg derefter Dokument.
  • Klik på rullemenuen Dokument , og vælg et dokument, der skal tilføjes.
  • I feltet Link display text skal du indtaste den tekst, der skal vises for dokumentlinket.
  • Hvis du vil spore, hvem der ser dokumentet, skal du markere afkrydsningsfeltet Kræv e-mail for at se dokumentet .
  • Hvis du vil vise en forhåndsvisning af dit dokument i e-mailteksten, skal du markere afkrydsningsfeltet Include link preview.

• Klik på Indsæt.

Lær, hvordan du indsætter et dokument i en e-mailskabelon, når du indskriver dine kontakter i en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot dokumentåbninger?

Når du deler et dokument, forbinder HubSpot det første dokument, der åbnes, med kontaktens e-mailadresse. Der sættes en cookie i kontaktens browser, og hvis de ser et andet dokument, der er delt fra din konto, behøver de ikke at indtaste deres e-mailadresse. Yderligere kontakter, der åbner dokumentlinket, skal indtaste deres e-mailadresse, medmindre de tidligere har set et dokument, der er delt fra din konto. Når indstillingen Kræv e-mailadresse for at se dokument er deaktiveret, vil alle kontakter, der ser dokumentlinket, ikke blive identificeret, medmindre de tidligere har indtastet deres e-mailadresse for at se et andet dokument, der er delt fra den samme konto.

Administrer dit dokument

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Bibliotek > Dokumenter.
• Brug søgefeltet øverst til venstre til at slå et dokument op efter navn, eller filtrer efter dokumentets ejer ved hjælp af rullemenuen Ejer .
• Hvis du vil organisere dine dokumenter i en mappe, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de dokumenter, der skal flyttes, og derefter klikke på Flyt til mappe øverst i tabellen. Vælg mappenavnet i dialogboksen, og klik derefter på Flyt.
• Hvis du vil ændre, hvem dokumentet er delt med, så kun bestemte brugere kan se og bruge dokumentet, skal du holde musen over dokumentet og klikke på Handlinger > Administrer deling. Få mere at vide om at dele adgang til salgsindhold med dine brugere og teams.

• Klik på dokumentnavnet for at se detaljer om et individuelt dokument eller redigere dokumentet.
  
  • Klik på blyantsikonet editn for at redigere dokumentets titel. Indtast en ny titel, og klik derefter på Gem.

• • Under dokumenttitlen kan du slå dine privatlivs- og samtykkeindstillinger for et bestemt dokument til eller fra. Overholdelse af GDPR ( General Data Protection Regulation ) og andre love om beskyttelse af personlige oplysninger indebærer nogle ændringer i dine dokumenter, før du deler dem med dine kontakter:

Bemærk: Selvom disse funktioner findes i HubSpot, er dit juridiske team den bedste ressource til at give dig compliance-rådgivning i din specifikke situation.

• • • Hvis du har slået databeskyttelsesindstillinger til på din konto, er " Slå databeskyttelse til" slået til som standard for hvert dokument, men kan slås fra på individuel basis. Når dette er aktiveret, skal dine kontakter give samtykke til kommunikation og databehandling. Når du deler et dokument, vil sproget fra dine privatlivs- og samtykkeindstillinger blive vist og inkludere en anmodning om samtykke til din abonnementstype for en-til-en-kommunikation. Privatlivs- og samtykketeksten vises på seerens browsersprog, men hvis HubSpot ikke kan registrere browsersproget, vises teksten på det sprog, der er valgt i dine kontoindstillinger.

• • • Standardabonnementstypen i dokumenter er "en-til-en"-kommunikation. Dette er en intern abonnementstype i din HubSpot-konto. Denne standardabonnementstype kan opdateres i dine privatlivs- og samtykkeindstillinger og vil gælde for nyoprettede dokumenter.

Bemærk: Hvis du har uploadet dokumenter, før du aktiverede indstillingerne for databeskyttelse, skal du manuelt aktivere indstillingen for databeskyttelse og samtykke ved at slå den til.

• Under databeskyttelsesindstillingen kan du se en oversigt over dokumentets samlede antal oprettede links, besøgende og visninger.
• Under dokumentdetaljerne, i tabellen Besøgende , kan du se en liste over kontakter, der har set dit dokument. Hold musen over deres navn, og klik på Detaljer for at se specifikke oplysninger om deres interaktion med dokumentet.
• Hvis du vil erstatte det eksisterende dokument, skal du klikke på Re-upload øverst til højre.
• Vælg importkilden til din fil . Dit filformat skal være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Hvis du tidligere har sendt et link til dokumentet, før du uploader det igen, vil linket blive opdateret, så det viser det nye indhold.
• Hvis du vil forhåndsvise, downloade eller slette dit dokument, skal du klikke på rullemenuen Handlinger og derefter vælge Forhåndsvis, Download eller Slet.
• Du kan tilpasse brandingen af dit salgsdokument i dine kontoindstillinger. Lær, hvordan du redigerer firmalogoet, virksomhedsoplysningerne og standardfarverne, der vises på dit dokument.