Zugriff auf Ihre HubSpot-Elemente einschränken

Sie können den Zugriff auf Inhalte, Daten und vieles mehr einschränken, damit nur die richtigen Teams und Benutzer diese anzeigen und bearbeiten können. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihre Elemente nach Abteilung oder Team getrennt halten möchten. Außerdem hilft es Ihren Benutzern, konzentriert und organisiert zu bleiben. 

Die Ressourcen, auf die Sie den Zugriff beschränken können, hängen von Ihrem HubSpot-Abonnement ab:

Standardberechtigungen für Marketing-Inhalte festlegen (nurContent Hub und Marketing Hub Enterprise )

Standardmäßig sind neu erstellte Marketingressourcen für alle Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen zugänglich. Sie sollten jedoch nur bestimmten Teams oder Benutzern das Erstellen oder Bearbeiten von Elementen erlauben.

In Ihren Kontoeinstellungen können Sie den Zugriff auf neu erstellte Marketing-Assets automatisch beschränken, so dass nur der Ersteller des Assets und sein Team diese einsehen und bearbeiten können. Dies gilt nicht für andere Elementtypen, wie z. B. Dateien und Ordner im Dateiwerkzeug. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Klicken Sie auf die Registerkarte Teams.
• Klicken Sie auf den Schalter Aktivieren, um Zugriff auf neuen Content einzuschränken, um ihn zu aktivieren.

Einschränken des Zugriffs

Der Zugriff auf Tools kann anhand der folgenden Schritte eingeschränkt werden. Springen Sie für Dashboards, CRM-Ansichten und E-Mail-Abonnement-Einstellungen zum tool-spezifischen Abschnitt unten.

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account unter zu dem Tool, auf das Sie den Zugriff beschränken möchten.
• Um ein Element zuzuweisen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element, das Sie zuweisen möchten. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Zugriff verwalten aus.
• Um mehrere Elemente gleichzeitig zuzuweisen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Elementen, die Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf Zugriff verwalten.
  
  

• Wählen Sie im Dialogfeld entweder Für jeden verfügbar oder Benutzer und Teams auswählen, die bearbeiten können aus. 
• Um den Inhalt Teams oder Benutzern zuzuweisen, klicken Sie auf die Registerkarte Teams oder Benutzer und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben den Teams und Benutzern, die Sie zuweisen möchten.
• Klicken Sie auf Speichern. Das Element ist jetzt nur für die ausgewählten Benutzer und Teams sichtbar. Für die Tools, die nicht den oben genannten Anweisungen folgen, finden Sie unten entsprechende tool-spezifische Anweisungen. 
   
  
  

Tool-spezifische Anweisungen

CRM-Datensätze

Standardmäßig können Benutzer alle Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets anzeigen und bearbeiten. Sie können die Berechtigungen eines Benutzers so anpassen, dass er nur Datensätze anzeigen und bearbeiten kann, für die er oder sein Team zuständig sind.

So schränken Sie den Zugriff auf CRM-Datensätze für Ihre Benutzer ein:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Benutzers, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten.
• Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste auf CRM > CRM-Objekte. 
• Klicken Sie auf der Registerkarte CRM auf [Objekt] , um den Abschnitt zu erweitern.
  • Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs neben den Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten und Löschen für einen bestimmten Datensatztyp.
  • Wählen Sie Alle Kontakte, Die Kontakte ihres Teams, oder Ihre Kontakte. Bei der Konfiguration von Berechtigungen bearbeiten oder löschen können Sie auch keine auswählen. 
     

• Um zu bearbeiten, wer mit einem Datensatz kommunizieren darf, klicken Sie im Menü in der linken Seitenleiste auf CRM > CRM-Objekte. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Kommunizieren.
  • Wählen Sie Alle [Datensätze], Datensätze, die Mein Team besitzt, Datensätze, die sie besitzen, oder Keine.
• Nach der Aktualisierung der Berechtigungen klicken Sie oben rechts auf Speichern als.

Bitte beachten Sie: die aktualisierten Berechtigungen werden erst wirksam, nachdem sich die Benutzer abgemeldet und dann wieder angemeldet haben. Erfahren Sie mehr über Benutzerberechtigungen

CRM-Ansichten

Sie können den Zugriff auf Standardansichten nicht einschränken, benutzerdefinierte CRM-Ansichten können jedoch auf nur für Sie sichtbar, für Ihr Team sichtbar oder jeden sichtbar festgelegt werden. 

So schränken Sie den Zugriff auf eine CRM-Ansicht ein:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihrer Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objekt-Homepage.
• Klicken Sie im oberen Bereich auf Alle Ansichten.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Ansichtnamen , und klicken Sie dann auf Optionen. Wählen Sie im Dropdown-Menü Teilen-Optionen verwalten aus.
• Wählen Sie im Dialogfeld eine der folgenden Optionen aus:
  • Privat: die Ansicht wird nur für Sie sichtbar sein.
  • Mein Team: die Ansicht ist nur für Benutzer in Ihrem Team sichtbar. 
  • Alle: die Ansicht wird für alle Benutzer in Ihrem HubSpot Account sichtbar sein.
• Klicken Sie auf Speichern.

Konversationen-Postfach

Nachdem einen Posteingang erstellt hat, können Sie bearbeiten, welche Benutzer und Teams ihn einsehen können, indem Sie Ihre Posteingangseinstellungen Zugriff bearbeiten. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Posteingangsbenutzer verwalten. 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Posteingang & Helpdesk > Posteingänge.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Posteingang, den Sie verwalten möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. 
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Zugriff . 
• Wählen Sie im Abschnitt Zugriff Verfügbar für alle oder Benutzer und Teams auswählen, die bearbeiten können.  
   

Dashboards

Zuständige Mitarbeiter für Dashboards können festlegen, welche Teams Anzeigen als und Bearbeitungszugriff Zugriff auf benutzerdefinierte Dashboards haben. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Berichte > Dashboards.
• Klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Zugewiesen und dann auf Zugriff bearbeiten.
   

• Wählen Sie im rechten Feld eine der folgenden Optionen aus:
  • Privat für Besitzer: nur dem Zuständigen Mitarbeiter für Dashboard erlauben, das Dashboard zu sehen, wählen Sie das Optionsfeld Privat für Besitzer . Klicken Sie dann auf Speichern.
  • Jeder: erlaubt allen Benutzern den Zugriff auf das Dashboard. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie Anzeigen und bearbeiten oder Nur anzeigen auswählen. 
  • Nur bestimmte Benutzer und Teams (Nur Enterprise ): nur bestimmten Benutzern und Teams den Zugriff auf das Dashboard erlauben.

Deal- und Ticket-Pipelines

Super-Admins können verwalten, welche Benutzer und Teams Zugriff auf bestimmte Deals und Tickets haben. Für jede Pipeline können Sie allen Benutzern im Account Zugriff gewähren oder den Zugriff auf einzelne Benutzer und Teams einschränken.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Objekte > Deals oder zu Objekte > Tickets.
• Klicken Sie im oberen Bereich auf die Registerkarte Pipelines.
• Klicken Sie im Abschnitt Pipeline auswählen auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Pipeline zum Bearbeiten aus.
• Klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie dann Zugriff verwalten.
• Wählen Sie im rechten Bereich Nur für mich verfügbar, Für jeden verfügbar oder Benutzer und Teams auswählen, die bearbeiten können aus.

Wird einem Benutzer oder Team explizit Zugriff auf eine Pipeline gewährt, wird der Zugriff für alle anderen eingeschränkt. Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Anzeigen der Pipeline hat:

• Eingeschränkte Pipelines werden im HubSpot Account auf dem Desktop und in der mobilen Appausgegraut dargestellt.
• Er kann einen bestimmten Deal- oder Ticket-Datensatz anzeigen, wenn ihm ein direkter Link von einem Benutzer mit Zugriff auf die Pipeline gesendet wird.
• Er kann Datensätze aus eingeschränkten Pipelines in Berichten anzeigen.
• Er kann Datensätze aus eingeschränkten Pipelines als Zuordnungen in Datensätzen anzeigen.
• Er kann nach Datensätzen innerhalb der Pipeline suchen.
• Er kann keine neuen Datensätze innerhalb der Pipeline erstellen. 

Dokumente, Leitfäden, Sequenzen und Vorlagen für den Vertrieb

Nachdem Sie ein Dokument, einen Leitfaden, eine Sequenz oder eine Vorlage erstellt haben, können Sie die Zugriffsebene auf „Privat für den zuständigen Mitarbeiter“, „Für alle freigegeben“ oder „Für bestimmte Benutzer und Teams freigegeben“ festlegen.

Erfahren Sie, wie Sie den Zugriff auf Vertriebsinhalte einschränken können.

Domains

Standardmäßig können Benutzer mit der Benutzerberechtigung Domains hinzufügen und bearbeiten alle Domains anzeigen und bearbeiten sowie Inhalte für alle Domains veröffentlichen. Um einzuschränken, welche Benutzer Inhalte für bestimmte Domains bearbeiten oder veröffentlichen können, erfahren Sie, wie Sie Teams Domain-Publishing-Berechtigungen zuweisen.

Social-Media-Konten

Nur Super-Admins können verwalten, welche Nutzer und Teams Zugriff auf bestimmte soziale Accounts haben. Wird einem Benutzer oder Team explizit Zugriff auf ein Social-Media-Konto gewährt, wird der Zugriff für alle anderen eingeschränkt. Benutzer oder Teams ohne Zugriff können die Beiträge dieses Kontos im Social-Media-Tool nicht anzeigen oder verwalten.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Marketing > Social Media.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Konten in der Spalte Kontozugriff auf Nur ich, Jeder oder [Anzahl der Teams und Benutzer].
• Wählen Sie im rechten Bereich Nur für mich verfügbar, Für jeden verfügbar oder Benutzer und Teams auswählen, die bearbeiten können aus. Nur Kunden mit einem Marketing Hub Enterprise-Abonnement können den Zugriff nach Benutzern und Teams einschränken. 
  • Wenn Sie bestimmte Benutzer und Teams auswählen, suchen Sie in der Suchleiste nach dem Kontrollkästchen links neben dem Benutzer oder Team.
  • Um den Zugriff von einem Konto zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Benutzers oder Teams oder klicken Sie auf das X im Abschnitt Zugriffsberechtigt.
• Klicken Sie am unteren Rand des Fensters auf Speichern als.
   

E-Mails

Sie können den Bearbeitungszugriff auf bestimmte Marketing-E-Mails einzelnen Benutzern oder Teams über das E-Mail-Dashboard zuweisen, indem Sie die allgemeinen Anweisungen oben befolgen. E-Mails, die einem Team zugewiesen sind, können nur von Benutzern in diesem Team bearbeitet werden. Alle nicht zugewiesenen E-Mails sind für alle Benutzer und Teams mit der E-Mail-Benutzerberechtigung zugänglich.

Wenn ein Benutzer in Ihrem HubSpot-Account keinen Zugriff auf die Bearbeitung einer bestimmten E-Mail hat, kann er anhand der folgenden Schritte Zugriff darauf anfordern:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Marketing > Marketing-E-Mails.
• Klicken Sie auf den Namen der E-Mail, auf die Sie Bearbeitungszugriff benötigen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger oben rechts auf die Schaltfläche Überprüfen und veröffentlichen und klicken Sie dann auf Anfrage zur Aktualisierung der Berechtigung.
   

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Genehmiger und wählen Sie einen Admin aus Ihrem Team aus.
• Sie können optional eine Nachricht eingeben, um zu erklären, warum Sie Bearbeitungszugriff auf die E-Mail benötigen.
• Klicken Sie auf Anfrage senden. Der von Ihnen ausgewählte Genehmiger wird benachrichtigt, dass Sie Zugriff auf die E-Mail angefordert haben. Nachdem der Genehmiger den Zugriff gewährt hat, erhalten Sie dann eine Bestätigungs-E-Mail.

Dateien 

Verwalten Sie den Zugriff auf einzelne Dateien, Ordner und Unterordner im Dateien-Tool, um weiter zu steuern, welche Benutzer oder Teams diese Ordner oder Dateien anzeigen oder bearbeiten können.

Wenn Sie den Dateizugriff konfigurieren, können Sie allen Benutzern oder Teams Zugriff auf einen Hauptordner gewähren, den Zugriff auf einen Unterordner jedoch einschränken. Sie können die Ordnerzugriffseinstellungen für von HubSpot generierte Systemordner nicht konfigurieren. 

So schränken Sie den Zugriff auf Ihre Dateien oder Ordner ein:

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Bibliothek > Datei-Manager.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Datei oder einen Ordner und klicken Sie auf Aktionen. Wählen Sie dann Zugriff verwalten aus.
   

• Konfigurieren Sie im rechten Bereich den Zugriff auf Ihre Datei oder Ihren Ordner: 
  • Nur für mich verfügbar: Beschränkung des Zugriffs auf Ihr Benutzerkonto.
  • Für alle verfügbar: Alle Benutzer können die Datei oder den Ordner anzeigen und bearbeiten. 
  • Benutzer und Teams auswählen, die zugreifen können: Nur ausgewählte Benutzer können die Datei oder den Ordner bearbeiten. Wenn Sie ein Professional - oder Enterprise-Abonnement haben, können Sie den Zugriff auch nach zugewiesenen Teams einschränken. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Teams.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Benutzern oder Teams, denen Sie Zugriff gewähren möchten. 
    • Um einem Team den Zugriff zu entziehen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen  neben dem Namen des Benutzers oder des Teams, oder klicken Sie auf das X im Abschnitt Wer hat Zugriff.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf Speichern.

Eigenschaften

Superadmins können den Zugriff auf eine Eigenschaft beschränken, so dass nur bestimmte Benutzer und Teams die Eigenschaft auf Datensätzen bearbeiten können. Eine eingeschränkte Eigenschaft ist weiterhin für alle Benutzer sichtbar.

Benutzer und Teams, die keinen Zugriff erhalten, sehen die Nachricht Sie haben keine Berechtigungen, den Wert dieses Feldes zu bearbeiten, wenn Sie den Mauszeiger über die Eigenschaft in einem Datensatz bewegen. Erfahren Sie, wie Sie den Bearbeitungszugriff für Eigenschaften einschränken.

Datensatz-Seitenleisten

Sie können die Seitenleisten anpassen, die in Kontakt-, Unternehmens-, Deal- und Ticket-Datensätzen angezeigt werden, damit unterschiedliche Teams unterschiedliche Ansichten haben. Erfahren Sie, wie Sie Datensätze für bestimmte Teams personalisieren können.

Berichte

Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Zugriff auf Berichte einzuschränken:

• Wenn ein Bericht nicht zu einem Dashboard hinzugefügt wurde, können Sie den Zugriff darauf über das Reporting-Tool individuell einschränken.
• Sie können ein Berichte-Dashboard gliedern, indem Sie Zugriff auf das Dashboard zuweisen.

Sie können den Zugriff auf Berichte im Bereich der Analytics-Tools oder auf individuelle benutzerdefinierte Analytics-Ansichtennicht beschränken.

Einschränkungen des Listenzugriffs (BETA)

Super-Admins können anhand der allgemeinen Anweisungen obenfestlegen, welche Teams auf welche Listen Zugriff haben. 

Wenn Sie Zugriff auf eine Liste zuweisen oder die Standardeinstellung für die Zuweisung aktivieren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Listen mit eingeschränktem Zugriff können nur vom Listenersteller und den zugewiesenen Teams angezeigt und ausgewählt werden. Alle anderen Benutzer können die Liste nicht anzeigen oder auswählen. Dies gilt für alle Tools, z. B. Marketing-E-Mail, Workflows und Berichte.
• Zusätzlich zu den Listenfiltern wird ein Kontakt nur dann in einer aktiven Liste mit eingeschränktem Zugriff oder neuen statischen Liste angezeigt, wenn er eines der folgenden Kriterien erfüllt:
  
  • Für den Kontakt ist ein Benutzer im zugewiesenen Team zuständig.
  • Eine benutzerdefinierte HubSpot-Benutzereigenschaft im Datensatz des Kontakts wird auf einen Benutzer im zugewiesenen Team festgelegt.

• Wenn ein Benutzer zu einem anderen Team wechselt, kann er auf die Listen nicht mehr zugreifen und sie nicht mehr anzeigen, es sei denn, das neue Team hat ebenfalls Zugriff auf diese Listen.

Bitte beachten: Bei statischen Listen kann der Zugriff nur zugewiesen werden, während die Liste erstellt wird. Nachdem eine statische Liste erstellt wurde, wird die Liste nicht aktualisiert, einschließlich der Zuständigkeitseigenschaftsfilter, die den Zugriff einschränken. Wenn Sie über eine vorhandene statische Liste verfügen, deren Zugriff Sie einschränken möchten, erstellen Sie eine neue statische Liste mit denselben Kriterien und weisen Sie den Zugriff vor dem Speichern zu.

Workflows

Workflows können gemäß den allgemeinen Anweisungen oben über das Workflows-Dashboard einem bestimmten Team zugewiesen werden.

Workflows, die einem Team zugewiesen sind, können nur von Benutzern aus diesem Team angezeigt und bearbeitet werden. Jeder Workflow, der nicht zugewiesen ist, ist für alle Benutzer und Teams mit der Benutzerberechtigung workflowszugänglich.

Kampagnen

Sie können den Zugriff auf Ihre Marketingkampagnen einschränken, damit bestimmte Teams die Details der Kampagne verwalten und ändern können, welche Elemente dieser zugeordnet sind. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Marketing und klicken Sie dann auf Kampagnen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Kampagne, deren Zugriff Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen und dann auf Zugriff verwalten.
• Wählen Sie im rechten Bereich entweder Für jeden verfügbar oder Teams auswählen, die bearbeiten können aus.
• Suchen Sie in der Suchleiste nach dem Kontrollkästchen links neben dem Namen des Teams, dem Zugriff auf die Kampagne gewährt werden soll, und aktivieren Sie es.
• Um den Zugriff auf die Kampagne zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Teams oder klicken Sie auf das X im Abschnitt Zugriffsberechtigt.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf Speichern.

Anzeigen

Nachdem Sie Google, Facebook oder LinkedIn-Konten mit HubSpot verknüpft haben, können Sie sie bestimmten Benutzern und Teams zuweisen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Marketing > Anzeigen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Werbekonto, dessen Zugriff Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Aktionen. Wählen Sie Zugriff verwalten aus.
• Wählen Sie im rechten Bereich entweder Für jeden verfügbar oder Teams auswählen, die bearbeiten können aus.
• Suchen Sie in der Suchleiste nach dem Kontrollkästchen links neben dem Namen des Teams, dem Zugriff auf das Werbekonto gewährt werden soll, und aktivieren Sie es.
• Um den Zugriff auf die Kampagne zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Teams oder klicken Sie auf das X im Abschnitt Zugriffsberechtigt.
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf Speichern.