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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
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Einrichten des Posteingangs für Konversationen

Zuletzt aktualisiert am: Januar 12, 2022

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Der Posteingang für Konversationen ist ein zentraler Ort in Ihrem HubSpot-Konto, an dem Nachrichten aus allen Ihren verbundenen Kanälen angezeigt werden. Sie können die laufenden Konversationen anzeigen, auf Nachrichten antworten und Tickets erstellen, um die Probleme von Kunden nachzuverfolgen.

Abhängig von Ihrem HubSpot-Abonnement können Sie entweder den standardmäßigen Posteingang für Konversationen bearbeiten oder neue Posteingänge erstellen.
 

Einrichten des Standardposteingangs

Wenn Sie zum ersten Mal ein HubSpot-Konto anlegen, erstellt HubSpot automatisch einen Posteingang für Konversationen und stellt eine fallback-E-Mail-Adresse. Sie können die Ausweich-E-Mail-Adresse bearbeiten oder zusätzliche Kanäle verbinden, um Nachrichten im Posteingang zu empfangen. Sie können auch bearbeiten, welche Benutzer und Teams Zugriff auf den Posteingang für Unterhaltungen haben.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Postfach“ > „Postfächer“.
  • So benennen Sie den Posteingang um:
    • Klicken Sie neben dem Dropdown-Menü Aktuelle Ansicht auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Posteingang umbenennen.
    • Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für den Posteingang ein, und klicken Sie auf Umbenennen.
  • Wenn Sie einen Kanal verbinden möchten, um Nachrichten im Posteingang zu empfangen, klicken Sie auf Einen Kanal verbinden und wählen Sie dann einen Kanalaus. Erfahren Sie mehr über kanäle mit dem Posteingang verbinden.
  • Um ein Slack-Konto mit dem Posteingang zu verbinden, klicken Sie im Abschnitt Slack-Integration auf Slack verbinden. Erfahren Sie mehr über die Einrichtung der Slack-Integration
  • Um zu verwalten, welche Benutzer und Teams auf den Posteingang zugreifen können, klicken Sie auf die Registerkarte Zugriff .
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Wer hat Zugriff auf das Postfach“ und wählen Sie eine Option aus:
    • Jeder: Jeder HubSpot-Benutzer des Kontos kann auf den Posteingang zugreifen.
    • Bestimmte Benutzer und Teams: Nur ausgewählte Benutzer oder Teams können auf diesen Posteingang zugreifen.
  • Klicken Sie auf „Speichern“.

Bearbeiten Sie die Ausweich-E-Mail-Adresse

Eine Fallback-E-Mail ist eine von HubSpot bereitgestellte E-Mail, mit der Sie bestimmte HubSpot-Tools wie die Ticketautomatisierung nutzen können, wenn Sie noch keine Team-E-Mail-Adresse verbunden haben. Die Ausweich-E-Mail wird auch verwendet, wenn Ihre Team-E-Mail-Adresse plötzlich nicht mehr mit dem Posteingang der Konversation verbunden ist. 

Bei der Einrichtung des Posteingangs haben Sie die Möglichkeit, die Ersatz-E-Mail-Adresse für den sofortigen Versand von E-Mails festzulegen. Wenn Sie die Ausweich-E-Mail-Adresse nicht verwenden möchten, erfahren Sie, wie Sie eine Team-E-Mail-Adresse verbinden, um E-Mails im Posteingang zu empfangen. 

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Postfach“ > „Postfächer“.
  • Klicken Sie neben der Fallback-E-Mail auf „Bearbeiten“.

  • Um die Ausweich-E-Mail-Adresse für den Versand zu aktivieren, aktivieren Sie auf der Registerkarte Konfiguration das Kontrollkästchen HubSpot-E-Mail für den Versand von Nachrichten verwenden .
  • Um den angezeigten Absendernamen anzupassen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Absendername und wählen eine Option aus.

Bitte beachten Sie: sie können nicht denselben Absendernamen für mehrere Fallback-E-Mails verwenden. Der Wert des Absendernamens muss für die Fallback-E-Mail-Adresse eindeutig sein

    • Name des Bearbeiters und des Unternehmens: Der Name des Benutzers und der Name des Unternehmens werden angezeigt, wenn der Kontakt eine E-Mail erhält. Geben Sie den Unternehmensnamen in das Textfeld ein.
    • Unternehmensname: Wählen Sie diese Option aus, um nur den Unternehmensnamen anzuzeigen. Geben Sie den Unternehmensnamen in das Textfeld ein.
fallback-email-from-name
  • Um die Absenderadresse anzupassen, wählen Sie die Optionsschaltfläche neben einer der Optionen.
    • Standard verwenden: Die Standardabsenderadresse für Nutzer in einem kostenpflichtigen Account erscheint als [Benutzername]@[subdomain]@.hs-inbox.com. Die Standardoption für kostenlose Benutzer wird als [username]@[subdomain].hubspot.inbox.comangezeigt.
    • Absenderadresse anpassen: Geben Sie im Textfeld die E-Mail-Adresse ein, die angezeigt werden soll. Klicken Sie auf Überprüfen, um zu bestätigen, dass Sie zugriff auf diese E-Mail
  • Sie können die Ersatz-E-Mail-Adresse in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients als Weiterleitungsadresse konfigurieren, so dass E-Mails, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, an den Posteingang des Gesprächs weitergeleitet werden. Klicken Sie auf Kopieren neben dem Feld Weiterleitungsadresse , und fügen Sie diese Adresse als Weiterleitungsadresse in Ihrem mail-Client-Einstellungen.
  • Einfügen einer Team-E-Mail-Signatur:
    • Klicken Sie auf Teamsignatur hinzufügen. Diese Signatur gilt nur für E-Mails, die direkt aus dem Posteingang der Konversation gesendet werden.  Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur für E-Mails einrichten, die aus CRM-Datensätzen gesendet werden.
    • Passen Sie im Textfeld Ihre Team-E-Mail-Signatur im einfachen Editor an, oder klicken Sie auf HTML und bearbeiten Sie die Signatur in HTML. Verwenden Sie die Rich-Text-Symbolleiste unten, um den Text zu formatieren, einen Link einzufügen oder ein Bild einzufügen. Um ein Personalisierungs-Token einzufügen, das den Namen des Absenders auffüllt, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Token einfügen und wählen Sie Vollständiger Name, Vorname oder Nachname.

  • Zeigen Sie rechts in einer Vorschau an, wie der Absendername, die Absender-E-Mail-Adresse und die E-Mail-Signatur im Postfach des Kontakts dargestellt werden, und klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Wenn eine E-Mail an das Postfach weitergeleitet wird, protokolliert die E-Mail den Kontaktdatensatz des ursprünglichen Absenders. Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren möchten, so dass E-Mails beim Absender protokolliert werden, der die E-Mail weitergeleitet hat, klicken Sie auf den Schalter Ursprünglichen Absender der E-Mail-Weiterleitung wählen, um ihn zu deaktivieren.

  • Um Ihre Zuweisungsregeln zu konfigurieren, klicken Sie auf die Registerkarte Automatisierung .
  • Standardmäßig werden eingehende Konversationen im Posteingang nicht zugewiesen. Wenn Sie einem kostenpflichtigenSales Hub- oder Service Hub-Platz zugewiesen sind,können Sie routing-Regeln festlegen um eingehende E-Mails automatisch an bestimmte Benutzer und Teams in Ihrem Konto weiterzuleiten:
    • Klicken Sie auf den Schalter „Automatisch Konversationen zuweisen“, um ihn zu aktivieren.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zuweisen an und wählen Sie eine Weiterleitungsoption aus:
      • Bestimmte Benutzer und Teams: Weisen Sie eingehende E-Mails den ausgewählten Benutzern oder Teams zu. Wählen Sie die Benutzer oder Teams aus dem Dropdown-Menü Bestimmte Benutzer und Teams aus.
      • Kontaktbesitzer: Weisen Sie eingehende E-Mails dem Besitzer eines Kontakts zu. Der Kontakt muss über einen seinem Datensatz zugewiesenen zuständigen Mitarbeiter verfügen und mit einem Cookie nachverfolgt werden. Wenn der zuständige Mitarbeiter offline ist, wird die Einsendung per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter des Besuchers gesendet.

Bitte beachten Sie: Eingehende Nachrichten können nur an Benutzer mit zugewiesenen kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub-Plätzenautomatisch weitergeleitet werden. Wenn der Benutzer keinen Zugang zu einem bezahlten Sitzplatz hat, können Sie ihn nicht in Ihre automatischen Zuweisungsregeln aufnehmen.

  • So bearbeiten Sie die Standard-Ticketeigenschaften, einschließlich der Ticket-Pipeline und des Stadiums:
    • Klicken Sie auf Ticket bearbeiten neben der Einstellung Eingehende Konversationen als Support-Tickets behandeln .
    • Verwenden Sie im rechten Bereich die Dropdown-Menüs, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
    • Wenn Sie im Posteingang automatische Zuweisungsregeln eingerichtet haben, ist der Besitzer des Tickets standardmäßig derselbe wie der Besitzer der Konversation. Um den Ticketbesitzer zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ticketbesitzer und wählen Sie eine andere Option

    • Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Um die Bearbeitung Ihrer Ersatz-E-Mail-Adresse abzuschließen, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie Änderungen an Ihrer Konfiguration oder Weiterleitungsregeln vorgenommen haben, sehen Ihre Kontakte den aktualisierten Absendernamen, die aktualisierte Absenderadresse und die aktualisierte E-Mail-Signatur, wenn sie eine E-Mail von Ihnen erhalten.

Erstellen eines neuen Posteingangs( nur Professional oder Enterprise)

Benutzer eines Professional- oder Enterprise-Kontos können mehrere Posteingänge für Konversationen erstellen. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Teams haben, die Zugriff auf das Konversationstool benötigen, aber Ihre Nachrichten segmentiert und organisiert halten möchten. Sie können z. B. einen Posteingang für den Vertrieb einrichten, um Anfragen zu Preisen und Verpackungen zu verwalten, und einen Posteingang für den Kundensupport, um eingehende Anfragen zu bearbeiten.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Postfach“ > „Postfächer“.
  • Klicken Sie neben dem Dropdown-Menü „Aktuelle Ansicht“ auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Neues Postfach erstellen“ aus.
  • Geben Sie im Feld Name des Teameingangs einen Namen für Ihren Eingang ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Wer hat Zugriff auf das Postfach“, um auszuwählen, wer dieses Postfach sehen kann. Nach dem Erstellen Ihres Postfachs können Sie auch Teammitglieder hinzufügen oder entfernen.
    • Jeder: Jeder HubSpot-Benutzer des Kontos kann auf den Posteingang zugreifen.
    • Bestimmte Benutzer und Teams: Nur ausgewählte Benutzer oder Teams können auf den Posteingang zugreifen.

Bitte beachten Sie: Eingehende Konversationen können nur Nutzern mit einem kostenpflichtigen Arbeitsplatzautomatisch zugewiesen werden, aber kostenlose Nutzer können auch nicht zugewiesene Konversationen zuweisen und beantworten, wenn sie Zugriff auf den Posteingang haben

Wenn Sie die Option Bestimmte Benutzer und Teams wählen, können Benutzer mit Kontozugriff oder Superadministrator-Berechtigungenalle Konversationen im Posteingang des Portals anzeigen, aber können jedoch keine Aktionen im Posteingang durchführen, z. B. auf ein Thema antworten, es sei denn, sieenthalten sind als Teammitglied in den Posteingangseinstellungen

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Wenn Sie zu den Posteingangseinstellungen navigieren, wird eine Liste der verbundenen Kanäle angezeigt. Sie können die Einstellungen der vorhandenen Kanäle bearbeiten oder zusätzliche Kanäle anschließen. Lernen Sie, wie Sie E-Mails im Posteingang verfassen und beantworten oder mit Ihren Website-Besuchern chatten können

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