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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Inbox

Conversations-Postfach einrichten

Zuletzt aktualisiert am: Januar 19, 2023

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Das Conversations-Postfach ist ein zentraler Ort in Ihrem HubSpot-Konto, in dem Nachrichten von allen Ihren verknüpften Kanälen angezeigt werden. Sie können die laufenden Konversationen anzeigen, auf Nachrichten antworten und Tickets erstellen, um die Probleme von Kunden nachzuverfolgen.

Je nach Ihrem HubSpot-Abonnement können Sie entweder den Standardkonversations-Posteingang bearbeiten oder neue Posteingänge erstellen.
 

Standard-Posteingang einrichten

Wenn Sie zum ersten Mal ein HubSpot-Konto erstellen, erstellt HubSpot automatisch ein Conversations-Postfach und stellt eine Fallback-E-Mail-Adresse bereit. Sie können die Fallback-E-Mail-Adresse bearbeiten oder zusätzliche Kanäle verbinden, um Nachrichten im Postfach zu erhalten. Sie können auch ändern, welche Benutzer und Teams Zugriff auf das Conversations-Postfach haben.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Postfach“ > „Postfächer“.
  • So benennen Sie den Posteingang um:
    • Klicken Sie neben dem Dropdown-Menü „Aktuelle Ansicht“ auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Postfach umbenennen“ aus.
    • Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für den Posteingang ein und klicken Sie auf „Umbenennen“.
  • Um ein Slack-Konto mit dem Posteingang zu verknüpfen, klicken Sie im Abschnitt „Slack Integration“ auf „Slack verknüpfen“. Erfahren Sie mehr über das Einrichten der Slack-Integration.
  • Um zu verwalten, welche Benutzer und Teams auf das Postfach zugreifen können, klicken Sie auf die Registerkarte „Zugriff“.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Wer hat Zugriff auf das Postfach“ und wählen Sie eine Option aus:
      • Jeder: Alle HubSpot-Benutzer im Account können auf das Postfach zugreifen.
      • Bestimmte Benutzer und Teams: Nur ausgewählte Benutzer oder Teams können auf dieses Postfach zugreifen.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.
conversation-inbox-access-settings

Bitte beachten: Eingehende Konversationen können nur Benutzern mit einem kostenpflichtigen Sitzplatz automatisch zugewiesen werden, aber kostenlose Benutzer können weiterhin nicht zugewiesene Konversationen zuweisen und auf diese antworten, wenn sie Zugang zum Postfach haben.

Wenn Sie Bestimmte Benutzer und Teams auswählen, können Benutzer mit Account-Zugriff oder Super-Admin-Berechtigungen alle Konversationen im Postfach des Portals einsehen, aber keine Aktionen im Postfach ausführen, wie das Antworten auf einen Thread, es sei denn, sie sind in den Zugriffseinstellungen des Postfachs als Teammitglied ausgewählt.

Fallback-E-Mail-Adresse bearbeiten

Eine Fallback-E-Mail ist eine von HubSpot bereitgestellte E-Mail, die die Verwendung bestimmter HubSpot-Tools wie Ticket-Automatisierung ermöglicht, wenn Sie noch keine Team-Adresse verknüpft haben. Die Fallback-E-Mail wird auch verwendet, wenn Ihre Team-E-Mail-Adresse plötzlich vom Conversations-Postfach getrennt wird.

Beim Einrichten des Posteingangs haben Sie die Möglichkeit, die Fallback-E-Mail-Adresse anzupassen, um sofort mit dem Senden von E-Mails zu beginnen. Wenn Sie die Fallback-E-Mail-Adresse nicht verwenden möchten, informieren Sie sich darüber, wie Sie eine Team-E-Mail-Adresse verknüpfen, um E-Mails im Posteingang zu erhalten.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Postfach“ > „Postfächer“.
  • Klicken Sie neben der Fallback-E-Mail auf „Bearbeiten“.

conversations-configure-fallback-email

  • Um die Fallback-E-Mail-Adresse für das Senden zu aktivieren, wählen Sie auf der Registerkarte „Konfiguration“ das Kontrollkästchen „HubSpot-E-Mail für das Senden von Nachrichten verwenden“ aus.
  • Um den angezeigten Absendernamen anzupassen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Absendername“ und wählen Sie eine Option aus.

Bitte beachten: Sie können nicht den gleichen Namen für mehrere Fallback-E-Mail-Adressen verwenden. Die Fallback-E-Mail-Adresse muss einen eindeutigen Wert für den Absendernamen aufweisen.

    • Agent- und Unternehmensname: Der Name und der Unternehmensname des Benutzers werden angezeigt, wenn der Kontakt eine E-Mail erhält. Geben Sie den Unternehmensnamen im Textfeld ein.
    • Unternehmensname: Wählen Sie diese Option aus, um nur den Unternehmensnamen anzuzeigen. Geben Sie den Unternehmensnamen im Textfeld ein.
fallback-email-from-name
  • Um die Absenderadresse anzupassen, wählen Sie das Optionsfeld neben einer der Optionen aus.
    • Standard verwenden: Die Standardabsenderadresse für Nutzer in einem kostenpflichtigen Account erscheint als [Benutzername]@[subdomain]@.hs-inbox.com. Die Standardoption für Benutzer der kostenlosen Funktionen wird angezeigt als [Benutzername]@[Subdomain].hubspot.inbox.com.
    • Absenderadresse anpassen: Geben Sie im Textfeld die E-Mail-Adresse ein, die angezeigt werden soll. Klicken Sie auf „ Adresse bestätigen“, um zu bestätigen, dass Sie Zugriff auf dieses E-Mail-Konto haben.
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  • Sie können die Fallback-E-Mail als Weiterleitungsadresse in Ihren E-Mail-Client-Einstellungen konfigurieren, damit E-Mails, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, an das Conversations-Postfach weitergeleitet werden. Klicken Sie neben dem Feld „Weiterleitungsadresse“ auf „Kopieren“ und fügen Sie es dann als Weiterleitungsadresse in Ihren E-Mail-Client-Einstellungen hinzu.
  • So fügen Sie eine Team-E-Mail-Signatur hinzu:
    • Klicken Sie auf „Teamsignatur hinzufügen“. Diese Signatur gilt nur für E-Mails, die direkt vom Conversations-Postfach aus gesendet werden. Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur für E-Mails einrichten, die von CRM-Datensätzen aus gesendet werden.
    • Passen Sie Ihre E-Mail-Signatur-Signatur im Textfeld im einfachen Editor an oder klicken Sie auf „HTML“ und bearbeiten Sie die Signatur in HTML. Verwenden Sie die Rich-Text-Symbolleiste unten, um den Text zu formatieren, einen Link einzufügen oder ein Bild einzufügen. Um ein Personalisierungstoken einzufügen, das mit dem Namen des Absenders gefüllt wird, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Token einfügen“ und wählen Sie ein „Vollständiger Name“, „Vorname“ oder „Nachname“ aus.
gespräche-anpassen-team-signatur
  • Zeigen Sie rechts in einer Vorschau an, wie der Absendername, die Absender-E-Mail-Adresse und die E-Mail-Signatur im Postfach des Kontakts dargestellt werden, und klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Wenn eine E-Mail an das Postfach weitergeleitet wird, protokolliert die E-Mail den Kontaktdatensatz des ursprünglichen Absenders. Um diese Einstellung zu deaktivieren, damit E-Mails beim Absender protokolliert werden, der die E-Mail weitergeleitet hat, klicken Sie auf den Schalter „Ursprünglichen Absender von E-Mail-Weiterleitungen auswählen“, um ihn zu deaktivieren.
gespräche-umschalten-email-forward-switch-off
  • Um Ihre Zuweisungsregeln zu konfigurieren, klicken Sie auf die Registerkarte „Automatisierung“.
  • Standardmäßig erhalten eingehende Konversationen im Postfach kein Zuweisung. Mit einer zugewiesenen kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz können Sie Weiterleitungsregeln so festlegen, dass eingehende E-Mails automatisch an bestimmte Benutzer und Teams in Ihrem Account weitergeleitet werden:
    • Klicken Sie auf den Schalter „Automatisch Konversationen zuweisen“, um ihn zu aktivieren.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zuweisen an“ und wählen Sie eine Routing-Option aus:
      • Bestimmte Benutzer und Teams: Weisen Sie eingehende E-Mails den ausgewählten Benutzern oder Teams zu. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Bestimmte Benutzer und Teams“ die Benutzer oder Teams aus.
      • Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter: Weisen Sie eingehende E-Mails dem für einen Kontakt zuständigen Mitarbeiter zu. Dem Kontakt muss in seinem Datensatz Mitarbeite zugewiesen sein und er muss mit einem Cookie nachverfolgt werden. Wenn der zuständige Mitarbeiter offline ist, wird die Einsendung per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter des Besuchers gesendet.
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Hinweis: Eingehende Nachrichten können nur an Benutzer mit zugewiesenen kostenpflichtiger Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz automatisch weitergeleitet werden. Wenn der Benutzer nicht über eine kostenpflichtige Lizenz verfügt, können Sie ihn nicht in Ihre Regeln für die automatische Zuweisung miteinbeziehen.

  • So bearbeiten Sie die Standard-Ticketeigenschaften, einschließlich der Ticket-Pipeline und der Phase:
    • Klicken Sie neben der Einstellung „Eingehende Konversationen als Support-Tickets behandeln“ auf „Ticket bearbeiten“.
    • Verwenden Sie im rechten Bereich die Dropdown-Menüs, um die Eigenschaften zu bearbeiten.
    • Wenn Sie standardmäßig automatische Zuweisungsregeln im Posteingang eingerichtet haben, ist der für das Ticket zuständige Mitarbeiter mit dem für das Gespräch zuständigen Mitarbeiter identisch. Um den zuständigen Mitarbeiter für das Ticket zu ändern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Für Ticket zuständiger Mitarbeiter“ und wählen Sie eine andere Option aus.
    • Klicken Sie auf „Speichern“.
conversations-edit-new-ticket-settings
  • Klicken Sie auf „Speichern“, um die Bearbeitung Ihrer Ausweich-E-Mail-Adresse abzuschließen.

Wenn Sie Änderungen an Ihrer Konfiguration oder Weiterleitungsregeln vorgenommen haben, sehen Ihre Kontakte den aktualisierten Absendernamen, die aktualisierte Absenderadresse und die aktualisierte E-Mail-Signatur, wenn sie eine E-Mail von Ihnen erhalten.

Erstellen eines neuen Posteingangs (nur Professional oder Enterprise)

Benutzer in einem Professional - oder Enterprise -Account können mehrere Conversations -Postfächer erstellen. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Teams haben, die Zugriff auf das Conversations-Tool benötigen, aber Ihre Nachrichten segmentiert und organisiert halten möchten. Sie können beispielsweise ein Sales-Postfach erstellen, um Anfragen zu Preisen und Angebotspaketen, sowie ein Kundensupport-Postfach für Ihr Support-Team, um eingehende Anfragen zu verwalten.

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Postfach“ > „Postfächer“.
  • Klicken Sie neben dem Dropdown-Menü „Aktuelle Ansicht“ auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Neues Postfach erstellen“ aus.
  • Geben Sie im Feld „Name des Team-Postfachs“ einen Namen für Ihr Postfach ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Wer hat Zugriff auf das Postfach“, um auszuwählen, wer dieses Postfach sehen kann. Nach dem Erstellen Ihres Postfachs können Sie auch Teammitglieder hinzufügen oder entfernen.
    • Jeder: Alle HubSpot-Benutzer im Account können auf das Postfach zugreifen.
    • Bestimmte Benutzer und Teams: Nur ausgewählte Benutzer oder Teams können auf das Postfach zugreifen.
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Bitte beachten: Eingehende Konversationen können nur Benutzern mit einem kostenpflichtigen Sitzplatz automatisch zugewiesen werden, aber kostenlose Benutzer können weiterhin nicht zugewiesene Konversationen zuweisen und auf diese antworten, wenn sie Zugang zum Postfach haben.

Wenn Sie Bestimmte Benutzer und Teams auswählen, können Benutzer mit Account-Zugriff oder Super-Admin-Berechtigungen alle Konversationen im Postfach des Portals einsehen, aber keine Aktionen im Postfach ausführen, wie das Antworten auf einen Thread, es sei denn, sie sind in den Zugriffseinstellungen des Postfachs als Teammitglied ausgewählt.

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Wenn Sie zu den Einstellungen des Postfachs gehen, wird eine Liste der verknüpften Kanäle angezeigt. Sie können die Einstellungen der vorhandenen Kanäle bearbeiten oder zusätzliche Kanäle verbinden. Erfahren Sie, wie Sie E-Mails im Posteingang verfassen und auf diese antworten oder mit Ihren Website-Besuchern chatten.

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