Konfigurer innboksen for samtaler

Samtaleinnboksen er en sentral plassering i HubSpot-kontoen din der meldinger fra alle de tilkoblede kanalene vises. Du kan se pågående samtaler, svare på meldinger og opprette saker for å spore kundenes problemer.

Konfigurer standard innboks

Når du først oppretter en HubSpot-konto, oppretter HubSpot automatisk en innboks for samtaler og klargjør en reserve-e-postadresse. Du kan redigere reserve-epostadressen eller koble til flere kanaler for å begynne å motta meldinger i innboksen. Du kan også redigere hvilke brukere og team som har tilgang til innboksen for samtaler.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidepanelet.
• Slik endrer du navn på innboksen:
• Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Gi nytt navn til innboksen.
• Skriv inn et navn for innboksen i dialogboksen, og klikk på Gi nytt navn.
• Hvis du vil koble til en kanal for å begynne å motta meldinger i innboksen, klikker du på Koble til en kanal og velger deretter en kanal. Finn ut mer om hvordan du kobler kanaler til innboksen.

• Hvis du vil koble en Slack-konto til innboksen, klikker du på Koble til Slack i delen Slack-integrering. Finn ut mer om hvordan du konfigurerer Slack-integrasjonen.

• Hvis du vil administrere hvilke brukere og team som kan få tilgang til innboksen, klikker du på fanen Tilgang og velger et alternativ:
  • • Tilgjengelig for alle: Alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
    • Velg brukere og team som kan redigere: Bare utvalgte brukere eller team kan få tilgang til denne innboksen.
  • Klikk på Lagre.

Rediger tilbakemeldingens epostadresse

En reserve-e-post er en e-post som HubSpot gir deg mulighet til å bruke visse HubSpot-verktøy, for eksempel billettautomatisering, hvis du ikke har koblet til en team-e-postadresse ennå. Tilbakemeldingseposten brukes også hvis teamets e-postadresse plutselig kobles fra innboksen for samtaler.

Når du konfigurerer innboksen, har du muligheten til å tilpasse fallback-epostadressen for å umiddelbart begynne å sende eposter. Hvis du ikke vil bruke reserve-epostadressen, kan du lære hvordan du kobler til en team-epostadresse for å begynne å motta eposter i innboksen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk på Rediger ved siden av tilbakemeldingseposten.

• Hvis du vil slå på reserve-e-postadressen for sending, merker du av for Bruk HubSpot-e-post for sending av meldinger i kategorien Konfigurasjon .
• Hvis du vil tilpasse Fra-navnet som vises, klikker du på rullegardinmenyen Fra-navn og velger et alternativ.

Merk: Du kan ikke bruke det samme fra-navnet for flere tilbakemeldings-e-poster. Fra-navn-verdien må være unik for reserve-e-postadressen.

• • Agent- og firmanavn: Brukerens navn og firmanavnet vises når kontakten mottar en e-post. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Velg dette alternativet for å vise bare firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.

• Velg ett av følgende alternativer for å tilpasse Fra-adressen: 
  • Bruk standard: Standard fra-adresse for brukere i en betalt konto vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standardalternativet for gratisbrukere vises som [brukernavn]@[underdomene].hubspot-inbox.com.
  • Tilpass fra adresse: Skriv inn e-postadressen du vil skal vises i tekstfeltet. Klikk på Verifiser adresse for å bekrefte at du har tilgang til den eposten.

• Du kan konfigurere tilbakemeldings-e-posten som en videresendelsesadresse i e-postklientinnstillingene, slik at e-poster som sendes til den e-postadressen, videresendes til innboksen for samtaler. Klikk på Kopier ved siden av Videresendingsadresse-feltet, og legg det til som en videresendingsadresse i e-postklientinnstillingene.
• Slik inkluderer du en team-e-postsignatur:
  • Klikk på Legg til teamsignatur. Denne signaturen gjelder bare for e-poster som sendes direkte fra innboksen for samtaler. Finn ut hvordan du konfigurerer e-postsignaturen for e-poster som sendes fra CRM-poster.
  • I tekstboksen tilpasser du teamets e-postsignatur i det enkle redigeringsprogrammet, eller klikker på HTML og redigerer signaturen i HTML. Bruk verktøylinjen for rik tekst nederst til å formatere teksten, sette inn en kobling eller sette inn et bilde. Hvis du vil sette inn et tilpasningstoken som skal fylle ut avsenderens navn, klikker du på rullegardinmenyen Sett inn token og velger Fullt navn, Fornavn eller Etternavn.

• Forhåndsvis hvordan franavnet, fra e-posten og e-postsignaturen vises i kontaktens innboks til høyre, og klikk deretter på Lagre.
• Når en e-post videresendes til innboksen, logges e-posten som standard i den opprinnelige avsenderens kontaktoppføring. Hvis du vil deaktivere denne innstillingen slik at e-poster logges til avsenderen som videresendte e-posten, klikker du for å slå av Velg opprinnelig avsender for videresending av e-post.

Merk: Bare de opprinnelige CC-mottakerne vil bli vist i samtaleinnboksen og registrere tidslinjen. Mottakere som legges til i CC-feltet når e-posten videresendes, vises ikke.

• Hvis du vil konfigurere tildelingsreglene, klikker du på fanen Automatisering .
• Hvis du er tildelt et salgs- eller tjenestesete , kan du angi rutingsregler for automatisk ruting av innkommende e-postmeldinger til bestemte brukere og team i kontoen din:
  • Klikk for å slå på Tildel samtaler automatisk .
  • Klikk på rullegardinmenyen Tildel til, og velg et rutingsalternativ:

• • • Spesifikke brukere og team: Tilordne innkommende e-poster til de valgte brukerne eller teamene. Velg brukere eller team fra rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team.
    • Kontakt eier: tilordne innkommende e-poster til en kontakts eier. Kontakten må ha en eier tilknyttet posten og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er frakoblet, sendes innsendingen på e-post til eieren av den besøkende.
  • Som standard tilordnes innkommende samtaler bare til agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, blir e-postsamtalen ikke tildelt. Du kan fjerne merket for Tildel bare til tilgjengelige brukere for å deaktivere tildeling basert på agenttilgjengelighet.

Merk: Innkommende meldinger kan bare rutes automatisk til brukere med tilordnede salgs-   eller serviceseter. Hvis brukeren ikke har tilgang til et betalt sete, kan du ikke inkludere dem i dine automatiske tildelingsregler.

• Slik redigerer du standard saksegenskaper, inkludert sakspipeline og fase:
• Klikk på Rediger billett ved siden av Behandle innkommende samtaler som støttebillettinnstilling.
• I det høyre panelet bruker du rullegardinmenyene til å redigere egenskapene.
• Hvis du har satt opp automatiske tildelingsregler i innboksen, vil billettinnehaveren som standard være den samme som samtaleeieren. Hvis du vil endre billettinnehaveren, klikker du på rullegardinmenyen Billettinnehaver og velger et annet alternativ.

• • Klikk på Lagre.

• Klikk på Lagre for å fullføre redigeringen av reserve-epostadressen.

Hvis du har gjort endringer i konfigurasjons- eller dirigeringsreglene, vil kontaktene dine se den oppdaterte fra navn, adresse og e-postsignatur når de mottar en e-post fra deg.

Opprett en ny innboks (kun Professional eller Enterprise )

Brukere i en Professional- eller Enterprise-konto kan opprette flere innbokser for samtaler. Dette er nyttig hvis du har flere team som trenger tilgang til samtaleverktøyet, men du vil holde meldingene segmentert og organisert. Du kan for eksempel opprette en salgsinnboks for å administrere henvendelser om priser og emballasje og en kundestøtteinnboks for kundestøtteteamet ditt for å administrere innkommende forespørsler.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidepanelet.
• Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Opprett ny innboks.
• Skriv inn et navn for innboksen i feltet Navn på teaminnboks.
• Klikk på rullegardinmenyen Hvem har tilgang til innboksen for å velge hvem som kan se denne innboksen. Du kan også legge til eller fjerne teammedlemmer etter at du har opprettet innboksen din.
  • Alle: Alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
  • Spesifikke brukere og team: Bare utvalgte brukere eller team kan få tilgang til innboksen.

Merk: Innkommende samtaler kan bare tilordnes automatisk til brukere med et betalt sete, men gratisbrukere kan fortsatt tilordne og svare på ikke-tildelte samtaler hvis de har tilgang til innboksen.

Hvis du velger Spesifikke brukere og team, kan brukere med kontotilgang eller Superadministratortillatelser se alle samtaler i innboksen i portalen, men kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel å svare på en tråd, med mindre de er valgt som teammedlem i innboksens tilgangsinnstillinger.

• Klikk på Neste.
• Velg en kanal du vil koble til, eller klikk på Koble til en kanal senere.

Finn ut mer om hvordan du kobler kanaler til innboksen for samtaler.

Når du navigerer til innboksinnstillingene, vises en liste over tilkoblede kanaler. Du kan redigere innstillingene for eksisterende kanaler eller koble til flere kanaler. Finn ut hvordan du skriver og svarer på e-poster i innboksen eller chatter med de besøkende på nettstedet.

Administrer kanalstatus

Du kan slå av en tilkoblet kanal i innboksinnstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidepanelet.
• Klikk for å slå statusbryteren på eller av for en tilkoblet kanal.

Hvis en kanal er slått av, vil du ikke lenger kunne sende meldinger fra kanalen i HubSpot. Videre vil eventuelle innkommende meldinger til kanalen ikke vises i samtaleverktøyet, og vil ikke bli logget på CRM.