Sist oppdatert: september 15, 2023
Gjelder for:
Alle produkter og planer
|
Innboksen for samtaler er et sentralt sted i HubSpot-kontoen din der meldinger fra alle tilkoblede kanaler vises. Her kan du se pågående samtaler, svare på meldinger og opprette tickets for å spore kundenes problemer.
Avhengig av HubSpot-abonnementet ditt kan du enten redigere standardinnboksen for samtaler eller opprette nye innbokser.Konfigurer standardinnboksen
Når du oppretter en HubSpot-konto for første gang, oppretter HubSpot automatisk en innboks for samtaler og oppgir en reserve-e-postadresse. Du kan redigere reserve-e-postadressen eller koble til flere kanaler for å begynne å motta meldinger i innboksen. Du kan også redigere hvilke brukere og team som har tilgang til innboksen for samtaler.
- I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
- Gå til Innboks > Innbokser i menyen til venstre.
- Endre navn på innboksen:
- Ved siden av rullegardinmenyen Nåværende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Gi nytt navn til innboksen.
- Skriv inn et navn på innboksen i dialogboksen, og klikk på Gi nytt navn.
- Hvis du vil koble til en kanal for å begynne å motta meldinger i innboksen, klikker du på Koble til en kanal og velger deretter en kanal. Finn ut mer om hvordan du kobler kanaler til innboksen.
- Hvis du vil koble en Slack-konto til innboksen, klikker du på Koble til Slack i delen Slack-integrering . Finn ut mer om hvordan du konfigurerer Slack-integreringen.
- Klikk på Tilgang-fanen for å administrere hvilke brukere og team som har tilgang til innboksen.
- Klikk på rullegardinmenyen Hvem har tilgang til inn boksen og velg et alternativ:
- Alle: alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
- Spesifikke brukere og team: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til innboksen.
- Klikk på Lagre.
- Klikk på rullegardinmenyen Hvem har tilgang til inn boksen og velg et alternativ:
Merk: Innkommende samtaler kan bare tildeles automatisk til brukere med betalt plass, men gratisbrukere kan fortsatt tildele og svare på ikke-tildelte samtaler hvis de har tilgang til innboksen.
Hvis du velger Spesifikke brukere og team, kan brukere med kontotilgang eller superadministratortilgang se innboksen for samtaler i portalen, men de kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel svare på en tråd, med mindre de er valgt som teammedlem i innboksenstilgangsinnstillinger.
Redigere reserve-e-postadressen
En reserve-e-postadresse er en e-postadresse som HubSpot stiller til rådighet slik at du kan bruke visse HubSpot-verktøy, for eksempel ticket automation, hvis du ikke har koblet til en team-e-postadresse ennå. Reservemailen brukes også hvis teamets e-postadresse plutselig blir koblet fra innboksen for samtaler.
Når du konfigurerer innboksen, kan du tilpasse reserve-e-postadressen slik at den umiddelbart kan begynne å sende e-post. Hvis du ikke vil bruke reserve-e-postadressen, kan du lese om hvordan du kobler til en team-e-postadresse for å begynne å motta e-post i innboksen.
- I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
- I menyen til venstre navigerer du til Innboks > Innbokser.
- Klikk på Rediger ved siden av reserve-e-postadressen.
- Hvis du vil aktivere reserve-e-postadressen for sending, merker du av for Bruk HubSpot-e-postadressen for sending av meldinger i kategorien Konfigurasjon .
- Hvis du vil tilpasse Fra-navnet som vises, klikker du på rullegardinmenyen Fra-navn og velger et alternativ.
Væroppmerksom på at du ikke kan bruke samme fra-navn for flere reservemeldinger. Fra-navn-verdien må være unik for reserve-e-postadressen.
-
- Agent- og firmanavn: brukerens navn og firmanavnet vises når kontakten mottar en e-post. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
- Firmanavn: Velg dette alternativet hvis du bare vil vise firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
- Hvis du vil tilpasse Fra-adressen, velger du alternativknappen ved siden av et av alternativene.
- Bruk standard: standard fra-adresse for brukere med en betalt konto vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standardalternativet for gratisbrukere vises som [username]@[subdomain].hubspot-inbox.com.
- Tilpass fra adresse: I tekstfeltet skriver du inn e-postadressen du vil skal vises. Klikk på Bekreft adresse for å bekrefte at du har tilgang til denne e-postadressen.
- Du kan konfigurere reserve-e-postadressen som en videresendingsadresse i innstillingene for e-postklienten, slik at e-poster som sendes til denne e-postadressen, videresendes til innboksen for samtaler. Klikk på Kopier ved siden av feltet Videresendingsadresse , og legg den deretter til som en videresendingsadresse i innstillingene for e-postklienten.
- Slik inkluderer du en e-postsignatur for teamet:
- Klikk på Legg til teamsignatur. Denne signaturen gjelder bare for e-poster som sendes direkte fra innboksen for samtaler. Finn ut hvordan du konfigurerer e-postsignaturen for e-poster som sendes fra CRM-poster.
- I tekstboksen kan du tilpasse teamets e-postsignatur i Simple-redigeringsprogrammet eller klikke på HTML og redigere signaturen i HTML. Bruk verktøylinjen for rik tekst nederst for å formatere teksten, sette inn en lenke eller et bilde. Hvis du vil sette inn et personaliseringstoken som fyller ut avsenderens navn, klikker du på rullegardinmenyen Sett inn to ken og velger Fullt navn, Fornavn eller Etternavn.
- Til høyre kan du forhåndsvise hvordan fra-navnet, fra-e-posten og e-postsignaturen vil vises i kontaktens innboks, og deretter klikke på Lagre.
- Når en e-post videresendes til innboksen, logges e-posten som standard i den opprinnelige avsenderens kontaktoppføring. Hvis du vil slå av denne innstillingen slik at e-postmeldinger logges til avsenderen som videresendte e-posten, klikker du for å slå av Velg opprinnelig avsender for videresending av e-post.
- Klikk på fanen Automatisering for å konfigurere tildelingsreglene.
- Hvis du er tilordnet et betalt sete i Sales Hub eller Service Hub , kan du angi rutingsregler for automatisk ruting av innkommende e-post til bestemte brukere og team i kontoen din:
- Klikk for å slå på tilordne samtaler automatisk .
- Klikk på rullegardinmenyen Tilordne til og velg et rutingsalternativ:
-
-
- Spesifikke brukere og team: tilordne innkommende e-post til de valgte brukerne eller teamene. Velg brukere eller team fra rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team.
- Kontakteier: tilordne innkommende e-post til eieren av en kontakt. Kontakten må ha en eier tilordnet til oppføringen og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er frakoblet, sendes innsendingen til den besøkendes eier.
- Som standard tilordnes innkommende samtaler bare til agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, blir e-postsamtalen ikke tildelt. Du kan fjerne merket i avmerkingsboksen Tilordne kun til tilgjengelige brukere for å deaktivere tildeling basert på agentens tilgjengelighet.
-
Væroppmerksom på at innkommende meldinger kun kan rutes automatisk til brukere med tildelte betalte plasser i Sales Hub eller Service Hub. Hvis brukeren ikke har tilgang til et betalt sete, kan du ikke inkludere dem i de automatiske tildelingsreglene.
- Slik redigerer du standard billettegenskaper, inkludert billettens pipeline og stadium:
- Klikk på Rediger sak ved siden av innstillingen Behandle innkommende samtaler som supportsaker .
- Bruk rullegardinmenyene i panelet til høyre for å redigere egenskapene.
- Hvis du har konfigurert automatiske tildelingsregler i innboksen, vil sakseieren som standard være den samme som samtaleeieren. Hvis du vil endre sakseier, klikker du på rullegardinmenyen Sakseier og velger et annet alternativ.
-
- Klikk på Lagre.
- Klikk på Lagre for å fullføre redigeringen av reserve-e-postadressen.
Hvis du har gjort endringer i konfigurasjonen eller rutingsreglene, vil kontaktene dine se det oppdaterte fra-navnet, fra-adressen og e-postsignaturen når de mottar en e-post fra deg.
Opprette en ny innboks( kunProfessional eller Enterprise )
Brukere med en Professional- eller Enterprise-konto kan opprette flere innbokser for samtaler. Dette er nyttig hvis du har flere team som trenger tilgang til samtaleverktøyet, men du ønsker å holde meldingene segmentert og organisert. Du kan for eksempel opprette en salgsinnboks for å håndtere henvendelser om priser og emballasje, og en kundestøtteinnboks for supportteamet for å håndtere innkommende forespørsler.
- I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
- Gå til Innboks > Innbokser i menyen på venstre sidefelt.
- Ved siden av rullegardinmenyen Nåværende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Opprett ny innboks.
- Skriv inn et navn på innboksen i feltet Navn på teamets innboks.
- Klikk på rullegardinmenyen Hvem har tilgang til inn boksen for å velge hvem som kan se denne innboksen. Du kan også legge til eller fjerne teammedlemmer etter at du har opprettet innboksen.
- Alle: alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
- Spesifikke brukere og team: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til innboksen.
Vær oppmerksom på at innkommende samtaler bare kan tildeles automatisk til brukere med betalt tilgang, men gratisbrukere kan fortsatt tildele og svare på ikke-tildelte samtaler hvis de har tilgang til innboksen.
Hvis du velger Spesifikke brukere og team, kan brukere med kontotilgang eller superadministratortilgang se alle samtaler i innboksen i portalen, men de kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel svare på en tråd, med mindre de er valgt som teammedlem i innboksenstilgangsinnstillinger.
- Klikk på Neste.
- Velg en kanal du vil koble til, eller klikk på Koble til en kanal senere.
Når du går til innstillingene for innboksen, vises en liste over tilkoblede kanaler. Du kan redigere innstillingene for eksisterende kanaler eller koble til flere kanaler. Finn ut hvordan du skriver og svarer på e-post i innboksen eller chatter med besøkende på nettstedet ditt.
Administrere kanalstatus
Du kan slå av en tilkoblet kanal i innstillingene for innboksen:
- I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
- Gå til Innboks > Innbokser i menyen til venstre.
- Klikk for å slå statusbryteren på eller av for en tilkoblet kanal.
Hvis en kanal er slått av, vil du ikke lenger kunne sende meldinger fra kanalen i HubSpot. Eventuelle innkommende meldinger til kanalen vil heller ikke vises i samtaleverktøyet eller logges i CRM-systemet.