Sett opp samtaleinnboksen

Samtaleinnboksen er et sentralt sted i HubSpot-kontoen din der meldinger fra alle de tilkoblede kanalene dine vises. Du kan se pågående samtaler, svare på meldinger og opprette billetter for å spore kunders problemer.

Sett opp standard innboks

Når du først oppretter en HubSpot-konto, vil HubSpot automatisk opprette en samtaleinnboks og levere en reserve-e-postadresse . Du kan redigere reserve-e-postadressen, eller koble til flere kanaler for å begynne å motta meldinger i innboksen. Du kan også redigere hvilke brukere og team som har tilgang til samtaleinnboksen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidefeltet.
• For å gi nytt navn til innboksen:
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning og velg Gi nytt navn til innboks .
• Skriv inn et navn for innboksen i dialogboksen og klikk Gi nytt navn .
• For å koble til en kanal for å begynne å motta meldinger i innboksen, klikk på Koble til en kanal og velg deretter en kanal . Finn ut mer om å koble kanaler til innboksen .

• For å koble en Slack-konto til innboksen, klikk på Connect Slack i Slack-integrasjon -delen. Lær mer om å sette opp Slack-integrasjonen .

• For å administrere hvilke brukere og team som kan få tilgang til innboksen, klikk på fanen Tilgang og velg et alternativ:
  • • Tilgjengelig for alle: hver HubSpot-bruker i kontoen kan få tilgang til innboksen.
    • Velg brukere og team som kan redigere: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til denne innboksen.
  • Klikk Lagre .

Rediger reserve-e-postadressen

En reserve-e-post er en e-post som HubSpot leverer som lar deg bruke visse HubSpot-verktøy, for eksempel billettautomatisering, hvis du ikke har koblet til en team-e-postadresse ennå. Reserve-e-posten brukes også hvis teamets e-postadresse plutselig blir koblet fra samtaleinnboksen.

Når du setter opp innboksen, har du muligheten til å tilpasse reserve-e-postadressen for umiddelbart å begynne å sende e-poster. Hvis du ikke vil bruke reserve-e-postadressen, kan du finne ut hvordan du kobler til en team-e-postadresse for å begynne å motta e-poster i innboksen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidefeltet.
• Klikk på Rediger ved siden av reserve-e-posten.

• For å slå på reserve-e-postadressen for sending, på Konfigurasjon -fanen, merk av for Bruk HubSpot-e-posten for å sende meldinger .
• For å tilpasse Fra-navnet som vises, klikk på rullegardinmenyen Fra-navn og velg et alternativ.

Merk: du kan ikke bruke det samme fra-navnet for flere reserve-e-poster. Verdien fra navnet må være unik for reserve-e-postadressen.

• • Agent- og firmanavn: brukerens navn og firmanavn vises når kontakten mottar en e-post. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Velg dette alternativet for kun å vise firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.

• For å tilpasse Fra-adressen velger du ett av følgende alternativer:
  • Bruk standard: standard fra-adresse for brukere i en betalt konto vil vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standardalternativet for gratisbrukere vil vises som [brukernavn]@[underdomene].hubspot-inbox.com .
  • Tilpass fra adresse: i tekstfeltet skriver du inn e-postadressen du vil skal vises. Klikk på Bekreft adresse for å bekrefte at du har tilgang til den e-posten .

• Du kan konfigurere reserve-e-posten som en videresendingsadresse i e-postklientinnstillingene dine, slik at e-poster sendt til den e-postadressen videresendes til samtaleinnboksen. Klikk på Kopier ved siden av feltet Videresendingsadresse , og legg det deretter til som en videresendingsadresse i e- postklientinnstillingene .
• Slik inkluderer du en e-postsignatur for teamet:
  • Klikk på Legg til teamsignatur . Denne signaturen gjelder kun for e-poster sendt direkte fra samtaleinnboksen. Lær hvordan du konfigurerer e-postsignaturen din for e-poster sendt fra CRM-poster .
  • I tekstboksen tilpasser du teamets e-postsignatur i Simple editor, eller klikker på HTML og rediger signaturen i HTML. Bruk rik tekst-verktøylinjen nederst til å formatere teksten, sette inn en lenke eller sette inn et bilde. For å sette inn et personaliseringstoken som fyller avsenderens navn, klikker du på Sett inn token- rullegardinmenyen og velger Fullt navn , Fornavn eller Etternavn .

• Til høyre kan du forhåndsvise hvordan fra-navnet, fra e-post og e-postsignaturen vil vises i kontaktens innboks, og klikk deretter Lagre .
• Som standard, når en e-post videresendes til innboksen, vil e-posten logge til den opprinnelige avsenderens kontaktpost. For å slå av denne innstillingen slik at e-poster logger til avsenderen som videresendte e-posten, klikker du for å slå av på Velg original avsender for videresending av e-post .

Vær oppmerksom på: bare de opprinnelige CC-mottakerne vil vises i samtaleinnboksen og opptakstidslinjen. Eventuelle mottakere som er lagt til i CC-feltet ved videresending av e-posten, vil ikke vises.

• For å konfigurere tildelingsreglene dine, klikk på Automatisering- fanen.
• Hvis du er tilordnet et Sales Hub eller Service Hub betalt sete , kan du angi rutingsregler for automatisk å rute innkommende e-poster til bestemte brukere og team i kontoen din:
  • Klikk for å slå på Tildel samtaler automatisk- bryteren.
  • Klikk på Tilordne til rullegardinmenyen og velg et rutealternativ:

• • • Spesifikke brukere og team: tilordne innkommende e-poster til brukerne eller teamene som er valgt. Velg brukerne eller teamene fra rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team .
    • Kontakt eier: tilordne innkommende e-poster til en kontakts eier. Kontakten må ha en eier tilordnet sin post og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er frakoblet, sendes innsendingen til den besøkendes eier på e-post.
  • Som standard vil innkommende samtaler bare bli tildelt agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, vil e-postsamtalen bli opphevet. Du kan fjerne merket for Tildel kun til tilgjengelige brukere for å slå av tildeling basert på agenttilgjengelighet.

Merk: Innkommende meldinger kan bare rutes automatisk til brukere med tildelte Sales Hub eller Service Hub betalte seter . Hvis brukeren ikke har tilgang til et betalt sete, kan du ikke inkludere dem i dine automatiske tildelingsregler.

• Slik redigerer du standard billettegenskaper, inkludert billettrørledningen og scenen:
• Klikk på Rediger billett ved siden av innstillingen Behandle innkommende samtaler som støttebilletter .
• I det høyre panelet bruker du rullegardinmenyene for å redigere egenskapene.
• Som standard, hvis du har satt opp automatiske tildelingsregler i innboksen, vil billetteieren være den samme som samtaleeieren. For å endre billett eier, klikk på Billet eier rullegardinmenyen og velg et annet alternativ.

• • Klikk Lagre .

• For å fullføre redigeringen av reserve-e-postadressen din, klikk på Lagre .

Hvis du har gjort noen endringer i konfigurasjonen eller rutingsreglene, vil kontaktene dine se den oppdaterte fra navn, fra-adresse og e-postsignatur når de mottar en e-post fra deg.

Opprett en ny innboks (kun Professional eller Enterprise )

Brukere i en Professional- eller Enterprise- konto kan opprette flere samtaleinnbokser. Dette er nyttig hvis du har flere team som trenger tilgang til samtaleverktøyet, men du ønsker å holde meldingene segmentert og organisert. Du kan for eksempel opprette en salgsinnboks for å administrere forespørsler om priser og emballasje og en kundestøtteinnboks for støtteteamet ditt for å administrere innkommende forespørsler.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidefeltet.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning og velg Opprett ny innboks .
• I feltet Team-innboksnavn skriver du inn et navn for innboksen din.
• Klikk på rullegardinmenyen Hvem har tilgang til innboks for å velge hvem som kan se denne innboksen. Du kan også legge til eller fjerne teammedlemmer etter å ha opprettet innboksen din.
  • Alle: hver HubSpot-bruker i kontoen kan få tilgang til innboksen.
  • Spesifikke brukere og team: bare utvalgte brukere eller team har tilgang til innboksen.

Merk: Innkommende samtaler kan bare automatisk tildeles brukere med betalt sete , men gratisbrukere kan fortsatt tildele og svare på ikke-tilordnede samtaler hvis de har tilgang til innboksen.

Hvis du velger spesifikke brukere og team , kan brukere med kontotilgang eller superadmin- tillatelser se alle samtaleinnboksene i portalen, men kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel å svare på en tråd, med mindre de er valgt som teammedlem i innboksens Få tilgang til innstillinger .

• Klikk Neste .
• Velg enkanal du vil koble til, eller klikk på Koble til en kanal senere .

Finn ut mer om å koble kanaler til samtaleinnboksen .

Når du navigerer til innboksinnstillingene, vises en liste over tilkoblede kanaler. Du kan redigere de eksisterende kanalenes innstillinger eller koble til flere kanaler. Lær hvordan du skriver og svarer på e-poster i innboksen eller chatter med besøkende på nettstedet ditt .

Administrer kanalstatus

Du kan slå av en tilkoblet kanal i innboksinnstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Naviger til Innboks > Innbokser i menyen til venstre i sidefeltet.
• Klikk for å slå statusbryteren på eller av for en tilkoblet kanal.

Hvis en kanal er slått av, vil du ikke lenger kunne sende meldinger fra kanalen i HubSpot. Videre vil eventuelle innkommende meldinger til kanalen ikke vises i samtaleverktøyet, og vil ikke logges til CRM.