Konfigurer innboksen for samtaler

Innboksen for samtaler er et sentralt sted i HubSpot-kontoen din der meldinger fra alle de tilkoblede kanalene dine vises. Du kan se pågående samtaler, svare på meldinger og opprette tickets for å spore kundenes problemer.

Konfigurer standard innboks

Når du oppretter en HubSpot-konto for første gang, oppretter HubSpot automatisk en innboks for samtaler og angir en reserve-e-postadresse. Du kan redigere reserve-e-postadressen, eller koble til flere kanaler for å begynne å motta meldinger i innboksen. Du kan også redigere hvilke brukere og team som skal ha tilgang til innboksen for samtaler.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen i venstre sidefelt.
• Slik endrer du navn på innboksen:
• Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Gi nytt navn til innboksen.
• Skriv inn et navn på innboksen i dialogboksen, og klikk på Gi nytt navn.
• Hvis du vil koble til en kanal for å begynne å motta meldinger i innboksen, klikker du på Koble til en kanal og velger deretter en kanal. Finn ut mer om hvordan du kobler kanaler til innboksen.

• Hvis du vil koble en Slack-konto til innboksen, klikker du på Koble til Slack i delen Slack-integrering . Finn ut mer om hvordan du konfigurerer Slack-integreringen.

• Hvis du vil administrere hvilke brukere og team som har tilgang til innboksen, klikker du på Tilgang-fanen og velger et alternativ:
  • • Tilgjengelig for alle: Alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
    • Velg brukere og team som kan redigere: Bare utvalgte brukere eller team kan få tilgang til denne innboksen.
  • Klikk på Lagre.

Rediger reserve-e-postadressen

En reserve-e-postadresse er en e-postadresse som HubSpot stiller til rådighet slik at du kan bruke visse HubSpot-verktøy, for eksempel billettautomatisering, hvis du ikke har koblet til en team-e-postadresse ennå. Reserve-e-postadressen brukes også hvis teamets e-postadresse plutselig blir koblet fra innboksen for samtaler.

Når du konfigurerer innboksen, har du muligheten til å tilpasse reserve-e-postadressen slik at den umiddelbart kan begynne å sende e-post. Hvis du ikke ønsker å bruke reserve-e-postadressen, kan du lære hvordan du kobler til en team-e-postadresse for å begynne å motta e-post i innboksen.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen i venstre sidefelt.
• Klikk på Rediger ved siden av reserve-e-postadressen.

• Hvis du vil slå på reserve-e-postadressen for sending, merker du av for Bruk HubSpot-e-postadressen for sending av meldinger i kategorien Konfigurasjon .
• Hvis du vil tilpasse Fra-navnet som vises, klikker du på rullegardinmenyen Fra-navn og velger et alternativ.

Merk: Du kan ikke bruke det samme fra-navnet for flere fallback-e-poster. Fra-navnet må være unikt for reserve-e-postadressen.

• • Agent- og firmanavn: Brukerens navn og firmanavnet vises når kontakten mottar en e-post. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Velg dette alternativet for å vise kun firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.

• Hvis du vil tilpasse Fra-adressen, velger du alternativknappen ved siden av ett av alternativene.
  • Bruk standard: Standard fra-adresse for brukere med en betalt konto vil vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standardalternativet for gratisbrukere vises som [brukernavn]@[underdomene].hubspot-inbox.com.
  • Tilpass fra adresse: I tekstfeltet skriver du inn e-postadressen du vil at skal vises. Klikk på Verifiser adresse for å bekrefte at du har tilgang til denne e-postadressen.

• Du kan konfigurere reserve-e-postadressen som en videresendingsadresse i innstillingene for e-postklienten din, slik at e-poster som sendes til denne e-postadressen, videresendes til innboksen for samtaler. Klikk på Kopier ved siden av Videresendingsadresse-feltet , og legg den deretter til som en videresendingsadresse i innstillingene for e-postklienten din.
• Slik inkluderer du en e-postsignatur for teamet:
  • Klikk på Legg til teamsignatur. Denne signaturen gjelder bare for e-poster som sendes direkte fra innboksen for samtaler. Finn ut hvordan du konfigurerer e-postsignaturen for e-poster som sendes fra CRM-poster.
  • I tekstboksen kan du tilpasse teamets e-postsignatur i Enkel redigering, eller klikk på HTML og rediger signaturen i HTML . Bruk verktøylinjen for rik tekst nederst til å formatere teksten, sette inn en kobling eller sette inn et bilde. Hvis du vil sette inn et personaliseringstoken som skal fylle ut avsenderens navn, klikker du på rullegardinmenyen Sett inn token og velger Fullt navn, Fornavn eller Etternavn.

• Til høyre kan du forhåndsvise hvordan fra-navnet, fra-e-posten og e-postsignaturen vil vises i kontaktens innboks, og deretter klikker du på Lagre.
• Når en e-post videresendes til innboksen, logges e-posten som standard til den opprinnelige avsenderens kontaktpost. Hvis du vil slå av denne innstillingen slik at e-postmeldinger logges til avsenderen som videresendte e-posten, klikker du på for å slå av Velg opprinnelig avsender av videresendt e-post.

Merk: Bare de opprinnelige CC-mottakerne vil vises i innboksen og tidslinjen for samtalen. Eventuelle mottakere som legges til i CC-feltet når e-posten videresendes, vil ikke vises .

• Du konfigurerer tildelingsreglene dine ved å klikke på fanen Automatisering .
• Hvis du er tilordnet et betalt sete i Sales Hub eller Service Hub , kan du angi rutingsregler for automatisk ruting av innkommende e-post til bestemte brukere og team i kontoen din:
  • Klikk for å slå på bryteren Tilordne samtaler automatisk .
  • Klikk på rullegardinmenyen Tilordne til, og velg et rutingsalternativ :

• • • Spesifikke brukere og team: Tilordne innkommende e-post til de valgte brukerne eller teamene. Velg brukerne eller teamene fra rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team.
    • Kontakteier: Tilordne innkommende e-post til eieren av en kontakt. Kontakten må ha en eier som er tilordnet posten og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er frakoblet, sendes innsendingen til den besøkendes eier.
  • Som standard vil innkommende samtaler bare tilordnes agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, blir e-postsamtalen ikke tilordnet. Du kan fjerne merket for Tilordne kun til tilgjengelige brukere for å deaktivere tildeling basert på agentens tilgjengelighet.

Merk: Innkommende meldinger kan bare rutes automatisk til brukere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub -betalte seter. Hvis brukeren ikke har tilgang til et betalt sete, kan du ikke inkludere dem i de automatiske tildelingsreglene.

• Slik redigerer du standardegenskapene for billetten, inkludert billettens pipeline og stadium:
• Klikk på Rediger billett ved siden av innstillingen Behandle innkommende samtaler som supportsaker.
• Bruk rullegardinmenyene i høyre panel til å redigere egenskapene.
• Hvis du har konfigurert automatiske tildelingsregler i innboksen, er standardinnstillingen at billetteieren er den samme som samtaleeieren. Hvis du vil endre eieren av saken, klikker du på rullegardinmenyen Ticket owner og velger et annet alternativ.

• • Klikk på Lagre.

• Klikk på Lagre for å fullføre redigeringen av reserve-e-postadressen.

Hvis du har gjort endringer i konfigurasjonen eller rutingsreglene, vil kontaktene dine se det oppdaterte fra-navnet, fra-adressen og e-postsignaturen når de mottar en e-post fra deg.

Opprett en ny innboks( kunProfessional eller Enterprise )

Brukere med en Professional- eller Enterprise-konto kan opprette flere innbokser for samtaler. Dette er nyttig hvis du har flere team som trenger tilgang til samtaleverktøyet, men du ønsker å holde meldingene dine segmentert og organisert. Du kan for eksempel opprette en innboks for salg for å håndtere henvendelser om priser og emballasje, og en innboks for kundestøtte for å håndtere innkommende forespørsler.

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen i venstre sidefelt.
• Ved siden av rullegardinmenyen Gjeldende visning klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Opprett ny innboks.
• Skriv inn et navn på innboksen i feltet Navn på teaminnboks .
• Klikk på rullegardinmenyen Hvem har tilgang til innboksen for å velge hvem som kan se denne innboksen. Du kan også legge til eller fjerne teammedlemmer etter at du har opprettet innboksen.
  • Alle: Alle HubSpot-brukere i kontoen har tilgang til innboksen.
  • Spesifikke brukere og team: Bare utvalgte brukere eller team har tilgang til innboksen.

Merk: Innkommende samtaler kan bare tildeles automatisk til brukere med et betalt sete, men gratisbrukere kan fortsatt tildele og svare på ikke-tildelte samtaler hvis de har tilgang til innboksen.

Hvis du velger Spesifikke brukere og team, kan brukere med kontotilgang eller superadministratorrettigheter se alle samtaler i innboksen i portalen, men de kan ikke utføre handlinger i innboksen, for eksempel svare på en tråd, med mindre de er valgt som teammedlem i innboksens tilgangsinnstillinger .

• Klikk på Neste.
• Velg en kanal du vil koble til, eller klikk på Koble til en kanal senere.

Finn ut mer om hvordan du kobler kanaler til innboksen for samtaler.

Når du navigerer til innboksinnstillingene, vises en liste over tilkoblede kanaler. Du kan redigere innstillingene for eksisterende kanaler eller koble til flere kanaler. Finn ut hvordan du skriver og svarer på e-post i innboksen eller chatter med besøkende på nettstedet ditt.

Administrer kanalstatus

Du kan slå av en tilkoblet kanal i innboksinnstillingene:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Gå til Innboks > Innbokser i menyen på venstre sidefelt.
• Klikk for å slå statusbryteren på eller av for en tilkoblet kanal.

Hvis en kanal er slått av, vil du ikke lenger kunne sende meldinger fra kanalen i HubSpot. Eventuelle innkommende meldinger til kanalen vil heller ikke vises i samtaleverktøyet, og de vil ikke bli logget i CRM-systemet.