Opsæt indbakken til samtaler

Indbakken til samtaler er et centralt sted på din HubSpot-konto, hvor beskeder fra alle dine forbundne kanaler vises. Du kan se igangværende samtaler, svare på beskeder og oprette tickets til at spore kundernes problemer.

Opsætning af standardindbakken

Når du først opretter en HubSpot-konto, opretter HubSpot automatisk en samtaleindbakke og opretter en reserve-e-mailadresse. Du kan redigere fallback-e-mailadressen eller forbinde flere kanaler for at begynde at modtage beskeder i indbakken. Du kan også redigere, hvilke brugere og teams der har adgang til samtaleindbakken.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre side.
• Sådan omdøber du indbakken:
• Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Omdøb indbakke.
• I dialogboksen skal du indtaste et navn til indbakken og klikke på Omdøb.
• Hvis du vil forbinde en kanal for at begynde at modtage beskeder i indbakken, skal du klikke på Forbind en kanal og derefter vælge en kanal. Læs mere om at forbinde kanaler til indbakken.

• Hvis du vil forbinde en Slack-konto til indbakken, skal du klikke på Forbind Slack i afsnittet Slack-integration . Læs mere om opsætning af Slack-integrationen.

• Klik på fanen Adgang for at administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til indbakken.
  • Klik på rullemenuen Hvem har adgang til indbakken , og vælg en mulighed:
    • Alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen kan få adgang til indbakken.
    • Specifikke brugere og teams: kun udvalgte brugere eller teams kan få adgang til denne indbakke.
  • Klik på Gem.

Bemærk: Indgående samtaler kan kun tildeles automatisk til brugere med et betalt sæde, men gratisbrugere kan stadig tildele og svare på ikke-tildelte samtaler, hvis de har adgang til indbakken.

Hvis du vælger Specifikke brugere og teams, kan brugere med kontoadgang eller superadministratorrettigheder se alle samtaleindbakker i portalen, men de kan ikke foretage handlinger i indbakken, såsom at svare på en tråd, medmindre de er valgt som teammedlem i indbakkensadgangsindstillinger.

Rediger fallback-e-mailadressen

En fallback-e-mail er en e-mail, som HubSpot stiller til rådighed, så du kan bruge visse HubSpot-værktøjer, f.eks. billetautomatisering, hvis du endnu ikke har forbundet en team-e-mailadresse. Fallback-e-mailen bruges også, hvis dit teams e-mailadresse pludselig bliver afbrudt fra samtaleindbakken.

Når du konfigurerer indbakken, har du mulighed for at tilpasse fallback-e-mailadressen, så den straks begynder at sende e-mails. Hvis du ikke vil bruge reserve-e-mailadressen, kan du se, hvordan du forbinder en team-e-mailadresse for at begynde at modtage e-mails i indbakken.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre side.
• Klik på Rediger ved siden af reserve-e-mailen.

• Hvis du vil aktivere fallback-e-mailadressen til afsendelse, skal du på fanen Konfiguration markere afkrydsningsfeltet Brug HubSpot-e-mailen til afsendelse af beskeder .
• Hvis du vil tilpasse det Fra-navn, der vises, skal du klikke på rullemenuen Fra-navn og vælge en mulighed.

Bemærk: Du kan ikke bruge det samme fra-navn til flere fallback-e-mails. Fra-navnets værdi skal være unik for fallback-e-mailadressen.

• • Agent- og firmanavn: Brugerens navn og firmanavnet vises, når kontakten modtager en e-mail. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Vælg denne mulighed for kun at vise firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.

• Hvis du vil tilpasse Fra-adressen, skal du vælge alternativknappen ud for en af mulighederne.
  • Brug standard: Standard fra-adressen for brugere med en betalt konto vises som [brugernavn]@[subdomæne].hs-inbox.com . Standardindstillingen for gratisbrugere vises som [brugernavn]@[subdomæne].hubspot-inbox.com.
  • Tilpas fra adresse: I tekstfeltet skal du indtaste den e-mailadresse , du vil have vist. Klik på Bekræft adresse for at bekræfte, at du har adgang til den pågældende e-mail.

• Du kan konfigurere fallback-e-mailen som en videresendelsesadresse i din mailklients indstillinger, så e-mails, der sendes til den e-mailadresse, videresendes til samtaleindbakken. Klik på Kopier ved siden af feltet Videresendelsesadresse , og tilføj den derefter som en videresendelsesadresse i din mailklients indstillinger.
• Sådan inkluderer du en team-e-mailsignatur:
  • Klik på Tilføj teamsignatur. Denne signatur gælder kun for e-mails, der sendes direkte fra samtalernes indbakke. Se, hvordan du konfigurerer din e-mail-signatur til e-mails sendt fra CRM-poster.
  • Tilpas din team-e-mailsignatur i tekstboksen i Simple Editor, eller klik på HTML, og rediger signaturen i HTML. Brug rich text-værktøjslinjen i bunden til at formatere teksten, indsætte et link eller et billede. Hvis du vil indsætte et personaliseringstoken, der udfylder afsenderens navn, skal du klikke på rullemenuen Indsæt to ken og vælge Fuldt navn, Fornavn eller Efternavn.

• Til højre kan du se en forhåndsvisning af, hvordan fra-navnet, fra-e-mailen og e-mail-signaturen vises i kontaktens indbakke, og klik derefter på Gem.
• Når en e-mail videresendes til indbakken, logges den som standard på den oprindelige afsenders kontaktliste. Hvis du vil slå denne indstilling fra, så e-mails logges til den afsender, der videresendte e-mailen, skal du klikke på Vælg original afsender af videresendte e-mails for at slå den fra.

• Klik på fanen Automatisering for at konfigurere dine tildelingsregler.
• Hvis du er tildelt et betalt sæde i Sales Hub eller Service Hub , kan du indstille routingregler, så indgående e-mails automatisk dirigeres til bestemte brugere og teams på din konto:
  • Klik for at slå Automatisk tildeling af samtaler til.
  • Klik på dropdown-menuen Tildel til , og vælg en routingmulighed:

• • • Specifikke brugere og teams: Tildel indgående e-mails til de valgte brugere eller teams. Vælg brugere eller teams i rullemenuen Specifikke brugere og teams.
    • Kontaktejer: Tildel indgående e-mails til en kontakts ejer. Kontakten skal have tildelt en ejer til sin post og være sporet med en cookie. Hvis ejeren er offline, vil indsendelsen blive sendt til den besøgendes ejer.
  • Som standard vil indgående samtaler kun blive tildelt agenter, der er tilgængelige. Hvis ingen agenter er tilgængelige, vil e-mailsamtalen ikke blive tildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at slå tildeling baseret på agentens tilgængelighed fra.

Bemærk: Indgående beskeder kan kun automatisk dirigeres til brugere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub-betalte pladser. Hvis brugeren ikke har adgang til et betalt sæde, kan du ikke inkludere dem i dine automatiske tildelingsregler.

• Sådan redigerer du standardbilletegenskaberne, herunder billetens pipeline og fase:
• Klik på Edit ticket ud for indstillingen Treat incoming conversations as support tickets .
• Brug dropdown-menuerne i højre panel til at redigere egenskaberne.
• Hvis du har opsat automatiske tildelingsregler i indbakken, vil ticket-ejeren som standard være den samme som samtaleejeren. Hvis du vil ændre ticket owner, skal du klikke på dropdown-menuen Ticket owner og vælge en anden mulighed.

• • Klik på Gem.

• Klik på Gem for at afslutte redigeringen af din fallback-e-mailadresse.

Hvis du har foretaget ændringer i din konfiguration eller routingregler, vil dine kontakter se det opdaterede fra-navn, fra-adresse og e-mail-signatur, når de modtager en e-mail fra dig.

Opret en ny indbakke( kunProfessional eller Enterprise )

Brugere på en Professional- eller Enterprise-konto kan oprette flere samtaleindbakker. Det er nyttigt, hvis du har flere teams, der skal have adgang til samtaleværktøjet, men du gerne vil holde dine beskeder segmenterede og organiserede. Du kan f.eks. oprette en salgsindbakke til at håndtere forespørgsler om priser og emballage og en kundesupportindbakke til dit supportteam til at håndtere indgående forespørgsler.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• I menuen i venstre side skal du navigere til Indbakke > Indbakker.
• Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Opret ny indbakke.
• Indtast et navn til din indbakke i feltet Team inbox name .
• Klik på rullemenuen Hvem har adgang til ind bakken for at vælge, hvem der kan se denne indbakke. Du kan også tilføje eller fjerne teammedlemmer, når du har oprettet din indbakke.
  • Alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen kan få adgang til indbakken.
  • Specifikke brugere og teams: kun udvalgte brugere eller teams har adgang til indbakken.

Bemærk: Indgående samtaler kan kun tildeles automatisk til brugere med et betalt sæde, men gratisbrugere kan stadig tildele og svare på ikke-tildelte samtaler, hvis de har adgang til indbakken.

Hvis du vælger Specifikke brugere og teams, kan brugere med kontoadgang eller superadministratorrettigheder se alle samtaleindbakker i portalen, men de kan ikke foretage handlinger i indbakken, såsom at svare på en tråd, medmindre de er valgt som teammedlem i indbakkensadgangsindstillinger.

• Klik på Næste.
• Vælg en kanal , der skal forbindes, eller klik på Forbind en kanal senere.
  • Opret forbindelse til en team-e-mailkanal
  • Forbind en chatkanal
  • Forbind en Facebook Messenger-konto
  • Forbind en supportformular
  • Forbind en WhatsApp Business-konto

Når du navigerer til indstillingerne for indbakken, vises en liste over tilsluttede kanaler. Du kan redigere indstillingerne for de eksisterende kanaler eller forbinde flere kanaler. Lær, hvordan du skriver og svarer på e-mails i indbakken eller chatter med besøgende på din hjemmeside.

Administrer kanalens status

Du kan slukke for en tilsluttet kanal i indstillingerne for din indbakke:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Naviger til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre side.
• Klik for at slå statuskontakten til eller fra for en tilsluttet kanal.

Hvis en kanal er slået fra, vil du ikke længere kunne sende beskeder fra kanalen i HubSpot. Desuden vil alle indgående beskeder til kanalen ikke blive vist i samtaleværktøjet, og de vil ikke blive logget i CRM.