Opsæt indbakken til samtaler

Samtaleindbakken er et centralt sted på din HubSpot-konto, hvor beskeder fra alle dine forbundne kanaler vises. Du kan se igangværende samtaler, svare på beskeder og oprette tickets til at spore kundernes problemer.

Opsæt standardindbakken

Når du først opretter en HubSpot-konto, opretter HubSpot automatisk en samtaleindbakke og angiver en reserve-e-mailadresse. Du kan redigere reservemailadressen eller forbinde yderligere kanaler for at begynde at modtage beskeder i indbakken. Du kan også redigere, hvilke brugere og teams der har adgang til samtaleindbakken.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
• Sådan omdøber du indbakken:
• Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Omdøb indbakke.
• Indtast et navn til indbakken i dialogboksen, og klik på Omdøb.
• Hvis du vil forbinde en kanal for at begynde at modtage beskeder i indbakken, skal du klikke på Forbind en kanal og derefter vælge en kanal. Læs mere om at forbinde kanaler til indbakken.

• Hvis du vil forbinde en Slack-konto til indbakken, skal du klikke på Forbind Slack i afsnittet Slack-integration . Læs mere om opsætning af Slack-integrationen.

• For at administrere, hvilke brugere og teams der har adgang til indbakken, skal du klikke på fanen Adgang og vælge en mulighed:
  • • Tilgængelig for alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen kan få adgang til indbakken.
    • Vælg brugere og teams, der kan redigere: Kun udvalgte brugere eller teams kan få adgang til denne indbakke.
  • Klik på Gem.

Rediger reserve-e-mailadressen

En fallback-e-mail er en e-mail, som HubSpot stiller til rådighed, og som giver dig mulighed for at bruge visse HubSpot-værktøjer, f.eks. billetautomatisering, hvis du endnu ikke har tilknyttet en team-e-mailadresse. Fallback-e-mailen bruges også, hvis din team-e-mailadresse pludselig bliver afbrudt fra samtalernes indbakke.

Når du konfigurerer indbakken, har du mulighed for at tilpasse reserve-e-mailadressen, så den straks begynder at sende e-mails. Hvis du ikke vil bruge reserve-e-mailadressen, kan du læse, hvordan du forbinder en team-e-mailadresse, så du kan begynde at modtage e-mails i indbakken.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre side.
• Klik på Rediger ved siden af reserve-e-mailadressen.

• For at aktivere reservemailadressen til afsendelse skal du på fanen Konfiguration markere afkrydsningsfeltet Brug HubSpot-e-mailen til afsendelse af beskeder.
• For at tilpasse det Fra-navn, der vises, skal du klikke på rullemenuen Fra-navn og vælge en mulighed.

Bemærk: Du kan ikke bruge det samme fra-navn til flere fallback-e-mails. Fra-navnets værdi skal være unik for fallback-e-mailadressen.

• • Agent- og firmanavn: Brugerens navn og firmanavnet vises, når kontakten modtager en e-mail. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
  • Firmanavn: Vælg denne mulighed for kun at vise firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.

• For at tilpasse Fra-adressen skal du vælge alternativknappen ved siden af en af mulighederne.
  • Brug standard: Standardfraadressen for brugere med en betalt konto vises som [brugernavn]@[underdomæne].hs-inbox.com. Standardindstillingen for gratis brugere vises som [username]@[subdomain].hubspot-inbox.com.
  • Tilpas fra adresse: I tekstfeltet skal du indtaste den e-mailadresse , du vil have vist. Klik på Bekræft adresse for at bekræfte, at du har adgang til denne e-mail.

• Du kan konfigurere fallback-e-mailen som en videresendelsesadresse i din mailklients indstillinger, så e-mails, der sendes til denne e-mailadresse, videresendes til samtalernes indbakke. Klik på Kopier ved siden af feltet Videresendelsesadresse , og tilføj den derefter som en videresendelsesadresse i indstillingerne for din mailklient.
• Sådan inkluderer du en team-e-mail-signatur:
  • Klik på Tilføj teamsignatur. Denne signatur gælder kun for e-mails, der sendes direkte fra samtalernes indbakke. Se, hvordan du opsætter din e-mail-signatur til e-mails, der sendes fra CRM-poster.
  • I tekstfeltet kan du tilpasse din team-e-mailsignatur i den enkle editor, eller du kan klikke på HTML og redigere signaturen i HTML . Brug RTF-værktøjslinjen i bunden til at formatere teksten, indsætte et link eller et billede. Hvis du vil indsætte et personaliseringstoken, der udfylder afsenderens navn, skal du klikke på rullemenuen Indsæt token og vælge Fuldt navn, Fornavn eller Efternavn.

• Til højre kan du se en forhåndsvisning af, hvordan fra-navnet, fra-e-mailen og e-mail-signaturen vil blive vist i kontaktens indbakke, og derefter klikke på Gem.
• Når en e-mail videresendes til indbakken, logges den som standard til den oprindelige afsenders kontaktoptegnelse. Hvis du vil slå denne indstilling fra, så e-mails logges til den afsender, der videresendte e-mailen, skal du klikke for at slå Vælg oprindelig afsender af videresendte e-mails fra .

Bemærk: Kun de oprindelige CC-modtagere vil blive vist i samtalens indbakke og postens tidslinje. Eventuelle modtagere, der føjes til CC-feltet, når e-mailen videresendes, vises ikke.

• Klik på fanen Automation for at konfigurere dine tildelingsregler.
• Hvis du er tildelt en betalt plads i Sales Hub eller Service Hub , kan du indstille routing-regler til automatisk at dirigere indgående e-mails til bestemte brugere og teams på din konto:
  • Klik for at slå Automatisk tildeling af samtaler til .
  • Klik på rullemenuen Tildel til , og vælg en routingmulighed :

• • • Specifikke brugere og teams: Tildel indgående e-mails til de valgte brugere eller teams. Vælg brugerne eller holdene i rullemenuen Specifikke brugere og hold.
    • Kontaktejer: Tildel indgående e-mails til en kontakts ejer. Kontakten skal have en ejer tildelt sin post og spores med en cookie. Hvis ejeren er offline, vil indsendelsen blive sendt til den besøgendes ejer.
  • Som standard vil indgående samtaler kun blive tildelt agenter, der er tilgængelige. Hvis ingen agenter er tilgængelige, vil e-mail-samtalen ikke blive tildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at slå tildeling baseret på agentens tilgængelighed fra.

Bemærk: Indgående beskeder kan kun dirigeres automatisk til brugere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub -betalte pladser. Hvis brugeren ikke har adgang til et betalt sæde, kan du ikke inkludere dem i dine automatiske tildelingsregler.

• Sådan redigerer du standardbilletegenskaberne, herunder billetpipeline og -stadie:
• Klik på Edit ticket ved siden af indstillingen Treat incoming conversations as support tickets.
• Brug rullemenuerne i højre panel til at redigere egenskaberne.
• Hvis du har opsat automatiske tildelingsregler i indbakken, vil billetejeren som standard være den samme som samtaleejeren. Hvis du vil ændre billetejeren, skal du klikke på rullemenuen Billetejer og vælge en anden mulighed.

• • Klik på Gem.

• Klik på Gem for at afslutte redigeringen af din reserve-e-mailadresse.

Hvis du har foretaget ændringer i din konfiguration eller dine routing-regler, vil dine kontakter se det opdaterede fra-navn, fra-adresse og e-mail-signatur, når de modtager en e-mail fra dig.

Opret en ny indbakke( kunProfessional eller Enterprise )

Brugere med en Professional- eller Enterprise-konto kan oprette flere samtaleindbakker. Det er nyttigt, hvis du har flere teams, der skal have adgang til samtaleværktøjet, men du gerne vil holde dine beskeder segmenterede og organiserede. Du kan f.eks. oprette en salgsindbakke til at håndtere forespørgsler om priser og emballage og en kundesupportindbakke til dit supportteam til at håndtere indgående forespørgsler.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre sidepanel.
• Ved siden af rullemenuen Aktuel visning skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Opret ny indbakke.
• Indtast et navn til din indbakke i feltet Navn på teamindbakke .
• Klik på rullemenuen Hvem har adgang til indbakke for at vælge, hvem der kan se denne indbakke . Du kan også tilføje eller fjerne teammedlemmer, når du har oprettet din indbakke.
  • Alle: Alle HubSpot-brugere på kontoen har adgang til indbakken.
  • Specifikke brugere og teams: Kun udvalgte brugere eller teams har adgang til indbakken.

Bemærk: Indgående samtaler kan kun tildeles automatisk til brugere med et betalt sæde, men gratis brugere kan stadig tildele og svare på ikke-tildelte samtaler, hvis de har adgang til indbakken.

Hvis du vælger Specifikke brugere og teams, kan brugere med kontoadgang eller superadministratorrettigheder se alle samtaler i indbakken i portalen, men de kan ikke foretage handlinger i indbakken, som f.eks. at svare på en tråd, medmindre de er valgt som teammedlem i indbakkensadgangsindstillinger .

• Klik på Næste.
• Vælg en kanal , der skal forbindes, eller klik på Forbind en kanal senere.

Læs mere om at forbinde kanaler til indbakken for samtaler.

Når du navigerer til indstillingerne for indbakken, vises en liste over tilsluttede kanaler. Du kan redigere de eksisterende kanalers indstillinger eller tilslutte yderligere kanaler. Se, hvordan du skriver og svarer på e-mails i indbakken eller chatter med besøgende på dit website.

Administrer kanalstatus

Du kan slå en tilsluttet kanal fra i indstillingerne for din indbakke:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Indbakke > Indbakker i menuen i venstre side.
• Klik for at slå statuskontakten til eller fra for en tilsluttet kanal.

Hvis en kanal er slået fra, vil du ikke længere kunne sende beskeder fra kanalen i HubSpot. Desuden vil eventuelle indgående beskeder til kanalen ikke blive vist i samtaleværktøjet og vil ikke blive logget i CRM.