Konfigurera inkorgen för konversationer

Inboxen för konversationer är en central plats i ditt HubSpot-konto där meddelanden från alla dina anslutna kanaler visas. Du kan visa pågående konversationer, svara på meddelanden och skapa ärenden för att spåra kundernas problem.

Konfigurera standardinkorgen

När du först skapar ett HubSpot-konto kommer HubSpot automatiskt att skapa en konversationsinkorg och tillhandahålla en reserv-e-postadress. Du kan redigera reserv-e-postadressen eller ansluta ytterligare kanaler för att börja ta emot meddelanden i inkorgen. Du kan också redigera vilka användare och team som har tillgång till konversationsinkorgen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Inkorg > Inkorgar i menyn till vänster i sidofältet.
• Så här byter du namn på inkorgen:
• Bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Byt namn på inkorgen.
• I dialogrutan anger du ett namn för inkorgen och klickar på Byt namn.
• Om du vill ansluta en kanal för att börja ta emot meddelanden i inkorgen klickar du på Anslut en kanal och väljer sedan en kanal. Läs mer om hur du ansluter kanaler till inkorgen.

• Om du vill ansluta ett Slack-konto till inkorgen klickar du på Anslut Slack i avsnittet Slack-integrering . Läs mer om hur du konfigurerar Slack-integrationen.

• Om du vill hantera vilka användare och team som har åtkomst till inkorgen klickar du på fliken Åtkomst och väljer ett alternativ:
  • • Tillgänglig för alla : alla HubSpot-användare på kontot kan komma åt inkorgen.
    • Välj användare och team som kan redigera : endast valda användare eller team kan komma åt den här inkorgen.
  • Klicka på Spara.

Observera: Inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald plats, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på otilldelade konversationer om de har tillgång till inkorgen.

Om du väljer Specifika användare och team kan användare med behörighetenKonto eller Superadministratör visa alla konversationsinkorgar i portalen, men de kan inte vidta åtgärder i inkorgen, t.ex. svara på en tråd, såvida de inte har valts som teammedlem i inkorgensÅtkomstinställningar.

Redigera e-postadressen för reservalternativet

En reserv-e-postadress är en e-postadress som HubSpot tillhandahåller och som gör att du kan använda vissa HubSpot-verktyg, t.ex. ärendeautomatisering, om du inte har anslutit en team-e-postadress ännu. Reservmejladressen används också om din teammejladress plötsligt kopplas bort från konversationernas inkorg.

När du konfigurerar inkorgen har du möjlighet att anpassa reserv-e-postadressen så att den omedelbart börjar skicka e-post. Om du inte vill använda reserv-e-postadressen kan du läsa om hur du ansluter en team-e-postadress för att börja ta emot e-post i inkorgen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Inkorg > Inkorgar i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på Redigera bredvid reservmejladressen.

• Om du vill aktivera reserv-e-postadressen för sändning markerar du kryssrutan Använd HubSpot-e-postadressen för att skicka meddelanden på fliken Konfiguration .
• Om du vill anpassa det Från-namn som visas klickar du på rullgardinsmenyn Från-namn och väljer ett alternativ.

Observera: du kan inte använda samma från-namn för flera reservmeddelanden. Värdet för från-namnet måste vara unikt för reserv-e-postadressen.

• • Agent- och företag snamn: användarens namn och företagsnamnet visas när kontakten får ett e-postmeddelande. Ange företagsnamnet i textfältet.
  • Företagsnamn: välj det här alternativet om du bara vill visa företagsnamnet. Ange företagsnamnet i textfältet.

• Om du vill anpassa Från-adressen väljer du alternativknappen bredvid ett av alternativen.
  • Använd standard: standardadressen för användare med ett betalt konto kommer att visas som [användarnamn]@[underdomän].hs-inbox.com . Standardalternativet för gratisanvändare visas som [användarnamn]@[underdomän].hubspot-inbox.com.
  • Anpassa från adress: i textfältet anger du den e-postadress som du vill ska visas. Klicka på Verifiera adress för att bekräfta att du har tillgång till den e-postadressen.

• Du kan konfigurera reservadressen som en vidarebefordringsadress i inställningarna för din e-postklient så att e-postmeddelanden som skickas till den e-postadressen vidarebefordras till konversationens inkorg. Klicka på Kopiera bredvid fältet Vidarebefordringsadress och lägg sedan till den som en vidarebefordringsadress i inställningarna för din e-postklient.
• Så här inkluderar du en signatur för teamets e-post:
  • Klicka på Lägg till teamsignatur. Den här signaturen gäller bara för e-postmeddelanden som skickas direkt från konversationens inkorg. Läs om hur du ställer in din e-postsignatur för e-postmeddelanden som skickas från CRM-poster.
  • Anpassa teamets e-postsignatur i textrutan i den enkla redigeraren eller klicka på HTML och redigera signaturen i HTML. Använd verktygsfältet för rik text längst ner för att formatera texten, infoga en länk eller infoga en bild. Om du vill infoga en personaliseringstoken som fyller i avsändarens namn klickar du på rullgardinsmenyn Infoga token och väljer Fullständigt namn, Förnamn eller Efternamn.

• Till höger kan du förhandsgranska hur från-namnet, från-e-postmeddelandet och e-postsignaturen kommer att visas i kontaktens inkorg och sedan klicka på Spara.
• När ett e-postmeddelande vidarebefordras till inkorgen loggas e-postmeddelandet som standard till den ursprungliga avsändarens kontaktpost. Om du vill stänga av den här inställningen så att e-postmeddelanden loggas till den avsändare som vidarebefordrade e-postmeddelandet klickar du på för att stänga av alternativet Välj ursprunglig avsändare av vidarebefordrade e-postmeddelanden.

• För att konfigurera dina tilldelningsregler klickar du på fliken Automation .
• Om du är tilldelad en betald plats i Sales Hub eller Service Hub kan du ställa in routningsregler för att automatiskt dirigera inkommande e-postmeddelanden till specifika användare och team i ditt konto:
  • Klicka på för att slå på Automatisk tilldelning av konversationer .
  • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett dirigeringsalternativ:

• • • Specifika användare och team: Tilldela inkommande e-postmeddelanden till de användare eller team som valts. Välj användare eller team i rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
    • Kontaktägare: Tilldela inkommande e-postmeddelanden till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline skickas inlagan via e-post till besökarens ägare.
  • Som standard tilldelas inkommande konversationer endast till agenter som är tillgängliga. Om inga handläggare är tillgängliga kommer e-postkonversationen inte att tilldelas. Du kan avmarkera kryssrutan Tilldela endast till tillgängliga användare för att stänga av tilldelning baserat på agentens tillgänglighet.

Observera: Inkommande meddelanden kan endast automatiskt dirigeras till användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub eller Service Hub. Om användaren inte har tillgång till en betald plats kan du inte inkludera dem i dina regler för automatisk tilldelning.

• Så här redigerar du standardärendeegenskaperna, inklusive ärendepipeline och -stadium:
• Klicka på Redigera ärende bredvid inställningen Behandla inkommande konversationer som supportärenden .
• Använd rullgardinsmenyerna i den högra panelen för att redigera egenskaperna.
• Om du har ställt in automatiska tilldelningsregler i inkorgen är ärendets ägare som standard samma som konversationens ägare. Om du vill ändra biljettägaren klickar du på rullgardinsmenyn Biljettägare och väljer ett annat alternativ.

• • Klicka på Spara.

• Klicka på Spara för att slutföra redigeringen av din reserv-e-postadress.

Om du har gjort några ändringar i konfigurationen eller routningsreglerna kommer dina kontakter att se det uppdaterade frånnamnet, frånadressen och e-postsignaturen när de får ett e-postmeddelande från dig.

Skapa en ny inkorg (endastProfessional eller Enterprise )

Användare med ett Professional- eller Enterprise-konto kan skapa flera konversationsinkorgar. Detta är användbart om du har flera team som behöver tillgång till konversationsverktyget, men du vill hålla dina meddelanden segmenterade och organiserade. Du kan t.ex. skapa en inkorg för försäljning för att hantera förfrågningar om priser och förpackningar och en inkorg för kundsupport för att hantera inkommande förfrågningar.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Inkorg > Inkorgar i menyn till vänster i sidofältet.
• Bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Skapa ny inkorg.
• Ange ett namn för din inkorg i fältet Namn på teaminkorg .
• Klicka på rullgardinsmenyn Vem har tillgång till inkorgen för att välja vem som kan se den här inkorgen. Du kan också lägga till eller ta bort teammedlemmar efter att du har skapat inkorgen.
  • Alla : alla HubSpot-användare på kontot kan komma åt inkorgen.
  • Specifika användare och team: endast utvalda användare eller team har åtkomst till inkorgen.

Observera: inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald plats, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på icke tilldelade konversationer om de har åtkomst till inkorgen.

Om du väljer Specifika användare och team kan användare med behörighetenKonto eller Superadministratör se alla konversationer i inkorgen i portalen, men de kan inte vidta åtgärder i inkorgen, t.ex. svara på en tråd, såvida de inte har valts som teammedlem i inkorgens Åtkomstinställningar.

• Klicka på Nästa.
• Välj en kanal att ansluta eller klicka på Anslut en kanal senare.
  • Ansluta en e-postkanal för team
  • Anslut en chattkanal
  • Anslut ett Facebook Messenger-konto
  • Anslut ett supportformulär
  • Anslut ett WhatsApp Business-konto

När du navigerar till inkorgsinställningarna visas en lista över anslutna kanaler. Du kan redigera inställningarna för befintliga kanaler eller ansluta ytterligare kanaler. Lär dig hur du skriver och svarar på e-postmeddelanden i inkorgen eller chattar med dina webbplatsbesökare.

Hantera kanalstatus

Du kan stänga av en ansluten kanal i dina inkorgsinställningar:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Inkorg > Inkorgar i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka för att slå på eller av statusknappen för en ansluten kanal.

Om en kanal är avstängd kommer du inte längre att kunna skicka meddelanden från kanalen i HubSpot. Dessutom kommer eventuella inkommande meddelanden till kanalen inte att visas i konversationsverktyget och kommer inte att loggas till CRM.