Konfigurera inkorgen för konversationer

Inkorgen för konversationer är en central plats i ditt HubSpot-konto där meddelanden från alla dina anslutna kanaler visas. Du kan se pågående konversationer, svara på meddelanden och skapa ärenden för att spåra kundernas problem.

Ställ in standardinkorgen

När du först skapar ett HubSpot-konto skapar HubSpot automatiskt en konversationsinkorg och tillhandahåller en reservmejladress. Du kan redigera reservadressen eller ansluta ytterligare kanaler för att börja ta emot meddelanden i inkorgen. Du kan också redigera vilka användare och team som har tillgång till konversationsinkorgen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Inkorg > Inkorgar.
• För att byta namn på inkorgen:
• Bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Byt namn på inkorgen.
• I dialogrutan anger du ett namn för inkorgen och klickar på Byt namn.
• Om du vill ansluta en kanal för att börja ta emot meddelanden i inkorgen klickar du på Anslut en kanal och väljer sedan en kanal. Läs mer om hur du ansluter kanaler till inkorgen.

• Om du vill ansluta ett Slack-konto till inkorgen klickar du på Anslut Slack i avsnittet Slack-integrering. Läs mer om hur du konfigurerar Slack-integreringen.

• Om du vill hantera vilka användare och team som kan komma åt inkorgen klickar du på fliken Åtkomst .
  • Klicka på rullgardinsmenyn Vem har åt komst till inkorgen och välj ett alternativ:
    • Alla: alla HubSpot-användare i kontot kan komma åt inkorgen.
    • Specifika användare och team: endast utvalda användare eller team har åtkomst till inkorgen.
  • Klicka på Spara.

Observera: Inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald plats, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på otilldelade konversationer om de har åtkomst till inkorgen.

Om du väljer Specifika användare och team kan användare med kontoåtkomst eller superadministratörsbehörighet se alla konversationer i inkorgen i portalen, men de kan inte vidta åtgärder i inkorgen, till exempel svara på en tråd, om de inte är valda som teammedlemmar i inkorgensåtkomstinställningar.

Redigera reserv-e-postadressen

En reservmejladress är en mejladress som HubSpot tillhandahåller för att du ska kunna använda vissa HubSpot-verktyg, till exempel ärendeautomatisering, om du inte har anslutit en teammejladress ännu. Reservmejladressen används också om teamets e-postadress plötsligt kopplas bort från konversationsinkorgen.

När du konfigurerar inkorgen har du möjlighet att anpassa reserv-e-postadressen så att den omedelbart börjar skicka e-post. Om du inte vill använda reservadressen kan du läsa om hur du ansluter en teamadress för att börja ta emot e-postmeddelanden i inkorgen.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Inkorg > Inkorgar.
• Klicka på Redigera bredvid reservadressen.

• Om du vill aktivera reserv-e-postadressen för sändning markerar du kryssrutan Använd HubSpot-e-postadressen för att skicka meddelanden på fliken Konfiguration .
• Om du vill anpassa det Från-namn som visas klickar du på rullgardinsmenyn Från-namn och väljer ett alternativ.

Observera: du kan inte använda samma från-namn för flera reservmeddelanden. Värdet för från-namnet måste vara unikt för reserv-e-postadressen.

• • Agent och företagsnamn: användarens namn och företagsnamnet visas när kontakten tar emot ett e-postmeddelande. Ange företagsnamnet i textfältet.
  • Företagsnamn: välj detta alternativ för att endast visa företagsnamnet. Ange företagsnamnet i textfältet.

• Om du vill anpassa Från-adressen markerar du alternativknappen bredvid ett av alternativen.
  • Använd standard: standardadressen för användare med betalkonto visas som [användarnamn]@[subdomän].hs-inbox.com . Standardalternativet för gratisanvändare visas som [användarnamn]@[subdomän].hubspot-inbox.com.
  • Anpassa från adress: i textfältet anger du den e-postadress som du vill ska visas. Klicka på Verifiera adress för att bekräfta att du har tillgång till den e-postadressen.

• Du kan konfigurera reservadressen som en vidarebefordringsadress i inställningarna för din e-postklient så att e-postmeddelanden som skickas till den e-postadressen vidarebefordras till konversationens inkorg. Klicka på Kopiera bredvid fältet Vidarebefordringsadress och lägg sedan till den som en vidarebefordringsadress i inställningarna för din e-postklient.
• Inkludera en signatur för teamets e-post:
  • Klicka på Lägg till teamsignatur. Signaturen gäller endast för e-postmeddelanden som skickas direkt från inkorgen för konversationer. Läs om hur du ställer in din e-postsignatur för e-postmeddelanden som skickas från CRM-poster.
  • I textrutan anpassar du teamets e-postsignatur i Simple-redigeraren eller klickar på HTML och redigerar signaturen i HTML. Använd verktygsfältet för rik text längst ner för att formatera texten, infoga en länk eller infoga en bild. Om du vill infoga ett personaliseringstoken som fyller i avsändarens namn klickar du på rullgardinsmenyn Infoga to ken och väljer Fullständigt namn, Förnamn eller Efternamn.

• Till höger kan du förhandsgranska hur från-namn, från e-post och e-postsignatur kommer att visas i kontaktens inkorg och sedan klicka på Spara.
• När ett e-postmeddelande vidarebefordras till inkorgen loggas det som standard till den ursprungliga avsändarens kontaktpost. Om du vill inaktivera den här inställningen så att e-postmeddelanden loggas till den avsändare som vidarebefordrade e-postmeddelandet klickar du på för att inaktivera Välj den ursprungliga avsändaren av vidarebefordrade e-post meddelanden.

• Om du vill konfigurera dina tilldelningsregler klickar du på fliken Automation .
• Om du är tilldelad en betald plats i Sales Hub eller Service Hub kan du ställa in routningsregler för att automatiskt dirigera inkommande e-post till specifika användare och team i ditt konto:
  • Klicka för att slå på knappen Tilldela konversationer automatiskt .
  • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett routningsalternativ:

• • • Specifika användare och team: tilldela inkommande e-post till de användare eller team som valts. Välj användare eller team i rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
    • Kontaktägare: tilldela inkommande e-post till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline kommer inlägget att skickas till besökarens ägare.
  • Som standard kommer inkommande konversationer endast att tilldelas handläggare som är tillgängliga. Om inga handläggare är tillgängliga kommer e-postkonversationen inte att tilldelas. Du kan avmarkera kryssrutan Tilldela endast till tillgängliga användare för att stänga av tilldelning baserat på agenters tillgänglighet.

Observera: Inkommande meddelanden kan endast automatiskt dirigeras till användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub eller Service Hub. Om användaren inte har tillgång till en betald plats kan du inte inkludera dem i dina regler för automatisk tilldelning.

• Så här redigerar du standardärendeegenskaperna, inklusive ärendepipeline och steg:
• Klicka på Redigera ärende bredvid inställningen Behandla inkommande konversationer som supportärenden .
• Använd rullgardinsmenyerna i den högra panelen för att redigera egenskaperna.
• Om du har ställt in automatiska tilldelningsregler i inkorgen kommer ärendeägaren som standard att vara samma som konversationsägaren. Om du vill ändra ärendeägaren klickar du på rullgardinsmenyn Ärendeägare och väljer ett annat alternativ.

• • Klicka på Spara.

• Klicka på Spara för att slutföra redigeringen av din reserv-e-postadress.

Om du har gjort några ändringar i konfigurationen eller routningsreglerna ser dina kontakter det uppdaterade från-namnet, från-adressen och e-postsignaturen när de får ett e-postmeddelande från dig.

Skapa en ny inkorg( endastProfessional eller Enterprise )

Användare med ett Professional- eller Enterprise-konto kan skapa flera inkorgar för konversationer. Detta är användbart om du har flera team som behöver åtkomst till konversationsverktyget, men du vill hålla dina meddelanden segmenterade och organiserade. Du kan t.ex. skapa en inkorg för försäljning för att hantera förfrågningar om priser och förpackningar och en inkorg för kundsupport för ditt supportteam för att hantera inkommande förfrågningar.

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Inkorg > Inkorgar.
• Bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Skapa ny inkorg.
• Ange ett namn för din inkorg i fältet Namn på teamets inkorg.
• Klicka på rullgardinsmenyn Vem har tillgång till ink orgen för att välja vem som kan se den här inkorgen. Du kan också lägga till eller ta bort teammedlemmar efter att du har skapat din inkorg.
  • Alla: alla HubSpot-användare i kontot kan komma åt inkorgen.
  • Specifika användare och team: endast utvalda användare eller team kan komma åt inkorgen.

Observera: inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald plats, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på otilldelade konversationer om de har tillgång till inkorgen.

Om du väljer Specifika användare och team kan användare med kontoåtkomst eller superadministratörsbehörighet se alla konversationer i inkorgen i portalen, men de kan inte vidta åtgärder i inkorgen, till exempel svara på en tråd, om de inte är valda som teammedlemmar i inkorgensåtkomstinställningar.

• Klicka på Nästa.
• Välj en kanal att ansluta, eller klicka på Anslut en kanal senare.
  • Anslut en e-postkanal för team
  • Anslut en chattkanal
  • Anslut ett Facebook Messenger-konto
  • Anslut ett supportformulär
  • Anslut ett WhatsApp Business-konto

När du navigerar till inställningarna för inkorgen visas en lista över anslutna kanaler. Du kan redigera inställningarna för befintliga kanaler eller ansluta ytterligare kanaler. Lär dig hur du skriver och svarar på e-post i inkorgen eller chattar med besökare på din webbplats.

Hantera kanalstatus

Du kan stänga av en ansluten kanal i dina inkorgsinställningar:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Inkorg > Inkorgar.
• Klicka för att slå på eller av statusknappen för en ansluten kanal.

Om en kanal stängs av kommer du inte längre att kunna skicka meddelanden från kanalen i HubSpot. Dessutom kommer inkommande meddelanden till kanalen inte att visas i konversationsverktyget och kommer inte att loggas till CRM.