Konfigurera inkorgen för konversationer

Inkorgen för konversationer är en central plats i ditt HubSpot-konto där meddelanden från alla dina anslutna kanaler visas. Du kan visa pågående konversationer, svara på meddelanden och skapa biljetter för att spåra kundernas problem.

Konfigurera standardinboxen

När du först skapar ett HubSpot-konto skapar HubSpot automatiskt en samtalsinkorg och tillhandahåller en reservmejladress. Du kan redigera reservmejladressen eller ansluta ytterligare kanaler för att börja ta emot meddelanden i inkorgen. Du kan också redigera vilka användare och team som har tillgång till samtalsinboxen.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.}
• Navigera till Inbox > Inboxer i menyn i vänster sidofält.
• Om du vill byta namn på inkorgen:
• Bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Byt namn på inkorg.
• Ange ett namn för inkorgen i dialogrutan och klicka på Byt namn.
• Om du vill ansluta en kanal för att börja ta emot meddelanden i inkorgen klickar du på Anslut en kanal och väljer sedan en kanal. Läs mer om hur du ansluter kanaler till inkorgen.

• Om du vill ansluta ett Slack-konto till inkorgen klickar du på Anslut Slack i avsnittet Slack-integration . Läs mer om hur du konfigurerar Slack-integrationen.

• Om du vill hantera vilka användare och team som kan komma åt inkorgen klickar du på fliken Tillgång .
  • Klicka på rullgardinsmenyn Vem har åtkomst till inkorgen och välj ett alternativ:
    • Alla: Alla HubSpot-användare på kontot har tillgång till inkorgen.
    • Specifika användare och team : Endast utvalda användare eller team har tillgång till inkorgen.
  • Klicka på Spara.

Observera: inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald plats, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på icke tilldelade konversationer om de har åtkomst till inkorgen.

Om du väljer Specifika användare och team kan användare med behörighetKonto eller Superadministratör se alla konversationer i inkorgen i portalen, men de kan inte vidta åtgärder i inkorgen, t.ex. svara på en tråd, om de inte har valts som teammedlemmar i inkorgensåtkomstinställningar.

Redigera reservmejladressen

En fallback-e-postadress är en e-postadress som HubSpot tillhandahåller och som gör det möjligt för dig att använda vissa HubSpot-verktyg, t.ex. biljettautomatisering, om du ännu inte har kopplat en team-e-postadress. Fallback-e-postadressen används också om teamets e-postadress plötsligt kopplas bort från inkorgen för konversationer.

När du konfigurerar inkorgen har du möjlighet att anpassa fallback-e-postadressen så att den omedelbart börjar skicka e-postmeddelanden. Om du inte vill använda reservmejladressen kan du lära dig hur du ansluter en teammejladress för att börja ta emot e-post i inkorgen.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.}
• Navigera till Inbox > Inboxar i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på Redigera bredvid reservmejladressen.

• Om du vill aktivera reservmejladressen för sändning markerar du kryssrutan Använd HubSpot-mejl för att skicka meddelanden på fliken Konfiguration .
• Om du vill anpassa det Från-namn som visas klickar du på rullgardinsmenyn Från-namn och väljer ett alternativ.

Observera: Du kan inte använda samma från-namn för flera fallback-e-postmeddelanden. Värdet för från-namnet måste vara unikt för fallback-e-postadressen.

• • Agent- och företagsnamn: Användarens namn och företagets namn visas när kontakten får ett e-postmeddelande. Ange företagsnamnet i textfältet.
  • Företagsnamn: Välj det här alternativet för att endast visa företagsnamnet. Ange företagsnamnet i textfältet.

• Om du vill anpassa Från-adressen väljer du radioknappen bredvid ett av alternativen.
  • Använd standard : Standardadressen för från-adress för användare i ett betalkonto visas som [användarnamn]@[subdomän].hs-inbox.com . Standardalternativet för gratisanvändare kommer att visas som [användarnamn]@[subdomän].hubspot-inbox.com.
  • Anpassa från adress: I textfältet anger du den e-postadress som du vill ska visas. Klicka på Verifiera adress för att bekräfta att du har tillgång till den e-postadressen.

• Du kan konfigurera fallback-e-postadressen som en vidarebefordringsadress i inställningarna för din e-postklient så att e-postmeddelanden som skickas till den e-postadressen vidarebefordras till konversationernas inkorg. Klicka på Kopiera bredvid fältet vidarebefordringsadress och lägg sedan till den som en vidarebefordringsadress i inställningarna för din e-postklient.
• Om du vill inkludera en signatur för teamets e-postmeddelanden:
  • Klicka på Lägg till teamets signatur. Denna signatur gäller endast e-postmeddelanden som skickas direkt från konversationernas inkorg. Läs mer om hur du konfigurerar din e-postsignatur för e-postmeddelanden som skickas från CRM-poster.
  • Anpassa teamets e-postsignatur i textrutan i redigeringsverktyget Simple eller klicka på HTML och redigera signaturen i HTML. Använd verktygsfältet för rik text längst ner för att formatera texten, infoga en länk eller infoga en bild. Om du vill infoga en personaliseringstoken som fyller i avsändarens namn klickar du på rullgardinsmenyn Infoga token och väljer Fullständigt namn, Förnamn eller Efternamn.

• Till höger kan du förhandsgranska hur från-namn, från e-post och e-postsignatur kommer att visas i kontaktpersonens inkorg och sedan klicka på Spara.
• När ett e-postmeddelande vidarebefordras till inkorgen loggas e-postmeddelandet som standard till den ursprungliga avsändarens kontaktpost. Om du vill stänga av den här inställningen så att e-postmeddelanden loggas till den avsändare som vidarebefordrade e-postmeddelandet klickar du på för att stänga av knappen Välj ursprunglig avsändare av vidarebefordrade e-postmeddelanden.

• Om du vill konfigurera dina tilldelningsregler klickar du på fliken Automation .
• Som standard kommer inkommande konversationer att lämnas odelade i inkorgen. Om du är tilldelad en betald plats iSales Hub eller Service Hub kan du ställa in rutningsregler för att automatiskt dirigera inkommande e-post till specifika användare och team i ditt konto:
  • Klicka för att aktivera knappen Tilldela konversationer automatiskt .
  • Klicka på rullgardinsmenyn Tilldela till och välj ett routningsalternativ:

• • • Specifika användare och team : Tilldela inkommande e-post till de valda användarna eller teamen. Välj användare eller team i rullgardinsmenyn Specifika användare och team.
    • Kontaktägare: Tilldela inkommande e-post till en kontakts ägare. Kontakten måste ha en ägare tilldelad till sin post och spåras med en cookie. Om ägaren är offline skickas inlagan via e-post till besökarens ägare.

Observera: Inkommande meddelanden kan endast dirigeras automatiskt till användare med tilldelade betalda platser för Sales Hub eller Service Hub. Om användaren inte har tillgång till en betald plats kan du inte inkludera dem i dina automatiska tilldelningsregler.

• Så här redigerar du standardbiljettegenskaperna, inklusive biljettpipeline och steg:
• Klicka på Redigera biljett bredvid inställningen Behandla inkommande samtal som supportärenden .
• I den högra panelen använder du rullgardinsmenyerna för att redigera egenskaperna.
• Om du har ställt in automatiska tilldelningsregler i inkorgen är biljettägaren som standard samma som samtalsägaren. Om du vill ändra biljettägaren klickar du på rullgardinsmenyn Biljettägare och väljer ett annat alternativ.

• • Klicka på Spara.

• Klicka på Spara om du vill avsluta redigeringen av din reservmejladress.

Om du har gjort några ändringar i konfigurationen eller routningsreglerna kommer dina kontakter att se det uppdaterade från-namnet, från-adressen och e-postsignaturen när de får ett e-postmeddelande från dig.

Skapa en ny inkorg (endastProfessional eller Enterprise )

Användare på ett Professional- eller Enterprise-konto kan skapa flera inboxar för konversationer. Detta är användbart om du har flera team som behöver tillgång till konversationsverktyget, men du vill hålla dina meddelanden segmenterade och organiserade. Du kan till exempel skapa en inbox för försäljning för att hantera förfrågningar om priser och förpackningar och en inbox för kundsupport för ditt supportteam för att hantera inkommande förfrågningar.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera till Inbox > Inboxar i menyn i vänster sidofält.
• Bredvid rullgardinsmenyn Aktuell vy klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Skapa ny inkorg.
• Ange ett namn för din inkorg i fältet Team inbox name .
• Klicka på rullgardinsmenyn Vem har åtkomst till inkorgen för att välja vem som kan se den här inkorgen. Du kan också lägga till eller ta bort teammedlemmar efter att du har skapat din inkorg.
  • Alla: Alla HubSpot-användare på kontot har tillgång till inkorg.
  • Specifika användare och team : Endast utvalda användare eller team har tillgång till inkorgen.

Observera: inkommande konversationer kan endast tilldelas automatiskt till användare med en betald plats, men gratisanvändare kan fortfarande tilldela och svara på icke tilldelade konversationer om de har åtkomst till inkorgen.

Om du väljer Specifika användare och team kan användare med behörighet förKonto eller Superadministratör visa alla konversationer i inkorgen i portalen, men kan inte vidta åtgärder i inkorgen, till exempel svara på en tråd, om de inte är valda som teammedlemmar i inkorgensåtkomstinställningar.

• Klicka på Nästa.
• Välj en kanal att ansluta eller klicka på Anslut en kanal senare.
  • Anslut en e-postkanal för teamet
  • Anslut en chattkanal
    
  • Anslut ett Facebook Messenger-konto
  • Anslut ett supportformulär
  • Anslut ett WhatsApp Business-konto

När du navigerar till inställningarna för inkorgen visas en lista över anslutna kanaler. Du kan redigera de befintliga kanalernas inställningar eller ansluta ytterligare kanaler. Lär dig hur du skriver och svarar på e-postmeddelanden i inkorgen eller chattar med besökare på din webbplats.

Hantera kanalstatus

Du kan stänga av en ansluten kanal i inställningarna för inkorgen:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera till Inbox > Inboxer i menyn i den vänstra sidofältet.
• Klicka för att växla på statusbrytaren på eller av för en ansluten kanal.

Om en kanal stängs av kan du inte längre skicka meddelanden från kanalen i HubSpot. Dessutom kommer alla inkommande meddelanden till kanalen inte att visas i konversationsverktyget och kommer inte heller att loggas till CRM.