Määritä keskustelujen saapuneet-kansiot

Keskustelujen saapuneet viestit on HubSpot-tilisi keskeinen paikka, jossa kaikkien yhdistettyjen kanavien viestit näkyvät. Voit tarkastella käynnissä olevia keskusteluja, vastata viesteihin ja luoda tikettejä asiakkaiden ongelmien seuraamiseksi.

Oletusarvoisen saapuneet-kansioiden määrittäminen

Kun luot HubSpot-tilin ensimmäistä kertaa, HubSpot luo automaattisesti keskustelujen saapuneet-kansiot ja määrittää varasähköpostiosoitteen. Voit muokata varasähköpostiosoitetta tai liittää lisäkanavia, jotta voit alkaa vastaanottaa viestejä postilaatikkoon. Voit myös muokata sitä, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät käyttämään keskustelujen postilaatikkoa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Voit nimetä postilaatikon uudelleen:
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Nimeä saapuneet-kansiot uudelleen.
• Kirjoita valintaikkunaan nimi saapuneille postilaatikoille ja valitse Nimeä uudelleen.
• Jos haluat liittää kanavan, jotta voit aloittaa viestien vastaanottamisen saapuneet-kansiossa: Valitse Liitä kanava ja valitse kanava. Lisätietoja kanavien liittämisestä saapuvien viestien kansioon.

• Jos haluat liittää Slack-tilin postilaatikkoon, valitse Slack-integraatio-osiossa Yhdistä Slack. Lisätietoja Slack-integraation määrittämisestä.

• Jos haluat hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit voivat käyttää saapuneet-kansiota, napsauta Access-välilehteä ja valitse vaihtoehto:
  • • Kaikkien käytettävissä: Kaikki tilin HubSpot-käyttäjät voivat käyttää saapuneet-kansiota.
    • Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää tätä saapuneet-kansiota.
  • Napsauta Tallenna.

Muokkaa varasähköpostiosoitetta

Varasähköpostiosoite on HubSpotin tarjoama sähköposti, jonka avulla voit käyttää tiettyjä HubSpotin työkaluja, kuten tiketin automatisointia, jos et ole vielä yhdistänyt tiimin sähköpostiosoitetta. Varasähköpostia käytetään myös, jos tiimin sähköpostiosoite katkeaa yhtäkkiä keskustelujen saapuneet-kansiosta.

Kun määrittelet saapuneet-kansiota, sinulla on mahdollisuus mukauttaa varasähköpostiosoite niin, että se aloittaa sähköpostien lähettämisen välittömästi. Jos et halua käyttää varasähköpostiosoitetta, opettele liittämään tiimin sähköpostiosoite, jotta voit aloittaa sähköpostien vastaanottamisen postilaatikkoon.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta varasähköpostiosoitteen vieressä Muokkaa.

• Jos haluat ottaa varasähköpostiosoitteen käyttöön lähettämistä varten, valitse Configuration (Määritykset ) -välilehdellä Use the HubSpot email for sending messages (Käytä HubSpot-sähköpostia viestien lähettämiseen ) -valintaruutu.
• Jos haluat mukauttaa näkyviin tulevaa From-nimeä, napsauta From name -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto.

Huomaa: et voi käyttää samaa From-nimeä useissa varasähköposteissa. From-nimen arvon on oltava yksilöllinen varasähköpostiosoitteelle.

• • Agentin ja yrityksen nimi: Käyttäjän nimi ja yrityksen nimi näkyvät, kun yhteyshenkilö saa sähköpostiviestin. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
  • Yrityksen nimi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää vain yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.

• Jos haluat mukauttaa lähettäjän osoitteen, valitse jonkin vaihtoehdon vieressä oleva valintaruutu .
  • Käytä oletusosoitetta: maksullisen tilin käyttäjien oletuslähetysosoite on [käyttäjätunnus]@[alatoimialueen].hs-inbox.com. Ilmaiskäyttäjien oletusvaihtoehto näkyy muodossa [käyttäjätunnus]@[aladomain].hubspot-inbox.com.
  • Mukauta osoitteesta: Kirjoita tekstikenttään sähköpostiosoite , jonka haluat näkyvän. Vahvista, että sinulla on pääsy kyseiseen sähköpostiin, napsauttamalla Vahvista osoite.

• Voit määrittää varasähköpostiosoitteen edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelmasi asetuksissa, jotta kyseiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostit ohjataan keskustelujen saapuneet-kansioon. Napsauta Kopioi edelleenlähetysosoite-kentän vieressä olevaa Kopioi ja lisää se sitten edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelmasi asetuksiin.
• Tiimin sähköpostin allekirjoituksen lisääminen:
  • Napsauta Lisää tiimin allekirjoitus. Tämä allekirjoitus koskee vain sähköpostiviestejä, jotka lähetetään suoraan keskustelujen saapuneet-kansiosta. Lue, miten voit määrittää sähköpostin allekirjoituksen CRM-tietueista lähetettäville sähköposteille.
  • Muokkaa tiimin sähköpostin allekirjoitusta tekstiruudussa Yksinkertainen-editorilla tai valitse HTML ja muokkaa allekirjoitusta HTML-muodossa. Käytä alareunassa olevaa rikkaan tekstin työkaluriviä tekstin muotoilemiseen, linkin lisäämiseen tai kuvan lisäämiseen. Jos haluat lisätä personointimerkin, joka täyttää lähettäjän nimen, napsauta Insert Token (Lisää merkki ) -pudotusvalikkoa ja valitse Full name( Koko nimi), First name (Etunimi) tai Last name (Sukunimi).

• Esikatsele oikealla, miten lähettäjän nimi, lähettäjän sähköpostiosoite ja allekirjoitus näkyvät yhteystiedon saapuneissa sähköpostiviesteissä, ja napsauta sitten Tallenna.
• Oletusarvoisesti, kun sähköpostiviesti välitetään saapuneisiin sähköpostilaatikkoon, sähköposti kirjautuu alkuperäisen lähettäjän yhteystietueeseen. Jos haluat poistaa tämän asetuksen käytöstä niin, että sähköpostit kirjautuvat sähköpostin lähettäneelle lähettäjälle, napsauta Valitse alkuperäinen lähettäjä sähköpostin välityksissä -kytkintä pois päältä.

Huomaa: vain alkuperäiset CC-vastaanottajat näkyvät keskustelun saapuneet-kansiossa ja tietueen aikajanalla. CC-kenttään sähköpostin välittämisen yhteydessä lisättyjä vastaanottajia ei näytetä.

• Voit määrittää osoitussääntöjä napsauttamalla Automaatio-välilehteä .
• Jos sinulle on määritetty maksullinenSales Hub- tai Service Hub -paikka, voit määrittää reitityssääntöjä, joiden avulla saapuvat sähköpostiviestit ohjataan automaattisesti tietyille käyttäjille ja tiimeille tililläsi:
  • Napsauta kytkeäksesi Automaattisesti kohdista keskustelut -kytkimen päälle.
  • Napsauta Assign to (Määritä kohteelle ) -pudotusvalikkoa ja valitse reititysvaihtoehto:

• • • Tietyt käyttäjät ja tiimit: Määritä saapuvat sähköpostiviestit valituille käyttäjille tai tiimeille. Valitse käyttäjät tai tiimit Tietyt käyttäjät ja tiimit -pudotusvalikosta.
    • Yhteyshenkilön omistaja: Määritä saapuvat sähköpostiviestit yhteyshenkilön omistajalle. Yhteystiedolle on määritettävä omistaja ja sitä on seurattava evästeellä. Jos omistaja on offline-tilassa, lähetys lähetetään sähköpostitse vierailijan omistajalle.
  • Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut osoitetaan vain sellaisille edustajille, jotka ovat käytettävissä. Jos yhtään agenttia ei ole käytettävissä, sähköpostikeskustelua ei osoiteta. Voit poistaa valintaruudun Assign to available users only (Määritä vain käytettävissä oleville käyttäjille ), jos haluat poistaa määrityksen käytöstä agenttien saatavuuden perusteella.

Huomaa: saapuvat viestit voidaan ohjata automaattisesti vain käyttäjille, joille on määritetty maksullisia Sales Hub- tai Service Hub -paikkoja. Jos käyttäjällä ei ole käytössä maksullista paikkaa, et voi sisällyttää häntä automaattisiin määrityssääntöihin.

• Voit muokata tiketin oletusominaisuuksia, mukaan lukien tikettiputki ja -vaihe:
• Napsauta Muokkaa tikettiä Käsittele saapuvat keskustelut tukitiketteinä -asetuksen vieressä olevaa Muokkaa tikettiä .
• Muokkaa ominaisuuksia oikeanpuoleisessa paneelissa pudotusvalikoiden avulla.
• Oletusarvoisesti, jos olet määrittänyt automaattiset määrityssäännöt saapuneessa postilaatikossa, tiketin omistaja on sama kuin keskustelun omistaja. Jos haluat muuttaa tiketin omistajaa, napsauta Ticket owner (Tiketin omistaja ) -pudotusvalikkoa ja valitse toinen vaihtoehto.

• • Napsauta Tallenna.

• Voit viimeistellä varasähköpostiosoitteen muokkaamisen valitsemalla Tallenna.

Jos olet tehnyt muutoksia asetuksiin tai reitityssääntöihin, yhteystietosi näkevät päivitetyn lähettäjän nimen, lähettäjän osoitteen ja sähköpostisignaation, kun he saavat sinulta sähköpostia.

Luo uusi postilaatikko( vainProfessional tai Enterprise )

Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat luoda useita keskustelujen postilaatikoita. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on useita tiimejä, jotka tarvitsevat pääsyä keskustelutyökaluun, mutta haluat pitää viestisi segmentoituina ja järjestettyinä. Voit esimerkiksi luoda myynnin postilaatikon hinnoittelua ja pakkausta koskevien tiedustelujen hallintaa varten ja asiakastuen postilaatikon tukitiimillesi saapuvien pyyntöjen hallintaa varten.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Luo uusi saapuneet-kansio.
• Kirjoita joukkueen postilaatikon nimi -kenttään nimi postilaatikolle.
• Napsauta Kuka saa postilaatikko-oikeudet -pudotusvalikkoa valitaksesi, kuka voi nähdä tämän postilaatikon. Voit myös lisätä tai poistaa tiimin jäseniä postilaatikon luomisen jälkeen.
  • Kaikki: kaikki tilin HubSpot-käyttäjät voivat käyttää postilaatikkoa.
  • Tietyt käyttäjät ja tiimit: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää postilaatikkoa.

Huomaa: saapuvat keskustelut voidaan automaattisesti määrittää vain käyttäjille, joilla on maksullinen käyttöoikeus, mutta ilmaiskäyttäjät voivat silti määrittää ja vastata määrittelemättömiin keskusteluihin, jos heillä on pääsy postilaatikkoon.

Jos valitset Tietyt käyttäjät ja tiimit, käyttäjät, joilla on tili- tai superkäyttäjäoikeudet, voivat tarkastella portaalin kaikkia saapuneet keskustelut -kansioita, mutta eivät voi tehdä saapuneet-kansiossa toimenpiteitä, kuten vastata viestiketjuun, ellei heitä ole valittu tiimin jäseniksi saapuneet-kansionkäyttöoikeusasetuksissa.

• Napsauta Seuraava.
• Valitse yhdistettävä kanava tai valitse Yhdistä kanava myöhemmin.

Lisätietoja kanavien liittämisestä keskustelujen saapuneet-kansioon.

Kun siirryt Saapuneet-kansion asetuksiin, näkyviin tulee luettelo liitetyistä kanavista. Voit muokata olemassa olevien kanavien asetuksia tai liittää uusia kanavia. Opi, miten voit laatia sähköpostiviestejä ja vastata niihin saapuneissa viesteissä tai keskustella verkkosivuston kävijöiden kanssa.

Kanavan tilan hallinta

Voit kytkeä yhdistetyn kanavan pois päältä postilaatikon asetuksista:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta kytkeäksesi yhdistetyn kanavan tilakytkimen päälle tai pois päältä.

Jos kanava kytketään pois päältä, et voi enää lähettää viestejä kanavasta HubSpotissa. Kanavalle saapuvat viestit eivät myöskään näy Keskustelut-työkalussa, eikä niitä kirjata CRM:ään.