Määritä keskustelut saapuneet-kansiot

keskustelut saapuneet viestit on HubSpot-tilisi keskeinen paikka, jossa kaikkien yhdistettyjen kanavien viestit näkyvät. Voit tarkastella käynnissä olevia keskustelut, vastata viesteihin ja luoda tikettejä asiakkaiden ongelmien seuraamiseksi.

Määritä oletusarvoinen postilaatikko

Kun luot HubSpot-tilin ensimmäistä kertaa, HubSpot luo automaattisesti keskustelut postilaatikon ja varasähköpostiosoitteen. Voit muokata varasähköpostiosoitetta tai liittää lisäkanavia, jotta voit alkaa vastaanottaa viestejä postilaatikkoon. Voit myös muokata sitä, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät käyttämään keskustelut postilaatikkoa.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Saapuneiden postilaatikon nimeäminen uudelleen:
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Nimeä saapuneet-kansiot uudelleen.
• Kirjoita valintaikkunaan nimi saapuneille postilaatikoille ja valitse Nimeä uudelleen.
• Jos haluat liittää kanavan, jotta voit aloittaa viestien vastaanottamisen saapuneet-kansiossa: Valitse Liitä kanava ja valitse kanava. Lisätietoja kanavien liittämisestä saapuvien viestien kansioon.

• Jos haluat yhdistää Slack-tilin saapuneet-kansioon, valitse Slack-integraatio-osassa Connect Slack. Lisätietoja Slack-integraation määrittämisestä.

• Jos haluat hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit voivat käyttää saapuneet-kansiota, napsauta Käyttövaltuudet-välilehteä ja valitse vaihtoehto:
  • • Kaikkien käytettävissä: Kaikki tilin HubSpot-käyttäjät voivat käyttää saapuneet-kansiota.
    • Valitse käyttäjät ja tiimit, jotka voivat muokata: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää tätä saapuneet-kansiota.
  • Napsauta Tallenna.

Muokkaa varasähköpostiosoitetta

Varasähköposti on HubSpotin tarjoama sähköposti, jonka avulla voit käyttää tiettyjä HubSpotin työkaluja, kuten tiketin automatisointia, jos et ole vielä yhdistänyt tiimisähköposti. Varasähköpostia käytetään myös, jos tiimisähköposti katkeaa yhtäkkiä keskustelut saapuvien viestien yhteydestä.

Saapuneet-kansiota määritettäessä voit mukauttaa varasähköpostiosoitteen, josta voit aloittaa sähköpostien lähettämisen välittömästi. Jos et halua käyttää varasähköpostiosoitetta, opettele liittämään tiimisähköposti, jotta voit aloittaa sähköpostiviestien vastaanottamisen postilaatikkoon.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta varasähköpostin vieressä Muokkaa.

• Jos haluat ottaa varasähköpostiosoitteen käyttöön lähettämistä varten, valitse Configuration (Määritykset ) -välilehdellä Use the HubSpot email for sending messages (Käytä HubSpot-sähköpostia viestien lähettämiseen ) -valintaruutu.
• Jos haluat mukauttaa näkyviin tulevaa From-nimeä, napsauta From name -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto.

Huomaa: et voi käyttää samaa from-nimeä useissa varasähköposteissa. From-nimen arvon on oltava yksilöllinen varasähköpostiosoitteelle.

• • Agentin ja yrityksen nimi: Käyttäjän nimi ja yrityksen nimi näkyvät, kun yhteyshenkilö saa sähköpostiviestin. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
  • Yrityksen nimi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää vain yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.

• Jos haluat mukauttaa lähettäjän osoitteen, valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
  • Käytä oletusosoitetta: maksullisen tilin käyttäjien oletuslähetysosoite on [käyttäjätunnus]@[aladomain].hs-inbox.com. Ilmaiskäyttäjien oletusvaihtoehto näkyy muodossa [käyttäjätunnus]@[aladomain].hubspot-inbox.com.
  • Mukauta osoitteesta: Kirjoita tekstikenttään sähköpostiosoite , jonka haluat näkyvän. Vahvista, että sinulla on pääsy kyseiseen sähköpostiin, napsauttamalla Vahvista osoite.

• Voit määrittää varasähköpostin sähköpostiohjelmasi asetuksissa edelleenlähetysosoitteeksi, jolloin kyseiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostiviestit ohjataan keskustelut saapuneisiin postilaatikkoihin. Napsauta Kopioi edelleenlähetysosoite-kentän vieressä olevaa Kopioi ja lisää se sitten edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelmasi asetuksiin.
• tiimisähköposti allekirjoituksen lisääminen:
  • Napsauta Lisää tiimin allekirjoitus. Tämä allekirjoitus koskee vain sähköpostiviestejä, jotka lähetetään suoraan keskustelut saapuneet-kansiosta. Lue, miten voit määrittää sähköpostin allekirjoituksen CRM-tietueista lähetettäville sähköposteille.
  • Muokkaa tiimisähköposti allekirjoitusta tekstiruudussa Yksinkertainen-editorilla tai valitse HTML ja muokkaa allekirjoitusta HTML-muodossa. Käytä alareunassa olevaa rikkaan tekstin työkaluriviä tekstin muotoilemiseen, linkin lisäämiseen tai kuvan lisäämiseen. Jos haluat lisätä personointimerkki, joka täyttää lähettäjän nimen, napsauta Insert Token (Lisää merkki ) -pudotusvalikkoa ja valitse Full name( Koko nimi), First name (Etunimi) tai Last name (Sukunimi).

• Tarkastele oikealla puolella, miten vastaanottajan nimi, vastaanottajan sähköpostiosoite ja sähköpostin allekirjoitus näkyvät yhteystiedon saapuneissa sähköposteissa, ja napsauta sitten Tallenna.
• Oletusarvoisesti, kun sähköpostiviesti välitetään saapuneet-kansioon, sähköposti kirjautuu alkuperäisen lähettäjän yhteystietueeseen. Jos haluat poistaa tämän asetuksen käytöstä niin, että sähköpostit kirjautuvat sähköpostin lähettäneelle lähettäjälle, napsauta Valitse alkuperäinen lähettäjä sähköpostin välityksissä -kytkintä pois päältä.

Huomaa: vain alkuperäiset CC-vastaanottajat näkyvät keskustelun saapuneet-kansiossa ja tallenteen aikajana. CC-kenttään sähköpostin välittämisen yhteydessä lisättyjä vastaanottajia ei näytetä.

• Voit määrittää määrityssääntöjä napsauttamalla Automaatio-välilehteä .
• Jos sinulle on määritetty maksullinen Sales Hub tai Service Hub -paikka, voit määrittää reitityssäännöt, joiden avulla saapuvat sähköpostiviestit ohjataan automaattisesti tietyille käyttäjille ja tiimeille tililläsi:
  • Napsauta kytkeäksesi Automaattisesti kohdista keskustelut -kytkimen päälle.
  • Napsauta Assign to (Määritä kohteelle ) -pudotusvalikkoa ja valitse reititysvaihtoehto:

• • • Tietyt käyttäjät ja tiimit: Määritä saapuvat sähköpostit valituille käyttäjille tai tiimeille. Valitse käyttäjät tai tiimit pudotusvalikosta Tietyt käyttäjät ja tiimit.
    • Yhteyshenkilön omistaja: Määritä saapuvat sähköpostiviestit yhteyshenkilön omistaja. Yhteystiedolle on määritettävä omistaja ja sitä on seurattava evästeellä. Jos omistaja on offline-tilassa, lähetys lähetetään sähköpostitse vierailijan omistaja.
  • Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut osoitetaan vain sellaisille edustajille, jotka ovat käytettävissä. Jos yhtään agenttia ei ole käytettävissä, sähköpostikeskustelu jätetään osoittamatta. Voit poistaa valintaruudun Assign to available users only (Määritä vain käytettävissä oleville käyttäjille ) valintaruudun käytöstä, jos haluat poistaa määrityksen agenttien saatavuuden perusteella.

Huomaa: saapuvat viestit voidaan ohjata automaattisesti vain käyttäjille, joille on määritetty maksulliset Sales Hub tai Service Hub -paikat. Jos käyttäjällä ei ole maksullista paikkaa, et voi sisällyttää häntä automaattisiin määrityssääntöihin.

• Voit muokata lipun oletusominaisuuksia, mukaan lukien palvelupyyntöputki ja vaihe:
• Napsauta Muokkaa tikettiä Käsittele saapuvat keskustelut tukitukilippuina -asetuksen vieressä olevaa Muokkaa tikettiä -painiketta.
• Muokkaa ominaisuuksia oikeanpuoleisessa paneelissa pudotusvalikoiden avulla.
• Oletusarvoisesti, jos olet määrittänyt automaattiset määrityssäännöt saapuneessa postilaatikossa, tiketin omistaja on sama kuin keskustelun omistaja. Jos haluat muuttaa tiketin omistaja, napsauta Ticket omistaja (Tiketin omistaja ) -pudotusvalikkoa ja valitse toinen vaihtoehto.

• • Napsauta Tallenna.

• Lopeta varasähköpostiosoitteen muokkaaminen valitsemalla Tallenna.

Jos olet tehnyt muutoksia asetuksiin tai reitityssääntöihin, yhteystietosi näkevät päivitetyn lähettäjän nimen, lähettäjän osoitteen ja sähköpostin allekirjoituksen, kun he saavat sinulta sähköpostia.

Luo uusi postilaatikko( vainProfessional tai Enterprise )

Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat luoda useita keskustelut. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on useita tiimejä, jotka tarvitsevat pääsyä keskustelut, mutta haluat pitää viestisi segmentoituina ja järjestettyinä. Voit esimerkiksi luoda myynnin postilaatikon hinnoittelua ja pakkausta koskevien tiedustelujen hallintaa varten ja saapuvat tukipostit tukitiimillesi saapuvien pyyntöjen hallintaa varten.

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Luo uusi saapuneet-kansio.
• Kirjoita joukkueen postilaatikon nimi -kenttään nimi postilaatikolle.
• Napsauta Kuka saa postilaatikko-oikeudet -pudotusvalikkoa valitaksesi, kuka voi nähdä tämän postilaatikon. Voit myös lisätä tai poistaa tiimin jäseniä postilaatikon luomisen jälkeen.
  • Kaikki: kaikki tilin HubSpot-käyttäjät voivat käyttää postilaatikkoa.
  • Tietyt käyttäjät ja tiimit: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää postilaatikkoa.

Huomaa: saapuvat keskustelut voidaan automaattisesti määrittää vain käyttäjille, joilla on maksullinen käyttöoikeus, mutta ilmaiset käyttäjät voivat silti määrittää ja vastata määrittelemättömiin keskustelut, jos heillä on pääsy postilaatikkoon.

Jos valitset Tietyt käyttäjät ja tiimit, käyttäjät, joilla on tili- tai Pääjärjestelmänvalvoja oikeudet , voivat tarkastella kaikkia portaalin postilaatikkoon tulevia keskustelut, mutta he eivät voi tehdä toimia postilaatikossa, kuten vastata viestiketjuun, elleivät he ole valinneet tiimin jäseniä postilaatikonkäyttöoikeusasetuksissa.

• Napsauta Seuraava.
• Valitse yhdistettävä kanava tai valitse Yhdistä kanava myöhemmin.

Lue lisää kanavien yhdistämisestä keskustelut saapuneiden viestien kansioon.

Kun siirryt Saapuneet-kansioiden asetuksiin, näkyviin tulee luettelo liitetyistä kanavista. Voit muokata olemassa olevien kanavien asetuksia tai liittää uusia kanavia. Opi, miten voit laatia sähköpostiviestejä ja vastata niihin saapuneissa sähköpostiviesteissä tai keskustella verkkosivuston kävijöiden kanssa.

Kanavan tilan hallinta

Voit kytkeä yhdistetyn kanavan pois päältä postilaatikon asetuksista:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta kytkeäksesi tilakytkimen päälle tai pois päältä yhdistetyn kanavan osalta.

Jos kanava poistetaan käytöstä, et voi enää lähettää viestejä kanavalta HubSpotissa. Kanavalle saapuvat viestit eivät myöskään näy keskustelut, eikä niitä kirjata CRM:ään.