Määritä keskustelujen saapuneet-kansiot

Keskustelujen saapuneet viestit on HubSpot-tilisi keskeinen paikka, jossa kaikkien yhdistettyjen kanavien viestit näkyvät. Voit tarkastella käynnissä olevia keskusteluja, vastata viesteihin ja luoda tikettejä asiakkaiden ongelmien seuraamiseksi.

Oletusarvoisen saapuneet-kansioiden määrittäminen

Kun luot HubSpot-tilin ensimmäistä kertaa, HubSpot luo automaattisesti keskustelujen saapuneet-kansiot ja määrittää varasähköpostiosoitteen. Voit muokata varasähköpostiosoitetta tai liittää lisäkanavia, jotta voit alkaa vastaanottaa viestejä postilaatikkoon. Voit myös muokata sitä, mitkä käyttäjät ja tiimit pääsevät käyttämään keskustelujen postilaatikkoa.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Voit nimetä postilaatikon uudelleen:
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Nimeä saapuneet-kansiot uudelleen.
• Kirjoita valintaikkunaan nimi saapuneille postilaatikoille ja valitse Nimeä uudelleen.
• Jos haluat liittää kanavan, jotta voit aloittaa viestien vastaanottamisen saapuneet-kansiossa: Valitse Liitä kanava ja valitse kanava. Lisätietoja kanavien liittämisestä saapuvien viestien kansioon.

• Jos haluat liittää Slack-tilin postilaatikkoon, valitse Slack-integraatio-osiossa Yhdistä Slack. Lisätietoja Slack-integraation määrittämisestä.

• Jos haluat hallita, mitkä käyttäjät ja tiimit voivat käyttää postilaatikkoa, napsauta Access-välilehteä .
  • Napsauta pudotusvalikkoa Kenellä on pääsy postilaatikkoon ja valitse vaihtoehto:
    • Kaikki: kaikki tilin HubSpot-käyttäjät voivat käyttää postilaatikkoa.
    • Tietyt käyttäjät ja tiimit: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää tätä postilaatikkoa.
  • Napsauta Tallenna.

Huomaa: saapuvat keskustelut voidaan määrittää automaattisestivain käyttäjille, joilla on maksullinen käyttöoikeus, mutta ilmaiset käyttäjät voivat silti määrittää ja vastata määrittelemättömiin keskusteluihin, jos heillä on pääsy postilaatikkoon.

Josvalitset Määritetyt käyttäjät ja tiimit, käyttäjät, joilla on tili- tai superkäyttäjäoikeudet, voivat tarkastella kaikkia portaalin postilaatikkoon tulevia keskusteluja, mutta eivät voi tehdä postilaatikossa toimenpiteitä, kuten vastata viestiketjuun, elleivät he ole valittuja tiimin jäseniksi postilaatikonkäyttöoikeusasetuksissa.

Muokkaa varasähköpostiosoitetta

Varasähköpostiosoite on HubSpotin tarjoama sähköposti, jonka avulla voit käyttää tiettyjä HubSpotin työkaluja, kuten tiketin automatisointia, jos et ole vielä yhdistänyt tiimin sähköpostiosoitetta. Varasähköpostia käytetään myös, jos tiimin sähköpostiosoite katkaistaan yhtäkkiä keskustelujen saapumislaatikosta.

Kun määrittelet saapuneet-kansiota, sinulla on mahdollisuus mukauttaa varasähköpostiosoite niin, että se aloittaa sähköpostien lähettämisen välittömästi. Jos et halua käyttää varasähköpostiosoitetta, opettele liittämään tiimin sähköpostiosoite, jotta voit aloittaa sähköpostien vastaanottamisen postilaatikkoon.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta varasähköpostiosoitteen vieressä Muokkaa.

• Jos haluat ottaa varasähköpostiosoitteen käyttöön lähetystä varten, valitse Configuration (Määritykset ) -välilehdellä Use the HubSpot email for sending messages ( Käytä HubSpot-sähköpostia viestien lähettämiseen ) -valintaruutu.
• Jos haluat mukauttaa näkyviin tulevaa From-nimeä, napsauta From name -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto.

Huomaa: et voi käyttää samaa From-nimeä useissa varasähköposteissa. From-nimen arvon on oltava yksilöllinen varasähköpostiosoitteelle.

• • Agentin ja yrityksen nimi: Käyttäjän nimi ja yrityksen nimi näkyvät, kun yhteyshenkilö saa sähköpostiviestin. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
  • Yrityksen nimi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää vain yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.

• Jos haluat mukauttaa lähettäjän osoitteen, valitse jonkin vaihtoehdon vieressä oleva valintapainike .
  • Käytä oletusosoitetta: maksullisen tilin käyttäjien oletuslähetysosoite näkyy muodossa [käyttäjätunnus]@[alitoimipaikka].hs-inbox.com. Ilmaiskäyttäjien oletusvaihtoehto näkyy muodossa [käyttäjätunnus]@[aladomain].hubspot-inbox.com.
  • Mukauta osoitteesta: Kirjoita tekstikenttään sähköpostiosoite , jonka haluat näkyvän. Vahvista, että sinulla on pääsy kyseiseen sähköpostiin, napsauttamalla Vahvista osoite.

• Voit määrittää varasähköpostiosoitteen edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelmasi asetuksissa, jotta kyseiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetyt sähköpostit ohjataan keskustelujen saapuneet-kansioon. Napsauta Kopioi edelleenlähetysosoite-kentän vieressä olevaa Kopioi ja lisää se sitten edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostiohjelmasi asetuksiin.
• Tiimin sähköpostin allekirjoituksen lisääminen:
  • Napsauta Lisää tiimin allekirjoitus. Tämä allekirjoitus koskee vain sähköpostiviestejä, jotka lähetetään suoraan keskustelujen saapuneet-kansiosta. Lue, miten voit määrittää sähköpostin allekirjoituksen CRM-tietueista lähetettäville sähköposteille.
  • Muokkaa tiimin sähköpostin allekirjoitusta tekstiruudussa Yksinkertainen-editorilla tai valitse HTML ja muokkaa allekirjoitusta HTML-muodossa. Käytä alareunassa olevaa rikkaan tekstin työkaluriviä tekstin muotoilemiseen, linkin lisäämiseen tai kuvan lisäämiseen. Jos haluat lisätä personointimerkin, joka täyttää lähettäjän nimen, napsauta Insert Token (Lisää merkki ) -pudotusvalikkoa ja valitse Full name( Koko nimi), First name (Etunimi) tai Last name (Sukunimi).

• Esikatsele oikealla, miten lähettäjän nimi, lähettäjän sähköpostiosoite ja sähköpostin allekirjoitus näkyvät yhteystiedon saapuneet-kansiossa, ja napsauta sitten Tallenna.
• Oletusarvoisesti, kun sähköpostiviesti ohjataan saapuneet-kansioon, sähköposti kirjautuu alkuperäisen lähettäjän yhteystietueeseen. Jos haluat poistaa tämän asetuksen käytöstä niin, että sähköpostit kirjautuvat sähköpostin lähettäneelle lähettäjälle, napsauta Valitse alkuperäinen lähettäjä sähköpostin välityksissä -kytkintä pois päältä.

• Voit määrittää määrityssääntöjä napsauttamalla Automaatio-välilehteä .
• Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut jätetään määrittelemättä saapuneet-kansiossa. Jos sinulle on määritetty maksullinenSales Hub- tai Service Hub -paikka, voit määrittää reitityssääntöjä, joiden avulla saapuvat sähköpostiviestit ohjataan automaattisesti tietyille käyttäjille ja tiimeille tililläsi:
  • Napsauttamalla tätä voit kytkeä Automaattisesti kohdista keskustelut -kytkimen päälle.
  • Napsauta Assign to (Määritä kohteelle ) -pudotusvalikkoa ja valitse reititysvaihtoehto:

• • • Tietyt käyttäjät ja tiimit: Määritä saapuvat sähköpostiviestit valituille käyttäjille tai tiimeille. Valitse käyttäjät tai tiimit Tietyt käyttäjät ja tiimit -pudotusvalikosta.
    • Yhteyshenkilön omistaja: Määritä saapuvat sähköpostiviestit yhteyshenkilön omistajalle. Yhteystiedolle on määritettävä omistaja ja sitä on seurattava evästeellä. Jos omistaja on offline-tilassa, lähetys lähetetään sähköpostitse vierailijan omistajalle.

Huomaa: saapuvat viestit voidaan ohjata automaattisesti vain käyttäjille, joille on määritetty maksulliset Sales Hub- tai Service Hub -paikat. Jos käyttäjällä ei ole pääsyä maksulliseen paikkaan, et voi sisällyttää häntä automaattisiin osoitussääntöihin.

• Voit muokata tiketin oletusominaisuuksia, mukaan lukien tikettiputki ja -vaihe:
• Napsauta Muokkaa tikettiä Käsittele saapuvat keskustelut tukitiketteinä -asetuksen vieressä olevaa Muokkaa tikettiä .
• Muokkaa ominaisuuksia oikeanpuoleisessa paneelissa pudotusvalikoiden avulla.
• Oletusarvoisesti, jos olet määrittänyt automaattiset määrityssäännöt saapuneessa postilaatikossa, tiketin omistaja on sama kuin keskustelun omistaja. Jos haluat muuttaa tiketin omistajaa, napsauta Ticket owner (Tiketin omistaja ) -pudotusvalikkoa ja valitse toinen vaihtoehto.

• • Napsauta Tallenna.

• Voit viimeistellä varasähköpostiosoitteen muokkaamisen valitsemalla Tallenna.

Jos olet tehnyt muutoksia määrityksiin tai reitityssääntöihin, yhteystietosi näkevät päivitetyt lähettäjän nimen, lähettäjän osoitteen ja sähköpostiosoitteen, kun he saavat sinulta sähköpostia.

Luo uusi postilaatikko( vainProfessional tai Enterprise )

Professional- tai Enterprise-tilin käyttäjät voivat luoda useita keskustelujen postilaatikoita. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on useita tiimejä, jotka tarvitsevat pääsyä keskustelutyökaluun, mutta haluat pitää viestisi segmentoituina ja järjestettyinä. Voit esimerkiksi luoda myynnin postilaatikon hinnoittelua ja pakkausta koskevien tiedustelujen hallintaa varten ja asiakastuen postilaatikon tukitiimillesi saapuvien pyyntöjen hallintaa varten.

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta Nykyinen näkymä -pudotusvalikon vieressä olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Luo uusi saapuneet-kansio.
• Kirjoita joukkueen postilaatikon nimi -kenttään nimi postilaatikolle.
• Napsauta Kuka saa postilaatikko-oikeudet -pudotusvalikkoa valitaksesi, kuka voi nähdä tämän postilaatikon. Voit myös lisätä tai poistaa tiimin jäseniä postilaatikon luomisen jälkeen.
  • Kaikki: kaikki tilillä olevat HubSpot-käyttäjät voivat käyttää postilaatikkoa.
  • Tietyt käyttäjät ja tiimit: vain valitut käyttäjät tai tiimit voivat käyttää postilaatikkoa.

Huomaa: saapuvat keskustelut voidaan määrittää automaattisestivain käyttäjille, joilla on maksullinen käyttöoikeus, mutta ilmaiset käyttäjät voivat silti määrittää ja vastata määrittelemättömiin keskusteluihin, jos heillä on pääsy postilaatikkoon.

Josvalitset Määritetyt käyttäjät ja tiimit, käyttäjät, joilla on tilin käyttöoikeus tai Superkäyttäjän oikeudet, voivat tarkastella mitä tahansa postilaatikkoon saapuvia keskusteluja portaalissa, mutta eivät voi tehdä postilaatikossa toimenpiteitä, kuten vastata viestiketjuun, elleivät he ole valittuja tiimin jäseniksi postilaatikonkäyttöoikeusasetuksissa.

• Napsauta Seuraava.
• Valitse yhdistettävä kanava tai valitse Yhdistä kanava myöhemmin.
  • Yhdistä tiimin sähköpostikanava
  • Yhdistä keskustelukanava
    
  • Yhdistä Facebook Messenger -tili
  • Yhdistä tukilomake
  • Yhdistä WhatsApp Business -tili

Kun siirryt saapuneiden postilaatikon asetuksiin, näkyviin tulee luettelo yhdistetyistä kanavista. Voit muokata olemassa olevien kanavien asetuksia tai liittää uusia kanavia. Opi, miten voit laatia sähköposteja ja vastata niihin saapuneissa sähköposteissa tai keskustella verkkosivuston kävijöiden kanssa.

Kanavan tilan hallinta

Voit kytkeä yhdistetyn kanavan pois päältä postilaatikon asetuksista:

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet > Saapuneet.
• Napsauta kytkeäksesi yhdistetyn kanavan tilakytkimen päälle tai pois päältä.

Jos kanava kytketään pois päältä, et voi enää lähettää viestejä kanavasta HubSpotissa. Kanavalle saapuvat viestit eivät myöskään näy Keskustelut-työkalussa, eikä niitä kirjata CRM:ään.