Sähköpostien välittäminen isännöityyn sähköpostiosoitteeseen keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Jos postilaatikkosi ei ole Office 365:n tai Googlen isännöimä tai jos käytät Google Groups -tiliä, sähköpostipeitenimeä tai jaettua postilaatikkoa (esim. Microsoft 365:n jaettua postilaatikkoa) yhteydenpitoon, määritä isännöity sähköpostiosoite keskustelujen postilaatikkoon, jotta voit välittää sähköpostiviestejä sähköpostiohjelmastasi postilaatikkoon.

Jos sinulla on esimerkiksi Google Groups -postilista, voit lisätä HubSpotin isännöidyn sähköpostin Google Groups -asetuksiin, jotta Google Groups -tilille lähetetyt sähköpostit näkyvät keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Tässä artikkelissa opit, miten isännöidyn sähköpostin voi määrittää HubSpotissa ja lisätä sen edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostipalveluntarjoajassasi.

Huomaa: HubSpot tekee tietoturvatarkastuksia saapuville sähköposteille, jotta roskapostia ei näkyisi HubSpotin isännöimissä keskusteluissa olevissa postilaatikoissa. Jotkin sähköpostit saatetaan hylätä. Jos uskot, että lailliset sähköpostit hylätään, ota yhteyttä IT-osastoosi varmistaaksesi, että sähköpostipalvelimesi on määritetty oikein.

Isännöidyn sähköpostiosoitteen määrittäminen HubSpotissa

Voit mukauttaa isännöidyn sähköpostiosoitteen saapumisasetuksissa.

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Napsauta vasemmassa alareunassa Saapuneet-asetukset.
3. Valitse Kanavat-välilehdellä Yhdistä kanava.
4. Napsauta Tiimin sähköposti.
5. Valitse Muu sähköpostitili.
   
6. Mukauta seuraavassa näytössä, miten lähettäjän nimi ja lähettäjän osoite näkyvät, kun yhteyshenkilö saa sinulta sähköpostia:

Huomaa: et voi käyttää from-nimeä useammalle kuin yhdelle isännöidylle sähköpostiosoitteelle. From-nimen arvon on oltava yksilöllinen sille isännöidylle sähköpostiosoitteelle, johon olet liittämässä yhteyttä.

• • Jos haluat mukauttaa näkyviin tulevaa from-nimeä, napsauta From name -pudotusvalikkoa ja valitse vaihtoehto.
    • Agentin ja yrityksen nimi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää käyttäjän nimen ja yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
    • Yrityksen nimi: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää vain yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
  • Jos haluat mukauttaa lähettäjän osoitteen, valitse jonkin vaihtoehdon vieressä oleva valintaruutu .
    • Käytä oletusosoitetta: maksullisen tilin käyttäjien oletuslähetysosoite on [käyttäjätunnus]@[alitoimipaikka].hs-inbox.com. Ilmaiskäyttäjien oletuslähetysosoite on [käyttäjätunnus]@[aladomain].hubspot.inbox.com.
    • Mukauta lähettäjän osoitetta: Kirjoita tekstikenttään sähköpostiosoite , jonka haluat näyttää. Jos syötät sähköpostiosoitteen, jota ei tunnisteta, sinun on tarkistettava, että sinulla on pääsy kyseiseen verkkotunnukseen. Napsauta Yhdistä verkkotunnuksesi yhdistääksesi ja todentaaksesi sähköpostia lähettävän verkkotunnuksen.

Huomaa: jos olet Marketing Hub-, Sales Hub- tai Service Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-käyttäjä , voit syöttää yhdistetyn sähköpostin lähetysverkkotunnuksen mukautetuksi lähetysosoitteeksi. Lue, miten voit liittää sähköpostin lähetysverkkotunnuksen.

7. Jos haluat sisällyttää tiimin sähköpostisignaation saapuvien sähköpostien lähetyskentästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin, valitse Lisää tiimin allekirjoitus.
   • Muokkaa tekstiruudussa tiimin sähköpostisignatuuriaYksinkertainen-editorilla.
   • Käytä alareunassa olevia kuvakkeita tekstin muotoilemiseen, linkin lisäämiseen tai kuvan lisäämiseen.
   • Jos haluat lisätä personointimerkin, joka täyttää lähettäjän koko nimen tai etunimen, napsauta Insert Token (Lisää merkki ) -pudotusvalikkoa ja valitse Full name (Koko nimi ) tai First name (Etunimi). Kun yhteyshenkilö vastaanottaa sähköpostiviestin ryhmän sähköpostiosoitteesta, sähköpostin lähettäneen käyttäjän nimi näkyy sähköpostin allekirjoituksessa.
8. Napsauta Seuraava.
9. Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut jätetään määrittelemättä, jotta tiimisi voi käsitellä ne. Jos haluat ohjata keskustelun tietyille käyttäjille ja tiimin jäsenille, kytke päälle kytkin Määritä keskustelut automaattisesti .
   • Napsauta pudotusvalikkoa Assign To (Määritä kenelle ) ja valitse reititysvaihtoehto:
     • Asiakasagentti: Määritä tekoälyllä toimiva asiakasagentti vastaamaan tukikysymyksiin. Lisätietoja asiakasagentista.
     • Tietyt käyttäjät ja tiimit: reititä saapuvat keskustelut valituille käyttäjille tai tiimeille. Valitse käyttäjät tai tiimien nimet pudotusvalikosta Specific users and teams (Erityiset käyttäjät ja tiimit ).
     • Yhteystiedon omistaja: reititä saapuvat keskustelut yhteystiedon omistajalle. Yhteyshenkilölle on määritettävä omistaja, jonka tietuetta seurataan evästeellä. Jos omistaja on offline-tilassa, keskustelu lähetetään sähköpostitse vierailijan omistajalle.
   • Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut osoitetaan vain sellaisille edustajille, jotka ovat käytettävissä. Jos yhtään agenttia ei ole käytettävissä, sähköpostikeskustelu jätetään osoittamatta. Voit poistaa valintaruudun Assign to available users only (Määritä vain käytettävissä oleville käyttäjille ) valintaruudun käytöstä, jos haluat poistaa määrityksen agenttien saatavuuden perusteella.
10. Jos haluat luoda saapuneille keskusteluille tiketin, kytke Treat incoming conversations as support tickets -kytkin päälle.
    • Voit mukauttaa tiketin ominaisuuksia valitsemalla Muokkaa tikettiä.
    • Muokkaa ominaisuuksia oikeassa paneelissa ja valitse sitten Tallenna.
11. Huomaa: kaikki tilit, jotka on luotu 1. huhtikuuta 2024 jälkeen, eivät voi luoda tikettejä kanavista, jotka on liitetty saapuneet-kansioon. Tutustu sen sijaan siihen, miten tikettejä hallitaan help deskissä. Muussa tapauksessa voit käyttää postilaatikkoa jaettuna postilaatikkona.
12. Napsauta Seuraava.
13. Kopioi edelleenlähetysosoite -kentässä esikatsele edelleenlähetysosoitetta. Jos haluat muokata edelleenlähetysosoitetta, napsauta Mukauta osoitetta, muokkaa osoitetta valintaikkunassa ja napsauta Tallenna.
14. Ennen kuin voit aloittaa sähköpostiviestien vastaanottamisen keskustelujen saapuneet-kansiossa, lisää edelleenlähetysosoite sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin.

Huomaa: et voi muokata edelleenlähetysosoitetta tämän vaiheen jälkeen. Tee muutokset ennen kuin saat isännöidyn sähköpostin asetukset valmiiksi.

Lisää edelleenlähetysosoite sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin.

Kun olet määrittänyt isännöidyn sähköpostiosoitteesi HubSpotissa, sinun on lisättävä isännöity sähköposti edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostipalveluntarjoajasi asetuksiin.

1. Valitse HubSpotissa välitysosoitteen vieressä Kopioi.
2. Jos haluat tarkastella ohjeita välitysosoitteen lisäämisestä, napsauta Valitse sähköpostipalveluntarjoaja -pudotusvalikkoa. Seuraa ohjeita, jotta voit lisätä edelleenlähetysosoitteen sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin.

3. Jos palveluntarjoajasi ei ole luettelossa pudotusvalikossa, katso alla oleva luettelo muista palveluntarjoajista:
   • Gmail
   • Google Groups
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Kun olet lisännyt edelleenlähetysosoitteen sähköpostipalveluntarjoajasi asetuksiin, siirry takaisin HubSpotiin ja napsauta sitten oikeassa alakulmassa Connect & finish.

Huomaa : isännöityihin postilaatikoihin lähetettävien sähköpostiviestien enimmäiskoko on 30 Mt. Tämä sisältää kaikki sähköpostin liitteet.

Saatat saada ilmoituksen siitä, että vahvistussähköposti on lähetetty isännöityyn postilaatikkoosi. Siirry tilisi keskustelujen postilaatikkoon nähdäksesi vahvistuskoodin ja vahvistaaksesi sähköpostisi. Kun isännöity sähköposti on onnistuneesti yhdistetty, näet sen listattuna muiden yhdistettyjen tiimin sähköpostikanavien kanssa. Lue, miten voit vastata keskustelujen postilaatikkoon siirrettyihin sähköposteihin.

Huomaa: kun sähköposti välitetään isännöidylle sähköpostiosoitteelle keskustelujen saapuneet-kansiossa, HubSpot yhdistää oletusarvoisesti kyseisen sähköpostin yhteystietueeseen alkuperäisen sähköpostin From-sähköpostiosoitteella, ei välittäjän sähköpostiosoitteella. Näin varmistetaan, että sähköpostit liitetään oikein yhteystietoihin, jos käytät automaattista edelleenlähetyssääntöä saapuneet-kansiossa. Lue, miten voit hallita edelleenlähetyssääntöjä saapuneet-kansiossa.