Sähköpostien välittäminen isännöityyn sähköpostiosoitteeseen keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Jos postilaatikkosi ei ole Office 365:n tai Googlen isännöimä tai jos käytät Google-ryhmien tiliä, sähköpostin aliaksia tai jaettua postilaatikkoa (esim. Microsoft 365:n jaettua postilaatikkoa) yhteydenpitoon kontaktien kanssa, määritä isännöity sähköposti keskustelujen postilaatikkoon, jotta voit välittää sähköpostit sähköpostiohjelmastasi postilaatikkoon.

Jos sinulla on esimerkiksi Google-ryhmien postituslista, voit lisätä HubSpotin isännöidyn sähköpostin Google-ryhmien asetuksiin, jotta Google-ryhmien tiliin lähetetyt sähköpostit näkyvät keskustelujen postilaatikossa.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit määrittää isännöidyn sähköpostin HubSpotissa ja lisätä sen edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostipalveluntarjoajallesi.

Huomaa: HubSpot suorittaa saapuvien sähköpostiviestien turvatarkastuksia estääkseen roskapostin pääsyn HubSpotin isännöimään keskustelujen postilaatikkoon. Jotkin sähköpostiviestit saatetaan hylätä. Jos uskot, että laillisia sähköpostiviestejä hylätään, ota yhteyttä IT-osastoosi varmistaaksesi, että postipalvelimesi on määritetty oikein.

Määritä isännöity sähköpostiosoite HubSpotissa

Voit mukauttaa isännöidyn sähköpostiosoitteen postilaatikon asetuksissa. 

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Saapuneet-kansion asetukset.
3. Napsauta Kanavat- välilehdessä Yhdistä kanava.
4. Napsauta Tiimin sähköposti. 
5. Valitse Muu sähköpostitili.
   
   
6. Mukauta seuraavalla näytöllä, miten lähettäjän nimi ja osoite näkyvät, kun yhteyshenkilö vastaanottaa sinulta sähköpostia:

Huomaa: et voi käyttää samaa lähettäjän nimeä useammalle kuin yhdelle isännöidylle sähköpostiosoitteelle. Lähettäjän nimen on oltava yksilöllinen isännöidylle sähköpostiosoitteelle, johon olet muodostamassa yhteyden. 

• • Voit mukauttaa näkyvän lähettäjän nimen napsauttamalla Lähettäjän nimi -pudotusval ikkoa ja valitsemalla vaihtoehdon.
    • Agentti ja yrityksen nimi: valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää käyttäjän nimen ja yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään.
    • Yrityksen nimi: valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää vain yrityksen nimen. Kirjoita yrityksen nimi tekstikenttään .
      
  • Voit mukauttaa lähettäjän osoitteen valitsemalla yhden vaihtoehdoista.
    • Käytä oletusasetusta: maksullisen tilin käyttäjienoletuslähettäjän osoite näkyy muodossa [käyttäjänimi]@[aliverkkotunnus].hs-inbox.com. Ilmaisten käyttäjien oletuslähettäjän osoite näkyy muodossa [käyttäjänimi]@[aliverkkotunnus].hubspot.inbox.com.
    • Mukauta lähettäjän osoite: kirjoitatekstikenttään sähköpostiosoite, jonka haluat näyttää. Jos kirjoitat sähköpostiosoitteen, jota ei tunnisteta, sinun on vahvistettava, että sinulla on pääsy kyseiseen verkkotunnukseen. Napsauta Yhdistä verkkotunnuksesiyhdistääksesija todentaaksesi sähköpostin lähetysverkkotunnuksesi.

Huomaa: josolet Marketing Hub-, Sales Hub- tai Service HubStarter-,Professional- taiEnterprise-käyttäjä, voit kirjoittaa yhdistettyä sähköpostin lähetysverkkotunnusta mukautettuna lähettäjän osoitteena. Opi yhdistämään sähköpostin lähetysverkkotunnus. 

7. Jos haluat lisätä tiimin sähköpostin allekirjoituksen sähköposteihin, jotka lähetät postilaatikosta, napsauta Lisää tiimin allekirjoitus.
   • Mukauta tiimin sähköpostin allekirjoitus tekstikentässä yksinkertaisellaeditorilla.
   • Käytä alareunan kuvakkeita tekstin muotoiluun, linkin lisäämiseen tai kuvan lisäämiseen. 
   • Jos haluat lisätä personointitunnuksen, joka täyttyy lähettäjän koko nimellä tai etunimellä, napsautaLisää tunnus -pudotusvalikkoaja valitse Koko nimi tai Etunimi. Kun yhteyshenkilö vastaanottaa sähköpostin tiimin sähköpostiosoitteesta, sähköpostin allekirjoituksessa näkyy sähköpostin lähettäjän nimi.
     
8. Napsauta Seuraava.
9. Oletusarvoisesti saapuvat keskustelut jätetään määrittelemättä, jotta tiimisi voi luokitella ne. Jos haluat ohjata keskustelun tietyille käyttäjille ja tiimin jäsenille, kytke Automaattisesti määritä keskustelut -kytkin päälle.
   • Napsauta Assign To (Määritä) -pudotusvalikkoa ja valitse reititysvaihtoehto:
     • Asiakaspalvelija: määritä tekoälypohjainen asiakaspalvelija vastaamaan tukikyselyihin. Lisätietoja asiakaspalvelijasta. 
     • Tietyt käyttäjät ja tiimit: reititä saapuvat keskustelut valituille käyttäjille tai tiimeille. Valitse käyttäjien tai tiimien nimet Tietyt käyttäjät ja tiimit -pudotusvalikosta .
     • Yhteyshenkilön omistaja: ohjaa saapuvat keskustelut yhteyshenkilön omistajalle. Yhteyshenkilöllä on oltava omistaja, joka on määritetty hänen tietueeseensa, ja häntä on seurattava evästeellä. Jos omistaja on offline-tilassa, keskustelu lähetetään sähköpostitse vierailijan omistajalle.
   • Oletuksena saapuvat keskustelut osoitetaan vain käytettävissä oleville agenteille. Jos agentteja ei ole käytettävissä, sähköpostikeskustelua ei osoiteta kenellekään. Voit poistaa valinnan Osoita vain käytettävissä oleville käyttäjille -valintaruudusta, jos et halua osoittaa keskusteluja agenttien käytettävyyden perusteella.
10. Voit luoda saapuville keskusteluille tiketin kytkemällä Käsittele saapuvia keskusteluja tukitikketteinä -kytkimen päälle. 
    • Voit mukauttaa tiketin ominaisuuksia napsauttamalla Muokkaa tikettiä.
    • Muokkaa ominaisuuksia oikeassa paneelissa ja napsauta sitten Tallenna.
11. Huomaa: 1.4.2024 jälkeen luoduttilit eivät voi luoda lippuja postilaatikkoon liitetyistä kanavista. Sen sijaanvoit oppia hallinnoimaan lippuja tukipalvelussa. Muussa tapauksessa voit käyttää postilaatikkoa jaettuna postilaatikkona. 
12. Napsauta Seuraava.
13. Esikatsele edelleenlähetysosoitteesi Kopioi edelleenlähetysosoitteesi-kentässä . Voit muokata edelleenlähetysosoitetta napsauttamalla Mukauta osoite, muokkaamalla osoitetta valintaikkunassa ja napsauttamalla Tallenna.
14. Ennen kuin voit alkaa vastaanottaa sähköposteja keskustelujen postilaatikkoon, lisää edelleenlähetysosoite sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin. 

Huomaa: et voi muokata edelleenlähetysosoitetta tämän vaiheen jälkeen. Tee muutokset ennen kuin lopetat isännöidyn sähköpostin määrittämisen.

Lisää edelleenlähetysosoite sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin

Kun olet määrittänyt isännöidyn sähköpostiosoitteesi HubSpotissa, sinun on lisättävä isännöity sähköposti edelleenlähetysosoitteeksi sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin. 

1. Napsauta HubSpotissa edelleenlähetysosoitteen vieressä Kopioi.
2. Voit tarkastella ohjeita edelleenlähetysosoitteen lisäämisestä napsauttamallaValitse sähköpostipalveluntarjoaja -pudotusvalikkoa. Lisää edelleenlähetysosoite sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin seuraavien ohjeiden mukaisesti. 

3. Jos palveluntarjoajaasi ei ole luettelossa, katso alla oleva luettelo muista palveluntarjoajista:
   • Gmail
   • Google-ryhmät
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Kun olet lisännyt edelleenlähetysosoitteen sähköpostipalveluntarjoajan asetuksiin, palaa HubSpotiin ja napsauta oikeassa alakulmassa Yhdistä ja viimeistele.

Huomaa hostattuihin postilaatikoihin lähetettävien sähköpostien enimmäiskoko on 40 Mt. Tämä rajoitus koskee sähköpostin tekstin, otsikoiden ja kaikkien liitteiden yhteenlaskettua kokoa.

Saatat saada ilmoituksen, että vahvistussähköposti on lähetetty isännöityyn postilaatikkoosi. Siirry tilisi keskustelujen postilaatikkoon nähdäksesi vahvistuskoodin ja vahvistaaksesi sähköpostiosoitteesi. Kun isännöity sähköpostiosoitteesi on yhdistetty onnistuneesti, se näkyy luettelossa muiden yhdistettyjen tiimin sähköpostikanavien kanssa. Opi vastaamaan keskustelujen postilaatikkoon edelleenlähetettyihin sähköposteihin.

Huomaa: kun sähköposti välitetään isännöityyn sähköpostiosoitteeseen keskustelujen postilaatikossa, HubSpot liittää kyseisen sähköpostin oletusarvoisesti yhteystietotietueeseen, jossa on alkuperäisen sähköpostin lähettäjän sähköpostiosoite, ei välittäjän sähköpostiosoite. Tämä varmistaa, että sähköpostit liitetään oikein yhteystietoihin, jos käytät postilaatikossasi automaattista välityssääntöä. Opi hallitsemaan välityssääntöjäsi postilaatikossa.