Videresend e-mails til en hostet e-mailadresse i samtalernes indbakke

Hvis din indbakke ikke er hostet hos Office 365 eller Google, eller hvis du bruger en Google Groups-konto, et e-mailalias eller en delt postkasse (f.eks. en delt Microsoft 365-postkasse) til at kommunikere med kontakter, skal du oprette en hostet e-mail i samtaleindbakken, så du kan videresende e-mails fra din mailklient til indbakken.

Hvis du f.eks. har en Google Groups-mailingliste, kan du tilføje den hostede HubSpot-e-mail i dine Google Groups-indstillinger, så e-mails, der sendes til Google Groups-kontoen, vises i indbakken for samtaler.

I denne artikel kan du se, hvordan du opsætter den hostede e-mail i HubSpot og tilføjer den som en videresendelsesadresse i din e-mailudbyder.

Bemærk: HubSpot foretager sikkerhedstjek af indgående e-mails for at forhindre spam i at dukke op i indbakken til dine HubSpot-hostede samtaler. Nogle e-mails kan blive afvist. Hvis du mener, at legitime e-mails bliver afvist, skal du kontakte din it-afdeling for at sikre, at din mailserver er konfigureret korrekt.

Opsæt en hostet e-mailadresse i HubSpot

Du kan tilpasse en hostet e-mailadresse i indstillingerne for din indbakke.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
2. Klik på Indbakkeindstillinger nederst til venstre.
3. Klik på Tilslut en kanal på fanen Kanaler.
4. Klik på Team e-mail.
5. Vælg Anden mailkonto.
   
6. På det næste skærmbillede kan du tilpasse, hvordan dit fra-navn og din fra-adresse skal vises, når en kontaktperson modtager en e-mail fra dig:

Bemærk: Du kan ikke bruge et fra-navn til mere end én hostet e-mailadresse. Værdien for fra-navnet skal være unik for den hostede e-mailadresse, du forbinder.

• • Hvis du vil tilpasse det fra-navn, der vises, skal du klikke på rullemenuen Fra navn og vælge en mulighed.
    • Agent- og firmanavn: Vælg denne mulighed for at få vist brugerens navn og firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
    • Firmanavn: Vælg denne mulighed for kun at få vist firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
  • For at tilpasse fra-adressen skal du vælge alternativknappen ved siden af en af mulighederne.
    • Brug standard: Standardfraadressen for brugere med en betalt konto vises som [brugernavn]@[underdomæne].hs-inbox.com. Standardadressen for gratis brugere vil være [username]@[subdomain].hubspot.inbox. com.
    • Tilpas fra-adresse: Indtast den e-mailadresse , du vil have vist, i tekstfeltet. Hvis du indtaster en e-mailadresse, som ikke genkendes, skal du bekræfte, at du har adgang til det pågældende domæne. Klik på Tilslut dit domæne for at tilslutte og godkende dit e-mailafsenderdomæne.

Bemærk: Hvis du er Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub-bruger Starter, Professional eller Enterprise , kan du indtaste et tilsluttet e-mail-domæne som din brugerdefinerede send fra-adresse. Se, hvordan du forbinder et e-mail-domæne.

7. Klik på Tilføj teamsignatur for at inkludere en teamsignatur i de e-mails, du sender fra indbakken.
   • I tekstboksen kan du tilpasse din team-e-mailsignatur i den enkle editor.
   • Brug ikonerne i bunden til at formatere teksten, indsætte et link eller et billede.
   • Hvis du vil indsætte et personaliseringstoken, der udfyldes med afsenderens fulde navn eller fornavn, skal du klikke på rullemenuen Indsæt token og vælge Fuldt navn eller Fornavn. Når kontakten modtager en e-mail fra teamets e-mailadresse, vises navnet på den bruger, der har sendt e-mailen, i e-mailens signatur.
8. Klik på Næste.
9. Som standard er indgående samtaler ikke tildelt, så dit team kan behandle dem. Hvis du vil dirigere samtalen til bestemte brugere og teammedlemmer, skal du slå Automatisk tildeling af samtaler til.
   • Klik på rullemenuen Tildel til, og vælg en dirigeringsmulighed:
     • Kundeagent: Tildel en AI-drevet kundeagent til at svare på supportspørgsmål. Få mere at vide om kundeagenten.
     • Specifikke brugere og teams: diriger indgående samtaler til de valgte brugere eller teams. Vælg brugerne eller teamnavnene i rullemenuen Specifikke brugere og teams.
     • Kontaktejer: diriger indgående samtaler til en kontakts ejer. Kontakten skal have en ejer tildelt sin post og spores med en cookie. Hvis ejeren er offline, vil samtalen blive sendt til den besøgendes ejer.
   • Som standard vil indgående samtaler kun blive tildelt agenter, der er tilgængelige. Hvis ingen agenter er tilgængelige, vil e-mail-samtalen ikke blive tildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at slå tildeling baseret på agentens tilgængelighed fra.
10. Hvis du vil oprette en ticket for indgående samtaler, skal du slå Behandle indgående samtaler som supporttickets til.
    • Klik på Rediger billet for at tilpasse billetegenskaberne.
    • Rediger egenskaberne i højre panel, og klik derefter på Gem.
11. Bemærk: Alle konti, der er oprettet efter 1. april 2024, kan ikke oprette tickets fra kanaler, der er forbundet med indbakken. Lær i stedet, hvordan du håndterer tickets i helpdesk. Ellers kan du bruge indbakken som en delt indbakke.
12. Klik på Næste.
13. I feltet Kopier din videresendelsesadresse skal du se en forhåndsvisning af din videresendelsesadresse. Hvis du vil redigere videresendelsesadressen, skal du klikke på Tilpas adresse og derefter redigere adressen i dialogboksen og klikke på Gem.
14. Før du kan begynde at modtage e-mails i samtaleindbakken, skal du tilføje vider esendelsesadressen til din e-mailudbyders indstillinger.

Bemærk: Du kan ikke redigere videresendelsesadressen efter dette trin. Foretag eventuelle ændringer, før du afslutter opsætningen af din hostede e-mail.

Føj viderestillingsadressen til din e-mailudbyders indstillinger

Når du har konfigureret din hostede e-mailadresse i HubSpot, skal du tilføje den hostede e-mail som en videresendelsesadresse i din e-mailudbyders indstillinger.

1. I HubSpot skal du klikke på Kopier ud for videresendelsesadressen.
2. Klik på rullemenuen Vælg en e-mailudbyder for at se instruktioner om, hvordan du tilføjer din videresendelsesadresse. Følg trinene for at tilføje viderestillingsadressen til din e-mailudbyders indstillinger.

3. Hvis din udbyder ikke er anført i rullemenuen, kan du se listen over yderligere udbydere nedenfor:
   • Gmail
   • Google Grupper
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Når du har tilføjet videresendelsesadressen til din e-mailudbyders indstillinger, skal du navigere tilbage til HubSpot og klikke på Connect & finish nederst til højre.

Bemærk: Den maksimale e-mailstørrelse for e-mails, der sendes til hostede indbakker, er 30 MB. Dette inkluderer eventuelle vedhæftede filer i e-mailen.

Du får muligvis en meddelelse om, at der er sendt en bekræftelsesmail til din hostede indbakke. Naviger til samtaleindbakken på din konto for at se bekræftelseskoden og bekræfte din e-mail. Når din hostede e-mail er tilsluttet, vil du se den sammen med dine andre tilsluttede team-e-mailkanaler. Se, hvordan du svarer på e-mails, der er videresendt til indbakken for samtaler.

Bemærk: Når en e-mail videresendes til en hostet e-mailadresse i samtalernes indbakke, knytter HubSpot som standard denne e-mail til kontaktoptegnelsen med Fra-e-mailadressen i den oprindelige e-mail, ikke videresenderens e-mailadresse. Dette sikrer, at e-mailene er korrekt tilknyttet kontakter, hvis du bruger en automatisk videresendelsesregel i din indbakke. Lær, hvordan du administrerer dine videresendelsesregler i indbakken.