Videresend e-mails til en hostet e-mailadresse i samtalernes indbakke

Hvis din indbakke ikke er hostet med Office 365 eller Google, eller hvis du bruger en Google Groups-konto, e-mail-alias eller delt postkasse (f.eks. en Microsoft 365-delt postkasse) til at kommunikere med kontakter, skal du oprette en hostet e-mail i samtaleindbakken, så du kan videresende e-mails fra din e-mail-klient til indbakken.

Hvis du f.eks. har en Google Groups-mailingliste, kan du tilføje den HubSpot-hostede e-mail i dine Google Groups-indstillinger, så e-mails, der sendes til Google Groups-kontoen, vises i samtaleindbakken.

I denne artikel kan du lære, hvordan du opsætter den hostede e-mail i HubSpot og tilføjer den som en videresendelsesadresse i din e-mailudbyder.

Bemærk: HubSpot foretager sikkerhedskontroller af indgående e-mails for at forhindre, at spam vises i din HubSpot-hostede samtaleindbakke. Nogle e-mails kan blive afvist. Hvis du mener, at legitime e-mails bliver afvist, skal du kontakte din IT-afdeling for at sikre, at din mailserver er konfigureret korrekt.

Opsæt en hostet e-mailadresse i HubSpot

Du kan tilpasse en hostet e-mailadresse i dine indbakkeindstillinger. 

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Indbakke.
2. Klik på Indbakkeindstillinger nederst til venstre.
3. Klik på Tilslut en kanal på fanen Kanaler.
4. Klik på Team-e-mail. 
5. Vælg Anden mailkonto.
   
6. På den næste skærm kan du tilpasse, hvordan dit afsender-navn og afsender-adresse skal vises, når en kontakt modtager en e-mail fra dig:

Bemærk: Du kan ikke bruge et afsender-navn til mere end én hostet e-mail-adresse. Afsender-navnet skal være unikt for den hostede e-mail-adresse, du forbinder. 

• • For at tilpasse det navn, der vises som afsender, skal du klikke på rullemenuen Afsender og vælge en indstilling.
    • Agent- og firmanavn: Vælg denne indstilling for at vise brugerens navn og firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
    • Firmanavn: Vælg denne indstilling for kun at vise firmanavnet. Indtast firmanavnet i tekstfeltet.
  • For at tilpasse afsenderadressen skal du vælge radioknappen ud for en af mulighederne.
    • Brug standard: Standardafsenderadressen for brugere med en betalt konto vises som [brugernavn]@[underdomæne].hs-inbox.com. Standardafsenderadressen for gratis brugere vises som [brugernavn]@[underdomæne].hubspot.inbox.com.
    • Tilpas afsenderadresse: Indtast den e-mailadresse, du vil vise,i tekstfeltet. Hvis du indtaster en e-mailadresse, der ikke genkendes, skal du bekræfte, at du har adgang til det pågældende domæne. Klik på Forbind dit domænefor atforbinde og godkende dit e-mail-afsendelsesdomæne.

Bemærk: Hvisdu er Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service HubStarter-,Professional- ellerEnterprise-bruger, kan du indtaste et tilknyttet e-mail-afsendelsesdomæne som din tilpassede afsenderadresse. Få mere at vide om, hvordan du forbinder et e-mail-afsendelsesdomæne. 

7. For at inkludere en team-e-mail-signatur i e-mails, du sender fra indbakken, skal du klikke på Tilføj team-signatur.
   • I tekstfeltet kan du tilpasse din teams e-mail-signatur i den enkleeditor.
   • Brug ikonerne nederst til at formatere teksten, indsætte et link eller indsætte et billede. 
   • For at indsætte et personaliseringstoken, der udfyldes med afsenderens fulde navn eller fornavn, skal du klikke pårullemenuen Indsæt tokenog vælge Fulde navn eller Fornavn. Når kontakten modtager en e-mail fra teamets e-mailadresse, vises navnet på den bruger, der har sendt e-mailen, i e-mail-signaturen.
8. Klik på Næste.
9. Som standard forbliver indgående samtaler ufordelt, så dit team kan sortere dem. Hvis du vil videresende samtalen til bestemte brugere og teammedlemmer, skal du aktivere knappen Fordel samtaler automatisk .
   • Klik på rullemenuen Tildel til , og vælg en videresendelsesindstilling:
     • Kundeservicemedarbejder: Tildel en AI-drevet kundeservicemedarbejder til at besvare supportspørgsmål. Få mere at vide om kundeservicemedarbejderen. 
     • Specifikke brugere og teams: videresend indgående samtaler til de valgte brugere eller teams. Vælg brugernavne eller teamnavne fra rullemenuen Specifikke brugere og teams .
     • Kontaktindehaver: videresend indgående samtaler til en kontakts indehaver. Kontakten skal have en indehaver tildelt sin post og spores med en cookie. Hvis indehaveren er offline, vil samtalen blive sendt via e-mail til den besøgendes indehaver.
   • Som standard vil indgående samtaler kun blive tildelt agenter, der er tilgængelige. Hvis der ikke er nogen agenter tilgængelige, vil e-mail-samtalen ikke blive tildelt. Du kan fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tildel kun til tilgængelige brugere for at deaktivere tildeling baseret på agenters tilgængelighed.
10. For at oprette en billet til indgående samtaler skal du aktivere knappen Behandl indgående samtaler som supportbilletter. 
    • For at tilpasse billetegenskaberne skal du klikke på Rediger billet.
    • Rediger egenskaberne i panelet til højre, og klik derefter på Gem.
11. Bemærk: Alle konti, der er oprettet efter 1. april 2024, kan ikke oprette billetter fra kanaler, der er forbundet til indbakken. I stedet kan du lære, hvordan du administrerer billetter i helpdesk. Ellers kan du bruge indbakken som en delt indbakke. 
12. Klik på Næste.
13. I feltet Kopier din videresendelsesadresse kan du se et eksempel på din videresendelsesadresse. For at redigere videresendelsesadressen skal du klikke på Tilpas adresse, redigere adressen i dialogboksen og klikke på Gem.
14. Inden du kan begynde at modtage e-mails i samtaleindbakken, skal du tilføje videresendelsesadressen til din e-mailudbyders indstillinger. 

Bemærk: Du kan ikke redigere videresendelsesadressen efter dette trin. Foretag eventuelle ændringer, inden du afslutter opsætningen af din hostede e-mail.

Tilføj videresendelsesadressen til din e-mailudbyders indstillinger

Når du har konfigureret din hostede e-mailadresse i HubSpot, skal du tilføje den hostede e-mail som en videresendelsesadresse i din e-mailudbyders indstillinger. 

1. I HubSpot skal du klikke på Kopier ved siden af videresendelsesadressen.
2. For at se instruktioner til, hvordan du tilføjer din videresendelsesadresse, skal du klikke på rullemenuenVælg en e-mailudbyder. Følg trinene for at tilføje videresendelsesadressen til din e-mailudbyders indstillinger. 

3. Hvis din udbyder ikke er angivet i rullemenuen, kan du se listen over yderligere udbydere nedenfor:
   • Gmail
   • Google Grupper
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Når du har tilføjet videresendelsesadressen til din e-mailudbyders indstillinger, skal du gå tilbage til HubSpot og derefter klikke på Connect & finish nederst til højre.

Bemærk Den maksimale størrelse for e-mails, der sendes til hostede indbakker, er 40 MB. Denne begrænsning gælder for den samlede størrelse af e-mailens brødtekst, overskrifter og alle vedhæftede filer.

Du modtager muligvis en meddelelse om, at der er sendt en bekræftelses-e-mail til din hostede indbakke. Gå til samtaleindbakken i din konto for at se bekræftelseskoden og bekræfte din e-mail. Når din hostede e-mail er tilsluttet, vises den sammen med dine andre tilsluttede team-e-mailkanaler. Lær, hvordan du svarer på e-mails, der videresendes til samtaleindbakken.

Bemærk: Når en e-mail videresendes til en hostet e-mailadresse i indbakken til samtaler, knytter HubSpot som standard den e-mail til kontaktoplysningerne med afsenderadressen i den oprindelige e-mail, ikke videresenderens e-mailadresse. Dette sikrer, at e-mails knyttes korrekt til kontakter, hvis du bruger en automatisk videresendelsesregel i din indbakke. Lær, hvordan du administrerer dine videresendelsesregler i indbakken.