En guide til indbakken med samtaler

Når du har oprettet din indbakke og tilknyttet en kanal, kan du bruge indbakken til at se, administrere og besvare indgående samtaler – alt sammen på ét sted. I denne artikel kan du læse mere om de forskellige funktioner i samtaleindbakken og om, hvordan du bruger dem til at administrere kommunikationen med dine kontakter.

Læs mere om, hvordan du organiserer samtaler i brugerdefinerede visninger i indbakken. 

• Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Indbakke. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Indbakke.
• Hvis du har flere indbakker på din konto, skal du klikke på rullemenuen øverst til venstre og vælge en anden indbakke, du vil se. 

• I indbakken kan du bruge følgende funktioner til at administrere dine samtaler. 

Søg efter og filtrer samtaler i indbakken

Du kan både søge og filtrere dine samtaler på samme tid for hurtigt at finde en relevant tråd. Klik på søgeikonet øverst til venstre, indtast et søgeord for at finde en samtale, og anvend filtre for at indsnævre din søgning.

• Status: Filtrer dine samtaler ud fra, om de er åbne eller lukkede.
  
• Kanal: sorter samtaler efter, om de er oprettet via e-mail, livechat eller Messenger-samtale.
• Kontakt: Filtrersamtaler efter den kontakt, der er knyttet til tråden.
• Tildelt: Filtrer samtaler efter det specifikke teammedlem, der er tildelt samtalen.
  • Du kan også filtrere samtaler, der er tildelt et bot-chatflow, ved at vælgechatflow-navnet i rullemenuen.
  • Markér afkrydsningsfeltetVis deaktiverede/fjernede brugere for at søge efter samtaler, der er tildelt til fjernede eller deaktiverede brugere på din konto.
• Dato: Brug datovælgeren til at filtrere samtaler, der fandt sted inden for et bestemt tidsrum.
• Flere indstillinger: Marker afkrydsningsfeltet Skjul filtrerede for at frasortere samtaler, der ikke er relevante for din virksomhed, og/eller marker afkrydsningsfeltet Skjul papirkurvenfor at frasortere slettede samtaler fra dine søgeresultater. 

Du kan også sortere dine samtaler fra ældste til nyeste ved at klikke på rullemenuen oven over listen over samtaler.For at vende tilbage til din indbakke skal du klikke på "Afslut søgning" øverst til højre.

Visninger

Alle samtaler er opdelt i forskellige visninger i indbakken. Disse visninger grupperer samtaler efter ansvarlig, kanal eller filtreringsstatus. Hvis du er bruger på en Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional - ellerEnterprise-konto, kan du læse mere om, hvordan du organiserer dine samtaler i brugerdefinerede visninger i indbakken.

Vælg en visning i venstre sidepanel:

• Ikke tildelt: Visalle samtaler, der ikke er tildelt en ejer. Hvis ejeren af en samtale senere fjernes fra din konto, vil samtalen automatisk blive fjernet fra tildelingen og også blive vist i denne visning.
• Tildelt til mig: Visalle samtaler med mindst ét svar, der er videresendt eller tildelt til dig.
• Alle åbne: Vis alle dit teams samtaler i indbakken. Husk, at hvis du sender en udgående e-mail til en kontakt fra indbakken, vises den e-mail ikke ivisningen Alle åbne, før kontakten svarer på e-mailen. 
• Chat: Visalle samtaler, der stammer fra en chat-widget på din hjemmeside.
• Bots: Vis alle bot-samtaler, der aldrig er blevet eller endnu ikke er blevet tildelt en ejer.
• E-mail: Se alle samtaler, der stammer fra e-mails sendt til dit teams e-mailadresse.
• Messenger: Se alle samtaler, der stammer fra en Facebook-virksomhedsside med en tilknyttet Facebook Messenger -konto.
• Formularer: Se alle indsendelser til en tilknyttet supportformular.
• Opkald: Se alle opkald, der er foretaget til et tilknyttet telefonnummer. 
• Alle lukkede: Sealle samtaler, der er blevet lukket.
• Sendt: Se alle udgående e-mails, der er sendt fra samtaleindbakken og fra en post i CRM-systemet. Husk, at når modtageren svarer på e-mailen, flyttes samtalen til visningen Alle åbne og eventuelle andre relevante visninger, såsom visningen Tildelt til mig eller Ikke tildelt .
• Spam: Se alle e-mails, der ikke er relevante for dine forretningssamtaler, f.eks. salgsfremmende e-mails. Alle e-mails modtaget fra en rollebaseret e-mailadresse (marketing@, sales@ osv.) sendes til visningen "Spam" .
• Papirkurv: Vis alle slettede samtaler. Åbn en slettet samtale for at gennemgå indholdet. Hvis du vil gendanne den slettede samtale,search klikkerotatei i topmenuen. For at slette beskeden permanent skal du klikke delete. Dette sletter tråden permanent fra indbakken og fra den kontaktpost, hvor samtalen er registreret. Den tilknyttede ticket slettes også. Du kan ikke få adgang til trådene i indbakken eller på de tilknyttede poster, efter at du har slettet dem fra papirkurven. Disse samtaler slettes automatisk efter 30 dage og kan ikke gendannes.

Visningerne " Ikke tildelt", "Tildelt til mig", " Alle åbne" og "Chat " vises altid.

Klik på

"Mere" for at få adgang til de øvrige standardvisninger.

Skriv beskeder i indbakken

Klik på "Skriv" nederst til venstre for at skrive en udgående e-mail direkte fra din samtaleindbakke. Få mere at vide om at sende og besvare e-mails fra samtaleindbakken.

Se samtaler i indbakken

Sådan får du adgang til en samtale i indbakken: 

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Indbakke. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Indbakke.
2. Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
3. I samtaletråden kan du se vigtige oplysninger, såsom det tildelte teammedlem og samtalens kilde (f.eks. formular, e-mail eller opkald). 
   
   
   

Se oplysninger

om

kontakten og tilknyttede poster

I højre sidepanel kan du se kontekstuelle oplysninger om den tilknyttede kontakt, den tilknyttede ticket og kontaktens tidligere samtaler med din virksomhed. Klik for at udvide hvert afsnit og se de yderligere oplysninger.

• Kontakt: For at fjerne forbindelsen mellem kontakten og tråden skal du klikke på X'et ved siden af kontaktens navn. Klik på kontaktens navn for at åbne kontaktoplysningerne i en anden browserfane. I kontaktoplysningerne kan du sende en personlig e-mail, foretage et opkald, tilføje en note, oprette en opgave eller planlægge et møde med kontakten.
• Ticket: For at se yderligere oplysninger om ticketet skal du klikke på Vis mere på ticketkortet. I det panel, der åbnes til højre, skal du klikke på Rediger de viste egenskaber for at tilpasse de , der vises i panel med billetoplysninger . Dette opdaterer ikke de egenskaber, der vises på billetkortet i indbakken. Hvis samtalen ikke har en tilknyttet billet, skal du klikke på Opret ticket. Du kan ikke fjerne tilknytningen mellem en billet og en samtale i indbakken. Få mere at vide om administration af billetter i indbakken.
  
  

  Bemærk: Konti oprettet efter 1. april 2024 har ikke adgang til billetter i indbakken. Hvis du opretter en billet i indbakken, flyttes både billetten og samtalen til helpdesk. Lær, hvordan du administrerer billetter i helpdesk.

• Om denne kontakt: De kontaktoplysninger, der vises her, er de samme som på kortet Om denne kontakt i kontaktoplysningerne. Brug indstillingerne for forhåndsvisningskort .
• Andre samtaler: Se tidligere samtaler mellem kontakten og dit team.
• Andre sager: Se kontaktens øvrige tilknyttede sager.
• Tidligere feedback: Se kontaktens tidligere feedback fra enkundesupportundersøgelse.
• Aftaler: For at oprette en aftalepost til at spore eventuelle indtægtsmuligheder fra denne samtale skal du klikke på Opret en aftale.
• Virksomhed: Se den tilknyttede virksomhedsoptegnelse for kontakten.
• Brugerdefinerede objekter (kunEnterprise ): Hvis du bruger brugerdefinerede objekter, kan du se den brugerdefinerede objektpost, der er knyttet til den kontakt, der er med i tråden. For at vises i indbakken skal den brugerdefinerede objektpost være knyttet til kontaktposten. 

Svar på og kommenter beskeder i indbakken

Brug svarredigeringsværktøjet til at svare på en indgående e-mail eller chatbesked, eller brug fanen Kommentar til at underrette et andet teammedlem om samtalen. Du kan også foretage et opkald fra svarredigeringsværktøjet, hvis du har brug for at tale med en kontaktperson over telefonen.

For at udvide svarredigeringsværktøjet, mens du skriver dit svar, skal du klikke og trække til svarredigeringsværktøjet. 

• Indtast et svar, og brug værktøjslinjen nederst til venstre til at tilføje formatering af formateret tekst (f.eks. fed, kursiv osv.). Du kan også klikke på Indsæt og vælge en mulighed for at vedhæfte indhold fra et andet værktøj i HubSpot, herunder:

  • Artikler fra vidensdatabasen
  • Udsnit
  • Video
  • Møder
  • Dokumenter
  • Tilbud
  • Skabeloner
• Klik på breezeSingleStar AI -ikonet, og vælg derefter en fremhævningskommando:
  • Skriv for mig: indtastenprompti feltetSkriv for mig, og klik derefter påGenererfor at generere tekst, du kan bruge i din samtale. Klik påIndsæt for atbruge prompten eller påGenererfor at generere en anden version af prompten.
  • Opsummer samtale: sammenfatlange samtaler til kortfattede resuméer.

Læs mere om brug af AI-assistenter i samtaleindbakken.

Hvis du ønsker, at en anden bruger skal gennemgå tråden eller følge op på kontakten, kan du tilføje en kommentar til samtalen. Denne kommentar vil ikke være synlig for kontakten:

• Klik på fanenKommentari svarredigeringsvinduet.
• Skriv@ ognavnet på dit teammedlem, og indtast derefter din besked.
  • Brug ikonerne nederst i e-mail-editoren til at ændre din tekststil, indsætte et link eller uploade en fil.
  • For at tilføje etdokument,et uddrag,et mødelink,en artikel fra vidensdatabasen,et citat elleren videoi dit svar skal du klikke påIndsæt.

• Klik påTilføj kommentar. Der sendes en notifikation til teammedlemmet med et link til samtalen.

• • For at vælge en bruger, som samtalen skal tildeles, skal du klikke på rullemenuen "Ejer " øverst til venstre.
  • Hvis samtalen er knyttet til en ticket, skal du klikke på ticketnavnet over samtalen for at åbne ticketoplysningerne i en anden browserfane.
  • For at skifte fra livechat eller Facebook Messenger til at svare via e-mail skal du klikke pårullemenuen"Kanal" i svareditoren og vælge"E-mail". Når samtalen afsluttes, sendes samtalehistorikken til den besøgende via e-mail.
    
  • For at sende en kopi af chatloggen, slette samtalen, blokere en afsender eller markere samtalen som spam skal du klikke på rullemenuen "Mere " øverst til højre.
    • Når du blokerer en afsender, flyttes samtalen til din " Filtreret"-visning i din indbakke. Du kan vælge at ophæve blokeringen af en afsender fra din " Spam"-visning , så fremtidige samtaler bliver synlige i din indbakke.
      
      • Hvad angår chats, vil den besøgende fremover se chat-widgeten, når vedkommende besøger din hjemmeside, men vedkommendes nye beskeder vil ikke blive vist i din indbakke.
      • For e-mails vil dette fremover filtrere tråden og alle indgående tråde fra denne afsender.
      • De tilknyttede tickets slettes permanent.

Bemærk: Hvis du markerer en e-mail-korrespondance som spam, vil dette kun filtrere den aktuelle tråd.

• For at videresende en e-mail-korrespondance til et andet team eller en organisation uden for din virksomhed skal du øverst i det seneste e-mail-svar klikke på Videresend.
• For at markere samtalen som afsluttet skal du klikke påAfslut samtale. Hvis der er en ticket knyttet til samtalen, kan brugeren afslutte både ticketten og samtalen på samme tid, eller blot afslutte samtalen ved at klikke pårullemenuen Mereog vælge Afslut samtale. 

• Hvis du har brug for mere plads til at svare på samtalen, kan du skjule det højre eller venstre panel ved at klikke på det last ikon øverst i panelet og udvide panelet igen ved at klikke på det first ikon.

Bemærk: I bot-samtaler, hvor den besøgende ikke er nået til bot-handlingen" Send til teammedlem", kan samtalen først markeres som afsluttet, når der er gået 30 minutter uden aktivitet fra den besøgende.

• Sådan sletter eller lukker du flere samtaler på én gang:
  • Hold markøren over samtalerne, og marker afkrydsningsfelterne ud for de tråde, du vil redigere.
  • Øverst i indbakken skal du vælge " Flyt til papirkurven" eller " Luk samtale".

Link til en bestemt besked i en samtale

Du kan linke direkte til en besked i en samtale for at dele den med et medlem af dit team, hvilket kan fremme et effektivt samarbejde og undgå, at man skal søge gennem andre beskeder i tråden.

Sådan genererer og deler du et link til en besked:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Indbakke. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Indbakke.
2. Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
3. Hold markøren over en besked i tråden, klik på ikonet med de tre prikker, og vælg derefter Kopier link.
   
   
   
4. Linket til beskeden kopieres til udklipsholderen, og du kan derefter dele det med et andet medlem af dit team. Når vedkommende indsætter URL'en i adresselinjen i sin browser, bliver vedkommende dirigeret direkte til den pågældende besked. 

Skjul beskeder (kunEnterprise )

Brugere med en Enterprise-konto kan vælge at skjule beskeder i indbakken for at beskytte følsomme oplysninger.

Sådan skjuler du en besked i samtaleindbakken: 

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Indbakke. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Indbakke.
2. Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
3. Hold markøren over en besked i tråden, klik på ikonet med de tre prikker, og vælg derefter Skjul besked.
4. Når beskeden er skjult, erstattes den i samtaleindbakken med teksten "Beskeden er blevet skjult". Hvis e-mailen blev logget til en post, fjernes den fra postens tidslinje.

Bemærk: Kun superadministratorer eller den bruger, der oprindeligt skjulte beskeden, kan vise den igen.

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til CRM > Indbakke. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til CRM > Indbakke.
2. Klik på en samtale i venstre sidepanel for at åbne en detaljeret visning af tråden til højre.
3. Hold markøren over en besked i tråden, klik på ikonet med de tre prikker, og vælg derefter "Vis besked".
   
   
   
4. Når beskeden er vist igen, genoprettes den i samtaleindbakken og i alle poster, hvor den oprindeligt blev logget.

Administrer tilgængelighedsstatus

Klik på rullemenuen " Du er tilgængelig " i øverste venstre hjørne for at ændre din tilgængelighedsstatus i chatten. Lær, hvordan du tilpasser dine arbejdstider for automatisk at indstille din tilgængelighedsstatus.

Når du er væk, vil du stadig fremstå som tilgængelig for alle åbne chats, der i øjeblikket er tildelt dig, men du vil fremstå som væk for nye besøgende.

Få adgang til indbakkeindstillinger

I nederste venstre hjørne af indbakken kan du hurtigt få adgang til dine indbakkeindstillinger for at redigere dem. Du kan redigere indstillinger på indbakkeniveau eller indstillinger, der er specifikke for din e-mail eller chatkanal. Få mere at vide om redigering af din indbakke.