คู่มือกล่องข้อความการสนทนา

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > กล่องข้อความ
• หากคุณมีกล่องจดหมายหลายกล่องในบัญชีของคุณให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบนซ้ายและเลือกกล่องจดหมายอื่นเพื่อดู 

• ในกล่องข้อความคุณสามารถใช้ฟีเจอร์ต่อไปนี้เพื่อจัดการการสนทนาของคุณได้ 

ตัวกรอง

คุณสามารถค้นหาและกรองการสนทนาของคุณในเวลาเดียวกันเพื่อค้นหาชุดข้อความที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว คลิกไอคอน searchหาที่ด้านบนซ้ายและป้อนคำค้นหาเพื่อค้นหาการสนทนาและใช้ตัวกรองเพื่อจำกัดการค้นหาของคุณ

• สถานะ: กรองการสนทนาของคุณตามสถานะเปิดหรือปิด
  
• ช่องทาง: จัดเรียงการสนทนาตามที่สร้างขึ้นจากอีเมลแชทสดการสนทนาทางเมสเซนเจอร์
• ผู้ติดต่อ: กรองการสนทนาตามผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับเธรด
• ผู้รับมอบหมาย: กรองการสนทนาโดยสมาชิกในทีมที่กำหนดให้กับการสนทนา
  • นอกจากนี้คุณยังสามารถกรองการสนทนาที่กำหนดให้กับแชทโฟลว์ของบอทได้โดยเลือกชื่อแชทโฟลว์ในเมนูแบบเลื่อนลง
  • เลือกช่องทำเครื่องหมายแสดงผู้ใช้ที่ถูกปิดใช้งาน/ถูกนำออกเพื่อค้นหาการสนทนาที่กำหนดให้กับผู้ใช้ที่ถูกนำออกหรือถูก ปิดใช้งานในบัญชีของคุณ
• วันที่: ใช้ตัวเลือกวันที่เพื่อกรองการสนทนาที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนด
• ตัวเลือกเพิ่มเติม: เลือกช่องทำเครื่องหมายซ่อนการกรองเพื่อกรองการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณและ/หรือเลือกช่องทำเครื่องหมายซ่อนถังขยะเพื่อกรองการสนทนาที่ถูกลบออกจากผลการค้นหา 

นอกจากนี้

ยอดวิว

การสนทนาทั้งหมดจะถูกแบ่งกลุ่มในมุมมองกล่องจดหมายที่แตกต่างกัน มุมมองเหล่านี้จัดกลุ่มการสนทนาตามผู้รับมอบหมายช่องหรือสถานะที่กรอง หากคุณเป็นผู้ใช้ในบัญชี Marketing Hub, Sales Hub หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise โปรดดูวิธีจัดระเบียบการสนทนาของคุณให้เป็นมุมมองที่กำหนดเองในกล่องจดหมาย 

ในแถบด้านข้างซ้ายให้เลือกมุมมอง:

• ไม่ได้กำหนด: ดูการสนทนาทั้งหมดที่ยังไม่ได้กำหนดให้กับเจ้าของ หากเจ้าของบทสนทนาถูกลบออกจากบัญชีของคุณในภายหลังบทสนทนาจะถูกยกเลิกการกำหนดโดยอัตโนมัติและจะปรากฏในมุมมองนี้เช่นกัน
• มอบหมายให้ฉัน: ดูการสนทนาทั้งหมดด้วยการตอบกลับอย่างน้อยหนึ่งรายการที่กำหนดเส้นทางหรือมอบหมายให้คุณ
• เปิดทั้งหมด: ดูการสนทนาทั้งหมดของทีมคุณในกล่องข้อความ โปรดทราบว่าหากคุณส่งอีเมลขาออกไปยังผู้ติดต่อจากกล่องจดหมายอีเมลนั้นจะไม่ปรากฏในมุมมองแบบเปิดทั้งหมดจนกว่าผู้ติดต่อจะตอบกลับอีเมล 
• แชท: ดูการสนทนาทั้งหมดที่เกิดจากวิดเจ็ตการแชทบนเว็บไซต์ของคุณ
• บอท: ดูการสนทนาบอททั้งหมดที่ยังไม่เคยหรือยังไม่ได้กำหนดให้กับเจ้าของ
• อีเมล: ดูการสนทนาทั้งหมดที่มาจากอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมลของทีมของคุณ
• Messenger: ดูการสนทนาทั้งหมดที่เกิดขึ้นบนหน้าธุรกิจ Facebook ด้วยบัญชี Facebook Messenger ที่เชื่อมต่อ
• แบบฟอร์ม: ดูการส่งทั้งหมดไปยังแบบฟอร์มการสนับสนุนที่เชื่อมต่อ
• การโทร: ดูการโทรทั้งหมดที่โทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์ที่เชื่อมต่อ 
• ปิดทั้งหมด: ดูการสนทนาทั้งหมดที่ปิดไปแล้ว
• ส่งแล้ว: ดูอีเมลขาออกทั้งหมดที่ส่งจากกล่องข้อความการสนทนาและจากบันทึกใน CRM โปรดทราบว่าเมื่อผู้รับตอบกลับอีเมลการสนทนาจะย้ายไปยังมุมมองเปิดทั้งหมดและมุมมองอื่นๆที่เกี่ยวข้องเช่นมุมมองที่มอบหมายให้ฉันหรือมุมมองที่ไม่ได้มอบหมาย
• สแปม: ดูอีเมลทั้งหมดที่ไม่เกี่ยวข้องกับการสนทนาทางธุรกิจของคุณเช่นอีเมลโปรโมชั่น อีเมลใดๆที่ได้รับจากอีเมลตามบทบาท (marketing @, sales @ ฯลฯ) จะถูกส่งไปยังมุมมองสแปม
• ขยะ: ดูการสนทนาที่ถูกลบทั้งหมด เปิดการสนทนาที่ถูกลบเพื่อตรวจสอบเนื้อหา หากคุณต้องการกู้คืนการสนทนาที่ถูกลบให้คลิกrotatei คืน rotatei ในเมนูด้านบน หากต้องการลบข้อความอย่างถาวรให้คลิกdelete ตลอดไป การดำเนินการนี้จะลบชุดข้อความออกจากกล่องข้อความและจากบันทึกการติดต่อที่มีการบันทึกการสนทนาไว้อย่างถาวร ตั๋วที่เกี่ยวข้องจะถูกลบด้วย คุณไม่สามารถเข้าถึงชุดข้อความในกล่องข้อความหรือในบันทึกที่เกี่ยวข้องหลังจากลบออกจากมุมมองถังขยะแล้ว การสนทนาเหล่านี้จะถูกลบโดยอัตโนมัติหลังจาก 30 วันและไม่สามารถกู้คืนได้

มุมมองที่ไม่ได้รับมอบหมาย, ได้ รับมอบหมายให้ฉัน, เปิดทั้งหมดและการแชทจะปรากฏขึ้นเสมอ หากต้องการเข้าถึงมุมมองมาตรฐานอื่นๆให้คลิกเพิ่มเติม 

เขียน

ที่ด้านล่างซ้ายให้คลิกเขียนเพื่อเขียนอีเมลขาออกจากกล่องข้อความสนทนาของคุณโดยตรง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งและตอบกลับอีเมลจากกล่องข้อความการสนทนา

รายการบทสนทนา

ในแผงด้านซ้ายให้ดูรายการการสนทนาทั้งหมดในมุมมองที่คุณเลือก การสนทนาจะถูกจัดเรียงตามเวลาที่ได้รับข้อความโดยเริ่มจากข้อความล่าสุดที่ได้รับ ตัวอย่างข้อความมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อของผู้ติดต่อที่เริ่มการสนทนารวมถึงจำนวนผู้เข้าร่วมที่รวมอยู่ในกระทู้
• ตัวบ่งชี้การส่งต่อหรือตอบกลับเพื่อช่วยระบุการสนทนาที่คุณยังต้องตอบกลับ
• บรรทัดหัวเรื่องอีเมล (ถ้ามี) และตัวอย่างเนื้อหาข้อความ
• ตราประทับเวลาของข้อความที่ได้รับล่าสุดบนชุดข้อความ 
• ไอคอนเพื่อระบุว่าบทสนทนามาจากช่องใด
• ตัวอย่างความคิดเห็นใดๆที่รวมอยู่ในกระทู้ 

เกี่ยวกับและบันทึกที่เกี่ยวข้อง

ในแถบด้านขวาให้ดูข้อมูลตามบริบทเกี่ยวกับผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องตั๋วที่เกี่ยวข้องและการสนทนาที่ผ่านมาของผู้ติดต่อกับบริษัทของคุณ คลิกเพื่อขยายแต่ละส่วนและดูรายละเอียดเพิ่มเติม

• ผู้ติดต่อ: หากต้องการแยกผู้ติดต่อออกจากเธรดให้คลิก X ถัดจากชื่อผู้ติดต่อ หากต้องการเปิดบันทึกผู้ติดต่อในแท็บเบราว์เซอร์อื่นให้คลิกชื่อผู้ติดต่อ ในบันทึกการติดต่อคุณสามารถส่งอีเมลแบบตัวต่อตัว โทรออกเพิ่มบันทึกสร้างงานหรือกำหนดเวลาการประชุมกับผู้ติดต่อ
• ตั๋ว: หากต้องการดูข้อมูลตั๋วเพิ่มเติมให้คลิก ดูเพิ่มเติมบนบัตรตั๋ว ในแผงที่เปิดทางด้านขวาให้คลิกแก้ไข คุณสมบัติที่แสดงเพื่อ ปรับแต่งคุณสมบัติ ที่แสดงในแผงรายละเอียดตั๋ว การดำเนินการนี้จะไม่อัพเดทที่พักที่ปรากฏบนบัตรตั๋วในกล่องข้อความ หากการสนทนาไม่มีตั๋วที่เกี่ยวข้องให้คลิกสร้างตั๋ว คุณแยกตั๋วออกจากการสนทนาในกล่องจดหมายไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการตั๋วได้ในกล่องข้อความ
  
  

  โปรดทราบ: บัญชีที่สร้างขึ้นหลังวันที่ 1 เมษายน 2024 ไม่สามารถเข้าถึงตั๋วได้ในกล่องจดหมาย การสร้างตั๋วในกล่องจดหมายจะย้ายทั้งตั๋วและการสนทนาไปยังแผนกช่วยเหลือ เรียนรู้วิธีจัดการตั๋วในแผนกช่วยเหลือ

• เกี่ยวกับผู้ติดต่อนี้: คุณสมบัติผู้ติดต่อที่ปรากฏที่นี่จะเหมือนกับคุณสมบัติในบัตรเกี่ยวกับในบันทึกผู้ติดต่อ หากต้องการแก้ไขคุณสมบัติผู้ติดต่อที่ปรากฏให้วางเมาส์เหนือข้อมูลไอคอนinfo แล้วคลิกแก้ไขคุณสมบัติ
• การสนทนาอื่นๆ: ดูการสนทนาก่อนหน้าระหว่างผู้ติดต่อและทีมของคุณ
• ตั๋วอื่นๆ: ดูตั๋วที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมของผู้ติดต่อ
• ข้อเสนอแนะที่ผ่านมา: ดูข้อเสนอแนะที่ผ่านมาของผู้ติดต่อจากแบบสำรวจการสนับสนุนลูกค้า
• ข้อเสนอ: หากต้องการสร้างบันทึกข้อเสนอเพื่อติดตามโอกาสในการสร้างรายได้จากการสนทนานี้ให้คลิกสร้างข้อเสนอ
• บริษัท: ดูบันทึกบริษัทที่เกี่ยวข้องของผู้ติดต่อ
• ออบเจ็กต์ที่กำหนดเอง (สำหรับองค์กรเท่านั้น): หากคุณใช้ออบเจ็กต์ที่กำหนดเองคุณสามารถดูบันทึกออบเจ็กต์ที่กำหนดเองที่เชื่อมโยงกับรายชื่อติดต่อที่รวมอยู่ในชุดข้อความได้ หากต้องการให้ปรากฏในกล่องจดหมายบันทึกออบเจ็กต์ที่กำหนดเองจะต้องเชื่อมโยงกับบันทึกผู้ติดต่อ 

ตอบกลับและแสดงความคิดเห็น

ใช้ตัวแก้ไขการตอบกลับเพื่อตอบกลับอีเมลหรือ ข้อความแชทที่เข้ามาหรือใช้แท็บความคิดเห็นเพื่อแจ้งให้สมาชิกทีมคนอื่นทราบถึงการสนทนา นอกจากนี้คุณยังสามารถโทรออกจากเครื่องมือแก้ไขการตอบกลับได้หากต้องการติดต่อกับผู้ติดต่อทางโทรศัพท์

หากต้องการขยายตัวแก้ไขการตอบกลับในขณะที่พิมพ์คำตอบของคุณให้คลิกและลากเพื่อตอบกลับตัวแก้ไข 

• ป้อนคำตอบโดยใช้แถบเครื่องมือที่ด้านล่างซ้ายเพื่อเพิ่มการจัดรูปแบบข้อความที่สมบูรณ์ (เช่นตัวหนาตัวเอียงฯลฯ) คุณยังสามารถคลิกแทรกและเลือกตัวเลือกเพื่อแนบเนื้อหาจากเครื่องมืออื่นใน HubSpot รวมถึง:

  • บทความฐานความรู้
  • ตัวอย่าง
  • วิดีโอ
  • การประชุม
  • เอกสาร
  • ใบเสนอราคา
  • เทมเพลต
• คลิbreezeSingleStar ไอคอน breezeSingleStar AI จากนั้นเลือกคำสั่งไฮไลต์:
  • เขียนให้ฉัน:  พิมพ์ข้อความแจ้งเตือนในช่องเขียนให้ฉันจากนั้นคลิกสร้างเพื่อสร้างข้อความที่จะใช้ในการสนทนาของคุณ คลิกแทรกเพื่อใช้พรอมต์หรือสร้างเพื่อสร้างพรอมต์เวอร์ชันอื่น
  • สรุปการสนทนา: ย่อการสนทนาที่ยาวนานลงในบทสรุปที่กระชับ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ AI Assistants ในกล่องข้อความสนทนา

แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการสนทนา

หากคุณต้องการให้ผู้ใช้รายอื่นตรวจสอบกระทู้หรือติดตามผลกับผู้ติดต่อคุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นในการสนทนาได้ ผู้ติดต่อจะไม่เห็นความคิดเห็นนี้

• ในตัวแก้ไขการตอบกลับให้คลิกแท็บแสดงความคิดเห็น 
• พิมพ์ @ และชื่อสมาชิกในทีมของคุณจากนั้นป้อนข้อความของคุณ
  • ใช้ไอคอนด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขอีเมลเพื่อแก้ไขสไตล์ข้อความแทรกลิงก์หรืออัปโหลดไฟล์
  • หากต้องการเพิ่มเอกสาร ข้อมูลโค้ด ลิงก์การประชุม บทความฐานความรู้ ใบเสนอราคาหรือวิดีโอในการตอบกลับให้คลิก แทรก
• คลิกเพิ่มความคิดเห็นระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกทีมพร้อมลิงก์ไปยังการสนทนา
• ในแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการสนทนาเพื่อเปิดมุมมองโดยละเอียดของเธรดทางด้านขวา
  • หากต้องการเลือกผู้ใช้เพื่อกำหนดบทสนทนาให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของเจ้าของที่ด้านบนซ้าย
  • หากการสนทนามีตั๋วที่เกี่ยวข้องให้คลิกชื่อตั๋วเหนือการสนทนาเพื่อเปิดบันทึกตั๋วในแท็บเบราว์เซอร์อื่น
  • หากต้องการเปลี่ยนจากแชทสดหรือ Facebook Messenger เพื่อตอบกลับทางอีเมลให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของช่องในตัวแก้ไขการตอบกลับแล้วเลือก อีเมล เมื่อการสนทนาสิ้นสุดลงประวัติการสนทนาจะถูกส่งไปยังผู้เข้าชมทางอีเมล
    
  • หากต้องการส่งสำเนาบันทึกการแชทให้ลบการสนทนาบล็อกผู้ส่งหรือทำเครื่องหมายการสนทนาเป็นสแปมให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มเติมที่ด้านบนขวา
    • เมื่อคุณบล็อกผู้ส่งการสนทนาจะย้ายไปยังมุมมองที่กรองในกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะยกเลิกการบล็อกผู้ส่งจากมุมมองสแปมของคุณเพื่อให้การสนทนาในอนาคตปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ
      
      • สำหรับการแชทในอนาคตผู้เข้าชมจะเห็นวิดเจ็ตการแชทเมื่อพวกเขาเข้าชมเว็บไซต์ของคุณแต่ข้อความใหม่ของพวกเขาจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณ
      • สำหรับอีเมลสิ่งนี้จะกรองเธรดและเธรดขาเข้าทั้งหมดจากผู้ส่งรายนี้ไปข้างหน้า
      • Ticket ที่เกี่ยวข้องจะถูกลบอย่างถาวร

โปรดทราบ: หากคุณทำเครื่องหมายการสนทนาทางอีเมลเป็นสแปมสิ่งนี้จะกรองเฉพาะเธรดปัจจุบันเท่านั้น

• หากต้องการส่งต่อการสนทนาทางอีเมลไปยังทีมหรือองค์กรอื่นนอกบริษัทของคุณที่ด้านบนของการตอบกลับอีเมลล่าสุดให้คลิกส่งต่อ
• หากต้องการทำเครื่องหมายว่าปิดการสนทนาแล้วให้คลิกปิดการสนทนา หากมีตั๋วที่เชื่อมโยงกับการสนทนาผู้ใช้สามารถปิดตั๋วและการสนทนาในเวลาเดียวกันหรือเพียงแค่ปิดการสนทนาโดยคลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มเติมและเลือกปิดการสนทนา 

• หากต้องการพื้นที่มากขึ้นเพื่อตอบกลับการสนทนาให้ยุบแผงด้านขวาหรือซ้ายโดยคลิกไอคอนlastที่ด้านบนของแผงและขยายแผงอีกครั้งโดยคลิกไอคอน first

โปรดทราบ: ในการสนทนาเกี่ยวกับบอทที่ผู้เข้าชมยังไม่ถึงการดำเนินการบอทส่งไปยังสมาชิกในทีมของบอทการสนทนาจะไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าปิดจนกว่าผู้เข้าชมจะไม่มีการใช้งานภายใน 30 นาที

• วิธีลบหรือปิดการสนทนาเป็นกลุ่ม:
  • วางเมาส์เหนือการสนทนาและเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากชุดข้อความที่คุณต้องการแก้ไข
  • ที่ด้านบนของกล่องข้อความให้เลือกย้ายไปที่ถังขยะหรือปิดการสนทนา

ลิงก์ไปยังข้อความเฉพาะในการสนทนา

คุณสามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับข้อความในการสนทนาเพื่อแชร์กับสมาชิกในทีมของคุณซึ่งสามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงความจำเป็นในการค้นหาข้อความอื่นๆในชุดข้อความ

วิธีสร้างและแชร์ลิงค์ข้อความ:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > กล่องข้อความ
• ในแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการสนทนาเพื่อเปิดมุมมองโดยละเอียดของเธรดทางด้านขวา
• วางเมาส์เหนือข้อความในชุดข้อความคลิกไอคอนวงรีจากนั้นเลือกคัดลอกลิงก์

• ลิงก์ข้อความจะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดซึ่งคุณสามารถแชร์กับสมาชิกคนอื่นในทีมของคุณได้ เมื่อพวกเขาวาง URL ลงในแถบ URL ของเบราว์เซอร์แล้วพวกเขาจะถูกนำไปยังข้อความนั้นโดยตรง 

ซ่อนข้อความ (สำหรับองค์กรเท่านั้น) 

ผู้ใช้ในบัญชี Enterprise สามารถเลือกซ่อนข้อความในกล่องจดหมายเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ 

วิธีซ่อนข้อความในกล่องข้อความการสนทนา: 

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > กล่องข้อความ
• ในแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการสนทนาเพื่อเปิดมุมมองโดยละเอียดของเธรดทางด้านขวา
• วางเมาส์เหนือข้อความในชุดข้อความคลิกไอคอนวงรีจากนั้นเลือกซ่อนข้อความ
• เมื่อซ่อนแล้วข้อความในกล่องข้อความสนทนาจะถูกแทนที่ด้วยข้อความถูกซ่อนไว้ หากอีเมลนั้นถูกบันทึกไว้ในเรคคอร์ดระบบจะลบอีเมลนั้นออกจากไทม์ไลน์ของเรคคอร์ด
  
  

วิธียกเลิกการซ่อนข้อความในกล่องข้อความการสนทนา: 

โปรดทราบ: o ผู้ดูแลระบบซุปเปอร์ nly หรือผู้ใช้ที่ซ่อนข้อความไว้ในตอนแรกสามารถยกเลิกการซ่อนได้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > กล่องข้อความ
• ในแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการสนทนาเพื่อเปิดมุมมองโดยละเอียดของเธรดทางด้านขวา
• วางเมาส์เหนือข้อความในชุดข้อความคลิกไอคอนวงรีจากนั้นเลือกยกเลิกการซ่อนข้อความ
  
  
  
• เมื่อยกเลิกการซ่อนแล้วข้อความจะถูกกู้คืนในกล่องข้อความสนทนาและในบันทึกใดๆที่บันทึกไว้ในตอนแรก

สถานะ

ที่มุมบนซ้ายคลิกเพื่อเปิดหรือปิด สวิตช์เพื่อเปลี่ยนสถานะว่างของแชท ดูวิธีกำหนดเวลาทำงานเพื่อตั้งค่าสถานะว่างโดยอัตโนมัติ