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对话收件箱指南

上次更新时间: 二月 13, 2025

除非另有说明,否则适用于以下任何订阅

所有产品和计划
创建收件箱并连接频道后,您就可以在一个地方使用收件箱查看、管理和回复收到的会话。本文将介绍会话收件箱的不同功能,以及如何使用它们管理与联系人的沟通。

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱
  • 如果您的账户中有多个收件箱,请单击左上角的下拉菜单,选择另一个收件箱进行查看。

  • 在收件箱中,您可以使用以下功能管理对话。

过滤

您可以同时搜索和过滤对话,以快速找到相关主题。点击左上角的search 搜索图标 ,输入搜索词查找对话,并应用筛选器缩小搜索范围。

  • 状态: 根据对话的打开或关闭状态过滤对话。
  • 渠道: 根据会话是通过电子邮件、即时聊天还是 Messenger 会话创建的对其进行排序。
  • 联系人: 根据与线程关联的联系人过滤对话。
  • 指定人: 根据为对话指定的特定团队成员过滤对话。
    • 您还可以在下拉菜单中选择聊天 名称,过滤分配给机器人聊天 流的对话。
    • 选择显示停用/删除的用户复选框,搜索分配给您账户中已删除停用用户的对话。
  • 日期: 使用日期选择器 过滤特定时间段内发生的对话。
  • 更多选项: 选择 "隐藏已过滤 "复选框可过滤掉与您的业务无关的会话,和/或选择 "隐藏垃圾 "复选框可过滤掉搜索结果中已删除的会话。

您还可以点击对话列表上方的 下拉菜单 ,将对话从最新到最旧排序 要返回收件箱,请点击右上角的退出搜索

浏览

所有会话都按不同的收件箱视图进行分类。这些视图按受让人、渠道或过滤状态对对话进行分组。如果您是营销集线器销售集线器或服务集线器 专业版 或企业版 账户的用户,请了解如何在收件箱中将会话组织到自定义视图中

在左侧边栏选择视图:

  • 未指定: 查看未指定给所有者的所有会话。如果某个会话的所有者后来从您的账户中删除,该会话将自动解除分配,并显示在此视图中。
  • 分配给我: 查看所有至少有一个回复的对话,这些对话已转发或分配给您。
  • 全部打开: 查看收件箱中团队的所有对话。请记住,如果您从收件箱向联系人发送了一封外发邮件,在联系人回复该邮件之前,该邮件不会出现在 "全部打开 "视图中。
  • 聊天: 查看源自网站聊天窗口小部件的所有对话。
  • 机器人: 查看从未或尚未分配给所有者的所有机器人对话。
  • 电子邮件: 查看发送到您团队电子邮件地址的电子邮件中的所有对话。
  • Messenger: 查看源于已连接 FacebookMessenger帐户的Facebook企业页面的所有对话。
  • 表单: 查看对已连接的支持表单的所有提交。
  • 通话:查看所有拨打已连接电话号码的通话
  • 全部关闭: 查看已关闭的所有对话。
  • 已发送: 查看从对话收件箱CRM 记录中 发送的所有外发邮件。请记住,当收件人回复邮件时,对话将移动到 "全部打开"视图和任何其他相关视图,如 "指定给我 " 或 "未指定 "视图。
  • 垃圾邮件: 查看所有与业务对话无关的电子邮件,如促销电子邮件。从基于角色的电子邮件(营销@、销售@等)收到的任何电子邮件都将发送到垃圾邮件 视图。
  • 垃圾桶: 查看所有已删除的对话。打开已删除的对话查看内容。如果要恢复已删除的对话,请单击顶部菜单中的恢复 rotatei 。要永久删除信息,请单击永久删除 delete 。这将从收件箱记录对话的联系人记录中永久删除该主题。相关的票单也将被删除。从垃圾视图中删除主题后,就无法访问收件箱中或相关记录中的主题。这些对话将在 30 天后自动删除,且无法恢复。

未分配、分配给我、全部打开和聊天 视图将始终显示。要访问其他标准视图,请单击更多。

撰写

在左下角,单击 "撰写 " 可直接从会话收件箱中撰写外发邮件。了解从对话收件箱发送和回复电子邮件的更多信息。

会话列表

在左侧面板中,查看所选视图中所有会话的列表。对话根据收到信息的时间排序,从最近收到的信息开始。信息预览包括以下详细信息:

  • 开始对话的联系人姓名,以及线程中的参与者人数。
  • 转发或回复指示符,以帮助识别仍需回复的会话。
  • 电子邮件主题行(如适用)和邮件正文预览。
  • 线程上最后收到的信息的时间戳。
  • 显示对话来自哪个频道的图标。
  • 线程中任何评论的预览。

关于和相关记录

在右侧边栏中,可查看关联联系人、关联票单以及联系人过去与贵公司对话的相关信息。单击可展开每个部分并查看其他详细信息。

  • 联系人: 要将联系人从主题中分离出来,请单击联系人姓名旁边的 X 。要在另一个浏览器标签页中打开联系人记录,请单击联系人姓名。在联系人记录中,您可以向联系人发送一对一电子邮件、拨打电话、添加备注、创建任务安排会议
  • 票务: 要查看其他票务信息,请单击 查看 票务卡上的更多 信息。在右侧打开的面板中,单击 编辑显示的 属性 ,以 自定义显示在 票单详细信息 面板中的属性 。这不会更新收件箱中票单卡上显示的属性。如果对话没有关联的票单,请单击创建票单。收件箱中的票单不能与对话分离。了解有关管理收件箱中票单的更多信息。

    请注意: 2024 年 4 月 1 日之后创建的账户无法访问收件箱中的票单。在收件箱中创建票单会将票单和对话都移至帮助台。了解如何管理帮助台中的票单。

  • 关于此联系人: 此处显示的联系人属性与联系人记录中 "关于 "卡上的属性相同。要编辑显示的联系人属性,请将鼠标悬停在信息图标info 上,然后单击编辑属性
  • 其他对话: 查看联系人与您的团队之前的对话。
  • 其他票单: 查看联系人的其他相关票单。
  • 过去的反馈: 从客户支持调查中查看联系人过去的反馈。
  • 交易: 单击 "创建交易 "可创建交易记录,以跟踪此对话中的任何收入机会。
  • 公司: 查看联系人的关联公司记录。
  • 自定义对象(仅限企业版):如果使用自定义对象,则可以查看与线程中的联系人相关联的自定义对象记录。要显示在收件箱中,自定义对象记录必须与联系人记录关联。

回复和评论

使用回复编辑器回复收到的电子邮件 聊天信息,或使用 "评论 "选项卡 通知其他团队成员对话内容。如果需要通过电话与联系人联系,也可以通过回复编辑器拨打电话

要在键入回复时展开回复编辑器,请单击并拖动到回复编辑器。


  • 输入回复,使用左下角的工具栏添加丰富的文本格式(如粗体、斜体等)。您还可以单击 "插入",然后选择一个选项来附加 HubSpot 中其他工具的内容,包括

    • 知识库文章
    • 片段
    • 视频
    • 会议
    • 文档
    • 报价
    • 模板
  • 单击breezeSingleStar AI 图标,然后选择高亮命令:
    • 为我写作:在 "为我写作 "框中 键入 提示,然后单击 "生成 "生成对话中使用的文本。单击 "插入 "使用提示,或单击"生成 "生成不同版本的提示。
    • 总结对话: 将冗长的对话浓缩成简洁的摘要。

进一步了解如何在对话收件箱中使用人工智能助手

评论对话

如果您希望其他用户查看主题或跟进联系人,可以在对话中添加评论。联系人不会看到该评论。

  • 在回复 编辑器中,单击评论选项卡。
  • 输入@ 和 团队成员的姓名,然后输入您的信息。
  • 单击添加评论。将向团队成员发送通知,并提供对话链接。
  • 在左侧边栏中,单击对话 可在右侧打开线程的详细视图。
    • 要选择将对话分配给哪个用户,请单击左上角的 "所有者 "下拉菜单。
    • 如果对话有关联的票单,请单击对话上方的票单名称 ,在另一个浏览器标签页中打开票单记录。
    • 要从即时聊天或 Facebook Messenger 切换到通过电子邮件回复,请单击回复编辑器中的渠道 下拉菜单并选择电子邮件。对话结束后,对话历史记录将通过电子邮件发送给游客。
    • 发送聊天副本、删除对话、阻止发件人或将对话标记为垃圾邮件,请单击右上角的更多 下拉菜单。
      • 阻止发件人后,对话将移至收件箱中的 "过滤 "视图。您可以选择从垃圾邮件 视图中解封发件人,这样以后的对话就可以在收件箱中看到。
        • 对于聊天,游客在访问您的网站时会看到聊天窗口小部件,但他们的新信息不会出现在您的收件箱中。
        • 对于电子邮件,这将过滤该发件人的线程和所有接收到的线程。
        • 相关的票单将被永久删除。

请注意: 如果您将电子邮件对话标记为垃圾邮件,则只会过滤当前主题

    • 要将电子邮件对话转发给公司以外的其他团队或组织,请在最近的电子邮件回复顶部单击 "转发"。
    • 要将对话标记为已关闭,请单击关闭对话。如果对话有相关的票单,用户可以同时关闭票单和对话,或者单击 "更多 "下拉菜单并选择 "关闭对话"来关闭对话。
  • 如果希望有更多空间回复对话,可以单击面板顶部的last 图标折叠右侧或左侧面板,然后单击first 图标再次展开面板。

请注意:在机器人对话中,如果访客还没有到达机器人的 "发送给团队成员"机器人操作,则对话在访客不活动 30 分钟后才能标记为关闭。

  • 批量删除或关闭对话:
    • 将鼠标悬停在会话上,选择要编辑的线程旁边的复选框 。
    • 在收件箱顶部,选择移动到垃圾箱 或关闭对话。

链接到会话中的特定信息

您可以直接链接到会话中的某条信息,与团队成员共享,这样可以促进高效协作,并避免在线程中搜索其他信息。

要生成和共享消息链接,请执行以下操作

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱
  • 在左侧边栏中点击对话,即可在右侧打开线程的详细视图。
  • 将鼠标悬停在主题中的一条信息上,点击省略号图标,然后选择复制链接。

  • 消息链接将被复制到剪贴板,然后你就可以与团队中的其他成员分享。一旦他们将 URL 粘贴到浏览器 URL 栏中,就会直接跳转到该特定消息。

隐藏信息(仅限企业版)

企业账户的用户可以选择隐藏收件箱中的邮件,以保护敏感信息。

要隐藏会话收件箱中的信息,请执行以下操作

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱
  • 在左侧边栏中点击对话,打开右侧线程的详细视图。
  • 将鼠标悬停在主题中的一条信息上,点击省略号图标,然后选择隐藏信息。
  • 隐藏后,会话收件箱中的信息将替换为 "信息已隐藏"。如果电子邮件已记录到记录中,则会从记录时间轴中删除。

要取消隐藏对话收件箱中的信息,请执行以下操作

请注意: 只有 超级管理员或最初隐藏邮件的用户才能解除隐藏。

  • 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱
  • 在左侧边栏中,点击对话可在右侧打开该主题的详细视图。
  • 将鼠标悬停在主题中的信息上,点击省略号图标,然后选择取消隐藏信息。

  • 取消隐藏后,该信息将恢复到对话收件箱和最初记录该信息的任何记录中。

状态

在左上角,单击以打开或关闭 开关 ,更改您的聊天可用状态。了解如何自定义工作时间以自动设置您可用状态。


当您不在时,您仍然可以参与当前分配给您的任何开放聊天,但对于新来的游客,您将显示为不在。

收件箱设置

在收件箱左下角,您可以快速访问收件箱设置进行编辑。您可以编辑收件箱级别的设置或电子邮件或聊天频道的特定设置。了解有关编辑收件箱的更多信息。

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