对话收件箱指南
上次更新时间: 二月 13, 2025
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱。
- 如果您的账户中有多个收件箱,请单击左上角的下拉菜单,选择另一个收件箱进行查看。
- 在收件箱中,您可以使用以下功能管理对话。
过滤
您可以同时搜索和过滤对话,以快速找到相关主题。点击左上角的search 搜索图标 ,输入搜索词查找对话,并应用筛选器缩小搜索范围。
- 状态: 根据对话的打开或关闭状态过滤对话。
- 渠道: 根据会话是通过电子邮件、即时聊天还是 Messenger 会话创建的对其进行排序。
- 联系人: 根据与线程关联的联系人过滤对话。
- 指定人: 根据为对话指定的特定团队成员过滤对话。
- 日期: 使用日期选择器 过滤特定时间段内发生的对话。
- 更多选项: 选择 "隐藏已过滤 "复选框可过滤掉与您的业务无关的会话,和/或选择 "隐藏垃圾 "复选框可过滤掉搜索结果中已删除的会话。
您还可以点击对话列表上方的 下拉菜单 ,将对话从最新到最旧排序。 要返回收件箱,请点击右上角的退出搜索。
浏览
所有会话都按不同的收件箱视图进行分类。这些视图按受让人、渠道或过滤状态对对话进行分组。如果您是营销集线器、 销售集线器或服务集线器 专业版 或企业版 账户的用户,请了解如何在收件箱中将会话组织到自定义视图中。
在左侧边栏选择视图:
- 未指定: 查看未指定给所有者的所有会话。如果某个会话的所有者后来从您的账户中删除,该会话将自动解除分配,并显示在此视图中。
- 分配给我: 查看所有至少有一个回复的对话,这些对话已转发或分配给您。
- 全部打开: 查看收件箱中团队的所有对话。请记住,如果您从收件箱向联系人发送了一封外发邮件,在联系人回复该邮件之前,该邮件不会出现在 "全部打开 "视图中。
- 聊天: 查看源自网站聊天窗口小部件的所有对话。
- 机器人: 查看从未或尚未分配给所有者的所有机器人对话。
- 电子邮件: 查看发送到您团队电子邮件地址的电子邮件中的所有对话。
- Messenger: 查看源于已连接 FacebookMessenger帐户的Facebook企业页面的所有对话。
- 表单: 查看对已连接的支持表单的所有提交。
- 通话:查看所有拨打已连接电话号码的通话。
- 全部关闭: 查看已关闭的所有对话。
- 已发送: 查看从对话收件箱和CRM 记录中 发送的所有外发邮件。请记住,当收件人回复邮件时,对话将移动到 "全部打开"视图和任何其他相关视图,如 "指定给我 " 或 "未指定 "视图。
- 垃圾邮件: 查看所有与业务对话无关的电子邮件,如促销电子邮件。从基于角色的电子邮件(营销@、销售@等)收到的任何电子邮件都将发送到垃圾邮件 视图。
- 垃圾桶: 查看所有已删除的对话。打开已删除的对话查看内容。如果要恢复已删除的对话,请单击顶部菜单中的恢复 rotatei 。要永久删除信息,请单击永久删除 delete 。这将从收件箱和记录对话的联系人记录中永久删除该主题。相关的票单也将被删除。从垃圾视图中删除主题后,就无法访问收件箱中或相关记录中的主题。这些对话将在 30 天后自动删除,且无法恢复。
未分配、分配给我、全部打开和聊天 视图将始终显示。要访问其他标准视图,请单击更多。
撰写
在左下角,单击 "撰写 " 可直接从会话收件箱中撰写外发邮件。了解从对话收件箱发送和回复电子邮件的更多信息。
会话列表
在左侧面板中,查看所选视图中所有会话的列表。对话根据收到信息的时间排序,从最近收到的信息开始。信息预览包括以下详细信息:
- 开始对话的联系人姓名,以及线程中的参与者人数。
- 转发或回复指示符,以帮助识别仍需回复的会话。
- 电子邮件主题行(如适用)和邮件正文预览。
- 线程上最后收到的信息的时间戳。
- 显示对话来自哪个频道的图标。
- 线程中任何评论的预览。
关于和相关记录
在右侧边栏中,可查看关联联系人、关联票单以及联系人过去与贵公司对话的相关信息。单击可展开每个部分并查看其他详细信息。
- 联系人: 要将联系人从主题中分离出来,请单击联系人姓名旁边的 X 。要在另一个浏览器标签页中打开联系人记录,请单击联系人姓名。在联系人记录中,您可以向联系人发送一对一电子邮件、拨打电话、添加备注、创建任务或安排会议。
- 票务: 要查看其他票务信息,请单击 查看 票务卡上的更多 信息。在右侧打开的面板中,单击 编辑显示的 属性 ,以 自定义显示在 票单详细信息 面板中的属性 。这不会更新收件箱中票单卡上显示的属性。如果对话没有关联的票单,请单击创建票单。收件箱中的票单不能与对话分离。了解有关管理收件箱中票单的更多信息。
请注意: 2024 年 4 月 1 日之后创建的账户无法访问收件箱中的票单。在收件箱中创建票单会将票单和对话都移至帮助台。了解如何管理帮助台中的票单。
- 关于此联系人: 此处显示的联系人属性与联系人记录中 "关于 "卡上的属性相同。要编辑显示的联系人属性,请将鼠标悬停在信息图标info 上,然后单击编辑属性。
- 其他对话: 查看联系人与您的团队之前的对话。
- 其他票单: 查看联系人的其他相关票单。
- 过去的反馈: 从客户支持调查中查看联系人过去的反馈。
- 交易: 单击 "创建交易 "可创建交易记录,以跟踪此对话中的任何收入机会。
- 公司: 查看联系人的关联公司记录。
- 自定义对象(仅限企业版):如果使用自定义对象,则可以查看与线程中的联系人相关联的自定义对象记录。要显示在收件箱中,自定义对象记录必须与联系人记录关联。
回复和评论
使用回复编辑器回复收到的电子邮件 或聊天信息,或使用 "评论 "选项卡 通知其他团队成员对话内容。如果需要通过电话与联系人联系,也可以通过回复编辑器拨打电话 。
要在键入回复时展开回复编辑器,请单击并拖动到回复编辑器。
-
输入回复,使用左下角的工具栏添加丰富的文本格式(如粗体、斜体等)。您还可以单击 "插入",然后选择一个选项来附加 HubSpot 中其他工具的内容,包括
- 知识库文章
- 片段
- 视频
- 会议
- 文档
- 报价
- 模板
- 单击breezeSingleStar AI 图标,然后选择高亮命令:
- 为我写作:在 "为我写作 "框中 键入 提示,然后单击 "生成 "生成对话中使用的文本。单击 "插入 "使用提示,或单击"生成 "生成不同版本的提示。
- 总结对话: 将冗长的对话浓缩成简洁的摘要。
评论对话
如果您希望其他用户查看主题或跟进联系人,可以在对话中添加评论。联系人不会看到该评论。
- 在回复 编辑器中,单击评论选项卡。
- 输入@ 和 团队成员的姓名,然后输入您的信息。
- 单击添加评论。将向团队成员发送通知,并提供对话链接。
- 在左侧边栏中,单击对话 可在右侧打开线程的详细视图。
请注意: 如果您将电子邮件对话标记为垃圾邮件,则只会过滤当前主题。
- 如果希望有更多空间回复对话,可以单击面板顶部的last 图标折叠右侧或左侧面板,然后单击first 图标再次展开面板。
请注意:在机器人对话中,如果访客还没有到达机器人的 "发送给团队成员"机器人操作,则对话在访客不活动 30 分钟后才能标记为关闭。
- 批量删除或关闭对话:
- 将鼠标悬停在会话上,选择要编辑的线程旁边的复选框 。
- 在收件箱顶部,选择移动到垃圾箱 或关闭对话。
链接到会话中的特定信息
您可以直接链接到会话中的某条信息,与团队成员共享,这样可以促进高效协作,并避免在线程中搜索其他信息。
要生成和共享消息链接,请执行以下操作
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱。
- 在左侧边栏中点击对话,即可在右侧打开线程的详细视图。
- 将鼠标悬停在主题中的一条信息上,点击省略号图标,然后选择复制链接。
- 消息链接将被复制到剪贴板,然后你就可以与团队中的其他成员分享。一旦他们将 URL 粘贴到浏览器 URL 栏中,就会直接跳转到该特定消息。
隐藏信息(仅限企业版)
企业账户的用户可以选择隐藏收件箱中的邮件,以保护敏感信息。
要隐藏会话收件箱中的信息,请执行以下操作
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱。
- 在左侧边栏中点击对话,打开右侧线程的详细视图。
- 将鼠标悬停在主题中的一条信息上,点击省略号图标,然后选择隐藏信息。
- 隐藏后,会话收件箱中的信息将替换为 "信息已隐藏"。如果电子邮件已记录到记录中,则会从记录时间轴中删除。
要取消隐藏对话收件箱中的信息,请执行以下操作
请注意: 只有 超级管理员或最初隐藏邮件的用户才能解除隐藏。
- 在 HubSpot 帐户中,导航到 CRM > 收件箱。
- 在左侧边栏中,点击对话可在右侧打开该主题的详细视图。
- 将鼠标悬停在主题中的信息上,点击省略号图标,然后选择取消隐藏信息。
- 取消隐藏后,该信息将恢复到对话收件箱和最初记录该信息的任何记录中。
状态
在左上角,单击以打开或关闭 开关 ,更改您的聊天可用状态。了解如何自定义工作时间以自动设置您的可用状态。
当您不在时,您仍然可以参与当前分配给您的任何开放聊天,但对于新来的游客,您将显示为不在。
收件箱设置
在收件箱左下角,您可以快速访问收件箱设置进行编辑。您可以编辑收件箱级别的设置或电子邮件或聊天频道的特定设置。了解有关编辑收件箱的更多信息。